Hướng dẫn Giám sát Dự án: Cách Theo dõi và Kiểm soát Dự án

Quản lý dự án không chỉ là phân công và đánh giá nhiệm vụ. Đó còn là việc cân bằng khối lượng công việc của các thành viên trong nhóm, tạo ra quy trình làm việc có thể dự đoán và tránh được các rào cản, cũng như soạn thảo các quy trình vận hành chuẩn (SOP) cho các thủ tục.

Với rất nhiều yếu tố cần được xử lý, việc giám sát và kiểm soát dự án là những thành phần quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ hoạt động kinh doanh thành công nào.

Với một hệ thống hiệu quả và những công cụ phù hợp, việc giám sát dự án của bạn không cần phải là một gánh nặng cho doanh nghiệp hay người quản lý dự án. Bạn không chắc phải bắt đầu từ đâu? 

Ở đây, chúng ta sẽ đi sâu hơn vào việc giám sát dự án là gì và tại sao nó lại quan trọng đối với đội nhóm của bạn. Hơn nữa, chúng ta sẽ cung cấp cho bạn những lời khuyên về các phương pháp hay nhất, và chúng ta sẽ hướng dẫn bạn cách tạo một kế hoạch giám sát và kiểm soát dự án chỉ trong vài bước đơn giản. ✨

Giám sát và Kiểm soát Dự án trong Quản lý Dự án là gì?

Giám sát và kiểm soát dự án chủ yếu liên quan đến việc theo dõi tiến độ của dự án. Đây là một trong năm bước chính trong chu kỳ sống của dự án diễn ra song song với giai đoạn thực hiện.

Dưới đây là bản tóm tắt nhanh về các giai đoạn của chu kỳ sống dự án:

• Khởi đầu dự án: Xác định phạm vi dự án, các mốc quan trọng của dự án, các bên liên quan, và sản phẩm giao

• Lập kế hoạch dự án: Tạo ra lộ trình để đạt được mục tiêu của dự án, bao gồm việc soạn thảo kế hoạch dự án, phác thảo lịch trình dự án, và xác định rủi ro của dự án

• Thực hiện dự án: Bắt đầu dự án bằng cách đưa các thành viên vào nhóm, phân công nhiệm vụ, và quản lý giao tiếp

• Giám sát và kiểm soát dự án: Thu thập dữ liệu từ dự án, phân tích kết quả, và nhanh chóng hành động để giải quyết bất kỳ thách thức nào

• Kết thúc dự án: Hoàn thành dự án bằng cách họp lần cuối để đánh giá các chỉ số, những gì đã diễn ra tốt, và những gì bạn muốn thay đổi trong tương lai

Giám sát dự án là toàn bộ quá trình thu thập và đánh giá dữ liệu từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc dự án. Điều này bao gồm việc hình dung và đánh giá thành công của từng nhiệm vụ và các bước cấu thành nên phạm vi lớn hơn của dự án.

Hãy sử dụng chế độ xem Timeline để hiển thị thông tin quan trọng nhất với bạn và xem các nhiệm vụ theo thứ tự thời gian hoặc bảng chữ cái, hoặc theo ngày hết hạn hoặc ngày bắt đầu

Quá trình kiểm soát bao gồm việc chuyển những hiểu biết thành hành động cụ thể và thực hiện các thay đổi để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Trong một thế giới lý tưởng, mọi dự án đều diễn ra theo kế hoạch. Nhưng thực tế là hầu hết các dự án đều gặp phải trục trặc trong quá trình thực hiện:

• Thành viên trong nhóm có thể gặp khẩn cấp gia đình khiến họ phải rời khỏi công việc

• Chi phí có thể vượt quá dự kiến do vấn đề chuỗi cung ứng

• Sự gia tăng phạm vi công việc có thể làm tăng số lượng giao hàng từ dự án của bạn và làm chậm tiến độ dòng thời gian dự án cho các quản lý dự án của bạn

Hãy ngăn chặn sự lan rộng không kiểm soát từ đầu với Biên bản thỏa thuận Phạm vi Công việc của ClickUp

Dù vấn đề là gì, việc theo dõi dự án của bạn sẽ giúp bạn có thời gian để phản ứng trước mọi rủi ro tiềm ẩn. Nếu mọi thứ trở nên hỗn loạn, dữ liệu bạn thu thập được trong giai đoạn này là vô giá để tối ưu hóa các nỗ lực trong tương lai và cải thiện quy trình của bạn.

