Tính năng Tự động Hóa Sprint của ClickUp Tiết Kiệm Thời Gian Cho Đội Ngũ Agile

Bạn đã kiểm tra xem mình có còn làm được vòng nhào lộn không từ bao giờ? 🤸🏼‍♀️

Tôi thử lại vài năm trước, và kết quả không mấy ấn tượng. Tôi đã mất khả năng và quan trọng hơn, sự linh hoạt từng giúp tôi dễ dàng thực hiện các động tác như vòng nhào lộn hay salto ngược khi còn nhỏ.

Giống như các vận động viên thể dục dụng cụ, các đội nhóm cũng cần sự linh hoạt, và đối với đội ngũ agile thì càng phải linh hoạt hơn. Điều này không có nghĩa là người quản lý dự án phải thực sự làm những động tác nhào lộn trong các cuộc họp tổng kết của đội (mặc dù đôi khi họ có vẻ như đang thực hiện những động tác điêu luyện và mạnh mẽ như Simone Biles để quản lý tất cả các phần việc của dự án)!

Một đội ngũ agile cần một công cụ linh hoạt, có thể tùy chỉnh và phải thích ứng, làm việc cùng với văn hóa công ty và quy trình làm việc. Việc tạo ra một môi trường thuận lợi cho giao tiếp và cộng tác, đồng thời cho phép đội ngũ tập trung các quy trình và công nghệ vào một nơi để làm việc hiệu quả hơn cũng rất quan trọng.

Đội Ngũ Agile Cần Những Công Cụ Linh Hoạt

Sideways NYC là một đại lý sáng tạo và thương hiệu số hóa hàng đầu, làm việc với các thương hiệu khách sạn boutique. Họ liên hệ với tôi với một dự án lớn: họ muốn khám phá việc chuyển sang ClickUp từ một công cụ khác (M@venlink). Họ đã sử dụng công cụ đó, cùng với một bảng Google theo phong cách Kanban mà không còn phù hợp nữa. Hãy tưởng tượng việc sử dụng một bảng Google để quản lý tất cả các phần việc của hơn 20 dự án lớn cùng một lúc? Thật là kinh khủng.

Họ đã thích nghi với cuộc sống làm việc từ xa (#WFH) trong đại dịch và sớm nhận ra rằng họ cần phải thay đổi.

Ý tôi là, chúng ta ai cũng cần phải thay đổi phải không?

Mặc dù bảng Google của họ đã cung cấp cái nhìn tổng quan về tiến độ của từng dự án, nhưng nó không mang lại sự linh hoạt và mềm dẻo mà họ cần để làm những gì họ làm giỏi nhất, đồng thời đáp ứng với những thay đổi hàng ngày mà họ phải đối mặt.

Chúng ta đều có những khách hàng yêu cầu gấp vào lúc 4:57 chiều thứ Sáu…

Họ muốn tối ưu hóa việc giao tiếp, có cái nhìn rõ ràng hơn về nhiệm vụ của từng người và sử dụng công cụ giúp họ áp dụng các giá trị cốt lõi của khung làm việc linh hoạt agile, đặt con người lên trên quy trình. Điều này tốt lắm phải không? Điều này đồng nghĩa với việc họ phải bỏ qua những công cụ không phù hợp với văn hóa agile và chuyển đổi đội ngũ 12 thành viên làm việc toàn thời gian sang cách quản lý công việc mới.

Tính Năng Sprint và Tự Động Hóa của ClickUp Tiết Kiệm Thời Gian

Một số quy trình của họ có thể lặp lại và không theo sách giáo khoa agile, như tiếp nhận khách hàng mới và thiết lập dự án của họ, vì vậy chúng tôi đã tận dụng mẫu List của ClickUp cho những nhiệm vụ này, giúp đội ngũ quản lý dự án tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Các List sau đó được tạo ra từ mẫu và chỉnh sửa theo nhu cầu tùy thuộc vào phạm vi dự án.

Đội ngũ Sideways NYC rất thích tính năng sprint tự động của ClickUp. Họ muốn chuyển sang sử dụng điểm sprint thay vì theo dõi thời gian để giám sát năng lực của đội nhóm một cách linh hoạt hơn.

Để thiết lập các Sprint tự động, trước tiên chúng tôi cấu hình cài đặt Sprint mặc định trong ClickApp. Với việc Sprint tự động bắt đầu vào thứ Hai với thời lượng hai tuần, chúng tôi đã loại bỏ nhu cầu phải theo dõi thủ công để đảm bảo tất cả các đội và dự án cùng lịch trình. Khi mỗi chu kỳ Sprint hoàn thành, ClickApp "Sprint Points" tự động đánh dấu mỗi sprint là đã xong khi ngày kết thúc chu kỳ đến.

