DataAutomation Tích Hợp Đội Ngũ và Công Cụ Trên ClickUp

Khi doanh nghiệp và lượng khách hàng ngày càng tăng, việc giữ vững sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhóm và sử dụng đa dạng công cụ là điều không hề đơn giản. Đây chính là thách thức mà DataAutomation đã gặp phải vào năm 2020 trước khi họ quyết định áp dụng ClickUp - một giải pháp toàn diện để cải thiện hiệu suất công việc!

Câu chuyện của DataAutomation

Được thành lập từ năm 2016, DataAutomation là một nền tảng SaaS chuyên về tích hợp các phần mềm và tự động hóa các quy trình làm việc, giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả, tiết kiệm thời gian, và giảm thiểu sai sót do yếu tố con người.

Hôm nay, DataAutomation được sử dụng bởi hơn 186 công ty trên toàn thế giới và đã trở thành một nhà lãnh đạo trong việc cung cấp các giải pháp tự động hóa số lượng lớn và tích hợp ứng dụng. Sứ mệnh của chúng tôi là tùy chỉnh và kết nối phần mềm để khách hàng có thể tập trung vào việc phát triển doanh nghiệp một cách hiệu quả hơn.

Thách thức

Các giải pháp của DataAutomation đòi hỏi sự phối hợp cẩn thận giữa các đội ngũ Triển khai, Bán hàng và Tiếp thị.

Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và nhu cầu của các đội ngũ đang phát triển, DataAutomation cần một nền tảng làm việc chung, chia sẻ, giúp cải thiện sự hợp tác liên chức năng, quy trình làm việc và khả năng nhìn nhận tổ chức.

Giải pháp

Renee Jackson, Quản lý Dự án tại Data Automation

Tập trung mọi thứ vào một nơi

Renee gia nhập DataAutomation vào năm 2020 và ngay lập tức đảm nhận một nhiệm vụ hết sức quan trọng: kiểm toán công cụ và quy trình làm việc của đội Ngũ Triển khai để tìm ra những bất cập — và sau đó xây dựng một hệ thống để cải thiện chúng.

Tầm nhìn của Renee về tương lai làm việc tại DataAutomation, cái mà cô ấy gọi là Triết lý Dù Che, là mỗi đội nhóm và công việc của họ nên được tập trung vào một nơi, nơi mọi người có thể phối hợp cùng nhau, bất kể vai trò hay công nghệ họ sử dụng.

“Các kho thông tin riêng biệt là một rào cản lớn đối với công việc chéo chức năng, đặc biệt trong môi trường làm việc từ xa khi bạn không thể tình cờ tìm hiểu về các sáng kiến của bộ phận khác trong khi chờ đợi cà phê pha xong,” Renee chia sẻ.

“Bất cứ khi nào bạn mở rộng công cụ của mình nhằm tăng cường khả năng nhìn thấy và tiếp cận thông tin, bạn đang tiết kiệm thời gian và giảm thiểu chi phí cơ hội.”

Hợp nhất công cụ

Mặc dù các công cụ của DataAutomation đã đáp ứng được nhu cầu trong những năm đầu, chúng trở nên gánh nặng hơn khi các quy trình làm việc không liên kết dẫn đến mất năng suất và căng thẳng tăng lên khi mỗi đội nhóm phát triển.

Lúc bấy giờ, các đội của Data Automation dựa vào nhiều nền tảng khác nhau để hỗ trợ chức năng của đội:

• Trello cho quản lý dự án

• Tettra cho tài liệu quy trình (SOP)

• Streak cho CRM bán hàng

• Google Docs cho cơ sở kiến thức

• Google Forms cho điều tra dự án và mẫu báo lỗi

• Google Sheets cho cơ sở dữ liệu

• …và nhiều hơn nữa

Sau một thời gian nghiên cứu và so sánh các nền tảng dự án, Renee, cùng với sự hợp tác của những người khác, đã quyết định rằng ClickUp là công cụ duy nhất đáp ứng mọi tiêu chí trong khi cung cấp một giao diện thân thiện và tuỳ chỉnh được, linh hoạt cho nhu cầu của mọi người, từ kỹ sư đến nhân viên bán hàng.

Với ClickUp, các nhóm chủ chốt của DataAutomation không còn bị tách rời bởi những công cụ khác nhau. Mọi danh sách công việc đang chờ xử lý, quy trình làm việc và sáng kiến dự án giờ đây đều được quản lý trong một không gian làm việc chung.

Xây dựng cơ sở hạ tầng hỗ trợ tất cả các nhóm

Bước đầu tiên để tạo ra một tổ chức làm việc hiệu quả là cơ sở hạ tầng. Mặc dù các nhóm cần phải làm việc cùng nhau, họ cũng cần có không gian riêng để tổ chức công việc của mình.

