Làm thế nào để Quản lý Dự án Content Marketing của Bạn với ClickUp
Tại ClickUp, chúng tôi sử dụng sản phẩm của mình.
Hay nói cách khác, chúng tôi "uống rượu sâm banh" do chính mình sản xuất (Amen!).
Chúng tôi luôn ưu tiên sử dụng ClickUp cho các dự án marketing và nhiệm vụ hàng ngày. Nếu có những công cụ tiếp thị nội dung khác liên quan đến công việc, chúng tôi cũng không ngần ngại tự phát triển chúng.
Là người quản lý content marketing tại ClickUp, tôi luôn dùng ClickUp để quản lý website, lập kế hoạch biên tập, ý tưởng cho blog, trang đích, kịch bản video và nhiều hơn thế nữa.
Việc sử dụng công cụ của chúng tôi không chỉ giúp cải thiện sản phẩm mà còn mang lại cho tôi nhiều ý tưởng mới cho các bài viết 🙂
Trong bài viết này, bạn sẽ được xem chi tiết cách chúng tôi dùng ClickUp để quản lý lịch trình xuất bản và phát triển trang đích, với những tính năng độc đáo chỉ có ở ClickUp.
Nếu bạn muốn cải thiện chiến lược tiếp thị nội dung của mình bằng một công cụ quản lý dự án hiệu quả, hãy đọc tiếp.
Bước 1: Sắp Xếp Lịch Biên Tập Của Bạn.
Những Tính Năng của ClickUp Được Sử Dụng: Công Việc Trên Lịch Dự Án, Trường Tùy Chỉnh, Mẫu Công Việc
Mẫu công việc là một tính năng giúp tiết kiệm thời gian và chuẩn bị sẵn sàng cho công việc trước khi bắt đầu. (Điều này còn giúp tôi không bỏ sót thông tin quan trọng!) Để tạo một công việc mới, tôi chỉ cần sử dụng một trong những mẫu đã được tạo sẵn trong Không gian làm việc của mình.
Các mẫu công việc bao gồm thông tin cơ bản như sau:
Quy tắc đặt tên: Tôi đánh dấu mỗi bài viết với cụm từ “Bài Blog” để giữ cho việc sắp xếp được thống nhất và mục tiêu rõ ràng trong các công việc và dự án khác. Tôi luôn bắt đầu với “Bài Blog” rồi mới đến chủ đề của bài, ví dụ “Bài Blog: Những Yếu Tố Thành Công Của Dự Án.” Chủ đề của bài viết cũng chính là tên của công việc.
Liên kết bản nháp: Chúng tôi dùng Google Docs và đính kèm liên kết tới bản nháp mà toàn bộ nhóm có thể truy cập, và thông tin này cũng được ghi vào trong mẫu công việc.
Thông tin bài viết: Chúng tôi cũng chuẩn bị sẵn các câu hỏi hướng dẫn cho việc nghiên cứu chủ đề, như các từ khóa mà chúng tôi muốn nhắm đến, độ khó của từ khóa, và nhiều thông tin khác.
Sơ yếu lý lịch sáng tạo/đề cương: Ngay trong phần mô tả công việc, tôi cũng sẽ bao gồm sơ yếu lý lịch sáng tạo ở đây (dù rằng tôi không thường xuyên tạo ra nếu mình tự viết bài!) Đây sẽ là phần thông tin về quan điểm cần truyền đạt trong chủ đề, những điểm cần nhắc đến bắt buộc và có thể là một đề cương chi tiết cho cách triển khai bài viết.
Dưới đây là ví dụ về hình thức của một công việc viết blog:
Bước 2: Tạo Trạng Thái Cho Mỗi Giai Đoạn Sản Xuất
Tính Năng ClickUp: Trạng Thái Tùy Chỉnh
Sau khi xác định công việc, tôi sẽ đặt hạn hoàn thành cho nó. Đây là lúc tôi mong đợi bản nháp đầu tiên được xong. Chúng tôi thường muốn xuất bản hai bài mỗi tuần, nhưng vì chúng tôi là một thư viện chứ không phải tờ báo, tôi không quá khắt khe về thời gian xuất bản bài viết.
Nếu có hạn chót cụ thể cho một bài viết, tôi sẽ thiết lập các công việc phụ cụ thể thay vì dùng danh sách kiểm tra thông thường của chúng tôi (sẽ giải thích thêm sau).
Chúng tôi theo dõi tiến trình của mỗi giai đoạn bằng cách thiết lập các trạng thái tùy chỉnh trong ClickUp.
Dưới đây là các trạng thái tùy chỉnh mà chúng tôi dùng:
Mở: Dùng cho ý tưởng đang được nghiên cứu. Nếu tìm ra ý tưởng hay, tôi sẽ thêm vào công việc với thông tin từ khóa liên quan và tập trung ngay cả khi chưa giao ngay. Tôi cũng có thể gắn thẻ công việc với lĩnh vực nội dung phù hợp.
