Cách Tạo Báo Cáo Chi Phí Trong Excel
Tính minh bạch tài chính là rất quan trọng khi quản lý ngân sách phòng ban và dự án trong chi tiêu của công ty. Từ chiến dịch tiếp thị đến phần mềm, du lịch và hơn thế nữa, chi phí tăng lên nhanh chóng. Nếu không có sự giám sát nhất quán, sẽ rất khó để biện minh cho giá trị.
Một hệ thống theo dõi chi phí hợp lý là cần thiết cho báo cáo tài chính rõ ràng. Tài liệu được tùy chỉnh cung cấp khả năng hiển thị chi tiết về dòng tiền chảy qua các dự án, phòng ban và chi tiêu cấp độ nhóm. Các dự báo chặt chẽ hơn và bằng chứng về ROI trở nên khả thi cho các sáng kiến lớn và nhỏ. 🏆
Thông qua các hướng dẫn từng bước, bạn sẽ học cách xây dựng báo cáo quản lý chi phí trong Excel. Sử dụng hướng dẫn này như một bệ phóng để thúc đẩy các cuộc thảo luận về tối ưu hóa việc thực thi chính sách chi tiêu của công ty bạn!
Vậy chính xác thì báo cáo chi phí doanh nghiệp là gì? Hãy cùng xem xét một số tính năng chính của các báo cáo chi phí có tác động cao.
Báo Cáo Chi Phí Doanh Nghiệp Là Gì?
Báo cáo chi phí doanh nghiệp là tài liệu theo dõi chi tiêu của công ty cho các sản phẩm, dịch vụ, lương và các chi phí khác. Tài liệu này chứa các hàng và cột ghi lại ngày, mô tả, nhà cung cấp, số tiền, danh mục và các chi tiết khác của các chi phí được liệt kê.
Các tab trong Excel được sử dụng để tách biệt chi phí theo phòng ban, dự án, cá nhân hoặc các loại khác. Các công thức tính tổng chi tiêu theo tuần, tháng, quý hoặc bất kỳ khoảng thời gian nào được chỉ định.
Với các chi phí được theo dõi, các nhà quản lý có thể trả lời các câu hỏi quan trọng ảnh hưởng đến công việc dự án và phân bổ nguồn lực: Ngân sách dự án có phù hợp với chi phí thực tế không? Các chi phí có đúng mã GL không? Chi phí nào đang tăng nhanh?
Lợi ích của việc sử dụng Excel để tổ chức bảng chi phí bao gồm:
Theo dõi ngân sách phòng ban: Xem chi tiêu hàng quý hoặc hàng năm so với ngân sách được phân bổ
Độ chính xác dự báo: Phát hiện xu hướng chi tiêu trong quá khứ để dự đoán chi phí công ty trong tương lai
Tổ chức: Duy trì một mẫu báo cáo chi phí tiêu chuẩn và hệ thống để dễ dàng kiểm tra biên lai và hóa đơn
Chúng tôi hy vọng bạn đạt được mức độ tổ chức dữ liệu tốt để không bị bất ngờ bởi các thay đổi ngân sách vào phút cuối và có bức tranh tài chính chính xác nhất. Điều này đưa chúng ta đến sự kiện chính: Thiết lập quản lý chi phí!
Cách Tạo Báo Cáo Chi Phí Doanh Nghiệp Trong Excel
Trước khi bắt đầu, hãy xem qua các thành phần cốt lõi cần thiết:
Bất kỳ phiên bản Excel nào: Chúng tôi sẽ sử dụng chức năng bảng tính phổ quát
Biên lai và tài liệu chi phí: Tất cả các hồ sơ giao dịch để nhập vào (Tại sao không bắt đầu ngay với báo cáo chi phí tiếp theo của bạn?)
Danh mục chi phí: Định nghĩa danh sách các loại chi tiêu liên quan đến hoạt động của bạn
Với các yếu tố cần thiết đã được tập hợp, chúng ta có tất cả các thành phần để tùy chỉnh một mẫu báo cáo chi phí trong Excel. Hãy bắt đầu ngay với hướng dẫn từng bước!
