Hướng Dẫn Tạo Hệ Thống Quản Lý Khách Hàng (CRM) Trên ClickUp

Bạn đang tìm cách tạo một hệ thống CRM cho riêng mình vì lý do gì?

Liệu bạn muốn thay thế cho bộ hồ sơ cồng kềnh trên bàn làm việc? Hay bạn đang phải quản lý quá nhiều công cụ số có chi phí cao?

Thật may mắn khi chúng ta có thể gặp nhau, bởi ClickUp không chấp nhận những quy trình không hoàn chỉnh hay những khoản chi không cần thiết. 👹 💰

Hãy tưởng tượng một nền tảng có khả năng hoạt động theo cách suy nghĩ của bạn, không quan trọng bạn thuộc bộ phận nào hay ở mã vùng nào. Tất cả những gì bạn cần để xây dựng một hệ thống CRM cho chính mình đều có sẵn trong ClickUp, giúp bạn có thể ngay lập tức tiến hành các bước cần thiết cho doanh nghiệp của mình.

Chỉ việc sở hữu một nền tảng CRM không tự nhiên mang lại thành công. Vậy làm thế nào để biết được liệu CRM trên ClickUp có đáp ứng đúng nhu cầu của bạn? Điều này phụ thuộc vào khả năng tích hợp linh hoạt giữa con người và phần mềm trong một không gian ảo chung. Đó là điều bạn sẽ cần.

CRM là gì?

CRM, viết tắt của Customer Relationship Management, là một hệ thống giúp quản lý các hoạt động giao tiếp hàng ngày và thông tin từ khách hàng tiềm năng, đối tác liên hệ và khách hàng hiện có.

CRM hiện đại không chỉ là một cơ sở dữ liệu thông tin khách hàng mà còn bao gồm các mẫu tự động, theo dõi và báo cáo để thay thế cho những bảng tính và email cũ kỹ. Điểm mấu chốt của CRM là giúp doanh nghiệp chuyển từ mô hình kinh doanh chỉ chú trọng vào giao dịch sang một mô hình chú trọng vào việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng.

Thực tế là, thông tin liên hệ có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau như Linkedin hay cuộc gọi điện không ngờ. Nếu bạn bỏ lỡ một khách hàng tiềm năng tốt hoặc không phản hồi kịp thời với khách hàng quan trọng, điều này có thể gây ra những rắc rối lớn. Doanh nghiệp sẽ khó có thể phát triển và mở rộng nếu họ phải tốn quá nhiều thời gian và công sức vào việc quản lý, nhớ lại thông tin và đưa ra những quyết định mơ hồ.

CRM có khả năng giúp tăng doanh thu, xây dựng mối quan hệ hỗ trợ và cải thiện chất lượng của cơ hội kinh doanh và các chiến dịch tiếp thị — miễn là bạn có đủ các quy trình và công cụ phù hợp. Và ClickUp chính là giải pháp cho bạn! ⚡️🌐

Cách tạo một CRM trong ClickUp

Nếu bạn đã có một tài khoản ClickUp miễn phí, hãy theo dõi hướng dẫn từng bước dưới đây! Bạn sẽ có thể thiết lập một hệ thống CRM hoạt động chỉ trong một thời gian ngắn. ⏳

Bước 1: Tải xuống mẫu CRM của ClickUp

Chúng ta hãy bắt đầu với việc tải xuống mẫu CRM do ClickUp cung cấp!