Đang Tiến Hành: Các bài blog đang được viết.
Kiểm Tra: Lúc để người khác xem xét và đảm bảo nội dung đúng đắn.
Biên Tập: Khác với Kiểm Tra! Đây là việc chỉnh sửa chi tiết về ngữ pháp và cấu trúc đoạn văn.
Thiết Kế: Hình ảnh minh họa đang được tạo và/hoặc bài viết đang được định dạng trong WordPress. Thường thì tôi sẽ thêm hoặc bớt người được giao việc tùy thuộc vào trạng thái này.
Sẵn Sàng: Mọi thứ đã chuẩn bị xong và bài viết sẵn sàng để đăng. Thông thường, đây là dấu hiệu cần lên lịch đăng.
Tiếp Thị: Sau khi bài viết được đăng, chúng tôi bắt đầu công việc tiếp thị và quảng bá.
Thêm: Quản Lý Chiến Dịch Tiếp Thị
Bước 3: Quy Trình Nhất Quán
Tính Năng ClickUp: Danh Sách Kiểm Tra
Làm sao để nội dung luôn trải qua cùng một quy trình? Chỉ có trạng thái không đủ nếu bạn không biết phải làm gì ở mỗi giai đoạn. Với tư cách là người quản lý nội dung, tôi đã phải mô tả rõ từng bước để có thể chuyển giao cho các thành viên khác trong nhóm khi cần.
Phân tích kỹ lưỡng quy trình và cải thiện nó theo thời gian là quan trọng để nâng cao hiệu quả công việc tiếp thị của bạn, và giúp bạn đạt kết quả gấp 10 lần.
Thay vì cố nhớ mọi bước mỗi lần, chúng tôi dùng danh sách kiểm tra trong ClickUp để nhắc nhở mỗi bước cần làm. Danh sách kiểm tra khác với công việc phụ ở chỗ mỗi người được giao một việc cụ thể để hoàn thành. Ví dụ, chúng tôi có danh sách kiểm tra quảng bá cho mỗi bài viết.
Đây là một phần của danh sách kiểm tra:
Chúng tôi cũng sử dụng danh sách kiểm tra cho từng bước trong quá trình xem xét, và một danh sách khác như là lời nhắc về cách định dạng bài viết để tối ưu hóa SEO một cách hiệu quả nhất.
Bước 4: Theo Dõi Các Chủ Đề Của Bạn
Tính Năng của ClickUp: Thẻ (Tags) và Bộ Lọc Đã Lưu
Trong marketing nội dung, mọi người đang chú trọng tạo ra nội dung chất lượng cao (luôn được gọi là "siêu phẩm"!) cho các chủ đề cụ thể để nâng cao thứ hạng tìm kiếm. Mục tiêu là tạo ra một bài viết tổng hợp lớn liên kết với các trang phụ trợ (chúng tôi đã làm điều này với chủ đề về năng suất).
Hiện tại, tôi đang phát triển một số nhóm chủ đề lớn về quản lý dự án và nhiều chủ đề khác. Tôi đã thử nghiệm nhiều cách để theo dõi các chủ đề này, từ việc sử dụng bảng tính cho đến việc tạo các Danh sách khác nhau trong ClickUp, hoặc tạo một nhiệm vụ với nhiều nhiệm vụ phụ để theo dõi các bài viết blog khác nhau.
Tuy nhiên, tôi gặp phải một số vấn đề:
Phải lên lịch cho tất cả các bài viết blog trong một lịch.
Cần nhớ cập nhật nhiệm vụ với các nhiệm vụ phụ mới.
Bảng tính không đủ chi tiết.
Tiện ích bổ sung: Công Cụ Viết Quảng Cáo
Vậy giải pháp tốt hơn là gì?
Sau khi quan sát cách khách hàng của chúng tôi sử dụng ClickUp và cân nhắc các khả năng, chúng tôi đã tìm ra giải pháp phù hợp nhất cho mình: Thẻ (Tags).
Thẻ là một phần không thể thiếu trong các bài viết blog, dù chúng có thể không còn được sử dụng rộng rãi nữa.
Trong ClickUp, bạn có thể thêm thẻ vào bất kỳ nhiệm vụ nào và sau đó liên kết chúng với các chủ đề khác nhau. Ví dụ, bạn có thể gắn thẻ cho khách hàng hoặc một ấn phẩm cụ thể. Trong trường hợp này, tôi đã sử dụng thẻ giống như bạn sẽ làm trong một hệ thống quản lý nội dung truyền thống, nhưng gắn thẻ cho các nhiệm vụ với các nhóm chủ đề tiềm năng của tôi.
Lợi ích ở đây là một số nhiệm vụ viết bài có thể thuộc về nhiều chủ đề hoặc chủ đề phụ.
