Hướng Dẫn Chi Tiết Về Cột Mốc Trong Biểu Đồ Gantt (2024)

Bạn có hứng thú với việc tìm hiểu về cột mốc trong biểu đồ Gantt không?

Chắc hẳn ai cũng đã từng nhìn thấy cột mốc ít nhất một lần.

Nhưng mặc dù cột mốc bên đường có thể không còn được sử dụng nhiều, thì cột mốc trong biểu đồ Gantt lại ngày càng trở nên quan trọng.

Khi bạn xây dựng một biểu đồ Gantt, cột mốc giúp bạn nhận diện các điểm then chốt trên lộ trình của dự án. Đó có thể là ngày khởi đầu hoặc kết thúc một pha của dự án, hoặc đánh dấu các sự kiện quan trọng khác.

Cột mốc là những điểm đánh dấu giúp bạn theo dõi tiến độ và đảm bảo rằng dự án không đi chệch hướng!

Trong bài viết này, bạn sẽ được giải thích rõ cột mốc trong biểu đồ Gantt là gì, tác dụng của chúng, và cách để áp dụng chúng vào công cụ quản lý dự án.

Hãy cùng bắt đầu.

Cột Mốc Trong Biểu Đồ Gantt Là Gì?

Cột mốc trong biểu đồ Gantt là những điểm đánh dấu quan trọng được sử dụng để chỉ ra các sự kiện then chốt trong lịch trình dự án khi được biểu diễn qua biểu đồ Gantt. Những điểm này có thể là các ngày quan trọng, hạn chót, điểm bắt đầu và kết thúc, hoặc các sự kiện nổi bật khác trong dự án của bạn.

Vậy một nhiệm vụ có được xem là cột mốc trong biểu đồ Gantt không?

Không.

Một nhiệm vụ và một cột mốc trong biểu đồ Gantt là hai khái niệm hoàn toàn riêng biệt.

Và để dễ hình dung, chúng ta hãy lấy ví dụ như chơi một trò chơi video về cuộc chiến chống zombie, trong đó biểu đồ Gantt thể hiện tiến độ của trò chơi.

Đó quả là một trải nghiệm thú vị!

Các nhiệm vụ trong dự án được biểu diễn trên biểu đồ Gantt sẽ tương ứng với các hoạt động như tiêu diệt zombie, thu thập các vật phẩm cường hóa, hay cứu giúp những người sống sót một cách anh hùng.

Mặt khác, một cột mốc trong biểu đồ Gantt sẽ thể hiện từng cấp độ bạn vượt qua trong trò chơi. Chẳng hạn, giả sử bạn đã thu thập đủ điểm để tiêu diệt lũ zombie mãi mãi. Đó là một cột mốc trong trò chơi vì nó là một sự kiện quan trọng đánh dấu bước tiến đáng kể.

Tại sao lại sử dụng biểu đồ Gantt?

Nếu bạn là một quản lý dự án, thành công của dự án phần lớn phụ thuộc vào bạn.

Bạn phải quyết định:

• Ai làm gì, khi nào và như thế nào

• Đảm bảo các hoạt động của dự án diễn ra đúng tiến độ

• Bao nhiêu tiền và thời gian được chi cho một nhiệm vụ đã hoàn thành

• Loại pizza nào đội nhóm của bạn sẽ đặt khi ăn mừng hoàn thành

Uff, không có áp lực gì cả!

Một cách để luôn đi trước lịch trình là trở thành một nhà tiên tri.

Dự đoán tương lai và hành động theo đó. Dễ dàng.

Nhưng bạn có phải là nhà tiên tri không?

Ừ, mình cũng không nghĩ vậy.

Vậy lựa chọn tốt nhất tiếp theo của bạn là sử dụng một công cụ quản lý dự án như biểu đồ Gantt chart.

Biểu đồ Gantt là một loại biểu đồ thanh thể hiện tiến độ dự án theo thời gian với mỗi nhiệm vụ được biểu diễn bằng một thanh ngang, mỗi thanh có độ dài khác nhau tùy thuộc vào thời gian thực hiện nhiệm vụ.

Dưới đây là hình ảnh minh họa:

Tại sao không sử dụng biểu đồ cột mốc thay thế?

Biểu đồ cột mốc chỉ cho bạn biết ngày kết thúc để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc đạt được các mục tiêu cụ thể.

Vì chỉ có vậy là không đủ để tính toán cho các phân công trong dự án, các yếu tố phụ thuộc và các bộ phận quan trọng khác, nên tốt nhất là hãy tạo một biểu đồ Gantt có cột mốc để quản lý dự án hiệu quả.

