Hướng Dẫn Xây Dựng Hệ Thống Công Việc Hiệu Quả Để Tăng Năng Suất
Danh sách công việc là công cụ tuyệt vời giúp cải thiện năng suất làm việc và thay đổi cuộc sống cũng như sự nghiệp của bạn, nhưng chỉ khi bạn biết cách sử dụng chúng một cách hiệu quả.
Tuy nhiên, thực tế lại cho thấy rằng danh sách công việc thường bị lãng quên danh sách việc cần làm, do chúng ta không kiên trì duy trì thói quen này.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về lý do tâm lý đằng sau việc khó duy trì danh sách công việc và cách mà bất kỳ ai cũng có thể áp dụng thành công những bí quyết này. 🪄
Để giúp bạn hình dung, chúng ta sẽ lấy cảm hứng từ Leslie Knope trong series Parks and Recreation, người nổi tiếng với khả năng làm việc hiệu quả. 😉
Vì Sao Tôi Không Giữ Được Lời Hứa Với Danh Sách Việc Cần Làm?
Chắc hẳn bạn đã có sẵn những công cụ cần thiết để tạo nên một hệ thống danh sách việc cần làm hiệu quả: sổ tay điện tử hoặc giấy, lịch, bút màu, và rất nhiều ứng dụng to-do list apps.
Nhưng bạn vẫn cần một thứ gì đó để kết dính chúng lại với nhau.
Đây là lý do: bạn có thể thử nghiệm nhiều công cụ khác nhau, nhưng vẫn không thể hình thành thói quen làm việc hiệu quả. Nếu không có động lực và kỷ luật thực sự, những công cụ của bạn sẽ trở nên vô ích. 😬
Khi bạn có tinh thần tốt, bạn sẽ làm được mọi thứ! Cảm giác thoải mái và hài lòng sau một ngày làm việc năng suất sẽ trở thành điều bạn mong đợi mỗi ngày.
Vậy, điều gì tạo nên một hệ thống danh sách việc cần làm vững chắc? 🤔
Lời Khuyên Để Xây Dựng Hệ Thống Danh Sách Việc Cần Làm Tốt
Có một số yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng của hệ thống danh sách việc cần làm của bạn.
Hãy xem xét, biết đâu bạn sẽ phát hiện ra điều gì đang làm bạn khó khăn!
1. Tìm Kiếm Động Lực Phù Hợp
Ai cũng cần mục tiêu để thúc đẩy mình hoàn thành công việc hàng ngày. Nhưng động lực có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau!
Động Lực Từ Bên Trong và Bên Ngoài
Ví dụ điển hình về động lực từ bên trong và bên ngoài là việc học ngoại ngữ; có người học vì họ yêu thích ngôn ngữ đó và muốn giao tiếp, trong khi người khác học để du lịch hoặc định cư ở nước nói ngôn ngữ đó.
Bạn cũng có thể áp dụng điều này cho danh sách việc cần làm của mình. Bạn có thể:
A: Đặt ra một mục tiêu lớn cho cả tuần. Khi lập danh sách, hãy chắc chắn rằng các công việc liên quan đến mục tiêu đó. Hãy nhớ mãi lý do bạn cần phải kiên trì.
B: Biến việc lập danh sách thành hoạt động thú vị với âm nhạc, dụng cụ viết đầy màu sắc và thức ăn nhẹ. Coi đó như cách chăm sóc bản thân để tăng cường hiệu suất làm việc.
Áp dụng hệ thống thưởng ✨💎
Việc nhận được phần thưởng nhỏ sau khi hoàn thành tốt công việc có thể giúp tăng cường động lực làm việc.
Nhiều ứng dụng mà chúng ta sử dụng hàng ngày đã tích hợp sẵn tính năng này! Chẳng hạn, khi chơi game trên điện thoại, bạn sẽ thấy âm thanh và hình ảnh khen ngợi mỗi khi vượt qua một cấp độ.
Ứng dụng quản lý công việc cũng đã áp dụng cách làm này, biến danh sách công việc trở nên thú vị hơn bằng cách "gamify" - làm cho nó giống như trò chơi. ClickUp cũng tạo ra hiệu ứng hoạt ảnh confetti mỗi khi bạn hoàn thành một loạt nhiệm vụ hay đạt được mục tiêu. 🥳
Đặt ra mục tiêu dài hạn
Hãy xem danh sách công việc của bạn như những bước đi nhỏ hướng tới một thay đổi lớn lao và tích cực trong cuộc sống.
