Cách Giảm Căng Thẳng Bằng Các Chiến Lược Tổ Chức
Kiệt sức là một hiện tượng rất phổ biến tại các nơi làm việc trên toàn thế giới. Nó ảnh hưởng đến mọi người từ lãnh đạo doanh nghiệp đến nhân viên bán thời gian, và tác động của nó là đáng kể.
Thực tế, 48 phần trăm người lao động tại Hoa Kỳ cảm thấy mệt mỏi về tinh thần và thể chất vào cuối ngày làm việc, so với 39% trung bình toàn cầu. Với mức độ căng thẳng cao như vậy và kiệt sức là hiện tư ợng phổ biến, đã đến lúc chúng ta cần có những bước đi chủ động để giảm thiểu kiệt sức.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ khám phá tất cả những gì bạn cần biết về kiệt sức và cách giảm thiểu nó bằng các chiến lược tổ chức.
Dấu Hiệu Kiệt Sức Tại Nơi Làm Việc
Có nhiều dấu hiệu của kiệt sức và nó có thể biểu hiện khác nhau tùy thuộc vào từng cá nhân. Một số dấu hiệu phổ biến bao gồm:
Thường xuyên đến muộn làm việc
Giảm nhiệt huyết, mục tiêu, khát vọng và cam kết
Tăng sự vắng mặt
Đối xử tệ với đồng nghiệp
Mắc những sai lầm không đáng có
Hành vi không hợp tác
Tăng sự hoài nghi và thờ ơ
Cuộc Đại Từ Chức
Hàng triệu nhân viên đang tìm cách nghỉ việc trong cái gọi là 'Cuộc Đại Từ Chức'. Sau tác động thay đổi cuộc sống của coronavirus và sự ảnh hưởng đến an ninh công việc, nhiều người đang kiểm soát cuộc sống của họ và từ chức để tìm kiếm nh ững điều tốt đẹp hơn. Theo lời của nhà tâm lý học tổ chức, Melissa Doman, “sự kiện chấn thương định hình thế hệ này đã khiến họ nhìn nhận một cách dài lâu, trung thực về cách họ xây dựng cuộc sống của mình, hoặc cách cuộc sống của họ được xây dựng cho họ.”
Có thể bạn cũng đang cân nhắc nghỉ việc. Tuy nhiên, trước khi quyết định nghỉ việc, điều quan trọng là bạn cần xem xét cách giảm thiểu kiệt sức và căng thẳng công việc trước. Rốt cuộc, nếu bạn không giải quyết gốc rễ của vấn đề, bạn sẽ chỉ kết thúc ở một công việc mới mà cũng khiến bạn căng thẳng và kiệt sức như công việc trước. Điều quan trọng là ưu tiên các chiến lược quản lý để bạn có thể đối phó trong những thời điểm căng thẳng cao và lấy lại quyền kiểm soát cuộc sống của mình. Các chiến lược mà chúng tôi đã chia sẻ giúp giảm thiểu kiệt sức để bạn có thể đối phó với căng thẳng và đưa ra các quyết định lớn trong cuộc sống với sự rõ ràng và tự tin.
Nguyên Nhân Phổ Biến Của Kiệt Sức
Trước khi bạn thực hiện các thay đổi để giải quyết kiệt sức, bạn cần hiểu điều gì có thể đã gây ra kiệt sức ngay từ đầu. Dưới đây chúng tôi đã liệt kê các nguyên nhân phổ biến nhất của kiệt sức tại nơi làm việc:
👉 Thiếu Kiểm Soát: nhiều nhân viên bắt đầu cảm thấy tác động của kiệt sức khi họ nhận ra họ không có hoặc rất ít kiểm soát lịch làm việc, nhiệm vụ công việc, khối lượng công việc, và tính linh hoạt trong công việc.
👉 Vai Trò Công Việc và Kỳ Vọng Không Rõ Ràng: không hiếm khi kiệt sức xảy ra với những nhân viên làm việc trong một vai trò chưa được làm rõ hoàn toàn. Nếu bạn không rõ vai trò của mình bao gồm những gì và những gì được mong đợi từ bạn, bạn có nhiều khả năng cảm thấy không thoải mái tại nơi làm việc và trải qua kiệt sức.
