Làm Thế Nào Để Tính Thời Gian Chuẩn Bị Đơn Hàng?

Bạn muốn biết làm cách nào để tính thời gian chuẩn bị đơn hàng? Đây là khoảng thời gian từ lúc bạn nhận được đơn đặt hàng cho đến khi bạn hoàn tất và gửi hàng đi. Đây là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý kho hàng và lên kế hoạch cho chuỗi cung ứng.

Đừng lo, không phải làm toán khó như hồi cấp ba đâu!

Chỉ cần áp dụng một công thức đơn giản để tính thời gian chuẩn bị đơn hàng thôi.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về thời gian chuẩn bị đơn hàng, công thức tính, và cách để theo dõi nó một cách dễ dàng nhất.

Dù bạn có thích toán hay không, bài viết này đều hữu ích cho bạn!

Không cần chần chừ nữa, bắt đầu thôi!

Thời Gian Chuẩn Bị Đơn Hàng Là Gì?

Thời gian chuẩn bị đơn hàng là thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc từ khi bắt đầu cho đến khi giao hàng. Ví dụ như thời gian để chuẩn bị và phục vụ món ăn trong nhà hàng, thời gian xử lý giao dịch trong ngân hàng, hoặc thời gian để phát triển và ra mắt một ứng dụng di động trong ngành công nghệ.

Lưu ý: Mọi doanh nghiệp đều có thời gian chuẩn bị đơn hàng. Nhưng trong bài viết này, chúng ta sẽ chú trọng vào việc quản lý kho hàng và chuỗi cung ứng, vì đây là lĩnh vực mà việc này thực sự quan trọng.

Vậy tại sao bạn cần quan tâm đến việc tính chỉ số này?

Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về quản lý kho hàng và kiểm soát hàng tồn kho.

Giả sử bạn quản lý một cửa hàng giao hàng tạp hóa. Bạn không tự sản xuất sữa, phô mai, hoặc trứng, mà phải nhập những mặt hàng này từ nhà cung cấp. Sau khi nhập hàng, bạn cần phải lưu trữ chúng cho đến khi có người mua.

Lợi ích: CRM cho Sản Xuất

Kho hàng của bạn chính là hàng tồn kho của bạn.

Trong quá trình quản lý, bạn cần lưu ý hai điểm quan trọng:

• Tránh nhập quá nhiều hàng tồn kho. Nếu không bán được, bạn sẽ gặp rắc rối với việc lưu trữ, thua lỗ tài chính, và hàng hỏng nhiều hơn bạn có thể xử lý!

• Luôn đảm bảo có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu đơn hàng. Nếu bạn nhập quá ít hàng, bạn sẽ phải đối mặt với danh sách khách hàng không hài lòng và đói bụng.

Quy tắc vàng? Luôn giữ mức tồn kho ở mức cân đối.

Thời gian chờ đợi ngắn sẽ giúp bạn thực hiện điều này một cách hiệu quả.

Vai trò của thời gian chờ đợi trong quản lý tồn kho

Việc kiểm soát thời gian là yếu tố sống còn với doanh nghiệp. Nếu quản lý không tốt, thời gian chờ đợi dài có thể khiến hàng hóa cạn kiệt và khách hàng không nhận được sản phẩm họ mong đợi.

Khi thời gian chờ đợi không được kiểm soát, tình trạng xấu có thể trở nên tồi tệ hơn khi nhu cầu tăng cao. Điều này tạo ra sự chậm trễ từ lúc nhận đơn đặt hàng đến khi bắt đầu sản xuất, và có thể kéo theo nhiều sự chậm trễ khác, làm cho tình hình càng trở nên xấu đi. Việc quản lý đơn hàng kém có thể gây thiệt hại nặng nề và tốn kém cho doanh nghiệp khi mất đi khách hàng và uy tín.

Chính vì thế, quản lý tồn kho cần phải tính đến các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian chờ đợi, bao gồm:

• Địa lý: việc giao hàng trong thành phố hay qua các châu lục

• Tính chất của hàng hóa: hàng hóa dễ hỏng cần thời gian chờ đợi ngắn hơn

• Số lượng: số lượng bạn đặt hàng thường quyết định ngày giao hàng

• Các yếu tố khác: giá cước vận chuyển, quy định pháp luật, sự có sẵn của nguyên liệu, v.v.

