top of page

Dự báo dự án trong Quản lý dự án là gì?

Hãy tưởng tượng bạn chuẩn bị cho một ngày đi biển, nhưng lại gặp phải một cơn bão bất ngờ. Sẽ thật hữu ích nếu bạn biết trước thời tiết phải không? Tương tự, khi bắt đầu các dự án mới, có một dự báo rõ ràng về các kết quả tiềm năng có thể là sự khác biệt giữa thành công và thất bại. Đây là lúc khoa học dự báo dự án phát huy tác dụng. Giống như các nhà khí tượng học sử dụng dữ liệu và mô hình để dự đoán thời tiết, các nhà quản lý dự án sử dụng các công cụ dự báo dự án để dự đoán tương lai của các nhiệm vụ của họ. Hiểu được những kết quả dự kiến này không chỉ giúp bạn lập kế hoạch hiệu quả mà còn phát triển các chiến lược chủ động để điều hướng những bất định không thể tránh khỏi. Dự báo dự án không phải là việc có một quả cầu pha lê để nhìn thấy tương lai. Thay vào đó, nó là việc trang bị cho bạn hoặc đội dự án của bạn kiến thức và công cụ đúng đắn để thích nghi và phát triển trong bối cảnh không biết trước.


Vậy hãy cùng đi sâu vào khoa học thú vị này và tìm hiểu cách nó có thể là vũ khí bí mật của bạn để đạt được thành công trong dự án.


Dự báo dự án là gì?


Dự báo dự án, hay dự báo quản lý dự án, là khi bạn đưa ra các dự đoán hoặc giả định về những gì có khả năng xảy ra dựa trên dữ liệu, kiến thức và chuyên môn. Bạn đang dự báo các kết quả tiềm năng của dự án của mình.


Có ba yếu tố chính cần xem xét trong dự báo quản lý dự án:


  • Thời gian

  • Chi phí

  • Chất lượng


Hãy cùng khám phá chi tiết hơn về các lĩnh vực dự báo dự án này.


Thời gian


Yếu tố đầu tiên cần xem xét là thời gian của dự án, hoặc dự án sẽ mất bao lâu. Biết được dự án có thể mất bao lâu có nghĩa là bạn có thể lập kế hoạch tài nguyên hiệu quả. Thêm vào đó, bạn có thể đưa ra cho khách hàng hoặc liên hệ nội bộ một ước tính tốt về thời điểm dự án sẽ hoàn thành. ⌚


Làm cho dòng thời gian dự án của bạn dễ hiểu hơn với sơ đồ mạng, biểu đồ Gantt của ClickUp, hoặc phương pháp khác


Xác định thời gian dự án nên mất bao lâu dựa trên các lần lặp trước, kiến thức của riêng bạn, chuyên môn chia sẻ, hoặc bằng cách hỏi các thành viên khác trong nhóm. Từ đó, chia dự án thành các yếu tố nhỏ hơn hoặc nhóm nhiệm vụ để bạn có thể giám sát và quản lý thời gian hiệu quả hơn và tạo ra một dòng thời gian dự án chính xác.


Một cách tuyệt vời để làm điều này là sử dụng công cụ quản lý dự án chuyên dụng. Điều này giúp bạn hiểu được vị trí của mình đối với thành công tổng thể của dự án mà bạn đã triển khai đầu tiên.


Chi phí dự án


Khi bạn đã xác định được ý tưởng sơ bộ về thời gian mà nhiệm vụ hoặc dự án của bạn sẽ mất, bạn cần nghĩ về chi phí. Có thể dự báo hoặc dự đoán chính xác chi phí của một dự án có nghĩa là bạn có thể lập ngân sách hiệu quả hơn và tránh phải quay lại với khách hàng để yêu cầu thêm kinh phí hoặc chịu ảnh hưởng đến lợi nhuận của mình. 💰



Thật đơn giản để thêm giá trị tiền tệ vào các nhiệm vụ để giữ ngân sách dự án đi đúng hướng


Hãy xem xét tất cả các nguồn lực mà dự án của bạn cần và chi phí thực sự của chúng là bao nhiêu. Điều này bao gồm nhân viên, nhà thầu, vật liệu và công cụ. Sử dụng dữ liệu lịch sử bạn có để xây dựng một ngân sách dự án chính xác, sau đó theo dõi chi phí để giữ chi phí của bạn gần với ngân sách dự báo nhất có thể.


