ClickUp & Range: Đồng Bộ Hóa Công Việc Nhóm Hiệu Quả ( Các Nghiên Cứu Điển Hình)

Không phải cứ nhiều cuộc họp là tốt, đặc biệt trong công việc.

Nếu bạn chưa thuyết phục, hãy xem kết quả khảo sát của 182 lãnh đạo do Harvard Business Review thực hiện:

• 71% người tham gia cho rằng cuộc họp không mang lại hiệu quả và thiếu hiệu suất

• 65% bày tỏ rằng cuộc họp làm giảm khả năng hoàn thành công việc của họ

• 64% cảm thấy cuộc họp cản trở quá trình suy nghĩ sâu

• 62% nhận xét rằng cuộc họp không giúp mọi người trong nhóm hiểu nhau hơn

Rõ ràng, cuộc họp không đạt được mục tiêu mong muốn. Chưa kể, tình trạng quá tải cuộc họp còn trở nên tồi tệ hơn trong mùa dịch. 😬

May mắn là, họp không phải là cách duy nhất để liên lạc với nhóm và theo dõi tiến độ công việc hàng ngày. ClickUp và Range có thể giúp bạn giải quyết vấn đề này.

Quản lý và khuyến khích làm việc không cần đồng thời

Tôi hiểu rằng việc nhóm liên lạc thường xuyên và duy trì sự nhất trí là rất quan trọng. Tôi không nói là bạn cần loại bỏ hẳn các cuộc họp, nhưng chúng ta cần suy nghĩ cẩn thận về cách giao tiếp trong nhóm để tạo ra không gian cho thời gian tập trung và cải thiện chất lượng của những cuộc họp diễn ra.

Năm ngoái, tôi đã có dịp trò chuyện với Zeb Evans, CEO của ClickUp, về những khó khăn khi các nhóm cố gắng phát huy hết khả năng trong ngày làm việc. Chúng tôi nhận ra rằng cả ClickUp và Range đều đang hỗ trợ các nhóm làm việc thông qua giao tiếp không cần đồng thời, giúp giảm bớt công việc hàng ngày, giảm số lượng cuộc họp và tối ưu hóa thời gian làm việc.

Trong bài viết này, tôi sẽ giới thiệu cơ bản về Range và cách nhóm của bạn có thể sử dụng nó cùng với ClickUp không chỉ để cập nhật tiến độ công việc mà còn để theo dõi tình hình của mọi người trong quá trình làm việc.

Hãy cùng khám phá.

Range hoạt động như thế nào

Đầu tiên, hãy xem qua cách Range giúp các nhóm làm việc từ xa và lai ghép cảm thấy kết nối và đồng bộ hơn.

Range cho phép các nhóm check-in không cần đồng thời, tổ chức cuộc họp hiệu quả và kết nối với nhau mỗi ngày một cách cá nhân hóa. Chúng tôi phát triển Range vì chán ngấy lịch trình đầy ắp cuộc họp mà không thực sự giúp chúng tôi hiểu và gắn kết với đồng nghiệp trên toàn cầu.

Công cụ hỗ trợ công việc từ xa với yếu tố con người

Tại Range, chúng tôi tin rằng yếu tố con người trong công việc quan trọng không kém năng suất.

Chúng tôi đã xây dựng một bộ công cụ đầy đủ cho việc check-in bằng văn bản, hỗ trợ cuộc họp và nhiều hơn nữa để các nhóm có thể cảm thấy đồng bộ trong khi làm việc—tất cả nhằm tạo ra sự cân bằng khả thi giữa giao tiếp không đồng bộ và thời gian thực.