DataAutomation thực hiện điều này bằng cách tổ chức toàn bộ công ty sử dụng Cấu trúc Hierarchy của ClickUp bao gồm các Không gian, Thư mục, Danh sách và nhiệm vụ.

Các quản lý dự án và trưởng nhóm cuối cùng đã có thể nhìn thấy cách tất cả công việc của họ kết nối với nhau để đóng góp vào mục tiêu chung của công ty.

Cơ sở hạ tầng chung này mang lại một số lợi ích quan trọng cho DataAutomation:

• Toàn bộ tổ chức giờ đây được cấu trúc rõ ràng qua các Không gian, Thư mục và Danh sách

• Các quản lý dự án giờ đây có cái nhìn tổng quan ở cấp độ công ty, chức năng ở cấp độ nhóm và cụ thể các dự án và nhiệm vụ ở cấp độ cá nhân

• Các nhóm giờ đây có thể nhận diện điểm đau và nghẽn cổ chai; thời gian dành cho việc sửa lỗi, cập nhật và công việc hành chính, công việc trùng lặp, độ trễ trong giao tiếp, v.v., với sự giúp đỡ của các widget và bảng điều khiển

• Nhân viên cảm thấy thoải mái hơn với niềm tin rằng các mục công việc không còn bị thất lạc và không cần phải dành thêm giờ mỗi ngày để tổ chức hoặc tìm kiếm công việc

Xây dựng hệ thống tổ chức công việc và danh sách nhiệm vụ cần làm

Trước khi sử dụng ClickUp, các đội ngũ Marketing và Triển khai của DataAutomation đã dựa vào Trello như một nền tảng để quản lý tất cả các công việc (ticket), danh sách nhiệm vụ cần làm, và sự phối hợp giữa các bộ phận.

Mặc dù bảng Trello từng là lựa chọn lý tưởng, Renee và Addison Clearwood, người đồng nghiệp quản lý dự án tại DataAutomation, nhận ra rằng nhu cầu của từng đội ngũ đã vượt qua khả năng của công cụ này:

• Công việc thường xuyên bị kẹt hoặc lạc lõng trong quá trình xem xét mà không có cách theo dõi rõ ràng

• Việc ưu tiên danh sách nhiệm vụ cần làm trở nên khó khăn do sự xung đột của các trạng thái khác nhau được sử dụng bởi các đội

• Trạng thái cho Marketing & Triển khai không đồng nhất với hệ thống CRM của họ, yêu cầu công việc bổ sung để liên kết trạng thái giữa các công cụ khác nhau

• Thiếu vắng tính năng con công việc khiến việc phân chia và chia sẻ các dự án lớn giữa các thành viên trong nhóm trở nên khó khăn, dẫn đến hiệu suất làm việc không cao và tình trạng thông tin bị cô lập.

Với ClickUp, các đội ngũ của DataAutomation cuối cùng đã có một hệ thống quản lý dự án toàn diện giúp việc hợp tác trên các dự án (dù lớn hay nhỏ) trở nên liền mạch giữa các đội.

Dù bảng Kanban rất tốt cho việc trực quan hóa quy trình làm việc, nhưng còn có các giao diện khác giúp tổ chức danh sách công việc và ticket của khách hàng một cách dễ dàng hơn.

Addison Clearwood, Quản lý Dự án tại DataAutomation

Các đội ngũ của DataAutomation hiện có thể hình dung và sắp xếp các công việc tồn đọng một cách dễ dàng với các tính năng Xem dạng Danh sách, Bảng và Lịch của ClickUp.

Mỗi giao diện xem này đều có thể tùy chỉnh cao và có khả năng hiển thị thông tin liên quan (như Trường Tùy chỉnh) trên một màn hình duy nhất, giúp việc nắm bắt và ưu tiên các loại công việc tồn đọng trở nên dễ dàng hơn chỉ qua một cái nhìn.

DataAutomation đã sắp xếp các công việc tồn đọng và quy trình làm việc một cách trực quan trong giao diện Danh sách và Bảng, với những chỉ báo rõ ràng cho Người được giao việc, Trường tùy chỉnh, và các công việc phụ.

Xác lập quyền sở hữu và tính minh bạch

Với Nhiều Người Được Giao Việc, mỗi thành viên tại DataAutomation có thể ngay lập tức nhận biết ai chịu trách nhiệm cho công việc nào. Và công việc đó có thể được chia sẻ với bất kỳ số lượng người nào thông qua chức năng Người theo dõi, cho phép bất kỳ ai cũng có thể nhận thông báo về các công việc.

