Chiến Lược và Phần Mềm Quản Lý Kiến Thức Tốt Nhất Dành Cho Đội Nhóm
Kiến thức có thể là tài sản vô hình đối với đội nhóm của bạn, nhưng không thể phủ nhận đó là một trong những tài sản quan trọng nhất của công ty. Cứ tưởng tượng nếu chỉ có Gina mới có khả năng lập một báo cáo phức tạp, đội nhóm của bạn sẽ làm gì nếu cô ấy đột ngột rời đi? 🤷🏽♀️
Quản lý kiến thức thành công trang bị cho đội nhóm của bạn một khuôn khổ vững chắc để lấy thông tin từ não bộ, email và cuộc trò chuyện của họ và chia sẻ nó với tổ chức. Tuy nhiên, cách bạn quản lý kiến thức này làm nên sự khác biệt giữa thành công và thất bại.
Dù bạn là người quản lý kiến thức hay là một trưởng nhóm có trách nhiệm quản lý, ghi chép và truy cập các tài sản kiến thức, bạn cần những chiến lược quản lý kiến thức hiệu quả. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích tại sao những chiến lược này quan trọng và chia sẻ 10 phương pháp quản lý kiến thức tốt nhất để huy động thông tin của đội nhóm bạn.
Quản Lý Kiến Thức Là Gì?
Quản lý kiến thức (KM) là một phương pháp có cấu trúc để thu thập, tổ chức, chia sẻ và sử dụng kiến thức của tổ chức bạn. Hãy coi đó như một cơ sở kiến thức nội bộ giúp thông tin chính xác có sẵn cho những người cần nó vào đúng thời điểm.
Quản lý kiến thức không chỉ là việc xây dựng các SOP mà không ai đọc lại. Phương pháp này mã hóa và chia sẻ kiến thức trong một kho lưu trữ duy nhất. Phần mềm quản lý kiến thức dễ dàng tổ chức kiến thức như:
Quy trình hỗ trợ khách hàng
Bước đào tạo nhân viên mới
Tài liệu kỹ thuật dành cho IT, như hướng dẫn sử dụng hoặc hướng dẫn khắc phục sự cố
Biên bản cuộc họp và báo cáo
Hồ sơ giao tiếp với khách hàng
Điều tốt nhất là quản lý kiến thức làm cho thông tin này có thể truy cập được bởi tất cả mọi người cần nó. Thay vì phải gửi tin nhắn Slack qua lại để yêu cầu các tệp tin hoặc quy trình nhất định, đội nhóm của bạn có thể tìm thấy mọi thứ họ cần với một tìm kiếm đơn giản trong công cụ quản lý kiến thức của bạn. Nếu bạn lưu trữ thông tin nhạy cảm, bạn cũng có thể khóa chúng lại với các quyền hạn theo cấp độ.
Sử dụng Docs của ClickUp để tạo và kết nối các tài liệu, wiki và hơn thế nữa một cách mượt mà, giúp việc triển khai ý tưởng với đội nhóm của bạn trở nên liền mạch
Các loại kiến thức trong doanh nghiệp của bạn
Bạn có biết rằng có nhiều loại kiến thức tổ chức khác nhau không? Có thể bạn chưa nhận ra, nhưng đội nhóm của bạn sở hữu rất nhiều nguồn kiến thức. Việc này đòi hỏi một chút công sức, nhưng quy trình quản lý kiến thức của bạn nên thu thập ba loại thông tin sau:
Kiến thức rõ ràng: Thông tin này dễ dàng được hình thức hóa và chia sẻ với đội nhóm. Nó bao gồm các bảng dữ liệu, hướng dẫn sử dụng, SOPs, công thức và tài liệu viết. Có lẽ bạn đã có kiến thức rõ ràng được ghi chép ở đâu đó
Kiến thức ngầm: Loại thông tin này ám chỉ đến kỹ năng cứng và kiến thức chuyên môn của ai đó. Không giống như kiến thức rõ ràng, bạn không thể thu thập thông tin này từ một SOP. Bạn phải thu thập thông tin từ nhân viên qua phỏng vấn, quan sát, và lập bản đồ quy trình
Kiến thức mặc định: Đây là thông tin cá nhân và cụ thể theo ngữ cảnh. Nó giống như "linh cảm" mà một nhân viên có được dựa trên nhiều năm kinh nghiệm cá nhân. Việc ghi chép lại kiến thức này khó khăn bởi vì nhân viên thường không nhận ra họ có kiến thức mặc định. Bạn có thể cố gắng ghi lại kiến thức mặc định bằng cách yêu cầu nhân viên mô tả quá trình ra quyết định của họ
Kiến thức rõ ràng là dễ dàng để ghi chép nhất, nhưng việc ghi lại kiến thức mặc định và ngầm trong hệ thống của bạn cũng mang lại giá trị thực sự. May mắn thay, một nền tảng quản lý kiến thức vững chắc sẽ hướng dẫn bạn qua quá trình ghi chép ba loại kiến thức này.