Bước 1: Tải xuống mẫu theo dõi chi phí miễn phí của chúng tôi
Thay vì xây dựng một trình theo dõi chi phí từ đầu, hãy sử dụng mẫu báo cáo chi phí Excel miễn phí của chúng tôi như một khởi đầu. Nó đã chứa các trường theo dõi tiêu chuẩn cho ngày/thương nhân/số tiền và các công thức được xây dựng sẵn để tự động tổng hợp tổng số theo danh mục. Ghi đè dữ liệu mẫu bằng các chi phí kinh doanh của bạn trong khi giữ lại các công thức được tích hợp sẵn. 🧪
Chỉ cần mở tệp tải xuống để làm theo các bước dưới đây!
Tải xuống Mẫu Excel
Bước 2: Thiết lập thông tin tiêu đề
Trên đầu trang, nhập các chi tiết chính để xác định báo cáo:
Chuẩn bị cho: Thêm tên nhân viên hoặc phòng ban đã phát sinh chi phí
Nộp bởi: Liệt kê người đã chuẩn bị/đóng góp thông tin chi phí và bảng tính
Mục đích: Giải thích ngắn gọn lý do của báo cáo (cuộc họp ngân sách hàng tuần, yêu cầu của quản lý, hoạt động chung của phòng ban)
Thời gian chi phí: Nhập ngày bắt đầu và kết thúc (ngày, tháng, và năm 4 chữ số) bao gồm khoảng thời gian cho tất cả các giao dịch được ghi lại
Sử dụng tiêu đề trang tính để cung cấp ngữ cảnh và rõ ràng cho người xem xét ngân sách
Bước 3: Thiết lập danh mục chi phí
Các danh sách thả xuống trong mẫu bảng tính chi phí không phải để che đi, làm sao để nói nhỉ, "tính thô sơ" của Excel.
Nó phục vụ mục đích rất cần thiết là phân loại rõ ràng và nhất quán trên tất cả các giao dịch của công ty.
Điều này cũng mở rộng đến nhập dữ liệu. Các danh sách thả xuống là một biện pháp an toàn để xử lý dữ liệu không có lỗi và phân tích mạch lạc. Một loại chi phí hoặc mã chi phí viết sai có thể làm rối loạn tất cả. ⚖️
Dưới đây là cách khóa các danh mục của bạn qua danh sách thả xuống:
Nhấp vào mục Văn phòng phẩm (ô B18), và biểu tượng mũi tên thả xuống sẽ xuất hiện
Đi đến Thanh công cụ Menu ở trên cùng, nhấp vào Dữ liệu > Xác thực dữ liệu, và một cửa sổ bật lên sẽ mở ra
Dưới trường văn bản Nguồn, viết lại danh sách để phù hợp với các danh mục chi phí trong doanh nghiệp của bạn. Tách từng danh mục bằng dấu phẩy. (Chúng tôi khuyên bạn nên liệt kê chúng theo thứ tự bảng chữ cái để dễ dàng điều hướng!)
Nhấp vào Áp dụng khi bạn hoàn thành, và xem lại danh sách mới của bạn bằng cách nhấp vào biểu tượng mũi tên thả xuống
Lặp lại quy trình tương tự cho các tiêu đề thả xuống khác: Nhà cung cấp, Mã trung tâm chi phí, Phương thức thanh toán, và Trạng thái thanh toán
Để chỉnh sửa danh mục trong tương lai, thêm hoặc xóa văn bản trong trường văn bản Nguồn khi cần thiết
Chỉnh sửa các danh mục có sẵn để theo dõi chi phí doanh nghiệp nhất quán
Bước 4: Điền các mục dòng vào mẫu
Cuối cùng, thêm từng khoản chi phí kinh doanh riêng lẻ vào từng hàng. Chi tiết rất quan trọng, vì vậy hãy bao gồm càng nhiều ngữ cảnh càng tốt để có tài liệu tài chính rõ ràng.
