Hướng Dẫn Từng Bước Để Tạo Bảng Theo Dõi OKR
Khác với Chỉ số Hiệu suất Chính (KPIs), Mục tiêu và Kết quả Chủ chốt (OKRs) thường mang tính chất định tính và có thể gặp khó khăn khi theo dõi. Điều này tạo nên sự khó khăn trong việc lướt qua biển nhiệm vụ và đảm bảo bạn đang đi đúng hướng. May mắn thay, bạn có thể dựa vào một bảng theo dõi OKR tốt như la bàn của mình. 🧭
Một bảng theo dõi được xây dựng tốt sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan chi tiết về tiến trình và hiệu suất làm việc, giúp bạn giữ cho toàn đội cùng chung một trang sách và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì mò mẫm trong bóng tối.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ cho bạn biết tất cả những gì bạn cần biết về bảng theo dõi OKR và hướng dẫn bạn cách tạo một bảng từ đầu. Chúng tôi sẽ gợi ý những phương pháp và công cụ tốt nhất không làm cháy túi bạn nhưng vẫn cung cấp tất cả thông tin cần thiết một cách dễ dàng.
Bảng Theo Dõi OKR Là Gì?
Bảng theo dõi OKR là một công cụ quản lý dự án trực quan cho phép bạn theo dõi tiến độ mục tiêu và nhiệm vụ một cách dễ dàng thông qua biểu đồ, đồ thị và các yếu tố động tương tự. Mục đích chính của nó là tổng hợp một lượng lớn dữ liệu để cung cấp những thông tin có thể hành động, giúp bạn tiếp tục hướng tới mục tiêu của mình. 🎯
Tạo các Bảng điều khiển chi tiết và dễ dàng thêm Thẻ để theo dõi tiến độ điểm sprint, số lượng công việc theo trạng thái và số lỗi theo từng hiển thị
Bảng điều khiển chủ yếu hướng đến các quản lý dự án/sản phẩm và giám đốc cấp cao, nhưng nó cũng có ích cho nhân viên ở mọi cấp bậc trong tổ chức. Nó giúp bạn phân chia OKRs thành những sáng kiến có thể theo dõi để làm cho dự án dễ tiếp cận hơn và đảm bảo mọi người rõ ràng về đóng góp và vai trò của mình.
Hơn nữa, không phải tất cả các bảng điều khiển OKR đều bao gồm dự án và mục tiêu cấp công ty. Bạn cũng có thể sử dụng bảng điều khiển cá nhân để theo dõi OKRs cá nhân của từng nhân viên, điều này giúp họ giữ được động lực và cho phép bạn hiểu họ hơn.
Dù cho mục đích sử dụng ra sao, một bảng điều khiển được phát triển tốt đảm bảo bạn không cần phải jong jong nhiều bảng tính và tài liệu để hiểu rõ tình hình hiện tại của dự án và hiệu suất của nhóm. T ất cả thông tin quan trọng được trình bày một cách rõ ràng, hấp dẫn về mặt hình ảnh, giúp bạn tiết kiệm thời gian cho quyết định.