Tầm quan trọng của một Chiến lược Quản lý Kiến thức Hiệu quả
Sử dụng ClickUp Docs để tạo các SOP, wiki, cơ sở kiến thức, và nhiều hơn nữa với bố cục đẹp mắt
Thay vì lặp đi lặp lại những sai lầm, quản lý kiến thức giúp bạn khai thác tri thức tập thể và áp dụng kiến thức mới cho tối ưu hóa quy trình. Từ việc giảm thiểu hiểu lầm đến việc tăng tốc độ đào tạo nhân viên, có rất nhiều điều để yêu thích về quản lý kiến thức.
Phát huy tri thức tổ chức của bạn
Nhân viên càng gắn bó lâu dài với tổ chức, họ càng trở nên quý giá. Họ đã tích lũy kiến thức công ty theo thời gian mà có thể không được ghi chép lại ở đâu, điều này đặt bạn vào nguy cơ mất đi những thông tin đó.
Quản lý kiến thức cung cấp cho nhân viên một quy trình có cấu trúc để ghi chép kinh nghiệm của họ và chia sẻ nhanh chóng với đội ngũ. Thay vì để thông tin này bị bỏ quên trong một SOP trên ổ đĩa chung nào đó, giải pháp quản lý kiến thức của bạn kết nối dữ liệu này với quy trình làm việc của bạn. Đây là cách tốt nhất để huy động kiến thức trong công việc hàng ngày mà không cần đến các công cụ cồng kềnh hay quy trình phụ trợ.
Lấp đầy khoảng trống kiến thức
Không ai biết tất cả mọi thứ. Thay vì hỏi sáu người để lấy thông tin, nhân viên có thể nhanh chóng tra cứu thủ tục trong cơ sở kiến thức của bạn. Cách tiếp cận này giúp đội ngũ nắm bắt thông tin nhanh chóng hơn và giảm thiểu email kiểu "Bạn đã thấy tệp này chưa?"—đó là một chiến thắng đôi bên.
Vượt qua rào cản thông tin
Rào cản thông tin có khả năng xảy ra hơn khi tổ chức của bạn thêm nhiều phòng ban, đội nhóm, và nhân sự vào hệ thống. Trước khi bạn biết điều đó, mọi người trong doanh nghiệp đều nói một ngôn ngữ khác nhau. Chiến lược quản lý kiến thức cung cấp quyền truy cập thông tin giống nhau cho mọi người và đưa mọi người lên cùng một trang.
Tạo dựng một văn hóa kiến thức
Đội ngũ am hiểu kiến thức là đội ngũ sản xuất hiệu quả. Áp dụng các chiến lược quản lý kiến thức đã được chứng minh tạo ra một văn hóa nơi mà các thành viên trong đội ngũ luôn sẵn lòng chia sẻ thông tin. Theo thời gian, điều này sẽ thúc đẩy sự hợp tác và tạo dựng niềm tin, dẫn đến nhiều sáng tạo và đổi mới hơn. 🧠
10 Chiến Lược Quản Lý Kiến Thức Cho Đội Nhóm Của Bạn
Kiến thức là một tài sản lớn, nhưng không phải lúc nào cũng dễ quản lý. Hãy theo dõi 10 chiến lược KM này để thu thập, tổ chức, quản lý và huy động kiến thức quý giá của các bên liên quan vào một nơi.
1. Hỗ trợ văn hóa học tập liên tục
Càng học hỏi nhiều, đội nhóm của bạn sẽ càng có nhiều kiến thức. Thật không may, việc đầu tư vào học tập liên tục là khó khăn, đặc biệt nếu đội nhóm của bạn có nhiều hạn chót cần hoàn thành. Tuy nhiên, xây dựng một văn hóa học tập là cách tuyệt vời để cải thiện trải nghiệm của nhân viên, tăng cường tinh thần làm việc và khuyến khích chia sẻ kiến thức.
