Cách Hiển Thị Sự Phụ Thuộc Trong Excel: Biểu Đồ Gantt & Theo Dõi Sự Phụ Thuộc
Dù là công việc văn phòng, kế hoạch nhỏ hay dự án lớn—khối lượng công việc hàng ngày của bạn thường bao gồm nhiều nhiệm vụ nhỏ. Nhưng trước khi một nhiệm vụ tiến lên, nó cần hoàn thành sự phụ thuộc hiện tại của mình. Đối với các quản lý dự án và trưởng nhóm, việc nhìn thấy cách một nhiệm vụ di chuyển qua từng giai đoạn và liên quan đến các nhiệm vụ khác trong quy trình làm việc của bạn để bạn có thể dự đoán những rào cản là điều cần thiết.
Thách thức ở đây là nhiều người dựa vào bảng tính để hiển thị, theo dõi và trình bày sự phụ thuộc của dự án—nhưng nếu bạn đang cố gắng hiển thị sự phụ thuộc trong Excel, nó có thể hơi phức tạp.
Biết được sự phụ thuộc nhiệm vụ trong bất kỳ dự án nào là quan trọng—nghĩa là chuỗi các nhiệm vụ không thể thay đổi, và một nhiệm vụ cụ thể không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ khác hoàn thành, và ngược lại. Các quản lý dự án thường sử dụng phần mềm quản lý nhiệm vụ để theo dõi sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ dự án cá nhân.
Nói ngắn gọn, sự phụ thuộc nhiệm vụ, trong trường hợp này, là mối quan hệ đơn giản giữa hai hoặc nhiều nhiệm vụ trong một dự án. Sự phụ thuộc nhiệm vụ là điều phổ biến trong Excel để giúp xác định thứ tự mà các đội ngũ thực hiện dự án.
Có nhiều cách khác nhau, tương đối mất thời gian để hiển thị sự phụ thuộc trong Excel. Và trong khi có những phương pháp dễ sử dụng hơn để hiển thị sự phụ thuộc, chúng ta sẽ tập trung vào cách làm trong biểu đồ Gantt của Excel trước, sau đó cung cấp một cách nhanh chóng hơn để có được cái nhìn giống nhau (và chi tiết hơn nhiều) thông qua một công cụ khác.
Sự phụ thuộc trong Excel là gì?
Sự phụ thuộc là các hoạt động hoặc nhiệm vụ mà các nhiệm vụ khác phụ thuộc vào—hoặc phụ thuộc vào những nhiệm vụ khác để hoàn thành trước. Nói ngắn gọn, sự phụ thuộc trong Excel là mối quan hệ đơn giản giữa hai hoặc nhiều nhiệm vụ đang chờ xử lý trong một dự án.
Sự phụ thuộc nhiệm vụ còn được biết đến như một mối quan hệ logic, có thể là sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ dự án hoặc giữa nhiệm vụ và các mốc quan trọng.
Quản lý dự án yêu cầu sự hiểu biết đúng đắn về sự phụ thuộc nhiệm vụ và cách hiển thị những sự phụ thuộc đó trong Excel. Và may mắn thay, chúng tôi sẽ đi sâu vào quá trình đó để giúp bạn tạo và hiểu sự phụ thuộc nhiệm vụ của riêng mình với công cụ này. 🤓
Cách hiển thị sự phụ thuộc nhiệm vụ trong Excel
Bất kể lịch trình dự án ấn tượng đến đâu, nếu không bao gồm mô tả về các sự phụ thuộc quan trọng liên kết với dự án thì đó là một rủi ro lớn đối với việc cung cấp giá trị dự án xuất sắc. 🚩
Tạo các công việc phụ thuộc trong Excel cũng đơn giản như việc bạn chỉ cần nhấp đúp vào một công việc và thiết lập phụ thuộc từ khung bên phải—nhưng chúng ta hãy cùng đi qua từng bước một. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để hiển thị sự phụ thuộc công việc trong Excel:
Bước 1: Mở tab Chỉnh sửa Công việc
Nhấp chuột phải vào công việc mà bạn muốn sử dụng làm tiền đề, và tab chỉnh sửa công việc sẽ xuất hiện.
Bước 2: Chọn Công việc Tiền đề từ menu thả xuống
Chọn công việc tiền đề mà bạn muốn sử dụng.