💪

Tầm Quan Trọng của Việc Theo Dõi Dự Án Đối Với Đội Ngũ Của Bạn

Việc theo dõi dự án là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của bất kỳ dự án nào. Một trong những lý do chính khiến dự án thất bại là sự thiếu hụt trong việc đánh giá hoặc giám sát.

Nếu bạn không thể dự đoán vấn đề tiềm ẩn hoặc nhận diện các vấn đề khi chúng xuất hiện, bạn sẽ không thể kịp thời thực hiện các biện pháp điều chỉnh cần thiết để giữ cho dự án đi đúng hướng. Các quản lý dự án của bạn phải luôn nắm bắt tình hình, nếu không bạn sẽ đối mặt với nguy cơ thất bại dự án, chậm trễ và vượt quá ngân sách dự án.

Hãy hình dung lượng công việc được giao cho từng cá nhân cũng như các đội nhóm của bạn thông qua tính năng Xem Khối Lượng Công Việc trong ClickUp

Theo dõi đội nhóm của bạn giúp bạn kiểm soát ngân sách, tiến độ và đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Điều này còn mang lại cho quản lý dự án cái nhìn sâu sắc về khối lượng công việc của các thành viên trong nhóm và có thể ảnh hưởng đến thành công của các dự án tương lai cũng như giai đoạn lập kế hoạch ban đầu.

Với việc theo dõi hiệu quả, bạn sẽ nhận ra điều gì hoạt động tốt và điều gì cần được cải thiện. Từ đó, bạn có quyền kiểm soát để thực hiện các thay đổi và điều chỉnh sao cho dự án tiếp tục diễn ra một cách trơn tru nhất. 🛠️

Cách Tạo Kế Hoạch Theo Dõi và Kiểm Soát Dự Án

Từ giai đoạn lập kế hoạch của dự án đến khi thực hiện, việc có một kế hoạch theo dõi và kiểm soát là rất quan trọng để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng hướng. Bằng cách thực hiện điều này ngay từ đầu, bạn sẽ tránh được những phiền toái và có cơ hội cao hơn để thực hiện thành công dự án.

Một cách dễ dàng để bắt đầu là sử dụng một mẫu có sẵn như Kế Hoạch Theo Dõi và Kiểm Soát Dự Án của ClickUp. Nó bao gồm các trường tùy chỉnh và liên kết nhanh đến các yếu tố then chốt của dự án, bao gồm cấu trúc phân rã công việc, kế hoạch dự án và thông tin nhóm.

Kế hoạch Giám sát và Kiểm soát Dự án của ClickUp giúp việc tạo cấu trúc công việc phân rã, liên kết với kế hoạch dự án và theo dõi sự hợp tác nhóm trở nên đơn giản

Dù bạn có sử dụng mẫu hay không, có một số bước quan trọng để tạo ra một kế hoạch giám sát và kiểm soát thành công. Hãy đọc tiếp để biết hướng dẫn từng bước chi tiết để soạn thảo kế hoạch của bạn trong vài phút. 👀

Tải Mẫu này

1. Lập kế hoạch

Để quá trình giám sát dự án thành công, bạn cần có một lộ trình hoặc kế hoạch cụ thể để đạt được các kết quả dự án của bạn. Kế hoạch quản lý dự án của bạn nên bao gồm các bước để giám sát, đánh giá và kiểm soát dự án. Điều này có nghĩa là bạn cần hiểu rõ tổng quan dự án cũng như từng nhiệm vụ cụ thể và có phương pháp để nhận diện các vấn đề tiềm ẩn.