Việc này không cần phải mất nhiều thời gian hay làm xao lãng đội nhóm khỏi công việc toàn thời gian của họ. Một buổi đào tạo hàng tháng, hội nghị thường niên, hoặc buổi ăn trưa và học hỏi hàng tuần là những cách hiệu quả để chia sẻ kiến thức.
2. Sử dụng phần mềm quản lý kiến thức
Quản lý kiến thức hiệu quả yêu cầu có một cơ sở kiến thức tập trung. May mắn thay, bạn không cần phải xây dựng điều này từ đầu: phần mềm quản lý kiến thức sẽ làm tất cả công việc cho bạn.
Thực tế, hầu hết các công cụ sẽ tự động hóa việc thu thập và phân phối kiến thức. Giải pháp phù hợp sẽ cung cấp các tính năng như khả năng tìm kiếm, công cụ hợp tác và khả năng tích hợp, giúp việc triển khai chia sẻ kiến thức trở nên dễ dàng.
3. Tiến hành kiểm toán kiến thức
Không phải tất cả kiến thức đều có giá trị, vì vậy việc rà soát thông tin trong cơ sở kiến thức của bạn là một ý tưởng tốt. Kiểm toán kiến thức xác định kiến thức nào đội nhóm của bạn có, cái gì đang thiếu và cái gì không còn liên quan. Việc kiểm toán hàng năm liên tục cập nhật và tinh chỉnh chiến lược quản lý kiến thức của bạn, giữ cho chương trình KM gọn gàng và có thể thực hiện được. Hơn nữa, đây cũng là cơ hội tốt để cải thiện quy trình đã lỗi thời hoặc không còn hữu ích.
4. Khuyến khích làm việc theo nhóm hợp tác
Hợp tác trực quan với các thành viên trong nhóm thông qua ClickUp Whiteboards để đưa ra ý tưởng và biến chúng thành hành động cụ thể
Có những lúc và không gian mà đội nhóm của bạn cần hoạt động như những người đơn độc, nhưng kiến thức sẽ trở nên có giá trị hơn khi được chia sẻ. Các công cụ như intranets, wikis, và mạng xã hội nội bộ giúp thúc đẩy sự hợp tác bằng cách làm cho việc đặt câu hỏi và chia sẻ thông tin trở nên dễ dàng hơn. Những phiên họp não tập thể cũng rất hiệu quả trong việc tổng hợp các quan điểm khác nhau để tạo ra ý tưởng mạnh mẽ và tốt hơn.
5. Xây dựng tài liệu và quy trình quản lý nội dung rõ ràng
Phần mềm quản lý kiến thức là cần thiết, nhưng bạn vẫn cần có các chính sách chính thức để hỗ trợ công cụ này. Nếu không có chính sách rõ ràng, bạn có thể quản lý kiến thức một cách không nhất quán và để lọt mất dữ liệu quan trọng.
Hãy cùng nhóm của bạn xây dựng tài liệu chung và quy trình quản lý nội dung. Bạn có thể cần các chính sách cho:
Quản lý và tạo lập tài liệu
Quyền chia sẻ, bao gồm ai có quyền truy cập vào cái gì và lý do
Kiểm toán kiến thức
Lưu trữ kiến thức
Như mọi khi, hãy ghi lại những chính sách này trong nền tảng quản lý kiến thức để nhóm của bạn có thể truy cập chúng.
6. Phát triển quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả
Quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả là một phương pháp quản lý tốt nhất, nhưng cũng là một chiến lược quản lý kiến thức thông minh. Quy trình đào tạo nhân viên mới tốt giúp họ nhanh chóng tiếp thu kiến thức tổ chức và hiểu rõ vai trò của mình. Thay vì bảo nhân viên mới "tự mày mò", hãy chuẩn hóa quy trình đào tạo của bạn để tất cả nhân viên mới nhận được thông tin giống nhau theo cùng một định dạng.
7. Tận dụng chuyên gia về từng lĩnh vực (SMEs)
Một chút kiến thức chung chung là tốt, nhưng chuyên môn sâu sẽ có giá trị hơn nhiều. Mỗi người trong nhóm của bạn là chuyên gia về một lĩnh vực nào đó, vì vậy hãy yêu cầu họ chia sẻ chuyên môn đó với toàn công ty!