Ngày Chi Phí: Ngày, tháng và năm mà chi phí phát sinh
Danh Mục Chi Phí: Danh mục của chi phí (Tiếp thị, Du lịch, Phí chuyên nghiệp)
Nhà Cung Cấp: Tên pháp lý đầy đủ của người hoặc công ty phù hợp với W-8 hoặc W-9 của họ. (Đừng làm kế toán của bạn lo lắng với biệt danh)
Mã Trung Tâm Chi Phí: Mã trung tâm chi phí nội bộ từ Bảng Kế Toán của bạn mà chi phí được gắn vào
Mô Tả Chi Phí: Mô tả ngắn gọn chi tiết giao dịch
Số Tiền: Số tiền chi phí bằng đô la
Phương Thức Thanh Toán: Cách số tiền được thanh toán (thẻ tín dụng, tiền mặt, séc)
Trạng Thái Thanh Toán: Chi phí đã thanh toán hoặc đang chờ xử lý
Bạn sẽ nhận thấy chúng tôi đã thêm tổng cộng 7 tùy chọn trạng thái thanh toán. Nhà cung cấp của bạn không biết bạn bè tài chính chăm chỉ của bạn như bạn, vì vậy các giai đoạn chi tiết của quá trình hoàn trả này tạo ra sự minh bạch trong thời gian xung quanh các chi phí phát sinh. Ngữ cảnh bổ sung giúp các nhà quản lý dự án điều hướng các cuộc trò chuyện với nhà cung cấp đang chờ thanh toán. 💬
Những lựa chọn tùy chỉnh nhỏ nhưng quan trọng biến bảng tính chi phí của bạn thành một công cụ phân tích tài chính. Những tài liệu này sẽ tồn tại trong hồ sơ công ty của bạn, vì vậy nhiều thuộc tính hơn sẽ thêm giá trị phân tích.
Cho phép các nhóm theo dõi chặt chẽ các khoản thanh toán trong quá trình phát hành
Bước 5: Tổng chi phí theo danh mục
Các ô được đánh dấu đã có sẵn công thức để cung cấp tổng số cho từng danh mục chi phí. Điều này cho phép theo dõi phân phối chi tiêu dễ dàng.
Tự động tổng hợp chi phí theo danh mục
Tin vui: Bạn không cần phải làm toán! 🤩
Tin xấu: Có một trở ngại. 👀
Chúng tôi đang tạm dừng vì bước tiếp theo đòi hỏi sự kiên nhẫn như Jedi. Đến giờ, bạn đã có tất cả các mục dòng trong bảng chi phí của mình. Tiếp theo, bạn sẽ cần đính kèm biên lai và các tài liệu nguồn khác.
Bước 6: Thêm biên lai và các tài liệu nguồn liên quan
Chúng tôi ước gì có thể nói rằng quá trình này dễ dàng trong Excel, nhưng việc đính kèm tệp trở nên phức tạp nhanh chóng. Đầu tiên, bạn sẽ phải chuyển đổi mỗi biên lai thành một tệp PDF riêng thay vì JPEG. Sau đó, đặt tên chúng theo định dạng phù hợp mà Excel có thể lưu trữ dễ dàng.
Để thêm tệp, bạn cần sử dụng các chức năng nâng cao của Excel như Objects và/hoặc Object Linking and Embedding (OLE). Thực hiện một nhiệm vụ cơ bản trở nên tẻ nhạt. Ví dụ, các tệp không phải của Microsoft có quy trình tải lên phức tạp. Các chức năng trên Thanh công cụ Menu đáng lẽ có thể nhấp vào lại không hoạt động, vì vậy cần thử nghiệm và sai sót.
Nếu bạn đã sử dụng bảng tính Microsoft Excel trên web, cách tiếp cận tốt nhất và hiệu quả nhất là sử dụng Microsoft’s OneDrive. Điều này sẽ giải quyết một số vấn đề mà các nhóm có thể gặp phải với các ứng dụng Excel:
Các tệp trong lưu trữ tệp dựa trên web sẽ làm cho dữ liệu có thể truy cập qua trình duyệt
Các nhóm sẽ không cần cài đặt Excel trên tất cả các thiết bị của họ để cộng tác trên dữ liệu
Bất kỳ ai cũng có thể làm việc với dữ liệu bằng Excel, ngay cả khi họ đang làm việc từ các phiên bản khác nhau
Ngay cả những người dùng nâng cao nhất cũng phải sử dụng cùng một vòng lặp để kết nối các tệp bên ngoài.
Nhưng nếu bạn muốn ở phe Bóng Tối của Lực lượng, một nền tảng năng suất vượt xa một mẫu báo cáo chi phí đơn giản là nơi các liên minh chiến lược và đối tác diễn ra.
Chào mừng đến với ClickUp! 👋
Tạo báo cáo chi phí với ClickUp 15+ chế độ xem và công cụ tự động hóa
3 Mẫu để Xây dựng Bộ Công cụ Giám sát Tài chính Tự động
Mặc dù Excel từ lâu đã là chương trình truyền thống để theo dõi chi phí, nhưng những hạn chế về khả năng cộng tác, tính linh hoạt và chức năng của nó làm nổi bật lý do nên chuyển tài liệu tài chính quan trọng như báo cáo chi phí sang các nền tảng năng suất chuyên dụng như ClickUp.
