Danh Sách Kiểm Tra 9 Bước Dành Cho Người Quản Lý
Tại ClickUp, chúng tôi đề cao việc xây dựng quy trình và nâng cao hiệu suất công việc.
Là người quản lý dự án, chắc hẳn bạn cũng đang hướng tới những mục tiêu tương tự.
Để hỗ trợ bạn trong việc lập kế hoạch cho dự án, bạn có thể tham khảo danh sách kiểm tra này cho từng bước của quá trình. Hãy áp dụng nó với đội ngũ dự án của bạn hoặc chia sẻ với các đồng nghiệp quản lý dự án khác trong tổ chức.
Bạn còn có thể thêm danh sách kiểm tra này vào ClickUp (sẽ giải thích thêm sau).
Với vai trò là người quản lý dự án, bạn cần phải có kế hoạch chi tiết cho việc lập kế hoạch dự án.
Dưới đây là những yếu tố không thể thiếu trong bất kỳ danh sách kiểm tra quản lý dự án nào.
Danh Sách Kiểm Tra Quản Lý Dự Án
Xác định tầm nhìn, mục tiêu và các chỉ tiêu cụ thể
Tổ chức cuộc họp với các bên liên quan và quản lý dự án khác để trình bày đề xuất dự án
Thu thập thông số kỹ thuật và yêu cầu cho đội ngũ thực hiện dự án
Soạn thảo đề xuất kinh doanh
Lập ngân sách cho dự án
Phân bổ nguồn lực
Thiết lập kế hoạch giao tiếp
1. Xác Định Tầm Nhìn, Mục Tiêu Và Các Chỉ Tiêu Cụ Thể
Một trong những nền tảng của quản lý dự án là việc xác định mục tiêu và các chỉ tiêu cụ thể cho dự án của bạn.
Khi đặt ra mục tiêu và chỉ tiêu, bạn cần trả lời hai câu hỏi cơ bản sau:
Bạn muốn thực hiện điều gì?
Bạn đang cố gắng giải quyết vấn đề nào?
Những câu hỏi này sẽ giúp bạn xác định rõ ràng các kết quả cần đạt được của dự án và cách thức chúng giải quyết vấn đề bạn đang đối mặt.
Đặt Ra Mục Tiêu Khả Thi Cho Người Quản Lý Dự Án
Việc đặt ra những mục tiêu khả thi là một phần quan trọng trong quy trình quản lý cấp cao. Nhiều đội ngũ áp dụng phương pháp mục tiêu SMART:
Cụ thể
Đo lường được
Khả thi
Thực tế
Có thời hạn.
Sử dụng ClickUp, người quản lý dự án có thể đặt ra các mục tiêu chung cho toàn đội, sau đó giao các nhiệm vụ cụ thể để họ hoàn thành.
Từ đây, bạn có thể xác lập một tuyên ngôn tầm nhìn và đánh giá công sức cần thiết cho đội nhóm để mọi người liên quan và nhân viên đều hiểu và cam kết hoàn thành công việc. Mục tiêu cũng giúp mọi người nắm rõ dự án mang lại lợi ích gì. Cần phải làm rõ các vấn đề như:
Dự án này phục vụ mục đích kinh doanh nào và nó hỗ trợ như thế nào cho các mục tiêu chung của doanh nghiệp?
Lợi ích từ dự án là gì?
Cần những nguồn lực nào?
Một bản kiểm tra quản lý dự án có thể được áp dụng để giúp đạt được các mốc quan trọng và thực hiện mục tiêu của dự án.
Hãy tìm hiểu thêm về Mục tiêu trong ClickUp_.
2. Gặp gỡ các Bên Liên quan và Quản lý Dự án khác
Những người này rất quan tâm đến tiến độ và kết quả cuối cùng của dự án. Họ mong đợi phương pháp lập kế hoạch dự án mà bạn sẽ thực hiện, và nhiệm vụ của bạn là làm sao để đáp ứng được những kỳ vọng đó. Danh sách kiểm tra quản lý dự án sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực!
Các bên liên quan dự án có thể gồm:
Khách hàng
Ban quản lý nội bộ
Lãnh đạo các phòng ban
Các cá nhân đóng góp vào dự án
Tìm hiểu thêm các thuật ngữ quản lý dự án!
3. Thu thập thông số kỹ thuật và yêu cầu cho nhóm dự án
Bước tiếp theo trong danh sách kiểm tra của bạn là xác định rõ thông số kỹ thuật và yêu cầu cho dự án. Điều này tùy thuộc vào loại dự án bạn đang làm.