Chất lượng


Lĩnh vực cuối cùng cần xem xét là chất lượng. Chúng ta đều muốn mỗi dự án hoàn thành đều đạt được khả năng tốt nhất của mình, nhưng đôi khi các hạn chế như thời gian, ngân sách hoặc nguồn lực có nghĩa là chúng ta cần phải điều chỉnh ở đâu đó.


Hiểu được chất lượng dự kiến của dự án cuối cùng cho phép bạn minh bạch với khách hàng về nơi ưu tiên của bạn trong mục tiêu cuối cùng là đạt được thành công dự án. ✔️

Các nhà quản lý dự án cần suy nghĩ về việc liệu đây có phải là một dự án mà chất lượng phải được bảo toàn bằng mọi giá hay liệu họ sẽ cần tiết kiệm tiền cho vật liệu hoặc nhà thầu để ưu tiên hoàn thành dự án theo thời hạn nghiêm ngặt.


Để làm điều này, bạn sẽ cần có một ý tưởng tốt về sự đa dạng của các vật liệu và nguồn lực bạn có thể tiếp cận, chi phí của chúng và khi nào chúng sẽ có sẵn.


Tầm quan trọng của Dự báo Dự án trong Quản lý Dự án


Dự báo dự án giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về những thách thức bạn có thể gặp phải trên đường đi, để bạn có thể lập kế hoạch trước và biến việc giao dự án thành công đúng thời hạn và trong ngân sách thành hiện thực.


Các lợi ích khác của việc sử dụng các phương pháp dự báo quản lý dự án bao gồm:


  • Cung cấp sự rõ ràng hơn cho các thành viên trong nhóm, nhà thầu và khách hàng

  • Dự báo các kết quả tiềm năng khác nhau dựa trên các điểm quyết định chính

  • Xem xét các rủi ro dự án tiềm năng và thực hiện các bước để giảm thiểu chúng

  • Có thể xây dựng đội ngũ tốt nhất có thể

  • Lập kế hoạch cho các thách thức hoặc trở ngại tiềm năng dựa trên kinh nghiệm trong quá khứ

  • Phản ứng nhanh chóng và tự tin với các vấn đề bất ngờ

  • Giao dự án gần hơn với phạm vi dự án ban đầu của bạn

  • Tăng cơ hội dự án của bạn sẽ đáp ứng thời hạn và được coi là thành công


Mẫu phạm vi công việc của ClickUp có thể giúp bạn phác thảo tất cả các chi tiết của một dự án


Dự báo quản lý dự án có thể tốn thời gian quý báu, nhưng chắc chắn nó đáng giá. Nếu không có dự báo dự án (hoặc nhiều dự báo), bạn sẽ không biết dự án có thể mất bao lâu, cần những nguồn lực nào, hoặc kết quả cuối cùng có thể là gì.


Với một dự báo chính xác, đội ngũ của bạn và khách hàng cuối cùng của bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng về các yêu cầu và kết quả dự kiến.


Ví dụ về Dự báo Quản lý Dự án trong Thực tiễn


Hiểu tầm quan trọng của dự báo dự án và biết cách áp dụng nó là hai điều khác nhau. Dưới đây là một ví dụ về dự báo quản lý dự án trong thực tế để bạn có thể thấy những gì liên quan.


Một khách hàng đã tiếp cận công ty của bạn và yêu cầu bạn làm việc trên một dự án xây dựng thương mại mới với họ. Bạn đã làm việc cùng nhau trước đây, vì vậy bạn biết rằng đối với họ, chất lượng của dự án là rất quan trọng—và họ sẵn sàng đầu tư thêm ngân sách để có đội ngũ tốt nhất cho dự án. 👷


Xây dựng kế hoạch dự báo của bạn


Sau khi bạn đã thu thập tất cả thông tin nền để thiết lập kiểm soát dự án, bạn sẽ muốn xây dựng dự báo dự án của mình.


Để làm điều này, hãy xem xét:


  • Dự án bao gồm những gì: Yêu cầu khách hàng cung cấp một bản tóm tắt chi tiết và làm việc trên một chiến lược đáp ứng tất cả các yêu cầu của họ, bao gồm điều tra các địa điểm tiềm năng, đề xuất các vật liệu thân thiện với môi trường và quản lý các nhà thầu tại chỗ

  • Những thành viên nào bạn sẽ phân công cho dự án: Cố gắng phân công người quản lý dự án và đội ngũ yêu thích của khách hàng nếu có thể và bổ sung họ bằng những người giỏi nhất của bạn cho các nhiệm vụ hoặc vai trò cụ thể.