Tiết kiệm thời gian xây dựng hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) của bạn bằng cách sử dụng một biểu mẫu có sẵn từ ClickUp

Khi bạn thực hiện, một cửa sổ sẽ hiện ra để bạn chọn là tạo một không gian làm việc mới hoặc là dùng một không gian đã có trong tài khoản của bạn để chứa Thư mục CRM. Quyền quyết định nằm ở bạn! ♠️

Cộng tác cùng các nhóm khác trong một Không gian trên ClickUp

Bước 2: Thêm các kiểu hiển thị để quản lý và sắp xếp thứ tự liên hệ

Bạn có nhìn thấy các nhiệm vụ mẫu dành cho khách hàng đã được thiết lập sẵn không? Trước khi bạn nhập vào dữ liệu thực tế của mình, chúng ta sẽ dùng những nhiệm vụ mẫu này để thử nghiệm các kiểu hiển thị bạn muốn sử dụng để tổ chức hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) của bạn. Làm như vậy giúp chúng ta không phải làm việc trực tiếp với thông tin nhạy cảm và thoải mái thử nghiệm như trẻ em chơi trong sân chơi, sáng tạo những điều thú vị. 🏖

Xem thông tin và hoạt động công việc trên một màn hình duy nhất

Bạn đang nhìn thấy là chế độ Xem dạng danh sách - đây là cách hiển thị mặc định trong mẫu CRM. Nếu bạn muốn quản lý công việc theo cách trực quan hơn, bạn có thể chuyển đổi linh hoạt giữa các chế độ xem khác nhau, bao gồm:

Chế độ Bảng của ClickUp. Ở đây, công việc được sắp xếp thành từng cột theo trạng thái, với những khách hàng tiềm năng ở giai đoạn đầu được đặt ở cột bên trái và những tài khoản đã thành công, ký kết được đặt ở cột bên phải.

Chế độ Lịch của ClickUp. Đây là nơi bạn có thể quản lý lịch trình mọi sự kiện, đồng thời theo dõi cuộc họp với khách hàng để luôn sẵn sàng khi có cuộc gặp với khách hàng tiềm năng.

Chế độ Bảng của ClickUp. Tất cả thông tin quan trọng về các tài khoản khách hàng của bạn được tổ chức gọn gàng trong một bảng dễ theo dõi.

Nếu bạn mới làm quen với ClickUp, hãy xem video giới thiệu ngắn này về cách quản lý công việc và các chế độ xem trong ClickUp! ⬇️

Bước 3: Tạo trạng thái tùy biến để phù hợp với từng quy trình làm việc

Chúng ta đã đi được nửa chặng đường trong việc thiết lập hệ thống! Bây giờ, chúng ta sẽ tiếp tục với phần quan trọng nhất - tùy chỉnh hóa: trạng thái tùy biến trong ClickUp!

Bạn có thể sử dụng các trạng thái sẵn có của mẫu quy trình CRM hoặc tự chỉnh sửa và tạo mới theo ý muốn. Đừng ngại thay đổi trong bước này.

Những trạng thái này cần phải cung cấp thông tin một cách nhanh chóng và rõ ràng về giai đoạn hiện tại của công việc. Chúng cũng rất quan trọng trong việc báo cáo, giúp bạn nhận diện được những điểm tắc nghẽn trong quy trình, cách phân bổ nguồn lực và thời gian cần thiết cho mỗi giai đoạn trong chuỗi công việc.

Cách thêm và chỉnh sửa trạng thái tùy biến

1. Đưa con trỏ chuột lên tên của trạng thái và click vào nút ba chấm > Quản lý Trạng thái

Di chuyển các thương vụ qua các giai đoạn bằng quy trình làm việc được cá nhân hóa

2. Đặt tên cho trạng thái mới của bạn hoặc chỉnh sửa một trạng thái hiện có (và đừng ngần ngại thêm biểu tượng cảm xúc nếu bạn muốn). Bạn có thể chọn màu sắc cho trạng thái bằng công cụ chọn màu, hoặc click vào biểu tượng giọt nước để lựa chọn thêm màu khác! Khi đã ưng ý với trạng thái của hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), hãy nhấp vào Lưu.

Thêm các trạng thái tùy biến cho từng giai đoạn để theo dõi tiến trình công việc một cách rõ ràng.

Chuyển sang phần tiếp theo - Trường Tùy Chỉnh!

