Cách Tạo Danh Sách Các Mục Hành Động (Mẫu Các Mục Hành Động)

Trong thế giới kinh doanh, bạn có thể bị bủa vây bởi vô số thuật ngữ – “hãy bắt đầu và đào sâu vào việc tận dụng đội ngũ để hợp lực các dòng chảy và củng cố năng lực cốt lõi, trước khi quay lại sau để liên lạc.” — điều này làm cuộc sống trở nên quá phức tạp.

Để cắt đứt lingo, hãy xem xét các mục hành động. Chúng không nghe có vẻ ấn tượng hay cách mạng. Nhưng chúng hiệu quả hơn nhiều trong việc hoàn thành công việc so với một danh sách việc cần làm truyền thống, dù là trong văn phòng hay trong bếp.

Điểm mấu chốt của các mục hành động là chúng chỉ ra điều cần làm. Một phương pháp chuyên dụng để diễn đạt các nhiệm vụ theo hành động cần thiết, chứ không phải kết quả mong muốn, có thể tăng năng suất đáng kể và đưa bạn đến gần hơn với tham vọng dài hạn của mình.

Mục Hành Động Là Gì?

Trong khi một mục hành động có thể giống như một biệt danh công ty cho một nhiệm vụ, chúng khác nhau. Một nhiệm vụ thường xuất hiện trong một danh sách việc cần làm như một điểm đạn ngắn gọn, đơn giản. Thường không có thông tin đáng kể nào khác ngoài cái gì.

Một mục hành động, ngược lại, là một nhiệm vụ toàn diện hơn, nhưng vẫn tương đối ngắn gọn với một mô tả phác thảo nhiệm vụ theo ai, cái gì, như thế nào và khi nào. Do đó, bất kỳ ai nhận được nó đều có thể trở nên quen thuộc ngay lập tức.

Đồng thời, tại nơi làm việc, trình bày nhiệm vụ theo cách này có thể làm cho việc xác định nhân viên nào sẽ hoàn thành nhiệm vụ tốt nhất trở nên rõ ràng hơn. Đây là một phần của kế hoạch hành động của bạn.

Điều này cho phép người quản lý phân công dễ dàng hơn, mà không cần phải chậm lại và giải thích hai lần. Các mục hành động tự nói lên tất cả.

Download ClickUp’s Action Items Template

5 Mẹo Tạo Danh Sách Các Mục Hành Động

Dưới đây là năm mẹo chính của chúng tôi để tạo ra các mục hành động tuyệt vời giúp bạn duy trì tập trung, hoàn thành nhiệm vụ và đạt được mục tiêu:

1. Làm cho các mục hành động của bạn cụ thể, không trừu tượng

Như chúng tôi đã đề cập trước đó, các nhiệm vụ thường được viết ra như các kết quả trừu tượng, như “tạo bản thuyết trình”, trong khi các mục hành động cần phải là các hành động cụ thể, có thể đánh giá được, chẳng hạn như “hợp tác với bộ phận marketing để chuẩn bị bản thuyết trình 20 phút với tài liệu phát tay cho thứ Hai.” Để có các mục hành động xuất sắc, bạn cần thoát khỏi những đám mây và xuống mặt đất.

2. Phân chia các mục hành động để vừa trong một dòng NHƯNG bao gồm một mô tả

Nếu mất thời gian để đọc như để làm, bạn đang đi sai hướng. Trong khi các mục hành động dài dòng có thể trông nhiều thông tin hơn, chúng thường gây nhầm lẫn và không hiệu quả. Chúng không cần phải hài hước như một câu nói đùa tại câu lạc bộ hài, nhưng chúng nên ngắn gọn! Tuy nhiên, hãy chắc chắn thêm thông tin bổ sung nếu nó là cần thiết để người được giao nhiệm vụ hiểu rõ. Nếu bạn đang viết cho chính mình, bạn có thể quên chi tiết nên bạn có thể thêm một mô tả ngắn để an toàn.

3. Làm việc với một định dạng nhất quán

Cũng giống như các nhà sử học nghệ thuật có thể nhận ra Rembrandt của họ từ Caravaggio, các mục hành động của bạn có thể tạo nên tên tuổi nếu chúng có định dạng nhất quán, hiệu quả. Sự nhất quán dẫn đến sự hiểu biết tốt hơn, với lợi ích bổ sung là bạn sẽ trở nên hiệu quả hơn trong việc chuẩn bị các mục hành động bằng cách thực hành cùng một định dạng.

4. Phân loại các mục hành động của bạn theo ngữ cảnh, hành động và tài nguyên.

Điều quan trọng, không chỉ từ góc độ hiệu quả, là tổ chức và phân loại khi cần thiết. Đối với các mục hành động, bạn nên sắp xếp chúng theo ngữ cảnh (dự án nào, loại công việc, lĩnh vực kinh doanh), các hành động (sáng tạo, giao tiếp, hành chính), và các nguồn lực cần thiết (nhân sự, vật liệu, thời gian, thuê ngoài). Ngay cả khi chỉ là một cách để giữ tổ chức, bạn sẽ thấy lợi ích lớn khi sắp xếp các mục hành động theo cách này.

