Muốn Tăng Năng Suất Lao Động? Hãy Bắt Đầu Bằng Việc Định Nghĩa Nó

Bạn đã bao giờ nghĩ về năng suất thực sự là gì chưa?

Có phải đó chỉ là cảm giác hoàn thành khi bạn tin rằng mình đã làm được nhiều việc? Hay nó có nghĩa là bạn đã hoàn thành mọi thứ nhanh chóng mà không gặp trở ngại nào? Hoặc có lẽ bạn sẽ định nghĩa nó là làm việc chăm chỉ và đạt được kết quả?

Thẳng thắn mà nói, định nghĩa này khá mơ hồ, khiến nó trở nên khá khó hiểu.

Merriam-Webster định nghĩa năng suất là “mang lại kết quả, lợi ích hoặc lợi nhuận.” Thật không may, điều đó không đủ để làm một định nghĩa kinh doanh chức năng, và do đó câu hỏi vẫn còn, năng suất là gì và làm thế nào để chúng ta biết rằng mình đã đạt được nó?

Lý do điều này rất quan trọng là vì các nhà lãnh đạo doanh nghiệp ngày nay đang ám ảnh với khái niệm tăng năng suất. Với tình trạng kinh tế hiện tại đang ở mức tốt nhất là đáng ngờ, các CEO đang tập trung cao độ vào việc tận dụng tối đa các nguồn lực hiện có và làm việc gọn nhẹ nhất có thể.

Thật không may, quá nhiều giám đốc điều hành dường như đang có cách tiếp cận phản ứng nhanh để thúc đẩy năng suất hơn. Họ đang yêu cầu những điều mà chúng tôi tại ClickUp gọi là “băng dính năng suất,” chẳng hạn như “không họp vào thứ Sáu” và yêu cầu trở lại văn phòng.

Những khái niệm này có thể nghe có vẻ hiệu quả, nhưng thực ra chúng đang bỏ lỡ điểm mấu chốt. Nếu không có một định nghĩa chắc chắn và cách để đo lường năng suất, làm sao chúng ta biết rằng nó đang được cải thiện?

Để khám phá gốc rễ của vấn đề năng suất này, chúng tôi đã khảo sát hơn 1.000 nhân viên tri thức tại Hoa Kỳ để lấy ý kiến của họ về năng suất. Những phát hiện này rất sáng tỏ.

Năng Suất Là Gì?

Để bắt đầu, mọi người dường như có định nghĩa riêng của họ về năng suất. Đối với nhiều người, cảm xúc đóng một vai trò quan trọng trong nhận thức của họ. Ví dụ, 56% người được hỏi định nghĩa năng suất là “cảm giác hoàn thành.” Nhưng điều đó đặt ra câu hỏi: cảm giác hoàn thành và thực sự hoàn thành công việc có phải là một và giống nhau không? Hay cảm giác hoàn thành chỉ là một kết quả của năng suất?

Đối với những người khác, năng suất có một ý nghĩa cụ thể hơn. Ví dụ, 37% định nghĩa năng suất là hành động “tiến hành công việc một cách hiệu quả mà không gặp trở ngại,” và một số (27%) cho rằng đó là “hoàn thành nhiều việc hơn với ít thời gian và công sức hơn.”

Một điều rõ ràng từ khảo sát là không có một định nghĩa duy nhất về năng suất mà chúng ta có thể đo lường chính xác. Nếu thiếu một định nghĩa rõ ràng về thành công, rất khó để đánh giá và càng khó hơn để cải thiện. Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp muốn tăng năng suất phải định nghĩa nó trước khi yêu cầu nhân viên của họ làm nhiều hơn.

Tôi không biết, nhưng tôi là người giỏi nhất

Thiếu một định nghĩa rõ ràng về năng suất không ngăn chúng ta đánh giá bản thân hoặc đồng nghiệp về nó. Thực tế, 87% nhân viên tri thức khá ấn tượng với bản thân, tự đánh giá mình là rất hoặc cực kỳ năng suất, nhưng chỉ có 64% báo cáo điều tương tự về đồng nghiệp của họ.

Nhưng chúng ta có đang đánh giá năng suất trên một thang đo công bằng không?

Khi được hỏi nhân viên tri thức đo lường năng suất của họ như thế nào, họ báo cáo ba chỉ số chính—khả năng hoàn thành tất cả các nhiệm vụ của họ (58%), khi họ cảm thấy hoàn thành (51%), hoặc khi họ hoàn thành nhiều việc hơn trong danh sách công việc của họ so với dự kiến (43%).