Các Tính Năng Chính của Bảng Điều Khiển OKR
Để đơn giản hóa việc báo cáo và hỗ trợ quyết định dựa trên dữ liệu, bảng điều khiển OKR nên chứa các yếu tố chính sau:
Công cụ trực quan hóa—Mục tiêu đôi khi có thể mơ hồ vì chúng sẽ được cụ thể hóa qua các kết quả chính và sáng kiến, vì vậy bảng điều khiển OKR của bạn phải cung cấp các yếu tố trực quan hóa tính toán cho điều này. Nếu nó không vượt qua các biểu đồ tròn cơ bản và mục tiêu số lượng, bạn có thể không thể trực quan hóa dữ liệu cần thiết để theo dõi tiến độ một cách chính xác
Giao diện thân thiện với người dùng—Như đã đề cập, bảng điều khiển OKR có thể phục vụ bất kỳ ai trong tổ chức của bạn, vì vậy nó nên dễ dàng điều hướng bất kể kỹ năng công nghệ của người dùng. Tất cả thông tin quan trọng nên được trình bày rõ ràng để nhóm của bạn không cần phải tìm kiếm dữ liệu họ cần. Lý tưởng nhất, bảng điều khiển của bạn cũng nên thân thiện với di động để bạn có thể theo dõi các cập nhật quan trọng mọi lúc mọi nơi
Dữ liệu thời gian thực—Bạn không thể có được bức tranh chính xác về tiến độ bạn đã đạt được nếu bảng điều khiển của bạn không cập nhật kịp thời (hoặc ít nhất là đủ thường xuyên để tính đến tất cả những thay đổi quan trọng). Hãy chắc chắn rằng bảng điều khiển của bạn kết nối mượt mà với nguồn dữ liệu và các ứng dụng khác bạn sử dụng để đạt được mục tiêu
Cột mốc và lộ trình—Một số mục tiêu có thể mất một thời gian để hoàn thành, vì vậy cột mốc là một cách tuyệt vời để nâng cao tinh thần của nhóm nếu họ cảm thấy mệt mỏi giữa chừng dự án. Lộ trình cũng rất hữu ích, vì chúng cung cấp cho mọi người một lộ trình toàn diện để theo dõi
Tùy chọn tùy chỉnh—Lý tưởng nhất, bảng điều khiển của bạn sẽ có thể thích nghi với các nhóm khác nhau và cung cấp thông tin liên quan mà không làm phiền các thành viên nhóm với dữ liệu không liên quan đến họ. Nếu không, bạn có thể cần tạo nhiều bảng điều khiển cho cùng một OKR
Những Lợi Ích của Bảng Điều Khiển OKR Là Gì?
Nếu bạn tạo một bảng điều khiển kiểm tra tất cả các hộp trên, bạn có thể tận hưởng nhiều lợi ích. Hãy xem qua những lợi ích có ảnh hưởng nhất. 🌟
Giao tiếp chiến lược OKRs được đơn giản hóa
OKRs thường là tham vọng và liên quan đến nhiều nhóm trong toàn bộ công ty. Không có một hệ thống trung tâm để trực quan hóa chúng, bạn có nguy cơ gặp phải sự hiểu lầm và có thể tạo ra các silo dự án.
Giao diện Trung tâm Mục ClickUp giúp việc phân loại Docs, Dashboards và Whiteboards theo thứ tự mới nhất, yêu thích hoặc 'Do tôi tạo' trở nên dễ dàng
Bảng điều khiển OKR kết hợp tất cả các bên liên quan để đảm bảo sự rõ ràng và cái nhìn tổng quan toàn diện về tất cả các sáng kiến cần thiết. Kết quả là, mọi người có thể thấy công việc của họ phù hợp như thế nào với bức tranh lớn hơn và hiểu được ngữ cảnh cần thiết để hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
Một nền tảng bảng điều khiển toàn diện cũng có thể đi kèm với các tính năng hợp tác được tích hợp sẵn, giảm bớt nhu cầu sử dụng thêm các ứng dụng năng suất. Điều này có thể tập trung luồng công việc của bạn và loại bỏ những bất cập tốn thời gian.
Theo dõi hoạt động dễ dàng
Khi đội nhóm của bạn làm việc để đạt được các kết quả then chốt, bạn sẽ muốn được cập nhật thông tin liên tục. Bảng điều khiển OKR có thể thực hiện điều này mà không cần hàng loạt cuộc họp và kiểm tra. Bạn có thể biết chính xác lượng công việc đã hoàn thành tại bất kỳ thời điểm nào và có tất cả các cập nhật cần thiết ngay lập tức.
