Chloe Teo: Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Dự Án Để Vượt Qua Sự Trì Hoãn

Tình huống luôn diễn ra như một kịch bản quen thuộc. Tôi đang tiến triển tốt trong dự án của mình, và bỗng nhiên tôi lại bị phân tâm bởi một nhiệm vụ khác. Tôi tự nhủ sẽ nghỉ ngơi một chút rồi quay lại làm việc, và trước khi tôi biết điều gì đã xảy ra, cả buổi chiều trôi qua mà tôi chẳng hoàn thành được gì cho dự án của mình.

Có quen không? Đây chính là điều chúng ta gọi là sự trì hoãn: sự chậm trễ hoặc lùi thời gian làm việc hoặc hoạt động.

Tôi đã thức khuya đến 2 giờ sáng để hoàn thành dự án phải nộp vào ngày hôm sau! Và tất nhiên, buổi sáng tôi thức dậy với cơn đau đầu kinh niên và cảm giác mệt mỏi suốt cả ngày. Ít nhất thì tôi cũng đã xong, phải không? 😫

Trì hoãn là một chu trình khó có thể phá vỡ, nhưng may mắn thay có một phần mềm quản lý dự án đã giúp tôi chinh phục kẻ thù ghê gớm nhất: sự trì hoãn. Nó rất dễ sử dụng và giúp tôi cùng đội của mình hoàn thành công việc!

Lý do tôi sử dụng Phần mềm Quản lý Dự án

Có một quan niệm sai lầm rằng mọi người trì hoãn vì họ lười biếng.

Trong cuốn sách bán chạy nhất của Brian Tracy Eat That Frog, đã chỉ ra rằng mọi người trì hoãn vì thiếu rõ ràng; họ không chắc chắn họ nên làm gì, làm như thế nào, hoặc tại sao điều đó lại quan trọng.

Một phần mềm quản lý dự án như ClickUp đã tạo ra một hệ thống giúp tôi và đội của mình tổ chức công việc, biết bước tiếp theo cần thực hiện trong dự án và làm rõ các ưu tiên. Nó rất dễ sử dụng và còn giúp hình dung năng suất làm việc cho cả nhóm! ✌️

Lợi ích của ClickUp trong việc hoàn thành dự án đúng hạn

ClickUp đã giúp đội của tôi và tôi hoàn thành dự án đúng hạn bằng cách cung cấp sự rõ ràng, trao quyền cho các nhóm với việc theo dõi nhiệm vụ, và cho phép chúng tôi làm việc từ xa mà vẫn giữ mọi thứ được tổ chức.

✅ Hợp tác với đội nhóm sử dụng Nhiệm vụ

Xem nhiệm vụ trong giao diện Board của ClickUp

Thật tuyệt khi có thể cộng tác cùng đội nhóm qua các Nhiệm vụ. Giờ đây, tôi không cần phải tự hình dung xem ai đang làm gì và phải hỏi ai để có thông tin cần thiết cho việc tiến triển dự án.

Tôi có thể nhìn thấy mọi người đang làm gì và chúng ta đang ở đâu trên lộ trình thời gian. Điều này làm cho quá trình trở nên minh bạch hơn, giảm thiểu khả năng bỏ sót – điều này có thể khó khăn khi bạn làm việc từ xa.

✅ Mục Tiêu

Chức năng mục tiêu trong ClickUp là một cách tuyệt vời để theo dõi tiến độ và đảm bảo bạn đang trên đúng hướng để đạt được mục tiêu. Bạn có thể quản lý tất cả mục tiêu của mình tại một nơi và xem tiến độ của đội nhóm trên một bảng thông tin đầy màu sắc! Bạn còn có thể liên kết nhiệm vụ với mục tiêu để ClickUp tự động theo dõi tiến độ của bạn sau khi bạn hoàn thành nhiệm vụ.

Một nguyên tắc mà tôi áp dụng khi xác định ưu tiên mục tiêu là Nguyên tắc Khẩn cấp/Quan trọng của Eisenhower. Điều này có nghĩa là bạn sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự quan trọng và khẩn cấp.

• Việc cần và khẩn cấp nhất nên được ưu tiên làm trước

• Đối với những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp (thường bị lãng quên), hãy lên lịch để thực hiện!

• Công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng có thể giao cho người khác

• Nếu có điều gì không khẩn cấp/không quan trọng, bạn có thể xóa bỏ nó

Mục tiêu có thể chia sẻ, vì vậy bạn có thể chia sẻ chúng với bất kỳ ai trong nhóm. Rõ ràng là sức mạnh khi đặt mục tiêu, vì vậy việc cung cấp các mục tiêu rõ ràng mà nhóm có thể hướng tới sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu! 🎯

✅ Ủy Quyền

Chức năng ủy quyền là một cách tuyệt vời để nhận sự hỗ trợ từ nhóm của bạn. Bạn có thể giao nhiệm vụ kèm theo bình luận cho người khác, để nhóm có thể cùng nhau hợp tác trên các dự án của bạn.

