New Reach Marketing: Cách ClickUp Giúp Đại Lý Chúng Tôi Phát Triển Đạt Doanh Thu 800 Nghìn USD
Khi bắt đầu kinh doanh, việc tự xây dựng một hệ thống quản lý dự án mà không nghĩ đến khả năng mở rộng là điều khá phổ biến. Có thể bạn đang sử dụng công cụ như Google Sheets và các ứng dụng văn bản, và đã phát triển vượt qua hệ thống hiện tại của mình.
Nếu bạn thấy mình lúng túng và mất thời gian, việc sử dụng một công cụ quản lý dự án hiệu quả có thể là giải pháp hỗ trợ sự tăng trưởng và khả năng mở rộng cho công ty của bạn.
New Reach Marketing bắt đầu như một doanh nghiệp nhỏ vào năm 2020, và lúc đó hoàn toàn được quản lý thông qua Google Sheets.
Khi công ty chúng tôi ngày càng thu hút khách hàng và phát triển, chúng tôi biết rằng hệ thống hiện tại sẽ không thể mở rộng hay quản lý được.
Chúng tôi đã thử nghiệm nhiều công cụ quản lý dự án (PM) trong suốt sáu tháng và chọn ClickUp vì nó thân thiện với người dùng, tiết kiệm thời gian và có thể tùy chỉnh theo đặc thù kinh doanh của chúng tôi.
Dưới đây là cách chuyển đổi sang một nền tảng quản lý dự án khác đã trở thành một trong những quyết định tốt nhất mà chúng tôi đã đưa ra với tư cách là một đại lý.
Vấn đề: Quy trình làm việc không tổ chức, khó khăn trong quản lý dự án, và sự hiểu lầm trong giao tiếp
Hãy tưởng tượng bạn bắt đầu một ngày làm việc và ngay lập tức bạn bị bombard bởi tin nhắn văn bản, tin nhắn Slack, và danh sách công việc cần làm mà không rõ ràng hoặc không có sự ưu tiên theo thứ tự cấp bậc của các nhiệm vụ.
Bạn mất một giờ hoặc hơn mỗi buổi sáng để cố gắng tổ chức, nhưng vẫn không biết phải bắt đầu ngày của mình từ đâu.
Bạn mở Google Drive để tìm Google Sheet đúng và tìm kiếm tin nhắn để đảm bảo không có gì bị bỏ sót.
Bạn cuộn qua hàng loạt dữ liệu để tìm những thứ bạn cần - hệ thống đang hoạt động nhưng chỉ vừa đủ.
Đây là thực tế tại New Reach Marketing trước khi chúng tôi chuyển sang ClickUp.
Bảng tính của chúng tôi ngày càng trở nên khó quản lý theo thời gian. Chúng tôi đã đạt đến 648 hàng trong bảng tính nội dung của mình, và có nhiều tab khác nhau trong một bảng tính để quản lý các dự án khác nhau cho tất cả khách hàng của chúng tôi! 😱
Việc theo dõi gần như là không thể và mọi thứ liên tục bị lọt kẽ hở.
Quản lý dự án của chúng tôi không được tối ưu hóa cho sự tăng trưởng mà chúng tôi mong đợi.
Tôi sẽ cho bạn xem một số ảnh chụp màn hình của Google Sheets cũ của chúng tôi, và sau đó sẽ cho bạn xem hệ thống mới của chúng tôi để bạn có thể thấy chúng tôi hoạt động như thế nào trước và sau khi chuyển sang ClickUp.
Nhưng trước hết, đây là một số ngữ cảnh về loại công ty chúng tôi là gì và làm thế nào chúng tôi có thể tùy chỉnh ClickUp cho doanh nghiệp của mình.
Chúng tôi làm gì với tư cách là một đại lý: Cái nhìn từ bên trong về hệ thống cũ của chúng tôi
Để bạn có cái nhìn từ bên trong về cách ClickUp giúp chúng tôi mở rộng đạt doanh thu 800 nghìn USD, bạn cần phải hiểu chung về những gì chúng tôi làm với tư cách là một công ty.
New Reach Marketing chuyên về SEO và tiếp thị nội dung. Chúng tôi phục vụ nhiều khách hàng thuộc các lĩnh vực và mục tiêu khác nhau, quản lý ba loại khách hàng bao gồm cả khách hàng xây dựng liên kết và khách hàng nội dung.
