Hướng dẫn Xây dựng Đội ngũ Đa năng

Khi bạn nghe đến "đa năng", bạn nghĩ đến điều gì?

Có lẽ bạn đã nghĩ đến sự cộng tác hoặc nhóm trước khi bạn nghĩ đến từ không hiệu quả. Nhưng đó thường là thực tế của nhiều đội ngũ đa năng.

Tại sao vậy?

Có rất nhiều lý do khiến các đội ngũ đa năng gặp khó khăn trong việc... hoạt động. Câu hỏi thú vị hơn, tuy nhiên, là làm thế nào để bạn xây dựng những đội ngũ đa năng thực sự hiệu quả, tạo ra công việc xuất sắc và đạt được kết quả? 📈

Đó chính là những gì cẩm nang này sẽ hướng dẫn bạn. Đầu tiên, luôn là một ý kiến hay khi bắt đầu với một định nghĩa vững chắc.

Định Nghĩa Đội Ngũ Đa Năng

Đội ngũ đa chức năng bao gồm các thành viên đến từ nhiều phòng ban và lĩnh vực chuyên môn khác nhau, phối hợp nỗ lực để hoàn thành một mục tiêu chung.

Sự hợp tác đa chức năng thành công diễn ra khi các đội kết hợp các quan điểm và chuyên môn khác nhau để tạo ra một cách tiếp cận toàn diện giúp giải quyết vấn đề, đưa ra quyết định thông minh hơn và thực hiện dự án một cách hiệu quả.

Lợi ích của Đội Ngũ Đa Chức Năng

Với đội ngũ đa chức năng, bạn có thêm nguồn lực mà có thể bạn không có được nếu không. Càng nhiều nguồn lực, kết quả càng tốt. Nhưng đó chỉ là phần nổi của tảng băng khi nói về giá trị thực sự mà đội ngũ đa chức năng mang lại. 🧊

Harvard Business Review đã nhấn mạnh tầm quan trọng của đội ngũ đa chức năng, chỉ ra rằng: “Những năng lực quan trọng nhất của hệ thống không thuộc về các nhóm được thiết kế từ hàng thập kỷ trước. Thực tế, nhiều điểm khác biệt trong một hệ thống năng lực mạnh mẽ đến từ những tia lửa được tạo ra khi những người có nền tảng, kỹ năng,

công nghệ và quan điểm khác nhau cùng xây dựng thực hành và quy trình với nhau.”

Hãy xem xét những lợi ích sau:

Tăng năng suất

Các đội ngũ có thể làm việc nhanh hơn bởi vì họ kết hợp kỹ năng chuyên môn từ các phòng ban hoặc lĩnh vực chuyên môn khác nhau để cùng giải quyết một vấn đề—cuối cùng sử dụng chuyên môn của họ. Họ tạo điều kiện cho ý tưởng được phát triển trong các đội liên quan.

Tốc độ giao tiếp

Tính năng Đánh dấu của ClickUp cho phép các đội nhóm gắn bình luận lên tài liệu để cải thiện sự hợp tác

Các nhóm làm việc đa ngành thường đạt được kết quả tốt hơn so với nhóm chỉ tập trung vào một lĩnh vực nhất định, nhờ vào việc tận dụng được nhiều nguồn lực khi mỗi thành viên mang lại kiến thức chuyên môn riêng biệt. Cần lưu ý rằng một nhóm đa ngành không cần thiết phải có quy mô lớn; họ có thể nhỏ nhưng vẫn rất hiệu quả. 🛼

Tự quản lý để tránh tình trạng tắc nghẽn

Bạn có thấy quen thuộc với hình ảnh meme về chú chó tự giữ dây dắt của mình không? Đó chính xác là điển hình của nhóm đa ngành.

