So Sánh Biểu Đồ Gantt và Bảng Kanban: Làm Thế Nào Để Quản Lý Dự Án Hiệu Quả
Khi các đội ngũ dự án ngày càng mở rộng ra toàn cầu và làm việc chéo chức năng, những người quản lý dự án phải liên tục xem xét lại các quy trình làm việc. Đây là công việc không hề đơn giản! Thay đổi quá nhanh có thể làm giảm hiệu suất làm việc của nhóm, trong khi cải tiến quá chậm sẽ cản trở sự sáng tạo.
Có lẽ bạn đã biết đến những công cụ phức tạp như biểu đồ Gantt và bảng Kanban, nhưng bạn vẫn chưa chắc chắn liệu chúng có phải là giải pháp quản lý quy trình phù hợp cho dự án và đội ngũ của bạn hay không.
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa biểu đồ Gantt và bảng Kanban, cách sử dụng từng công cụ trong quản lý dự án, và những điểm bạn cần cân nhắc khi lựa chọn giữa chúng.
So sánh Biểu đồ Gantt và Bảng Kanban
Điều quan trọng cần nhớ là không có công cụ quản lý dự án nào tốt hơn hẳn công cụ kia. Cách thức một công cụ được giới thiệu, hướng dẫn sử dụng và áp dụng vào thực tế mới là yếu tố quyết định thành công của nó. Để quyết định nên sử dụng biểu đồ Gantt hay bảng Kanban cho dự án của bạn, bạn nên xem xét như sau:
Biểu đồ Gantt phù hợp nhất để theo dõi các dự án lớn, phức tạp có mối liên hệ với nhau và kéo dài từ vài tuần, vài tháng đến cả năm. Một ví dụ điển hình là quản lý dự án sử dụng biểu đồ để theo dõi tiến độ của các chiến dịch qua nhiều nhóm khác nhau.
Bảng Kanban thích hợp nhất cho việc quản lý luồng công việc liên tục, ưu tiên từng nhiệm vụ cụ thể và hạn chế số lượng công việc đang thực hiện. Một ví dụ điển hình là các đội ngũ phát triển phần mềm sử dụng bảng Kanban để theo dõi quá trình thực hiện công việc qua từng giai đoạn cho đến khi hoàn thành.
Giờ đây, chúng ta hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về từng công cụ trong cuộc so tài giữa biểu đồ Gantt và bảng Kanban!
Biểu đồ Gantt là gì?
Biểu đồ Gantt là một loại biểu đồ dạng thanh ngang, thể hiện ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự kiến của một dự án. Nó cũng cho thấy các mốc quan trọng của dự án và mối quan hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ. Những thông tin này giúp các nhóm lập kế hoạch chi tiết cho dự án phức tạp trong bất kỳ khoảng thời gian nào.
Sáu thành phần chính của một biểu đồ Gantt tiêu chuẩn bao gồm:
Lập kế hoạch công việc và quản lý tiến độ dự án, cũng như theo dõi hạn chót với tính năng xem biểu đồ Gantt trong ClickUp
Các mốc quan trọng: Đánh dấu các ngày then chốt để hoàn thành dự án đúng hạn, được biểu thị bằng các ký hiệu đặc biệt.
Mũi tên/Dây nối: Chỉ ra mối quan hệ giữa các công việc, công việc nào cần hoàn thành trước khi công việc khác có thể bắt đầu (gọi là phụ thuộc).
Dấu hiệu ngày hiện tại: Cho bạn biết ngay lập tức ngày nào là hôm nay để bạn có thể đánh giá xem còn bao nhiêu việc cần làm.
Thanh ngang: Thể hiện khoảng thời gian dành cho từng công việc trong dự án.
Thanh bên cạnh trái: Liệt kê tất cả các công việc cần thực hiện trong dự án.
Thang thời gian: Hiển thị thời gian của dự án theo ngày, tuần hoặc tháng.
Bạn đang tìm kiếm một phương án khác cho biểu đồ Gantt? Hãy tham khảo danh sách 10 phương án thay thế biểu đồ Gantt tốt nhất của chúng tôi.