Bước 4: Hiển thị thông tin quan trọng trong các bảng xem với Trường Tùy Chỉnh

Bạn có thể nâng cao năng suất làm việc lên gấp 10 lần bằng cách sử dụng Trường Tùy Chỉnh của ClickUp. Tính năng này giúp bạn có thể thêm bất kỳ thông tin nào liên quan đến công việc vào trong các bảng xem, giúp bạn không cần phải mở ra và đóng lại từng công việc chỉ để tìm kiếm một thông tin cụ thể như ngày hạn cuối, email liên hệ, quy mô tài khoản, và nhiều thông tin khác.

Hãy đảm bảo thông tin liên hệ và các ghi chú quan trọng được thêm vào công việc để mọi thành viên trong nhóm có thể xem và sử dụng.

Bên cạnh các Trường Tùy chỉnh đã có sẵn trong Mẫu CRM của bạn, bạn cũng có thể thêm vào những trường thông tin sau đây để quản lý khách hàng tiềm năng (Leads) hiệu quả hơn:

• Sử dụng Trường Dropdown để phân loại Leads (nóng, ấm, lạnh)

• Sử dụng Trường Vị trí để ghi lại vị trí của Công ty/Khách hàng tiềm năng

• Sử dụng Trường Số để nhập Giá trị suốt đời khách hàng (LTV)

• Sử dụng Trường Số để ghi kích thước của công ty

• Sử dụng Trường Số điện thoại để lưu số điện thoại liên lạc

• Sử dụng Trường Tiền tệ để ghi ngân sách

• Sử dụng Trường Email để nhập địa chỉ email

• Sử dụng Trường Văn bản để nhập tên

Vì Mẫu CRM này đã bao gồm những Trường Tùy chỉnh cơ bản cho việc quản lý quan hệ khách hàng, bạn nên hiển thị chúng ra khi xem ở dạng Danh sách để dễ theo dõi!

Cách Hiển thị hoặc Ẩn Trường Tùy chỉnh khi ở Chế độ Xem Danh sách

1. Bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng +

Hãy thu thập những thông tin quan trọng bạn cần biết ngay từ đầu bằng cách bổ sung các Trường Tùy chỉnh vào giao diện hiển thị_

2. Chọn Hiện/Ẩn

Xem và tìm hiểu các dữ liệu có trong Trường Tùy Chỉnh từ các nhiệm vụ và qua các giao diện xem khác nhau

3. Kéo xuống phần menu và chọn bất kỳ Trường Tùy Chỉnh nào trong mục Các Trường trong Thư mục. Các Trường Tùy Chỉnh bạn lựa chọn sẽ tự động được đưa lên phần Hiển Thị Trường ở đầu trang! Nếu bạn không muốn hiển thị một Trường Tùy Chỉnh nào đó, chỉ cần nhấp vào tên của trường đó trong phần Hiển Thị Trường và nó sẽ không còn xuất hiện trong giao diện xem nữa.

Ẩn hoặc hiển thị thông tin liên quan đến một nhiệm vụ để giao diện trở nên gọn gàng hơn

Đến bây giờ, chúng ta đã xây dựng xong cơ sở CRM, bao gồm các chức năng xem và Trường Tùy chỉnh rồi! 🙌

Bước 5: Tạo nhiệm vụ từ dữ liệu của bạn

Chúng ta đã đến giai đoạn cuối cùng! Hãy nhập dữ liệu thực tế của bạn vào hệ thống CRM bằng cách tạo nhiệm vụ mới. Có ba cách để tạo nhiệm vụ:

• Nhấn vào + Nhiệm vụ mới phía dưới nhóm trạng thái

• Nhấn vào + Nhiệm vụ ở góc phải dưới cùng của màn hình

• Bấm phím t trên bàn phím của bạn

Tạo nhiệm vụ mới chỉ trong vài giây hoặc lưu bản nháp của nhiệm vụ chưa hoàn thành để tiếp tục sau.

