Những Người Liên Quan Đến Dự Án Là Ai và Cách Quản Lý Họ
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về những người liên quan trong quản lý dự án, các loại người liên quan đến dự án, ví dụ cụ thể, và cách phân tích họ. Chúng ta cũng sẽ học cách thực hiện quản lý người liên quan đến dự án một cách hiệu quả nhất.
Được rồi, hãy cùng khám phá mọi thông tin về những người liên quan đến dự án. 🔍
Người Liên Quan Đến Dự Án Là Ai?
Một người liên quan đến dự án là cá nhân, tổ chức, hoặc nhóm có vai trò tích cực hoặc quan tâm đến các hoạt động của dự án, có khả năng ảnh hưởng đến kết quả giao hàng của dự án và/hoặc môi trường dự án, và bị ảnh hưởng bởi kết quả của dự án hoặc gần gũi với những người khác có thể bị ảnh hưởng bởi dự án.
Cơ bản thì, những người liên quan là những cá nhân hoặc nhóm có lợi ích (hoặc thiệt hại) từ dự án. Viện Quản Lý Dự Án định nghĩa một người liên quan đến dự án là, “những cá nhân và tổ chức đang tích cực tham gia vào dự án, hoặc có lợi ích có thể bị ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực do thực thi dự án hoặc hoàn thành dự án thành công.”
Vậy nếu dự án thành công, những người liên quan sẽ được hưởng lợi từ nó.
Tuy nhiên, nếu dự án đi xuống, những người liên quan cũng chung số phận… 😅
Những Người Liên Quan Đến Dự Án Bao Gồm Ai?
Bạn có thể phân loại những người liên quan trong quản lý dự án thành hai nhóm: nội bộ và bên ngoài.
Hai loại người liên quan này trong quản lý dự án dựa trên mối quan hệ của họ với tổ chức:
Người Liên Quan Nội Bộ
Như cái tên đã chỉ ra, một người liên quan nội bộ đến từ bên trong tổ chức hoặc doanh nghiệp. Họ tập trung vào rủi ro của dự án và tham gia trực tiếp trong suốt quá trình dự án. Những thành viên trong công ty này thường có kiến thức sâu rộng về khách hàng, khách hàng tiềm năng và công ty, và – thường được xem là có uy tín, thường giữ các vị trí lãnh đạo cao cấp làm việc trực tiếp với các cấp độ hoạt động khác nhau để đạt được kết quả mong muốn.
Là một người quản lý dự án, đây là một số người liên quan nội bộ bạn có thể phải giao tiếp:
Nhà tài trợ dự án
Nhà đầu tư dự án
Người quản lý dự án
Thành viên nhóm dự án
Người Liên Quan Bên Ngoài
Ngược lại, người liên quan bên ngoài không thuộc về tổ chức hoặc doanh nghiệp của bạn. Những người liên quan đến quản lý dự án này là người ngoài, như khách hàng hoặc người dùng cuối. Nói cách khác, trách nhiệm của bạn là quản lý giao tiếp với những người liên quan quan trọng và khách hàng bên ngoài, đồng thời giữ bí mật thông tin quan trọng cho đến khi cần thiết phải làm rõ cho tất cả các bên.
Đáp ứng kỳ vọng của các bên liên quan có ảnh hưởng khác nhau, cung cấp sự nhìn nhận rõ ràng và giữ cho các bên liên quan được thông tin là một nửa của kế hoạch quản lý bên liên quan. Nhưng trước hết, như là người quản lý dự án, bạn phải có khả năng xác định những bên liên quan này và cũng hiểu rõ nhu cầu của những người tài trợ dự án. Điều quan trọng nhất cần nhớ là giao tiếp rõ ràng phạm vi dự án và quản lý kỳ vọng của bên liên quan và đôi khi là danh sách dài các yêu cầu từ ban lãnh đạo.
Điều đó thật tuyệt. Nhưng ai là những bên liên quan trong một dự án? Là người quản lý dự án, việc bạn xác định các bên liên quan ngay từ đầu và tập trung vào việc thực hiện dự án là điều quan trọng. Các quản lý nguồn lực, quản lý chức năng và các thành viên quản lý cấp cao có thể tập trung hơn vào giai đoạn dự án và kế hoạch vòng đời dự án, trong khi các bên liên quan hỗ trợ coi tất cả các thành viên trong nhóm dự án như nhau và thích được cập nhật tiến độ dự án cũng như phản hồi từ khách hàng.
Dưới đây là một số bên liên quan bên ngoài thông thường:
Nhà cung cấp
Người bán
Khách hàng
Nhà thầu phụ
Làm thế nào để Phân tích Bên Liên Quan?