5 lý do để chọn biểu đồ Gantt là công cụ quản lý dự án
Biểu đồ Gantt giúp sắp xếp và hỗ trợ công việc của nhóm bạn một cách rõ ràng, đảm bảo mỗi công việc được phân bổ thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn thành. Dưới đây là năm lý do bạn nên chọn biểu đồ Gantt thay vì bảng Kanban:
1. Công việc và công việc phụ được giao thời hạn cụ thể để hoàn thành dự án đúng hạn
Tương tự như phương pháp quản lý dự án theo kiểu thác nước, biểu đồ Gantt mô tả rõ ràng lịch trình của các công việc để mọi người trong nhóm biết công việc nào cần chờ đợi công việc khác hoàn thành trước khi có thể tiến hành. Chẳng hạn, công việc thiết kế của nhà thiết kế không thể bắt đầu nếu họ chưa nhận được bản nháp nội dung từ người viết. Người quản lý dự án cần phải theo dõi sát sao lịch trình này, bởi vì nếu công việc nào đó bị trễ, toàn bộ dự án có thể bị ảnh hưởng.
Bonus: Hãy thử sử dụng các mẫu biểu đồ Gantt dành cho nhà thiết kế của chúng tôi.
Chỉnh sửa lại lịch trình phụ thuộc để thấy rõ ảnh hưởng khi thay đổi hạn chót của các nhiệm vụ trong giao diện Gantt của ClickUp
2. Bạn muốn theo dõi những công việc cần thiết nhất để đảm bảo dự án không bị trễ tiến độ
Trên biểu đồ Gantt, đường lối quan trọng là chuỗi các công việc mấu chốt cần hoàn thành để dự án kịp thời gian đề ra. Khi xác định được đường lối quan trọng, bạn có thể tập trung vào những công việc này và giảm bớt sự chú ý đến những công việc ít quan trọng hơn. Điều này giúp bạn có thể phân phối nguồn lực hiệu quả hơn cho những công việc cần thiết, từ đó giảm thời gian hoàn thành dự án.
Đường dẫn chính thức kiểm tra tất cả các nhiệm vụ trên biểu đồ Gantt để đánh giá xem lịch trình tổng thể có đang tiến triển tốt không.
3. Bạn muốn chia nhỏ một dự án phức tạp thành các phần nhỏ dễ quản lý hơn
Biểu đồ Gantt cung cấp cái nhìn tổng quan trực quan hoàn hảo, giúp bạn nắm bắt được bức tranh lớn và hiểu rõ từng phần của một công việc. Nó giúp trả lời những câu hỏi quan trọng như:
Bộ phận XYZ sẽ tham gia vào dự án ở giai đoạn nào?
Mỗi dự án/công việc yêu cầu những gì?
Dự án hoặc công việc nào là mốc quan trọng?
XYZ là một dự án, một công việc hay một phần nhỏ của công việc?
Nếu bạn cần thay đổi ngày bắt đầu và kết thúc của một dự án, việc này có thể thực hiện một cách dễ dàng trên biểu đồ Gantt hiện đại! Chỉ cần kéo và thả một công việc hoặc toàn bộ lịch trình để cập nhật ngày bắt đầu/kết thúc mới.
Chỉnh sửa ngày bắt đầu và kết thúc trên biểu đồ Gantt trong ClickUp bằng cách kéo và thả
*Chỉ với vài cú click, bạn đã có thể tạo một biểu đồ Gantt tiện lợi! Hãy lập kế hoạch cho thời gian, quản lý nguồn lực, biểu diễn mối quan hệ giữa các công việc, và nhiều tính năng khác với mẫu biểu đồ Gantt đơn giản trong ClickUp!
Tải mẫu này về
✅ Lợi ích của biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt giúp bạn quản lý nhiều kế hoạch cùng một lúc từ một cái nhìn chung
Biểu đồ Gantt cho bạn cái nhìn toàn cảnh về dự án
Biểu đồ Gantt giúp bạn nhận diện các công việc phụ thuộc lẫn nhau và những công việc quan trọng cần ưu tiên
❌ Hạn chế của biểu đồ Gantt
Các thanh ngang trên biểu đồ Gantt có thể khiến bạn hiểu nhầm về số lượng tài nguyên hoặc công sức cần thiết để hoàn thành công việc
Việc cộng tác với đội nhóm để xây dựng biểu đồ Gantt có thể gặp khó khăn với những người mới làm quen
Biểu đồ Gantt có thể trở nên phức tạp và khó quản lý theo thời gian
Hãy xem danh sách đầy đủ các Mẫu Biểu đồ Gantt của chúng tôi!
Bảng Kanban là gì?
