Quản lý dự án và Quản lý công việc – Sự Khác Biệt Là Gì?
Quản lý dự án và quản lý công việc.
Hai thuật ngữ này thường xuyên được nhắc đến. Nhưng liệu có sự khác biệt thực sự nào giữa quản lý dự án và quản lý công việc không?
Hãy xem xét ví dụ sau.
Tại ngôi nhà của tôi, tôi muốn lát một lối đi mới bằng đá dẫn đến cửa trước. Để làm điều đó, tôi cần phải dọn sạch mặt đất, làm cho nó bằng phẳng, đặt các viên đá và còn rất nhiều việc khác mà tôi chưa nghĩ đến.
Dự án không phải là nhà thực của tôi
Dự án hiện tại mà tôi đang thực hiện là xây dựng lối đi bộ. Các công việc cần làm để hoàn thành dự án này chính là những nhiệm vụ của tôi.
Tuy nhiên, còn có những công việc khác như tìm kiếm và chuẩn bị nguồn lực: mua sắm đá, tìm cây xẻng, và quan trọng là nhờ bạn bè hỗ trợ. Những việc này cũng là các nhiệm vụ cần thiết.
Việc xác định và chuẩn bị nguồn lực cần thiết là yếu tố quan trọng cho thành công của dự án.
Dự án là mục tiêu chung lớn bao gồm nhiều nhiệm vụ nhỏ, ví dụ như việc tạo ra một lối đi lát đá.
Nhiệm vụ là những công việc cụ thể cần hoàn thành để đạt được mục tiêu của dự án.
Quản lý dự án thường liên quan đến việc theo dõi và điều phối các nhiệm vụ này.
Thông thường, mỗi dự án sẽ bao gồm nhiều nhiệm vụ cần được hoàn thành theo từng giai đoạn khác nhau. Các nhiệm vụ này thường phụ thuộc vào nhau, và đôi khi một nhiệm vụ không thể hoàn thành nếu như nhiệm vụ tiếp theo chưa bắt đầu.
Sự khác biệt giữa Quản lý Nhiệm vụ và Quản lý Dự án một cách đơn giản
Thay vì dùng chung cụm từ quản lý dự án và quản lý nhiệm vụ, chúng ta hãy phân biệt rõ ràng giữa hai khái niệm này.
Điểm khác biệt chủ yếu giữa quản lý dự án và quản lý nhiệm vụ là: quản lý nhiệm vụ tập trung vào việc quản lý công việc cá nhân và các hoạt động riêng lẻ, trong khi quản lý dự án liên quan đến việc quản lý toàn bộ công việc của nhóm và các bên liên quan. Vì vậy, quản lý nhiệm vụ là một phần của quản lý dự án.
So sánh Dự án và Nhiệm vụ
Cụ thể hơn, dự án là những phần công việc có kế hoạch rõ ràng với ngày bắt đầu và kết thúc cụ thể, bao gồm các mốc quan trọng và mục tiêu rõ ràng, thường kết thúc với việc tạo ra một sản phẩm cuối cùng. Trong khi đó, nhiệm vụ là từng công việc riêng lẻ, và nhiều nhiệm vụ như vậy có thể góp phần hoàn thành một dự án hoặc tồn tại độc lập với dự án.
Đôi khi, các nhiệm vụ không liên quan trực tiếp đến dự án cũng không cần quá phức tạp.
Ví dụ, nếu bạn là người làm trong lĩnh vực bán hàng, bạn có thể cần phải trả lời nhiều email và thực hiện nhiều cuộc gọi. Nhiệm vụ của bạn có thể đơn giản là gọi cho người tiếp theo trong danh sách liên hệ của bạn.
Nhiệm vụ của bạn sẽ là theo dõi 100 liên hệ mà bạn đã gặp tại hội nghị gần đây nhất.
Với một số người, bạn sẽ gọi điện (công việc), số khác bạn sẽ gửi email (thêm công việc) và bạn cần tổng hợp tài liệu hỗ trợ bán hàng liên quan đặc biệt đến các chủ đề của hội nghị (thêm công việc).
