Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Tạo Sơ Đồ Quy Trình Làm Việc

Bạn đã từng nghe nói về sơ đồ quy trình nhưng không rõ chúng là cái gì?

Hãy kết thúc sự mơ hồ ngay bây giờ. ✋

Ban đầu, sơ đồ quy trình có vẻ như là những bản phác thảo phức tạp khiến bạn muốn tránh xa. Hoặc bạn có thể nghĩ chỉ có những người đặc biệt mới hiểu được chúng.

Tuy nhiên, chỉ cần dành vài phút để tìm hiểu lý do tại sao sơ đồ quy trình lại quan trọng đối với các nhóm và tổ chức, bạn sẽ nhanh chóng nhận ra tầm quan trọng của việc tạo ra chúng.

Nếu bạn muốn cải thiện năng suất và xây dựng hệ thống làm việc hiệu quả hơn để đội nhóm của bạn có thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất, bạn nên lưu lại hướng dẫn này.

👉 Đọc thêm bài viết liên quan Top 7 Phần Mềm Quản Lý Quy Trình (Đánh Giá 2022) để biết thêm thông tin.

Chúng ta cùng bắt đầu nào!

Sơ Đồ Quy Trình Là Gì?

Có thể bạn đã nghe sơ đồ quy trình được gọi là sơ đồ tiến trình hay bản đồ quy trình kinh doanh. Dù gọi là gì đi nữa, ý nghĩa cốt lõi của chúng đều giống nhau.

Sơ đồ quy trình được thiết kế như là bản đồ hướng dẫn trực quan cho một tiến trình.

Chúng thường được tạo ra để giúp các nhóm làm rõ và cải thiện các quy trình làm việc của mình. Ví dụ, một nhóm nhân sự có thể cần tạo sơ đồ quy trình để hoàn thiện chiến lược đào tạo nhân viên mới; trong khi đó, phòng quản lý IT có thể dùng sơ đồ quy trình để cải thiện quy trình kiểm tra nhà cung cấp.

Khái niệm về sơ đồ quy trình được phát triển vào cuối thế kỷ 19 bởi Henry Gantt và Frederick Winslow Taylor. Lý do? Trước khi phần mềm vẽ sơ đồ xuất hiện, các công ty công nghiệp đã áp dụng khoa học quản lý để tối ưu hiệu suất và đảm bảo chất lượng sản phẩm cao. Họ làm điều này bằng cách tạo ra sơ đồ tiến trình.

Điểm đặc biệt của sơ đồ quy trình không chỉ là liệt kê các công việc trong một tiến trình (giống như danh sách việc cần làm từ đầu đến cuối), mà chúng còn giúp bạn hình dung dữ liệu, quá trình ra quyết định, và thậm chí là các mốc quan trọng trong bất kỳ tiến trình nào. Thật tuyệt vời, đúng không? Và việc hình dung chỉ là một trong số nhiều lợi ích.

Gợi ý: Mẫu Sơ Đồ Luồng & Phần Mềm Sơ Đồ Luồng!

Lợi Ích Khi Sử Dụng Sơ Đồ Quy Trình

Bây giờ, việc hiểu và sử dụng sơ đồ quy trình cũng đồng nghĩa với việc bạn sẽ nhận ra nhiều lợi ích mà chúng mang lại. Cơ bản là, chúng giúp thúc đẩy cải tiến.

Cải Thiện Giao Tiếp Trong Nhóm

Nếu có điều gì mà các nhóm làm việc cần đạt được, đó là sự đồng lòng. Họ cũng cần sự rõ ràng trong mọi thông tin.

Sơ đồ quy trình là công cụ tuyệt vời giúp các nhóm cùng nhau hình dung các hệ thống làm việc, qua đó giúp họ hoàn thành dự án một cách nhanh chóng và hiệu quả, giảm lãng phí tài nguyên và giảm bớt những rắc rối không đáng có. ⌛

Phát Hiện Vấn Đề Trong Quy Trình

Thật bất ngờ! Có thể bạn đang gặp phải nhiều vấn đề và xung đột trong quy trình làm việc mà có thể được giải quyết. Nhưng nếu không có một bản đồ trực quan, bạn sẽ khó có thể nhận diện được những vấn đề đó.

