Tăng Tốc Trong Quản Lý Dự Án

Hãy tưởng tượng bạn đang ở trong hoàn cảnh này. 🎥

Bạn là quản lý dự án cho một công ty sắp tung ra sản phẩm mới—điều này rất thú vị!

Bạn đã bỏ ra nhiều giờ để thiết kế một lộ trình dự án lí tưởng và dành vài tháng triển khai ý tưởng của nhóm bạn thành hiện thực.

Bạn đã đặt ra các mục tiêu cụ thể, minh bạch, có khả năng đo lường, có tính khả thi và có thời hạn (SMART), chuẩn bị kế hoạch phòng ngừa, và cả dự trữ thời gian cho những sự cố không lường trước được. Tuy nhiên, dự án của bạn vẫn bị chậm trễ rất nhiều. 🤯

Vậy bạn sẽ xử lý như thế nào? Lo lắng? Nổi giận? Gọi cho người cố vấn?

Không!

Bạn hãy bình tĩnh, thở sâu và tìm kiếm các giải pháp chiến lược để khắc phục thời gian đã mất. 🤓

Cùng chúng tôi đi sâu vào tìm hiểu một trong những công cụ lập kế hoạch được ưa chuộng nhất để nhanh chóng bắt kịp tiến độ trong quản lý dự án, biết khi nào nên sử dụng và cách thức triển khai hiệu quả!

Xin chào, tôi tên là _____ và dự án của tôi đang chậm tiến độ

Việc dự án bị trễ tiến độ là điều vô cùng phổ biến và có lúc nào đó, ai cũng gặp phải! Đôi khi, nguyên nhân hoàn toàn nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn.

Thiếu hụt vật liệu, sự giao tiếp kém, kiệt sức, và mục tiêu không rõ ràng có thể khiến bạn tụt hậu nhanh chóng hơn bạn nghĩ, nhưng có những công cụ mà bạn, với vai trò quản lý dự án, có thể sử dụng để bắt kịp tiến độ và hoàn thành dự án đúng hạn.

Đây là lúc các kỹ thuật nén lịch trình xuất hiện. Đây là những phương pháp giúp bạn giữ cho dự án hoàn thành đúng ngày đã định. 🙌🏼

Hơn nữa, những kỹ thuật này rất linh hoạt và có thể áp dụng cho mọi loại dự án.

Các kỹ sư sản phẩm dày dạn kinh nghiệm, nhà phát triển, nhà thiết kế, và quản lý có thể đã quen thuộc với kỹ thuật này, nhưng những người trong ngành xây dựng, y tế, và bất động sản cũng đã thành công trong việc áp dụng những công cụ này vào ngành của họ! Đặc biệt là kỹ thuật fast tracking.

Fast tracking trong quản lý dự án là một trong những công cụ nén lịch trình phổ biến nhất, và mặc dù bạn không nhất thiết muốn thường xuyên sử dụng nó, fast tracking không hề là "nụ hôn tử thần" cho lịch trình dự án của bạn.

Gợi ý: Mẫu kế hoạch dự phòng!

Fast tracking trong quản lý dự án là gì?

Chúng tôi rất vui khi bạn hỏi.

Fast tracking trong quản lý dự án là việc thực hiện các nhiệm vụ mà ban đầu được lên kế hoạch thực hiện lần lượt, lại diễn ra song song hoặc chồng chéo một phần với nhau.

Nói cách khác, thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc cho một dự án, mà không ảnh hưởng đến phạm vi dự án! Vì vậy, bạn vẫn sẽ kịp thời hạn cuối cùng. 😎

Fast tracking chỉ là một lựa chọn nếu những nhiệm vụ chồng chéo không phụ thuộc lẫn nhau và nằm trên  ClickUp Help Center—còn được biết đến là chuỗi các nhiệm vụ chính trong dự án của bạn quyết định ngày giao hàng cuối cùng.

Hãy nghĩ đến: Cột mốc hoặc Sprints trong ClickUp!

Một điểm khởi đầu hữu ích là xem xét lộ trình dự án của bạn và xác định những nhiệm vụ cho thấy dự án của bạn đang chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Thông thường, nhiệm vụ đầu tiên hoặc cuối cùng trong các giai đoạn đó là những chỉ báo tốt! Điều này sẽ giúp bạn nhận biết những nhiệm vụ có thể gây ra rào cản tiềm ẩn nếu được thực hiện cùng một lúc.