👉 Thiếu Cân Bằng Giữa Công Việc và Cuộc Sống: đáng buồn thay, nhiều tổ chức khuyến khích làm việc hơn 80 giờ mỗi tuần và khen ngợi những nhân viên hiếm khi nghỉ ngơi. Điều này khuyến khích một văn hóa làm việc tiêu cực coi trọng sản lượng hơn sức khỏe tinh thần và thể chất của nhân viên. Nếu công việc chiếm hầu hết thời gian của bạn và bạn đang gặp khó khăn trong việc duy trì bất kỳ sự cân bằng nào giữa công việc và cuộc sống, bạn có nhiều khả năng sẽ kiệt sức nhanh chóng.
👉 Môi Trường Làm Việc Tiêu Cực: không cần phải nói rằng một môi trường làm việc tồi tệ có thể có ảnh hưởng lớn đến kiệt sức. Các yếu tố như quản lý vi mô, lãnh đạo tồi, và cảm giác bị đồng nghiệp làm mất uy tín đều có thể góp phần vào cảm giác kiệt sức.
👉 Thiếu Hỗ Trợ: nếu bạn đang gặp khó khăn trong công việc, điều quan trọng là có những người bạn có thể gọi điện để nhận sự hỗ trợ. Thiếu sự hỗ trợ thích hợp, cảm giác cô lập có thể xuất hiện và bạn có khả năng cảm thấy căng thẳng. Thiếu sự hỗ trợ là một nguyên nhân phổ biến của kiệt sức nhân viên.
Dưới đây là các chiến lược tốt nhất bạn có thể sử dụng để tránh kiệt sức.
Đặt Lịch Nghỉ Thường Xuyên
Nếu bạn cảm thấy mình đang kiệt sức, điều quan trọng là lên lịch nghỉ ngơi. Việc nghỉ ngơi thường xuyên khỏi công việc khi có thể là rất quan trọng để bảo vệ sức khỏe tinh thần và lấy lại năng lượng. Một số công ty hiện đang cung cấp kỳ nghỉ không giới hạn, trong khi những công ty khác cung cấp ngày nghỉ vì sức khỏe tinh thần để bạn có thể tránh xa công việc và nghỉ ngơi cần thiết.
Nếu bạn đã bị ảnh hưởng bởi kiệt sức, việc nghỉ làm có thể là cần thiết để nhận được điều trị. Mặc dù có thể cảm thấy khó khăn khi yêu cầu nghỉ làm để điều trị, tốt nhất là bạn nên tiếp cận nhà tuyển dụng của mình càng sớm càng tốt để có thể hồi phục.
Đôi khi một đêm ngủ ngon cũng có thể giúp bạn tránh xa căng thẳng một cách bất ngờ. Một nghiên cứu của Sleep Junkie cho thấy 90% các giám sát viên ngủ ngon tin rằng điều này có ảnh hưởng tích cực đến công việc.
Lên Lịch Thời Gian Của Bạn
Một trong những cách hiệu quả nhất để quản lý kiệt sức của nhân viên là lên lịch công việc. Sử dụng phần mềm lập lịch, bạn có thể lên lịch thời gian mà bạn muốn nhân viên dành cho công việc hoặc các dự án cụ thể và thời gian mỗi nhiệm vụ nên mất. Những nhiệm vụ này sau đó có thể được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, đảm bảo thời gian được dành cho các nhu cầu giám sát và hỗ trợ.
Tại ClickUp, chúng tôi cung cấp giải pháp lập lịch tối ưu và tạo ra một ứng dụng để thay thế tất cả. Bạn có thể lưu trữ tất cả công việc của mình ở một nơi, lên lịch các nhiệm vụ, quản lý khối lượng công việc, tải lên tài liệu của bạn, trò chuyện với đồng nghiệp, đặt mục tiêu, theo dõi tiến độ của bạn và nhiều hơn thế nữa. Không có công cụ tổ chức nào tốt hơn và không có cách nào tốt hơn để giảm kiệt sức.
Xem khối lượng công việc của từng thành viên trong chế độ xem Workload của ClickUp
Phân công công việc cho người khác
Kiệt sức thường xảy ra khi mọi người cảm thấy cần phải tự mình xử lý tất cả các yêu cầu công việc. Phân công công việc là một cách tuyệt vời để giảm các triệu chứng của kiệt sức. Dưới đây là một số công việc hàng ngày phổ biến có thể được phân công:
Kế toán và sổ sách
Dịch vụ khách hàng
Công việc hành chính
Nhập dữ liệu
Đóng gói và vận chuyển
Hỗ trợ kỹ thuật và IT
Phân công công việc cho người khác và tự động hóa càng nhiều công việc càng tốt sẽ giúp bạn có thêm thời gian cho những việc khác, giảm bớt khối lượng công việc để bạn có thời gian giải quyết những nhiệm vụ ưu tiên. Hơn nữa, nhờ chức năng Nhiều người được giao nhiệm vụ, bạn có thể chia nhỏ công việc giữa các thành viên trong nhóm. Dù công việc phức tạp đến đâu, với chức năng Nhiều người được giao nhiệm vụ, bạn có thể có những người giỏi nhất làm việc trên đó.