Thiết lập các nhiệm vụ lặp lại theo thời gian hoặc sự kiện trong ClickUp

Hãy sử dụng các công cụ quản lý dự án để xây dựng kế hoạch phù hợp với mục tiêu của bạn. Dưới đây là một số điều cần xem xét ở giai đoạn này của quá trình giám sát và kiểm soát.

Xây dựng khung để quản lý, tổ chức và giám sát tất cả các nhiệm vụ liên quan

Bạn cần một trung tâm để theo dõi tất cả các nhiệm vụ cá nhân và dữ liệu liên quan đến dự án. Với công cụ quản lý dự án như ClickUp, bạn có thể dễ dàng nhìn thấy ai đang làm gì, các nhiệm vụ đến hạn khi nào, và truy cập vào các SOP ngay tại một nơi.

Trong giai đoạn này, bạn nên xem xét quản lý nguồn lực, phạm vi dự án, sản phẩm giao hàng, và chi phí dự án. Cơ bản là, bạn nên lên kế hoạch cho dự án từ đầu đến cuối, chú ý đặc biệt đến bất kỳ khu vực nào có thể phát sinh vấn đề.

Mẫu Kế Hoạch Dự Án của ClickUp giúp bạn khởi đầu dự án tiếp theo một cách thuận lợi

Hãy sử dụng Mẫu Kế Hoạch Dự Án Mẫu của ClickUp để loại bỏ những phỏng đoán không cần thiết trong quá trình lập kế hoạch dự án với một mẫu có sẵn, dễ sử dụng và toàn diện. Tăng cường sự tự tin và đảm bảo dự án của bạn được triển khai suôn sẻ từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành.

Tải Mẫu Này

Phân công trách nhiệm để mọi người biết nhiệm vụ của mình

Dù bạn đang quản lý một dự án lớn xuyên suốt các phòng ban hay làm việc với một nhóm nhỏ, việc phân công trách nhiệm là điều cần thiết. Xác định ai sẽ chịu trách nhiệm về công việc gì và họ cần phản hồi lại như thế nào về tình trạng dự án.

Việc phân công nhiệm vụ có thể là một sự cân nhắc tinh tế giữa việc thông báo quá mức cho các thành viên trong nhóm và sự thiếu hụt thông tin liên quan đến trách nhiệm của họ. Các quản lý dự án có thể tận dụng các tính năng cho phép họ gán bình luận vào nhiệm vụ để các thành viên biết khi nào họ cần hoàn thành công việc đang chờ đợi.

Chuyển đổi các bình luận thành công việc trong ClickUp hoặc phân công ngay lập tức để biến suy nghĩ thành hành động cụ thể

Xây dựng tiêu chí đánh giá để hiểu làm thế nào đội nhóm của bạn sẽ thành công

Hãy thiết lập một kế hoạch đánh giá cho dự án. Bước này rất quan trọng để nhận diện các vấn đề và có đủ thời gian điều chỉnh.

Hãy trả lời các câu hỏi như:

• Bạn sẽ đánh giá với tần suất như thế nào? Là hàng tuần hay hàng tháng?

• Bạn sẽ thu thập phản hồi như thế nào?

• Quy trình xử lý yêu cầu thay đổi ra sao?

• Bạn cần loại báo cáo nào để đánh giá tiến độ của dự án?

2. Phân chia công việc

Sau khi bạn đã có kế hoạch cho dự án, đã đến lúc bắt đầu phân công nhiệm vụ và các công việc phụ cho các thành viên trong nhóm dự án. Bạn cần đặt ra hạn chót và kỳ vọng cho từng bước trong dự án.

Hãy giữ mọi thứ được tổ chức bằng cách nhóm các nhiệm vụ theo giai đoạn hoặc theo bộ phận tùy thuộc vào cách bạn điều hành dự án. Dưới đây là cách các đội ngũ sử dụng bảng điều khiển ClickUp để giữ tổ chức và phân công nhiệm vụ dự án: xem ví dụ về bảng điều khiển trong ClickUp.