Bạn chỉ có thể rút ngắn thời gian thực hiện các nhiệm vụ trên con đường chính, bởi vì đó là những nhiệm vụ thực sự đẩy mạnh tiến độ và không phụ thuộc vào các nhiệm vụ khác có thể ngăn cản việc hoàn thành chúng.

Tìm hiểu thêm về con đường chính tại đây.

Nhưng ClickUp, có công cụ nén lịch trình khác không?

Vâng, quả thật là có.

Crashing là một công cụ nén lịch trình phổ biến khác mà nhiều quản lý sản phẩm có thể xem xét vào thời điểm họ quyết định liệu có nên rút ngắn thời gian thực hiện hay không.

Crashing là hành động bổ sung thêm nguồn lực vào một hoạt động hay nhiệm vụ, thay vì điều chỉnh lộ trình ban đầu hay ngày bắt đầu. Giống như rút ngắn thời gian thực hiện, crashing không ảnh hưởng đến ngày giao hàng cuối cùng khi thực hiện thành công và chỉ có thể áp dụng cho các nhiệm vụ trên con đường chính của bạn.

Nhưng trong số nhiều kỹ thuật nén lịch trình, một quy tắc nhớ là nên thử sử dụng rút ngắn thời gian thực hiện trước tiên bởi vì nó không tăng chi phí và bạn cũng có thể sử dụng rút ngắn thời gian thực hiện đồng thời với các kỹ thuật khác mà bạn thường xuyên áp dụng.

Khóa học cấp tốc về Crashing trong dự án

Nếu bạn biết mình có khả năng phân bổ nguồn lực và vật liệu từ bên ngoài cho dự án, crashing có vẻ như là một giải pháp nhanh chóng hơn so với rút ngắn thời gian thực hiện, nhưng chi phí không phải là thách thức duy nhất cần xem xét.

Bằng cách áp dụng thêm nguồn lực vào các nhiệm vụ hiện tại, bạn đang phân công nhiều công việc hơn cho nhiều người hơn, điều này có thể dẫn đến tình huống "quá nhiều đầu bếp trong bếp" nhanh hơn bạn có thể nói quidditch.

Các dự án sắp tới cũng có thể gặp khó khăn khi các thành viên trong nhóm phải chuyển từ công việc này sang một dự án khác đang tiến hành. Do đó, kế hoạch "crashing" của bạn cần phải có chiến lược và ý định cụ thể không kém gì kế hoạch "fast tracking", bởi không phải công cụ nào cũng hiệu quả hơn cái khác, mà bạn cần biết công cụ nào phù hợp nhất với tình huống của mình.

Tuy nhiên, khi thực hiện thành công, "crashing" mang lại rất nhiều lợi ích, bao gồm cả việc giữ nguyên trình tự công việc!

Hãy nhìn nhận một cách thực tế và khách quan về chi phí bổ sung cho nguồn lực bên ngoài, và tuân thủ nó. Điều này bao gồm cả nhân sự và vật liệu.

Hãy nhớ rằng "crashing" chỉ hiệu quả với những hoạt động mà sự hỗ trợ thêm sẽ thực sự rút ngắn thời gian thực hiện công việc. Vì vậy, khi bạn phân công nhiệm vụ cho các thành viên ngoài nhóm, hãy đảm bảo mọi người đều hiểu rõ họ cần làm gì để tránh công việc trùng lặp, sai sót và các rủi ro khác về năng suất.

Mặc dù "crashing" có thể được sử dụng đồng thời với "fast tracking", nhưng điều này có thể rủi ro và tốn kém. Vì vậy, chúng tôi khuyên bạn nên tiến hành một cách thận trọng. 🚧

Nhược điểm khi sử dụng cả hai kỹ thuật này cùng một lúc là ngân sách tăng lên và nguy cơ kiệt sức do nhiều người làm việc, đa nhiệm và thêm nhiệm vụ từ các dự án mới mà họ chưa quen.

Thêm vào đó, trong trường hợp "fast tracking" thất bại, nhiều quản lý dự án lại chuyển sang "crashing"! Vì vậy, nếu dự án của bạn đang chậm trễ và bạn mới làm quen với các kỹ thuật nén lịch trình, hãy thử từng công cụ một. 🙂

Thời điểm hoàn hảo để "fast track" ⏰

Dù việc chuyển sang "fast tracking" có vẻ như là một dấu hiệu xấu, nhưng thực tế nó phổ biến hơn bạn nghĩ.