Thông thường, bạn cần xác định:
Tiêu chí thành công của dự án (Bạn sẽ biết dự án thành công khi nào?)
Tiêu chí không thành công của dự án (Bạn sẽ biết dự án thất bại khi nào?)
Thông số kỹ thuật cho việc kiểm tra (ví dụ cách thức tiến hành kiểm tra)
Báo cáo về quá trình kiểm tra và tiêu chí thành công.
4. Lập Kế Hoạch Cho Dự Án
Sau khi đã nghiên cứu và hiểu rõ yêu cầu, bạn sẽ chuẩn bị lập kế hoạch công việc.
Có thể bạn muốn ngay lập tức xây dựng biểu đồ thời gian và phân công nhiệm vụ.
Tuy nhiên, trước khi lên lịch trình, bạn cần xác định các bước cụ thể cần thực hiện.
Tùy thuộc vào dự án, từ viết mã đến đặt hàng linh kiện hay thiết kế biển quảng cáo, mỗi công việc sẽ khác nhau. Mỗi danh sách kiểm tra quản lý dự án sẽ có những điểm riêng biệt, và việc này quan trọng cho thành công của dự án.
Đừng quên về việc quản lý rủi ro và cách bạn giải quyết các thách thức hay yêu cầu thay đổi xuất hiện. Bạn cũng cần định rõ phạm vi dự án trong kế hoạch để mọi thứ không đi chệch hướng. Sẽ luôn có những bất ngờ, nhưng miễn là bạn cam kết giao tiếp dự án, thực hiện dự án và sử dụng công cụ ClickUp, bạn và nhóm dự án sẽ đạt được mục tiêu!
Xem xét các Phụ thuộc khi Lập Kế Hoạch Dự Án
Khi lập kế hoạch, bạn cũng cần quan tâm đến các phụ thuộc – việc nhiệm vụ nào cần hoàn thành trước để nhiệm vụ khác có thể bắt đầu. Sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự và thiết lập mối quan hệ phụ thuộc giữa chúng để quản lý các mốc quan trọng và tiết kiệm thời gian.
Trong ClickUp, bạn có thể tạo một Folder cho dự án, sau đó tạo các List cho các phần khác nhau. Có thể bạn sẽ có các List dựa trên ngôn ngữ lập trình được sử dụng, một List cho phần giao diện và một List cho phần máy chủ. Công việc thiết kế và soạn thảo nội dung cũng vậy! Dù là nhóm nhiệm vụ nào, việc sử dụng List sẽ giúp bạn tổ chức chúng một cách hiệu quả.
Tiếp theo, bạn hãy tạo ra các công việc cụ thể cho từng mục tiêu cần hoàn thành. Không cần thiết lập ngày đến hạn ngay bây giờ! Tuy nhiên, bạn có thể điền thêm thông tin chi tiết hoặc đính kèm tài liệu liên quan. ClickUp cung cấp trình soạn thảo văn bản đa chức năng để bạn có thể làm nổi bật những điểm quan trọng, sao chép mã lệnh hoặc sử dụng chữ nghiêng để trích dẫn.
5. Lập Ngân Sách Cho Dự Án
Sau khi bạn đã hoàn tất kế hoạch dự án, bước tiếp theo là xác định ngân sách - phần quan trọng và chi tiết nhất.
Đây là việc ước tính chi phí dựa trên thời gian cho toàn bộ dự án.
Hy vọng rằng bạn đã có một con số cụ thể từ các bên liên quan.
Nhưng một lời khuyên nhỏ: đừng chỉ nhìn vào con số đó.
Hãy nghĩ xem bạn cần những gì để hoàn thành dự án một cách xuất sắc nhất trong phạm vi công việc, sau đó mới so sánh với con số đó.
Như vậy, bạn sẽ biết cần cắt giảm hay giữ lại những gì. Bắt đầu với một ước tính tổng thể, rồi từ từ làm rõ hơn với các bản ước tính chi tiết hơn.
Chi Phí Trực Tiếp và Gián Tiếp
Mỗi ngân sách sẽ bao gồm cả chi phí trực tiếp và gián tiếp.
Chi phí trực tiếp bao gồm nhân công, phần cứng, phần mềm quản lý dự án và các chi phí liên quan đến nghiên cứu (như chi phí đi lại hoặc nhóm thảo luận).
Chi phí gián tiếp có thể không cần thiết phải tính vào (tùy thuộc vào dự án) vì chúng có ảnh hưởng rộng lớn hơn, như việc thuê không gian văn phòng hoặc mua sắm vật tư văn phòng, những thứ này có thể được sử dụng cho nhiều dự án khác.