Lưu ý rằng điều này chỉ có thể nếu phần mềm bảng điều khiển của bạn tích hợp với công cụ lập lịch để cho phép theo dõi nhiệm vụ theo thời gian thực. Điều này không phải lúc nào cũng có sẵn trong mọi giải pháp, vì vậy bạn có thể cần thực hiện một trong hai việc sau:
Tìm kiếm một ứng dụng có khả năng kết nối với các ứng dụng hiện có trong quy trình làm việc của bạn
Chọn một nền tảng mạnh mẽ hơn, vượt ra ngoài việc báo cáo và trực quan hóa OKR đơn giản
Cơ hội Gamification
Bảng điều khiển OKR không chỉ được sử dụng để phân tích dữ liệu - chúng còn giúp bạn thêm niềm vui vào quy trình làm việc và duy trì sự tham gia của nhân viên thông qua gamification. Theo một khảo sát, việc làm này là một ý tưởng thông minh bởi vì 89% nhân viên cho biết gamification khiến họ năng suất hơn, và 88% báo cáo mức độ hạnh phúc tại nơi làm việc tăng lên.
Có vô số lựa chọn gamification để khám phá, và bảng điều khiển OKR của bạn đóng một vai trò quan trọng ở đây. Bạn có thể thiết lập một hệ thống thưởng dựa trên các cột mốc, sáng kiến và kết quả then chốt để giữ cho nhân viên của bạn hứng thú và được động viên. 🥇

Hiển thị mối quan hệ giữa các công việc và Công việc cột mốc trong chế độ xem Gantt trong ClickUp
Bạn cũng có thể tạo thêm tính cạnh tranh lành mạnh bằng cách thêm hệ thống điểm, bảng xếp hạng, và các yếu tố tương tự. Đừng quá lạm dụng, tuy nhiên, vì bạn không muốn sự cạnh tranh ảnh hưởng đến tinh thần hợp tác.
Cải thiện làm việc nhóm và trách nhiệm
Nói về hợp tác, bảng thông tin OKR loại bỏ nhiều trở ngại trong làm việc nhóm, như:
Nhiệm vụ không rõ ràng
Sự cản trở trong giao tiếp
Không thể nhìn thấy bức tranh toàn cảnh
Ngoài OKRs, chúng thường hiển thị các sáng kiến chủ chốt liên quan, đảm bảo trách nhiệm của mọi người được phân định rõ ràng. Điều này loại bỏ sự nhầm lẫn và cho phép bạn kết nối từng sáng kiến với một thành viên trong nhóm và xác định nguồn gốc của bất kỳ sự không hiệu quả nào một cách nhanh chóng. 🔍
Một bảng thông tin cũng đảm bảo minh bạch hoàn toàn, điều này có thể tạo điều kỳ diệu trong việc xây dựng lòng tin trong công ty của bạn. Như một lợi ích thêm, nhân viên có thể được khuyến khích chia sẻ kiến thức và giúp đỡ lẫn nhau nếu mọi người có thể thấy nhiệm vụ của đồng nghiệp.
Làm thế nào để Tạo một Bảng Thông Tin OKR?
Một bảng thông tin OKR chắc chắn không thể được tạo ra chỉ qua một đêm—bạn phải trải qua nhiều bước và tham khảo ý kiến từ các nhà quyết định để đảm bảo tất cả dữ liệu cần thiết có mặt. Bạn cũng cần tìm phần mềm bảng thông tin phù hợp với tất cả các tính năng đã được thảo luận trước đó trong hướng dẫn này, và có nhiều lựa chọn để bạn cân nhắc.
Để rút ngắn quá trình tìm kiếm của bạn, chúng tôi xin gợi ý ClickUp—một giải pháp quản lý dự án toàn diện giúp bạn theo dõi quy trình làm việc và theo dõi tiến độ một cách dễ dàng. 🤩
Bảng điều khiển trong ClickUp 3.0 cung cấp cho các quản lý dự án linh hoạt cái nhìn nhanh về các công việc còn lại và ưu tiên hàng tuần của đội ngũ cũng như biểu đồ burnup và burndown chi tiết
Với Bảng Điều Khiển ClickUp, bạn có thể xây dựng bảng điều khiển OKR lý tưởng, mang lại cái nhìn sâu sắc và có thể hành động được trên tất cả dữ liệu bạn cần. Hãy để chúng tôi chỉ cho bạn cách làm điều này qua từng bước trong quá trình tạo bảng điều khiển.