Phân tích bên liên quan, hay còn được gọi là lập bản đồ bên liên quan, QUAN TRỌNG vì nó:
Xây dựng lòng tin với các bên liên quan
Hình thành kế hoạch dự án và duy trì sự minh bạch
Tăng cơ hội thành công của dự án của bạn
Con đường tốt nhất đến thành công của dự án là định rõ kỳ vọng dự án với các bên liên quan liên quan, xác định rủi ro và cung cấp phản hồi để quản lý các bên liên quan và của họ
Xây dựng một đội ngũ mạnh mẽ bao gồm các bên liên quan chủ chốt của dự án là cách duy nhất để thành công trong một dự án.
Ví dụ về Sơ đồ Ngữ cảnh Phân tích Bên Liên Quan:
Ngoài ra, việc nhận diện mô hình sự tham gia của các bên liên quan sẽ giúp bạn tránh được ảnh hưởng tiêu cực từ họ trong tương lai. Những bên liên quan có mức độ quan tâm cao, ảnh hưởng lớn, chủ sở hữu và các quản lý từ các nhóm khác và/hoặc các phòng ban khác có thể có những ý đồ không lộ diện hoặc đơn giản là họ không cùng chung trang sách với bạn và đội của bạn.
Dù tích cực hay tiêu cực, điều quan trọng là bạn phải làm mọi cách để đảm bảo rằng bạn đang truyền đạt ý tưởng, dàn bài, thông tin tổng quan và rằng các nhà đầu tư và các bên liên quan chính hài lòng với lịch trình dự án, quy trình và sự hợp tác của các thành viên trong nhóm.
Hãy phân tích bên liên quan thành ba bước:
1. Xác định các bên liên quan tiềm năng
Bước đầu tiên là xác định bên liên quan.
Bạn cần xác định cả bên liên quan nội bộ và bên ngoài.
Và chúng tôi hiểu, đôi khi điều này khá rõ ràng.
Rõ ràng là khách hàng SPOC và các thành viên trong nhóm dự án là các bên liên quan chính.
Nhưng câu chuyện có chỉ dừng lại ở đó?
Đối với điều này, bạn sẽ cần đến hồ sơ dự án của mình và các tài liệu dự án quan trọng khác. Trước khi dự án bắt đầu, một hồ sơ dự án nên được tạo ra và trình bày cho tất cả các bên liên quan này. Bạn nên thông báo cho các bên liên quan quan trọng về bất kỳ rủi ro tiềm ẩn nào, bao gồm cả các yếu tố môi trường, có thể ảnh hưởng đến kết quả của dự án.
Việc xác định một số bên liên quan khó khăn có thể mất hàng giờ suy nghĩ và xem xét tài liệu.
Dữ liệu bạn thu thập từ những tài liệu này sẽ giúp bạn liệt kê tất cả các bên liên quan của mình.
Bạn có thể bắt đầu phân tích này bằng cách sử dụng công cụ quản lý dự án và nâng cao năng suất được đánh giá cao nhất thế giới; hãy để chúng tôi chỉ cho bạn cách!
Hãy nói xin chào ClickUp.
Bạn có thể sử dụng ClickUp Docs để tạo danh sách các bên liên quan của mình với các công cụ chỉnh sửa Rich text, bao gồm biểu ngữ, tiêu đề, phông chữ, v.v... bất cứ thứ gì bạn quan tâm!
Tài liệu được tổ chức theo các danh mục: Tất cả, Được giao cho tôi, Đã chia sẻ và Riêng tư
Hãy tận dụng tính năng phân loại và wiki nâng cao của Docs để truy cập mọi tài liệu liên quan đến dự án. Tìm kiếm theo từ khóa hoặc cụm từ và xác định tên của tất cả các bên liên quan!
Điều tuyệt vời nhất là bạn có thể phân chia toàn bộ quá trình 'xác định các bên liên quan' giữa các thành viên trong nhóm dự án của mình.
Tất cả các bạn có thể tiếp tục xác định các bên liên quan, thêm họ vào tệp Docs theo thời gian thực và tạo sổ đăng ký các bên liên quan dự án.
Sổ đăng ký các bên liên quan dự án sẽ chứa tất cả thông tin về tên, vai trò, quyền lực và sự quan tâm của các bên liên quan khác nhau.
Làm việc nhóm, ftw!
2. Biết Cách Ưu Tiên Các Bên Liên Quan như một Người Quản Lý Dự Án
Viện Quản Lý Dự Án (PMI) khẳng định rằng, "Để được phân loại là một bên liên quan, người đó hoặc nhóm đó phải có một số lợi ích hoặc mức độ ảnh hưởng có thể tác động đến dự án."