Làm thế nào để tạo một biểu đồ Gantt?

Để tạo một biểu đồ Gantt đẹp và đơn giản, lại thú vị khi sử dụng, hãy dùng chức năng Xem biểu đồ Gantt của ClickUp.

Phần mềm biểu đồ Gantt trực tuyến của ClickUp Gantt chart software mang lại cho bạn cái nhìn tổng quan về kế hoạch dự án của mình.

Với ClickUp, bạn có thể:

• Ngay lập tức xác định một nhiệm vụ phụ thuộc dependent task (mối quan hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ được hiển thị bằng mũi tên giữa hai nhiệm vụ)

• Kiểm tra thời gian thực hiện nhiệm vụ bằng cách tham khảo lịch trình hiển thị trên trục X-axis

• Hình dung cấu trúc phân rã công việc work breakdown structure

• Dễ dàng di chuyển dự án và chuỗi phụ thuộc nhiệm vụ trên biểu đồ Gantt với tính năng Reschedule Dependency

• Tự động điều chỉnh ngày bắt đầu và ngày kết thúc khi bạn thay đổi lịch trình

• Xác định đường dẫn quan trọng cho bất kỳ nhóm nhiệm vụ nào

Dù bạn gặp phải vấn đề gì, biểu đồ Gantt của ClickUp đều có thể xử lý tất cả!

Bonus: Xem thêm vài ví dụ về biểu đồ Gantt và tìm hiểu thêm về cách sử dụng biểu đồ Gantt.

Tại Sao Nên Sử Dụng Cột Mốc Trong Biểu Đồ Gantt?

Chúng ta đã bàn luận về cột mốc dự án là gì khi sử dụng biểu đồ Gantt đơn giản.

Và chắc chắn, cột mốc rất tuyệt, nhưng lợi ích thực sự khi sử dụng chúng trong biểu đồ Gantt là gì?

Dưới đây là 5 lợi ích chính khi sử dụng cột mốc trong biểu đồ Gantt:

1. Cho bạn cái nhìn tổng quan về lịch trình dự án

Là một người quản lý dự án, bạn có hàng ngàn việc phải lo toan.

Từ phân bổ nguồn lực đến hạn chót, có rất nhiều việc cần xử lý.

Nhưng khi một bên liên quan muốn cập nhật nhanh về tình hình dự án, bạn không thể yêu cầu họ chờ đợi trong khi đội IT của bạn cố gắng hiểu rõ mọi thứ. Đó là một trong những cách dễ dàng khiến họ bực bội. Và nếu có một điều mà chúng ta đều đồng ý, đó là bạn không muốn khách hàng tức giận!

Thay vào đó, bằng cách sử dụng cột mốc biểu đồ Gantt, bạn có được sự hiểu biết cấp cao về tiến độ dự án và sự kiện quan trọng nào vừa mới hoàn thành.

Hãy nhớ, bạn có thể dễ dàng thêm một cột mốc trực tiếp vào biểu đồ Gantt của ClickUp để phân chia các phần riêng biệt của lịch trình dự án. Như vậy, bạn sẽ biết tình trạng dự án ngay lập tức, giúp bạn quản lý kỳ vọng của bên liên quan tốt hơn.

Tìm hiểu thêm về sự khác biệt giữa lịch trình và biểu đồ Gantt.

2. Dễ dàng xác định điểm nghẽn trong dự án

Vì cột mốc biểu đồ Gantt làm nổi bật các hạn chót quan trọng, phân tích danh sách công việc dưới mỗi cột mốc có thể giúp bạn xử lý các điểm nghẽn trước khi chúng trở nên tồi tệ hơn.

Ví dụ, nếu bạn đang làm việc trên một dự án phần mềm, một tính năng phức tạp trong quá trình phát triển có thể ngăn bạn sản xuất một sản phẩm chủ chốt đúng hạn.

Với cột mốc biểu đồ Gantt, bạn có thể nhanh chóng xác định những nhiệm vụ làm chậm tiến độ.

Một khi đã xác định được nhiệm vụ gây nghẽn, hãy thông báo cho các thành viên trong nhóm về nhiệm vụ đó và thực hiện các biện pháp khắc phục để đưa dự án trở lại đúng hướng.

À, và trong Biểu Đồ Gantt của ClickUp, bạn chỉ cần kéo nhiệm vụ bị trì hoãn do nghẽn sang một lịch trình mới, và tất cả các nhiệm vụ phụ thuộc khác sẽ được tự động lên lịch lại!