  • Mỗi bước của dự án sẽ mất bao lâu: Chia nhỏ dự án của bạn thành các phần, và sử dụng chuyên môn của đội ngũ của bạn để dự đoán mỗi phần sẽ mất bao lâu. Sử dụng điều này để xây dựng một lịch trình dự án cung cấp cho bạn cái nhìn rõ ràng về toàn bộ quá trình.

  • Ngân sách của bạn nên là bao nhiêu: Dựa trên những điều trên, thảo luận ngân sách dự án và chi phí có thể với khách hàng. Trình bày các tùy chọn giá tiềm năng cho họ và yêu cầu họ đồng ý với một ngân sách cố định, với một khoản dự phòng cho chi tiêu vượt mức


Thiết lập thứ tự công việc rõ ràng bằng cách thêm các phụ thuộc “blocking” hoặc “waiting on” giữa các nhiệm vụ và giữ cho đội ngũ của bạn biết cần làm gì trước tiên


Đây không phải là mọi bước để quản lý dự án thành công, nhưng đó là những gì bạn cần để tạo ra một dự báo dự án chính xác. Khi dự báo của bạn hoàn thành, bạn có thể chia sẻ nó với khách hàng để tạo ra một quy trình minh bạch hơn.


10 mẹo dự báo dự án tốt nhất cho các nhóm dự án


Sử dụng những mẹo dự báo quản lý dự án chuyên nghiệp này khi bạn cần hiểu rõ lộ trình phía trước cho một dự án.


1. Đặt mục tiêu dự án


Là một phần của quy trình lập kế hoạch dự án, hãy đặt mục tiêu SMART. Tạo ra các mục tiêu kết quả dự án cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, liên quan và có thời hạn. Không chỉ giúp mục tiêu của bạn tập trung hơn, mà bạn còn biết được những chỉ số nào để theo dõi chúng.


Theo dõi các mục tiêu của bạn đến các KPI quan trọng nhất và tự động nhận được các cái nhìn chi tiết về tiến trình của bạn


Sử dụng một ứng dụng theo dõi mục tiêu như ClickUp Goals để đặt, phân công, theo dõi và ăn mừng khi đạt được các mục tiêu của bạn. Khi bạn đã có các mục tiêu cụ thể, bạn có thể sử dụng chúng để hướng dẫn quá trình dự báo dự án của mình. Biết rằng bạn muốn đạt được X vào ngày Y cho phép bạn làm việc ngược lại để xây dựng một khung thời gian thực tế, sau đó ước tính khả năng sẵn có và chi phí của nguồn lực. 🎯


2. Xem lại dữ liệu lịch sử


Để dự báo dự án chính xác, bạn cần sử dụng dữ liệu dự án thực tế. Nơi tốt nhất để tìm thấy điều này là trong công việc trước đây của bạn trên các dự án tương tự hoặc thông qua dữ liệu mà công ty nắm giữ về nguồn lực, nhiệm vụ hoặc chi phí.


Với dữ liệu đúng, các dự đoán của bạn sẽ trở nên chính xác hơn ngay lập tức. Nếu đây là một dự án hoàn toàn mới, bạn có thể không có nhiều dữ liệu để sử dụng để thông báo cho các dự đoán của mình. Trong trường hợp đó, hãy xem liệu bạn có thể thu thập thông tin chi tiết từ các nhóm khác hoặc kết quả của các dự án khác trong lĩnh vực của bạn. 📈


3. Tạo nhiều dự đoán


Rất hấp dẫn để muốn đưa ra một dự đoán chính xác mà bạn có thể đặt cả trái tim vào. Trong thực tế, điều đó thường không phải là trường hợp, và đưa ra nhiều dự đoán thực sự là một cách tuyệt vời để thể hiện chuyên môn của bạn.


Tạo nhiều dự báo xem xét các kết quả có thể khác nhau với các ước tính chi phí, sản phẩm giao hàng, khung thời gian và đội dự án hơi khác nhau dựa trên những gì có sẵn. Có nhiều hơn một cách tiềm năng để tiến lên phía trước sẽ mang đến cho bạn các lựa chọn khi gặp phải trở ngại và cho thấy với khách hàng rằng bạn tin rằng có nhiều hơn một cách để đạt được kết quả thành công. 📊


4. Theo dõi thời gian của bạn


Có thể đưa ra một khung thời gian thực tế cho các dự án của bạn bắt đầu với việc bạn hiểu rõ thời gian mỗi nhiệm vụ mất bao lâu. Đây là một bước quan trọng trong dự báo dự án.