Các dự án thường liên quan đến nhiều người, bao gồm một người quản lý dự án và đội ngũ. Mỗi thành viên trong đội thực hiện các nhiệm vụ cá nhân liên quan đến dự án. Tổng hợp quản lý nhiệm vụ của tất cả mọi người sẽ tạo nên một dự án hoàn chỉnh. Ví dụ, việc phát hành tính năng được coi là nhiều dự án.
Như bạn thấy, quản lý nhiệm vụ rõ ràng là một phần của quản lý dự án.
Bạn Có Nhầm Lẫn Giữa Dự Án và Nhiệm Vụ Không?
Việc này sẽ khiến bạn cảm thấy rất khó chịu. Chẳng hạn, nếu bạn ghi chú "Xây dựng Sản phẩm Mới" vào danh sách công việc của mình... đó là một việc quá sức. Bạn không thể hoàn thành trong một ngày. Thay vào đó, bạn cần phân chia nó thành các bước nhỏ hơn và tiến hành từng bước một.
Một phương pháp rất hiệu quả để phân loại dự án và công việc là Phương pháp Get Things Done. Nó giúp bạn phân biệt được công việc nào mất nhiều thời gian so với những việc dễ dàng hoàn thành trong vài bước.
Chúng tôi đã tạo ra thêm nguồn lực để giúp bạn nắm vững cơ bản về quản lý dự án:
Kỹ năng quản lý dự án cần thiết cho người quản lý dự án
Hãy xem qua bảng thuật ngữ quản lý dự án của chúng tôi để biết thêm về các thuật ngữ quản lý dự án!
Bạn Cần Phần Mềm Quản Lý Dự Án hay Quản Lý Công Việc?
Dù dự án của bạn có kích thước như thế nào, có lẽ bạn vẫn còn một vài lời nhắc dán trên tờ giấy nhớ. Đã đến lúc nâng cấp bộ công cụ công nghệ của bạn để bao gồm cả công cụ quản lý công việc hoặc quản lý dự án.
Phần mềm quản lý công việc giải quyết vấn đề gì?
Phần mềm quản lý công việc giúp bạn giữ các danh sách công việc và ghi chú khác ở một nơi. Phần mềm như thế này sẽ giúp bạn thực hiện công việc nhanh hơn khi bạn bắt đầu một dự án mới.
Sử dụng phần mềm này, bạn có thể tạo danh sách công việc, nhóm các công việc và lên lịch hoàn thành chúng. Chúng giúp bạn hoàn thành từng công việc trước khi bắt đầu công việc khác. Hầu hết thời gian không có sự phụ thuộc cụ thể giữa các công việc với nhau.
Các ứng dụng quản lý công việc phổ biến bao gồm Todoist hoặc Any.do. Đây là những ứng dụng đơn giản, tập trung vào công việc. Thường chúng được sắp xếp theo độ khẩn cấp và có thể đặt nhắc nhở thường xuyên.
Phần mềm quản lý dự án giải quyết vấn đề gì?
Phần mềm quản lý dự án, ngược lại, được thiết kế để phối hợp các dự án, và thường cung cấp tất cả các tính năng mà phần mềm quản lý công việc có.
Những công cụ quản lý dự án này đều về sự hợp tác, phối hợp và lập kế hoạch dự án. Phần mềm quản lý dự án có các công việc phụ, bình luận, tệp đính kèm và mô tả công việc cung cấp chi tiết về thời điểm một dự án nên được hoàn thành.
Thường cần có một biểu đồ thời gian hoặc biểu đồ Gantt để xem tất cả các dự án so với nhau như thế nào.
Phần mềm quản lý dự án giúp người quản lý dự án tạo ước lượng thời gian, theo dõi công việc của thành viên trong nhóm và báo cáo dự án. Hầu hết phần mềm quản lý công việc chỉ đơn giản không có điều đó. Công việc thường không đủ khẩn cấp hoặc liên quan để bao gồm ước lượng thời gian trong đó.
Tiện ích bổ sung: Các lựa chọn thay thế Taskade!
Phần Mềm Quản Lý Dự Án Tốt Nhất Cũng Là Phần Mềm Quản Lý Công Việc
Không nhất thiết phải có ranh giới rõ ràng giữa công việc và cuộc sống cá nhân của bạn.
