Kỹ Năng Quản Lý Công Việc: Làm Thế Nào Để Quản Lý Nhiệm Vụ Cho Nhóm và Bản Thân

Dù bạn là nhân viên hay người quản lý, mục tiêu chung là sử dụng hiệu quả thời gian làm việc. Tuy nhiên, đôi khi bạn có cảm giác rằng thời gian trong ngày không đủ để hoàn thành hết công việc đã định.

Đây chính là lúc kỹ năng quản lý nhiệm vụ trở nên cần thiết. Khác với quản lý thời gian, quản lý nhiệm vụ tập trung vào việc làm cho công việc trở nên hiệu quả hơn, từ đó giúp tiết kiệm thời gian. ⏰

Nắm vững kỹ năng quản lý nhiệm vụ, bạn sẽ biết cách:

• Lập kế hoạch cho công việc

• Xác định ưu tiên công việc

• Sắp xếp công việc một cách hợp lý

Việc hoàn thành toàn bộ danh sách công việc không phải lúc nào cũng dễ dàng, nhưng chúng tôi tin rằng bạn có thể làm được. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích kỹ năng quản lý nhiệm vụ là gì và tại sao chúng lại quan trọng. Chúng tôi cũng sẽ đưa ra một số ví dụ về kỹ năng quản lý nhiệm vụ hiệu quả và chia sẻ năm mẹo để giúp bạn tổ chức công việc một cách thông minh hơn. 🙌

Kỹ Năng Quản Lý Nhiệm Vụ Là Gì?

Quản lý nhiệm vụ là một kỹ năng bạn phát triển theo thời gian để quản lý thời gian và trách nhiệm của mình một cách tốt hơn. Đó là khả năng quản lý, tổ chức, ưu tiên và hoàn thành các công việc quan trọng mà không cảm thấy quá áp lực. Người giỏi quản lý nhiệm vụ không cố gắng hoàn thành tất cả mọi việc cùng một lúc, mà họ sẽ hoàn thành những việc quan trọng nhất với thời gian có sẵn. 🕑

Kỹ năng quản lý nhiệm vụ yêu cầu sự kết hợp giữa việc phân tích dữ liệu và suy nghĩ sáng tạo. Quản lý nhiệm vụ bao gồm nhiều kỹ năng khác nhau và thường cần đến phần mềm quản lý dự án linh hoạt phù hợp với nhu cầu của bạn. Dưới đây là một số kỹ năng quản lý nhiệm vụ cơ bản:

• Xác định ưu tiên công việc: Người có kỹ năng quản lý nhiệm vụ tốt có thể phân biệt được công việc cần kíp từ những việc không quá cấp thiết

• Đặt mục tiêu: Với kỹ năng quản lý nhiệm vụ, bạn sẽ biết cách đặt ra mục tiêu lớn và chia nhỏ chúng thành các bước cụ thể, dễ thực hiện

• Quản lý thời gian: Kỹ năng quản lý thời gian là một phần của quản lý nhiệm vụ. Bạn sẽ trở nên hiệu quả hơn trong công việc, từ đó tiết kiệm thời gian và nâng cao chất lượng công việc của nhóm. Ai mà không muốn?

• Áp dụng phương pháp đã được kiểm chứng: Không cần phải tìm cách làm mới mọi thứ. Các phương pháp quản lý nhiệm vụ như bảng Kanban và Ma trận Eisenhower giúp quản lý công việc một cách chắc chắn

Tăng cường minh bạch dự án và cải thiện hiệu quả quy trình làm việc với bảng Kanban trong ClickUp

Tại Sao Kỹ Năng Quản Lý Công Việc Lại Quan Trọng?

Có thể bạn đang hài lòng với quy trình làm việc hiện tại của mình. Hoặc có thể ý tưởng về việc điều chỉnh kỹ năng quản lý công việc nghe có vẻ như chỉ là thêm một việc phải làm vào danh sách công việc không ngừng tăng lên của bạn.

Chúng tôi hiểu—mọi người đều bận rộn! Nhưng khả năng hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả thực sự xứng đáng với thời gian của bạn. Dành thời gian để cải thiện việc quản lý nhiệm vụ và bạn sẽ thấy được nhiều lợi ích.