Những yếu tố này quyết định bạn cần dự trữ bao nhiêu và khi nào cần nhập hàng lại.

Nhưng không thể tính toán thời gian chờ đợi nếu thiếu công thức của nó, giống như không thể làm trứng ốp-la mà không cần đập vỡ quả trứng. Hãy xem cách tính thời gian chờ đợi.

Cách Tính Thời Gian Chờ Đợi Là Gì?

Công thức cơ bản để tính thời gian chờ đợi là:

Thời gian chờ đợi (LT) = Ngày Giao Hàng – Ngày Đặt Hàng

Tuy nhiên, trong quản lý tồn kho, công thức này cũng cần tính đến thời gian chờ đợi khi đặt hàng lại.

Thời gian chờ đợi (LT) = Thời Gian Cung Cấp (SD) + Thời Gian Chờ Đặt Hàng Lại (RD)

Thời gian cung cấp là khoảng thời gian nhà cung cấp cần để hoàn thành đơn hàng sau khi nhận được đơn đặt hàng.

Thời gian chờ đặt hàng lại là khoảng thời gian từ khi hoàn thành đơn hàng này đến khi đặt đơn hàng tiếp theo.

Vì sao cần tính đến thời gian chờ đặt hàng lại?

Một số nhà cung cấp chỉ nhận đơn hàng vào vài ngày nhất định trong tuần hoặc tháng. Do đó, các nhà bán lẻ cần phải dự trù trước sự chậm trễ này để duy trì một lượng hàng tồn kho an toàn.

Lượng hàng tồn kho an toàn giúp bạn đáp ứng đơn hàng trong khi chờ nhà cung cấp bổ sung hàng.

Chẳng hạn, bạn bán sữa với lượng tiêu thụ trung bình hàng ngày là 20 lít. Nhà cung cấp A chỉ nhận đơn hàng sữa cứ mỗi 2 ngày một lần. Vậy thời gian chờ đặt hàng lại cho nhà cung cấp sữa của bạn là 2 ngày.

Giả sử nhà cung cấp A mất 1 ngày để giao sữa đến kho của bạn. Như vậy, thời gian cung cấp của họ là 1 ngày.

Trong trường hợp này,

Thời gian chờ đợi = Thời Gian Cung Cấp (1 ngày) + Thời Gian Chờ Đặt Hàng Lại (2 ngày) = 3 ngày

Dự trữ hàng cho 3 ngày là việc không quá khó khăn.

Nhưng nếu bạn bán những sản phẩm có giá trị cao và ít có trên thị trường, như thảo mộc đặc biệt và đồ trang trí thiết kế, thì sao?

Khả năng cao là những sản phẩm đó có tốc độ luân chuyển chậm hơn so với sữa hay trứng và gặp phải sự chậm trễ lớn trong việc cung ứng và đặt hàng lại.

Điều này có nghĩa là bạn cần phải lên kế hoạch mua vào, tồn kho và bán ra nhiều tháng trước.

Nhưng làm thế nào để bạn biết được bạn cần dự trữ bao nhiêu và khi nào bạn nên nhập hàng lại?

Câu trả lời nằm ở lượng tồn kho an toàn và điểm đặt hàng lại.

Lượng tồn kho an toàn: Cần dự trữ bao nhiêu?

Lượng tồn kho an toàn là mức hàng tồn kho bạn cần duy trì để đối phó với sự chậm trễ trong cung ứng hoặc đặt hàng lại.

Công thức của nó tính đến thời gian chờ và biến động nhu cầu (những biến động tiềm ẩn về nhu cầu).

Nhu cầu khách hàng đối với sản phẩm có thể biến động do nhiều lý do như ngày lễ, cuối tuần, thay đổi giá sỉ, khuyến mãi, v.v.

Ngoài ra, các quản lý cũng cần dự trữ cho một mức độ biến động nhu cầu không lường trước được như sự khan hiếm đột ngột, rối loạn thời tiết, v.v.