Nhờ cách tổ chức linh hoạt, nhóm đa ngành thường khuyến khích sự tự quản cao, điều này giúp họ không bị chậm trễ hay mắc kẹt trong các quy trình phê duyệt phức tạp và mất thời gian. Nhờ vậy, mục tiêu có thể được đạt được nhanh chóng hơn. 💪

Giao tiếp ý tưởng một cách hiệu quả hơn

Tối ưu hóa giao tiếp và đẩy nhanh tiến độ dự án với ClickUp Whiteboards. Phác thảo, lên kế hoạch, chiến lược và giao tiếp với đội nhóm của bạn theo thời gian thực

Các đội ngũ chức năng chéo mở ra cuộc đối thoại và hỗ trợ phối hợp nhóm một cách nhanh chóng. Điều này giúp mọi người hiểu rõ hơn về các nhiệm vụ, giảm thiểu sự hiểu lầm và cuối cùng tăng tốc độ tiến triển của nhóm.

Tạo ra công việc chất lượng cao hơn

Các đội ngũ chức năng chéo mang lại cơ hội cho cá nhân tham gia vào các nhiệm vụ đòi hỏi đa dạng kỹ năng và kiến thức. Điều này thường cho phép họ đảm nhận các dự án thú vị và thách thức hơn so với bình thường.

Đọc: Bạn có xu hướng tìm ra giải pháp sáng tạo hơn khi để đội ngũ chức năng chéo tương tác và làm việc theo cách của họ. 💡

Tại sao? Bởi vì một đội ngũ chức năng chéo tạo ra một sân chơi đổi mới. Các nhóm có thể thử nghiệm và phát triển ý tưởng dù nhiệm vụ và trách nhiệm dự án có thể được giao cho các thành viên cụ thể với chuyên môn cụ thể.

Trách nhiệm

Một đội ngũ chức năng chéo có cảm giác sở hữu mạnh mẽ hơn khi mỗi bộ phận đóng vai trò quan trọng trong thành công của dự án. Điều này dẫn đến trách nhiệm tăng cao, điều này mang lại lợi ích tích cực cho sự phát triển, đặt mục tiêu và tổ chức lớn hơn. 💸

Tiết kiệm chi phí

Sử dụng tính năng Xem Khối lượng công việc trong ClickUp để kiểm tra xem ai đang làm việc hiệu quả hoặc cần hỗ trợ, và có thể dễ dàng điều chỉnh phân công công việc bằng cách kéo và thả các nhiệm vụ.

Các nhóm làm việc đa ngành giúp tiết kiệm chi phí bằng cách giảm bớt thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn thành các dự án và công việc. Theo 70% các nhà lãnh đạo thường xuyên đạt được mục tiêu tối ưu hóa chi phí, họ làm việc với các nhóm đa ngành, so với chỉ 40% khi không sử dụng phương pháp này.

Các Loại Nhóm Đa Ngành Là Gì?

Nếu bạn có một ý tưởng, rất có thể sẽ có một nhóm đa ngành giúp bạn thực hiện nó.

Dưới đây là danh sách các loại nhóm đa ngành thông dụng mà bạn nên biết. 🛠️

• Nhóm chuyên biệt: Những nhóm này được hình thành tạm thời để tập trung vào một công việc hoặc dự án cụ thể và thường sẽ giải tán sau khi công việc hoặc dự án kết thúc.

• Nhóm chức năng: Loại nhóm này gồm các chuyên gia từ các lĩnh vực khác nhau cùng nhau giải quyết vấn đề hoặc phát triển dự án trong lĩnh vực chuyên môn của họ.

• Nhóm điều hành: Nhóm này ra quyết định quan trọng về hướng đi, mục tiêu và chiến lược tổng thể của công ty.

• Lực lượng đặc nhiệm: Các nhóm này thường được thành lập để giải quyết vấn đề cụ thể hoặc tìm giải pháp cho những thách thức đặc biệt.

• Nhóm cố vấn: Khi cần tư vấn toàn diện và sâu rộng về một lĩnh vực liên quan đến tổ chức, người ta sẽ thành lập nhóm cố vấn đa ngành.

• Nhóm liên kết: Được hình thành khi các thành viên từ các tổ chức khác nhau cùng nhau làm việc để đạt được một mục tiêu chung.

• Nhóm ma trận: Những nhóm này bao gồm các thành viên từ các bộ phận khác nhau cùng hợp tác trong một dự án hoặc công việc và báo cáo cho quản lý của bộ phận mình.