Càng tìm ra nhiều điểm nghẽn trong công việc, bạn càng có thể thiết lập những hệ thống làm việc hiệu quả giúp đội ngũ của mình phát huy tối đa khả năng. Ai mà không mong muốn điều này chứ?

Lưu lại các hệ thống làm việc

Người ta thường nói rằng lịch sử sẽ lặp lại nếu chúng ta không rút kinh nghiệm từ quá khứ. Điều này cũng đúng khi bạn không ghi chép lại những phương pháp đã thành công trước đây.

Cho dù đội của bạn là một công ty chuyên về số hóa với nhiều công việc và thay đổi yêu cầu từ khách hàng, hay bạn là một công ty phần mềm cho ngành vận tải sử dụng hệ thống chuẩn để nhanh chóng triển khai công cụ SaaS, bạn cần ghi lại những gì hiệu quả cho đội của bạn.

Biểu đồ quy trình làm việc là công cụ dễ sử dụng giúp bất kỳ thành viên nào trong đội ngũ nắm bắt được quy trình và nhiệm vụ công ty một cách nhanh chóng. Hơn nữa, điều này giúp họ tiết kiệm thời gian thay vì phải đi hỏi han và mất thời gian giải quyết những khúc mắc (điều này thường xảy ra!).

👉 Hãy xem qua những mẫu biểu đồ quy trình làm việc_ này!_

Dưới đây là 5 ví dụ về biểu đồ quy trình làm việc

Không phải mọi biểu đồ quy trình làm việc đều giống nhau. Nếu bạn đang thắc mắc chúng trông như thế nào, sau đây là một số loại phổ biến mà bạn có thể áp dụng ngay lập tức.

1. Biểu đồ Swimlane

Hãy hình dung bạn đang nhìn một làn đường bơi trong bể bơi. Bây giờ, hãy tưởng tượng bạn vẽ ra một sơ đồ dọc, liệt kê các công việc cần làm và chỉ rõ ai là người phụ trách từng công việc đó. Đó chính là cái được gọi là sơ đồ swimlane.

Đây là loại biểu đồ rất có ích khi bạn muốn phân tích xem các công việc có mâu thuẫn hay chồng chéo lên nhau không. Nó còn giúp xác định rõ ràng trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm, qua đó quản lý hiệu quả việc thực hiện các công việc quan trọng trong một quá trình làm việc cụ thể.

2. Biểu đồ Thời gian

Biểu đồ này dùng để mô tả trực quan các sự kiện theo thứ tự diễn ra của chúng. Biểu đồ dòng thời gian giúp bạn có cái nhìn tổng quan và chính xác hơn về toàn bộ quá trình.

Nó còn giúp bạn nhận biết được bạn đã sử dụng thời gian của mình như thế nào, đồng thời phát hiện ra những khoảng thời gian bị lãng phí nhiều nhất. Những quy trình tiêu tốn nhiều nguồn lực, kể cả thời gian, sẽ rất cần đến việc áp dụng biểu đồ dòng thời gian.

Các quản lý dự án và giám đốc điều hành kho vận có thể thấy loại biểu đồ này rất có ích.

3. Biểu đồ Luồng Làm Việc Linh Hoạt (Agile)

Biểu đồ này giúp bạn dễ dàng nhìn thấy toàn bộ quá trình cần thiết để tạo nên một sản phẩm hoặc dịch vụ. Đây là công cụ rất hiệu quả để mô tả chi tiết từng bước trong quy trình làm việc của bạn, và cũng chỉ ra rõ ràng trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm đối với từng công việc cụ thể.

Đối với những dự án phức tạp, biểu đồ Agile sẽ rất phù hợp. Các đội ngũ kỹ sư hay người tổ chức sự kiện có thể áp dụng biểu đồ Agile để quản lý công việc một cách linh hoạt và tối ưu hiệu suất, đồng thời đảm bảo tiến độ công việc được tiến hành đúng hạn.

Gợi ý: Phần mềm Vẽ Biểu đồ UML!

4. Biểu đồ Mô tả Quy Trình Làm Việc

Bạn có thể áp dụng sơ đồ luồng công việc để mô tả mối liên hệ giữa các công việc trong một quy trình. Điều này rất hữu ích để chuẩn hóa những quy trình bạn thường xuyên thực hiện. Chẳng hạn, nếu bạn làm trong ngành nhân sự và cần ghi lại quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới. Việc sử dụng sơ đồ sẽ giúp bạn tổ chức và cải thiện quy trình một cách hiệu quả.