Theo dõi và giám sát công việc, nguồn lực, và tiến độ dự án trong giao diện Bảng điều khiển của ClickUp

Bảng điều khiển ClickUp cung cấp một cách dễ dàng để xây dựng trung tâm điều khiển với tất cả các nhiệm vụ dự án của bạn. Tạo biểu đồ tùy chỉnh để có cái nhìn tổng quan về các nhiệm vụ hàng tuần hoặc các giai đoạn khác nhau của dự án.

Tính năng theo dõi tiến độ giúp xác định các điểm nghẽn, và giao diện Xem tải công việc cho phép theo dõi nhân viên—bao gồm cái nhìn sâu vào khả năng làm việc của nhân viên để bạn có thể đánh giá và điều chỉnh khi cần thiết.

Trong Bảng điều khiển ClickUp, có biểu đồ Gantt để dễ dàng theo dõi lịch trình dự án, xác định những gì đang tiến triển tốt và những gì đang bị bỏ lỡ. Sử dụng chúng để theo dõi thời gian hoàn thành công việc và nhanh chóng nắm bắt các phụ thuộc công việc.

Ưu đãi: Thuê ngoài quản lý dự án!

3. Theo dõi KPIs và giám sát hiệu suất dự án

Việc giám sát theo thời gian thực là chìa khóa để thành công của dự án. Sử dụng công cụ báo cáo như chỉ số hiệu suất chủ chốt (KPIs), báo cáo tình hình, và báo cáo hiệu suất để giữ mắt trên tiến độ của dự án. Những báo cáo này không chỉ làm nổi bật thành công, mà thường là nơi đầu tiên bạn nhận thấy vấn đề xuất hiện trong công việc dự án.

Bằng cách giám sát dự án, bạn có thể xác định sự chênh lệch và lệch lạc so với cơ sở ban đầu và tiến hành kiểm soát chất lượng. Nếu có điều gì không ổn, bạn có thể xem xét kỹ lưỡng và phát triển danh sách các hành động cần thiết để đưa dự án trở lại quỹ đạo.

Theo dõi các chỉ số hiệu suất sử dụng Mẫu KPI từ ClickUp, nổi bật những mục tiêu đang trên đà đạt được, có nguy cơ và không đạt yêu cầu

Mẫu KPI của ClickUp giúp bạn dễ dàng xác định và theo dõi các chỉ số quan trọng cho dự án của mình. Với bốn góc nhìn khác nhau, bạn có thể nhanh chóng nắm bắt được tình hình hoạt động hoặc đi sâu vào từng chi tiết cụ thể về những gì đang hoạt động tốt và những gì cần điều chỉnh thêm.

Sử dụng góc nhìn Danh sách Tóm tắt để nhóm các nhiệm vụ theo trạng thái. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về những gì đang lệch lạc, những gì có nguy cơ, những gì đã hoàn thành và những gì đang trong quá trình thực hiện. Chuyển sang góc nhìn Theo Phòng Ban để phân loại nhiệm vụ theo từng bộ phận.

Chuyển qua Bảng Tiến độ để có cái nhìn tổng quan về những vấn đề tiềm ẩn và các nhiệm vụ có nguy cơ. Từ đây, bạn có thể liệt kê những điều cần kiểm tra và điều chỉnh để mọi thứ trở lại đúng hướng.

Cuối cùng, góc nhìn Dòng thời gian sắp xếp tất cả các nhiệm vụ trên lịch dựa trên ngày bắt đầu và ngày hoàn thành, là lựa chọn tuyệt vời để theo dõi lịch trình dự án. 🗓️

Tải Xuống Mẫu Này

Ưu điểm: Phần mềm giám sát nhân viên cho người dùng Mac!

4. Cải thiện quy trình làm việc

Trong giai đoạn giám sát, có thể bạn sẽ phát hiện ra vấn đề. Đó là điều không thể tránh khỏi trong quản lý dự án. Giai đoạn kiểm soát là khi bạn có thể áp dụng những hiểu biết thu được từ việc đánh giá và thực hiện thay đổi để phần còn lại của dự án tiếp tục diễn ra một cách trôi chảy hoặc để các dự án tương lai được thành công hơn.