Bước 3: Thiết lập loại phụ thuộc và độ trễ
Có nhiều loại phụ thuộc khác nhau có sẵn trong Biểu đồ Gantt của Excel, bao gồm:
Kết thúc-Đến-Bắt đầu
Bắt đầu-Đến-Bắt đầu
Kết thúc-Đến-Kết thúc
Bắt đầu-Đến-Kết thúc
Mặc dù có thể có nhiều loại phụ thuộc trong dự án của bạn, nhưng Kết thúc-Đến-Bắt đầu là loại phụ thuộc thông dụng và hợp lý nhất trong quản lý dự án hàng ngày.
Bước 4: Thêm phụ thuộc
Nhấp vào nút Thêm để thêm phụ thuộc, sau đó nhấp OK.
Sự phụ thuộc công việc sẽ được thiết lập ngay lập tức trong dòng thời gian.
Bước 5: Hiển thị các kết nối
Trong trường hợp các kết nối phụ thuộc công việc không hiển thị, hãy vào Cài đặt dưới menu Gantt, sau đó nhấp Hiển thị Kết nối.
Cách chỉnh sửa phụ thuộc công việc trong Excel
Chúng ta hiểu rằng sai sót có thể xảy ra và hoàn cảnh có thể thay đổi! Trong Excel cũng không có gì là cố định. Bạn luôn có thể thay đổi phụ thuộc công việc nếu cần. Dưới đây là một số mẹo chỉnh sửa nhanh:
Để thay đổi phụ thuộc công việc trong Excel, nhấp đúp vào công việc mong muốn
Để xóa một phụ thuộc, chọn phụ thuộc công việc và nhấp vào nút xóa
Để chỉnh sửa một phụ thuộc, nhấp vào nút chỉnh sửa
Nhớ lưu lại một lần và bạn đã hoàn tất!
Các loại phụ thuộc trong Excel
Có hai loại phụ thuộc trong Excel phổ biến mà chúng ta sẽ tìm hiểu và các loại phụ thuộc công việc khác nhau thuộc về từng loại:
1. Theo dõi phụ thuộc
Một theo dõi phụ thuộc được định nghĩa là ô—or nhóm các ô—bị ảnh hưởng bởi mục khác mà bạn đã chọn. Excel hiển thị các mũi tên màu xanh liên kết các ô khác liên quan đến ô đang hoạt động khi sử dụng công cụ kiểm tra công thức.
Bảng tính Excel thường chứa nhiều công thức, và việc hiểu mối quan hệ giữa các ô trong bảng tính sẽ trở nên khó khăn nếu không có theo dõi phụ thuộc, tính năng theo dõi phụ thuộc, hoặc biểu đồ Gantt trong Excel.
Nói ngắn gọn, theo dõi phụ thuộc là một công cụ kiểm tra công thức tích hợp sẵn trong Excel giúp quản trị viên và các nhóm phân tích mối quan hệ giữa các ô trong một bảng tính Excel.
2. Phụ thuộc biểu đồ Gantt
Một phụ thuộc biểu đồ Gantt, còn được gọi là công việc phụ thuộc, đơn giản chỉ là mối quan hệ giữa các dự án.
Hầu hết các dự án có nhiều công việc diễn ra liên tiếp hoặc cùng một lúc và thường xuyên, những công việc này ảnh hưởng lẫn nhau và được gọi là phụ thuộc biểu đồ Gantt.
Quản lý dự án biểu đồ Gantt là lý tưởng để tạo và theo dõi nhiều công việc, và hiểu cách chúng liên quan đến nhau. Các mối quan hệ công việc khác nhau được trình bày trực quan trong biểu đồ Gantt, giúp dễ dàng quản lý nhiều hành động diễn ra cùng một lúc.
Các mối quan hệ công việc khác nhau được định nghĩa là các loại phụ thuộc biểu đồ Gantt khác nhau, dưới đây là một số loại phổ biến nhất:
Phụ thuộc công việc Kết thúc-Đến-Bắt đầu
Kết thúc-Đến-Bắt đầu là loại phụ thuộc công việc Gantt phổ biến nhất và cũng dễ hiểu. Phụ thuộc công việc này xảy ra khi công việc đầu tiên phải hoàn thành để công việc tiếp theo có thể bắt đầu. Do đó, việc hoàn thành công việc cha mẹ ban đầu chậm trễ có nghĩa là công việc tiếp theo cũng sẽ bắt đầu chậm trễ, dẫn đến hiệu ứng domino. 😳
Phụ thuộc công việc Bắt đầu-Đến-Bắt đầu
Sự phụ thuộc này xảy ra khi một nhiệm vụ phụ không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ ban đầu được khởi động.