Liệt kê ba ưu tiên hàng đầu của bạn
Nếu bạn đang tiếp cận kiệt sức, thì đã đến lúc đánh giá lại các ưu tiên công việc của mình. Bạn không thể đạt được tất cả các mục tiêu hoặc hoàn thành tất cả công việc cùng một lúc. Mọi thứ phải được thực hiện từng bước một, vì vậy điều quan trọng là biết bạn muốn ưu tiên điều gì.
Một câu hỏi hữu ích để hỏi là, đâu là hai hoặc ba ưu tiên hàng đầu của bạn? Khi bạn biết các nhiệm vụ ưu tiên của mình là gì, khối lượng công việc của bạn có thể được tái cấu trúc xung quanh những nhiệm vụ này. Chức năng Ưu tiên nhiệm vụ của ClickUp cho phép bạn đánh dấu những gì cần phải làm, ai làm và khi nào để nhân viên có thể lập kế hoạch làm việc hiệu quả. Ưu tiên các nhiệm vụ theo cách này đảm bảo cả nhóm của bạn luôn đi đúng hướng, bất kể dự án lớn đến đâu.
Một mẹo khác là áp dụng nguyên tắc Pareto, còn được gọi là quy tắc 80/20.
Đây là khi bạn dành 80% thời gian cho 20% nhiệm vụ quan trọng nhất đối với bạn. Làm việc theo cách này thường là một cách hiệu quả để ngăn ngừa và giảm kiệt sức.
Sử dụng danh sách kiểm tra công việc trong ClickUp để tổ chức và đánh dấu các việc cần làm
💡 Mẹo ClickUp: Bạn cũng có thể tạo danh sách kiểm tra công việc trên ClickUp để áp dụng nguyên tắc Pareto.
Theo Dõi Sự Gián Đoạn Tại Nơi Làm Việc
Bạn bị gián đoạn bao nhiêu lần khi làm việc? Đó có thể là một cuộc gọi điện thoại, một cuộc họp, một thông báo tin nhắn, một lần nghỉ uống cà phê, hoặc một đồng nghiệp ghé qua trò chuyện. Nghe có vẻ cực đoan nhưng việc theo dõi các gián đoạn tại nơi làm việc là một cách tuyệt vời để phân tích cách bạn sử dụng thời gian nhằm thực hiện những thay đổi tích cực.
Ghi lại mọi gián đoạn trong suốt cả ngày có thể giúp bạn hình dung rõ ràng các yếu tố gây xao lãng. Điều này cũng cho phép bạn loại bỏ bất kỳ gián đoạn nào không cần thiết. Ví dụ, bạn có thường xuyên rời bàn làm việc vào lúc 10:30 sáng để tìm gì đó ăn không? Giữ một số đồ ăn nhẹ trong ngăn kéo bàn làm việc có thể là một giải pháp tuyệt vời, tiết kiệm thời gian tìm kiếm trong tủ hoặc đi ra ngoài mua sắm. Những thay đổi nhỏ như thế này có thể giúp giảm thời gian lãng phí, giữ vững danh sách công việc cần làm và giảm kiệt sức.
Tính năng Time Tracker từ ClickUp là một trong những cách tốt nhất để theo dõi và quản lý thời gian của bạn. Cho dù bạn cần theo dõi thời gian chính xác để lập hóa đơn hay cần nhân viên quản lý thời gian làm việc tốt hơn, ClickUp cho phép bạn theo dõi thời gian một cách tự tin.
Lời Kết
Không ai miễn nhiễm với tác động của kiệt sức. Tuy nhiên, bạn có thể chủ động thực hiện các bước để tránh tác động của kiệt sức trong cuộc sống nghề nghiệp của mình.
Điều quan trọng nhất cần rút ra từ bài viết này là, với các chiến lược tổ chức phù hợp, có những bước bạn có thể thực hiện, chẳng hạn như triển khai một công cụ quản lý công việc hoàn chỉnh như ClickUp, để quản lý thời gian tốt hơn và giảm thiểu tác động của kiệt sức.