Có sự cân bằng, nhưng việc đưa con bạn đến buổi diễn múa có thể trùng với cuộc gọi với khách hàng tiếp theo của bạn. Hoặc bạn có thể cần phải đặt hàng trên Amazon trong khi viết đề xuất dự án tiếp theo của mình.
Bạn thấy ý tôi chứ?
Thông Tin Cho Bạn, Chúng Tôi Tạo Ra ClickUp Vì Lý Do Đó
Chính xác, ClickUp là một nền tảng tăng cường năng suất mà bạn có thể áp dụng cho cả những công việc cá nhân và các dự án chuyên nghiệp. Đây là điều đã khơi nguồn cảm hứng cho CEO của chúng tôi, Zeb Evans, ngay từ đầu. Anh ấy đã đặt ra những câu hỏi:
"Làm thế nào để cuộc sống công việc và cuộc sống cá nhân của tôi có thể tồn tại trong cùng một không gian, nhưng vẫn được phân định rõ ràng để không bị lẫn vào nhau?
Tại sao tôi không thể quản lý tất cả mọi thứ trên một nền tảng đơn giản và tiện lợi?
Đây là những suy nghĩ của tôi. Và chúng chính là trọng tâm trong sứ mệnh của ClickUp.
Chúng tôi không chỉ muốn giải quyết vấn đề quản lý dự án. Mục tiêu của chúng tôi là giải quyết những thách thức lớn hơn nữa."
Thật là một mục tiêu lớn khi muốn giải quyết vấn đề phân loại công việc và dự án. Nhưng chính vì thế, chúng tôi đã phát triển ClickUp để mọi người có thể sử dụng miễn phí và dễ dàng.
ClickUp cung cấp đầy đủ các tính năng quản lý công việc để bạn hoàn thành nhiệm vụ, bao gồm:
…và một quyển sổ tay để ghi chép ý tưởng.
Nhưng ClickUp còn có những tính năng quản lý dự án mạnh mẽ mà bạn cần để hoàn thành công việc tại nơi làm việc, như:
Phân công nhiều người – Cùng nhau hợp tác trên một nhiệm vụ – nếu không gian của bạn cho phép.
Bình luận được giao – Ngay lập tức tạo và giao công việc cần làm cho bản thân hoặc người khác.
Ưu tiên – Tạo mức độ ưu tiên tùy chỉnh và tổ chức công việc dựa trên mức độ quan trọng của chúng đối với dự án.
Yêu thích– Tạo thanh bên tùy chỉnh của riêng bạn bao gồm sắp xếp, lọc và thậm chí là góc nhìn yêu thích của bạn.
Use the Chrome extension– Cung cấp đầy đủ tính năng để tăng cường năng suất, bao gồm theo dõi thời gian, đánh dấu hình ảnh và tạo nhiệm vụ.
Nhiều Góc Nhìn – Góc Nhìn Danh Sách, Góc Nhìn Bảng, và Góc Nhìn Hộp và biểu đồ Gantt, Lịch và nhiều hơn nữa, cung cấp góc nhìn hoàn hảo cho nhà phát triển, quản lý và tất cả mọi người.
Phụ thuộc – Liên kết các nhiệm vụ lại với nhau dựa trên yêu cầu của chúng để đảm bảo các nhiệm vụ đúng được hoàn thành theo đúng thứ tự.
Góc Nhìn Thời Gian / Lịch – Dễ dàng kéo và thả nhiệm vụ để lên lịch trình một cách dễ dàng. Bạn cũng sẽ thấy các nhiệm vụ chưa được lên lịch.
Tích hợp – Kết nối với Google Drive, Dropbox, Harvest, Toggl và hàng tấn tích hợp khác để đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn.
Tại ClickUp, chúng tôi đã xây dựng phần mềm quản lý dự án phù hợp để giải quyết cả nhu cầu cá nhân và chuyên nghiệp. Bạn sẽ tham gia cùng chúng tôi để làm điều đó không? Cách dễ nhất để thử nghiệm là đăng ký ngay hôm nay. Đăng ký ngay!
.jpg){kind=small}