Bảng Kanban là công cụ giúp hình dung rõ ràng các bước làm việc trong một dự án, đặc biệt phù hợp với những dự án không yêu cầu sắp xếp thứ tự ưu tiên hay phụ thuộc lẫn nhau. Bảng này chủ yếu được sử dụng để kiểm soát số lượng công việc đang được thực hiện tại mỗi giai đoạn. Mỗi công việc sẽ được ghi trên một thẻ, và thẻ này sẽ di chuyển qua các cột khác nhau - mỗi cột tượng trưng cho một giai đoạn của quy trình - từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành.
Bảng Kanban được thiết kế để phục vụ cho việc giao hàng liên tục, do đó, ngày bắt đầu và hạn chót của công việc trên bảng này không được áp đặt nghiêm ngặt như khi sử dụng biểu đồ Gantt.
Bảng Kanban là công cụ giúp theo dõi tiến độ công việc một cách trực quan
Ba phần chính của bảng Kanban gồm:
Thẻ: Mỗi công việc trong dự án được ghi vào một thẻ riêng biệt, di chuyển từ cột đầu tiên cho đến khi hoàn thành và đến cột cuối cùng. Thẻ này chứa thông tin cần thiết như mô tả công việc, người thực hiện, và hạn hoàn thành.
Cột: Bảng Kanban cơ bản có ba cột, thường mang tên To Do (Cần làm), Doing (Đang làm) và Done (Hoàn thành). Có thể thêm các cột khác để chi tiết hóa quy trình làm việc, phân theo giai đoạn, nhóm làm việc, hoặc cá nhân.
Giới Hạn WIP: Giới hạn công việc đang tiến triển (WIP) chỉ số lượng công việc tối đa có thể có trong một cột của bảng Kanban. Không có con số cố định cho giới hạn này, nó phụ thuộc vào khả năng và kỹ năng của nhóm bạn.
5 lý do để chọn bảng Kanban làm công cụ quản lý dự án
Bảng Kanban rất phù hợp với các nhóm dự án muốn chuẩn hóa quy trình làm việc để duy trì hiệu suất. Dưới đây là năm lý do để sử dụng bảng Kanban thay vì biểu đồ Gantt:
1. Bạn muốn một hệ thống kiểm soát đáng tin cậy để theo dõi điểm bắt đầu và kết thúc công việc
Một công việc được tính từ khi yêu cầu được đưa ra hay từ khi bắt đầu thực hiện? Trong hệ thống Kanban, điểm bắt đầu là khi công việc được kéo vào quy trình và bắt đầu thực hiện. Điều này đồng nghĩa với việc đã sẵn sàng tất cả thông tin cần thiết và người thực hiện đã chuẩn bị kỹ lưỡng. Khi công việc hoàn thành, nó đạt đến điểm kết thúc.
Vậy công việc chưa sẵn sàng bắt đầu được giữ ở đâu? Chúng được lưu trong cột đặc biệt gọi là backlog. Backlog là nơi quản lý dự án sắp xếp công việc theo độ ưu tiên, rõ ràng và khả thi, giúp nhóm lập kế hoạch và theo dõi công việc.
2. Bạn muốn tìm ra các điểm nghẽn và lãng phí thời gian trong quy trình làm việc
Các phương pháp linh hoạt hoặc dự đoán thích hợp với hệ thống Kanban vì nó giúp cải thiện việc giao hàng liên tục. Ví dụ, quản lý dự án có thể dễ dàng nhận ra nếu có quá nhiều công việc đang tồn đọng ở một cột nào đó, hoặc công việc nào đó mất quá nhiều thời gian để hoàn thành. Khi phát hiện ra điểm nghẽn, quản lý dự án sẽ can thiệp để giải quyết và có thể tìm ra cách cải tiến quy trình:
Jamie chỉ có thể hoàn thành ba đánh giá công việc trong một ngày. Liệu chúng ta có thể nhờ thêm người hỗ trợ không?
Có thể tự động hóa giai đoạn nào đó trong quy trình để tiết kiệm thời gian và nhân lực không?
Chúng ta đã đánh giá thấp thời gian cần thiết để thu thập thông tin cho một công việc. Hãy tạo ra khoảng thời gian đệm trước giai đoạn này để đội ngũ có thêm không gian. Hoặc có thể thêm một trạng thái tùy chỉnh mới?
Tạo các trạng thái tùy chỉnh để quản lý bảng công việc trong ClickUp
3. Bạn muốn kiểm soát số lượng công việc đang được thực hiện cùng một lúc
Đây là vấn đề chung của hầu hết mọi người - chúng ta thường nhận lời mọi yêu cầu mà không xác định rõ được phạm vi công việc. Nếu bạn cần một cách nhã nhặn để từ chối, thì bảng Kanban sẽ giúp ích cho bạn!
