Các Chiến Lược Quản Lý Dự Án Tinh Gọn để Cải Thiện Hiệu Suất Công Việc

Nếu bạn cảm thấy rằng quy trình làm việc dự án hiện tại không hiệu quả, khiến bạn không thể phát huy hết khả năng của mình, đã đến lúc áp dụng phương pháp Lean.

Nhưng liệu đó có phải là từ bỏ những chiếc pizza phô mai thơm ngon để chuyển sang ăn salad không? 🥗

Dù việc đó có lợi cho sức khỏe, nhưng chúng ta đang nói về một ý tưởng Lean hoàn toàn khác!

Quản lý dự án Lean là quá trình loại bỏ lãng phí và tập trung vào việc tạo ra giá trị cao nhất cho khách hàng trong các dự án của bạn.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách áp dụng tư duy Lean vào quản lý dự án và xem xét các nguyên tắc của Lean cũng như cách quản lý dự án Lean một cách thuận lợi.

Hãy cùng bắt đầu nào.

Quản Lý Dự Án Lean Là Gì?

Quản lý dự án Lean là việc sử dụng ít tài nguyên nhất có thể để cung cấp đúng những gì khách hàng cần, vào đúng thời điểm họ cần. Tài nguyên ở đây có thể là thiết bị vật lý hay nhân lực.

Vậy Lean chỉ giúp tiết kiệm tài nguyên?

Không hề.

Mỗi nguyên tắc Lean đều nhằm cải thiện từng phần của công việc, mang lại nhiều lợi ích như:

• Giảm chi phí và thời gian chuẩn bị

• Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng

• Tăng cường năng suất và hiệu quả làm việc của đội nhóm

• Cải thiện khả năng theo dõi dự án ở cấp độ nhóm

• Tăng cường chất lượng và giá trị gia tăng cho khách hàng

• Cải thiện việc quản lý ưu tiên công việc quản lý ưu tiên

Hãy xem xét một ví dụ: giả sử bạn đang đi uống và gọi hai ly bia mát lạnh. 🍻

Nhưng khi bạn uống xong ly đầu tiên, ly thứ hai đã không còn sủi bọt nữa.

Bạn không muốn điều đó chứ?

Thay vào đó, bạn nên gọi ly thứ hai khi bạn vừa uống xong ly đầu tiên, dựa vào mức độ khát của bạn và thời gian bạn cần để đợi ly bia mới.

Làm như vậy, bạn sẽ nhận được giá trị tốt nhất mà không lãng phí tài nguyên như thời gian, tiền bạc và bia quý giá!

Phương pháp Lean được hình thành từ những dây chuyền sản xuất, với Toyota là người đặt nền tảng cho các nguyên lý sản xuất Lean. Ngày nay, những gì từng là "bí quyết" của Toyota đã có thể được áp dụng vào hầu hết các ngành công nghiệp, từ xây dựng Lean đến phát triển sản phẩm theo phong cách Lean. Tuy nhiên, không quan trọng bạn áp dụng khái niệm Lean ở lĩnh vực nào, mục tiêu cuối cùng vẫn là giống nhau: Tạo ra giá trị gia tăng bằng cách loại bỏ những quy trình không cần thiết và lãng phí.

Vậy quy trình lãng phí là gì?

Một cách giải thích đơn giản, quy trình lãng phí là quy trình không mang lại giá trị gì cho sản phẩm cuối cùng. Để hiểu rõ hơn, chúng ta cần biết đến Muda, Mura, và Muri - ba thuật ngữ tiếng Nhật được Toyota sử dụng để chỉ ba loại lãng phí:

• Muda: Các hoạt động tiêu tốn nguồn lực nhưng không tạo ra giá trị cho khách hàng, ví dụ như việc chờ đợi các quy trình khác hoàn thành, sản xuất quá mức, hoặc tạo ra sản phẩm hỏng.

• Mura: Sự không đều trong hoạt động kinh doanh, như gánh nặng công việc không cân đối, điều này cuối cùng sẽ ảnh hưởng đến dự án. Thông thường, Mura sẽ dẫn đến Muda.

• Muri: Làm việc quá sức với đội ngũ dự án để đạt được mục tiêu hoặc vận hành máy móc vượt quá công suất cho phép. Muri thường xuất phát từ Mura và có thể gây ra Muda.

Chẳng hạn, bạn có một nhóm dự án với bảy lập trình viên và ba người kiểm thử (Mura). Khi đó, một số tính năng sẽ phải chờ đợi (Muri) trước khi được kiểm thử. Điều này cũng khiến cho người kiểm thử bị quá tải (Muri), dẫn đến việc kiểm thử không kỹ và cuối cùng là sản phẩm phần mềm lỗi được giao cho khách hàng (Muda). Bạn cần phải xem xét cả ba yếu tố M để nâng cao hiệu quả công việc.

Được rồi, nhưng làm thế nào để thực hiện được điều này?

Bạn có thể làm được điều này nhờ vào các nguyên tắc của Lean!

Hãy tham khảo hướng dẫn này để biết thêm thông tin về các phương pháp quản lý dự án!

Các Nguyên Tắc Tư Duy Lean

Năm nguyên tắc Lean giúp các đội nhóm áp dụng tư duy Lean vào quản lý dự án và quản lý các bên liên quan. Dưới đây là cái nhìn chi tiết về từng nguyên tắc Lean:

1. Xác định giá trị

Để xây dựng nền tảng cho Lean, bạn cần định nghĩa giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn cung cấp. Chỉ khi đó bạn mới có thể xác định chính xác những hoạt động lãng phí như Muda. Nhưng giá trị thực sự là gì?