Ngược lại, họ đánh giá đồng nghiệp của mình khắt khe hơn nhiều và với các tiêu chí cụ thể hơn, chẳng hạn như khối lượng công việc họ hoàn thành (47%), thành công của công việc (40%) và cách họ quản lý thời gian (38%).

Rõ ràng là cần có một cách đo lường năng suất chuẩn hóa hơn để thu hẹp khoảng cách nhận thức, nếu không sẽ không thể biết năng suất có tăng lên hay không và không thể công nhận nó một cách thích hợp.

Nhân Viên Năng Suất Là Nhân Viên Hạnh Phúc

Năng suất không chỉ có lợi từ góc độ tổ chức. Nó cũng quan trọng đối với cá nhân. Dữ liệu cho thấy những nhân viên tri thức tự đánh giá mình là cực kỳ năng suất có khả năng báo cáo rằng họ “rất hài lòng” với công việc cao gấp bốn lần.

Dữ liệu đã rõ ràng. Nhân viên muốn làm việc hiệu quả hơn. Họ hạnh phúc hơn khi làm việc hiệu quả hơn. Và, họ muốn gắn bó với công việc khi họ làm việc hiệu quả. Vậy vai trò của CEO và lãnh đạo cấp cao trong việc tạo ra môi trường thúc đẩy năng suất là gì?

Thật không may, nghiên cứu của chúng tôi cho thấy các công ty chưa làm đủ.

Ví dụ, 46% công ty không làm gì để công nhận những nhân viên làm việc hiệu quả nhất. Một con số đáng kinh ngạc là 64% công ty chỉ đưa ra lời khen ngợi và công nhận bằng lời nói, mặc dù 71% nhân viên muốn được công nhận qua tiền thưởng và 60% muốn được tăng lương.

Phá vỡ các rào cản đối với năng suất

Bắt đầu một kế hoạch cải thiện năng suất một cách chu đáo và ý nghĩa có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Nhưng hiểu được những gì giới hạn năng suất có thể là một cách tuyệt vời để bắt đầu.

Theo khảo sát, những người lao động tri thức cho biết họ gặp phải những thách thức bao gồm giao tiếp sai lệch (41%), đồng nghiệp làm phiền (36%), và đồng nghiệp làm việc không hiệu quả (33%).

Những người lao động tri thức đã cố gắng tự mình vượt qua những rào cản này bằng cách ưu tiên các nhiệm vụ của họ (65%), giảm thiểu sự phân tâm (57%) và tập trung vào các mục tiêu (57% khác). Tuy nhiên, với sự tấn công liên tục của các thông báo và nhiều nền tảng để làm việc, việc giảm thiểu những gián đoạn này có thể dễ nói hơn làm. Phần mềm chuyên dụng có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp giảm bớt các thách thức ở cấp độ tổ chức.

Điều đó nói rằng, có một khoảng cách thế hệ liên quan đến việc sử dụng công nghệ để tăng năng suất. Theo dữ liệu, 31% Gen Z đã chấp nhận khái niệm phần mềm chặn phân tâm so với 16% của thế hệ baby boomers. Hơn nữa, chỉ 18% Baby Boomers sử dụng phần mềm năng suất so với 55% của Gen Z.

Khi công nghệ tiếp tục phát triển và sự phân tâm có khả năng trở nên nhiều hơn, việc tìm kiếm các công cụ giúp giảm tiếng ồn và giúp tập trung sẽ trở nên ngày càng quan trọng. Các công ty và cá nhân tận dụng công nghệ và sử dụng toàn bộ các công cụ có sẵn cho họ sẽ là những người đi trước.

Bắt đầu từ Đầu để Đạt được Mục tiêu Cuối cùng

Điểm mấu chốt là nếu năng suất là một nhiệm vụ của công ty, thì các giám đốc điều hành cần phải định nghĩa nó trước khi yêu cầu tối đa hóa nó. Những lời kêu gọi mù quáng về “năng suất hơn” sẽ đè nặng lên những nhân viên đã làm việc chăm chỉ, có khả năng khiến họ cảm thấy thất vọng hoặc kiệt sức.

Thay vào đó, các nhà lãnh đạo nên coi đây là cơ hội để truyền cảm hứng cho nhân viên, khiến họ tham gia và tập hợp các nhóm của họ hướng tới một mục tiêu chung. Tất cả bắt đầu với sự hiểu biết rõ ràng về năng suất trông như thế nào trong tổ chức, tạo ra một cách nhất quán để đo lường nó và đồng ý về một cách có ý nghĩa để thừa nhận và khen thưởng nó.