Khi khách hàng muốn cải thiện thứ hạng tổng thể trên các công cụ tìm kiếm, họ sẽ giao việc xây dựng liên kết cho chúng tôi. Dưới đây là bảy chiến dịch tiếp thị mà chúng tôi lựa chọn khi xây dựng kế hoạch cho khách hàng xây dựng liên kết của mình:
Đăng bài khách
Infographics
Tiếp cận danh sách (có thể bao gồm mua backlinks nếu chúng mang lại lưu lượng truy cập giới thiệu)
Theo dõi đề cập
Trang nguồn
Mỗi chiến dịch đều trải qua ba giai đoạn không phụ thuộc vào chiến dịch nào đang được triển khai.
Tìm kiếm cơ hội
Cá nhân hóa
Tiếp cận
Chiến dịch phổ biến nhất của chúng tôi là đăng bài khách—dưới đây là một cái nhìn nhanh về cách thức hoạt động của đăng bài khách:
Bước 1: Tìm kiếm cơ hội
Chúng tôi tìm kiếm các trang web có blog liên quan đến lĩnh vực mục tiêu của khách hàng và thu thập thông tin email của họ.
Bước 2: Cá nhân hóa
Chúng tôi xem xét blog của đối tượng tiềm năng, tìm điểm nổi bật để yêu thích và cá nhân hóa mẫu email. Chúng tôi cũng để lại bình luận trên blog để tạo mối quan hệ thân thiện, điều này giúp tăng tỷ lệ phản hồi vì chúng tôi gửi email không quen biết.
Bước 3: Tiếp cận
Chúng tôi gửi email cho các đối tượng tiềm năng, và khi nhận được phản hồi, chúng tôi gửi ý tưởng chủ đề cho blog của họ. Khi đối tác chọn một chủ đề, chúng tôi sau đó gửi yêu cầu nội dung đến biên tập viên và bao gồm liên kết đến trang web của khách hàng trong những bài đăng khách đó.
Đối với khách hàng nội dung của chúng tôi, chúng tôi thực hiện nghiên cứu từ khóa sâu rộng, tạo đồ họa tùy chỉnh để khuyến khích liên kết tự nhiên, và soạn thảo bài viết để vượt qua các bài viết cạnh tranh đang xếp hạng cho từ khóa mà chúng tôi đang nhắm đến.
Trước đây, chúng tôi làm tất cả những công việc này trong Google Sheets, và nó không được quản lý như các dự án riêng biệt, do đó chúng tôi không thể mở rộng hoặc quản lý mọi thứ một cách dễ dàng.
Hãy xem bảng tính nội dung cũ của chúng tôi ⬇️
Cảm thấy hơi ngập tràn thông tin, phải không? Đây còn chưa phải là toàn bộ dữ liệu mà chúng tôi lưu trữ qua Google Sheets.
Chúng tôi thực sự gặp khó khăn trong việc nắm bắt số lượng bài viết đang được thực hiện cho khách hàng và thời gian từng bài viết đã trải qua ở mỗi giai đoạn! Các thông tin bắt đầu bị thất lạc và việc tạo báo cáo cho khách hàng mất rất nhiều thời gian.
Đây là cách chúng tôi quản lý trạng thái chiến dịch hoạt động của khách hàng. Nơi này cũng là nơi chúng tôi lưu trữ thông tin chi tiết về mỗi chiến dịch mà chúng tôi đang triển khai và bảng làm việc của khách hàng.⬇️
Và đây là bức tranh tổng thể về khách hàng của chúng ta, mục tiêu của họ, và tỷ lệ tiến độ so với thời điểm hiện tại trong tháng. Điều này cụ thể dành cho khách hàng xây dựng liên kết của chúng ta, bởi trước khi sử dụng ClickUp, chúng ta thậm chí không có hệ thống theo dõi nào cho khách hàng onsite.
Như bạn thấy, chúng tôi đã có một hệ thống, nhưng rõ ràng nó không thể mở rộng được. 😬
Người quản lý dự án đầu tiên của chúng tôi đã chọn Asana làm giải pháp, nhưng nó không hề giải quyết vấn đề—thậm chí còn làm mọi thứ tồi tệ hơn.
Vấn đề đầu tiên là họ cố gắng chuyển từ Google Sheets sang Asana mà không có sự chuyển đổi rõ ràng. Điều này tạo ra càng nhiều vấn đề về giao tiếp bởi vì cùng một dự án lại được quản lý ở nhiều nơi khác nhau.
Vì điều này, đội ngũ của chúng tôi mất nhiều thời gian hơn so với khi chỉ sử dụng Google Sheets, và thực sự mọi người cũng không sử dụng nền tảng này nhiều.