Check-ins cho chiến thắng

Tại trung tâm của Range là Check-ins—cập nhật không đồng bộ về công việc và tình hình của bạn. Có lẽ bạn đã quen thuộc với thuật ngữ "check-in" ở sân bay, khách sạn, hoặc sự kiện có vé. Nhưng khi chúng tôi nói về Check-ins, chúng tôi đang nói về phiên bản viết của một cuộc họp standup meeting giúp các nhóm chia sẻ thông tin quý giá theo một chu kỳ đều đặn. Chúng tôi cho rằng Check-ins không đồng bộ quan trọng vì một số lý do:

Check-ins giúp giảm bớt các cuộc họp không cần thiết

Vì Check-ins chỉ mất khoảng ~5 phút để viết, chúng là cách nhanh chóng và hiệu quả để các nhóm cập nhật thông tin về tình hình và công việc của mọi người. Không cần phải lên lịch một cuộc họp trạng thái nếu bạn có thể chia sẻ thông tin đó một cách không đồng bộ. Hơn nữa, Range nhắc nhở nhóm của bạn khi cần check-in, vì vậy bạn có thể xây dựng thói quen chia sẻ cập nhật, ngay cả khi không có cuộc họp nào trong lịch.

Check-ins giúp các nhóm kết nối với khía cạnh nhân văn của công việc

Mọi người hơn nhiều so với công việc họ làm. Xây dựng thói quen chia sẻ không chỉ công việc bạn đang làm mà còn cả tình hình của bạn là cách tuyệt vời để tăng cường niềm tin và mối liên kết trong bất kỳ nhóm nào. Check-ins của Range giúp việc kết hợp câu trả lời cho các câu hỏi chia sẻ tâm trạng và làm quen vào cập nhật công việc trở nên đơn giản, để mọi người cảm thấy gắn kết hơn.

Check-ins làm nổi bật thông tin quan trọng nhất

Giao tiếp hàng ngày có thể trở nên quá tải. Ngày nay, có rất nhiều cách để liên lạc với đồng nghiệp của chúng ta—từ tin nhắn Slack đến bình luận trong tài liệu chia sẻ—điều này khiến chúng ta khó có thể hiểu hết tất cả. 😵 

Với Check-ins của Range (không giống email), việc dễ dàng đánh dấu các vấn đề cản trở và thông tin cần biết, nêu bật những điều học được, chia sẻ cảm xúc của bạn, và kéo thông tin từ các công cụ khác vào sao cho mọi người có thể theo dõi những gì thực sự quan trọng.

Cấu trúc của một Check-in:

Bước 1: Chia sẻ tâm trạng của bạn để cung cấp ngữ cảnh hữu ích cho nhóm và tạo mối liên kết sâu sắc hơn

Chỉ với một màu sắc và biểu tượng cảm xúc, bạn có thể nhanh chóng ghi lại tình hình của mình. Chúng tôi sử dụng thang màu xanh lá cây, vàng, và đỏ.🚦

• Xanh lá cây: Cảm thấy tốt. Tập trung, hứng thú, hoặc thư giãn. Bạn sẵn sàng đối mặt với ngày mới.

• Đỏ: Cảm thấy bất an, không ổn định, hoặc không chắc chắn. Bạn đang gặp khó khăn trong việc tập trung, và bạn không cảm thấy sẵn sàng để đối mặt với ngày mới.

• Vàng: Ở giữa. Có thể bạn đang mệt mỏi hoặc bị phân tâm và bạn không chắc ngày của mình sẽ diễn ra như thế nào.

Bước 2: Đăng tải kế hoạch hàng ngày của bạn để đồng nghiệp biết bạn đang tập trung vào công việc gì qua tất cả các công cụ

Việc hợp tác sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều khi mọi người trong nhóm có thể nhìn thấy những công việc bạn đang phải giải quyết. Chia sẻ những công việc bạn dự định làm trong ngày giúp cho đồng nghiệp có cơ hội phản hồi, đặt câu hỏi bổ sung và chia sẻ ý tưởng để hỗ trợ cho công việc hàng ngày của bạn diễn ra một cách trôi chảy nhất có thể. Bạn có thể kéo và thả các mục công việc từ các công cụ như Google Docs, GitHub, (và tất nhiên là ClickUp!) để nhanh chóng thêm ngữ cảnh cho lần check-in của mình, mà không cần phải viết lại các nhiệm vụ.