Làm Thế Nào Để Xây Dựng Một Nhóm Đa Ngành Hiệu Quả

1. Xác định mục tiêu rõ ràng

Việc xác định một mục tiêu và mục đích rõ ràng cho dự án là rất quan trọng để mọi người hiểu họ cần phải làm gì. Dù mục tiêu của bạn là gì, nó cần được tổ chức, quản lý và lưu trữ một cách cụ thể.

ClickUp giúp bạn xây dựng trung tâm điều hành cho dự án của mình. Như vậy, quản lý dự án có thể xác định mục tiêu của mình một cách rõ ràng. Cuối cùng, ý tưởng chỉ trở thành hiện thực khi chúng được triển khai và chia nhỏ thành các giai đoạn thực hiện được.

Tổng hợp công việc của bạn trong cái nhìn tổng quan với Dashboards

ClickUp phục vụ tốt cho cả nhu cầu cơ bản lẫn yêu cầu từ các đội ngũ làm việc hiệu suất cao. Với giao diện bảng và xem lịch, các đội được cập nhật thông tin về công việc cần hoàn thành và thời hạn, cũng như cái nhìn tổng quan về tiến độ dự án. Tài liệu ClickUp được chia sẻ, chỉnh sửa được lưu trữ theo thời gian thực và tiến độ công việc rất dễ nhìn.

Cần phải xử lý với công việc hay mối liên kết dự án? ClickUp cung cấp khả năng tùy chỉnh toàn diện cho cả hai.

2. Xác định vai trò và mục tiêu chủ chốt

Trước khi bắt đầu dự án, việc phân công vai trò và mục tiêu cho từng thành viên trong đội là điều quan trọng. Điều này giúp đội ngũ phối hợp và duy trì sự đồng lòng dễ dàng hơn. Việc đặt mục tiêu sẽ được hưởng lợi từ việc phân công vai trò và các cột mốc rõ ràng.

Xem trực quan các Mốc dự án với chế độ Gantt trong ClickUp

Với ClickUp, việc thiết lập và theo dõi các mốc dự án trở nên thật dễ dàng. ClickUp giúp đội ngũ làm việc đa năng theo phương pháp linh hoạt có thể biến một nhiệm vụ thành mốc quan trọng. Bạn cũng có thể lọc theo các mốc này, để xem bản đồ đường đi của tất cả những mốc mà đội đã hoàn thành.

3. Hỗ trợ đội ngũ

Trong khi đội ngũ giao tiếp, thảo luận ý tưởng và xây dựng chiến lược, hãy chắc chắn rằng bạn đang cung cấp đầy đủ sự hỗ trợ. Về mặt chức năng, điều này liên quan đến việc bạn sử dụng công cụ nào và cách bạn sử dụng chúng.

Xây dựng quy trình hỗ trợ của bạn trong công cụ Mind Maps của ClickUp để hình dung toàn bộ luồng công việc

Hãy đảm bảo rằng quy trình hỗ trợ của bạn được ghi chép cẩn thận. May mắn thay, bạn có thể sử dụng công cụ Mind Map để dễ dàng kết nối các điểm và hình dung một luồng công việc hoàn chỉnh cho quy trình hỗ trợ của mình.

Thêm vào đó, công cụ chat tích hợp sẵn của ClickUp giúp bạn không phải chuyển đổi ngữ cảnh khi làm việc với nhóm. Chỉ cần bắt đầu một cuộc trò chuyện ngay trong nền tảng và giao tiếp với bất kỳ ai trong nhóm của bạn.

Những điều nhỏ như thế này tạo nên sự khác biệt lớn khi bạn đang quản lý các nhiệm vụ, và cột mốc hoặc tổ chức các cuộc họp agile.

4. Khuyến khích sự hợp tác và sáng tạo

Khuyến khích các thành viên trong nhóm hợp tác, chia sẻ ý tưởng mới và suy nghĩ sáng tạo khi giải quyết vấn đề. Đây là lúc mà phần mềm whiteboard như Whiteboards của ClickUp tỏa sáng.

Phát hiện cộng tác giúp các nhóm có thể làm việc và chỉnh sửa đồng thời trên Bảng Trắng ClickUp

Là một sân chơi sáng tạo dành cho việc đưa ra ý tưởng, bạn sẽ hầu như không bao giờ muốn sử dụng công cụ nào khác ở giai đoạn đầu khi khởi xướng một dự án. Các nhóm cộng tác theo thời gian thực, lưu lại các khái niệm, vẽ sơ đồ giải thích và sử dụng tính năng phát hiện cộng tác để ngăn chặn công việc trùng lặp hoặc lặp đi lặp lại!