Việc sử dụng thẻ để theo dõi chủ đề của các bài viết blog mang lại những lợi ích sau:
Tôi có thể sử dụng nhiều thẻ cho một nhiệm vụ và chọn nhiều hơn một chủ đề.
Việc thêm một thẻ dễ dàng hơn so với việc di chuyển nhiệm vụ hoặc mở lại nhiệm vụ.
Và cuối cùng, điều tốt nhất: bộ lọc đã lưu.
Bộ lọc đã lưu trong ClickUp thực sự là một công cụ thay đổi cách chơi. Cách thức hoạt động của nó như sau: bạn thực hiện một tìm kiếm trong một Danh sách và sau đó lưu tìm kiếm đó thành một bộ lọc mà bạn có thể sử dụng đi sử dụng lại.
Các bộ lọc đã lưu của bạn sẽ xuất hiện ngay trên đầu danh sách của bạn. Chỉ cần một cú click, bạn sẽ tự động truy cập vào tất cả các bài viết có gắn thẻ đó.
Điều này rất tiện lợi, đặc biệt là khi bộ lọc đã lưu còn kèm theo đường link để chia sẻ.
Hoặc bạn có thể chỉ cần nhấp vào thẻ để xem tất cả các bài viết được gắn thẻ đó và giai đoạn của chúng.
Đối với tôi, việc này giúp theo dõi các bài viết trên blog và các chủ đề một cách dễ dàng hơn, đồng thời cũng tiện lợi khi truy cập nhanh.
Khi sử dụng thẻ trong ClickUp, tôi có thể dễ dàng kiểm tra số lượng nội dung chúng ta đã có cho một chủ đề nhất định.
Bạn cũng có thể phân loại nội dung theo từng giai đoạn trong quá trình mua hàng, như Giai đoạn Nhận biết, Giai đoạn Giữa kênh, và Giai đoạn Cuối kênh. Nếu bạn gắn thẻ cho các bài viết với một trong những thẻ này, nó sẽ được áp dụng cho tất cả các Danh sách hoặc công việc bạn có, không quan trọng nội dung hay trạng thái của chúng trong quá trình xuất bản.
Phần thưởng: Cách Xây Dựng Cơ Sở Dữ Liệu Nội Dung!
Bước 5: So sánh Ngày Đánh dấu Mốc và Ngày Xuất Bản
Tính năng của ClickUp: Trường Tùy Chỉnh và Công Việc Phụ
Việc thiết lập các ngày đánh dấu mốc cho dự án so với ngày xuất bản cuối cùng cũng là một thách thức, nhất là khi sử dụng các công cụ quản lý dự án tiếp thị thông thường. Cách tốt nhất để làm điều này trong ClickUp là thông qua trường tùy chỉnh.
Trường tùy chỉnh trong ClickUp hoạt động như thế nào?
Trường tùy chỉnh cho phép bạn tạo ra các trường mới cho các thông tin cụ thể như ngày tháng, trạng thái duyệt và ngày xuất bản.
Một trong những lựa chọn của trường tùy chỉnh là trường ngày riêng biệt. Tôi đã thiết lập một trường "đã xuất bản" để biết khi nào một bài viết sẽ hoặc đã được đăng. Nhóm ClickUp thường làm việc trước vài tuần so với lịch trình đăng bài và xuất bản. Tôi có thể viết, chỉnh sửa, duyệt và định dạng một bài viết nhưng không đăng nó lên trang web cho đến vài tuần sau. Sử dụng trường tùy chỉnh kết hợp với tính năng lên lịch trong WordPress giúp tôi lên kế hoạch cho lịch trình nội dung từ vài tuần trước.
Tôi cũng có một trường tùy chỉnh dành cho URL cuối cùng của bài viết.
Việc này giúp tôi sắp xếp các bài viết trên blog một cách ngăn nắp mà không cần phải liên tục kiểm tra lại trên WordPress.
Một phương pháp khác là sử dụng các công việc phụ. Bạn có thể tạo ra một nhiệm vụ chính cho bài viết blog, rồi thêm vào đó tất cả các công việc phụ cần được xem xét. Đây là một cách làm hợp lý khi sử dụng ClickUp và có thể rất phù hợp với nhóm của bạn.
Xem thêm các mẫu lịch trình nội dung tại đây!
Kết luận: ClickUp Giúp Lịch Trình Biên Tập Của Bạn Được Tổ Chức Gọn Gàng
Năm nay là một năm quan trọng đối với hoạt động sản xuất nội dung của ClickUp.
Không chỉ xuất bản gần rất nhiều bài viết, chúng tôi còn thiết kế nhiều trang đích và sản xuất video. Chúng tôi cảm thấy mình mới chỉ bắt đầu và chắc chắn sẽ không thể hiệu quả như vậy nếu thiếu sự hỗ trợ của ClickUp trong việc quản lý dự án và công việc của mình.
Các bạn làm marketing nội dung, bạn tổ chức lịch trình xuất bản của mình như thế nào?
.jpg){kind=small}