Với tính năng Trường Tùy Chỉnh của ClickUp, bạn có thể tạo ra các cột công việc đặc biệt để quản lý ngân sách của mình, hoặc bất kỳ giá trị số nào khác.
Bạn còn có thể tổng hợp tất cả các chi phí, sử dụng các báo cáo để tính tổng, trung bình hoặc phạm vi của chúng. Đây là cách lý tưởng để quản lý chi phí và đánh giá hiệu quả tổng thể của dự án, giúp bạn lập kế hoạch tài nguyên cho dự án một cách chính xác.
6. Phân Bổ Nguồn Lực
Ai sẽ đảm nhận công việc nào?
Đây là giai đoạn bạn bắt đầu phân công công việc hoặc giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm. Hãy cân nhắc đến kỹ năng của từng người, kinh nghiệm của họ và vai trò cũng như trách nhiệm của họ trong công ty.
Thường thì việc phân công một thành viên cụ thể nào đó cho dự án là điều tự nhiên. Tuy nhiên, có những lúc bạn cần tạo ra một nhóm chuyên môn, và lúc đó mỗi yếu tố sẽ trở nên quan trọng hơn.
Phân Bổ Nhân Sự và Thiết Bị
Không chỉ có nhân sự, bạn còn phải quan tâm đến lịch trình và thiết bị. Liệu bạn có cần đặt mua thêm linh kiện không? Kho hàng hiện tại của bạn có đủ để hoàn thành công việc hay không? Bạn cần thêm phần mềm gì nữa?
Những vấn đề này thuộc về việc phân bổ nguồn lực. Bạn cần phải xắp xếp lịch trình sao cho phù hợp với số lượng nhân viên hiện có.
Có thể bạn sẽ cần yêu cầu tăng cường nhân lực hoặc hợp tác với các đối tác khác để hoàn thành dự án đúng hạn.
7. Lập Lịch Trình
Sau khi xác định được công việc cần thực hiện và nguồn lực cần thiết, bạn có thể lên lịch trình và biểu đồ thời gian cho dự án.
Điều này bao gồm việc ước lượng thời gian cần thiết cho từng công việc, sau đó lập kế hoạch để có thể đưa ra ngày hoàn thành dự án một cách chính xác.
Bạn có thể nhờ các cộng sự đưa ra ước lượng thời gian, hoặc điều chỉnh lại lịch trình dự án dựa trên những ước lượng đó.
Trong ClickUp, bạn có nhiều tùy chọn để quản lý thời gian và lịch trình:
Ghi chép thời gian ước lượng
Sử dụng tính năng theo dõi thời gian hoặc tích hợp bạn thích
Xem trong Lịch hoặc Biểu đồ Gantt
8. Xây Dựng Kế Hoạch Giao Tiếp
Trong kế hoạch này, bạn sẽ thiết lập các mốc quan trọng của dự án để theo dõi tiến độ và cập nhật thông tin. Có thể thông qua các cuộc họp ngắn hàng ngày theo phương pháp agile, họp hàng tuần, hoặc cuộc họp mở đầu dự án.
Hãy nghĩ đến cách bạn sẽ thông báo cho các bên liên quan, nhà tài trợ dự án, và các bên khác một cách minh bạch, vì họ có thể đang quản lý nhiều dự án cùng một lúc.
Mẹo: Tham khảo top 10 Mẫu Khởi Động Cuộc Họp Dự Án
Một phần của kế hoạch giao tiếp là cách bạn ghi chép lại từng giai đoạn của dự án.
ClickUp cho phép bạn đính kèm tài liệu, kết nối với Google Drive/Dropbox và thậm chí nhúng bảng tính hoặc tài liệu khác ngay trong ClickUp. ClickUp có thể giúp bạn quản lý tài liệu mà không cần đến các công cụ khác, giảm thiểu sự phức tạp.
Giao Tiếp Qua Cuộc Trò Chuyện trong ClickUp
Cuộc Trò Chuyện trong ClickUp giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn. Bạn có thể thêm một cuộc trò chuyện vào một Folder hoặc List, và nhắc đến đồng nghiệp hoặc thành viên nhóm dự án. Họ sẽ nhận được thông báo và có thể trả lời ngay lập tức. Cuộc Trò Chuyện rất tiện lợi cho những câu hỏi cần phản hồi nhanh.
Bạn cũng có thể cân nhắc việc cập nhật thông tin qua các bài thuyết trình chính thức.