Nếu bạn cần nhập dữ liệu từ một tệp tin hoặc từ các ứng dụng quản lý dự án khác, hãy tham khảo hướng dẫn Nhập dữ liệu vào ClickUp của chúng tôi!

Chuẩn bị và nhập dữ liệu của bạn để tích hợp vào ClickUp

Hãy chắc chắn rằng bạn dành đủ thời gian để kiểm tra các công việc của mình. Nếu bạn có rất nhiều dữ liệu cần xử lý, đừng quên đứng dậy khỏi bàn làm việc và tận hưởng khoảng 10 phút giải lao với điệu nhảy sôi động. 🕺

Bước 6: Tạo sự kết nối chặt chẽ trong đội ngũ qua cơ sở dữ liệu liên kết trong CRM

Bạn có thể dừng lại ở đây và bắt đầu sử dụng hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) mới toanh của mình trong ClickUp. Hoặc bạn cũng có thể tiến thêm một bước nữa bằng cách tận dụng tính năng Mối quan hệ ClickUp.

Đây là một tính năng rất đáng để bạn khám phá. Bạn có thể thiết lập các liên kết đơn giản giữa các công việc có liên quan trong không gian làm việc của mình, hoặc thậm chí xây dựng một cơ sở dữ liệu chuyên nghiệp bằng cách sử dụng Mối quan hệ giữa các Danh sách khác nhau như Tài khoản, Liên hệ, Cơ hội, vân vân. Điều này sẽ rất hữu ích cho bạn.

Và đây là lý do tại sao cơ sở dữ liệu quan hệ trong ClickUp luôn tốt hơn so với việc sử dụng bảng tính: Tính năng Mối quan hệ giúp bạn dễ dàng chuyển qua lại giữa các công việc và Tài liệu liên quan mà không cần phải mở thêm tab mới trên trình duyệt web của bạn.

Công ty (công việc) ⇔ Liên hệ A (công việc) ⇔ Liên hệ B (công việc) ⇔ Tài liệu Báo giá (Tài liệu)

Hướng dẫn thêm Mối quan hệ từ giao diện xem công việc

1. Kéo xuống đến phần Mối quan hệ.

2. Nhấp vào nút +Thêm Mối quan hệ.

3. Chọn một công việc bất kỳ từ menu thả xuống hoặc sử dụng thanh tìm kiếm để tìm kiếm một công việc cụ thể.

Tạo liên kết giữa các công việc, tài liệu và nhiều thứ khác để truy cập thông tin một cách nhanh chóng

Khám phá những phần mềm thay thế cho CRM tại đây!

5 lời khuyên để sử dụng hiệu quả CRM trong ClickUp

Những gì bạn đã học cho đến bây giờ sẽ trang bị cho bạn các bước cần thiết để xây dựng một hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) trong ClickUp. Tuy nhiên, tôi tin rằng bạn không chỉ dừng lại ở đó mà còn muốn khám phá thêm nhiều cách thức sử dụng ClickUp một cách hiệu quả - và điều này thực sự đáng được trân trọng. Dưới đây là một số mẹo sẽ giúp CRM của bạn trong ClickUp không chỉ tốt mà còn trở nên tuyệt vời.

Mẹo 1: Kết nối ClickUp với các ứng dụng yêu thích để tăng hiệu suất công việc

Bạn thường xuyên phải chuyển đổi qua lại giữa nhiều ứng dụng, làm cho màn hình máy tính trở nên lộn xộn. Điều này không giúp bạn tận dụng tối đa những giờ làm việc hay khả năng tư duy của mình. Việc tích hợp ClickUp với các ứng dụng khác sẽ mang lại lợi ích cho quy trình làm việc cá nhân và nhóm của bạn, biến ClickUp thành công cụ quản lý nhiệm vụ và giao tiếp hiệu quả! Dưới đây là một số tích hợp của ClickUp với các ứng dụng phổ biến:

Loom: Chỉ cần dán liên kết video Loom vào phần mô tả công việc hoặc bình luận mới để có thể xem video ngay trong ClickUp.

