Cách Tạo Wiki Công Ty để Nhóm của Bạn Thu Thập và Chia Sẻ Kiến Thức

Việc tạo một wiki là bước đi chiến lược hướng tới việc xây dựng tương lai tốt đẹp hơn cho công ty (tổ chức) và các thành viên trong nhóm của bạn. Bạn đang xây dựng nền móng để tập trung thông tin công ty và tạo ra không gian hợp tác sẽ phát triển theo thời gian.

Sự hợp tác này nâng cao năng suất của nhân viên vì họ có quyền truy cập thông tin tốt hơn và được hướng dẫn cụ thể để điều hướng các quy trình nội bộ. Tuy nhiên, việc tạo wiki của riêng bạn đòi hỏi thời gian và quy trình đã được thiết lập tốt.

Blog này trình bày quy trình từng bước để tạo một wiki với một trong những phần mềm wiki tốt nhất. Trước khi chúng ta bắt đầu, chúng tôi đã thảo luận về định nghĩa của wiki, các loại wiki và lý do bạn nên tạo một wiki.

Wiki Page là gì?

Một trang wiki là trung tâm cộng đồng trực tuyến nơi mọi người mang đến kiến thức, hiểu biết và thông tin của họ. Mặc dù một số nền tảng wiki, như Wikipedia, có thể truy cập công khai, các tổ chức sử dụng các nền tảng khác để thu thập và quản lý thông tin nội bộ, cho phép các nhóm chia sẻ kiến thức và làm việc cùng nhau hiệu quả hơn.

Trong môi trường doanh nghiệp, một trang wiki là bộ não tập thể khuyến khích sự hợp tác giữa nhân viên, học hỏi lẫn nhau và tập trung tất cả kiến thức trong công ty.

Hãy coi đó như một công cụ quản lý công việc phá vỡ các rào cản thông tin và cung cấp quyền truy cập vào thông tin thiết yếu cần thiết để thực hiện công việc của họ. Bằng cách loại bỏ sự hỗn loạn qua lại, nhóm của bạn có thể tập trung hơn vào những gì quan trọng trong khoảng thời gian đã cho.

Các Loại Wiki

Có hai loại wiki—wiki nội bộ và wiki bên ngoài. Hãy xem sự khác biệt giữa hai loại này, vì mỗi loại đóng vai trò khác nhau về khả năng sử dụng.

Tùy thuộc vào mục tiêu của bạn, hãy chọn loại phù hợp cho công ty của bạn.

Wiki Nội Bộ

Wiki nội bộ, còn được gọi là wiki riêng tư, là một trang web đóng chỉ dành cho nhân viên của bạn, những người hợp tác theo thời gian thực để duy trì và cập nhật thông tin nội bộ của công ty. Wiki công ty của bạn trở thành nguồn thông tin đáng tin cậy cho họ khi họ muốn tìm hiểu về các quy định, kiểm tra tài liệu tham khảo khi họ gặp khó khăn, và học hỏi từ các chuyên gia.

Wiki nội bộ cho phép mọi người chia sẻ ghi chú và đề xuất, đóng góp nguồn lực, đặc biệt là đối với một nhóm làm việc từ xa.

Các tổ chức lưu trữ dữ liệu độc quyền và thông tin nhạy cảm về công ty trên các trang wiki nội bộ. Lưu trữ wiki nhóm trên máy chủ riêng của bạn hoặc dịch vụ lưu trữ wiki để kiểm soát hoàn toàn dữ liệu và các trang cá nhân.

Nếu bạn đang tìm kiếm bảo mật nâng cao để bảo vệ dữ liệu của mình, bạn phải lưu trữ wiki nội bộ trên máy chủ của mình. Bạn cần một đội ngũ IT để theo dõi cập nhật thường xuyên và không gian lưu trữ trên cú pháp wiki.

Wiki Bên Ngoài

Wiki bên ngoài cũng được gọi là wiki công cộng, có thể truy cập bởi bất kỳ ai sử dụng kết nối internet. Trang Wikipedia là ví dụ tốt nhất về một wiki bên ngoài chấp nhận đóng góp từ hàng triệu người dùng trên toàn cầu vào các trang công cộng của nó.