Hãy chắc chắn rằng bạn đã lên kế hoạch cẩn thận cho dự án, sử dụng các mẫu kế hoạch dự án này làm điểm xuất phát, và đừng quên chuẩn bị sẵn sàng một kế hoạch giao tiếp và một sổ đăng ký rủi ro trước khi bắt đầu danh sách kiểm tra dự án của bạn.
Hãy nhớ rằng: Một dự án thành công khởi nguồn từ việc xác định rõ tầm nhìn dự án, khi mà tất cả các bên liên quan đều thực sự cam kết và hiểu biết về cấu trúc phân rã công việc (WBS), các chỉ số đánh giá hiệu suất chính (KPIs), cũng như lộ trình thực hiện dự án.
Đọc thêm để nắm bắt cách giao tiếp hiệu quả trong nhóm dự án team communication & cách sử dụng các công cụ hỗ trợ cho cấu trúc phân rã công việc work breakdown structure tools.
9. Theo dõi Tiến độ
Dự án của bạn có đang đi đúng hướng không?
Bạn đã hoàn thành mục tiêu đúng hạn chưa?
Đây là những câu hỏi quan trọng khi bạn khởi đầu một dự án. Hãy cân nhắc đến những sản phẩm cần thiết và tích hợp chúng vào lịch trình dự án của bạn. Đồng thời, hãy rút kinh nghiệm từ những dự án trước mà bạn đã quản lý, và đảm bảo rằng mọi thông tin dự án cần thiết đều được cung cấp đầy đủ cho đội ngũ của bạn. Càng cung cấp thông tin chi tiết từ đầu, kết quả thu được sẽ càng tốt!
Trong ClickUp, bạn có nhiều cách để theo dõi tiến độ dự án.
Biểu đồ Gantt trong ClickUp sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về tình hình các dự án, bao gồm cả những dự án đang tiến triển tốt và những dự án đang chậm trễ, cũng như Con Đường Chính để chỉ ra những công việc quan trọng nhất cần ưu tiên hoàn thành.
Báo cáo trong ClickUp cũng sẽ cung cấp thông tin về người thực hiện công việc nào, số lượng nhiệm vụ đã hoàn thành và nhiều thông tin khác.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tính năng Mục tiêu trong ClickUp để theo dõi tiến độ dự án. Đặt ra một mục tiêu cụ thể và sau đó thêm Thư mục, Danh sách hoặc nhiệm vụ làm Mục tiêu. Bạn sẽ thấy được mức độ hoàn thành của mình.
Một tính năng khác giúp bạn theo dõi tiến độ là Danh mục đầu tư. Tính năng này cho phép bạn có cái nhìn tổng quan về những gì đang diễn ra trong Nhóm của bạn bằng cách liên kết các Danh sách được chọn vào một nơi duy nhất. Bạn có thể tùy chỉnh giao diện Danh mục đầu tư của mình và thậm chí chia sẻ với người khác để mọi người cùng cập nhật với lịch trình dự án.
Gợi ý thêm: Ví dụ về Quản lý Dự án
Kết luận
Sau khi đã đi qua chín bước quan trọng trong danh sách kiểm tra quản lý dự án, chúng ta còn có một công cụ PM khác rất hữu ích.
Chúng tôi đã giới thiệu cách ClickUp có thể hỗ trợ bạn – từ việc đặt ngày hoàn thành công việc đến việc báo cáo tiến độ và đánh giá hiệu suất dự án – nhưng còn một phần nữa của quy trình cần được chú ý.
Bạn có thể tạo một danh sách kiểm tra nhiệm vụ trong ClickUp bao gồm mỗi phần của quy trình này. Mỗi khi bạn muốn bắt đầu một dự án mới, bạn có thể sử dụng danh sách kiểm tra đã được lưu trữ này để hỗ trợ bạn thực hiện từng bước một cách có hệ thống.
Đây là một kế hoạch dự án để khởi đầu các dự án.
Dưới đây là một ví dụ mà tôi đã chuẩn bị:
Để việc quản lý dự án trở nên thuận tiện hơn, bạn có thể lưu mẫu checklist làm mẫu quản lý dự án, sau đó tái sử dụng chúng cho dự án tiếp theo khi cần.
ClickUp giúp công tác lập kế hoạch dự án trở nên đơn giản và hiệu quả hơn cho các PM.
Tập hợp mọi công việc vào một nơi và bắt đầu tiết kiệm một ngày làm việc mỗi tuần với ClickUp!
.jpg){kind=small}