Bởi vì khi nhu cầu thay đổi, cung ứng cũng thay đổi theo.

Công thức lượng tồn kho an toàn là:

Lượng tồn kho an toàn = (Doanh số bán hàng tối đa hàng ngày*Thời gian chờ tối đa) – (Doanh số bán hàng trung bình hàng ngày*Thời gian chờ trung bình)

Điểm đặt hàng lại: Khi nào cần nhập hàng lại?

Điểm đặt hàng lại của bạn là mức hàng tồn kho mà tại đó bạn biết rằng bạn cần phải đặt hàng lại.

Còn câu 'mua sắm cho đến khi kiệt sức' –

Lời khuyên này chỉ dành cho khách hàng của bạn thôi nhé.

Còn bạn, với tư cách là người quản lý kho, việc quyết định khi nào cần nhập hàng lại sẽ phụ thuộc vào công thức tính điểm đặt hàng lại. Công thức này như sau:

Điểm đặt hàng lại = (Thời gian chờ * Doanh số bán hàng trung bình mỗi ngày) + Lượng hàng dự trữ an toàn

Khi lượng hàng trong kho của bạn giảm xuống đến mức này, bạn cần liên hệ để nhập thêm hàng ngay!

Số lượng hàng bạn nhập thêm sẽ phải phù hợp với lượng hàng dự trữ an toàn của bạn.

Xem xét kỹ lưỡng khi tính thời gian chờ

Thời Gian Chờ ARO

Thời gian chờ ARO bắt đầu từ khi nhà cung cấp nhận được đơn đặt hàng. Đây là điểm quan trọng đầu tiên để đo lường thời gian chờ, vì tổng thời gian từ khi nhận đơn đến khi hàng được giao chính là thời gian chờ.

Thời Gian Sản Xuất

Thời gian sản xuất là khoảng thời gian từ khi người bán đặt hàng cho đến khi nhà sản xuất hoàn thành đơn hàng. Nó bao gồm cả thời gian cần thiết để thu mua, sản xuất, hoặc vận chuyển hàng hóa.

Giờ đây, khi bạn đã biết các công thức này, hãy cùng xem cách giảm thời gian chờ như thế nào.

Làm Thế Nào Để Giảm Thời Gian Chờ?

Chuỗi cung ứng giống như một sợi dây cao su, kéo căng quá sẽ dễ đứt.

Một chuỗi cung ứng ngắn lại có lợi cho mọi người: Người bán lẻ bán hàng nhanh hơn, nhà cung cấp đảm bảo doanh số, và quan trọng nhất là khách hàng nhận được sản phẩm đúng lúc họ cần.

Vậy làm sao để rút ngắn thời gian chờ và tạo ra một chuỗi cung ứng có lợi cho cả hai bên?

Dưới đây là một số cách:

1. Điều chỉnh số lượng đặt hàng

Quản lý hàng tồn kho cũng giống như việc duy trì một chế độ ăn uống lành mạnh: bạn cần kiểm soát lượng hàng nhập.

Thay vì đặt hàng lớn không thường xuyên, hãy đặt hàng nhỏ nhưng đều đặn hơn.

Điều này sẽ dễ dàng hơn khi bạn thường xuyên tính toán và cập nhật mức dự trữ an toàn và điểm đặt hàng lại của mình.

Theo nguyên tắc sản xuất tinh gọn, việc đặt hàng nhỏ và thường xuyên mang lại ba lợi ích:

• Dễ sản xuất và vận chuyển hơn, giúp giảm thời gian chờ

• Giúp bạn theo dõi chặt chẽ mức hàng tồn kho, tránh tình trạng dư thừa

• Giảm chi phí tồn kho như tiền thuê kho, nhân công, v.v.

Như việc ăn nhiều bữa nhỏ trong ngày, việc đặt hàng nhỏ và thường xuyên giúp hàng tồn kho luôn được bổ sung.

2. Áp dụng bản đồ dòng giá trị

Trong quản lý hàng tồn kho, áp dụng quy trình sản xuất tinh gọn luôn mang lại hiệu quả.

Dòng chảy giá trị là một loạt các bước mà tổ chức cần thực hiện để đưa ra giải pháp.

