Kinh Nghiệm Quản Lý Dự Án Phần Mềm: Bí Quyết Để Thành Công
Quản lý dự án phần mềm Bài viết này sẽ đề cập đến mọi khía cạnh từ việc thu thập yêu cầu của khách hàng cho tới các bước phát triển, kiểm tra, lập tài liệu và bàn giao sản phẩm phần mềm đúng hạn.
Dù đây là một công việc quan trọng, không phải ai cũng luôn làm đúng.
Giống như không phải ai cũng có thể sử dụng chiếc búa Mjolnir như Thor! 😜
Tuy nhiên, bạn không cần phải lo lắng.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu quản lý dự án phần mềm là gì và lý do tại sao nó lại quan trọng. Chúng ta cũng sẽ tìm hiểu về đội ngũ quản lý dự án phần mềm và các quá trình quản lý khác nhau được áp dụng.
Hãy tập hợp, Avengers!
Quản Lý Dự Án Phần Mềm Là Gì?
Quản lý dự án phần mềm là một phân khúc chuyên biệt của quản lý dự án truyền thống, giúp bạn lên kế hoạch, triển khai, theo dõi, điều chỉnh và hoàn thành các dự án phần mềm.
Thông thường, quản lý dự án trong lĩnh vực phát triển phần mềm bao gồm các bước:
Xây dựng sản phẩm phần mềm
Chuẩn bị tài liệu hướng dẫn
Điều chỉnh sản phẩm dựa trên phản hồi của khách hàng
Và nhiều hơn thế nữa
Nhưng có lẽ Tony Stark đã bỏ qua một số bước này khi anh ấy tạo ra J.A.R.V.I.S. 😵
Lý do quản lý dự án phần mềm là cần thiết
Dù là việc tạo ra trợ lý ảo J.A.R.V.I.S. hay một ứng dụng iPhone mang tính đột phá, việc phát triển phần mềm không hề đơn giản.
Và đây chính là vai trò của quản lý dự án phần mềm.
Nó giúp bạn:
Lập kế hoạch chi tiết cho việc triển khai dự án phần mềm
Tận dụng hiệu quả các nguồn lực dự án có sẵn
Nâng cao khả năng làm việc nhóm và giao tiếp
Theo dõi và điều chỉnh tiến độ dự án một cách chặt chẽ
Hoàn thành và giao phần mềm đúng hạn
Đảm bảo chi phí phát triển phần mềm không vượt quá ngân sách
Quản lý các bên liên quan một cách hiệu quả
Mang lại sự hài lòng cao cho khách hàng
Gợi ý: Tham khảo các công cụ quản lý bên liên quan
Vậy, có một phương pháp quản lý dự án phần mềm chuẩn mực không?
Câu trả lời là không.
Hai phương pháp quản lý dự án phần mềm thông dụng
Có hai cách để quản lý dự án phần mềm:
1. Phương pháp Waterfall trong quản lý dự án phần mềm
Phương pháp Waterfall trong quản lý dự án phần mềm theo một trình tự bước đơn, từng giai đoạn một.
Bạn chỉ bắt đầu giai đoạn mới khi giai đoạn trước đã hoàn tất.
Tuy nhiên, cách tiếp cận này chỉ phù hợp khi mọi thứ không thay đổi vì nếu yêu cầu của khách hàng có sự biến động, kế hoạch dự án phần mềm của bạn có thể bị xáo trộn.
Do đó, trừ khi bạn có khả năng nhìn trước tương lai như Tiến sĩ Strange, thì có lẽ mô hình quản lý dự án theo kiểu thác nước không phải là lựa chọn tốt cho bạn.
Bạn muốn biết thêm về những hạn chế của quản lý dự án kiểu thác nước?
Hãy tham khảo hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về quản lý dự án kiểu thác nước và lý do tại sao nó có thể không phải là phương pháp tối ưu cho nhóm của bạn.
2. Quản lý dự án phần mềm theo Agile
Với quản lý dự án Agile, bạn sẽ phát triển giải pháp phần mềm từng phần một.
Điều này có nghĩa là gì?
Bạn sẽ chia nhỏ dự án thành các công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, mỗi công việc sẽ mất khoảng hai đến bốn tuần để hoàn thành. Trong suốt quá trình này, bạn sẽ liên tục lắng nghe ý kiến phản hồi từ các bên liên quan và thực hiện các thay đổi cần thiết để sản phẩm cuối cùng có chất lượng tốt hơn. Chúng tôi khuyên bạn nên áp dụng phương pháp quản lý dự án Kanban, được minh họa như hình dưới đây:
Bạn còn nhớ không, ban đầu khi Stark sáng tạo ra J.A.R.V.I.S., nó chỉ là một hệ thống điều khiển bằng giọng nói, và rồi từ đó, nó đã phát triển thành Vision - nhân vật giờ đây đã có cả một series truyền hình dành riêng cho mình?