Việc làm quen với luồng công việc cũng thực sự khó khăn cho đội ngũ, và nó không đủ linh hoạt để đáp ứng nhu cầu của công ty chúng tôi. Chúng tôi đã mất nhiều thời gian để tìm hiểu Asana, và thời gian là tiền bạc, vì vậy chúng tôi cũng đã lãng phí rất nhiều tiền.
Nhưng này, đó là bản chất của một startup—rất nhiều đau đớn trong quá trình phát triển và học hỏi.
Giải pháp: Chuyển đổi sang một nền tảng quản lý dự án tích hợp toàn diện
Cuối cùng, ClickUp có đầy đủ mọi thứ chúng tôi cần để mở rộng nhanh chóng. Chúng tôi có thể sao chép hệ thống mà chúng tôi đã có trong Google Sheets sang ClickUp, điều này làm cho việc chuyển đổi trở nên dễ dàng hơn nhiều cho đội ngũ. Chúng tôi không thay đổi quy trình, chỉ cải thiện hoạt động.
ClickUp thân thiện với người dùng, có hệ thống phân cấp tuyệt vời, và cho phép hợp tác đội nhóm, tùy chỉnh và tự động hóa—đây là tất cả những gì chúng tôi đang tìm kiếm.
Chúng tôi đã có thể chuyển đổi đội ngũ của mình một cách liền mạch sang ClickUp chỉ trong hơn một tháng. Điều này chứng minh ClickUp thực sự thân thiện và trực quan, và họ cung cấp rất nhiều tài nguyên cho người mới bắt đầu. Vì vậy, nếu bạn lo lắng về việc chuyển đổi, đừng. Nếu tôi có thể làm được, bạn cũng có thể. 😊
Cách chúng tôi sử dụng ClickUp tại công ty: Cái nhìn từ bên trong về hệ thống mới của chúng tôi
Bây giờ bạn đã thấy cách cũ, hãy để tôi cho bạn xem chúng tôi sử dụng ClickUp như thế nào trong công ty ngày nay.
Hãy bắt đầu với không gian nội dung của chúng tôi!
Dưới đây là giao diện Board cho thấy trạng thái của từng bài viết mà chúng tôi đang làm việc. Nếu bạn tham khảo bảng tính cũ của chúng tôi, bạn sẽ nhận thấy rằng không có cách nào để biết số lần chúng tôi đã theo dõi các bài viết hay biết được có bao nhiêu bài viết ở mỗi giai đoạn. Chúng tôi cũng không có ngày đến hạn hay tổ chức thực sự.
Lợi ích: Phần Mềm Cho Công Ty Marketing
Bây giờ khi chúng tôi sử dụng ClickUp, chúng tôi có thể thấy có bao nhiêu bài viết đang được làm việc cho một khách hàng bằng cách lọc các giao diện. Chỉ với một cú nhấp chuột và chúng tôi có ngay bức tranh toàn cảnh về tình hình. Chúng tôi cũng có thể theo dõi ngày đến hạn và quản lý đội nhóm dễ dàng hơn.
Xem giao diện Bảng ClickUp qua New Reach Marketing
ClickUp Board view qua góc nhìn của New Reach Marketing
Chúng tôi sử dụng nhiều trạng thái tùy chỉnh vì chúng tôi phải xử lý nhiều tình huống khác nhau khi làm việc với các trang web đa dạng. Chúng tôi đã thiết lập các quy trình tự động cho mỗi trạng thái để phản ánh đúng hạn hoàn thành công việc khi nó di chuyển qua các giai đoạn, và chúng tôi đang nỗ lực cải thiện dòng chảy nội dung của mình hơn nữa khi công ty ngày càng phát triển.
Dưới đây là cái nhìn từ bên trong về cách chúng tôi quản lý nội dung trên trang tại ClickUp ⬇️
Giao diện Bảng ClickUp qua New Reach Marketing
ClickUp Board view qua New Reach Marketing
Dưới đây là bức tranh tổng quan về cách chúng tôi quản lý chiến dịch cho khách hàng sử dụng ClickUp ⬇️
Xem bảng ClickUp qua New Reach Marketing
Các chiến dịch liên tục được lọc qua ba trạng thái này cho đến khi kết thúc, điều này thường chỉ xảy ra nếu chúng tôi quyết định thay đổi hướng đi hoặc khách hàng chấm dứt hợp đồng. Việc quản lý này qua ClickUp thực sự rất đơn giản.
Bây giờ, hãy cùng xem danh sách khách hàng mới và được cải thiện của chúng tôi.⬇️
ClickUp List view qua New Reach Marketing
Quả là một cảnh tượng tuyệt vời, phải không nào? Chúng ta có đầy đủ thông tin cần thiết về khách hàng ngay tại đây, và chúng tôi đã liên kết các chiến dịch đang hoạt động với từng khách hàng. Việc di chuyển khách hàng vào hoặc ra khỏi các trạng thái cũng trở nên dễ dàng hơn.