Dự án của bạn có bị trì hoãn không? Sử dụng các phân tích bạn đã thu thập để tìm hiểu lý do. Có thể bạn đã có thể quản lý khối lượng công việc tốt hơn. Có lẽ đã có cách giải quyết vấn đề nguồn lực một cách kịp thời hơn đối với các nhiệm vụ tốn thời gian hoặc lặp đi lặp lại.

Sử dụng các công thức tự động hóa sẵn có trong ClickUp hoặc tùy chỉnh chúng theo nhu cầu của bạn, để đội ngũ của bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng nhất

Chính vì lý do đó mà ClickUp Automations trong công cụ quản lý dự án của bạn là yếu tố quan trọng giúp cải thiện quy trình làm việc—bạn cắt giảm công việc thủ công không cần thiết để dành thời gian cho những điều quan trọng nhất. Các quản lý dự án thường phải xoay sở với hàng loạt quy trình và tự động hóa, cho phép họ tập trung vào quá trình giám sát và kiểm soát để thành công trong từng giai đoạn của chu kỳ sống dự án.

Dù vấn đề là gì, hãy dành thời gian để tìm hiểu điều gì đã sai, cách nó được giải quyết, và những hành động khác bạn có thể đã thực hiện. Qua quá trình này, bạn trở thành một người quản lý dự án giỏi hơn và thành công hơn, đồng thời giúp bạn xây dựng quy trình làm việc tốt hơn cho công việc tương lai. 🌻

Những Phương Pháp Tốt Nhất Trong Giám Sát Dự Án

Bây giờ bạn đã biết các bước để triển khai kế hoạch giám sát và kiểm soát dự án, đã đến lúc tập trung vào những phương pháp tốt nhất. Cuối cùng, việc làm gì đó không giống như làm nó một cách tốt nhất. 🤩

Dưới đây là một số phương pháp giám sát dự án tốt nhất mà bạn hoặc người quản lý dự án của bạn nên xem xét:

• Thiết lập kỳ vọng: Việc đặt ra mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng ngay từ đầu giúp việc theo dõi tiến độ trở nên dễ dàng hơn. Xác định những gì bạn mong đợi từ mỗi thành viên trong đội, người quản lý dự án, hoặc từng bộ phận, và truyền đạt chúng một cách rõ ràng.

• Làm bài tập về nhà của bạn: Tiến hành nghiên cứu và gặp gỡ cả các bên liên quan và thành viên trong nhóm để có cái nhìn sâu sắc về dự án. Qua quá trình này, bạn nên tìm hiểu về các hạn chế của dự án bao gồm ngân sách, khối lượng công việc, và rủi ro về nguồn lực.

• Giao tiếp rõ ràng và nhất quán: Không có gì gây rối hơn là cung cấp thông tin mâu thuẫn hoặc hướng dẫn không kịp thời. Thiết lập lịch trình cung cấp cập nhật dự án và phản hồi. Thông báo cho các thành viên trong nhóm biết bạn dự định kiểm tra như thế nào và thường xuyên như thế nào. Sau đó, bạn và người quản lý dự án của bạn phải tuân thủ lịch trình đó.

• Nhận phản hồi thường xuyên: Người quản lý dự án giỏi luôn thu thập thông tin từ các thành viên trong nhóm của họ. Rốt cuộc, họ là người trực tiếp tham gia và có thể cung cấp thông tin mới nhất. Hơn nữa, họ có khả năng là người đầu tiên nhận diện bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào. Thiết lập một hệ thống để các thành viên trong nhóm có thể check-in, đưa ra phản hồi, và thông báo cho bạn biết tình hình.

• Xác định một người liên hệ chính: Nếu có vấn đề phát sinh, nhân viên nên biết ai là người cần thông báo vấn đề đó. Bắt đầu dự án bằng cách chỉ định một người chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép, và báo cáo vấn đề.