Quản lý linh hoạt là đây! 😍
Bạn muốn hiểu rõ hơn về agile và lợi ích của nó cho công việc của bạn không?
Đọc hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về phát triển phần mềm theo phương pháp agile nhé.
Cấu Trúc Đội Ngũ Quản Lý Dự Án Phần Mềm Như Thế Nào?
Để thực hiện một dự án phần mềm thành công, bạn cần có một đội ngũ sáng tạo và đầy năng lượng.
Và để hoạt động trôi chảy, đội ngũ của bạn cần phải có một cấu trúc rõ ràng.
Cứ tưởng tượng như trong phim Avengers, có Nick Fury chỉ huy, Tony Stark chịu trách nhiệm về công nghệ, Natasha Romanova theo dõi tình hình, và Hulk... làm nhiệm vụ "phá đảo". 💪
Trong một đội quản lý dự án phần mềm, vai trò quan trọng nhất thường là quản lý dự án.
Một quản lý dự án sẽ:
Lập kế hoạch chi tiết cho việc triển khai dự án phần mềm
Chuẩn bị các nguồn lực cần thiết
Giữ liên lạc giữa các bên liên quan
Theo dõi tiến độ dự án để đảm bảo sản phẩm được hoàn thành đúng hạn
Bên cạnh quản lý dự án, một đội phát triển phần mềm còn có các thành viên khác như:
Chuyên gia phân tích kinh doanh: nghiên cứu yêu cầu kinh doanh và hướng dẫn kỹ sư xây dựng giải pháp phù hợp với mô hình kinh doanh của khách hàng
Lập trình viên backend: thiết kế và quản lý cơ sở dữ liệu, dịch vụ web và API
Lập trình viên frontend: tạo ra giao diện người dùng cho website hoặc ứng dụng web. Người lập trình frontend làm việc với phần mà người dùng sẽ tương tác trực tiếp.
Người kiểm thử: kiểm tra để đảm bảo ứng dụng phần mềm được phát triển tuân theo tài liệu phạm vi công việc và các tiêu chuẩn của công ty
Những Quy Trình Quản Lý Phần Mềm Khác Nhau Bao Gồm Những Gì?
Dưới đây là các bước quan trọng trong việc quản lý một dự án phần mềm:
Chúng ta sẽ xem xét từng phần một:
1. Lập kế hoạch cho dự án
Trước khi bắt đầu phát triển phần mềm, bạn cần phải có một kế hoạch chi tiết.
Lập kế hoạch cho dự án giúp bạn hiểu rõ về các bước thực hiện và quy trình liên quan đến việc tạo ra sản phẩm phần mềm.
Việc lập kế hoạch cẩn thận không chỉ giúp bạn theo kịp tiến độ, mà còn giúp bạn:
Phân bổ đủ nguồn lực cần thiết
Nhận diện các yếu tố phụ thuộc
Ưu tiên các nhiệm vụ
Tạo ra sản phẩm một cách hiệu quả
Và nhiều điều khác
Thật may mắn, việc lập kế hoạch cho dự án phần mềm trở nên đơn giản hơn rất nhiều khi bạn sử dụng ClickUp, một trong những phần mềm quản lý dự án được đánh giá cao.
Với ClickUp, bạn có thể:
A. Tài liệu: soạn thảo, chỉnh sửa và quản lý kế hoạch quản lý dự án của bạn cùng với đội ngũ.
Thêm tài liệu mới vào công việc dưới dạng file đính kèm một cách nhanh chóng.
B. Mục Tiêu: chia nhỏ dự án thành các phần nhỏ hơn, có thể đo lường và quản lý được dễ dàng hơn qua các chỉ tiêu cụ thể.
C. Add a Timeline view: biểu diễn và sắp xếp các sự kiện và nhiệm vụ trong dự án phần mềm của bạn theo trình tự thời gian, tương tự như cách sắp xếp các sự kiện trong loạt phim Vũ trụ Điện ảnh Marvel.
D. Các Cột Mốc: phân chia nhiều dự án thành từng giai đoạn rõ ràng thông qua việc sử dụng Cột Mốc, và ghi nhận những tiến bộ đáng kể của đội ngũ phát triển phần mềm của bạn.
Biến mỗi công việc thành Mốc quan trọng chỉ với một cú nhấp chuột.