Điều tuyệt vời về chức năng ủy quyền là bạn có thể đặt hạn chót và xem ai đã hoàn thành nhiệm vụ và ai vẫn đang làm việc trên chúng—tuyệt vời! Điều này sẽ giúp bạn theo dõi mọi thứ mà không cần phải liên tục kiểm tra mọi người. Quản lý cũng dễ dàng hơn. Bạn có thể thấy khối lượng công việc của các thành viên trong nhóm và cung cấp sự hỗ trợ cho họ nếu cần!

Phần Mềm Quản Lý Dự Án Giúp Tôi Đánh Bại Sự Trì Hoãn Như Thế Nào

Có thể bạn đang tự hỏi việc sử dụng phần mềm quản lý dự án đã giúp tôi đánh bại sự trì hoãn như thế nào, nhưng nó thực sự hiệu quả! 🤓

Biết được tình trạng công việc mà mọi người trong nhóm đang làm đã khiến tôi trở nên năng suất hơn vì tôi không phải đoán xem liệu có điều gì tôi đang bỏ lỡ. Vì mọi thứ đều được cập nhật mới nhất, tôi có thể có được bức tranh chính xác về những gì mọi người đang làm và chúng ta đang ở đâu trong lộ trình dự án.

1. ✅ Sử Dụng Theo Dõi Thời Gian & Ước Lượng Thời Gian

Xem tải công việc, ước lượng thời gian và nhiều hơn nữa trong giao diện Bảng điều khiển của ClickUp

Một trong những lý do khiến mọi người trì hoãn là do họ đánh giá thấp thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ. Quản lý thời gian là kỹ năng quan trọng giúp bạn hoàn thành các công việc đúng hạn.

Chức năng Theo dõi Thời gian và Ước lượng Thời gian trong ClickUp giúp bạn theo dõi được lượng thời gian bạn dành cho một dự án, đồng thời cũng cho phép bạn ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành dự án.

Thông tin này rất hữu ích bởi nó giúp bạn hiểu rõ hơn về thời gian cần thiết để hoàn thành dự án, từ đó giúp bạn đặt ra các hạn chót thực tế.

2. ✅ Lập kế hoạch và xem lịch trình của bạn trong Chế độ Xem Lịch

Xem lịch công việc trong ClickUp

Tôi thấy rất tiện khi dùng tính năng xem lịch trong ClickUp. Các công việc và hạn cuối cùng của tôi được hiển thị bằng màu sắc nổi bật, giúp tôi dễ dàng sắp xếp lịch làm việc hàng tuần và không bỏ lỡ những việc cần làm. Quên đi cảm giác chán chường với danh sách công việc rối rắm!

Bí quyết để ngừng trì hoãn (Ngay Lập Tức)

1. ❌ Hạn chế phân tâm

Việc loại bỏ các yếu tố gây phân tâm là cách hiệu quả để bạn có thể tập trung cao độ vào công việc. Điều này cần có sự rèn luyện, nhưng một trong những cách đơn giản nhất là để điện thoại ở chế độ "Không làm phiền" khi bạn đang giải quyết một nhiệm vụ quan trọng.

Làm vậy giúp bạn không bị phân tâm bởi tin nhắn hay cuộc gọi, đồng thời cũng tránh xa được việc lướt mạng xã hội hay xem Netflix khi bạn cần tập trung làm việc. Mạng xã hội là một nguồn cám dỗ lớn vì rất dễ sa vào việc lướt xem không kiểm soát.

2. ✅ Áp dụng phương pháp Pomodoro

Thỉnh thoảng, chúng ta cảm thấy ngần ngại bắt tay vào một công việc phức tạp vì cảm giác quá tải. Phương pháp Pomodoro giúp chia nhỏ công việc thành các phần nhỏ hơn, khiến chúng trở nên dễ quản lý hơn. Cơ bản của phương pháp này là bạn sẽ tập trung làm việc trong 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút.

Cách này giúp bạn duy trì sự tập trung bằng cách tạo ra một áp lực nhẹ nhàng về thời gian, và những khoảng nghỉ giúp bạn nạp lại năng lượng, giữ cho tinh thần luôn minh mẫn suốt cả ngày làm việc.

Khắc Phục Sự Trì Hoãn Cùng ClickUp 💥🥊

Phần mềm quản lý dự án ClickUp đã hỗ trợ tôi đạt được các mục tiêu một cách hiệu quả với các tính năng như sắp xếp công việc, theo dõi và ước tính thời gian, xem lịch biểu, cùng các công cụ làm việc nhóm. Đây là công cụ không thể thiếu nếu bạn muốn tăng cường hiệu suất làm việc của nhóm! 🚀

Đó là lý do tại sao hàng triệu người dùng trên khắp thế giới chọn ClickUp để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn!😉 ⚡️