5. Nhận biết và khen thưởng thành tựu

Ghi nhận và khen thưởng cá nhân cũng như nhóm làm việc về những thành tựu của họ sẽ giúp tạo ra tinh thần trách nhiệm và quyền sở hữu đối với dự án.

Vấn đề là có quá nhiều tổ chức không ghi chép và giải thích rõ ràng về cách thức nhân viên sẽ được khen thưởng hoặc công nhận công việc của họ. Sử dụng ClickUp Docs giúp bạn tập trung các tài liệu vận hành và tổ chức vào một nơi, từ đó dễ dàng cho các nhóm tìm kiếm thông tin quan trọng.

Tập hợp thông tin và tài nguyên liên quan đến văn hóa công ty của bạn vào một nơi duy nhất bằng cách sử dụng Mẫu Tài liệu ClickUp này

Bạn không cần phải tạo mọi thứ từ đầu. Hãy áp dụng Mẫu Văn Hóa Công Ty của ClickUp để ghi lại những điều bạn kỳ vọng ở đội ngũ và cách bạn sẽ trao thưởng cho họ. Khi các thành viên trong đội biết rằng họ sẽ được đánh giá cao, họ sẽ luôn sẵn lòng nỗ lực hơn trong công việc.

Tải Mẫu Này

Những Thách Thức Thường Gặp Đối với Các Nhóm Làm Việc Đa Chức Năng và Cách Sử Dụng Mẫu

Trong môi trường làm việc đa chức năng, việc thiếu hiểu biết chung về kiến thức là điều khó tránh khỏi. Khi các nhóm không rõ ràng về vai trò hoặc thiếu đào tạo, điều này sẽ dẫn đến sự hợp tác kém hiệu quả và giảm sút năng suất làm việc.

Tuy nhiên, đây không phải là thách thức duy nhất mà các nhóm đa chức năng phải đối mặt hàng ngày. Họ còn phải giải quyết các vấn đề liên quan đến tổ chức và phong cách giao tiếp. Dưới đây là một số thách thức khác.

Vai trò và nhiệm vụ không được xác định rõ ràng

Với sự phong phú của các vai trò và nhiệm vụ, các nhóm thường gặp khó khăn trong việc xác định ai chịu trách nhiệm cho công việc cụ thể nào. Nếu không có một quy trình làm việc được lãnh đạo đề ra từ trước, cùng với việc cố ý tập trung hóa trách nhiệm, các nhóm sẽ dễ bị mắc kẹt trong tình trạng không biết phải làm gì tiếp theo.

Hãy dễ dàng hình dung cấu trúc và bố cục của đội nhóm bạn với mẫu biểu đồ tổ chức Whiteboard giản đơn này

Thay vì tự thiết kế từ đầu, bạn có thể sử dụng một mẫu có sẵn để nhanh chóng xây dựng biểu đồ tổ chức của mình, giúp mọi người trong đội hiểu rõ ai đảm nhận trách nhiệm gì.

Tải Mẫu Này

Data silos

Hiện tượng Data Silos xuất hiện khi các phòng ban làm việc riêng lẻ và không chia sẻ thông tin với nhau, đặc biệt là khi họ dùng những nền tảng SaaS khác nhau để quản lý công việc. 

Có thể đội ngũ kinh doanh đang dùng một bộ công cụ công nghệ hoàn toàn khác so với những gì mà đội ngũ thương hiệu và thiết kế dùng. Vậy giải pháp là gì? Điều quan trọng là phải tập trung quản lý công việc từ đầu đến cuối. 🔑

Một đội ngũ làm việc đa chức năng cần có một nguồn thông tin chung để làm việc dựa trên đó. Như vậy, công việc mới được sắp xếp và giao phó một cách rõ ràng, thông tin cập nhật được mọi người trong đội tiếp thị hay các bộ phận khác dễ dàng truy cập, và mọi người cùng làm việc theo một quy chuẩn chung. 