Các quyền hạn chi tiết và khả năng xem cho phép mỗi nhóm tổ chức công việc vào các thư mục riêng biệt trong khi vẫn cung cấp khả năng hiển thị ở nhiều nơi, giúp tạo ra sự minh bạch xuyên suốt các dự án của mỗi nhóm.

DataAutomation sử dụng nhiều Trường Tùy Chỉnh, như Đánh Giá Sao cho các nhiệm vụ được giao đã hoàn thành bởi các thực tập sinh.

Duy trì giao tiếp nhóm một cách linh hoạt

Hơn nữa, mỗi dự án giờ đây có sự giao tiếp rõ ràng và cập nhật tiến độ thông qua Bình Luận và Bình Luận Được Giao.

Bất kỳ ai cũng có thể cập nhật tiến độ của mình bằng cách thêm Bình Luận (hoặc giao để chúng không bị lạc) để duy trì sự tiến triển của công việc và cuộc trò chuyện liên quan đến công việc. Và khi nhiệm vụ tiến triển, mọi người đều được đồng bộ hóa với cùng trạng thái trong từng Cấp Độ Không Gian, mang lại cái nhìn tổng quan nhất quán cho mọi người mà không bị nhầm lẫn do quá nhiều trạng thái.

"Triết lý chung cho phép mỗi cá nhân nhìn thấy quy trình làm việc ở khoảng cách phù hợp với họ: quản trị viên chỉ có thể thấy những gì đang diễn ra xuyên suốt các bộ phận, trong khi các nhà phát triển có thể đi sâu vào các nhiệm vụ cụ thể liên quan đến lĩnh vực của họ và bộ phận hỗ trợ khách hàng có thể đi sâu hơn nữa chỉ vào các báo cáo lỗi," Renee giải thích.

"Thông tin phù hợp giúp dễ dàng nhận diện mô hình và xác định điểm nghẽn hoặc khi các nhóm cụ thể quá tải."

Tự động hóa quy trình làm việc với các mẫu và Tự Động Hóa

DataAutomation hiểu rõ sức mạnh của quy trình tự động hóa; đó là giải pháp họ cung cấp cho khách hàng và cũng là trái tim của tổ chức họ. Là một đội ngũ nhỏ nhưng hiệu quả cao làm việc trên nhiều quy trình khác nhau, việc sử dụng mẫu quy trình là điều cần thiết để giảm bớt công việc thủ công và tiết kiệm thời gian.

Tận dụng mẫu công việc cho các chế độ xem, Danh Sách, nhiệm vụ và Tài Liệu

DataAutomation giờ đây có mẫu cho các chế độ xem, danh sách, nhiệm vụ và tài liệu; một cách tiết kiệm thời gian lớn giúp giảm thiểu sự không nhất quán và lỗi ở mọi tầng lớp của Không Gian Làm Việc của họ.

"Mẫu cho các loại nhiệm vụ lặp đi lặp lại, như nhiệm vụ CRM, vô cùng quý giá để nhanh chóng thiết lập và tổ chức dữ liệu liên quan. Quá trình tạo mẫu bản thân có thể giúp xác định thông tin nào thực sự cần thiết và thông tin nào làm rối tung mọi thứ," Renee nói.

Với mẫu nhiệm vụ của ClickUp, Renee và các đội của cô có mẫu cho các dự án công việc lặp lại hoặc tương tự mà họ có thể tạo trong vài giây. Mọi thứ từ người được giao nhiệm vụ và mô tả đến các nhiệm vụ phụ và sự phụ thuộc có thể được tạo mẫu, giảm bớt công việc cần thiết để ghi chép một dự án mới.

Bất cứ khi nào một ý tưởng hoặc nhu cầu của khách hàng xuất hiện, bất kỳ ai cũng có thể tạo một nhiệm vụ có thể theo dõi trong vài giây.

DataAutomation áp dụng các mẫu công việc để tiết kiệm thời gian khi tạo nhiệm vụ mới cho các dự án tương tự.

Giờ đây, mỗi nhóm có thể hiểu rõ ai đang làm gì, ai chịu trách nhiệm xem xét, và cần phải thực hiện những gì trước khi một nhiệm vụ được đánh dấu là hoàn thành.

Hơn nữa, nhóm của Renee giờ đây cũng có thể sử dụng mẫu cho Docs, giúp việc tạo cơ sở kiến thức nội bộ và tài liệu SOP trở nên dễ dàng hơn.

DataAutomation cũng ứng dụng các mẫu tài liệu Doc để nhanh chóng tạo ra các văn bản đã được định dạng sẵn cho các dự án khác nhau.

Tiết kiệm thời gian để tập trung vào những việc quan trọng với Automations

Như cái tên của họ đã gợi ý, DataAutomation tận dụng triệt để Automations của ClickUp để giải phóng thời gian càng nhiều càng tốt cho từng nhân viên.