Wiki fandom là một ví dụ khác về wiki bên ngoài; đây là cộng đồng những người có chung sở thích và đam mê viết về nó trực tuyến.

Các wiki bên ngoài hoạt động như các trang web tự phục vụ để giảm thiểu các yêu cầu của khách hàng và rút ngắn thời gian chờ đợi để giải đáp những thắc mắc của họ.

Ý tưởng là tạo ra một wiki chứa đựng những vấn đề phổ biến mà khách hàng có thể gặp phải và làm cho nó có thể truy cập công cộng.

Nếu khách hàng gặp vấn đề, họ có thể truy cập vào wiki và cố gắng tự giải quyết vấn đề. Điều này có lợi cho cả khách hàng khi vấn đề của họ được giải quyết nhanh chóng và cho công ty bạn khi đội ngũ hỗ trợ của bạn có thể tập trung giải quyết những vấn đề phức tạp hơn.

Wiki bên trong và bên ngoài giúp tập trung kiến thức sản phẩm và tổ chức của bạn.

Lý do để Tạo Trang Wiki

Mặc dù khái niệm về wiki đã gần như cùng tuổi với internet, việc sử dụng các trang wiki để tăng năng suất là tương đối mới. Dưới đây là những lợi ích của việc tạo wiki trong tổ chức của bạn.

Rộng rãi, wiki công ty được sử dụng cho hai mục đích chính:

• Để tìm thông tin và học điều gì đó

• Để đóng góp kiến thức và dạy điều gì đó

Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về ngữ cảnh này.

Tiết kiệm thời gian

Wiki có nghĩa là ‘nhanh’ trong tiếng Hawaii. Đó là cách Wikipedia có tên—một địa điểm cho việc truy cập thông tin nhanh chóng.

Một trang wiki giúp đội ngũ của bạn nắm bắt thông tin nhanh chóng bằng cách trở thành nguồn kiến thức toàn diện giúp họ hoàn thành công việc nhanh hơn. Từ những nhân viên có kinh nghiệm đến người mới gia nhập, mọi người đều cần thông tin nhanh chóng để thực hiện công việc của mình. Với một wiki nhóm, họ biết dữ liệu ở đâu mà không phụ thuộc vào các nhóm khác, như bộ phận IT.

Nhưng bạn cần tạo một wiki để ngăn chặn việc họ lạc vào mê cung thông tin không mang lại hiệu quả, điều này sẽ tốn một khoảng thời gian đáng kể của giờ làm việc hiệu quả của họ. Kết quả là năng suất thấp và kiệt sức nhân viên.

Hãy hiểu cách một wiki giúp trong việc đào tạo nhân viên mới qua một ví dụ.

Jenna mới gia nhập đội ngũ thiết kế của bạn. Thay vì phải tìm kiếm thông tin về hướng dẫn thương hiệu, phong cách và tiêu chuẩn thiết kế, cô ấy truy cập vào mục ‘Hướng dẫn phong cách’ của wiki. Jenna có thể truy cập ngay lập tức vào các hướng dẫn và tiêu chuẩn. Điều tương tự áp dụng khi cô muốn tìm hiểu thêm về các chính sách công ty và quy tắc ứng xử tại nơi làm việc.

Khuyến khích hợp tác

Các trang wiki là nền tảng tuyệt vời để khuyến khích sự hợp tác giữa các nhân viên trong các đội khác nhau. Các tổ chức tạo ra wiki như hệ thống kiến thức dựa trên sự làm việc nhóm, đầu vào và đóng góp từ các người dùng khác nhau.

Hãy nghĩ về các bài viết wiki như một nền tảng cho nhân viên chia sẻ ý tưởng và suy nghĩ của họ, thêm trang và nội dung, tham khảo hướng dẫn cộng đồng và liên tục làm mới tài liệu để nó phù hợp với thời đại hiện tại.