Bước 3: Điểm lại những gì đã diễn ra kể từ lần cuối bạn cập nhật để toàn bộ đội ngũ có cái nhìn tổng quan về tiến độ gần đây

Bước 4: Trả lời câu hỏi của đội để thể hiện tính cách và sự gần gũi trong công việc

Những câu hỏi tạo bầu không khí như “Bạn mô tả phong cách giao tiếp của mình như thế nào?” hay “Bạn yêu thích chương trình truyền hình nào khi còn là thiếu niên?” là cách tuyệt vời để dần dần hiểu biết về các đồng nghiệp và xây dựng lòng tin.

Bạn không nhất thiết phải tổ chức một cuộc họp để nắm bắt tình hình, cảm xúc hay khả năng hợp tác với ai đó. Việc kiểm tra không đồng bộ giúp bạn theo dõi tình hình hàng ngày của đội nhóm mà không làm gián đoạn thời gian tập trung của mọi người.

⭐️ Ưu điểm: Vì Range tích hợp với ClickUp, đây là công cụ rất tiện lợi cho người dùng ClickUp để tích hợp vào quy trình làm việc của họ.

Sự kết hợp giữa ClickUp và Range

Trong thế giới công cụ làm việc nhóm, có rất nhiều lựa chọn, nhưng sự kết hợp giữa Range và ClickUp thực sự tuyệt vời. 💘

Trong khi Range giúp các đội nhóm chia sẻ nhanh chóng về công việc và tình hình cá nhân, ClickUp trang bị cho các đội nhóm chức năng quản lý dự án toàn diện. Các đội nhóm sử dụng ClickUp có thể tiết kiệm một ngày làm việc mỗi tuần bằng cách theo dõi và phân công mọi công việc trong một nơi. 🙌

Tóm lại: Bạn có thể theo dõi toàn bộ công việc của đội nhóm trong ClickUp 📈và xây dựng một quy trình kiểm tra không đồng bộ đơn giản với Range. 🔄 

Theo yêu cầu phổ biến, nhóm Range đã xây dựng một tích hợp với ClickUp vào mùa thu vừa qua, giúp các đội nhóm dễ dàng kết nối hơn. Bây giờ, các tổ chức có thể tận dụng sức mạnh của cả hai công cụ để đơn giản hóa ngày làm việc và tập trung vào điều quan trọng nhất: vận hành các đội nhóm hiệu quả và hạnh phúc.

Dưới đây là tổng quan về cách các đội nhóm có thể sử dụng Range và ClickUp cùng nhau để làm việc một cách đơn giản và kết nối hơn:

Xây dựng nền tảng giao tiếp không đồng bộ

Như chúng ta đã thảo luận, cuộc họp không phải là cách duy nhất để quản lý công việc hàng ngày trong nhóm. Chúng hữu ích cho việc giải quyết các vấn đề phức tạp, đưa ra quyết định cần nhiều sự giao tiếp qua lại, và đồng lòng về "lý do" đằng sau một dự án mới.

Nếu bạn đang hợp tác với mọi người trong tổ chức, bạn không thể mong đợi thường xuyên họp với tất cả mọi người. Ngay cả khi điều đó có thể, nó cũng không phải là cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất.

Để giữ cho các thành viên trong nhóm cùng một trang sách (đặc biệt nếu mọi người vắng mặt, tập trung vào các luồng công việc khác nhau, hoặc làm việc ở các múi giờ khác nhau), bạn cần có hồ sơ viết về những gì đang xảy ra. Tôi thích gọi đây là "xây dựng nền tảng giao tiếp không đồng bộ."

Cùng nhau, ClickUp và Range cung cấp một nền tảng không đồng bộ mà cả đội nhóm của bạn có thể quản lý và tận hưởng.

Tích hợp hoạt động từ ClickUp vào Bản kiểm tra Range

Chỉ mất vài phút để liên kết không gian làm việc của Range và ClickUp.

Khi bạn kích hoạt tích hợp, các Nhiệm vụ ClickUp và các hoạt động khác sẽ tự động hiển thị trên thanh bên của Range, cho phép bạn kéo và thả chúng vào Bản kiểm tra của mình.