Chúng tôi đã thiết lập một số tự động hóa để giảm bớt công việc quản trị. Ví dụ, khi số giờ làm việc hàng tuần của khách hàng tăng lên, ClickBot sẽ ghi một bình luận và thông báo cho thành viên trong nhóm phụ trách phân bổ thời gian cho từng dự án (khảo sát, cá nhân hóa, tiếp cận).
Trước khi sử dụng ClickUp, khi khách hàng muốn tạm dừng công việc, thông tin này được truyền đạt qua Slack và đôi khi gây ra nhiều rối rắm. Bây giờ chỉ cần một cú click và toàn bộ nhóm đều biết được trạng thái của khách hàng.
Chúng tôi cũng có một danh sách cho từng loại khách hàng mà tôi đã đề cập trước đó. Cuối cùng, chúng tôi dự định sẽ mở rộng thêm nữa và biết rằng chúng tôi có thể làm điều này nhờ vào những khả năng không giới hạn mà ClickUp mang lại.
Top 5 lợi ích yêu thích của ClickUp
1. Thân thiện với người dùng
Một trong những điều chúng tôi yêu thích về ClickUp là tính thân thiện với người dùng của nó. Nó cực kỳ dễ sử dụng và rất trực quan. Dưới đây là bốn điều đã giúp việc chuyển đổi sang ClickUp trở nên suôn sẻ:
Khả năng thiết lập mọi thứ trong một tháng mà không cần kinh nghiệm
Dễ dàng chuyển dữ liệu từ Google Sheets sang ClickUp—chúng tôi thậm chí đã nhúng bảng tính Google cũ của khách hàng xây dựng liên kết cho đến khi nhóm làm việc thoải mái hơn với ClickUp. Sau khi mọi người đã quen thuộc, chúng tôi đã tạo ra List view. Điều này đã làm cho quá trình chuyển đổi trở nên dễ dàng hơn cho mọi người
Có nhiều nguồn lực có sẵn thông qua ClickUp University và blog ClickUp
Phản hồi nhanh từ bộ phận hỗ trợ khách hàng nếu bạn phát hiện lỗi hoặc cần trợ giúp
2. Cung cấp Hệ thống phân cấp rõ ràng
Chúng tôi thực sự thích hệ thống phân cấp của ClickUp vì nó giúp việc tổ chức trở nên dễ dàng. Với ClickUp bạn có thể:
Xem tất cả mọi thứ cùng một lúc
Xem toàn bộ không gian làm việc
Phân chia không gian làm việc và xem các thư mục
Phân chia thư mục và xem các danh sách
Bạn cũng có thể lọc các chế độ xem theo người được giao việc, thẻ, trường tùy chỉnh và nhiều hơn nữa!
Dưới đây là ví dụ về cách chúng tôi tận dụng Hệ thống phân cấp của ClickUp:
ClickUp sidebar qua góc nhìn của New Reach Marketing
Dưới đây là cái nhìn tổng quan về các Không gian (Spaces) khác nhau của chúng tôi, nếu bạn nhấp vào “Everything”, bạn sẽ thấy mọi hoạt động trong ClickUp liên quan đến doanh nghiệp của bạn. Từ đó bạn có thể xem các Không gian cá nhân của mình.
Nếu bạn nhấp vào Không gian “Content”, ví dụ, bạn sẽ thấy tất cả những gì đang diễn ra bên trong Không gian đó. Tôi đã phối màu cho nó, nên khi xem tất cả nội dung của chúng tôi theo dạng List view, nó sẽ được phân loại theo màu sắc.
Nếu bạn nhấp vào thư mục “Guest Post Content”, bạn sẽ thấy mọi thứ bên trong thư mục đó.
Khi bạn mở Thư mục, bạn có thể xem tất cả các danh sách bên trong Thư mục đó. Như bạn thấy, nội dung của chúng tôi được chia thành hai Thư mục và mỗi Thư mục có các danh sách giúp chúng tôi tổ chức công việc một cách ngăn nắp. Chúng tôi cũng có thể thấy số lượng công việc trên mỗi Danh sách. Sau khi tham gia khóa học giới thiệu về ClickUp tại ClickUp University, tôi đã thực sự hiểu được Cấu trúc của ClickUp.