Bước 1: Chọn mục tiêu của bạn
Một bảng điều khiển OKR có thể tập trung vào một hoặc nhiều mục tiêu cùng một lúc. Nó cũng có thể bao gồm mục tiêu chung toàn doanh nghiệp hoặc cụ thể cho từng nhân viên. Với nhiều lựa chọn như vậy, việc chọn đúng mục tiêu cho bảng điều khiển có thể là một thách thức. Tuy nhiên, việc đưa ra quyết định này rất quan trọng và cần được dành thời gian và sự chú ý xứng đáng, vì nó sẽ ảnh hưởng đến tất cả các bước tiếp theo.
Nếu bạn cần một điểm xuất phát để định nghĩa mục tiêu của mình, hãy bắt đầu từ sứ mệnh và tầm nhìn của công ty bạn. OKRs nên được đặt ra tham vọng và truyền cảm hứng, vì vậy đừng ngần ngại đặt mục tiêu cao. 💯
Khi bạn không cần phải định lượng nó, đừng lo lắng nếu một mục tiêu có vẻ mơ hồ. "Tăng nhận thức thương hiệu" là một ví dụ hoàn hảo về một mục tiêu hợp lệ, ngay cả khi nó có vẻ không rõ ràng ban đầu. Bạn sẽ phân chia nó thành các kết quả chính và sáng kiến sau đó, vì vậy bạn vẫn có cách cụ thể để đo lường tiến độ.
Sau khi bạn đã xem xét mục tiêu của mình, bạn có thể sử dụng Mục Tiêu ClickUp để biến chúng thành hiện thực. Nhờ các tùy chọn trực quan hóa đa dạng, bạn có thể tìm thấy biểu đồ phù hợp cho mỗi loại mục tiêu.
Sử dụng mục tiêu ClickUp để tạo khung OKR của bạn và theo dõi chúng qua nhiều yếu tố trực quan
ClickUp cung cấp các tùy chọn chia sẻ mục tiêu linh hoạt, cho phép bạn cung cấp cái nhìn tổng quan về các mục tiêu liên quan cho từng đội ngũ mà không cần thông tin thừa. Bạn cũng có thể nhóm các mục tiêu vào các thư mục để tăng thêm tính rõ ràng.
Việc theo dõi tiến độ diễn ra tự động và cập nhật theo thời gian thực, vì vậy bạn sẽ không phải xử lý sự chậm trễ của dữ liệu. Mỗi khi bạn nhìn vào bảng điều khiển, bạn sẽ biết chính xác mình đang ở gần mục tiêu đến đâu.
Bước 2: Xác định kết quả chủ chốt và các sáng kiến
Với việc đã xác định các mục tiêu, đã đến lúc đi sâu hơn và xem bạn sẽ đạt được chúng như thế nào. Nói cách khác, bạn cần xác định các kết quả chủ chốt và các sáng kiến tương ứng cho mỗi mục tiêu.
Từ hai đến năm kết quả chủ chốt cho mỗi mục tiêu là một con số lý tưởng, mặc dù con số này không cố định. Điều quan trọng là phải đảm bảo các kết quả chủ chốt phù hợp với mục tiêu và vạch ra một lộ trình rõ ràng cho đội ngũ của bạn theo dõi.
