Hướng Dẫn Quản Lý Dự Án Bằng Bullet Journal (2024)
Không có gì tuyệt vời hơn việc ghi lại suy nghĩ của bạn vào một cuốn nhật ký.
Nó có thể giúp bạn biến những ý tưởng lộn xộn thành các danh sách công việc, mục tiêu và kế hoạch hành động có tổ chức.
Nhưng bây giờ, có những nền tảng kỹ thuật số cung cấp cho bạn các tính năng tương tự nhưng với hiệu quả cao hơn.
Nhật ký bullet kỹ thuật số mang đến cho bạn không gian vô tận để quản lý dự án, tăng năng suất và đạt được mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp.
Nhưng chính xác thì nhật ký bullet là gì, và làm thế nào để bạn sử dụng nó để quản lý dự án?
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến quản lý dự án bằng nhật ký bullet là gì, cách sử dụng nó để quản lý dự án, và năm lợi ích chính của việc sử dụng kỹ thuật số.
Hãy bắt đầu ghi nhật ký nào! 📖
Nhật Ký Bullet Là Gì?
Nhật ký bullet là một không gian tùy chỉnh để quản lý các dự án cá nhân, mục tiêu và bất kỳ công việc hàng ngày nào. Nó về cơ bản là một kế hoạch giúp bạn tạo danh sách công việc, theo dõi thời hạn và ưu tiên công việc.
Bạn có thể sử dụng nhật ký bullet để quản lý bất kỳ dự án nào, như học một ngôn ngữ mới, bắt đầu một blog, hoặc cải thiện kỹ năng nấu ăn của bạn.
Dù là mục tiêu cá nhân hay nghề nghiệp, phương pháp nhật ký bullet có thể giúp bạn ưu tiên một mục tiêu, thu hẹp nó lại và lập kế hoạch hành động.
Quản lý dự án bằng nhật ký bullet liên quan đến việc sử dụng phương pháp Getting Things Done (GTD) để quản lý dự án hiệu quả với sự trợ giúp của nhật ký bullet.
GTD là một phương pháp quản lý dự án tập trung vào việc ưu tiên các công việc và mục tiêu để giúp bạn hoàn thành công việc.
Cách Sử Dụng Nhật Ký Bullet Để Quản Lý Dự Án
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để lập kế hoạch dự án bằng nhật ký bullet:
Bước 1: Xác định mục tiêu của bạn
Bạn bắt đầu bằng cách xác định dự án nào (tức là mục tiêu của bạn) mà bạn sẽ hướng tới.
Nếu bạn có danh sách nhiều dự án, bạn phải chọn một để tập trung vào.
Nhưng làm thế nào để bạn làm điều này?
Hãy tự hỏi ba câu hỏi sau:
Dự án nào sẽ có ảnh hưởng lớn nhất đến cuộc sống hàng ngày của bạn?
Dự án nào sẽ đưa bạn đến gần hơn với các mục tiêu trung hạn của bạn?
Dự án nào bạn thực sự đam mê?
Bạn cũng có thể tạo một phần nhật ký tương lai trong nhật ký của mình và chuyển các dự án ưu tiên thấp hơn vào đó.
Bước 2: Phân nhỏ mục tiêu thành các công việc nhỏ hơn
Để hiểu nhanh quá trình còn lại, hãy giả sử dự án của bạn là mở rộng kinh doanh.
Đó là một dự án khá rộng, phải không?
Để hoàn thành một dự án lớn như vậy thành công, bạn cần phân nhỏ nó thành các phần công việc nhỏ hơn.
Ví dụ, để mở rộng kinh doanh mua sắm trực tuyến của bạn, bạn có thể:
Thêm 15 lời chứng thực của khách hàng vào trang web của bạn
Thêm một cửa sổ bật lên để người dùng đăng ký vào danh sách email marketing của bạn
Khởi chạy một blog thời trang và cập nhật nó mỗi tuần
Và voilà, bạn đã có cho mình những mục tiêu phụ được tổ chức tốt. Khi bạn hoàn thành mỗi mục tiêu phụ, bạn tiến gần hơn một bước đến việc mở rộng kinh doanh của mình.