• Xác định tần suất báo cáo: Thiết lập xem báo cáo tiến độ nên được nộp thường xuyên như thế nào. Tùy thuộc vào dự án của bạn, bạn có thể muốn có các buổi check-in hàng tuần, hàng tháng, hoặc hai lần một tháng. Đối với một số giai đoạn dự án, có thể cần check-in hàng ngày. Xác định thời gian, và truyền đạt điều này một cách rõ ràng với tất cả các thành viên và người quản lý dự án.

• Tạo một khung quy trình ra quyết định: Ngay từ đầu, hãy thiết lập một quy trình về ai sẽ đưa ra quyết định. Có thể là bạn hoặc một thành viên khác trong nhóm, và có thể có nhiều hơn một người ra quyết định cho các khía cạnh khác nhau của dự án (ví dụ: ngân sách, nguồn lực, v.v.)

Kỹ Thuật Giám Sát và Kiểm Soát Dự Án

Ngoài những phương pháp tốt nhất cho giai đoạn giám sát và kiểm soát của bạn, còn có một số kỹ thuật hữu ích giúp việc giám sát dự án trở nên dễ dàng hơn. Đây là những phương pháp đã được thử nghiệm và chứng minh, cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định của bạn khi tạo kế hoạch giám sát. ✍️

Dưới đây là một số phương pháp giám sát và đánh giá bạn có thể xem xét:

Phương Pháp Đường Dẫn Quan Trọng (CPM)

Xem xét khối lượng công việc của bạn qua các nhiệm vụ còn lại trên con đường chính yếu chỉ bằng một cú chuyển đổi trong ClickUp!

Phương pháp này bao gồm việc phân chia dự án thành các giai đoạn tiến triển khác nhau sử dụng biểu đồ. Con đường chính yếu là chuỗi nhiệm vụ dài nhất cần hoàn thành trước khi dự án kết thúc.

Cơ bản đó là lộ trình dài nhất để hoàn thành một dự án và bao gồm việc xác định các hoạt động, sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, và thời gian thực hiện nhiệm vụ rồi sau đó nhập thông tin đó vào một sơ đồ.

Quản Lý Giá Trị Đạt Được

Kỹ thuật theo dõi này so sánh công việc đã hoàn thành đến ngày và chi phí so với dự báo cơ bản. Trong giai đoạn lập kế hoạch, bạn gán một giá trị tiền tệ—còn được gọi là chi phí dự toán cho công việc đã lên kế hoạch (BCWS).

Trong quá trình thực hiện, bạn so sánh chi phí thực tế với lượng công việc đã hoàn thành để theo dõi tiến độ tài chính và vật liệu.

Theo Dõi và Kiểm Soát Dự Án Như Một Chuyên Gia

Việc theo dõi quản lý dự án là phức tạp. Ngoài việc lập kế hoạch, giảm thiểu rủi ro và quản lý, bạn cần phải theo dõi và kiểm soát dự án từ đầu đến cuối. Không chỉ vậy, việc theo dõi quản lý dự án đòi hỏi bạn phải đưa ra quyết định thông minh về mục tiêu dự án trong khi đảm bảo đội ngũ của bạn và lãnh đạo cùng nhau nắm bắt được hiệu suất tổng thể của dự án và các chỉ số hiệu suất chính.

Với hướng dẫn hữu ích này, bạn sẽ nhanh chóng nắm bắt được cách theo dõi dự án. Từ việc xây dựng kế hoạch đến theo dõi hiệu suất và thực hiện thay đổi, bạn có thể kiểm soát thành công của dự án chỉ trong vài bước.

Hãy thử ClickUp ngay hôm nay để bắt đầu tối ưu hóa thành công quản lý dự án của bạn. Từ bảng điều khiển thân thiện với người dùng đến các tùy chọn xem biểu đồ chi tiết, có đầy đủ công cụ để giúp bạn quản lý dự án từ đầu đến cuối. 🙌