Nếu quay lại ví dụ về nhận thức thương hiệu, các kết quả chủ chốt của bạn có thể là:
Viết và xuất bản 30 bài đăng khách mời trước cuối Q2
Thiết lập năm mối quan hệ đối tác với các ảnh hưởng viên trong ngành trong Q1
Tạo 40 podcast trước cuối năm
Mỗi kết quả chủ chốt này có thể được chia nhỏ thành các sáng kiến cụ thể. Ví dụ, các sáng kiến cho việc viết 30 bài đăng khách mời có thể bao gồm:
Tạo chủ đề và đề cương cho tất cả 30 bài viết trước cuối tháng
Viết ba bài viết mỗi tuần
Xác định 15 trang web uy tín để đăng các bài viết khách mời
Việc các kết quả chủ chốt và sáng kiến này được tập trung tại một trung tâm là rất quan trọng, nếu không bạn sẽ không thể theo dõi chúng một cách hiệu quả. Chính vì thế Nhiệm vụ ClickUp cho phép bạn tổ chức chúng lại và giữ cho mọi thứ ngăn nắp. 🗓️
Giao diện kéo và thả trực quan giúp bạn dễ dàng quản lý nhiệm vụ, và bạn có thể sử dụng nhiều chế độ xem để có cái nhìn tổng quan rõ ràng về quy trình làm việc.

Sử dụng Công việc trong ClickUp để phác thảo các kết quả chủ chốt và sáng kiến mà không cần đến bảng tính rối rắm
ClickUp còn cung cấp nhiều tự động hóa, công việc định kỳ, và các tính năng tương tự giúp giảm bớt công việc và tiết kiệm thêm thời gian cho việc ra quyết định.
Bước 3: Xác định bố cục của bảng điều khiển
Sau khi xác định OKRs và các sáng kiến, bạn cần lựa chọn cách thức tổ chức chúng trên bảng điều khiển của mình. Khả năng ở đây là không giới hạn, nhất là khi bạn tận dụng hơn 50 widget của ClickUp và nhiều tùy chọn tuỳ chỉnh khác.
Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu, có thể tham khảo một mẫu bảng điều khiển OKR để tìm cảm hứng. Chẳng hạn, mẫu OKR của ClickUp đã bao gồm tất cả các yếu tố bạn cần để tổ chức OKRs theo ý muốn. Bạn sẽ có năm Trường Tùy Chỉnh và các loại hiển thị cùng với bảy trạng thái để theo dõi OKRs một cách chính xác nhất.
Cấu trúc OKRs và các sáng kiến một cách dễ dàng với mẫu OKR của ClickUp
Ngoài mẫu OKR chung, bạn có thể tận dụng những mẫu cụ thể như mẫu Kế hoạch Tiếp thị Chiến lược ClickUp, được thiết kế sẵn với các trường và yếu tố phù hợp với kế hoạch tiếp thị, giúp bạn phát triển chiến lược hiệu quả với ít công việc thủ công nhất.
Cuối cùng, bạn có thể xem một số ví dụ về bảng điều khiển ClickUp để hình dung bảng điều khiển OKR của mình nên trông như thế nào. Mọi yếu tố trong bảng điều khiển ClickUp đều có thể tùy chỉnh hoàn toàn, cho phép bạn điều chỉnh nó để phù hợp với OKRs và các đặc điểm khác.
Khi thiết kế bố cục bảng điều khiển, hãy tập trung vào tính thân thiện với người dùng để đảm bảo tất cả các thành viên liên quan có thể sử dụng bảng điều khiển một cách trơn tru. Bạn cần tìm ra sự cân bằng giữa hình thức và chức năng, vì vậy hãy thử nghiệm với các thiết kế khác nhau để xác định phương án tốt nhất. 🧪
Tải Mẫu Này
Bước 4: Kết nối nguồn dữ liệu
Không phải tất cả tiến độ OKR đều có thể theo dõi thông qua việc hoàn thành các sáng kiến cụ thể. Chẳng hạn, nếu bạn điều hành một phòng khám và đặt mục tiêu chính là cải thiện trải nghiệm bệnh nhân, việc đạt được thời gian chờ trung bình cụ thể có thể là một trong những kết quả chính. Trong trường hợp này, bảng điều khiển OKR của bạn nên được kết nối với một nền tảng đo lường thời gian chờ để cung cấp thông tin cần thiết mà không cần nhập liệu thủ công.
Có lẽ bạn đã có một quy trình làm việc đã được thiết lập, và bảng điều khiển của bạn phải phù hợp với nó thay vì yêu cầu bạn thay đổi quy trình đáng kể. Đó là lý do tại sao bạn cần một giải pháp bảng điều khiển có thể tích hợp mượt mà với các nguồn dữ liệu quan trọng của bạn.