3. Hỗ trợ làm việc nhóm
ClickUp khuyến khích sự hợp tác trong nhóm. Chúng tôi rất thích khả năng:
Giao nhiều người thực hiện cho một nhiệm vụ. Điều này rất hữu ích khi nhiều người cần thực hiện hoặc theo dõi tiến độ của một công việc. Ví dụ, khi một nhà văn cần chỉnh sửa bài viết và biên tập viên của chúng tôi cần xem xét lại sự thay đổi đó
Tạo subtasks/checklists cho các thành viên trong nhóm. Bạn cũng có thể gán subtasks và mục kiểm tra trong nhiệm vụ để đảm bảo mọi người đều được trao quyền để làm công việc của họ
Gửi liên kết nhiệm vụ. Điều này rất hữu ích khi có yêu cầu khẩn cấp. Chúng tôi thường gửi nhiệm vụ trong Slack để đảm bảo mọi người đều được thông báo. Một số trường hợp sử dụng khác có thể là gửi nhiệm vụ cho khách hàng. Bạn cũng có thể thiết lập tích hợp giữa ClickUp và Slack để gửi tin nhắn tự động nếu bạn muốn
Mời khách. Chúng tôi thường xuyên sử dụng tính năng này với các nhà văn khách mời và nhà văn tự do là một phần của đội ngũ của chúng tôi. Nó cho phép chúng tôi mời các nhà văn của mình vào không gian nội dung riêng biệt để họ không tiếp cận được với thông tin khách hàng nhạy cảm
4. Tùy chỉnh cao
Việc tìm kiếm một nền tảng với nhiều tùy chọn tùy chỉnh là rất quan trọng cho doanh nghiệp của chúng tôi. ClickUp cho phép bạn tùy chỉnh cài đặt của mình bằng cách:
Tạo Không gian và triển khai hoạt động theo nhu cầu của công ty bạn. Bạn thậm chí có thể bật các ClickApps như theo dõi thời gian, ước lượng thời gian, sprints, và trường tùy chỉnh, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn
Tạo các chế độ xem tùy chỉnh dựa trên nhu cầu. Các tùy chọn bao gồm Board view, List view, Embed Google Sheets, Doc view, Calendar view, và nhiều hơn nữa. Bạn có thể ghim các chế độ xem và bảo vệ chúng cũng như vậy
Trường tùy chỉnh để lưu trữ thông tin quan trọng. Điều này rất quan trọng cho doanh nghiệp của chúng tôi và là một ClickApp giá trị mà chúng tôi sử dụng trong mọi không gian. Chúng tôi sử dụng trường tùy chỉnh để lưu trữ thông tin khách hàng và thông tin nội dung, cùng nhiều thứ khác. Có nhiều lựa chọn cho bạn để chọn lựa
Tạo Trạng thái tùy chỉnh. Bạn có thể đặt tên và sắp xếp trạng thái theo ý bạn thích! Chúng tôi rất thích khả năng cập nhật và di chuyển chúng bất cứ lúc nào
5. Tính năng tự động hóa hữu ích
ClickUp cung cấp nhiều tính năng tự động hóa giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức, áp dụng được ở mọi cấp độ từ không gian làm việc, thư mục cho đến danh sách công việc. Các tính năng này:
Giúp tiết kiệm thời gian
Dễ dàng thiết lập và sử dụng
Đảm bảo công việc không bị bỏ sót
Giảm bớt công việc quản lý, từ đó tiết kiệm chi phí
Khắc phục vấn đề và phát triển cùng ClickUp
ClickUp đã giúp công ty chúng tôi khắc phục được những khó khăn và phát triển quy mô. Khi chuyển sang sử dụng ClickUp, chúng tôi đã giải quyết được hầu hết các vấn đề cản trở sự phát triển của công ty, mở ra cơ hội để mở rộng kinh doanh. Trước đây, chúng tôi chỉ cung cấp một loại gói dịch vụ cho khách hàng, nhưng bây giờ chúng tôi đã có thể cung cấp ba loại.
Ngoài ra, ClickUp còn giúp chúng tôi có khả năng tiếp nhận thêm khách hàng mới và tăng cường nhân sự. Mọi công việc của các phòng ban trong công ty giờ đây đều được theo dõi và quản lý một cách có hệ thống trong ClickUp.
Nếu bạn đang gặp phải những vấn đề tương tự hoặc muốn mở rộng doanh nghiệp, chúng tôi rất khuyến khích bạn sử dụng ClickUp để tổ chức công việc một cách gọn gàng, thống nhất và dễ quản lý, đồng thời giảm thiểu sự phức tạp khi phải sử dụng nhiều ứng dụng khác nhau. 🙏
.png){kind=small}