Sử dụng tính năng theo dõi thời gian dự án của ClickUp để có cái nhìn chính xác về thời gian mỗi nhiệm vụ hoặc hoạt động dự án thực sự mất bao lâu. Theo dõi thời gian của bạn, đặt ước tính và xem các báo cáo làm nổi bật cách các thành viên trong nhóm của bạn sử dụng thời gian của họ.


Theo dõi thời gian, đặt ước tính, thêm ghi chú và xem báo cáo về thời gian của bạn từ bất cứ đâu với bộ đếm giờ toàn cầu trong ClickUp


Nếu bạn muốn tăng năng suất của đội ngũ, hãy áp dụng các kỹ thuật quản lý thời gian và sử dụng các mẫu quản lý thời gian của chúng tôi để giảm bớt thời gian lãng phí và làm việc hiệu quả hơn. ⏰


5. Dành thời gian cho các nhiệm vụ vượt quá dự kiến


Mặc dù theo dõi thời gian giúp bạn có cái nhìn về thời gian thực sự của mỗi hoạt động, bạn không thể dựa vào mỗi lần lặp lại của nhiệm vụ đó đều mất cùng một khoảng thời gian. Thay vào đó, hãy dành thời gian trong dự án của bạn để các hoạt động có thể vượt quá thời gian dự kiến.


Việc này giúp đội ngũ của bạn có không gian để làm việc với tốc độ ổn định và đạt hiệu quả cao nhất, mà không phải chịu áp lực hoàn thành mọi nhiệm vụ như thể không còn gì khác trong danh sách công việc. Thời gian thêm này cũng giúp bạn dễ dàng duy trì tiến độ dự án và có thể báo cáo trạng thái "đúng hạn" cho khách hàng. ✅


6. Trở thành chuyên gia trong quản lý tài nguyên


Rất khó để lập kế hoạch tài nguyên dự án nếu bạn không nắm vững quản lý con người và tài nguyên. Bạn cần hiểu rõ về sự sẵn có của tài nguyên, chi phí, lịch trình và quản lý con người để tạo ra các dự báo dự án chính xác nhất.


Phân bổ và dự báo tài nguyên là một phần quan trọng của quản lý tài nguyên, vì vậy đây là một kỹ năng đáng để phát triển. Khi bạn có thể xem xét điểm mạnh, kỹ năng, lịch trình, kỳ nghỉ tiềm năng hoặc giai đoạn kiệt sức của các thành viên trong nhóm, bạn có thể xây dựng các dự đoán phản ánh đúng tác động của từng tài năng độc đáo trong đội ngũ của bạn.

Sử dụng chế độ xem Lịch của ClickUp để xem các nhiệm vụ của bạn theo tuần và theo tháng


Sử dụng chế độ xem Lịch của ClickUp để hình dung sự sẵn có và khối lượng công việc của đội ngũ của bạn một cách nhanh chóng. Xây dựng các lịch trình dự báo mạnh mẽ dựa trên sự sẵn có của họ, và xem các nhiệm vụ dự án, dòng thời gian và không gian tiềm năng chưa sử dụng trong chế độ xem tuần hoặc tháng. 📅


7. Xem lại dự báo dự án ban đầu của bạn


Dự báo dự án của bạn không phải là cố định—thực tế, việc xem lại nó khi dự án tiến triển qua các giai đoạn ban đầu là điều khôn ngoan. Kiểm tra các dự đoán của bạn trong suốt quá trình dự án giúp bạn có thể hành động chủ động nếu nhận thấy mình đang lệch hướng.


Dễ dàng phát hiện các điểm quan trọng của dự án với ClickUp Milestones và sử dụng các biểu tượng kim cương đậm để giữ mọi người tập trung vào các mục tiêu chính.


Xây dựng các mốc quan trọng vào quy trình dự báo của bạn và đồng ý kiểm tra tại các điểm quan trọng để theo dõi tiến độ. Quyết định xem con đường hiện tại của bạn có còn phù hợp với dự đoán khả thi nhất của bạn hay đã bắt đầu lệch hướng sang một hướng khác. 📝


8. Chia sẻ dự báo dự án của bạn với người khác


Việc nhận thức nội bộ về các kết quả dự án có khả năng xảy ra và các hướng đi tiếp theo luôn hữu ích, nhưng điều còn quan trọng hơn là chia sẻ điều này với người khác. Đừng giữ bí mật về các dự báo dự án của bạn; hãy chia sẻ chúng với các bên liên quan và đội ngũ dự án rộng hơn như một phần của báo cáo dự án để họ biết những gì đang diễn ra.