Bài tập vẽ sơ đồ dòng chảy giá trị giúp nhận diện và loại bỏ lãng phí, nâng cao hiệu suất làm việc, từ đó tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn.

Xem thêm: Top 10 Mẫu Sơ Đồ Dòng Chảy Giá Trị giúp Cải Thiện Quy Trình Làm Việc Nhóm

3. Tự động hóa quy trình kiểm soát hàng tồn kho

Hãy để công nghệ đảm nhận những công việc lặp lại và bạn có thể nghỉ ngơi xứng đáng.

Robot có thể tính toán lượng hàng tồn kho an toàn, nhu cầu trung bình và sự biến đổi của nhu cầu.

Trong khi đó, bạn có thể giao tiếp với nhà cung cấp, theo dõi xu hướng thị trường, hoặc lên kế hoạch tiếp thị mới.

4. Tối ưu hóa chuỗi cung ứng trong nước

Bạn có nhớ chuỗi cung ứng giống như một chiếc dây cao su không?

Ít có chiếc dây cao su nào đủ đàn hồi để kéo dài khắp thế giới!

Nhà cung cấp quốc tế có thể đề xuất mức giá hấp dẫn. Nhưng thời gian chờ đợi dài và những phiền phức đi kèm không luôn đáng giá so với giá rẻ.

Nhà cung cấp trong nước hiểu rõ nhu cầu của bạn và có thể phản hồi nhanh chóng hơn. Nếu họ còn cung cấp giá cả cạnh tranh cho sản phẩm chất lượng, bạn nên cân nhắc hợp tác lâu dài.

5. Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp

Quản lý hàng tồn kho cuối cùng cũng là việc của con người.

Mối quan hệ của bạn với nhà cung cấp sẽ quyết định thời gian chờ đợi hàng hóa của bạn.

Trong hợp đồng, hãy đưa ra các điều khoản khuyến khích họ rút ngắn thời gian này. Có thể là:

• Điều khoản khích lệ tích cực: chia sẻ lợi nhuận, ưu tiên đặt hàng, quyền lợi khác

• Điều khoản khích lệ tiêu cực: phạt, mất đơn hàng, đánh giá từ quản lý

Điều này sẽ thúc đẩy nhà cung cấp cắt giảm thời gian giao hàng vì họ cảm thấy mình là một phần của doanh nghiệp bạn.

Nhưng để làm được điều này, bạn cần bắt đầu từ việc tính toán thời gian chờ đợi. Bỏ qua việc dùng bút và giấy, chúng tôi có giải pháp hoàn hảo cho bạn!

Cách Quản Lý Thời Gian Chờ Đợi Hàng Hóa Dễ Dàng Nhất: ClickUp

Với công việc của một người quản lý hàng tồn kho, từ việc xuất nhập hàng đến xử lý tài liệu, thời gian là rất quý giá. Vậy nên, việc tính toán thời gian chờ đợi theo cách truyền thống không còn phù hợp.

Chính vì thế, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng ClickUp.

ClickUp là gì?

ClickUp là công cụ quản lý dự án được đánh giá cao nhất trên thế giới. Đây là công cụ duy nhất bạn cần để quản lý tất cả các dự án và theo dõi hiệu suất làm việc của đội ngũ.

Với bộ tính năng đa dạng từ Agile, Scrum, đến làm việc từ xa, ClickUp sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo cho đội của bạn.

Cùng khám phá cách ClickUp giúp bạn tính toán thời gian dẫn và cải thiện hiệu suất làm việc của nhóm mình.

A. Theo dõi thời gian dẫn với Sprint Widgets trên Dashboard

Thay vì phải kiểm tra từng chỉ số dự án một cách mệt mỏi qua nhiều slide PowerPoint và bản in, bạn có thể theo dõi tất cả một cách dễ dàng ngay trên Dashboard của ClickUp!

Bảng điều khiển của bạn sẽ trở nên sinh động và dễ theo dõi hơn với các công cụ Sprint như Biểu đồ Thời gian Hoàn thành công việc.