Phân nhỏ dự án của bạn cũng sẽ cho bạn cái nhìn về bao nhiêu thời gian và nguồn lực bạn cần để hoàn thành nó, để bạn không bị mắc kẹt với một công việc chưa hoàn thành.
Chúng tôi hiểu. Thật khó để quản lý tất cả những yếu tố đó trong khi cố gắng duy trì động lực.
May mắn thay, với một hệ thống lập kế hoạch dự án và nhật ký bullet như ClickUp, bạn có thể tự động hóa tất cả các công việc trên và tập trung vào việc giải quyết dự án của mình. Không, chúng tôi không đùa đâu!
Chờ đã… ClickUp là gì?
ClickUp là một trong những ứng dụng nhật ký và năng suất được đánh giá cao nhất trên thế giới, được sử dụng bởi các đội nhóm có năng suất cao trong các công ty lớn và nhỏ.
Với các tính năng như Task Dependencies để hoàn thành công việc theo đúng thứ tự và Global Time Tracker để theo dõi thời gian dự án, ClickUp giúp quản lý dự án bằng nhật ký bullet trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết!
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng ClickUp như một công cụ theo dõi dự án bằng nhật ký bullet project tracker
Goals trong ClickUp là các mục tiêu cấp cao mà bạn có thể chia nhỏ thành các nhiệm vụ hoặc Targets. Mỗi khi bạn hoàn thành một Target**,** bạn tiến gần hơn một chút đến việc đạt được Goal của mình**.**
Điều này có nghĩa là:
Goals = dự án của bạn
Targets = các mục tiêu đã được chia nhỏ
Nhưng chờ đã… làm thế nào để đặt một Goal trong ClickUp?
Chỉ cần vào mục “Goals” trong ClickUp và tạo một mục tiêu mới bằng cách nhấn vào nút “+New Goal”.
Dưới đây là những gì bạn có thể thiết lập:
Tên của Goal
Ngày đến hạn
Ai chịu trách nhiệm, và nhiều hơn nữa
Và ta-da, bạn đã có một Goal cho mình!
Bây giờ để thêm một Target, chỉ cần nhấn vào nút “Add Target”!
Các mục tiêu phụ xuất hiện dưới Mục tiêu của bạn
Bạn có thể đặt các Targets như sau:
Number: các con số như số lượng sản phẩm bạn muốn bán
True or false: nhập vào nếu một việc đã hoàn thành hay chưa. Ví dụ, liệu bạn đã có 15 lời chứng thực cho trang web của mình chưa
Currency: theo dõi số tiền bạn đã kiếm được từ việc bán hàng trực tuyến 💰
Tasks: thêm một tập hợp các nhiệm vụ vào Target của bạn. Ví dụ, bạn sẽ cần phải tạo lịch biên tập, tìm một biên tập viên, và nhiều việc khác để bắt đầu blog thời trang của mình
Và trong khi bạn hoàn thành các Targets, ClickUp sẽ tự động tính toán và hiển thị tiến độ của bạn theo thời gian thực.
Hoàn thành các Targets của bạn cũng đồng nghĩa với việc hoàn thành Goal của bạn
Ngoài ra, bạn có thể tạo tasks từ đầu hoặc sử dụng Task Template trong ClickUp để quản lý các dự án của mình. Sau đó, bạn có thể thêm subtasks để chia nhỏ các tasks thành các bước nhỏ hơn.
Nhưng chưa hết đâu.
Với Nested Subtasks, bạn có thể tạo các subtasks dưới một subtask.
Bằng cách này, bạn có thể lấy một task chính và tạo các action items riêng lẻ được lồng dưới dự án đó. Nói về việc chia nhỏ công việc! 💃
Kéo và thả một nhiệm vụ để chuyển đổi nó thành một nhiệm vụ con
Bước 3: Tạo kế hoạch hành động
Bây giờ bạn đã có các mục tiêu rõ ràng, bạn cần tạo một kế hoạch hành động.
Hãy nghĩ đến nhóm Ocean’s 8.
Mục tiêu của họ là đánh cắp chiếc vòng cổ Toussaint.💎
Để đạt được mục tiêu này, họ đã lập ra một kế hoạch hành động. Nhiệm vụ được phân công, mỗi bước được lên kế hoạch một cách logic, và lịch trình được thiết lập.