Với các quy trình làm việc tự động có thể tùy chỉnh cho phê duyệt, chỉnh sửa kéo-thả, quyền dựa trên vai trò, chức năng AI, biểu mẫu chi phí và hình ảnh hóa xu hướng chi tiêu, doanh nghiệp của bạn có thể đưa ra quyết định thông minh nhanh hơn. 📊
Chúng tôi đã chọn lọc ba mẫu chi phí trong ClickUp để cho thấy các công cụ thân thiện với người dùng của ClickUp thúc đẩy khả năng lập tài liệu kế toán so với các bảng tính Excel tĩnh gặp vấn đề về phiên bản.
Lưu ý: Không còn tin xấu từ đây!
1. Mẫu Báo Cáo và Chi Phí Doanh Nghiệp của ClickUp
Tốt nhất cho: Thay thế các khó khăn tuân thủ bằng các giải pháp có thể hành động
Sử dụng chế độ xem Bảng của ClickUp để cộng tác trong các nhiệm vụ chi phí với các đối tác kế toán
ClickUp Mẫu Báo Cáo và Chi Phí Doanh Nghiệp và tất cả các mẫu của ClickUp bao gồm các chế độ xem tùy chỉnh để tối ưu hóa cấu hình cho báo cáo, phê duyệt, thẻ tag, và nhiều hơn nữa.
Nếu bạn chưa quen với các chế độ xem trong phần mềm quản lý dự án, hãy nghĩ về nó như các thư mục hoặc ngăn kéo khác nhau trong một tủ hồ sơ. Mỗi chế độ xem nhóm thông tin được chọn lọc lại với nhau nhưng hiển thị khác nhau để phù hợp với các tiêu chí cụ thể dựa trên những gì quan trọng nhất đối với người hoặc mục đích.
Độ tùy chỉnh sâu của mẫu này mở ra cánh cửa hợp tác toàn đội trong nền tảng ClickUp. Kế toán, Tài chính, và các phòng ban khác không cần phải tạo thêm báo cáo hoặc theo đuổi thông tin qua email. 📥
Thay vào đó, ClickUp giảm bớt công việc trùng lặp bằng cách làm cho tất cả các thành viên trong Workspace dễ dàng truy cập thông tin chia sẻ ở một nơi. Ngữ cảnh tốt hơn có nghĩa là các cuộc trò chuyện hiệu quả khi đến lúc đối chiếu báo cáo chi phí.
Các tình huống như vi phạm chính sách hoặc thay đổi ngân sách trở nên dễ dàng phát hiện hơn. Kết quả là, các nhà quản lý dự án có tầm nhìn rõ ràng hơn về các mô hình chi tiêu, cơ hội tiết kiệm, và sự không nhất quán.
Kết hợp mẫu này với ClickUp Tax Preparation Template để cải thiện việc chuẩn bị thuế với khả năng theo dõi thời gian, thẻ tag, cảnh báo phụ thuộc, email, và nhiều hơn nữa!
2. ClickUp Small Business Expense Report Template
Tốt nhất cho: Quản lý công việc nhà cung cấp và nhiệm vụ thanh toán
Phân loại chi phí liên quan đến du lịch với các danh mục con trong một tài liệu ClickUp
Đơn giản hóa báo cáo chỉ là lợi ích bề mặt của Mẫu Báo Cáo Chi Phí Doanh Nghiệp Nhỏ của ClickUp. Kết hợp quản lý dự án và kế toán dưới một mái nhà. Các mốc thời gian tích hợp kết nối chi phí với các sản phẩm giao hàng, khách hàng và hóa đơn để bạn tối ưu hóa hiệu quả tài chính và hoạt động.
Được thiết kế cho chủ doanh nghiệp và các nhóm nhỏ, mẫu này giúp quản lý công việc nhà cung cấp, vì vậy yêu cầu thanh toán và các yêu cầu quy định không bị bỏ sót. 🔍
Tất cả công cụ của bạn đều trong tầm tay trên nền tảng:
Tính năng nhập và nhúng cho Excel, Google Sheets và các ứng dụng công việc khác
Nhắc nhở tự động hóa nhiệm vụ để quản lý gia hạn và đánh giá
Báo cáo bảng điều khiển để có cái nhìn tổng quan về các chi phí đến nay
Trường tùy chỉnh để theo dõi chi tiết nhà cung cấp
Với những tính năng này và hàng trăm công cụ cộng tác và tích hợp khác trong ClickUp, các doanh nghiệp nhỏ có thể phối hợp các mối quan hệ đối tác nội bộ và bên ngoài một cách dễ dàng.