Lưu ý: Hai nhiệm vụ không cần thiết phải diễn ra liên tiếp hoặc bắt đầu cùng một lúc (và thường không như vậy). Nhiệm vụ phụ có thể bắt đầu sau khi nhiệm vụ ban đầu đã bắt đầu một khoảng thời gian.
Trong hầu hết các trường hợp, nhiệm vụ đầu tiên có thể kết thúc trước khi nhiệm vụ thứ hai bắt đầu. Tuy nhiên, do nhiệm vụ ban đầu không cần phải hoàn thành trước khi nhiệm vụ phụ bắt đầu, đây không phải là sự phụ thuộc Kiểu Hoàn Thành-đến-Bắt Đầu.
Sự phụ thuộc nhiệm vụ Kiểu Bắt Đầu-đến-Hoàn Thành
Mặc dù rất hiếm, sự phụ thuộc Kiểu Bắt Đầu-đến-Hoàn Thành vẫn có xu hướng xảy ra từng lúc.
Đây đơn giản là trường hợp ngược lại của sự phụ thuộc Kiểu Hoàn Thành-đến-Bắt Đầu thông thường, nơi nhiệm vụ đầu tiên cần phải hoàn thành để nhiệm vụ phụ mới có thể bắt đầu. Với sự phụ thuộc Kiểu Bắt Đầu-đến-Hoàn Thành, nhiệm vụ đầu tiên không thể hoàn thành cho đến khi nhiệm vụ phụ bắt đầu. Do đó, nhiệm vụ phụ không cần phải kết thúc cùng lúc với khi nhiệm vụ ban đầu bắt đầu.
Sự phụ thuộc nhiệm vụ Kiểu Hoàn Thành-đến-Hoàn Thành
Sự phụ thuộc này ám chỉ tình huống nơi nhiệm vụ đầu tiên phải được hoàn thành để nhiệm vụ tiếp theo cũng được hoàn thành. Nhiệm vụ thứ nhất và thứ hai có mối quan hệ trực tiếp và có thể diễn ra đồng thời.
Lưu ý: Nhiệm vụ thứ hai hoàn toàn phụ thuộc vào nhiệm vụ đầu tiên và không cần phải hoàn thành cùng một lúc với nhiệm vụ đầu tiên.
Nhược điểm khi sử dụng Excel để biểu diễn sự phụ thuộc nhiệm vụ
Mặc dù có những lợi ích và sự phổ biến toàn cầu trong các doanh nghiệp, Excel không phải là công cụ tốt nhất để nhanh chóng hoặc dễ dàng biểu diễn sự phụ thuộc nhiệm vụ—đặc biệt là đối với các hệ thống dựa trên dữ liệu.
Dưới đây là một số lý do chính:
Khả năng mở rộng hạn chế
Các công ty lớn thường có nhiều dự án và nhiệm vụ diễn ra cùng một lúc—đây là lúc bảng tính Excel bắt đầu bộc lộ những hạn chế và thách thức trong việc xử lý lượng lớn dữ liệu và các dự án phức tạp.
Định dạng mới nhất của Excel chứa 1,048,576 hàng và 16,384 cột. Có vẻ như đó là không gian đủ rộng trên giấy, nhưng dữ liệu tăng lên theo sự phát triển của công ty. Điều này càng trở thành thách thức nếu tổ chức của bạn quản lý hàng nghìn tài khoản ở các thành phố và quốc gia khác nhau.
Kiểm soát phiên bản kém
Một cuộc khảo sát của FSN đã phát hiện ra hơn 50% người dùng bảng tính tuyên bố họ phải dành một lượng thời gian đáng kể để kiểm tra số liệu mỗi lần họ thực hiện thay đổi. 😳
Thực tế, đó không phải là cách sử dụng thời gian quý giá một cách hiệu quả.
Thiếu kiểm soát phiên bản đúng đắn dẫn đến việc tạo ra các tệp trùng lặp với các bộ dữ liệu khác nhau chỉ để đảm bảo rằng công việc không bị mất. Nhưng đây là một hệ thống lỗi. Ít nhất, việc có hàng tá bản sao của cùng một bộ dữ liệu dẫn đến sự lộn xộn và nhầm lẫn khi đến việc đặt tên tệp, chia sẻ và trình bày.
Hơn nữa, các thành viên có khả năng vô tình ghi đè lên bảng tính, gây ra sự chậm trễ không cần thiết. Khả năng của Excel trong việc theo dõi và lưu trữ các thay đổi thực tế, theo thời gian thực đe dọa đến tính toàn vẹn của dữ liệu, chủ yếu trong các trường hợp nhiều nhóm hoặc thành viên quản lý một sổ làm việc duy nhất.
