Hướng dẫn Ghi Chép Tóm Tắt Cuộc Họp (Kèm Mẫu)
Nói một cách ngắn gọn: việc ghi chép trong các cuộc họp, dù là để đưa ra ý tưởng, thảo luận quy trình hay triển khai dự án, giúp mọi người tham gia đều có lợi.
Đây là công cụ quan trọng giúp xây dựng một nền văn hóa làm việc hiệu quả cho tương lai. Tuy nhiên, con người không giống như máy móc, chúng ta cần có phương pháp thích hợp để nhớ và tái hiện lại thông tin đã được tiếp nhận.
Bạn có biết rằng khả năng ghi nhớ của bạn bắt đầu giảm sút chỉ sau 24 giờ kể từ khi bạn học điều mới? Điều này được biết đến với cái tên đường cong quên lãng, nó mô tả tốc độ chúng ta quên thông tin theo thời gian nếu như chúng ta không cố gắng duy trì việc nhớ nó.
Khả năng ghi nhớ của chúng ta không chỉ là yếu tố quyết định việc giữ lại thông tin từ các cuộc họp, mà còn phụ thuộc vào phương pháp chúng ta áp dụng để ghi chép và chia sẻ thông tin cho bản thân và mọi người.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn các biểu mẫu, công cụ và lời khuyên để cải thiện hiệu suất làm việc trong các cuộc họp trực tuyến và trực tiếp, giúp bạn tự tin với cách thức ghi chú của mình!
Trước Khi Họp
Lời Khuyên 1: Phân chia trách nhiệm chuẩn bị nội dung cuộc họp
Trong Báo cáo Xu hướng Năng suất của Reclaim.ai, người ta phát hiện ra rằng một người làm việc chuyên nghiệp trung bình dành khoảng 21.5 giờ để họp mỗi tuần, chiếm hơn một nửa thời gian làm việc thông thường.
Để doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ và khỏe khoắn, việc tổ chức các cuộc họp hiệu quả là điều không thể thiếu. Nếu bạn là trưởng nhóm, quản lý dự án, hay giám đốc, bạn có trách nhiệm xây dựng và duy trì các quy trình cũng như hoạt động sao cho mọi nhân viên đều có đủ công cụ hỗ trợ họp và nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc.
Hãy áp dụng một mẫu kế hoạch họp cho cuộc họp sắp tới của bạn!
Khuyến khích mọi người tham gia cuộc họp góp ý vào chương trình nghị sự. Điều này mang lại hai lợi ích:
Người tham dự sẽ biết trước được lịch trình và cách thức sử dụng thời gian của họ trong cuộc họp.
Biên bản họp của bạn sẽ chứa đựng nhiều thông tin hững chân và có tính chuyên nghiệp hơn khi có sự đóng góp từ nhiều quan điểm khác nhau, kiến thức chuyên môn và thông tin được tổ chức một cách có hệ thống.
Mẹo 2: Sử dụng nghị trình cuộc họp để ghi chép
Nghị trình cuộc họp của bạn là công cụ lý tưởng để ghi chép bởi vì bạn đã sắp xếp sẵn các chủ đề, điểm quan trọng, câu hỏi và mục tiêu cần thảo luận. Đặc biệt khi bạn vừa phải điều hành cuộc họp vừa phải ghi chép, việc này thực sự là một thử thách.
Nghị trình giúp bạn dễ dàng chuyển từ chủ đề này sang chủ đề khác và kiểm soát được tiến trình của cuộc họp. Nếu có những cuộc thảo luận phụ xảy ra làm lạc hướng cuộc họp, bạn có thể nhắc nhở mọi người trở lại chủ đề chính. Nếu thời gian không cho phép, bạn có thể bỏ qua hoặc nhanh chóng đi qua những chủ đề ít quan trọng.
Điều quan trọng hơn, bạn nên tránh phiền phức (và áp lực không cần thiết) khi phải liên tục chuyển đổi giữa nghị trình cuộc họp và trang trống để ghi chép.
Nếu bạn có nhiệm vụ ghi biên bản cuộc họp — tức là ghi lại nội dung và quyết định của các cuộc họp chính thức cần được ban lãnh đạo phê duyệt — hãy tham khảo các mẫu biên bản cuộc họp miễn phí của chúng tôi:
Sao chép mẫu nghị sự cuộc họp ClickUp để làm tài liệu ghi chú
Tải Mẫu Biên Bản Cuộc Họp
Trong Cuộc Họp
Mẹo 3: Chọn lọc thông tin quan trọng nhất
Giữa những từ ngập ngừng và lấp lửng, có những chi tiết quan trọng cần được ghi lại khi ai đó đang trình bày liên tục. Với một chút hiểu biết về ngữ cảnh, sự tự tin và khả năng sáng tạo, bạn sẽ trở thành người ghi chú xuất sắc trong mọi tình huống cuộc họp.