Không phải bên liên quan nào được xác định cũng có vai trò ngang nhau trong một dự án.
Một số có tầm quan trọng hơn do ảnh hưởng của họ.
Vì vậy, bước thứ hai là ưu tiên các bên liên quan của bạn.
Dưới đây là một số câu hỏi để giúp nhóm dự án của bạn phân biệt các bên liên quan chính từ các bên liên quan phụ:
Họ có chia sẻ quan điểm của bạn về các mục tiêu cốt lõi của dự án không?
Họ có thể đóng góp đáng kể cho năng lực của bạn dưới hình thức tài chính, thông tin, phạm vi dự án, v.v. không?
Họ có rất khó hoặc không thể thay thế không?
Nếu câu trả lời cho những câu hỏi này là 'có', thì họ là một bên liên quan chính.
Danh sách các bên liên quan chính và phụ của bạn nên giúp bạn tạo ra một sơ đồ tư duy về các bên liên quan.
Để làm được điều đó, bạn sẽ cần Sơ đồ tư duy ClickUp.
Tạo nhiều nút theo ý muốn để làm điểm tham chiếu trong Sơ đồ Tư duy của ClickUp
Hãy phác họa các bên liên quan sử dụng Chế độ Trống để hình dung tất cả mọi người có thể ảnh hưởng đến dự án của bạn hoặc cách họ kết nối với nhau.
3. Tương tác với các bên liên quan
Bây giờ bạn đã biết rõ từng bên liên quan quan trọng và ai cần được ưu tiên, đã đến lúc tương tác với họ.
Khác với những bước đầu, việc tương tác với các bên liên quan là quá trình liên tục xuyên suốt dự án của bạn. Bạn cần xác định kỳ vọng của họ và giải quyết những lo ngại của họ.
Và ClickUp sẽ đồng hành cùng bạn qua từng bước.
Cách Quản lý Các Bên Liên Quan Dự Án
Quản lý kỳ vọng của các bên liên quan chủ yếu là làm cho họ hài lòng.
Họ cần thông tin qua việc giao tiếp minh bạch với các bên liên quan.
Và chúng tôi sẽ giúp bạn xây dựng quy trình quản lý các bên liên quan xung quanh điều này.
1. Cho họ xem kế hoạch dự án của bạn
Hãy coi bên liên quan như khách hàng tại nhà hàng của bạn.
Điều đầu tiên bạn làm là gì? Cho họ xem menu hôm nay.
Tương tự, việc quản lý các bên liên quan nên bắt đầu bằng việc bạn cho họ xem kế hoạch dự án của bạn bao gồm:
Mục tiêu dự án
Đặc sản hôm nay? Giao tiếp!
Nhưng trước hết, bạn phải tạo một kế hoạch dự án.
Biểu đồ Gantt của ClickUp là hoàn hảo cho việc lập kế hoạch dự án, và chỉ cần ba bước đơn giản để tạo ra nó.
Nhấp vào dấu + trong bất kỳ Không gian, Danh sách hoặc Thư mục nào
Chọn Gantt
Đặt tên
Chỉ vậy thôi. Bạn đã có một biểu đồ Gantt đẹp đẽ.
2. Thiết lập kế hoạch giao tiếp để đồng bộ, làm rõ và tạo dựng môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người có thể hợp tác như một đội.
Đối với các bên liên quan chính, quản lý dự án chủ yếu là cập nhật thông tin kịp thời.
Bạn cần phải thông báo cho từng nhóm và cá nhân liên quan, và điều này đòi hỏi một kế hoạch giao tiếp.
Liệu bạn sẽ giao tiếp qua email, cuộc họp khởi động, hội nghị truyền hình, hay cuộc gọi qua điện thoại?
Như trong Tính năng Chat của ClickUp, bạn có thể thảo luận mọi vấn đề mà không cần rời khỏi nền tảng quản lý dự án.
Thật tiện lợi, phải không?
Bạn sẽ không cần phải lãng phí thời gian chuyển đổi giữa các ứng dụng hay thậm chí là các tab để giao tiếp.
Thêm Khách (các bên liên quan bên ngoài) vào cuộc trò chuyện của bạn và quyết định xem họ có thể tạo Tính năng Chat hay không.
Nếu bạn không thích chat, thì sao?
Tổ chức và tham gia các cuộc họp Zoom ngay từ ClickUp, nhờ vào tích hợp Zoom.