P.S., đó là một sự cố rất thường xuyên!
Phục hồi sau thảm họa không ổn định
Dù bạn làm việc không mệt mỏi trên sổ làm việc của mình, bạn có thể sẽ gặp phải tệp bị hỏng. 😔
Trong một số trường hợp, công cụ phục hồi có thể thất bại khi cố gắng sửa chữa các sổ làm việc Excel bị hỏng, và ngay cả các tệp đã phục hồi cũng có thể không bao gồm những cập nhật mới nhất của bạn.
Ngược lại, một cơ sở dữ liệu trực tuyến loại bỏ nỗi đau phải sao lưu và phục hồi các tệp bị mất.
Trong ClickUp, việc sao lưu được thực hiện thường xuyên và hoàn toàn tự động. Tính năng phụ thuộc của ClickUp giúp bạn dễ dàng quản lý dự án của mình mà không phải đối mặt với việc mất dữ liệu hay những nỗ lực phục hồi vô ích.
ClickUp: Giải pháp quản lý công việc phụ thuộc trực quan
Việc tạo và biểu diễn các mối quan hệ phụ thuộc trong quản lý dự án có thể được thực hiện nhờ Excel và các phần mềm thay thế—nhưng ClickUp lại đơn giản hóa quy trình này.
Bạn đang thắc mắc ClickUp là gì? Hãy chuẩn bị sẵn sàng, các bạn. 😎
ClickUp là công cụ quản lý dự án toàn diện, tích hợp mọi nhu cầu quản lý công việc—không kể quy mô nhóm, ngành nghề hay yêu cầu sử dụng.
Hướng dẫn thêm mối quan hệ phụ thuộc vào ClickUp
Được các đội ngũ trên toàn thế giới tin tưởng, ClickUp là giải pháp quản lý công việc được xây dựng để tuỳ chỉnh, với hàng trăm tính năng linh hoạt cho các đội nhóm để phát triển dự án, quản lý nhiệm vụ và cộng tác, tất cả trong một nơi.
Phụ thuộc ClickUp cho phép các đội ngũ vẽ ra mối quan hệ giữa các dự án, nhiệm vụ, tài liệu và các phụ thuộc trên một nền tảng trực quan. Chỉ với vài cú nhấp chuột trên giao diện kéo và thả, bạn có thể…
Liên kết các Nhiệm vụ ClickUp và ý tưởng liên quan với nhau
Thiết lập phụ thuộc để biết công việc tiếp theo
Chuyển đổi giữa các nhiệm vụ liên quan, và tài liệu ClickUp, và tích hợp công cụ bên ngoài
Tạo liên kết giữa các tài liệu.
Đó chính là ước mơ của chúng ta đấy. ⬆️😍
Sự dễ sử dụng, bộ công cụ linh hoạt, và thư viện mẫu đang phát triển làm cho ClickUp trở thành một lựa chọn xuất sắc thay thế Excel. Và không giống như quản lý dự án Excel, quản lý nhiệm vụ ClickUp là một quá trình dễ dàng, nhanh chóng và không căng thẳng.
Làm thế nào để tận dụng tối đa các phụ thuộc nhiệm vụ trong ClickUp
Được rồi, vậy ClickUp nghe có vẻ khá tuyệt, nhưng chính xác là phụ thuộc ClickUp là gì và bạn sử dụng chúng như thế nào?
Cách tạo phụ thuộc trong ClickUp
Tạo một nhiệm vụ mới hoặc mở một nhiệm vụ đã có để bắt đầu tạo phụ thuộc.
Trong menu tùy chọn, cuộn xuống đến Mối quan hệ, sau đó chọn Phụ thuộc. Tại điểm này, điều quan trọng là phải hiểu rằng có các loại phụ thuộc khác nhau trong ClickUp.
Bao gồm:
Đang Chờ: Điều này có nghĩa là đang chờ các nhiệm vụ cần hoàn thành trước một nhiệm vụ cụ thể.
Chặn: Điều này có nghĩa là chặn các nhiệm vụ không thể bắt đầu cho đến khi một nhiệm vụ cụ thể hoàn thành.
Nhiệm vụ Liên quan: Lý tưởng nhất, đây là các nhiệm vụ liên quan đến nhau nhưng không hẳn phụ thuộc lẫn nhau.