Phòng ngừa hoặc vượt qua tình trạng kiệt sức

Nhìn nhận một cách thực tế, chúng ta biết rằng kiệt sức là một vấn đề phức tạp, nhưng trở nên hiệu quả hơn trong công việc là một cách tuyệt vời để ngăn chặn cảm giác quá tải và thiếu động lực. Nếu bạn đang lãnh đạo một nhóm, việc quản lý nhiệm vụ một cách đúng đắn sẽ giúp giảm bớt tình trạng kiệt sức bằng cách loại bỏ những bước rườm rà và quy trình phức tạp khiến đội ngũ của bạn mệt mỏi.

Với sự kết hợp đúng đắn giữa một công cụ quản lý nhiệm vụ linh hoạt và kỹ năng, mọi người sẽ không còn mất thời gian quay cuồng và sẽ tìm lại được năng lượng để duy trì động lực. 🏃

Quyết định tốt hơn

Bạn có cảm giác như bạn cần phải làm tất cả mọi thứ ngay lập tức không? Có lẽ bạn không cần: bạn chỉ cần sự giúp đỡ để xác định những nhiệm vụ quan trọng nhất trước tiên.

ClickUp's List view cho phép bạn lọc theo trạng thái, ưu tiên, người được giao nhiệm vụ, hoặc bất kỳ trường tùy chỉnh nào để bạn biết rõ từng công việc đang ở đâu và công việc nào cần được chú ý đầu tiên

Với bộ kỹ năng phù hợp, bạn có thể đưa ra quyết định chất lượng một cách tự động để hoàn thành công việc tốt hơn. Đối với những nhiệm vụ phức tạp hơn, bạn có thể sử dụng phương pháp ưu tiên (sẽ nói thêm về điều này sau) để xử lý các công việc theo đúng thứ tự.

Quản lý nhiệm vụ quan trọng vì nó giúp bạn thiết lập khung thời gian, phân công nhiệm vụ cho đúng người, và đặt mục tiêu dự án thực tế.

Thực hiện dự án mượt mà hơn

Thực thi một kế hoạch dự án không phải là việc dành cho những người yếu tim. Bất kể bạn quản lý dự án nhóm quản lý nhóm như thế nào, việc tìm kiếm hiệu quả giúp tất cả các bên liên quan tiết kiệm thời gian và công sức luôn là điều có ích. Quản lý nhiệm vụ hỗ trợ quản lý dự án đúng đắn bằng cách chia nhỏ ý tưởng lớn của bạn thành các quy trình micro có thể thực hiện được. Đó là chìa khóa để hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng và chính xác hơn ở quy mô lớn.

Đạt được kết quả đo lường được

Là một người quản lý, bạn cần những kết quả có thể đo lường được. Đầu tư vào kỹ năng quản lý nhiệm vụ của đội nhóm bạn sẽ nâng cao hiệu suất của bộ phận và làm cho việc định lượng đóng góp của mỗi người trở nên dễ dàng hơn.

Tìm kiếm dữ liệu một cách nhanh chóng với các widget trên Bảng điều khiển ClickUp

Quản lý công việc không thể thiếu dữ liệu. May mắn thay, phần mềm theo dõi cột mốc giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ và đáp ứng kỳ hạn. Ngay cả khi một nhiệm vụ thất bại, dữ liệu sẽ chỉ ra chính xác điểm nào không đúng để bạn có thể quyết định làm gì khác lần sau.

Tăng hiệu suất trong ngày làm việc

Mỗi ngày chỉ có 24 giờ, và hy vọng rằng bạn chỉ dành từ tám đến mười giờ cho công việc.

Bạn cũng là con người mà, nên việc không thể hoàn thành tất cả công việc trong khoảng thời gian hạn hẹp là điều dễ hiểu.

Quản lý công việc hiệu quả không phải là tìm ra cách thần kỳ để làm mọi việc cùng một lúc. Nó bao gồm việc ưu tiên công việc theo ngày đáo hạn, phân công cho đội nhóm của bạn và chọn một khối thời gian để làm việc sâu.

Không cần phải làm việc quá sức—với kỹ năng quản lý công việc, bạn sẽ hoàn thành nhiều việc hơn trong khi bạn đang làm việc và tận hưởng sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống.

Ví dụ về Kỹ năng Quản lý Công việc

Kỹ năng quản lý công việc là bí quyết thành công trong môi trường làm việc nhanh như hiện nay.