5. Truyền đạt khi cộng tác

Nếu các mục hành động nổi bật phụ thuộc vào sự cộng tác của nhiều người, bạn nên đặc biệt rõ ràng về điều đó, đảm bảo rằng tất cả mọi người đều biết vai trò của mình trong nhiệm vụ. Trong những trường hợp mà mục hành động sẽ được chuyển giao và truyền đạt cho người khác, mọi người nên có thể tiếp nhận và thực hiện ngay. Khi hoàn thành mục hành động của bạn, phải có một mục mới để thay thế, một mục cập nhật cho mọi người. Với công việc cộng tác, đặc biệt quan trọng là đánh giá lại thông tin cần truyền đạt và liệu sự cộng tác đó có còn cần thiết hay không.

Bonus: Mẫu bảng thông tin!

Điều Gì Tạo Nên Một Mục Hành Động Tốt?

Trước tiên, hãy xem xét nhiệm vụ: “Tìm nhà bán buôn cho sản phẩm mới.” Những hạn chế là gì? Thực ra, đây chỉ là kết quả cuối cùng, rõ ràng là có liên quan nhưng không thực sự hữu ích.

Không có chỉ dẫn ai là người chịu trách nhiệm, cách thực hiện hay khi nào cần hoàn thành. Thực sự không có ích lắm.

Các mục hành động nên nắm bắt:

• Ai chịu trách nhiệm hoàn thành công việc?

• Cái gì cần được thực hiện?

• Như thế nào có thể thực hiện hành động?

• Khi nào là hạn chót?

Vì vậy, sử dụng mô hình này, mục hành động có thể là: “Phòng Vận hành gọi cho các nhà bán buôn tiềm năng (xem danh bạ) để đảm bảo thỏa thuận cho dòng sản phẩm nhà bếp mới – hạn chót 10 tháng 3.”

Lợi ích là rất nhiều.

Có một người chịu trách nhiệm rõ ràng, một bản phác thảo vững chắc về những gì cần làm, và một hạn chót.

Thậm chí có một số thông tin liên quan có thể đẩy nhanh quá trình.

Đừng điên cuồng với các chi tiết bổ sung, vì điều đó có thể phản tác dụng. Một mục hành động không phải là hướng dẫn cho người ngoài hành tinh: “gọi cho các nhà bán buôn bằng cách nhấc thiết bị viễn thông bằng tay thuận của bạn và quay số 11 chữ số chính xác.”

Nếu bạn định thêm thông tin bổ sung, hãy chắc chắn rằng nó có giá trị và liên quan.

Cũng như bạn có nhiều mục tiêu hướng tới một mục tiêu lớn hơn, bạn có thể có nhiều mục hành động cho mỗi mục tiêu. Tóm lại,

• Nhiệm vụ thể hiện kết quả mong muốn (mục tiêu).

• 
  

• Các mục hành động cho thấy các hành động cụ thể cần thiết để hoàn thành chúng.

Làm Thế Nào Để Viết Các Mục Hành Động?

Như chúng ta đã biết, các mục hành động được sử dụng để xác định các hành động cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc công việc. “Thấy gì làm nấy,” có thể nói như vậy. Vì vậy, để tạo một mục hành động, hãy tự hỏi điều gì cần làm và như thế nào bạn có thể làm được.

Cố gắng mô tả hành động trong một hoặc hai câu.

Nếu mục hành động của bạn có vẻ chứa quá nhiều bước, hãy chia nhỏ nó thành các nhiệm vụ nhỏ hơn.

Chìa khóa là viết ra mục hành động ngay khi bạn nghĩ ra. Nếu nó rõ ràng, ngắn gọn và có thể truyền đạt, được diễn đạt theo cách cho phép bạn hoàn thành nhiệm vụ trong một số bước nhỏ, bạn có thể gọi nó là mục hành động và bắt tay vào làm ngay!

Một ví dụ tốt có thể được thực hiện ngay sau khi được đặt ra. Nếu bạn thấy không phải như vậy, có lẽ bạn đã làm cho mục hành động quá phức tạp, hoặc quá mơ hồ.

Ví Dụ Về Mục Hành Động

• Bộ phận Bán hàng liên hệ với khách hàng Springleaf về sự chậm trễ giao hàng

• IT & Agency thảo luận để hoàn tất cập nhật trang web tuần tới – phải hoàn thành trước thứ Năm

• HR gửi báo cáo hiệu suất (hạn chót 25 tháng 7) cho trợ lý giám đốc – bản cứng.

• Theo dõi với quản lý dự án về ngân sách và chi phí bổ sung (tháng 2 đến tháng 4) trước thứ Tư

Ngay cả khi bạn viết các mục hành động cho chính mình, vẫn là thực hành tốt để bao gồm tất cả các phần. Bạn (hy vọng!) sẽ hiểu những gì bạn đang nói.

Bạn có thể bỏ qua một số chi tiết, nhưng nếu công ty sử dụng các mục hành động cho báo cáo hàng ngày của nhân viên hoặc đánh giá hiệu suất, việc bao gồm thông tin này sẽ tốt hơn để giữ hồ sơ công việc của bạn.

Kết Luận

Thực hiện theo các mẹo này cho danh sách việc cần làm và các mục hành động của bạn không mất nhiều thời gian nhưng có thể hoàn toàn thay đổi cách bạn viết và liệt kê các mục hành động.

Với ClickUp, bạn có các công cụ và tính năng năng suất phù hợp để nâng cao các mục hành động và danh sách việc cần làm của mình. Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!