Bây giờ, việc thay đổi trạng thái, người được giao nhiệm vụ, hoặc ngày đến hạn có thể được thực hiện tự động dựa trên bất kỳ số lượng kích hoạt nào trong ClickUp.

Các cơ chế tự động hóa như thế này đảm bảo rằng các công việc được báo cáo bởi người dùng sẽ được phân công cho đội ngũ hỗ trợ khách hàng để xác minh với khách hàng sau khi đã được giải quyết.

Theo dõi tiến độ với Bảng Điều Khiển và Theo Dõi Thời Gian

Việc theo dõi tiến độ công việc và hiệu suất của đội nhóm là yếu tố thiết yếu cho sự thành công của DataAutomation. Trước khi sử dụng ClickUp, việc theo dõi công việc trở nên khó khăn do sự phân mảnh trên nhiều công cụ quản lý dự án khác nhau. Giờ đây, khi hầu hết công việc của từng đội nhóm đều được tập trung trong ClickUp, Bảng Điều Khiển có thể được tạo ra để theo dõi tiến độ của hầu như mọi thứ.

Mỗi đội nhóm có một Bảng Điều Khiển riêng, nơi họ có thể xem xét thời gian mà các phiếu được mở, các lỗi trong trạng thái, điểm nghẽn trong quy trình làm việc, và nhiều hơn nữa — tất cả tập trung tại một nơi.

Bảng điều khiển giúp đội ngũ DataAutomation nắm bắt tiến độ công việc một cách nhanh chóng.

Quản lý thời gian là một chức năng quan trọng khác đối với Renee và từng nhóm trong đội.

Với Theo dõi Thời gian, mỗi nhân viên (và nhà thầu) có thể tự động theo dõi thời gian hoàn thành mỗi nhiệm vụ - từ bất kỳ đâu thông qua tính năng theo dõi thời gian toàn cầu của ClickUp. Ước lượng Thời gian cũng được sử dụng để thiết lập chuẩn mực cho công việc mới nhằm đặt ra kỳ vọng và tạo ra các chuẩn mực rõ ràng cho công việc tương tự đã được theo dõi thời gian.

Với Bảng điều khiển và Theo dõi Thời gian được áp dụng vào quy trình làm việc hàng ngày, DataAutomation giờ đây có thể nhìn thấy toàn bộ tiến độ công việc xuyên suốt từng nhóm và có khả năng quản lý nguồn lực đội nhóm tốt hơn trước đây.

Kết quả & bước tiếp theo

Bằng việc áp dụng ClickUp cho các đội Ngân sách, Triển khai và Kinh doanh, DataAutomation đã chuyển từ việc phụ thuộc vào các công cụ không liên kết với nhau giữa các bộ phận sang một nền tảng duy nhất nơi các đội có thể cùng làm việc tại một nơi.

Kể từ khi bắt đầu áp dụng ClickUp theo từng giai đoạn cho mỗi đội vào cuối năm 2020, các đội của DataAutomation đã tận hưởng:

• Thời gian phản hồi nhanh hơn và giao tiếp đội nhóm được cải thiện

• Tầm nhìn rõ ràng hơn vào các dự án chéo chức năng và mối liên hệ của chúng với mục tiêu chung của công ty

• Khả năng nhanh chóng xác định các điểm nghẽn trong quy trình làm việc và tối ưu hóa chúng

• Giảm căng thẳng và tạo ra một cảm giác yên bình chung

Hành trình tiếp theo của DataAutomation

Trong vài tháng ngắn ngủi, Renee và đội của cô đã giúp DataAutomation chuyển từ nhiều nền tảng không liên kết sang một nền tảng làm việc chung, đơn nhất, đã mang lại những thành tựu lớn trong cộng tác đội nhóm, năng suất và chất lượng cuộc sống công việc.

"Chúng tôi đã đưa tất cả các đội vào Không gian làm việc ClickUp, kể cả đội Kinh doanh. Chúng tôi đã tạo một CRM trong ClickUp, nơi tổng hợp tất cả công việc từ tất cả các không gian khác nhau. Hiện tại nó chỉ là phiên bản đầu tiên, nhưng chúng tôi đang thêm vào các tự động hóa và cải tiến với tốc độ khá," Renee giải thích.

"Với ClickUp, chúng tôi đã thấy sự cải thiện trong khả năng hiển thị và thời gian phản hồi. Chúng tôi có xu hướng giảm 'thời gian trong trạng thái' theo dõi, đây là dấu hiệu rõ ràng cho thấy các nhiệm vụ ít có khả năng bị bỏ quên."

Muốn biết thêm thông tin?

• Khám phá dịch vụ của DataAutomation

• Xem thêm các nghiên cứu điển hình của ClickUp