Giới hạn công việc đang tiến hành (WIP) giúp quản lý nguồn lực một cách hiệu quả - tức là quá trình lên kế hoạch, phân bổ và giám sát nguồn lực của bạn sao cho hiệu quả nhất. Trên bảng Kanban dễ sử dụng, giới hạn WIP quy định số lượng công việc tối đa có thể có trong một cột và sẽ cảnh báo khi số lượng này bị vượt quá.
Giới hạn công việc đang tiến hành (WIP) trong ClickUp giúp bạn nhận biết khi nào có quá nhiều công việc trong một cột
*Bảng Kanban trực quan của ClickUp đã sẵn sàng để bạn sử dụng ngay lập tức! Hãy thử ngay tính năng kéo và thả tiện lợi trong Mẫu Kanban và tăng hiệu suất làm việc cho nhóm dự án của bạn.
Tải về mẫu này
✅ Lợi ích của bảng Kanban
Bảng Kanban giúp rút ngắn thời gian hoàn thành công việc trong quy trình dự án
Bảng Kanban tạo điều kiện cho việc hoàn thành công việc nhanh chóng
Bảng Kanban hạn chế số lượng công việc đang thực hiện cùng một lúc
❌ Nhược điểm của bảng Kanban
Không xác định thời hạn cho từng giai đoạn công việc
Có nguy cơ ưu tiên không đúng công việc
Không phù hợp với các dự án cần sự lặp lại nhiều lần
Với những thông tin mới về biểu đồ Gantt và bảng Kanban, giờ đây bạn có thể quyết định xem phần mềm quản lý dự án nào sẽ giúp quy trình làm việc của bạn trở nên thoải mái hơn! Trong khi các nền tảng khác buộc bạn phải lựa chọn giữa biểu đồ Gantt hoặc bảng Kanban, ClickUp cho bạn "tất cả trong một"!
Sử dụng chế độ xem Gantt và chế độ xem Bảng trong ClickUp để quản lý dự án
ClickUp là một nền tảng toàn diện giúp tăng cường năng suất cho phép các nhóm cùng nhau lập kế hoạch, tổ chức và hợp tác trên các công việc thông qua nhiệm vụ, Tài liệu, Trò chuyện, Mục tiêu, Bảng trắng và nhiều hơn nữa. Chỉ với vài cú click chuột, ClickUp có thể được tùy chỉnh dễ dàng, giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn và nâng cao năng suất lên một tầm mới! Và chính các chế độ xem là điểm đặc biệt của ClickUp.
Các chế độ xem giống như cách bạn nhìn thế giới qua chiếc kính của mình. Mỗi chế độ xem mang lại một cái nhìn riêng biệt và có thể được điều chỉnh theo sở thích cá nhân hoặc nhóm. Với nhiều cách nhóm, sắp xếp và lọc khác nhau, bạn có thể kiểm soát hoàn toàn cách bạn quản lý nhiệm vụ của mình.
Cách thêm chế độ xem Gantt vào ClickUp
Xem hướng dẫn về chế độ xem Gantt của chúng tôi để biết các mẹo và cách thức bắt đầu sử dụng chế độ xem Gantt! ⬇️
Bắt Đầu Ngay
Hướng dẫn thêm chức năng xem dạng Bảng trong ClickUp
Tìm hiểu cách tận dụng chức năng xem dạng Bảng để nâng cao hiệu suất công việc và khám phá những bí quyết giúp bạn tiết kiệm thời gian trong ngày làm việc! ⬇️
Bắt đầu ngay
ClickUp cho phép bạn quản lý công việc theo cách mà bạn mong muốn
ClickUp cung cấp hơn mười cách để bạn sắp xếp và hiển thị các công việc hay nhiệm vụ. Khi nói đến biểu đồ Gantt so với bảng Kanban, mỗi công cụ đều có những ưu điểm riêng trong từng ngữ cảnh sử dụng của chúng. Tuy nhiên, khi kết hợp sử dụng chúng trong ClickUp, hiệu quả công việc sẽ được tăng cường mạnh mẽ. ⚡️
Những cải tiến trong cách bạn quản lý dự án đang chờ đón bạn tại ClickUp. Bạn đã chuẩn bị sẵn sàng để nâng cao hiệu suất làm việc của mình chưa? Đăng ký miễn phí ngay hôm nay!
Nếu bạn quan tâm đến sự so sánh này, đừng ngần ngại khám phá bài phân tích Pert so với Gantt của chúng tôi!
.png){kind=small}