Ví dụ, nếu bạn muốn học tiếng Ý đến một trình độ nhất định, bạn cần phải kiên trì học mỗi ngày ít nhất 15 phút. Bởi sau 30 ngày, trình độ của bạn chắc chắn sẽ tiến bộ rõ rệt. 🌱
Tương tự, hãy xác định mục tiêu lớn của mình và đặt ra khung thời gian cụ thể. Danh sách công việc không có mục tiêu rõ ràng chỉ giúp bạn tiến xa đến một mức độ nào đó.
Thêm vào đó, bạn cũng giảm bớt khả năng bỏ cuộc giữa chừng.
2. Tùy chỉnh danh sách công việc theo cá nhân
Mỗi người chúng ta đều có những động lực, sở thích và quan tâm riêng biệt, do đó những yếu tố khác nhau sẽ kích thích chúng ta duy trì hiệu suất làm việc.
Chúng ta thường phản ứng với các yếu tố hình ảnh như màu sắc, hình dạng và âm thanh. Đây là lý do vì sao các ứng dụng quản lý công việc lại phổ biến.
Dựa vào những gì khiến bạn cảm thấy hứng thú và tập trung, bạn có thể làm hai việc sau:
Nếu bạn thích cảm giác của giấy, mùi của bút lông và muốn giảm thời gian nhìn vào màn hình, thì việc sử dụng danh sách công việc truyền thống chắc chắn phù hợp với bạn. Hãy thoải mái vẽ trang trí, dùng sticker và bút màu. Không có quy định cứng nhắc nào cả!
Danh sách công việc điện tử thì phù hợp nếu bạn muốn có nhiều lựa chọn màu sắc và tùy chỉnh nhưng lại không có nhiều thời gian hoặc kiên nhẫn. Ngày nay, các ứng dụng như ClickUp cung cấp đủ loại chủ đề màu sắc, mẫu danh sách công việc, và âm thanh để bạn có thể tùy chỉnh danh sách công việc chỉ với một cú nhấp chuột.
3. Tùy biến quy trình công việc của bạn
Lập danh sách công việc không chỉ là viết ra những gì bạn cần làm trong ngày. Danh sách này còn phụ thuộc vào cách bạn thực hiện công việc, điểm mạnh của bạn, những việc đòi hỏi nhiều công sức, và đặc biệt là khả năng quản lý thời gian của bạn.
Xác định cấu trúc danh sách công việc phù hợp với bạn
❓Bạn làm việc hiệu quả hơn khi ghi ra toàn bộ công việc hay chia nhỏ thành từng bước cụ thể?
Ví dụ: "mua nguyên liệu làm carbonara" so với việc liệt kê từng nguyên liệu.
❓Công việc của bạn có nhiều hạn chót hay không quá gấp gáp?
Điều này giúp bạn quyết định xem danh sách của bạn cần chi tiết đến mức nào.
❓Bạn có thói quen lên kế hoạch trước hay thường xuyên thêm công việc mới một cách tức thì?
Nếu công việc và nhiệm vụ mới thường xuyên xuất hiện, bạn có thể cần dùng đến ứng dụng to-do list để có thể thêm công việc mọi lúc (kể cả khi không ở trước máy tính).
Tạo thói quen theo dõi thời gian làm việc
Theo dõi thời gian giúp bạn nhận biết mức độ hiệu quả trong công việc và những yếu tố nào trong danh sách to-do có thể đang làm giảm năng suất của bạn.
Bạn có thể nhận ra rằng mình không làm việc tốt dưới áp lực. Trong trường hợp này, bạn có thể chọn cách sắp xếp thời gian linh hoạt hơn.
Theo dõi thời gian cũng giúp bạn phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn. Lấy cuộc họp làm ví dụ, bạn có thể thấy rằng chúng chiếm quá nhiều thời gian của bạn. Để tránh mệt mỏi, bạn có thể cân nhắc dành một ngày riêng để giải quyết hết các cuộc họp, giúp bạn sắp xếp và lên kế hoạch cho công việc hiệu quả hơn.