Đây là một lợi ích đặc biệt quan trọng đối với các đội ngũ làm việc theo hình thức từ xa hoặc kết hợp. Sự chênh lệch múi giờ cản trở dòng thông tin giữa các nhóm cùng làm việc trên một dự án. Wiki giải quyết vấn đề này bằng cách trở thành nguồn thông tin chung để cập nhật những tin tức mới nhất về dự án và tránh sự chậm trễ không phụ thuộc vào vị trí của các đội ngũ.

Khi nhân viên bắt đầu nhận thấy lợi ích từ các trang wiki, họ tự nhiên tham gia vào việc làm cho chúng trở thành nguồn kiến thức tổ chức mạnh mẽ hơn.

Điều tốt nhất là điều này không chỉ dành riêng cho nhân viên có kinh nghiệm; các thành viên mới trong đội cũng có cơ hội để chia sẻ và học hỏi kiến thức ngay từ đầu.

Tổ chức nội dung

Wiki có thể khiến bạn liên tưởng đến những công cụ quen thuộc như bảng tính. Rõ ràng, bảng tính được biết đến với khả năng xử lý lượng lớn dữ liệu.

Tuy nhiên, có hai lĩnh vực mà bảng tính không thể sánh kịp với các trang Wiki—sự cộng tác và tổ chức. Chúng ta đã giải thích về điểm đầu tiên; giờ hãy tập trung vào tổ chức.

Wiki cho phép người dùng thêm thẻ vào nội dung và tạo các danh mục với bố cục có cấu trúc. Thẻ là công cụ của wiki giúp người dùng tìm kiếm thông tin nhanh chóng. Các thành viên trong nhóm gắn thẻ cho nhau để chỉ dẫn đến nguồn thông tin và tránh nhầm lẫn.

Cách tổ chức nội dung này cũng rất có ích khi tiếp nhận các bên liên quan mới (nhà cung cấp, nhà phân phối, các đại lý, v.v.).

Truyền thống, tiếp nhận bao gồm hàng loạt trao đổi email và tài liệu rời rạc. Trang web Wiki bên ngoài cho phép các bên liên quan mới dễ dàng truy cập vào các hướng dẫn tuân thủ, quy tắc cộng tác và lịch trình dự án dưới các danh mục khác nhau trong một nguồn duy nhất.

Liên kết thông tin liên quan

Một đặc điểm nổi bật khác của các trang wiki là khả năng liên kết của chúng. Một liên kết sử dụng mã CSS là một siêu liên kết đến các trang liên quan khác hoặc trang web bên ngoài.

Tính năng liên kết nội bộ này làm cho wiki trở nên mạnh mẽ hơn vì nó giúp người dùng có thể đi sâu vào chi tiết của một dự án hoặc thông tin cụ thể mà không cần thoát khỏi trang wiki. 

Dòng thông tin liền mạch cũng làm cho nó trở thành nguồn học tập dễ dàng cho nhân viên mới của bạn. Hãy để họ tự do khám phá toàn bộ wiki theo nhịp độ của mình, và họ không cần phải tốn hàng giờ không cần thiết để tìm kiếm kiến thức liên quan trên các trang và bài viết khác.

Thêm vào đó, một wiki là hệ thống quản lý nội dung mã nguồn mở với các tính năng hợp tác và cho phép bạn tạo tài khoản người dùng cá nhân với quyền truy cập dựa trên vai trò.

Cập nhật nội dung

Sở hữu một wiki là một thành tựu đáng kể, nhưng đó chỉ là phần nổi của tảng băng. Những người đóng góp chính tiếp tục chỉnh sửa nội dung trong wiki nhóm để cập nhật với những yêu cầu kinh doanh thay đổi.

Tuy nhiên, bạn cần sử dụng một trong những nền tảng wiki phổ biến nhất và dựa vào công cụ xử lý từ để theo dõi các phiên bản chỉnh sửa trực tuyến. Việc quay trở lại nội dung wiki gốc chỉ có thể nếu ai đó đã bật nút lịch sử phiên bản khi chỉnh sửa.