Tương tự, bạn cần tổ chức các mục tiêu phụ của mình thành các bước logic và tạo một dòng thời gian dự án để mở rộng kinh doanh trực tuyến của bạn.
Ví dụ, bạn không thể có được 15 lời chứng thực từ khách hàng mà không thu thập thông tin khách hàng và sắp xếp các đánh giá trước.
Bạn có thể làm được, nhưng chúng tôi không chắc những lời chứng thực đó sẽ chính xác đến mức nào. 👀
Để hoàn thành công việc một cách chính xác, bạn cần quyết định khi nào bắt đầu các nhiệm vụ và xem liệu có nhiệm vụ nào bạn phải hoàn thành trước khi bắt đầu nhiệm vụ khác hay không. Bạn cũng cần đặt ra các thời hạn cần thiết.
Có vẻ như có nhiều việc phải làm?
Đừng lo lắng. ClickUp ở đây để giúp bạn giải quyết các vấn đề về lập lịch dự án.
Chế độ xem Lịch trong ClickUp cho phép bạn lên kế hoạch thời gian, lập lịch nhiệm vụ và quản lý tài nguyên một cách dễ dàng.
Bạn cũng có thể chọn cách bạn muốn hiển thị mọi thứ ở đây:
Ngày: sử dụng chế độ xem này như một người lập kế hoạch hàng ngày và in các trang hàng ngày của bạn khi cần thiết
4 Ngày: theo dõi những gì bạn cần làm trong bốn ngày tới
Tuần: tạo một bản phân chia công việc hàng tuần trong chế độ xem này để dễ dàng hình dung các nhiệm vụ hàng tuần của bạn
Tháng: tạo một bản phân chia công việc hàng tháng để có cái nhìn tổng quan về toàn bộ tháng của bạn
Tuần làm việc (ứng dụng di động): chỉ xem từ Thứ Hai đến Thứ Sáu
Lịch trình (ứng dụng di động): xem bố cục liên tục nhiều ngày
Chế độ xem Lịch trong ClickUp
Tuần làm việc (ứng dụng di động): chỉ xem từ Thứ Hai đến Thứ Sáu
Lịch trình (ứng dụng di động): xem bố cục liên tục nhiều ngày
Các nhiệm vụ được tô màu dựa trên trạng thái của nhiệm vụ
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng ClickUp’s Task Priorities để đảm bảo rằng bạn đang làm đúng việc. Sau khi bạn ưu tiên các nhiệm vụ của mình, bạn cũng có thể thêm Time Estimates để tạo ra những kỳ vọng rõ ràng.
Need more than just time estimates to stay on schedule?
Bạn có thể sử dụng ClickUp’s Gantt Chart view để tổ chức các nhiệm vụ của mình thành một biểu đồ Gantt chi tiết.
Tại đây, bạn có thể lên lịch các nhiệm vụ, quản lý các phụ thuộc dự án và tổ chức các nhiệm vụ chỉ với vài cú nhấp chuột.
Vẽ đường giữa các nhiệm vụ để tự động thiết lập và hình dung các phụ thuộc
Bước 4: Chọn bố cục
Nhật ký bullet hoàn toàn có thể tùy chỉnh. Điều này có nghĩa là bạn có thể chọn một bố cục dự án phù hợp với mình và tùy chỉnh nó theo cách bạn muốn.
Có thể bạn thích kiểu lịch hoặc dòng thời gian để tổ chức các nhiệm vụ nhạy cảm về thời gian.
Hoặc có lẽ bạn là người hâm mộ quản lý dự án kanban.
Tin tốt là ClickUp có mọi thứ cho tất cả mọi người!
ClickUp cung cấp cho bạn rất nhiều chế độ xem đẹp mắt mà bạn có thể tùy chỉnh một cách nhanh chóng.
Một số chế độ xem này bao gồm:
Chế độ xem danh sách: một kế hoạch in ấn cho phép bạn nhóm, sắp xếp và lọc các nhiệm vụ theo nhu cầu
Chế độ xem dòng thời gian: lập kế hoạch nhiệm vụ của bạn theo thời gian và di chuyển chúng dễ dàng
Chế độ xem bản đồ tư duy: vẽ ra bất kỳ ý tưởng nào trong một Bản đồ tư duy tự do hoặc xây dựng từ các nhiệm vụ hiện có
Chế độ xem bảng Kanban: kéo và thả các nhiệm vụ qua một quy trình làm việc tùy chỉnh
Trong chế độ xem Bảng của ClickUp, các nhiệm vụ của bạn sẽ được sắp xếp thành các cột dọc
Bước 5: Hành động
Đến phần thú vị rồi đây: bắt tay vào hành động!