E. Bản đồ tư duy: hãy tự tạo ra các sơ đồ trực quan hoặc dùng những nhiệm vụ đã có để lập kế hoạch cho các dự án phức tạp. Giống như cách Dr. Strange dự đoán 14 triệu khả năng.
2. Dự toán dự án
Các dự án phần mềm của bạn cần phải được kiểm soát chi phí. Nhưng không thể làm được điều này nếu không có sự dự toán dự án chính xác.
Một ứng dụng quản lý dự án tốt sẽ cung cấp công cụ dự toán giúp bạn phân bổ nguồn lực cần thiết để tiến hành các công việc trong dự án. Điều này giúp bạn thực hiện và quản lý dự án phần mềm một cách hiệu quả hơn.
Có một số phương pháp để tiến hành dự toán dự án:
Dự toán kích thước phần mềm: đánh giá số lượng điểm chức năng hoặc số dòng mã (KLOC) cần thiết để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Dự toán chi phí dự án: xác định chi phí phát triển một ứng dụng phần mềm dựa trên yêu cầu về phần cứng, kế hoạch đào tạo nhân viên, chi phí đi lại, giấy phép phần mềm, độ phức tạp và nhiều hơn nữa.
Dự toán công sức: xác định số giờ lao động cần thiết để hoàn thành một dự án phần mềm dựa trên dữ liệu lịch sử hoặc kinh nghiệm của người quản lý dự án.
Có thể bạn không cần quan tâm đến điều này nếu bạn giàu có như Tony Stark, người có thể sử dụng công nghệ hình ảnh cao cấp như B.A.R.F. để ôn lại ký ức. 👀
Nhưng với một số người, ClickUp chính là giải pháp quản lý dự án hoàn hảo để ước tính cho các dự án.
Quý vị có thể tận dụng sức mạnh và tiện lợi của:
A. Ước Lượng Thời Gian: dự đoán xem một dự án phần mềm cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành và phân chia thời gian đã ước lượng cho các thành viên trong nhóm.
Thêm ước lượng thời gian cho từng nhiệm vụ hoặc từ giao diện xem tổng quan.
B. Biểu đồ Vận tốc: Tự động tạo biểu đồ vận tốc cho các dự án phần mềm của bạn và kết hợp thêm các loại biểu đồ khác như biểu đồ Burnup, biểu đồ Burndown, và biểu đồ Lưu lượng tích lũy.
C. Điểm Công Việc: xác định lượng công sức và thời gian cần thiết cho một nhiệm vụ trong dự án phần mềm theo phương pháp linh hoạt bằng cách tính toán Điểm Sprint. Dù sao chúng ta cũng không có sức mạnh siêu nhiên như Hulk.
Xác định công sức cho dự án bằng cách cộng điểm Sprint vào từng nhiệm vụ.
D. Báo cáo Trường Dữ liệu Tùy chỉnh: đánh giá và theo dõi ngân sách cần thiết để hoàn thành dự án phần mềm một cách toàn diện.
3. Lên lịch cho dự án
Lên lịch cho dự án là việc xây dựng một bản đồ đường đi cho các công việc trong dự án và phân chia thời gian cụ thể cho từng công việc.
Công việc này bao gồm:
Chia nhỏ dự án thành các phần nhỏ để dễ quản lý hơn
Xác định trình tự hoàn thành các công việc
Nhận diện các mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc với nhau
Kiểm tra ước lượng thời gian cho mỗi công việc
Tính toán lại để đảm bảo rằng thời gian ước lượng không chênh lệch nhiều so với dự kiến
Việc sắp xếp lịch làm việc cho các dự án phần mềm trên hệ thống quản lý dự án ClickUp rất thuận tiện vì công cụ này cung cấp:
A. Biểu đồ Gantt: cho bạn thấy các công việc trong dự án phụ thuộc vào nhau như thế nào và chỉ ra các mốc quan trọng cần lưu ý.
Tạo mối liên kết giữa các nhiệm vụ một cách nhanh chóng trong chế độ xem Gantt.
B. Phân Công Nhiều Người: bạn có thể giao nhiệm vụ cho nhiều người hoặc một Nhóm để đẩy nhanh tiến trình dự án phần mềm của mình. Rất hữu ích khi bạn quản lý một đội ngũ lớn như nhóm Avengers!
C. Chế độ xem Lịch: hãy sắp xếp lịch trình cho các công việc trong dự án của bạn bằng cách thiết lập ngày bắt đầu và ngày hoàn thành nhằm đảm bảo việc hoàn thành và giao sản phẩm phần mềm đúng thời hạn đã đề ra.