Cùng nhau tạo báo cáo dự án của bạn trong ClickUp Docs và sau đó chia sẻ chúng với các bên liên quan nội bộ và bên ngoài


Giống như tất cả các lĩnh vực quản lý dự án, việc cởi mở và minh bạch cải thiện giao tiếp với đội ngũ và khách hàng và xây dựng niềm tin. Chia sẻ dự báo và dự đoán của bạn với các bên liên quan để họ cảm thấy tự tin hơn vào khả năng của bạn không chỉ trong việc thực hiện mà còn trong việc giám sát thay đổi và hành động khi cần thiết. 🙌


9. Sử dụng công cụ dự báo dự án


Mỗi đội ngũ mạnh mẽ đều cần phần mềm quản lý dự án hiệu quả để nâng cao kỹ năng và tối ưu hóa các nhiệm vụ liên quan đến việc điều hành các dự án thành công. Đầu tư vào phần mềm không chỉ cho phép bạn quản lý dự án mà còn dự báo chúng, như ClickUp.


ClickUp được trang bị đầy đủ các tính năng được thiết kế dành riêng cho các đội ngũ dự án và dự báo. Sử dụng ClickUp Tasks để quản lý danh sách công việc và các hoạt động dự án của bạn, và quản lý toàn bộ dự án từ đầu đến cuối với ClickUp Project Management.


Dễ dàng xem và theo dõi ước tính thời gian cho các nhiệm vụ trong ClickUp để quản lý tài nguyên tốt hơn


Đặt kỳ vọng và hiểu rõ thời gian mỗi nhiệm vụ mất bao lâu với ước tính thời gian của ClickUp. Sử dụng một mẫu quản lý chương trình hoặc Mẫu Lịch Trình Dự Án của ClickUp để xây dựng một dòng thời gian trực quan theo dõi tiến độ của bạn. Giữ liên lạc với các thành viên trong nhóm theo thời gian thực với ClickUp Chat, và sử dụng ClickUp Dashboards để hình dung tiến độ của bạn trên nhiều dự án cùng một lúc. ⚒️


10. Đánh giá độ chính xác của dự báo của bạn


Khi hoàn thành dự án, thực hành tốt nhất là so sánh những gì thực sự đã xảy ra với ước tính ban đầu của bạn. Điều này cung cấp cho đội ngũ và các bên liên quan một điểm tham chiếu hữu ích và so sánh, cho phép bạn xác định cơ hội để cải thiện dự báo hoặc quy trình làm việc trong tương lai.


Đánh giá hiệu suất dự án của bạn và so sánh nó với các dự báo ước tính. Xác định xem bạn có đạt được mục tiêu của mình không, liệu dòng thời gian của bạn có bị trượt không, và liệu bạn có hoàn thành trong ngân sách đã đặt ra không.


Sử dụng dữ liệu mới này để tinh giản quy trình làm việc, giới thiệu hiệu quả quy trình, và cải thiện độ chính xác của các dự báo tương lai của bạn. 👀


Cải thiện Thành Công Dự Án của Bạn với Các Kỹ Thuật Dự Báo Quản Lý Dự Án


Dự báo dự án chính xác cho phép đội ngũ của bạn làm việc hiệu quả nhất mà không bị áp lực không cần thiết và giúp khách hàng và các bên liên quan hiểu rõ những gì có thể xảy ra trong suốt dòng thời gian của dự án. Sử dụng các mẹo trên để cải thiện cách tiếp cận của bạn với dự báo quản lý dự án, để bạn có thể đưa ra các dự đoán cho các dự án tương lai chính xác, dựa trên dữ liệu và chiến lược.


Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ không chỉ làm cho dự báo dự án dễ dàng hơn mà còn có thể tinh giản toàn bộ quy trình quản lý dự án của bạn, thử ClickUp miễn phí. Nền tảng của chúng tôi cung cấp cho các đội ngũ dự án một sự kết hợp không thể đánh bại của các tính năng cho quản lý dự án, nhiệm vụ và tài nguyên. ✨

ClickUp Việt Nam
Công nghệ Quản trị Vận hành

Dự báo dự án trong Quản lý dự án là gì?

Tác giả

PMO Team

October 30, 2023

11 phút

Có câu hỏi hay muốn gửi bình luận? Liên lạc ZenGlobal nhé

Cùng chủ đề

Đăng ký để nhận tin mới nhất từ Z-Blogs.

Cảm ơn đã đăng ký

  • Facebook
  • LinkedIn
  • YouTube
bottom of page