Bắt đầu cuộc họp Zoom ngay từ nhiệm vụ trong ClickUp
Và nếu bạn là người không thể tách rời khỏi email, chúng tôi cũng có giải pháp dành cho bạn.
Bạn có thể gửi và nhận email trực tiếp từ ClickUp thông qua Email ClickApp.
Nói về email, nếu bạn cần gửi bất kỳ tài liệu pháp lý hay hợp đồng nào cần chỉnh sửa, bạn không cần phải tìm kiếm ở nơi khác.
Tính năng Proofing của chúng tôi cung cấp cả công cụ chú thích PDF nữa đấy.
3. Chia sẻ phân phối công việc của bạn
Việc chia sẻ cách phân phối công việc là một phần quan trọng trong kế hoạch quản lý các bên liên quan của bạn vì nó cho họ thấy:
Mục tiêu dự án của bạn có thể đạt được
Bạn biết mình đang làm gì
Bạn có đủ nguồn lực
Sau đó, hãy cho các bên liên quan thấy bạn đang làm việc như thế nào với Chế độ xem Workload.
Và voila!
Các bên liên quan sẽ không còn bị bỏ trong bóng tối nữa.
Hơn nữa, bạn có thể đưa ra lập luận để yêu cầu thêm thời gian, nguồn lực, hoặc chuyên môn dựa trên cách phân phối công việc của mình.
4. Cho phép lãnh đạo và các bên liên quan chính xem trách nhiệm và hiểu biết sâu sắc
Ai mà không thích thấy sự tiến triển? Lãnh đạo dự án và các bên liên quan khác luôn muốn theo dõi tiến độ của dự án, và đặc biệt là muốn tham gia vào sự hoàn thành thành công của nó.
Các bên liên quan của dự án muốn biết dự án đang tiến triển tốt đến đâu và còn cách đích bao xa. Và điều gì tốt hơn là một bảng điều khiển dự án để cung cấp cái nhìn sâu sắc về tiến độ dự án cho bạn và các bên liên quan.
Bước đầu tiên là hãy thử ClickUp Dashboards thay thế.
Tạo bảng điều khiển tùy chỉnh của bạn trong ClickUp với các widget linh hoạt
Để cập nhật thông tin dự án vào Bảng Điều Khiển của bạn, hãy thêm vào các Widget sau:
Sprints (Các kỳ Sprint)
Theo Dõi Thời Gian
Mức Ưu Tiên
Tùy Chỉnh
Các Trạng Thái
Và còn nhiều tính năng khác!
Widget Sprint trong ClickUp cung cấp các biểu đồ quản lý dự án giúp bạn theo dõi tiến độ công việc:
Biểu Đồ Tốc Độ: hiển thị tốc độ hoàn thành công việc và xác định khả năng làm việc cho các Sprint sắp tới
Biểu Đồ Luồng Tích Lũy: theo dõi sự thay đổi trạng thái của công việc qua thời gian và phát hiện ra các vấn đề cản trở
Biểu Đồ Burnup: biểu diễn công việc đã hoàn thành so với tổng số công việc của dự án
Biểu Đồ Burndown: theo dõi lượng công việc còn lại và thời gian cần để hoàn thành
Đối với các đồng nghiệp trong công ty, bạn có thể chia sẻ quyền xem hoặc chỉnh sửa thông qua Quyền Hạn.
Bạn quyết định.
Đối với đối tác hoặc khách hàng, bạn có thể xuất dữ liệu từ các Widget trên Bảng Điều Khiển ra nhiều định dạng khác nhau như PDF, JPEG, CSV, v.v.
Quản Lý Đối Tác Toàn Diện Trong Một Nền Tảng
Sự tham gia của các đối tác có thể quyết định thành công hoặc thất bại của dự án. Ảnh hưởng của họ có thể là tích cực hoặc tiêu cực đến mối quan hệ với các bên liên quan.
Tầm quan trọng của họ là không thể phủ nhận.
Bạn cần phải đáp ứng yêu cầu của họ, cập nhật thông tin liên tục và quan tâm đến các nhân tố quan trọng khác trong tổ chức.
Chìa khóa duy nhất để làm được điều này là có một chiến lược quản lý đối tác chắc chắn và một công cụ quản lý dự án hiệu quả.
ClickUp chính là giải pháp cho bạn.
Đây là công cụ toàn diện giúp bạn quản lý nhiệm vụ, phân công công việc, theo dõi thời gian và quản lý mối quan hệ với các đối tác dự án!
Hãy bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí ngay hôm nay để bạn cùng các đối tác tạo nên những dự án thành công một sau một!
.png){kind=small}