D. Xác định mức độ ưu tiên: hãy phân loại các công việc trong dự án của bạn theo mức độ khẩn cấp, cao, trung bình hoặc thấp, tùy thuộc vào tầm quan trọng của việc hoàn thành công việc đó đối với sự phát triển của dự án.
4. Sự hợp tác trong dự án
Trong quản lý dự án phần mềm, việc hợp tác hiệu quả là rất quan trọng để tránh những sự cố về giao tiếp có thể xảy ra.
Bạn cần đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm và các bên liên quan được cập nhật thông tin thường xuyên về những tiến triển mới nhất của dự án thông qua đây. Làm như vậy giúp mọi người đều hiểu và theo dõi được dự án một cách chính xác.
Sử dụng công cụ hợp tác như ClickUp, bạn sẽ có được nhiều tính năng hữu ích như:
A. Bình luận: Bạn có thể gán bình luận cho các thành viên trong nhóm của mình tại Create a new Workspace, sắp xếp các câu trả lời theo dạng bình luận chuỗi, thêm biểu cảm, và định dạng bình luận để chia sẻ thông tin một cách rõ ràng nhất.
Giao nhiệm vụ cho người dùng thông qua việc gán nhận xét, giúp tạo ra các hành động cần thực hiện một cách nhanh chóng.
B. Nhận biết sự cộng tác: nhận thông báo khi có người trong nhóm cùng xem, bình luận hoặc chỉnh sửa một nhiệm vụ giống như bạn đang làm.
C. Chat view: whether you want to discuss project updates or plans to binge-watch the Avengers, the chat view provides room for all sorts of conversations.
D. ClickUp Help Center: cho phép bạn gửi và nhận các email liên quan đến dự án ngay lập tức trong nhiệm vụ của mình.
Gửi và nhận email ngay lập tức từ ClickUp.
E. Clip: tạo video ghi lại màn hình kèm theo âm thanh ở bất cứ đâu trong không gian làm việc của bạn để truyền đạt thông tin cho nhóm của bạn một cách dễ hiểu.
F. Tích hợp Slack: Cho phép bạn tạo và quản lý nhiệm vụ ngay trong các cuộc trò chuyện của Slack.
Chỉ mất vài giây để liên kết tài khoản ClickUp và Slack của bạn.
G. Tích hợp Zoom: Bạn có thể tổ chức cuộc họp ngay trong các nhiệm vụ và sẽ được thông báo trước khi cuộc họp diễn ra.
H. ClickUp Help Center: bạn có thể chia sẻ các Dòng thời gian, Sơ đồ tư duy, Bản đồ và nhiều nội dung khác với các thành viên trong nhóm ClickUp của mình, các đối tác liên quan hoặc bất kỳ ai không thuộc Invite people to join your Workspace của bạn.
5. Quản lý nguồn lực dự án
Trong quá trình phát triển phần mềm, mọi thành phần tham gia đều được xem là nguồn lực. Có thể kể đến như: nhân sự, công cụ hỗ trợ phát triển phần mềm, thiết bị phần cứng, v.v.
Việc quản lý nguồn lực dự án một cách thông minh là điều cực kỳ quan trọng, bởi lẽ việc phân bổ nguồn lực không hợp lý có thể khiến dự án trì trệ và tạo ra nhiều chi phí không cần thiết.
Hãy tưởng tượng nếu nhóm Avengers phân bổ nguồn lực của mình không đúng cách trong nhiệm vụ tìm kiếm các Viên Đá Vô Cực thì sao? 💎
Điều đó có thể dẫn đến sự diệt vong của cả thế giới.
Để quản lý nguồn lực dự án một cách hiệu quả, bạn có thể thực hiện một số biện pháp sau:
Xác định rõ nguồn lực bạn cần và chuẩn bị sẵn sàng cho chúng
Phân công công việc dựa vào khả năng và thời gian rảnh của từng thành viên trong nhóm, để đảm bảo mỗi người có lượng công việc vừa phải 🍽
Thiết lập một hệ thống để yêu cầu nguồn lực khi cần thiết và giải phóng nguồn lực đó khi nhu cầu đã được giải quyết
May mắn là ClickUp có thể giúp bạn đơn giản hóa việc quản lý nguồn lực.
Dưới đây là cái nhìn tổng quan về cách phần mềm quản lý công việc này hỗ trợ bạn trong việc quản lý nguồn lực:
A. Chế độ xem khối lượng công việc: cho bạn biết được mức độ bận rộn của các thành viên trong nhóm và ai đang quá tải, ai lại có thời gian nhàn rỗi.
B. Chế độ xem Hộp: bạn có thể dễ dàng kéo và thả các nhiệm vụ giữa các thành viên trong nhóm để quản lý công việc một cách hiệu quả hơn.