Ngoài ra, tính năng đường dẫn quan trọng giúp bạn xác định liệu công việc tắc nghẽn có thực sự cần thiết để hoàn thành dự án đúng hạn hay không. Nếu đó không phải là công việc quan trọng, bạn có thể tạm thời bỏ qua và tập trung vào việc đáp ứng các hạn chót của mình.

3. Chia nhỏ dự án thành các giai đoạn dễ quản lý

Dự án của bạn có thể bao gồm những khối công việc lớn, khiến cho kế hoạch dự án trở nên khá đáng sợ.

Việc chia nhỏ dòng thời gian dự án của bạn thành các mốc rõ ràng và có thể đạt được trên biểu đồ Gantt giúp công việc trở nên đơn giản hơn. Việc có toàn bộ danh sách công việc trên biểu đồ Gantt của bạn được phân chia thành các phần dễ nhận diện, hay còn gọi là các mốc, làm cho công việc bạn cần thực hiện trở nên ít áp lực hơn.

Cứ đến đây, chúng ta không sợ đống công việc trên biểu đồ Gantt đâu!

4. Giữ cho đội ngũ của bạn luôn được động viên

Đội ngũ của bạn đang trong giai đoạn căng thẳng với hạn chót, kỳ vọng ở mức cao nhất, và hoạt động công việc phức tạp hơn bao giờ hết.

Chính vì vậy, việc ăn mừng tiến độ dự án là điều quan trọng.

Và mặc dù việc hoàn thành một nhiệm vụ là niềm vui, nhưng việc đạt được một mốc quan trọng trên biểu đồ Gantt của bạn, như việc ra mắt sản phẩm, là một bước tiến lớn hướng tới việc hoàn thành dự án. Điều đó xứng đáng được chúc mừng!

Hãy sử dụng các cột mốc biểu đồ Gantt trong ClickUp để ghi nhận công sức của đội ngũ cho tất cả các nhiệm vụ dự án họ đã hoàn thành, những đêm thức trắng họ đã trải qua, và những yêu cầu khắt khe họ đã xử lý.

Cảm giác thành tựu sau mỗi cột mốc dự án hoàn thành sẽ thúc đẩy đội ngũ của bạn tiếp tục chinh phục những cột mốc biểu đồ Gantt tiếp theo.

5. Nuôi dưỡng ý thức trách nhiệm

Việc đặt ra các cột mốc tạo ra những kỳ vọng rõ ràng cho đội ngũ và là cơ sở cho việc giữ trách nhiệm.

Mọi thành viên trong đội đều nhận thức được rằng dự án dựa vào vai trò của họ, và họ chịu trách nhiệm cho từng thanh nhiệm vụ dưới các cột mốc. Nếu một cột mốc dự án không được đáp ứng đầy đủ, dự án sẽ bị trì hoãn, và người lãnh đạo đội sẽ phải chịu trách nhiệm.

Mẹo: Trong ClickUp, bạn có thể giao nhiệm vụ cho một cá nhân, nhiều thành viên, hoặc toàn bộ đội dự án, giúp bạn theo dõi phân bổ công việc của mọi người.

Làm Thế Nào Để Tạo Biểu Đồ Gantt Trong Excel Với Cột Mốc?

Đúng vậy, bạn có thể tạo biểu đồ Gantt trên Microsoft Excel và thêm các cột mốc vào đó.

MS PowerPoint và Word cũng cho phép bạn làm điều đó.

Nhưng hãy nhớ, các ứng dụng như PowerPoint hay Excel không có sẵn mẫu biểu đồ Gantt được tích hợp sẵn để bắt đầu. Bạn cần phải tải chúng xuống riêng biệt.

Sau khi bạn đã chèn mẫu vào, bạn cần phải tự tạo danh sách công việc, nhập dữ liệu vào biểu đồ Gantt và sau đó định dạng nó theo lịch trình của bạn.

Bạn sẽ phải tự xác định công việc nào là công việc phụ thuộc và thêm các mốc quan trọng vào mẫu.

Quản lý dự án đã đủ phức tạp rồi! Tất cả những nỗ lực này chỉ để tạo một biểu đồ Gantt sao?

Cứ như là muốn xé tóc mình ra vì bực mình!

Hiểu rõ lý do tại sao việc chọn Microsoft Excel để quản lý dự án là một ý tưởng tồi tệ hơn nhiều so với ‘new coke’, hãy tham khảo bài viết này.