Google Calendar: Đồng bộ hóa ClickUp với Google Calendar giúp cập nhật tự động các thay đổi hai chiều ngay lập tức.

Front: Liên kết nhanh chóng, tạo mới và di chuyển giữa các công việc trong ClickUp và các yêu cầu trong Front, giúp quản lý hộp thư đơn giản hơn.

Slack: Mỗi liên kết ClickUp bạn đăng trên Slack sẽ tự động mở rộng với thông tin chi tiết và các tùy chọn hành động.

Calendly: Tự động tạo công việc trong ClickUp với đầy đủ thông tin cuộc họp khi có lịch hẹn qua Calendly.

Zoom: Tổ chức cuộc họp từ bất cứ đâu trên thế giới ngay trong một công việc trên ClickUp.

Mẹo 2: Truy cập công việc từ bất kỳ đâu

Việc phải mang theo một chiếc laptop nặng tới 5 cân thực sự là điều mà tôi không muốn. Chắc hẳn nhiều người cũng cảm thấy như vậy, đúng không?

Trong thời đại làm việc từ xa hiện nay, việc có các giải pháp công nghệ hỗ trợ làm việc mọi lúc mọi nơi không chỉ giúp thu hút và giữ chân nhân tài mà còn giúp mọi người trong nhóm có thể hoàn thành công việc của mình và luôn cập nhật thông tin dù ở bất cứ đâu. Với Ứng dụng Di động ClickUp, bạn có thể dễ dàng truy cập vào danh sách công việc, lịch làm việc, tài liệu, bảng tổng quan (sẽ có thêm thông tin ở mẹo số 5!), cùng nhiều tính năng khác để bạn luôn có thể làm việc một cách linh hoạt khi di chuyển. 🌎

Bạn có thể thiết lập nhắc nhở, ghi lại những việc cần làm sau khi gọi điện cho khách hàng, hoặc cập nhật tiến độ công việc ngay trên điện thoại của mình. Và với hệ thống bảo mật toàn diện của ClickUp, bạn có thể hoàn toàn yên tâm rằng dữ liệu của bạn sẽ được bảo vệ an toàn!

Xem qua hơn 15 góc nhìn khác nhau trong ClickUp để bạn có thể tùy biến quy trình làm việc cho phù hợp với nhu cầu của mình

Lời Khuyên 3: Tự động hóa các công việc hành chính để dành thêm thời gian cho việc tương tác với khách hàng

Chắc hẳn bạn không tham gia vào một tổ chức chỉ để ngồi lì trước màn hình máy tính nhập liệu cả ngày đâu! Việc tự động hóa CRM là điều cần thiết trong quy trình làm việc, và ClickUp cung cấp đầy đủ các công cụ giúp bạn tập trung vào những công việc mang tính chiến lược. Dưới đây là ba công cụ tự động hóa từ ClickUp mà bạn có thể áp dụng ngay vào hệ thống CRM mới xây dựng để tiết kiệm thời gian từ bây giờ:

ClickUp Automations

Lời khuyên số 4: Xây dựng một wiki nội bộ nhằm cung cấp nguồn thông tin thống nhất và liên tục cho việc đào tạo nhân viên

Có phải trong ổ dữ liệu chung của nhóm bạn đang có một tài liệu Word tên là "Sales_Process_v28" không? Nếu chỉ để nó như một tài liệu riêng lẻ, đôi khi sẽ gây ra bất tiện vì cần thêm bước truy cập và mở thêm tab trình duyệt cho các thành viên trong nhóm. Thay vào đó, tài liệu này nên được tích hợp sống động và có thể truy cập ngay trong hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) mà bạn đang sử dụng.