Và sử dụng danh sách công việc cần làm là một trong những cách đơn giản nhất để thực hiện kế hoạch hành động của bạn.
Dưới đây là hai danh sách công việc cần làm bạn cần có để quản lý dự án bằng bullet journal:
A. Danh sách công việc hàng tháng
Danh sách công việc hàng tháng của bạn bao gồm tất cả các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành trong một tháng.
Để tạo nhật ký hàng tháng, hãy xem kế hoạch hành động của bạn và chuyển tất cả các nhiệm vụ hàng tháng vào danh sách công việc.
Dưới đây là cách ClickUp giúp bạn quản lý công việc hàng tháng một cách dễ dàng:
Checklists trong ClickUp là những danh sách công việc đơn giản trong các nhiệm vụ của bạn.
Chúng hoàn hảo để tạo nhật ký hàng ngày hoặc thậm chí là công việc cần làm hàng tuần, hàng tháng và hàng năm. Tất cả những gì bạn cần làm là kéo-thả các mục để sắp xếp chúng và đánh dấu khi hoàn thành.
Nhưng chưa hết.
Danh sách Checklists của bạn cũng có thể chứa các mục con. Bằng cách này, bạn có thể thêm chi tiết vào danh sách công việc của mình.
Có các công việc tương tự? Tạo Mẫu Checklist và tái sử dụng chúng cho các nhiệm vụ lặp lại.
Lưu mẫu checklist để tái sử dụng và hoàn thành công việc hiệu quả hơn
B. Danh sách công việc hàng tuần
Danh sách công việc hàng tuần bao gồm tất cả các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành trong tuần.
Bạn có thể xây dựng kế hoạch hàng tuần của mình bằng cách kiểm tra danh sách công việc hàng tháng mỗi tuần, và những gì bạn cần làm trong tuần cụ thể đó nên được thêm vào nhật ký hàng tuần của bạn.
Ngoài ra, hãy nhớ ưu tiên các nhiệm vụ dự án trong cả hai danh sách.
Nhưng nếu bạn có một nhiệm vụ cần làm hàng tuần, như viết bài blog mới cho blog thời trang của bạn thì sao?
Chỉ cần sử dụng ClickUp’s Recurring Tasks!
Bạn có thể đặt nhiệm vụ lặp lại hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hoặc thậm chí hàng năm.
Và nếu bạn cần một nơi để ghi lại ý tưởng bullet journal, danh sách kiểm tra và ghi chú, The Notepad trong ClickUp là nơi hoàn hảo để làm điều đó. Bất kỳ ghi chú nào bạn tạo ở đây đều có thể chuyển đổi thành nhiệm vụ sau này.
5 Lợi Ích Của Việc Sử Dụng Nhật Ký Bullet Kỹ Thuật Số Để Quản Lý Dự Án
Dưới đây là năm lợi ích của việc sử dụng nhật ký bullet kỹ thuật số:
1. Bạn có một cuốn nhật ký vô tận
Nhật ký giấy yêu cầu thời gian và vật liệu để bắt đầu. Việc đánh số và vẽ đường viền trên từng trang là một quá trình tẻ nhạt. 😵💫
Với Docs trong ClickUp, việc đạt được mục tiêu thẩm mỹ của bạn trở thành một trải nghiệm thú vị. Thiết kế Docs của bạn bằng thanh bên phải và tiếp tục thay đổi cho đến khi Doc của bạn hoàn hảo!
Truy cập các tùy chọn định dạng mà không cần nhấp chuột bằng cách gõ dấu gạch chéo /
2. Bạn có thể tiết kiệm tiền mua văn phòng phẩm
Một cuốn sổ tay thủ công yêu cầu rất nhiều văn phòng phẩm chất lượng tốt, như bút, bút chì, bút dạ quang, giấy có chấm bi, và nhiều thứ khác.
Việc phải thay thế mọi thứ thường xuyên có thể trở nên rất tốn kém.