Làm Thế Nào Để Tạo Biểu Đồ Gantt Và Đánh Dấu Các Mốc Quan Trọng?

Thật đơn giản.

Chỉ cần tạo một biểu đồ Gantt sử dụng ClickUp, công cụ quản lý dự án kiêm phần mềm biểu đồ Gantt chuyên nghiệp.

Dưới đây là cách dễ dàng để tạo biểu đồ Gantt trong ClickUp:

• Xác định các nhiệm vụ quan trọng trong kế hoạch dự án của bạn

• Xác định mối quan hệ giữa các nhiệm vụ, như phụ thuộc nhiệm vụ

• Nhập danh sách nhiệm vụ vào phần mềm biểu đồ Gantt của ClickUp

Và thế là bạn đã có một biểu đồ Gantt tương tác!

Bây giờ, chúng ta hãy tiếp tục sử dụng chế độ xem Biểu Đồ Gantt để đánh dấu các mốc quan trọng cho dự án của bạn.

Để tạo một mốc quan trọng trong ClickUp:

1. Bật tính năng Milestones ClickApp trong cài đặt Workspace của bạn

2. Nhấp chuột phải vào bất kỳ nhiệm vụ cá nhân nào

3. Chọn tùy chọn Mark as Milestone để chuyển một thanh nhiệm vụ thành mốc quan trọng

4. Công việc mốc son được hiển thị dưới hình dạng viên kim cương màu vàng với tên công việc được in đậm

5. Các mốc quan trọng thường được hiển thị vào ngày kết thúc của công việc. Nếu không có ngày kết thúc, các mốc sẽ được hiển thị tại ngày bắt đầu của công việc.

6. Để chuyển một công việc mốc quan trọng trở lại thành công việc thông thường, chỉ cần nhấp vào menu ba chấm (…) trong công việc và đặt lại nó

Thật dễ dàng để thiết lập và chỉnh sửa các mốc quan trọng trên biểu đồ Gantt tương tác của bạn với ClickUp!

Bây giờ, biểu đồ Gantt chỉ là phần nổi của tảng băng chìm về tính năng ClickUp.

ClickUp cho phép bạn tạo ra nhiều hơn là một biểu đồ Gantt tương tác.

Để linh hoạt tối đa, công cụ quản lý dự án này cung cấp cho bạn nhiều tính năng tuyệt vời như:

•  ClickUp Help Center: giúp bạn xác định đội ngũ nội bộ hay đội ngũ ảo dành nhiều thời gian nhất ở đâu

• Mind Maps: hình dung quá trình lập kế hoạch công việc

• Workload View: nhận cái nhìn sâu sắc về phân chia công việc, công việc đang mở và khả năng làm việc của đội nhóm

• Automation: tự động hóa hơn 50 công việc dự án lặp đi lặp lại để nâng cao hiệu quả

• Agile Dashboards: theo dõi sát sao các dự án của bạn với các biểu đồ như Velocity, Burndown, Burnup, và Cumulative Flow

• Multiple Views: lựa chọn từ các giao diện như List, Box, Board, Calendar, và nhiều hơn nữa theo nhu cầu dự án của bạn

• Native Time Tracking: giúp đội ngũ làm việc từ xa vượt qua các thách thức về năng suất

• Reminders: đặt nhắc nhở cho các công việc cần kíp để quản lý hạn chót một cách thông minh

Thấy chưa, chúng tôi gọi ClickUp là công cụ duy nhất bạn cần để quản lý dự án hiệu quả?

Kết luận

Một mốc quan trọng trên biểu đồ Gantt đánh dấu một sự kiện then chốt trong quá trình hoạt động của dự án. Nó mang lại sự hiểu biết cấp cao về lịch trình dự án và giúp các đội nhóm tuân thủ lịch trình dự án một cách hiệu quả.

Bây giờ, việc thêm các mốc quan trọng có thể là một cơn đau đầu nếu bạn sử dụng các công cụ như Microsoft Excel.

Tuy nhiên, với phần mềm quản lý dự án như ClickUp, việc đó trở nên dễ dàng như ăn bánh.

Từ việc tạo ra những biểu đồ Gantt tuyệt vời đến việc đánh dấu các mốc quan trọng trên biểu đồ Gantt, một hệ điều hành làm việc từ xa như ClickUp sẽ giúp bạn mỗi bước đi.

Đăng ký ClickUp ngay hôm nay (miễn phí!) và vượt qua các mốc quan trọng trên biểu đồ Gantt một cách dễ dàng!