Giới thiệu về ClickUp Docs - một công cụ tích hợp sẵn có thể giúp bạn:

• Đặt quyền truy cập và chia sẻ nội dung với toàn bộ tổ chức hoặc mọi người trên thế giới.

• Chuyển nội dung từ các ứng dụng khác như Loom, YouTube, Google Slides, và nhiều hơn nữa vào ClickUp.

• Sử dụng thẻ để lọc và tìm kiếm các tài liệu một cách nhanh chóng.

• Trao đổi thông tin, đặt câu hỏi, phản hồi, phê duyệt hoặc đề xuất ý kiến với các công cụ định dạng văn bản, tính năng nhúng và đính kèm tệp tin.

Thêm một điểm nữa, bạn còn nhớ đến tính năng Mối quan hệ mà chúng tôi đã giới thiệu trước đây trong hướng dẫn không? Bạn có thể liên kết các công việc và tài liệu với nhau để dễ dàng tham khảo thông tin và theo dõi các nhiệm vụ cần thực hiện. Điều này rất hữu ích và bạn chắc chắn sẽ muốn sử dụng. 💜

Hãy trải nghiệm ClickUp Docs

Mẹo số 5: Phân tích dữ liệu và quá trình làm việc thông qua các báo cáo trực quan

Bảng điều khiển CRM trong ClickUp cung cấp cái nhìn tổng quan về các chỉ số cần thiết cho thành viên trong nhóm hoặc các bên liên quan một cách nhanh chóng.

Nếu bạn muốn theo dõi tiến độ của từng người trong nhóm so với mục tiêu kinh doanh, hay người quản lý dự án cần báo cáo hàng tuần để kiểm tra sự cải thiện của quy trình làm việc, bạn có thể tạo ra nhiều Bảng điều khiển phù hợp với từng đối tượng cụ thể để cung cấp thông tin một cách rõ ràng.

Bảng điều khiển ClickUp hiển thị thông tin và biểu đồ giao tiếp giúp bạn nắm bắt được tình hình thực tế một cách nhanh chóng. Bạn hoàn toàn có quyền tùy chỉnh và đặt cấp độ riêng tư cho Bảng điều khiển của mình!

Để thiết lập Bảng điều khiển, bạn có thể tham khảo bài viết Hướng dẫn cơ bản về Bảng điều khiển trong ClickUp. Chúng tôi còn cung cấp các lời khuyên về cách sắp xếp các công cụ trên Bảng điều khiển sao cho thông tin được trình bày một cách rõ ràng và cân đối, mà không yêu cầu bạn phải có kỹ năng thiết kế chuyên nghiệp.

Thêm các widget để tổng hợp thông tin tổng quan về một khoảng thời gian cụ thể, các quy trình, mục tiêu doanh số và nhiều thông tin khác.

Xây dựng Bảng điều khiển ClickUp

Liên quan: Báo cáo CRM: Hướng dẫn Tạo Báo cáo CRM cho Đội Ngũ Bán Hàng của Bạn

Chiến thắng mỗi ngày với ClickUp

Bạn thân mến, tôi rất vui khi cùng bạn xây dựng hệ thống CRM, và tôi mong bạn đang thấy phấn khích và nhận được sự hỗ trợ cần thiết để thực hiện các mục tiêu của mình!

Trong những tuần và tháng sắp tới, hãy tiếp tục bổ sung và chỉnh sửa hệ thống CRM của bạn trong ClickUp để nó phù hợp hơn với sự phát triển và các yêu cầu mới của công ty bạn. ClickUp không chỉ dừng lại ở phiên bản ban đầu mà bạn tạo ra, mà còn có thể thay đổi theo phiên bản thứ hai, thứ ba và nhiều phiên bản tiếp theo nữa!

Nếu bạn muốn biết thêm cách ClickUp có thể được điều chỉnh để đáp ứng chính xác nhu cầu của bạn, hãy liên hệ với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để được tư vấn thêm!