Dưới đây là cách làm:
Nghe nhận biết dấu hiệu và gợi ý từ người nói để hiểu ngữ cảnh
Quy tắc cơ bản là phải chuẩn bị cho mọi tình huống. Nhưng hãy chú ý đến những điểm nhấn trong lời nói, các câu hỏi được đặt ra và thông tin giải thích được cung cấp, bởi chúng có thể ảnh hưởng đến dự án/công việc/mục tiêu.
Tự tin yêu cầu người nói làm rõ hơn về những gì họ đang trình bày
Việc chỉ tóm tắt một ý mà không nắm bắt được chi tiết quan trọng của ý tiếp theo là điều chúng ta thường gặp phải khi ghi chú! Nếu bạn cảm thấy lạc lõng trong lời nói của người trình bày, có lẽ những người tham gia khác cũng cảm thấy như vậy! Điều bạn không muốn là truyền đạt thông tin sai lệch. Ghi chú cuộc họp này sau này sẽ được tham khảo lại, vì vậy bạn cần phải ghi lại sự thật một cách chính xác! (Các đồng nghiệp của bạn sẽ biết ơn bạn sau này.)
Sáng tạo và quan sát những người xung quanh
Có ai đó trong công ty bạn luôn hoàn thành công việc trong cuộc họp một cách hiệu quả không? Người đó làm thế nào để ghi chú cuộc họp và duy trì cuộc trò chuyện một cách nhẹ nhàng? Hãy học hỏi từ họ và quan sát cách họ tạo sự tham gia và động viên từ mọi người trong phòng. Kết quả từ chất lượng cuộc họp của họ là những ghi chú rõ ràng, kích thích hành động.
Nếu bạn chưa có một hình mẫu như vậy, chúng tôi sẽ giúp bạn! Tại ClickUp, chúng tôi luôn chú trọng vào việc tối ưu hiệu suất và kết quả công việc.
Tải Hướng Dẫn Sử Dụng ClickUp Docs
Chìa khóa để thành công trong việc nâng cao hiệu quả cuộc họp của chúng tôi là sắp xếp công việc theo hướng hành động. Các Tài Liệu ClickUp luôn sẵn sàng để các đội ngũ ở mọi múi giờ có thể nhanh chóng tiếp cận thông tin họ cần.
Dưới đây là cái nhìn qua bốn phần chính trong ghi chú cuộc họp của chúng tôi: Danh sách Công Việc Cần Làm, Tài Nguyên Cần Thiết, Theo Dõi Sau Cuộc Họp, và Tổng Kết Cuộc Trò Chuyện.
Ghi chép cuộc họp trong ClickUp Docs
Mẹo 4: Gắn thẻ các thành viên trong tài liệu để nhắc nhở sau này
Khi làm việc với nhóm đa chức năng và đa múi giờ, việc có người giúp nhắc nhở trách nhiệm là rất cần thiết. Mọi người thường xuyên phải chuyển từ cuộc họp này sang cuộc họp khác và có thể quên không hoàn thành các nhiệm vụ hoặc công việc cần theo dõi.
Bạn còn nhớ Đường cong Quên lãng không?
Nhóm ClickUp thường xuyên sử dụng tính năng @đề cập và bình luận trong Docs để theo dõi, cập nhật và cộng tác trong công việc. Điều này rất tiện lợi để giữ lại các cuộc trò chuyện liên quan và những ý tưởng "À, mình vừa nhớ ra!".
Khi ai đó được gắn thẻ trong một bình luận, họ sẽ thấy tên của mình được làm nổi bật trong phần thông báo của họ.
Xác định những thông tin quan trọng và các công việc cần làm khi bạn kiểm tra thông báo
Sau Cuộc Họp
Mẹo 5: Tiếp tục đà tiến triển với bản tóm tắt sau cuộc họp
Hãy nghĩ đến việc không ai có đủ thời gian để đọc lại toàn bộ biên bản cuộc họp. Đặc biệt là khi ban quản lý cần được cập nhật nhanh chóng hoặc muốn có cái nhìn tổng quan về những gì đã diễn ra, bạn cần cung cấp một bản tóm tắt ngắn gọn và dễ hiểu.
Mỗi cuộc họp cần phải có một công việc được thiết lập định kỳ để liên kết các thành viên trong nhóm, tài liệu liên quan và cả các công việc khác từ các cuộc họp trước, hiện tại và sắp tới.
Cách thức hoạt động: Đăng tải bản tóm tắt các điểm chính trong công việc cùng với link đến biên bản cuộc họp. Bạn sẽ giúp bản thân và mọi người tiết kiệm thời gian sau này khi tìm kiếm thông tin. Điều này giúp tất cả công việc được tập trung trong một không gian làm việc chung và tránh lộn xộn trong hộp thư.