Kết nối các đội ngũ trong tổ chức với Kế Hoạch Quản Lý Đội Nhóm chi tiết này

Nếu bạn cần tập hợp mọi đội ngũ trong một không gian duy nhất, tại sao không sử dụng một mẫu có sẵn để đảm bảo rằng mọi người và mọi nhóm đều được quan tâm? Hãy làm cho việc hợp tác giữa các nhóm chức năng trở nên đơn giản với khả năng nhìn thấy rõ ràng các dự án và tình trạng của chúng để đội ngũ kinh doanh và tiếp thị có thể hợp tác tốt hơn.

Tải Mẫu Này

Sự phân bổ nguồn lực kém hiệu quả

Việc phân bổ đúng đắn các nguồn lực, vật liệu, công nghệ và ngân sách là cần thiết cho một dự án từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc. Nếu không có các công cụ và hệ thống phù hợp để thực hiện, sự phân bổ nguồn lực kém chỉ làm cản trở các nhóm chức năng trong việc hoàn thành mục tiêu.

Mục tiêu rõ ràng, vai trò và lịch trình cụ thể là điều cần thiết để một nhóm chức năng có thể làm việc thành công. Nếu thiếu những yếu tố này, các thành viên trong nhóm có thể không chắc chắn về những gì được mong đợi từ họ và thời hạn cụ thể.

Sử dụng Bản mẫu Phân bổ Nguồn lực của ClickUp để theo dõi tài nguyên, nhân lực và các yếu tố khác cho từng dự án

Tránh việc giao quá nhiều hoặc quá ít công việc cho nhân viên chỉ vì không rõ ai có thể đảm nhận nhiệm vụ nào. Hãy xác định nguồn lực bạn có và dùng bản mẫu này để theo dõi, quản lý và điều chỉnh sự sẵn có của nguồn lực một cách thuận tiện tại một nơi.

Tải Bản mẫu

Xử lý vấn đề luồng công việc trong nhóm

Có nguồn lực để quản lý và công việc cần phân công là chắc chắn, nhưng thường gặp vấn đề về luồng công việc khi các nhóm từ nhiều lĩnh vực khác nhau cùng hợp tác. Cách làm việc của một nhóm có thể không phù hợp với nhóm khác, và cần có sự điều chỉnh từ cả hai phía.

Sự khác biệt trong cách dùng từ và quy trình làm việc khiến cho việc hợp tác giữa các nhóm chức năng chéo trở nên phức tạp hơn. Nếu muốn nêu ra thách thức lớn nhất cho một nhóm chức năng chéo, đó chính là vấn đề không đồng nhất trong cách làm việc.

Đây chính là nguyên nhân chính của nhiều vấn đề tồn đọng. Vì vậy, để xây dựng một nhóm chức năng chéo hiệu quả, việc đầu tiên cần làm là giải quyết vấn đề đồng bộ hóa quy trình làm việc.

Sử dụng mẫu này để thiết lập quy trình trong tổ chức của bạn bằng cách làm nổi bật cách các nhiệm vụ được sắp xếp và có thể chảy vào các nhóm khác

Hãy đồng bộ hóa mọi nhóm bằng cách tạo ra danh sách tài liệu quy trình và thủ tục. May mắn thay, mẫu quy trình và thủ tục miễn phí này giúp việc phân công và xác định luồng công việc của nhóm trở nên đơn giản, hoặc ít nhất, ghi lại cách mỗi nhóm làm việc để không còn sự nhầm lẫn giữa các bộ phận.

Tải Mẫu Này Về

Làm Việc Đa Năng Hơn Với Sức Mạnh Của ClickUp

Nền tảng trực quan và có thể tùy chỉnh của ClickUp cho phép các nhóm thiết lập không gian làm việc và nhiệm vụ chỉ với một cú nhấp chuột, và giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm một cách dễ dàng.

Nó cũng cung cấp khả năng báo cáo mạnh mẽ, cho phép các thành viên nhanh chóng nắm bắt tiến độ của nhiệm vụ và dự án. Với ClickUp, các nhóm có thể chia sẻ tệp tin và bình luận theo thời gian thực, mang lại quyền truy cập ngay lập tức vào những cập nhật mới nhất, đồng thời cũng cho phép các nhóm làm việc từ bất kỳ đâu.