Bạn đã sẵn sàng áp dụng quản lý công việc cho bản thân? Dưới đây là một số ví dụ về kỹ năng quản lý công việc để bạn cùng đội nhóm của mình cải thiện.

Ưu tiên công việc

Ưu tiên công việc là một trong những kỹ năng quản lý công việc quan trọng nhất. Khi bạn biết cách nhận diện công việc ưu tiên, bạn sẽ dành sự chú ý ngay lập tức cho những vấn đề cấp bách nhất và đặt công việc ưu tiên thấp vào hàng chờ.

Sắp xếp dễ dàng qua danh sách công việc nặng nhọc với Mẫu Ma trận Eisenhower của ClickUp

Tuy nhiên, không phải ai cũng có khả năng ưu tiên công việc một cách tự nhiên. Nếu mọi thứ đều có vẻ quan trọng ngang nhau và bạn không biết phải làm gì để tiến lên, hãy sử dụng kỹ thuật ưu tiên công việc để làm rõ ràng hơn. Chẳng hạn, Mẫu Ma trận Eisenhower của ClickUp giúp bạn phân chia công việc vào các phần cho Làm ngay, Lên lịch, Ủy quyền, và Xóa bỏ.

Sử dụng Phần mềm Quản lý Công việc

Theo dõi công việc của nhóm bạn trên bảng trắng hoặc giấy nhớ là công thức cho sự hỗn loạn. Quản lý công việc hiện đại yêu cầu số hóa quy trình làm việc, dự án và nhiệm vụ của bạn để tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm. 👩‍💻

Quản lý công việc và dự án, cùng làm việc hiệu quả với đội nhóm của bạn thông qua ClickUp

ClickUp Tasks tập hợp tất cả Công việc, Tài liệu, Bảng trắng, Trò chuyện, và Lịch của đội nhóm bạn vào một nền tảng duy nhất. Chỉ cần mở trình lên lịch công việc để:

• Tạo công việc

• Phân công các công việc phụ cho những hạng mục phức tạp hơn

• Thiết lập các công việc định kỳ theo lịch trình tuỳ chỉnh

• Thêm sự phụ thuộc giữa các công việc

Tùy chỉnh Bảng điều khiển ClickUp của bạn với các tính năng giám sát và phân tích mạnh mẽ cần thiết cho đội nhóm của bạn

Điểm tuyệt vời nhất, ClickUp hiển thị tiến trình công việc của mọi người trên một bảng điều khiển theo thời gian thực. Không cần phải kiểm tra từng nhiệm vụ, nhân viên hay dự án: chỉ cần tạo một bảng điều khiển tùy chỉnh và bạn đã sẵn sàng khởi đầu.

Tập trung vào một nhiệm vụ

Mọi người thường ca ngợi khả năng đa nhiệm như là chìa khóa cuối cùng của hiệu suất làm việc, nhưng thực tế không phải vậy. Đa nhiệm phân tán sự chú ý của bạn qua nhiều nhiệm vụ cùng lúc, do đó bạn chỉ dành một phần nhỏ sự chú ý cho mỗi nhiệm vụ. Công việc của bạn xứng đáng được tập trung 100%, vì vậy hãy thử tập trung vào một nhiệm vụ mỗi lần. 

Với việc tập trung vào một nhiệm vụ, bạn chỉ chú ý đến một công việc tại một thời điểm. Có vẻ như không hiệu quả, nhưng bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy mình làm việc nhanh hơn và tốt hơn bao nhiêu khi bạn dành toàn bộ sự tập trung cho một việc. 

Để làm điều này càng dễ dàng hơn, hãy xếp hạng các nhiệm vụ trong phần mềm quản lý nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên. Việc hoàn thành danh sách công việc trở nên dễ dàng hơn rất nhiều khi bạn có một danh sách tổng hợp rõ ràng, có thể hành động ngay lập tức.

Quản lý thay đổi

Rất nhiều quản lý dự án dẫn dắt đội nhóm của họ qua quá trình quản lý thay đổi, và một bộ công cụ quản lý nhiệm vụ vững chắc chắc chắn sẽ làm cho việc này trở nên dễ dàng hơn.

Chẳng hạn, nếu đội nhóm của bạn sử dụng sản phẩm của Microsoft và Windows 10 nhưng muốn chuyển sang phần cứng của Apple và MacOS, bạn sẽ cần phải dẫn dắt đội nhóm của mình qua sự thay đổi lớn đó.