Hãy cẩn trọng khi quyết định tần suất sử dụng kỹ thuật này, nhưng có nhiều lý do để sử dụng nó ngoài việc đơn giản là dự án đang bị chậm trễ, vì vậy không có lý do gì để cảm thấy xấu hổ!

Bạn có thể sử dụng "fast tracking" trong quản lý dự án khi bạn muốn hoàn thành một dự án để bắt đầu một cơ hội mới, được yêu cầu bởi khách hàng, hoặc có áp lực phải hoàn thành dự án từ đối thủ cạnh tranh—nhưng hãy nhận thức được rủi ro!

Mỗi kỹ thuật nén lịch trình đều đi kèm với một loạt rủi ro và thách thức riêng, bao gồm cả "fast tracking". Và nó đòi hỏi một người quản lý dự án thực sự hiểu biết. 🧐

Rủi ro và phần thưởng của "fast tracking"

May mắn thay, để "fast track" lộ trình dự án của bạn, bạn chỉ sử dụng nguồn lực mà bạn đã dự toán từ trước nên chi phí bổ sung để duy trì tiến độ là rất ít hoặc không có.

Tuy nhiên, "fast tracking" trong quản lý dự án có thể rủi ro.

"Fast tracking" cơ bản là việc lập kế hoạch đa nhiệm cẩn thận với rủi ro cao hơn. Như bất kỳ nỗ lực đa nhiệm nào khác, mọi thứ có thể dễ dàng trở nên hơi mất kiểm soát khi jongler nhiều hạn chót cùng một lúc.

Với nhiều hạng mục công việc diễn ra cùng một lúc, khả năng phải xem xét lại các nhiệm vụ đã hoàn thành trước đây và có thể phải làm lại hoàn toàn là cao hơn.

Sự phức tạp gia tăng này cũng có thể ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả của dự án, tất cả những điều này có thể làm chậm tiến độ mà kế hoạch "fast tracking" của bạn dự kiến sẽ tăng tốc.

Và mặc dù bạn có thể tránh một số chi phí bổ sung bằng cách không sử dụng thêm nguồn lực, hãy cảnh giác với nguy cơ kiệt sức!

Anh/chị và đội ngũ sẽ phải nhận thêm nhiệm vụ vào công việc của mình sớm hơn dự kiến, và việc tiết kiệm chi phí có vẻ hay trên lý thuyết nhưng việc giữ cho nhân viên hạnh phúc và cân bằng cuộc sống - công việc mới thực sự là điều vô giá. ✨

Nhưng đừng để những rủi ro này ngăn cản anh/chị áp dụng phương pháp quản lý dự án nhanh chóng! Có những cách để tránh những rủi ro này, và anh/chị sẽ càng trở nên tốt hơn với công cụ này thông qua việc luyện tập và lập kế hoạch! Như chúng ta vẫn thường nói ở ClickUp, tiến triển hướng tới sự hoàn hảo. 😎

Gợi ý của chúng tôi: giao tiếp, giao tiếp và sau đó là giao tiếp nữa.

Có vẻ đơn giản, nhưng nó hiệu quả... và khó hơn anh/chị nghĩ.

Một người quản lý dự án biết rõ lịch trình như lòng bàn tay và có thể cập nhật nhanh chóng cho đội ngũ về bất kỳ thay đổi nào - từ những chi tiết nhỏ nhất - có thể giải quyết bất kỳ vấn đề nào xuất hiện khi áp dụng phương pháp nhanh chóng.

Đặc biệt khi đội ngũ đang tăng cường khối lượng công việc, anh/chị cần đảm bảo rằng mọi người đều biết chuyện gì đang xảy ra, khi nào nó bắt đầu có hiệu lực, tại sao dự án cần được thúc đẩy nhanh chóng, và nó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến công việc của họ.

Dù việc thúc đẩy nhanh không nên ảnh hưởng đến phạm vi dự án, vẫn sẽ có nhiều hạn chót mới cho mỗi nhiệm vụ trên đường đi, và việc anh/chị có thể khiến đội ngũ hiểu rõ về những thay đổi này càng sớm càng tốt!