Kết hợp mẫu này với các mẫu kế toán để theo dõi tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp bạn!
3. Mẫu Báo Cáo Chi Phí của ClickUp
Tốt nhất cho: Kiểm soát chi tiêu của công ty
Theo dõi các nhà cung cấp được thanh toán bằng các phương thức thanh toán cụ thể để theo dõi chặt chẽ
Các doanh nghiệp đã thành lập và các cơ quan tiết kiệm chi phí nên sử dụng Mẫu Báo Cáo Chi Phí ClickUp để cung cấp thông tin tài chính chiến lược một cách nhanh chóng. Nhận cái nhìn tổng quan và chi tiết cần thiết để tối ưu hóa chi tiêu phát triển. ⚡️
Thử các công cụ tích hợp sẵn để dự đoán ngân sách và nhu cầu tài nguyên trong tương lai dựa trên hiệu suất trước đó. Các tích hợp kết nối công việc của khách hàng với chi phí trong khi công cụ báo cáo và quy trình làm việc giúp các nhà quản lý dự án tiết kiệm thời gian theo dõi các khoản phí được kế toán đánh dấu.
Với các công cụ để đơn giản hóa việc giám sát chi phí và thực hiện các nhiệm vụ cần thiết, bao gồm các trường linh hoạt để tổ chức người nhận thanh toán và số tiền, các nhà quản lý có khả năng tùy chỉnh theo dõi chi phí để phù hợp với quy trình làm việc của họ.
Kết hợp mẫu này với Mẫu Biểu Mẫu Thanh Toán ClickUp để tạo các biểu mẫu trực tuyến dễ sử dụng!
Đào Tạo Bổ Sung Về Excel
Trong khi hướng dẫn này tập trung vào việc tạo báo cáo chi phí của riêng bạn, Excel có thể hỗ trợ các nhu cầu kinh doanh khác—khi được triển khai đúng cách.
Dựa trên những gì chúng tôi đã tiết lộ rằng ClickUp mang lại cho doanh nghiệp, chúng tôi có thêm tài nguyên, mẹo và mẫu để bổ sung kiến thức Excel của bạn. Hãy xem các hướng dẫn và thực hành tốt nhất bổ sung này khi Excel cần tỏa sáng! ✨
Quản lý thời gian và theo dõi
Học cách tạo lịch Excel, bảng chấm công, lịch biểu và hơn thế nữa để lập kế hoạch cho ngày của bạn và theo dõi công việc.
Trực quan hóa dữ liệu và bảng điều khiển
Làm cho dữ liệu Excel của bạn trở nên ấn tượng với các hướng dẫn chuyên sâu này để biến thông tin bảng tính của bạn thành các hình ảnh bóng bẩy!
Quản lý dự án
Tạo biểu đồ burndown, biểu đồ Gantt, bảng Kanban và hơn thế nữa trong Excel để lập kế hoạch và quản lý quy trình làm việc.
Tổ chức
Sắp xếp thông tin công ty và nhân viên với công cụ tổ chức trong Excel.
Bonus: Xem các mẫu báo cáo chi phí của Microsoft Excel!
Nâng Cấp Quy Trình Làm Việc Chi Phí Với Các Chế Độ Xem ClickUp
Cuối cùng, chìa khóa là đảm bảo tính minh bạch, khả năng truy cập và độ chính xác với báo cáo chi phí để tiền di chuyển đúng như dự định.
Chúng tôi hy vọng hướng dẫn này đã giới thiệu các khả năng để nâng cấp quy trình làm việc quản lý chi phí. Báo cáo chi phí thực sự là một nỗ lực của cả đội, và các nhóm muốn đáp ứng nhu cầu giám sát và sở thích không nên bị giới hạn bởi Excel. 🧑💻
Dù bạn chọn bảng tính truyền thống hay các trung tâm tập trung mới hơn, chúng tôi nói, “Tại sao không cả hai?” Bắt đầu một Workspace miễn phí trong ClickUp hoặc ClickUp Help Center vào chế độ xem Bảng của ClickUp!