Không giống như việc viết cập nhật tình hình qua email hay chuẩn bị thông tin cập nhật miệng trong cuộc họp, việc chia sẻ Bản kiểm tra không đồng bộ mất ít hơn năm phút. 

Thêm hoạt động từ ClickUp trực tiếp vào Bản kiểm tra của bạn để bạn có thể tránh công việc rườm rà (như tóm tắt nhiệm vụ) và tập trung năng lượng vào những điều quan trọng nhất, nhận sự giúp đỡ bạn cần, chia sẻ suy ngẫm và kết luận, và kết nối với các đồng nghiệp của mình.

Sử dụng cờ hiệu, thẻ tag và biểu tượng cảm xúc để ghi nhận đồng nghiệp

Khi bạn kéo các nhiệm vụ ClickUp vào Check-in của mình, bạn có thể thêm cờ hiệu và thẻ tag để làm nổi bật các mục cho nhóm của bạn chú ý. Có thể bạn muốn kỷ niệm một cột mốc quan trọng, cảm ơn một đồng nghiệp đã giúp đỡ trong một nhiệm vụ, chia sẻ điều gì đó bạn đã học được, hoặc khởi xướng một cuộc thảo luận. Dưới đây là một số ví dụ:

• Trợ giúp

• Kỷ niệm

• Cảm ơn

• Cột mốc

• Học hỏi

• Thông tin

• Phản hồi

• Thảo luận

Bạn cũng có thể phản hồi lại Check-ins của đồng nghiệp để bày tỏ lòng biết ơn của mình. Chẳng hạn, khi một kỹ sư đã triển khai xong việc sửa lỗi và họ gắn một nhiệm vụ ClickUp đã hoàn thành vào Check-in của mình. Hãy thêm emoji và bình luận để chúc mừng công việc của họ và duy trì không khí tích cực. 🙌

⭐️ Note:Biểu lộ lòng biết ơn tại nơi làm việc không chỉ là một hành động đẹp. Nó tăng cường sự hài lòng trong công việc, giúp các nhóm làm việc cảm thấy hiệu quả và gắn kết, ngay cả trong những thời điểm khó khăn.

Tích hợp với Slack để trải nghiệm mượt mà hơn

Nếu bạn là người dùng Slack và muốn thực hiện Check-ins ngay trong kênh giao tiếp hiện có của nhóm, hãy thử ngay ứng dụng Range cho Slack. Bạn có thể kéo nhiệm vụ ClickUp vào làm tệp đính kèm, chia sẻ cảm xúc, trả lời câu hỏi gây dựng mối quan hệ và thêm bình luận, tất cả ngay từ không gian làm việc Slack của bạn.

Những điều có thể làm với ClickUp và Range

Chúng tôi đã trò chuyện với một số người sử dụng ClickUp và Range hàng ngày. Dưới đây là một số ví dụ về những gì có thể thực hiện khi kết hợp công cụ quản lý dự án mạnh mẽ của ClickUp với việc Check-in không đồng bộ trong Range:

Nghiên cứu điển hình 1: Hợp tác từ xa để xây dựng tương lai bền vững hơn

David Cutler, cựu sinh viên của Stanford d.school, đã sáng lập Fortuna Cools với sứ mệnh táo bạo: thay thế bao bì xốp bằng sợi tự nhiên. Anh làm việc chặt chẽ với những người nông dân trồng dừa và các nhà sản xuất địa phương tại Philippines để tái chế sử dụng vỏ dừa thừa thành sản phẩm cách nhiệt vượt trội so với thùng đựng lạnh nhựa thông thường. David và đội ngũ của mình sử dụng ClickUp và Range để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ công việc khi làm việc từ xa.

David cho biết, đối với nhóm Fortuna Cools, ClickUp là "công cụ quản lý dự án chủ chốt. Ý tưởng là ClickUp sẽ là nguồn thông tin đáng tin cậy." Họ sử dụng Range để xuất bản Check-ins hàng ngày, chia sẻ cảm xúc và công việc đang làm, kéo nhiệm vụ ClickUp vào để làm cho những cập nhật này hiệu quả và có ngữ cảnh hơn.