Cũng không có hại gì khi chia sẻ những rủi ro đã nêu trên liên quan đến việc thúc đẩy nhanh để anh/chị (hoặc người quản lý dự án của mình) không phải là người duy nhất chú ý đến các trở ngại cụ thể trước ngày giao hàng.

Được rồi, có thể điều đó nghe có vẻ nhiều. Nhưng chỉ vì chúng tôi muốn đảm bảo anh/chị được chuẩn bị và sẵn sàng thực hiện kế hoạch thúc đẩy nhanh tốt nhất từ trước đến nay!

Dưới đây là một cách để làm điều đó.

Cách thúc đẩy nhanh dự án của bạn

Không phải là việc thúc đẩy nhanh luôn tốt hơn tất cả các công cụ nén lịch trình khác, nhưng quan trọng là biết công cụ nào phù hợp với anh/chị! Và cách để kích hoạt chúng.

Trước khi anh/chị bắt đầu bất kỳ nỗ lực nào để đẩy nhanh tiến độ dự án đang chậm trễ, hãy chắc chắn rằng anh/chị đã chuẩn bị sẵn sàng với một phần mềm quản lý dự án để giúp anh/chị quản lý tất cả các phần di động trong một nơi.

Như ClickUp!

Tải xuống ClickUp và truy cập mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị

ClickUp là giải pháp quản lý công việc hiệu quả với hàng trăm công cụ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý dự án của bạn bằng cách kết hợp các nhiệm vụ, tài liệu, giao tiếp và theo dõi tiến độ trong một nền tảng duy nhất.

Nó cung cấp khả năng hợp tác và tùy chỉnh ở trung tâm của mỗi tính năng để đảm bảo cả đội ngũ dự án luôn được cập nhật và duy trì sự minh bạch ở mọi giai đoạn của dự án.

Hơn nữa, ClickUp có thể tích hợp với hơn 1.000 công cụ khác để hoà nhập mượt mà với hệ thống công nghệ hiện tại của bạn và đảm bảo bạn không lãng phí thời gian khi nói đến việc tiết kiệm thời gian cho các dự án của mình! Kể cả những dự án đang hơi chậm trễ. 🙌🏼

Sprints trong ClickUp có thể giúp bạn lên kế hoạch thời gian và nhiệm vụ của dự án một cách hiệu quả trong bất kỳ khung thời gian nào và hình dung công việc của bạn với 15+ loại hiển thị bao gồm Gantt, Bảng, và Sơ đồ tư duy—một lợi ích lớn cho các quản lý dự án trong các đội ngũ đa chức năng.

Tạo mối quan hệ giữa các nhiệm vụ và Nhiệm vụ cột mốc trong Gantt view trên ClickUp

ClickUp có thể quản lý và tổ chức tài sản của bạn một cách chuyên nghiệp, nhưng việc theo dõi nhanh không tự xảy ra. Nó đòi hỏi sự lập kế hoạch cẩn thận không kém gì bản đồ dự án ban đầu của bạn, và chúng tôi có những mẹo để bạn bắt đầu chỉ trong năm bước đơn giản. 🖐🏼

5 bước để theo dõi nhanh

Mặc dù mỗi dự án có những nhu cầu khác nhau, bất kỳ nỗ lực nào để tái cấu trúc lịch trình hiện tại cũng cần một lượng thời gian và hiệu quả nhất định để đưa toàn bộ nhóm vào cuộc.

Kế hoạch theo dõi nhanh mà bạn tạo ra có thể bị ảnh hưởng bởi số lượng nhiệm vụ quá hạn, nhiệm vụ phụ thuộc, thời gian, và lý do tại sao dự án lại chậm trễ ngay từ đầu, nhưng năm bước này sẽ giúp bạn quyết định công cụ này có phù hợp với bạn không và làm thế nào để bắt đầu lại.

1. Xác định vấn đề để xác định mục tiêu của bạn.

Hãy xem xét yêu cầu dự án, mục tiêu ban đầu, mục tiêu, ưu tiên và cột mốc của bạn. Xác định những điểm và lý do đã đưa dự án của bạn đến tình trạng này và tự hỏi liệu việc theo dõi nhanh có thể giải quyết vấn đề hay có thể gây ra thêm rắc rối.

Trong Dashboards của ClickUp, bạn có thể dễ dàng xác định "sức khỏe" tổng thể của dự án với cái nhìn tổng quan cấp cao về tiến độ dự án. Xem số lượng Cột mốc trong dự án của bạn, khối lượng công việc hiện tại của nhóm, hiệu suất và Sprints chỉ trong vài giây.