Phần mềm wiki hoặc nền tảng lưu lại từng phiên bản đã chỉnh sửa, và các quản trị viên có quyền cuối cùng để giám sát những gì được đưa vào wiki và những gì không. Cơ chế tích hợp giúp dễ dàng theo dõi các thay đổi và xác định người dùng khác đã thực hiện nó khi nào.

Làm thế nào để Tạo Trang Wiki?

Hãy tập trung vào việc tạo trang wiki sử dụng một trong những Phần mềm Wiki tốt nhất—ClickUp.

ClickUp giúp bạn tạo wikis và kết nối chúng với các nhiệm vụ khác trong dự án của bạn. Theo dõi hoạt động của bạn và cung cấp cho nhân viên thông tin cần thiết để họ thực hiện nhiệm vụ từ một nguồn duy nhất.

Dưới đây là ba tính năng sẽ giúp bạn tạo, viết và thiết kế trang trại wiki và các trang của bạn mà không cảm thấy như một gánh nặng.

ClickUp Docs – Phần mềm Wiki Nội Bộ Tốt Nhất

Sử dụng Docs của ClickUp để tạo và kết nối các wiki, tài liệu đẹp mắt và nhiều hơn nữa cho việc thực hiện ý tưởng một cách liền mạch với đội nhóm của bạn

Thử Nghiệm ClickUp Docs

ClickUp Docs là điểm khởi đầu lý tưởng để tạo wikis. Đây chính là nền tảng của Wiki mới của bạn, cho phép bạn tạo và thêm nội dung và chỉnh sửa tài liệu từ đầu. Để cấu trúc thông tin một cách phù hợp, hãy sử dụng nhiều tùy chọn định dạng trong docs, như đánh dấu trang, bảng biểu và danh sách đạn.

ClickUp là phần mềm wiki cho phép bạn cộng tác với đồng nghiệp theo thời gian thực. Tính năng Cộng Tác Tức Thì và Trực Tiếp cho phép bạn theo dõi những thay đổi của họ trong khi họ đang thực hiện và thêm ý kiến của bạn ngay lập tức để chia sẻ suy nghĩ. Điều này cho phép người biên tập xem xét và chỉnh sửa trước khi xuất bản các thay đổi. Nếu những điều chỉnh cần có cuộc thảo luận nội bộ, hãy gắn thẻ cho thành viên trong nhóm và giao nhiệm vụ cho họ từ wiki để công việc tiến triển nhanh chóng.

Đừng ngần ngại tích hợp các tệp phương tiện phong phú như video hướng dẫn hoặc giáo dục vào trong tài liệu. Thêm biểu đồ luồng, sơ đồ và các yếu tố tương tác khác để làm cho wiki của bạn hấp dẫn về mặt hình ảnh và dễ hiểu.

Thêm vào đó, ClickUp cho phép bạn kết nối các trang wiki với quy trình làm việc hiện tại của bạn. Liên kết lại với các tài liệu đã có, thêm widget trong docs để giao nhiệm vụ và cập nhật trạng thái dự án để mọi người cùng nắm bắt được tiến độ. Như vậy, thông tin và các hành động cần thiết sẽ được tổng hợp cùng một chỗ.

ClickUp AI – Người Tạo Wiki Bằng AI

Việc tạo mới các trang từ đầu trong một wiki có thể là công việc khá nặng nhọc, ngay cả với những người viết dày dạn kinh nghiệm. Các mẫu viết nội dung của ClickUp rất hữu ích cho những người đóng góp chính để xây dựng cấu trúc cho nội dung của họ. Phương pháp tốt nhất để bổ sung cho điều này là sử dụng trợ lý viết ClickUp AI.

ClickUp AI là một trong những công cụ viết AI hàng đầu để viết, chỉnh sửa và định dạng nội dung cho các trang wiki và trang web của bạn. Nếu bạn thiếu ý tưởng, hãy chạy một lệnh nhắc và chuẩn bị bản nháp đầu tiên trong vài giây. Trình soạn thảo nội bộ giúp bạn điêu khắc nội dung để làm cho nó sắc nét và hấp dẫn hơn.