Sau đó, chúng tôi tạo các Folder Sprint để sử dụng các tự động hóa Sprint. Một tính năng tuyệt vời ở đây là khả năng xác định số lượng Sprint bạn muốn được tạo tự động. Để thiết lập điều này, người quản lý dự án tính toán xem có bao nhiêu chu kỳ hai tuần trong phạm vi dự án đã thỏa thuận và nhập số lượng đó, và voilà! ClickUp sẽ tự động tạo ra số lượng List Sprint phù hợp, giúp người quản lý dự án tiết kiệm được một lượng công việc thủ công đáng kể!

Tạo Sprints trong ClickUp

Một công cụ tiết kiệm thời gian khác là tự động hóa, được thiết lập sẵn trong mỗi Thư mục dự án để tự động áp dụng tên dự án như một Trường Tùy chỉnh. Bạn chỉ cần nhấp vào nút Tự động hóa, và chọn “khi nhiệm vụ được tạo, thiết lập Trường Tùy chỉnh” sau đó chọn Trường Tùy chỉnh từ danh sách thả xuống cho tên dự án của thư mục đó. Bây giờ, mỗi khi một nhiệm vụ mới được thêm vào Thư mục dự án, nó sẽ tự động có trường tên dự án tùy chỉnh tương ứng được gắn kèm. Đội ngũ Sideways NYC rất thích yếu tố hình ảnh này. Họ cũng nhóm theo Trường Tùy chỉnh này trong chế độ xem Danh sách đã lưu của họ để có thể xem bản phân loại theo từng dự án của các nhiệm vụ trong mỗi Sprint. Tự động hóa đơn giản này đã giúp họ hình dung tốt hơn công việc của chu kỳ theo từng dự án.

Tạo tự động hóa tùy chỉnh trong ClickUp

Với yêu cầu báo cáo nghiêm ngặt, Sideways NYC đang theo dõi tổng số Điểm Sprint được sử dụng trong một Danh sách khác, được dùng như là một danh sách ống dẫn và dự báo dự án. Trong Danh sách này, chúng tôi đã sử dụng một số công thức nâng cao để cung cấp ngân sách điểm Sprint tổng thể, ngân sách Điểm Sprint cho mỗi Sprint, tổng số Điểm Sprint đã hoàn thành, và số chu kỳ Sprint. Một số dữ liệu này được thu thập từ Hubspot qua Integromat để thông tin cần thiết để xây dựng các thư mục sprint được tự động cập nhật vào Danh sách này, giúp việc kiểm tra ngân sách Điểm Sprint theo chu kễ trở nên nhanh chóng và dễ dàng, đây là thông tin cần thiết để đảm bảo tiến độ đúng hướng.

Chúng tôi sử dụng giao diện Box của ClickUp để có cái nhìn tổng quan về nguồn lực của đội ngũ. Với mục tiêu đã đặt ra về số Điểm Sprint mà mỗi thành viên đội cần hoàn thành mỗi chu kỳ, bất kỳ thành viên nào cũng có thể dễ dàng đảm bảo rằng họ đạt mục tiêu này bằng cách kiểm tra giao diện Box trong Chế độ Cá Nhân. Nếu ai đó chưa đạt, họ có thể tắt Chế độ Cá Nhân để xem tổng số điểm của những người khác và đề nghị giúp đỡ các thành viên khác đang quá tải. Đội ngũ quản lý dự án cũng sử dụng giao diện này để đảm bảo mọi người đều đạt được mục tiêu của mình.

Giao Diện Box Cung Cấp Cái Nhìn Tổng Quan về Khối Lượng Công Việc của Đội

Sự kết hợp giữa các mẫu, tính năng sprint, ống dẫn dự án và dự báo, cùng với giao diện Box cho phép đội ngũ Sideways NYC linh hoạt trong việc lên kế hoạch cho các dự án của mình. Quản lý dự án linh hoạt trong ClickUp cung cấp cái nhìn toàn cảnh về khối lượng công việc của mọi người và khả năng theo dõi tiến độ dự án.

Quản lý công việc với Giao diện Box trong ClickUp

Sau khi hệ thống Sprint được thiết lập, chúng tôi đã đào tạo cơ bản cho đội ngũ và sau đó là các buổi huấn luyện chi tiết hơn về cách sử dụng ClickUp để lập kế hoạch chu kỳ. Việc lập kế hoạch chu kỳ là một phần không thể thiếu đối với các thành viên trong nhóm, bởi Giao diện Box mang lại cái nhìn tổng quan về các nhiệm vụ được giao cũng như số điểm của họ cho chu kỳ hai tuần sắp tới. Nếu cần thiết, các thành viên có thể dễ dàng điều chỉnh số điểm hoặc chuyển nhiệm vụ vào danh sách đợi (backlog).

Với sự tò mò về tiến độ làm quen và sử dụng ClickUp của đội ngũ, CEO đã đùa rằng, “Nhóm đã làm quen với nó chưa? ClickUp đã 'click' với họ chưa?” #dadjoke.

Tin vui là đội ngũ của chúng ta đã nắm bắt được tình hình và hiện giờ họ có thể làm việc hiệu quả hơn, giúp họ hoàn toàn thích nghi với cuộc sống #WFH thông qua một công cụ tăng năng suất giúp họ giải quyết phần lớn công việc nặng nhọc.