Hãy nắm bắt tổng quan tiến độ dự án của bạn thông qua Bảng điều khiển trong ClickUp

2. Xem xét lại lịch trình dự án hiện tại của bạn

Hãy tự hỏi:

• Bạn cần bao nhiêu thời gian để phục hồi?

• Những công việc nào là trọng yếu nhất?

• Công việc nào phụ thuộc vào công việc khác?

• Những thay đổi này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến khối lượng công việc của mỗi cá nhân?

Trước khi điều chỉnh lịch trình hiện tại, hãy chắc chắn rằng bạn có thể trả lời mỗi câu hỏi này để tránh vấn đề phát sinh và rủi ro khi đẩy nhanh tiến độ!

3. Tìm kiếm cơ hội để đẩy nhanh tiến độ.

Nhớ rằng, bạn chỉ có thể đẩy nhanh tiến độ đối với những công việc nằm trên lộ trình trọng yếu. Chồng lấn các công việc không phụ thuộc lẫn nhau, và nếu bạn chưa làm, hãy biến những công việc này thành Cột mốc trong ClickUp!

Công việc được chuyển thành Cột mốc sẽ được phân biệt với các công việc khác bằng hình kim cương trên dòng thời gian dự án của bạn. Mở Cột mốc cũng ngay lập tức cho bạn thấy mối quan hệ và sự phụ thuộc của công việc cần lưu ý.

Một mẹo nữa? Xem dòng thời gian dự án của bạn dưới dạng Biểu đồ Gantt hoặc Sơ đồ Tư duy để có cái nhìn trực quan hơn về lịch trình nén của bạn sẽ trông như thế nào.

Và chúng tôi đã nói rằng ClickUp cung cấp cả hai loại hình này và hơn 13 loại hình khác chưa? 👀

4. Xem xét nguồn lực của bạn. Kế hoạch đẩy nhanh tiến độ của bạn có khả thi không?

Xem xét khối lượng công việc đẩy nhanh của đội nhóm bạn và tạo các sprint để chia nhỏ các công việc còn lại theo khung thời gian có thể thực hiện được.

Điều này giúp bạn theo dõi chặt chẽ các hạn chót mới và dễ dàng giám sát nhóm công việc nào sẽ được thực hiện vào thời điểm nào.

Tạo, quản lý và tùy chỉnh Sprints của bạn trong ClickUp hoặc xem Trung tâm Mẫu để tự động hóa quá trình quản lý dự án mà loại bỏ công việc lặp đi lặp lại!

5. Theo dõi tiến độ của bạn.

Đẩy nhanh tiến độ đòi hỏi hơn là một kế hoạch chắc chắn hay ngay cả một người quản lý dự án xuất sắc—bạn cũng cần một nền tảng mạnh mẽ để theo dõi công việc bạn đã thực hiện.

Thường xuyên và trực tiếp giao tiếp với đội nhóm của bạn tại một nơi dễ tiếp cận. Một hệ thống quản lý công việc toàn diện như ClickUp có thể giúp bạn tối ưu hóa quy trình dự án của mình trong khi loại bỏ nhu cầu kiểm tra nhiều tab và chương trình khác nhau để gửi tin nhắn nhanh.

Thường xuyên kiểm tra tình trạng của các công việc đang tiến hành, và cũng là với đội nhóm! Đảm bảo rằng đồng nghiệp của bạn thích nghi tốt với những thay đổi mới và sẵn lòng hỗ trợ và thay đổi hướng khi cần thiết. Bạn làm được mà. 💪🏼

Tăng tốc độ ngay

Hãy nhớ lời này: Việc tụt hậu là chuyện bình thường và ai cũng có lúc gặp phải.

Nhưng đừng để nó trở thành thói quen nhé. 😉

Công cụ nén lịch trình như fast tracking sẽ giúp bạn linh hoạt điều chỉnh các kế hoạch dự án để hoàn thành công việc đúng hạn, kể cả khi con đường phía trước có những khúc quanh không lường trước được.

Vậy nên, hãy thở sâu vài hơi, chia sẻ kế hoạch fast tracking với đội ngũ, và sử dụng giải pháp quản lý công việc như ClickUp để dễ dàng điều chỉnh và quản lý các hạn chót khi cần thiết!