Yêu cầu IT xây dựng các phương pháp hay nhất cho an ninh mạng hoặc yêu cầu những người tốt bụng ở dịch vụ khách hàng cung cấp những điều nên và không nên trong tương tác với khách hàng.
Các SMEs chuyên sâu trong những lĩnh vực này và có kiến thức thực tế quý giá mà phần còn lại của công ty có thể không biết. Ví dụ, có thể khách hàng của bạn ưa thích những cụm từ nhất định—hãy ghi chép điều này vào nền tảng quản lý kiến thức để mọi người cùng hiểu rõ, nhờ có sự giúp đỡ của SME. 🤝
8. Tích hợp quản lý kiến thức vào quy trình kinh doanh
Kiến thức mà không áp dụng vào thực tế thì không có nhiều giá trị, vì vậy hãy tích hợp cơ sở kiến thức của bạn vào quy trình kinh doanh. Chẳng hạn, nếu đội ngũ bán hàng của bạn biên soạn một hồ sơ chi tiết về mối quan hệ của khách hàng với công ty, hãy đọc nó trước khi gọi điện cho khách hàng tiếp theo. Tốt hơn nữa, hãy tích hợp nó vào quy trình quản lý dự án của bạn để đội ngũ xem xét thông tin này mỗi lần.
9. Đặt mục tiêu và chỉ số tổ chức rõ ràng
Xác định mục tiêu có thể đo lường cho các nhiệm vụ và dự án với sự tiến triển tự động để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả hơn với khung thời gian cụ thể và các mục tiêu có thể định lượng
Chiến lược quản lý kiến thức này là điều không thể thiếu đối với bất kỳ nhóm dự án dựa trên dữ liệu nào. Hãy đặt ra mục tiêu rõ ràng cho chiến lược KM của bạn và xác định các chỉ số hỗ trợ mục tiêu đó. Dù bạn dựa vào phần mềm quản lý kiến thức để tăng cường năng suất hay để giữ vững tinh thần làm việc, việc kiểm tra các chỉ số và xem quản lý kiến thức có giúp ích hay gây trở ngại cho nhóm của bạn là rất quan trọng.
Hầu hết phần mềm quản lý kiến thức đều có các chỉ số tích hợp sẵn trong nền tảng. Theo dõi những chỉ số hiệu suất chính (KPIs) theo thời gian để xem mọi thứ diễn ra như thế nào:
Thống kê sử dụng
Tốc độ tạo nội dung
Hiệu quả tìm kiếm
Sự giữ chân và sự hài lòng của nhân viên
Thời gian phản hồi
10. Sử dụng AI và học máy
Sử dụng công cụ như ClickUp AI có thể giúp việc tạo nội dung và chia sẻ kiến thức trở nên dễ dàng hơn
Này, chúng tôi sẽ tiết lộ cho bạn một bí mật nhỏ: Bạn không cần phải tự viết hoặc tổ chức tất cả những kiến thức này một cách thủ công. Trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học bổ trợ cho bất kỳ chiến lược quản lý kiến thức nào, giúp đỡ với các nhiệm vụ như:
Tạo nội dung
Chỉnh sửa
Tổ chức
Phân tích số liệu sử dụng
Kể cả khi nền tảng kiến thức của bạn không bao gồm AI, hãy tìm kiếm các tự động hóa dựa trên kích hoạt. Những tự động hóa kéo và thả này giúp bạn dễ dàng hành động dựa trên kiến thức mà không làm rơi bất kỳ quả bóng nào.
Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Kiến Thức
Các chiến lược quản lý kiến thức là nền tảng cho mọi khía cạnh của quá trình quản lý kiến thức. Tuy nhiên, bạn vẫn cần một cách để tích hợp kiến thức này vào quy trình làm việc của mình, đó là nơi mà các công cụ KM như ClickUp đóng vai trò.