Hãy tùy chỉnh biểu đồ thời gian hoàn thành công việc theo ý muốn của bạn:

• Khoảng thời gian: chọn một khoảng thời gian cụ thể và thiết lập độ thường xuyên xuất hiện của biểu đồ thời gian hoàn thành.

• Thời gian lấy mẫu: chọn số ngày bạn muốn sử dụng để tính giá trị trung bình cho mỗi điểm trên biểu đồ.

• Nhóm trạng thái được coi là hoàn thành công việc: bạn có thể chọn 'Đã đóng' hoặc bất kỳ nhóm trạng thái 'Đã xong' nào khác để đánh dấu sự hoàn thành của công việc.

Chưa hết đâu nhé!

Bạn có thể nắm bắt toàn cảnh dự án một cách chi tiết hơn khi thêm các công cụ Sprint Widgets tiện ích như Biểu đồ Burndown, Biểu đồ Burnup, Biểu đồ Tốc độ, và Biểu đồ Dòng chảy Tích lũy vào Bảng điều khiển của bạn.

B. Định thời gian tiến độ với Ước lượng Thời gian

ClickUp giúp bạn tính toán các chỉ số quan trọng để theo dõi tiến độ dự án như thời gian chuẩn bị và thời gian thực hiện. Với những thông tin cần thiết này, bạn có thể dự kiến được lịch trình cho tương lai và đặt ra các Ước lượng Thời gian cần thiết.

Bạn chỉ việc nhập vào số giờ dự kiến cho từng công việc và công việc phụ. ClickUp sẽ tự động tính toán tổng số giờ dự kiến cho toàn bộ dự án và cập nhật liên tục các ngày hoàn thành dự kiến.

C. Quản lý thời gian hiệu quả với Công cụ Theo Dõi Thời Gian Dự Án

Bạn đã tính toán thời gian chuẩn bị và đặt ra các dự kiến thời gian hoàn thành công việc dựa trên kinh nghiệm từ quá khứ. Vậy làm cách nào để bạn có thể tuân thủ đúng các hạn chót này?

Có lẽ là một chiếc đồng hồ thông minh luôn nhắc nhở?

Chúng tôi mang đến một giải pháp hữu ích không kém.

Tính năng  ClickUp Help Center của ClickUp.

Mặc dù nó không thể đưa ra những lời khuyên bổ ích (hoặc những câu cà khịa vui nhộn) giống như nhân vật Cogsworth trong 'Beauty And The Beast'... nhưng nó chắc chắn sẽ hỗ trợ bạn trong công việc.

Bộ Đếm Giờ Toàn cầu của ClickUp giúp bạn dễ dàng theo dõi thời gian làm việc, không phân biệt bạn đang sử dụng máy tính, trình duyệt web hay ứng dụng di động. Bạn còn có thể thêm vào các ghi chú và nhãn cho các bản ghi thời gian để tiện theo dõi sau này, hoặc đánh dấu thời gian làm việc có thể tính phí!

Bạn muốn dùng các công cụ theo dõi thời gian bên ngoài như Time Doctor hoặc Toggl?

Không vấn đề gì cả. Chỉ việc kết nối chúng với ClickUp tại đây và tiến hành công việc!

Nhưng đó mới chỉ là một số ít trong vô số tính năng của ClickUp giúp bạn làm việc hiệu quả.

Hãy khám phá thêm các tính năng quản lý dự án đặc sắc khác:

• Giới hạn WIPs: quản lý lượng công việc đang tiến hành thông qua hình ảnh

• Hồ sơ cá nhân: xem các công việc đã, đang và sẽ làm của thành viên trong nhóm

• Nhiều Giao diện Xem: theo dõi công việc qua nhiều kiểu hiển thị như Danh sách, Bảng, Box, v.v.