Sơ đồ luồng công việc khá trực quan và dễ hiểu, làm cho nó trở thành công cụ lý tưởng để hỗ trợ ra quyết định và nâng cao hiệu suất của hệ thống đã được xây dựng.

5. Sơ đồ Luồng Dữ liệu

Sơ đồ luồng dữ liệu rất hữu ích khi bạn muốn mô tả cách dữ liệu di chuyển trong một quá trình, thay vì chỉ liệt kê các bước cần làm từ đầu đến cuối.

Bạn cần biết dữ liệu bắt đầu từ đâu và sẽ đi đến đâu sau khi hoàn thành một công việc cụ thể. Làm sao để xác định được mâu thuẫn giữa dữ liệu và quyết định? Bạn sẽ trả lời được những câu hỏi này một cách dễ dàng khi đã vẽ ra được sơ đồ dữ liệu.

Sơ đồ dữ liệu cũng giúp bạn hiểu rõ cách dữ liệu được chia sẻ giữa các nhóm và liệu có sự xung đột nào trong việc xử lý dữ liệu giữa các nhóm không. Đây là phương pháp tốt để bạn có thể kiểm tra và cải thiện hiệu quả của hệ thống mà bạn đang dùng.

👉 Hãy xem qua Hướng dẫn Ví dụ & Mẫu Sơ đồ_ của chúng tôi!_

Cách tạo sơ đồ luồng công việc đầu tiên

Dù bạn có thể dùng phương pháp cổ điển là viết tay trên giấy để vẽ sơ đồ luồng công việc, nhưng tôi khuyên bạn nên sử dụng công cụ số.

Chúng cho phép bạn chia sẻ dễ dàng, chỉnh sửa mà không mất công và bạn có thể lưu trữ chúng trên máy tính cá nhân mãi mãi. Tính năng Bảng Trắng của ClickUp cung cấp cho bạn một không gian để bạn có thể bắt đầu tạo và chia sẻ sơ đồ luồng công việc của mình một cách dễ dàng.

1. Làm quen với các biểu tượng sơ đồ luồng công việc

Sơ đồ luồng công việc được xây dựng theo một chuẩn nhất định với các hình dạng có ý nghĩa riêng - để mọi người đều hiểu sơ đồ theo cùng một cách. Dưới đây là một số hình dạng thông dụng:

• Mũi tên/dòng: Chỉ hướng và luồng của sơ đồ, cũng như kết nối các hình dạng/nhiệm vụ với nhau. ➡️

• Hình bát giác: Đánh dấu nơi dữ liệu mới nhập vào quy trình. 📒

• Hình kim cương: Biểu thị quyết định cần thiết để tiếp tục quy trình. 🔶

• Hình chữ nhật: Tượng trưng cho một bước trong sơ đồ luồng công việc. 🟪

• Hình trụ: Dùng để thêm dữ liệu vào quy trình. 🔋

• Hình oval: Đánh dấu điểm bắt đầu và kết thúc của quy trình. 🏉

Khi bạn đã quen với các biểu tượng này, bạn có thể chọn loại sơ đồ phù hợp.

2. Chọn sơ đồ dựa trên mục tiêu cuối cùng của bạn

Để chọn đúng sơ đồ luồng công việc, bạn cần xác định mục tiêu cuối cùng của mình. Ví dụ, bạn có thể muốn:

• Mô tả quy trình mới cho dự án sắp tới.

• Phân tích luồng công việc để tìm ra điểm không hiệu quả trong hệ thống cũ.

• Tối ưu hóa cách sử dụng tài nguyên trong suốt quy trình.

• Thiết lập kỳ vọng của nhóm cho một quy trình cụ thể và cải thiện cách giao tiếp.

• Phân tích một quy trình phức tạp với nhiều nhiệm vụ, điểm ra quyết định và dữ liệu khác nhau.

Sau đó, bạn có thể lập kế hoạch cho mỗi nhiệm vụ với một loại sơ đồ khác nhau. Giả sử bạn là một công ty kiến trúc muốn cải thiện quy trình tiếp nhận khách hàng mới. Có thể bạn sẽ cần tạo một sơ đồ ánh xạ quy trình (xem danh sách trên).