Thay vào đó, tại sao bạn không sử dụng một công cụ quản lý dự án miễn phí như ClickUp?
Với Kế Hoạch Miễn Phí Mãi Mãi của ClickUp, bạn có thể tiết kiệm tất cả số tiền mà bạn sẽ chi cho văn phòng phẩm và tái đầu tư vào dự án của mình. #WinWin
3. Linh hoạt hơn so với giấy
Nếu bạn mắc lỗi hoặc cần di chuyển các trang trong một cuốn sổ giấy, bạn sẽ phải xé trang ra.
Hy vọng điều này sẽ không khiến bạn phải giật tóc. 😜
Nhật ký bullet kỹ thuật số giúp bạn dễ dàng xóa lỗi và di chuyển các trang. Tất cả những gì cần làm là nhấn phím backspace và kéo-thả.
Hơn nữa, nhật ký kỹ thuật số như ClickUp cung cấp cho bạn rất nhiều tính năng linh hoạt, chẳng hạn như:
Thông Báo Tùy Chỉnh: chọn khi nào và cách bạn nhận thông báo từ ClickUp
Trạng Thái Tùy Chỉnh: thêm trạng thái công việc riêng vào các dự án của bạn
Trường Tùy Chỉnh: thêm thông tin tùy chỉnh vào các dự án của bạn
4. Bạn có thể đồng bộ hóa và sao lưu trên nhiều thiết bị
Bạn biết cảm giác khi mất một mẩu giấy ghi chú quan trọng không? 😩
Với nhật ký bullet kỹ thuật số, bạn sẽ không bao giờ phải cảm thấy như vậy nữa.
Các công cụ kỹ thuật số có thể được sao lưu và đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị. Bằng cách này, bạn sẽ không bao giờ mất nhật ký của mình và có thể xem các dự án trên điện thoại khi đang di chuyển.
ClickUp nâng cấp việc đồng bộ hóa lên một tầm cao mới bằng cách cho phép bạn đồng bộ hóa các nhiệm vụ ClickUp với Google Calendar.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Ứng Dụng Di Động của ClickUp cho các thiết bị Android và iOS để luôn theo dõi các dự án của mình mọi lúc mọi nơi.
5. Dễ dàng chia sẻ với người khác
Đôi khi một dự án cần sự hợp tác của nhiều người, và bạn sẽ cần chia sẻ các nhiệm vụ, danh sách công việc, và kế hoạch dự án với đồng đội.
Trong khi cuốn sổ giấy của bạn không thể giúp bạn ở đây, một công cụ quản lý công việc kỹ thuật số như ClickUp chắc chắn sẽ làm được.
ClickUp Help Center cho phép bạn chia sẻ phiên bản công khai, chỉ đọc của các nhiệm vụ hoặc chế độ xem để giữ cho mọi người cùng một trang, theo đúng nghĩa đen. Và từ Phát Hiện Hợp Tác đến Bình Luận Được Giao Nhiệm Vụ, ClickUp cung cấp rất nhiều tính năng hợp tác chỉ dành cho bạn và đội của bạn!
Bắt Đầu Nhật Ký Bullet Ngay Hôm Nay
Nhật ký bullet là tất cả về việc đặt mục tiêu và ưu tiên các mục tiêu đúng.
Bằng cách này, bạn có thể tạo ra một hệ thống năng suất giúp bạn đạt được nơi bạn muốn.
Và trong khi bạn có thể chỉ sử dụng bút và giấy để làm điều này, đôi khi một dự án đòi hỏi mức độ tổ chức cao hơn mà không được cung cấp bởi các cuốn sổ thông thường.
Đó là lý do tại sao bạn cần một ứng dụng quản lý công việc với chức năng nhật ký bullet tích hợp, như ClickUp!
Với các tính năng như Chủ Đề Màu Sắc Tùy Chỉnh, Tích Hợp Mạnh Mẽ, và Mẫu Sẵn Có, ClickUp có thể giúp bạn quản lý bất cứ điều gì bạn nghĩ đến.
Hãy thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay để trải nghiệm một ứng dụng nhật ký bullet giúp bạn đạt được tất cả các mục tiêu của mình một cách dễ dàng. 💆
.jpg){kind=small}