Chắc chắn, chúng tôi là phần mềm quản lý dự án được ưa chuộng nhất vũ trụ, nhưng chúng tôi cũng là một hệ thống quản lý kiến thức để tạo và quản lý mọi loại Docs, cơ sở dữ liệu và wiki tùy chỉnh. 🙌
Kết hợp dự án với kiến thức tổ chức
Sử dụng Bảng trắng ClickUp để phân công nhiệm vụ, gắn thẻ người thực hiện, và mọi thứ cần thiết để khởi động sự hợp tác tiếp theo của bạn
Quản lý dự án là chuyên môn cốt lõi của chúng tôi, nhưng đó chỉ là phần nổi của tảng băng. Người quản lý dự án tin tưởng vào ClickUp để thêm bình luận vào bất kỳ nhiệm vụ hoặc Tài liệu nào, phân công các mục việc cần làm ngay lập tức, và chia sẻ tệp đính kèm từ cơ sở kiến thức. Sáng tạo ý tưởng trong Sơ đồ tư duy, Bảng trắng, Tài liệu, hoặc wiki và kết nối nó với nhiệm vụ và dự án của bạn chỉ với một cú click.
Hợp tác trực tiếp
Hợp tác và định dạng Docs cùng đội ngũ mà không lo chồng chéo trong ClickUp
Tại sao chỉ nhờ một thành viên trong nhóm xây dựng trang cho wiki nội bộ khi bạn có thể kêu gọi cả nhóm cùng đóng góp? ClickUp Docs hỗ trợ làm việc cùng lúc, gắn thẻ, bình luận và danh sách công việc cần làm. Bạn còn có thể chuyển đổi văn bản thành nhiệm vụ chỉ với một cú click chuột để triển khai kiến thức một cách dễ dàng mà không gặp rắc rối.
Ngoài ra, bạn không cần phải tạo những Docs này từ đầu. Chọn một mẫu ClickUp, nhập dữ liệu của bạn và bạn đã sẵn sàng để bắt đầu. Ví dụ, Mẫu Wiki ClickUp đi kèm với mọi thứ bạn cần để xây dựng một trang wiki chi tiết, bao gồm cả định dạng bắt mắt.
Để được hỗ trợ thực hành nhiều hơn, hãy thử ClickUp AI. Tăng tốc chiến lược quản lý kiến thức của bạn bằng cách yêu cầu chatbot AI tóm tắt biên bản cuộc họp hoặc định dạng bảng.
Theo dõi các số liệu thống kê sử dụng trong Bảng Điều Khiển tùy chỉnh
Biểu đồ sử dụng, mục tiêu, nhiệm vụ và tình trạng dự án được phân tích chi tiết trong Bảng điều khiển ClickUp 3.0 cực kỳ linh hoạt
Bạn có muốn biết đội ngũ của mình truy cập tài sản và Tài liệu thường xuyên như thế nào không? Bảng điều khiển ClickUp giúp bạn dễ dàng quan sát tất cả các chỉ số KM từ cái nhìn tổng quan. Chỉ cần chọn những chỉ số quan trọng nhất với bạn, và hệ thống sẽ theo dõi dữ liệu cho bạn. Xem wiki nào nhận được nhiều lượt truy cập nhất, nhân viên nào đóng góp nhiều nhất cho cơ sở kiến thức, và cơ sở kiến thức làm cho quy trình làm việc hiệu quả như thế nào. Mọi thứ đều có thể tùy chỉnh 100%, vì vậy bạn có thể điều chỉnh Bảng điều khiển theo ý muốn.
ClickUp: Phần mềm Quản lý Kiến thức Tất cả-trong-Một của bạn
Kiến thức là tài sản vô hình nhưng vô cùng quý giá đối với công ty bạn. Thay vì để kiến thức tan vào hư không, hãy áp dụng những chiến lược quản lý kiến thức này để nắm bắt kiểm soát kiến thức nội bộ.
Chiến lược quản lý kiến thức là điều cần thiết, nhưng bạn vẫn cần phần mềm KM vững chắc để hỗ trợ cho những kế hoạch lớn của mình. Chọn ClickUp để kết hợp quản lý dự án với quản lý kiến thức. Nền tảng làm việc toàn diện của chúng tôi giúp đội ngũ của bạn tiết kiệm thời gian chuyển đổi giữa các nền tảng bằng cách tập hợp mọi thứ - bao gồm cả kiến thức - vào một nơi duy nhất. ✨
Sử dụng ClickUp để lưu trữ kiến thức của đội nhóm bạn. Tạo Workspace ClickUp miễn phí của bạn ngay bây giờ!
.png){kind=small}