• Mục tiêu: đặt ra các mục tiêu (doanh số hàng ngày, số lượng đặt lại, có/không) và theo dõi chúng trực tiếp

• Tự động hóa Quy trình: tự động hóa công việc theo hơn 50 cách khác nhau

•  ClickUp Help Center: theo dõi hoạt động của nhóm trong ngày

• Tài liệu: tạo kho tài liệu nội bộ như đơn đặt hàng, sơ đồ luồng giá trị, danh sách nguyên liệu thô

• Biểu đồ Gantt: biểu diễn tiến độ dự án dưới dạng biểu đồ Gantt

• Tích hợp: liên kết tài khoản của bạn với nhiều ứng dụng bên thứ ba như Zoom và Google Drive vào không gian làm việc ClickUp

• Ứng dụng Di độngs: luôn kết nối với ứng dụng ClickUp trên điện thoại Android và iOS

Những Câu Hỏi Thường Gặp Về Tính Toán Thời Gian Dẫn

Bạn muốn thể hiện kiến thức về thời gian dẫn với đồng nghiệp?

Hoặc chỉ muốn cập nhật thông tin cho bản thân?

Đọc những câu hỏi thường gặp sau để hiểu rõ hơn về thời gian dẫn.

1. Có mấy loại thời gian dẫn?

Tuỳ thuộc vào ngành nghề, có ba loại thời gian dẫn chính:

• Thời gian dẫn chuỗi cung ứng: thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng hoàn toàn

• Thời gian dẫn sản xuất: toàn bộ thời gian sản xuất, từ chuẩn bị đến gia công và hoàn thiện sản phẩm

• Thời gian dẫn quản lý dự án: thời gian để hoàn thành các công việc liên kết trong một dự án

2. Ai cần dùng đến chỉ số thời gian dẫn?

Những người làm trong lĩnh vực cần dự đoán ngày giao hàng và lập kế hoạch sản xuất cần biết về thời gian dẫn, bao gồm:

• Nhà thiết kế và kỹ sư

• Quản lý chuỗi cung ứng

• Quản lý kho và mua hàng

• Nhà cung cấp

• Quản lý dự án và nhà tài trợ

3. Sự khác biệt giữa thời gian chu kỳ và thời gian dẫn là gì?

Thời gian dẫn và thời gian chu kỳ thường được dùng lẫn lộn, nhất là trong ngành sản xuất, nhưng chúng có thể gây nhầm lẫn.

Thời gian chế biến bắt đầu tính từ khi nhận được lệnh sản xuất. Nó bao gồm cả thời gian để hoàn tất việc làm ra một sản phẩm và thời gian để vận chuyển sản phẩm đó. Quá trình này có thể kéo dài từ vài ngày cho đến vài tháng.

Trong khi đó, thời gian chu kỳ chỉ là khoảng thời gian để hoàn thành việc sản xuất một sản phẩm. Đây là chỉ số đo lường tổng thời gian làm việc và không bao gồm thời gian xử lý đơn hàng, vận chuyển hay nhận hàng.

Để hiểu rõ hơn, bạn có thể tham khảo cách tính thời gian chu kỳ và sự khác biệt giữa thời gian chu kỳ và thời gian chế biến tại đây](https://clickup.com/blog/cycle-time-vs-lead-time/).

Kết luận

Nhìn qua, chỉ số thời gian chế biến chỉ cho bạn biết mất bao lâu để giao hàng. Nhưng nếu bạn xem xét kỹ lưỡng, bạn sẽ nhận ra rằng nó còn phản ánh những trì hoãn không cần thiết, sự lãng phí và các vấn đề khác ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng của bạn.

Vì vậy, việc tính toán thời gian chế biến là cách đơn giản nhất để kiểm tra xem chuỗi cung ứng của bạn có đang hoạt động hiệu quả hay không.

Vậy làm sao để quản lý thời gian chế biến trong việc tính toán của bạn?

Cách làm rất đơn giản: sử dụng công cụ trực tuyến để tính và theo dõi thời gian chế biến.

Nói cách khác, hãy sử dụng ClickUp!

Widget thời gian chế biến trong ClickUp rất dễ sử dụng, chỉ cần vài bước cài đặt đơn giản là bạn đã có thể bắt đầu thu thập dữ liệu ngay. Và đây chỉ là một trong số rất nhiều tính năng tiện ích giúp việc quản lý dự án trở nên suôn sẻ.

Vì vậy, hãy đăng ký sử dụng ClickUp miễn phí để giảm bớt thời gian chế biến và cải thiện hiệu suất công việc của bạn.