Anh nói, "Range nắm bắt được những ưu tiên hàng ngày. Đó là cách nhìn nhận ngắn gọn và rõ ràng về những việc cần làm trong ngắn hạn."

Nghiên cứu điển hình 2: Vận hành các đại lý marketing số hiệu suất cao từ bất cứ đâu

Đối với các đại lý marketing nhanh nhẹn, ClickUp và Range là cặp đôi hoàn hảo giúp mọi người phối hợp công việc một cách hiệu quả.

Netbloom, một đại lý SEO và thiết kế web có trụ sở tại New Zealand, sử dụng ClickUp cho tất cả nhu cầu quản lý dự án của mình. Họ lưu trữ các dự án của khách hàng trong ClickUp và sử dụng công cụ này hàng ngày để phân công nhiệm vụ và trao đổi về công việc cần làm.

Kéo nhiệm vụ ClickUp vào Range giúp nhóm có cái nhìn tổng quan nhanh chóng về những gì mọi người sẽ tập trung vào mỗi ngày. Họ sử dụng chức năng chia sẻ tâm trạng và câu hỏi gây dựng mối quan hệ của Range hàng ngày để hiểu biết lẫn nhau hơn trong khi chia sẻ cập nhật công việc.

Matthew Jeffery, Giám đốc điều hành tại Netbloom, cho biết những khía cạnh yêu thích của anh về tích hợp ClickUp & Range là "kết nối không đồng bộ giữa nhiệm vụ ClickUp và các Check-ins" và "Nhận được cái nhìn toàn cảnh về hoạt động gần đây trong ClickUp khi bạn click vào Range."

Tương tự, đội ngũ tại INCORE, một đại lý marketing số có trụ sở tại New Jersey, sử dụng ClickUp và Range để tối ưu hóa thời gian hàng ngày của họ. Michael Pujols, Quản lý Lưu lượng tại INCORE, cho biết họ coi ClickUp như một nguồn thông tin đáng tin cậy.

Họ đã tùy chỉnh ClickUp để đáp ứng nhu cầu của mình, giúp họ "đúng hạn và đúng ngân sách." Ví dụ, họ thường xuyên sử dụng tính năng sprints để quản lý các dự án đồng thời cho khách hàng của mình.

Mỗi buổi sáng, đội ngũ phân tán của INCORE chia sẻ Check-ins trên Range, kéo hoạt động ClickUp vào để dễ dàng xem và phản hồi cập nhật công việc hàng ngày của mọi người. (Biểu tượng vui mừng 🙌 là một trong những cách yêu thích của đội ngũ để chia sẻ lời khen trong Range, điều này giúp xây dựng tinh thần đội nhóm hàng ngày).

Nghiên cứu điển hình 3: Xây dựng thói quen quản lý được trên đội ngũ phát triển phân tán

Đối với các đội ngũ phát triển phân tán, Range và ClickUp là những khối xây dựng tuyệt vời cho sự hợp tác hiệu quả không đồng bộ.

Tại iVisa.com, một dịch vụ hộ chiếu và visa trực tuyến, ClickUp là công cụ không thể thiếu trong việc hợp tác và quản lý công việc. Các đội ngũ sản phẩm, phát triển, tài chính và tăng trưởng tại iVisa.com đều có những không gian làm việc riêng, nơi họ sử dụng hàng ngày để quản lý nhiệm vụ của mình.

Aaron Fischer, một nhà phát triển web tại iVisa.com, cho biết anh ấy sử dụng ClickUp rất nhiều để cộng tác với đội ngũ sản phẩm của iVisa.com và xây dựng ý tưởng cũng như các nhiệm vụ. Anh và đội ngũ phát triển đã bắt đầu sử dụng Range cùng với ClickUp để thay thế các cuộc họp hàng ngày bằng Check-ins không đồng bộ.