Dễ dàng tích hợp ClickUp Docs, Lists, Cards và nhiều hơn nữa vào Whiteboards

Thay vì để đội ngũ của bạn tự xoay xở, hãy lên kế hoạch mọi thứ trên một Bảng Trắng ClickUp. Đây là không gian số linh hoạt giúp bạn phát triển quy trình mới và củng cố các chi tiết. Điểm tuyệt vời nhất là Bảng Trắng có thể chuyển đổi thành dự án và công việc chỉ với một cú nhấp chuột, nên việc triển khai diễn ra rất suôn sẻ.

Đặt mục tiêu

Việc xử lý những công việc có giá trị cao trở nên dễ dàng hơn khi bạn có mục tiêu. Vấn đề là, nhiều người quản lý đặt mục tiêu rồi nhanh chóng quên bẵng chúng.

Bạn cần đạt được mục tiêu của mình, vậy nên hãy sử dụng một ứng dụng theo dõi mục tiêu để có trách nhiệm giải trình. Những ứng dụng này theo dõi mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, giúp bạn đánh giá tiến độ tại mỗi cột mốc dự án.

Phân chia mục tiêu, công việc, điểm linh hoạt và tình trạng dự án trong Bảng điều khiển ClickUp 3.0 vô cùng tuỳ chỉnh

ClickUp Mục tiêu đưa việc này lên một tầm cao mới bằng cách liên kết mục tiêu của bạn với các nhiệm vụ, từ đó hiển thị mối quan hệ trực tiếp giữa công việc hàng ngày và kế hoạch dài hạn.

Làm Thế Nào Để Cải Thiện Kỹ Năng Quản Lý Nhiệm Vụ

Bạn cần một số lời khuyên về quản lý nhiệm vụ? Hãy thử những mẹo quản lý nhiệm vụ này và chứng kiến sự tăng vọt về năng suất của đội nhóm bạn.

1. Tham gia các khóa đào tạo

Chúng ta có thể bàn luận về quản lý nhiệm vụ cả ngày, nhưng quan trọng nhất là bạn phải đầu tư vào kiến thức của bản thân. Chẳng hạn, nếu bạn sử dụng sản phẩm của Microsoft, bạn có thể đăng ký tham gia một hội thảo trực tuyến về cách khắc phục sự cố PowerShell.

Bạn càng am hiểu về công việc, dự án, công cụ và ngành nghề của mình, bạn càng có khả năng xử lý danh sách công việc cần làm. Đừng ngần ngại: đăng ký tham dự các hội thảo, hội nghị và seminar về quản lý thời gian, năng suất và tổ chức.

2. Thử phương pháp chặn thời gian

Phương pháp chặn thời gian là một kỹ năng quản lý nhiệm vụ, nơi bạn dành riêng một khoảng thời gian cụ thể hoặc ngày trong tuần cho một nhiệm vụ nhất định. 📅

Theo dõi thời gian, đặt ước lượng, thêm ghi chú và xem báo cáo về thời gian của bạn từ mọi nơi với hẹn giờ toàn cầu trong ClickUp

Nếu bạn không chắc chắn công việc nào cần phải có khối thời gian riêng biệt, hãy sử dụng phần mềm theo dõi thời gian để xem bạn dành thời gian như thế nào. Chẳng hạn, nếu bạn cảm thấy bị ngập trong email, hãy thử kiểm tra email chỉ hai lần mỗi ngày, từ 8 giờ đến 9 giờ sáng và từ 4 giờ đến 5 giờ chiều.

Hoàn thành công việc vào một thời điểm đã lên lịch sẽ giúp bạn có thêm thời gian để tập trung vào công việc thực sự trong sáu giờ làm việc còn lại của ngày.

Hãy thử kỹ thuật Pomodoro để tăng cường năng suất. Với kỹ thuật này, bạn đặt hẹn giờ làm việc sâu trong 25 phút với 5 phút nghỉ ngơi và sau đó lặp lại quy trình cho đến khi khối thời gian kết thúc.