C. Hồ sơ cá nhân: theo dõi các nhiệm vụ mà một thành viên trong đội đã hoàn thành, những công việc họ đang tiến hành, và những gì họ dự định sẽ làm tiếp theo.
Chỉ cần bấm vào tên người dùng trong ClickUp để xem họ đang làm những công việc gì.
6. Theo dõi dự án
Việc theo dõi và theo sát tiến độ của dự án phần mềm một cách thường xuyên giúp bạn có thể chủ động giải quyết các vấn đề nảy sinh.
Qua đó, bạn cũng có thể duy trì được động lực làm việc của nhóm và biết được khả năng hoàn thành dự án đúng hạn hay không.
Việc theo dõi, giám sát và điều chỉnh các dự án phần mềm trở nên rất dễ dàng trong ClickUp với các tính năng như:
A. Bảng Điều Khiển: theo dõi hiệu suất của dự án thông qua các widget có thể tùy chỉnh, cung cấp cái nhìn tổng quan về người tham gia, dự án, tình trạng công việc, sprint và nhiều hơn nữa.
Tạo ra bảng điều khiển lý tưởng cho mọi dự án của bạn bằng cách cá nhân hóa với các công cụ báo cáo đa dạng.
B. Theo dõi thời gian: Ghi lại thời gian hoàn thành từng nhiệm vụ cụ thể để bạn có thể đánh giá hiệu quả làm việc của đội ngũ và dự đoán chính xác hơn cho các dự án sắp tới.
C. Trạng Thái Tùy Biến: thiết lập và áp dụng các trạng thái riêng biệt cho dự án để dễ dàng theo dõi tiến độ công việc.
D. ClickUp Help Center: theo dõi tổng quan trực tiếp về mức độ hoạt động của các thành viên trong đội, bất kể làm việc tại văn phòng hay làm việc từ xa, trong suốt cả ngày.
E. Tích hợp GitHub với ClickUp: Hãy kết nối mọi hoạt động trên GitHub của bạn vào ClickUp để có thể theo dõi lỗi và báo cáo sự cố một cách nhanh chóng.
7. Quản lý danh mục các dự án
Trong lĩnh vực quản lý danh mục các dự án, người quản lý dự án sẽ xem xét toàn bộ các dự án trong công ty để đánh giá xem quy trình làm việc của các dự án phần mềm có hiệu quả và hiệu suất ra sao.
Thường thì từ đó, người ta sẽ tiến hành tái phân bổ nguồn lực hoặc điều chỉnh lại quy trình làm việc của các dự án phần mềm.
May mắn là, ClickUp là một ứng dụng quản lý dự án có đầy đủ các tính năng cần thiết để hỗ trợ bạn trong việc quản lý danh mục dự án.
Bạn làm như thế nào?
Chỉ việc thêm tiện ích danh mục vào Bảng điều khiển của bạn!
Với tiện ích này, bạn có thể nhìn thấy tổng quan tất cả các dự án của mình, từ khâu lập kế hoạch cho đến khi hoàn thành dự án.
Sử dụng công cụ danh mục của ClickUp để:
Quản lý mục tiêu nhóm: theo dõi và quản lý việc ra mắt sản phẩm, các mục tiêu của công ty, chiến dịch marketing và nhiều hơn nữa từ một nơi duy nhất.
Xây dựng chiến lược kinh doanh: thêm vào, chọn lựa và đặt ưu tiên cho các danh sách nhiệm vụ để đảm bảo phù hợp với mục tiêu của đội ngũ phát triển phần mềm.
Cập nhật thông tin cho mọi người: chia sẻ danh mục với các đối tác và người liên quan khác để họ có cái nhìn tổng quan về những gì đang diễn ra.
Mục Tiêu Cuối Cùng 💥
Quản lý dự án phần mềm là một lĩnh vực rộng lớn và có thể trở nên phức tạp.
Tuy nhiên, điều này không phải là vấn đề.
Với công cụ như ClickUp cùng bạn, việc quản lý dự án phần mềm sẽ trở nên đơn giản!
Bạn có thể sử dụng Cấu trúc Hierarchy để quản lý công việc một cách hiệu quả, Ước lượng Thời gian để dự đoán thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ trong dự án, Bảng Điều Khiển để theo dõi tiến độ dự án, cùng với nhiều tính năng mạnh mẽ khác.
Thêm vào đó, bạn có thể cộng tác không giới hạn dự án với đội nhóm của mình trên gói cơ bản miễn phí!
Hãy bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí ngay hôm nay để đưa dự án phần mềm của bạn lên một tầm cao mới.
.png){kind=small}