Cần một cú hích sáng tạo? ClickUp AI là đối tác não bộ của bạn để kích thích sự sáng tạo, giúp nội dung của bạn trở nên vui vẻ và đúng điểm.

Sử dụng các tiêu đề có cấu trúc sẵn để định dạng nội dung và tiết kiệm thời gian. Tóm tắt ghi chú cuộc họp và cập nhật nhiệm vụ, sau đó thêm chúng vào wiki của bạn để đảm bảo không bỏ qua bất kỳ cuộc thảo luận quan trọng nào trong phần mềm quản lý kiến thức của bạn.

Mẫu ClickUp

Tích hợp sẵn thông tin tổ chức của bạn vào Mẫu Wiki đã được xây dựng trước

Tải xuống Mẫu Wiki ClickUp

Mẫu Wiki ClickUp giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn trong việc tổ chức và chia sẻ kiến thức với đội ngũ của mình.

Các Mẫu Cơ Sở Kiến Thức được thiết kế sẵn giúp bạn xây dựng kho thông tin một cách nhanh chóng. Thiết kế tương thích này trông gọn gàng trên mọi thiết bị, và các mẫu có thể truy cập trên các ứng dụng khác nhau.

Mẫu cho phép nhân viên của bạn nhanh chóng tìm thấy câu trả lời cho các câu hỏi và dễ dàng điều hướng đến thông tin mong muốn.

Mẫu cho phép bạn tạo ra các giao diện tùy chỉnh như Danh sách, Gantt, Lịch và nhiều hơn nữa. Sử dụng trạng thái tùy chỉnh để tạo nhiệm vụ và theo dõi tiến độ của trang wiki.

Tương tự, thêm thuộc tính để quản lý nền tảng wiki và các trang của bạn, từ đó có được thông tin chính xác hơn.

Tạo Wikis Một Cách Dễ Dàng Sử Dụng ClickUp

Việc tạo một wiki có thể là thách thức và mất nhiều thời gian; tuy nhiên, việc xây dựng công ty và các trang Wiki trở nên dễ dàng với phần mềm wiki phù hợp, như ClickUp.

ClickUp rất hữu ích, đặc biệt khi quy trình làm việc và dự án của bạn có nhiều tài liệu; các mẫu wiki đã được xây dựng sẵn của ClickUp cho phép bạn tạo các quy trình vận hành chuẩn (SOPs), hướng dẫn và chỉ dẫn chi tiết cho đội ngũ của mình. Tùy chỉnh các mẫu để phù hợp với nhu cầu kinh doanh và yêu cầu thông tin của bạn.

Sử dụng Mẫu Kế Hoạch Giao Tiếp của ClickUp để tạo ra một lộ trình quy trình cho việc giao tiếp nhóm không gặp trở ngại

Chẳng hạn, hãy có một mẫu kế hoạch giao tiếp trong các trang wiki của bạn cho việc giao tiếp nội bộ và ngoại bộ trong tổ chức. Xác định đối tượng mục tiêu, cách thức giao tiếp, tần suất giao tiếp và cấu trúc thông điệp của mẫu.

Thêm vào đó, tạo bảng trắng và tài liệu trong ClickUp, kết nối chúng với các nhiệm vụ dự án, tổ chức các phần tổ chức toàn công ty và cho phép mọi người cùng hợp tác. Từ ghi chú cuộc họp và thông số yêu cầu đến SOPs—tất cả đều được tạo ra trong ClickUp Docs ở phiên bản miễn phí.

Để thông tin luân chuyển theo thời gian thực, ClickUp tích hợp với các công cụ quản lý công việc khác, nâng cao năng suất làm việc và độ chính xác dữ liệu của nhóm bạn.

Bạn muốn wiki đầu tiên của mình thành công rực rỡ? Đăng ký ClickUp ngay.

Bắt đầu bằng cách sử dụng các mẫu wiki của ClickUp, được tích hợp đầy đủ tính năng.