Kết nối ClickUp với các công cụ theo dõi thời gian khác để tạo dòng chảy công việc hiệu quả hơn

Nếu bạn lo lắng về việc đội nhóm của mình làm phiền bạn, hãy chặn khoảng thời gian này trong lịch của bạn để bạn không có sẵn cho các cuộc họp. Tích hợp ClickUp giúp bạn dễ dàng tích hợp lịch Outlook, Apple hoặc Google Calendar ngay trên nền tảng mà bạn quản lý nhiệm vụ.

3. Ứng dụng công nghệ quản lý nhiệm vụ

Chúng tôi đã nói đi nói lại: bạn không thể quản lý nhiệm vụ nếu bạn không theo dõi chúng. Một danh sách công việc số giúp đội nhóm của bạn đồng lòng và mang lại mức độ trách nhiệm mà bạn không thể có được với giấy nhớ Post-It hay sổ kế hoạch giấy.

Hãy tìm kiếm các giải pháp quản lý nhiệm vụ như ClickUp với ứng dụng di động để bạn luôn theo kịp với nhiệm vụ của mình khi di chuyển. Tích hợp API cũng rất hữu ích để đưa tất cả công việc và công cụ của bạn vào một nền tảng duy nhất.

Tạo Tự Động Hóa Tùy Chỉnh kích hoạt dựa trên Các Kích Bản và Điều Kiện bạn chọn trong ClickUp

Bạn không cần phải thực hiện mọi thứ một cách thủ công. Hãy tìm kiếm các tính năng tự động hóa công việc, điều này có thể tìm thấy trong hầu hết các ứng dụng nâng cao năng suất làm việc. Tự động hóa ClickUp cung cấp hơn 100 quy tắc sẵn có để tiết kiệm thời gian trong việc phân công nhiệm vụ, thay đổi trạng thái, và nhiều hơn nữa—hoặc bạn có thể tạo ra của riêng mình.

4. Sử dụng mẫu

Hoàn thành công việc trong thời gian kỷ lục với mẫu quản lý công việc. Cho dù bạn cần một báo cáo hàng ngày có mã màu báo cáo hàng ngày hay định dạng sẵn có cho một RFP, mẫu là một cách tiết kiệm thời gian cực kỳ hiệu quả.

Bộ Mẫu Quản Lý Nhiệm Vụ của ClickUp tích hợp đầy đủ công cụ để bạn luôn tổ chức và theo dõi mọi việc một cách hiệu quả

Một bộ mẫu là lựa chọn lý tưởng để sắp xếp và ưu tiên các nhiệm vụ. Bộ Mẫu Quản Lý Nhiệm Vụ ClickUp giúp bạn hình dung rõ ràng tất cả nhiệm vụ, trạng thái, thành viên trong nhóm và mức độ ưu tiên để theo dõi tiến độ dự án.

5. Phân Công

Nguyên lý Pareto cho rằng 80% kết quả đến từ 20% nguồn lực bạn bỏ ra. Nói cách khác, phần lớn kết quả có thể đến từ một dự án hoặc nhiệm vụ cụ thể. 

Nếu bạn phải làm quá nhiều việc, sẽ khó để tập trung vào những nỗ lực mang lại hiệu quả cao nhất. Áp dụng quy tắc 80/20 bằng cách giao những nhiệm vụ ít giá trị hơn cho nhóm của bạn. Chẳng hạn, bạn có thể giao trách nhiệm ghi chép hoặc tìm kiếm ứng dụng lập danh sách công việc cho một nhân viên.

Hoàn Thành Nhiều Công Việc Hơn Với ClickUp

Công việc không nên làm bạn cảm thấy e ngại. Nếu nhóm của bạn đang cảm thấy quá tải hoặc gặp khó khăn với các quy trình phức tạp, hãy đầu tư vào kỹ năng quản lý nhiệm vụ để vận hành một bộ phận hiệu quả hơn, hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn. ✨

Kỹ năng quản lý nhiệm vụ là chìa khóa, nhưng bạn cũng cần một hệ thống để quản lý chúng. ClickUp giúp đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn bằng cách kết hợp tất cả Nhiệm Vụ, Tài Liệu, Mục Tiêu, Trò Chuyện, Lịch và nhiều hơn nữa vào một nền tảng thống nhất.

Tăng cường năng suất làm việc của bạn với việc quản lý nhiệm vụ hiệu quả và phần mềm quản lý nhiệm vụ có thể tùy chỉnh. Tạo Workspace ClickUp miễn phí của bạn ngay bây giờ.