Aaron nói rằng tích hợp ClickUp giúp các cuộc Check-in không đồng bộ diễn ra suôn sẻ hơn vì anh không cần phải làm lại công việc. Anh có thể kéo vé trực tiếp từ ClickUp vào Check-ins của mình và "viết một mô tả ngắn gọn từ 1-2 câu về những gì tôi đang làm và tình hình hiện tại."

Nghiên cứu điển hình 4: Nuôi dưỡng sự đồng thuận, minh bạch và kết nối trong giáo dục đại học

Tại Stillman College, một trường đại học dành cho người Mỹ gốc Phi ở Tuscaloosa, Alabama, Nicholas Jackson có rất nhiều công việc cần phối hợp hàng ngày.

Với vai trò Trợ lý của Hiệu trưởng Phụ trách Sinh viên, ông giúp quản lý hoạt động văn phòng, sinh viên làm việc theo chương trình work-study, chính quyền sinh viên và lực lượng nhiệm vụ y tế công cộng của trường. Khi lần đầu tiên biết đến ClickUp và Range, ông được truyền cảm hứng bởi cách thức hai công cụ này có thể hỗ trợ công việc đa chức năng và nhanh chóng diễn ra tại Stillman.

ClickUp giúp Nicholas, các đồng nghiệp và cả các lãnh đạo sinh viên tại Stillman giữ được cái nhìn dài hạn về các dự án và dễ dàng báo cáo tiến độ. Nicholas đánh giá cao tính năng mục tiêu của ClickUp vì nó đơn giản hóa việc lập kế hoạch chiến lược: "Mỗi mục tiêu chiến lược có thể là một mục tiêu trong ClickUp, và tôi có thể gán một danh sách các nhiệm vụ và dự án để phù hợp với nỗ lực cố ý của chúng tôi nhằm đạt được mục tiêu đó."

Nicholas coi Range là cách để các đồng nghiệp của mình kiểm tra định kỳ, ngay cả khi họ không thể gặp nhau trực tiếp. Mỗi khi ông và các đồng nghiệp đưa hoạt động ClickUp vào Range, ông thích sử dụng chức năng phá băng và chia sẻ tâm trạng để thêm ngữ cảnh cá nhân vào các cập nhật trạng thái của mình.

"Tôi yêu mảng xây dựng văn hóa... Một điều quan trọng mà tôi thúc đẩy ở đây là sự an toàn tâm lý. Khi bạn có thể chia sẻ tâm trạng của mình một cách trung thực, nó giúp chúng tôi hiểu bạn đang ở đâu hôm nay."

Cải thiện làm việc nhóm với ClickUp và Range

Các đội ngũ hiện nay đang chìm đắm trong các cuộc họp, nhưng vẫn cần một cách để cảm thấy kết nối, đặc biệt khi làm việc từ xa và theo hình thức kết hợp ngày càng trở nên phổ biến.

Đây là lúc mà Range và ClickUp xuất hiện. Bằng cách sử dụng ClickUp để quản lý dự án và nhiệm vụ, và Range để thực hiện Check-ins không đồng bộ, các đội ngũ có thể:

• Xây dựng nền tảng giao tiếp không đồng bộ. Ghi chép những gì đang xảy ra và tình hình của mọi người để đội ngũ của bạn luôn trên cùng một trang, ngay cả khi không ai ở trong cùng một phòng (Zoom).

• Hướng vào khía cạnh con người của công việc. Trong Range, bạn có thể chia sẻ cảm xúc của mình, trả lời các câu hỏi xây dựng đội nhóm để tìm hiểu thêm về đồng nghiệp một cách cá nhân, và phản ứng với tiến độ của mọi người

• Thực hiện cập nhật trạng thái hiệu quả hơn. Kéo nhiệm vụ ClickUp trực tiếp vào Check-ins của Range thay vì phải tái diễn những nhiệm vụ đó trong email, chuỗi Slack, hoặc cuộc họp đứng

Tìm hiểu thêm về cách Range và ClickUp hợp tác với nhau để giúp các đội ngũ làm việc hiệu quả nhất. 👩‍💻 👋 🧑‍💻