Vậy là bạn đã quyết định được loại sơ đồ quy trình mà bạn muốn sử dụng. Tuy nhiên, để tạo ra sơ đồ đó, bạn cần phải có những công cụ hỗ trợ thích hợp. 🛠️

3. Đăng ký sử dụng ClickUp (tính năng bảng trắng miễn phí!) 👀 🙌

Nếu bạn đang tìm kiếm một phương pháp đơn giản để bắt đầu vẽ sơ đồ quy trình của mình, không cần tìm đâu xa, hãy thử ClickUp.

Tính năng ClickUp Help Center của ClickUp cung cấp đầy đủ các công cụ cần thiết để bạn có thể tạo lập và chia sẻ sơ đồ quy trình với đội ngũ của mình một cách hiệu quả.

Sau khi đăng ký, bạn chỉ việc vào mục + Xem, kéo xuống và chọn Bảng trắng.

Một không gian làm việc trống sẽ hiện ra, cho phép bạn thoải mái phác họa và xây dựng sơ đồ theo ý muốn của mình.

4. Lập bản phác thảo trên bảng trắng và mời các thành viên trong đội của bạn tham gia

Quá trình tạo sơ đồ công việc không nhất thiết phải thực hiện một mình! Bạn hoàn toàn có thể rủ rê các đồng nghiệp trong đội cùng tham gia và đóng góp ý kiến.

Để làm được điều này, bạn hãy vào mục Cài đặt Không gian của bạn, tiếp theo chọn Chia sẻ & Quyền hạn. Tại đây, bạn có thể thêm các đồng nghiệp vào không gian làm việc chung. Khi mọi người đã được thêm vào, các bạn có thể cùng nhau chỉnh sửa và xây dựng sơ đồ công việc ngay lập tức.

Mỗi người sẽ thấy được con trỏ chuột của nhau trên màn hình, giúp việc tạo hình và liên kết các nhiệm vụ trở nên dễ dàng và tương tác hơn.

Làm cho quá trình chuyển đổi từ ý tưởng sang hành động trở nên liền mạch bằng cách tạo các nhiệm vụ ClickUp ngay lập tức từ Bảng trắng của bạn

5. Vẽ sơ đồ quy trình làm việc của bạn bằng công cụ vẽ hình

Từ giờ trở đi, Bảng trắng chính là không gian sáng tạo của bạn. Bạn có thể thoải mái vẽ nên bất kỳ sơ đồ quy trình làm việc nào mà bạn muốn, sau đó lưu lại, chia sẻ với người khác, trình bày trong các cuộc họp, hoặc chỉnh sửa chúng khi cần thiết.

Bạn có thể dễ dàng vẽ các hình dạng, nối chúng lại với nhau và dùng tính năng Text để đặt tên cho từng phần một cách rõ ràng. Bạn còn có thể tải lên những hình dạng và hình ảnh riêng biệt của mình thông qua công cụ tải ảnh lên.

Quà tặng: Những Ví dụ về Quy trình Quản lý Dự án!

Xây dựng hệ thống hiệu quả với biểu đồ quy trình làm việc

Dù danh sách này không liệt kê toàn bộ các biểu đồ quy trình làm việc mà bạn có thể áp dụng, nhưng nó sẽ là bước đệm cơ bản để bạn khám phá thế giới của biểu đồ quy trình làm việc. Hãy sử dụng nó làm kim chỉ nam cho buổi brainstorming hoặc cuộc họp nhóm tiếp theo của bạn. Biểu đồ quy trình làm việc giúp bạn và đội nhóm của bạn kiểm soát công việc trong khi đảm bảo mọi người đều hiểu và đi cùng một hướng. Đây là phương pháp hiệu quả để nâng cao khả năng giao tiếp, giải quyết các vấn đề tồn đọng trong quy trình và ghi chép hệ thống một cách có tổ chức. Để bắt đầu tìm hiểu về những lợi ích của biểu đồ quy trình làm việc, bạn chỉ cần chọn mẫu biểu đồ phù hợp nhất với mục tiêu cuối cùng của mình. Khi bạn đã sẵn lòng ghép nối các phần của biểu đồ, hãy bắt đầu miễn phí với tính năng Bảng Trắng của ClickUp ngay tại đây!