Thêm một chút niềm vui vào danh sách của bạn!
Trong một tập phim, Leslie Knope đã lập ra một danh sách những điều cô ủng hộ. Trong số 173 hạng mục, có một số điều nghe có vẻ như sau:
Mở lại khu trưng bày chim toucan tại Sở thú Pawnee
Tìm Gabe, chú chim toucan
Nhiều khu vườn cộng đồng hơn
Sắc lệnh 11F: Tái lát vỉa hè thành phố
Cải cách ngân sách
Theo gương của cô ấy, bạn có thể làm cho danh sách công việc hàng ngày trở nên thú vị hơn và dễ dàng duy trì như một thói quen bằng cách thêm vào một hoặc hai mục vui nhộn. Như:
“Vuốt ve chó/mèo trong năm phút”
“Phát nhạc funk lớn vào lúc 7 giờ tối”
Hãy vui vẻ và xua tan cái bóng nghiêm túc đáng sợ mà chúng ta tạo ra khi nghĩ về danh sách công việc! 🌈
4. Tận dụng tối đa các nhắc nhở và cảnh báo
Việc có một danh sách công việc điện tử mang lại lợi ích của việc nhận nhắc nhở.
Nhắc nhở có thể rất hữu ích cho bạn mà không gây phiền toái khi bạn sử dụng ứng dụng phù hợp.
ClickUp, chẳng hạn, cho phép bạn tùy chỉnh cảnh báo một cách triệt để; thiết lập tệp đính kèm, tùy chỉnh thông báo, và thậm chí giao chúng cho người khác.
Đôi khi chúng ta có thể bị lạc trong công việc, vì vậy không có gì xấu hổ khi có những nhắc nhở cho những việc quan trọng hoặc... thậm chí chỉ để gửi một thông điệp động viên cho bản thân 💪😉
Chúng ta hãy tiếp tục với phần kế tiếp…👇
5. Hãy tự tin và tự cổ vũ cho bản thân mình
Thật dễ dàng để chúng ta tự phê bình mình mỗi khi vấp ngã. Điều này cũng tương tự như việc quản lý danh sách công việc và duy trì hiệu suất làm việc. Có thể bạn sẽ nhanh chóng bỏ cuộc với danh sách công việc vì không thể giữ được sự đều đặn, hay quên không ghi lại, hoặc đơn giản là quá tải với khối lượng công việc.
Và rồi bạn sẽ thấy mình giống như vừa là người cha/mẹ khắt khe vừa là đứa trẻ tiếc nuối trong một cuộc chiến nội tâm không mang lại kết quả tích cực nào.
Vậy Leslie sẽ xử lý như thế nào?
Cô ấy luôn dành lời khen cho bạn bè và đồng nghiệp về những điều nhỏ nhặt trong mỗi tập phim, và quả thực làm việc đó rất hiệu quả!
Điều này giúp mọi người cảm thấy được chú ý và đánh giá cao, và bạn cũng nên học theo.
Cho nên, trước khi bạn tìm được một người như Leslie, hãy tự trở thành người cổ vũ cho chính mình. Đừng chỉ trích bản thân như một phụ huynh khắt khe, hãy nhận ra và khen ngợi mình khi làm được điều gì đó tốt.
Dù là hoàn thành danh sách công việc hàng tuần.
Hay là đánh dấu hoàn thành tất cả nhiệm vụ vào cuối ngày.
Hãy tự viết lời khen cho mình ở phía dưới danh sách, dù có vẻ ngớ ngẩn thế nào đi nữa. Bởi vì nó xuất phát từ lòng quan tâm thật sự.
Chúng Ta Sẽ Làm Gì Tiếp Theo? 🤔
Tìm kiếm ứng dụng to-do list và lập kế hoạch lý tưởng - ClickUp có thể hỗ trợ bạn trong việc này.
Bắt đầu bằng cách chấp nhận những danh sách công việc không hoàn hảo.
Hãy làm quen với việc mắc lỗi. Tự cổ vũ cho mình, thay vì tự làm mình tổn thương.
Học cách yêu thích quá trình và làm cho việc lập danh sách trở nên thú vị, bởi đó là một phần của quá trình tự cải thiện bản thân.
Và điều quan trọng nhất, đừng để áp lực làm bạn mất đi niềm vui.