Nếu bạn quan tâm đến ClickUp và muốn bắt đầu với việc tổ chức cơ bản, hãy tạo các công việc để sắp xếp tất cả ghi chú cuộc họp của bạn—từ khởi động dự án, các buổi lễ agile, đến tiếp nhận nhân viên mới—bạn có thể bắt đầu với Mẫu Cuộc Họp!
Tải xuống Mẫu Thư mục Cuộc Họp
Việc xây dựng nguồn tài nguyên này cũng rất hữu ích cho các nhà lãnh đạo nhóm để theo dõi số lượng và chất lượng của các cuộc họp mà mọi người tham gia!
Tạo danh sách ClickUp để tổng hợp các cuộc họp định kỳ, giúp mọi người có thể theo dõi
Những Đối Tượng Nào Sẽ Hưởng Lợi Từ Việc Ghi Chép Biên Bản Cuộc Họp?
Các Nhà Thầu: Việc ghi lại nội dung cuộc họp là điều cần thiết đối với nhà thầu để theo dõi các quyết định đã được thông qua hoặc những thay đổi cần phải áp dụng. Ghi chép trong lúc họp giúp họ sắp xếp công việc một cách có tổ chức và đảm bảo rằng họ nắm bắt đúng các chi tiết từ cuộc thảo luận.
2. Các Công Ty Doanh Nghiệp: Việc ghi chép lại nội dung cuộc họp giúp các công ty doanh nghiệp ghi nhớ được các cuộc trao đổi quan trọng và các quyết định đã được đưa ra. Điều này đảm bảo rằng tất cả mọi người tham gia cuộc họp đều hiểu rõ và các thành viên trong nhóm đều được cập nhật về bất kỳ thay đổi hoặc thông tin mới nào.
Mẹo Nhỏ: Ghi Chép Nhanh Gọn Lẹ Biên Bản Cuộc Họp
Google Drive của bạn có quá nhiều tài liệu không theo trật tự không?
Cách làm việc không hiệu quả trên Google Drive
Chuyện này có thể xảy ra với bất kỳ ai!
Có những lúc bạn muốn ghi lại một vài điều nhanh chóng chỉ để mình bạn biết hoặc muốn ghi lại những suy nghĩ đang tràn ngập trong đầu khi bạn đang trò chuyện qua điện thoại hay tham gia cuộc họp qua Zoom. Nhưng rồi bạn lại gặp khó khăn trong việc tìm lại chính xác thông tin mà bạn chắc chắn đã ghi lại.
Trong những trường hợp này, bạn không nên dùng Google Docs. Hãy thử sử dụng ClickUp Notepad - công cụ ghi chú số tiện lợi như một cuốn sổ tay luôn bên cạnh bạn, có thể truy cập tại ghi chú.
Tạo nhiệm vụ từ Sổ tay ClickUp
Tìm hiểu về Sổ tay
Hãy truy cập Sổ tay từ trình duyệt web hoặc thiết bị di động của bạn để tổ chức các ý tưởng, danh sách kiểm tra và những công việc sắp hoàn thành, tất cả được lưu trữ ở một nơi tiện lợi! Sổ tay ClickUp còn có thêm các tính năng:
Lệnh /Slash: Giúp bạn định dạng ghi chú với các tiêu đề, chữ in đậm, tạo danh sách và nhiều hơn nữa
Kéo và thả: Cho phép bạn thêm hình ảnh, gif, video và các loại tệp khác ngay vào trong ghi chú
Tìm kiếm: Tìm kiếm trong ghi chú của bạn theo từ khóa có trong tiêu đề hoặc mô tả
Lưu trữ/ Bỏ lưu trữ: Lưu trữ hoặc bỏ lưu trữ các ghi chú của bạn
Chuyển đổi: Biến ghi chú thành một nhiệm vụ hoặc một Tài liệu!
Điều quan trọng cần nhớ để có trải nghiệm ghi chú cuộc họp tốt nhất: Phong cách và sở thích ghi chú của bạn sẽ thay đổi theo thời gian. Khi bạn đang tìm kiếm công cụ ghi chú lý tưởng, hãy chú trọng đến khả năng tuỳ chỉnh và linh hoạt.
Công cụ bạn chọn nên giúp bạn tiết kiệm thời gian chứ không phải làm bạn mất thêm năng lượng. Việc tốn năng lượng cho việc quản lý ghi chú có thể làm bạn xa rời khỏi những công việc quan trọng và các dự án bạn đang thực hiện.
Sử dụng ClickUp Docs để ghi chép các ý chính, nhiệm vụ cần làm và các công việc cần theo dõi sau cuộc họp
Chúng tôi tin rằng bạn sẽ rất hài lòng khi sử dụng ClickUp Notepad và Docs để xây dựng một hệ thống ghi chép hiệu quả nhất. Nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào trong việc tăng cường hiệu suất của các cuộc họp, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi bất cứ lúc nào!
.png){kind=small}