Trong trường hợp này, nhiệm vụ chính là Tiến hành Nghiên cứu về Thách thức và Hệ thống Hiện tại. Để thêm một hoặc nhiều nhiệm vụ mà nhiệm vụ cụ thể này đang chờ đợi, chọn Đang Chờ từ danh sách các phụ thuộc.
Chọn một nhiệm vụ mà nhiệm vụ này đang chờ đợi từ danh sách các nhiệm vụ có sẵn, sau đó nhấp vào Hoàn tất. Làm tương tự cho các nhiệm vụ bạn thường phân loại dưới Chặn, và Nhiệm vụ Liên quan, sau đó nhấp vào Hoàn tất cho mỗi nhiệm vụ.
Phân bổ lại các mối quan hệ phụ thuộc trực tiếp trong ClickUp
Cách thêm mối quan hệ phụ thuộc trong giao diện Board hoặc List
Di chuyển con trỏ chuột lên nhiệm vụ cụ thể, sau đó nhấn vào menu ba chấm. Chọn mối quan hệ phụ thuộc từ menu xổ xuống và kiểm tra các mối quan hệ phụ thuộc đã có sẵn cũng như thêm mới.
Cách liên kết các nhiệm vụ hàng loạt
Bạn có thể tạo liên kết giữa nhiều nhiệm vụ một cách dễ dàng. Bạn có thể liên kết các nhiệm vụ với nhiệm vụ chính hoặc liên kết chúng với nhau. Nếu có vấn đề khi liên kết với các nhiệm vụ khác, bạn sẽ nhận được thông báo cảnh báo về một phụ thuộc khác.
ClickUp sẽ thông báo cho bạn khi có nhiệm vụ khác đang chờ được hoàn thành
Hãy tham khảo hướng dẫn của chúng tôi về phần mềm biểu đồ phụ thuộc tốt nhất!
Cách quản lý phụ thuộc trong Gantt view
Gantt view trong ClickUp cho phép bạn hình dung các mối phụ thuộc, lập kế hoạch thời gian và quản lý nguồn lực để quản lý nhiệm vụ một cách chi tiết hơn.
Chọn + View, sau đó chọn Gantt.
Thiết lập ngày đến hạn cho các nhiệm vụ để hình dung dòng công việc của bạn, sau đó kéo và thả các kết nối giữa các nhiệm vụ để ngay lập tức truyền đạt mối quan hệ và phụ thuộc giữa các nhiệm vụ.
Chỉ đơn giản vậy thôi!
Tạo liên kết giữa các công việc và Công việc quan trọng trong chế độ xem Gantt của ClickUp
Bạn có thể đặt tên cho giao diện này và còn có thể thiết lập để chỉ mình bạn xem được.
Với ClickUp, bạn không cần phải cài đặt Gantt cho Excel. Tính năng này đã sẵn có! Chế độ xem Gantt giúp bạn quản lý công việc một cách toàn diện và cung cấp cái nhìn trực quan hơn về mối liên kết giữa các công việc.
Tận dụng ClickUp cho việc quản lý mối quan hệ giữa các công việc
Mối liên kết giữa các dự án không phải là điều mới mẻ trong quản lý công việc. Dù có nhiều công cụ khác nhau, bao gồm cả Excel, để quản lý nhiệm vụ dự án, nhưng ít có công cụ nào cung cấp sự kết hợp hoàn hảo giữa khả năng mở rộng, dễ sử dụng và tin cậy để hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.
Excel, mặc dù vẫn được nhiều người sử dụng, nhưng có những hạn chế khiến nó không phải là lựa chọn tốt nhất để tạo hoặc biểu diễn mối liên kết công việc.
ClickUp ra đời để giải quyết điều đó. 💜
ClickUp tích hợp các công cụ và tính năng cao cấp giúp cá nhân, nhóm làm việc và doanh nghiệp lớn quản lý từ công việc hàng ngày đến dự án phức tạp.
Các tính năng liên kết công việc dễ sử dụng và giao diện Gantt sinh động chỉ là bước khởi đầu của những gì ClickUp có thể mang lại cho bạn. Và điểm cộng lớn nhất? Bạn có thể sử dụng miễn phí.
Hãy truy cập tất cả các tính năng này cùng với không giới hạn số lượng công việc và thành viên, 100MB dung lượng lưu trữ, và hơn 1,000 tích hợp mạnh mẽ hoàn toàn miễn phí, ngay từ hôm nay. Còn chần chừ gì nữa?
Đăng ký ClickUp để trải nghiệm các tính năng quản lý công việc nhanh chóng, thuận tiện và đáng tin cậy
.jpeg){kind=small}