Hãy khám phá chi tiết từng dữ liệu cụ thể với khả năng phân tích chi tiết trong Bảng điều khiển
ClickUp giúp bạn thực hiện điều này qua ba cách:
Tích hợp sẵn (Slack, Everhour, Front và nhiều ứng dụng khác)
Tích hợp với Zapier, cho phép bạn kết nối ClickUp với hàng trăm ứng dụng bổ sung
API của ClickUp, giúp bạn xây dựng các tích hợp tùy chỉnh
Bạn có toàn quyền tự do để tùy chỉnh ClickUp theo nhu cầu và đảm bảo rằng bảng điều khiển của bạn không bỏ sót bất kỳ thông tin nào. 🪨
Đương nhiên, bảng điều khiển cũng có thể rút dữ liệu từ các giải pháp khác của ClickUp (Nhiệm vụ, Mục tiêu, v.v.), giúp bạn luôn cập nhật thông tin mọi lúc.
Bước 5: Rà soát và điều chỉnh bảng điều khiển OKR của bạn
Chỉ vì bảng điều khiển của bạn đã hoạt động không có nghĩa là công việc của bạn đã kết thúc. Khi bạn theo dõi OKRs, bạn có thể nhận thấy những điểm cần cải thiện. Ví dụ, một số người dùng có thể thấy nó không trực quan hoặc thiếu dữ liệu quan trọng.
OKRs của bạn cũng sẽ phát triển khá nhiều theo thời gian, vì vậy việc rà soát và điều chỉnh đ ịnh kỳ là rất quan trọng. Nếu bạn có OKRs dài hạn, việc rà soát hàng quý có thể phù hợp. Điều này có thể không đúng nếu bạn sử dụng bảng điều khiển cho các dự án nhỏ hơn hoặc theo dõi nhân viên cá nhân, vì bạn sẽ cần kiểm tra thường xuyên hơn.
Thế giới kinh doanh diễn ra với tốc độ chóng mặt, vì vậy bạn cũng nên sẵn lòng đón nhận những bất ngờ yêu cầu bạn điều chỉnh OKRs hoặc cân bằng lại các ưu tiên của mình. Dù trường hợp nào, hãy chắc chắn không chỉ đặt bảng điều khiển và quên lãng nó mà hãy cập nhật nó khi cần thiết.
Cuối cùng, hãy sử dụng bảng điều khiển của bạn để kỷ niệm thành tựu và các cột mốc quan trọng. Một lời khen ngợi có thể giúp tăng cường hạnh phúc của nhân viên, và bảng điều khiển của bạn sẽ cho bạn biết ai xứng đáng nhất. 🤓
Tạo một Bảng điều khiển OKR Chất lượng Cao với ClickUp
Nếu không có mẫu bảng điều khiển OKR, việc thiết lập một bảng điều khiển OKR có thể mất một số công sức, nhưng đó là một thành phần quan trọng trong nỗ lực báo cáo của bạn. Bạn sẽ giữ được quyền kiểm soát hoàn toàn đối với OKRs của nhóm và đưa ra quyết định với sự tự tin cao hơn.
Nhóm của bạn cũng sẽ đánh giá cao bảng điều khiển, vì họ có thể sử dụng nó để nắm bắt tiến trình công việc của mình và nhận được động lực cần thiết nếu cần. 💨
ClickUp giúp bạn tận hưởng những lợi ích trên cùng nhiều ưu điểm khác. Đây là một trong những cách trực quan và hiệu quả về chi phí nhất để tạo ra các bảng điều khiển OKR mạnh mẽ và quản lý dự án của bạn một cách hiệu quả hơn. Để tăng cường nỗ lực báo cáo của bạn và tận hưởng sức mạnh của dữ liệu thời gian thực ngay tại đầu ngón tay bạn, tạo một tài khoản ClickUp ngay hôm nay.