Giá trị được quyết định qua cái nhìn của khách hàng.

Họ sẽ chi trả cho những gì họ thấy đáng giá. 👀

Tuy nhiên, đôi khi khách hàng không hoàn toàn biết mình muốn gì.

Và kể cả khi họ biết, họ có thể không diễn đạt được hết ý của mình, nhất là khi bạn đang phát triển một sản phẩm đột phá như chiếc iPhone mới.

Vậy bạn nên làm gì?

Áp dụng các phương pháp như khảo sát và phân tích dữ liệu trực tuyến để hiểu rõ điều khách hàng coi trọng.

Cùng đội ngũ dự án của bạn suy nghĩ và đặt ra các câu hỏi như:

• Khách hàng của chúng ta đang cần gì?

• Họ cần điều đó vào lúc nào và vì sao?

• Chúng ta đang cung cấp cho họ như thế nào?

Bằng cách này, bạn sẽ có thể xác định giá trị theo cách mà khách hàng diễn đạt.

2. Lập bản đồ luồng giá trị

Khi đã xác định được giá trị từ phía khách hàng, bạn cần phải lập bản đồ luồng giá trị.

Luồng giá trị là gì?

Luồng giá trị hiển thị tất cả các quy trình liên quan đến dự án, bao gồm cả những quy trình tạo ra giá trị và không tạo ra giá trị.

Chẳng hạn, luồng giá trị ở một nhà máy sản xuất bia sẽ bao gồm các bước như ngâm mạch, xay mạch, vận chuyển bia ngon, v.v.

Có nghĩa là, bạn không thể tạo ra bia chỉ từ không khí được, đúng không?

Trong quá trình lập bản đồ dòng giá trị, bạn sẽ vẽ ra một bản đồ 🗺️ chi tiết các bước trong:

• Nghiên cứu và phát triển

• Sản xuất

• Quản lý nhân sự

• Marketing và bán hàng

Câu hỏi chủ đạo là điều gì sẽ diễn ra tiếp theo và người nào sẽ thực hiện.

Tại sao lại cần phải lập bản đồ dòng giá trị?

Việc tạo bản đồ dòng giá trị giúp các nhóm làm việc hiểu rõ cách thức giá trị được tạo ra và di chuyển qua từng giai đoạn của quy trình.

Điều này quan trọng hơn cả là giúp bạn nhận diện được những bước không cần thiết và những điểm nghẽn trong quy trình làm việc.

Bạn có thể từ đó tìm cách giảm bớt hoặc loại bỏ chúng để xây dựng một quy trình Lean hiệu quả hơn.

Gợi ý: Xem top 10 Mẫu Bản Đồ Dòng Giá Trị giúp Cải Thiện Quy Trình Làm Việc Nhóm

3. Loại bỏ lãng phí để dòng giá trị được thông suốt

Bây giờ là lúc "dọn dẹp" rác rưởi. 🗑️

Hoặc ít nhất là cắt giảm bớt các quy trình gây lãng phí mà bạn có thể.

Mục tiêu là loại bỏ hoặc hạn chế tối đa các tình trạng tồn đọng, gián đoạn và các sự chậm trễ khác để tạo nên một dòng chảy giá trị liên tục đến khách hàng.

Điều này giúp tăng cường hiệu suất làm việc của đội nhóm bạn.

Bạn làm điều này như thế nào?

Phân tích bản đồ dòng giá trị của bạn và xác định các hoạt động Muda (lãng phí).

Có hai loại Muda:

• Hoạt động không mang lại giá trị cho khách hàng nhưng lại cần thiết để đảm bảo giao hàng đúng cách

• Hoạt động không tạo ra giá trị và không cần thiết

Chẳng hạn, trong các dự án phát triển phần mềm, bạn sẽ trải qua các giai đoạn như thiết kế, phát triển, kiểm thử và nhiều giai đoạn đánh giá khác nhau.

Các hoạt động như kiểm thử thuộc vào loại Muda thứ nhất, do đó bạn không thể loại bỏ chúng.

Thay vì tiêu tốn quá nhiều nguồn lực vào các hoạt động, hãy cố gắng giảm thiểu chúng.

Mặt khác, một số giai đoạn đánh giá có thể không cần thiết, nhất là khi số người xem xét ít hơn so với lượng công việc đánh giá cần thiết, dẫn đến việc làm việc quá sức.

Bạn có thể áp dụng các chiến lược sau để cải thiện quy trình làm việc:

• Chia nhỏ công việc lớn thành các bước nhỏ hơn.

• Phân chia công việc đều cho mọi người.

• Thành lập các đội ngũ làm việc đa năng.

4. Để khách hàng quyết định lượng sản phẩm cần sản xuất

Nhớ lại ví dụ về bia mà chúng ta đã nói trước đây không?

Giả sử bạn vào quán và người phục vụ đã rót sẵn mười ly trước khi bạn đến.

Ngay khi bạn đặt hàng, họ lấy từ số ly đã rót sẵn đó để phục vụ bạn.

Chắc chắn bạn sẽ nhận được đồ uống ngay lập tức.

Nhưng chúng sẽ là những ly bia đã mất ga.

Trong sản xuất hay phát triển phần mềm, điều này có nghĩa là sản xuất thừa và tích trữ hàng tồn kho.

Và kết quả là gì? Lãng phí.

Chính vì thế, quản lý Lean ưa chuộng hệ thống sản xuất theo yêu cầu của khách hàng.

Hãy hiểu rõ khách hàng cần sản phẩm/dịch vụ vào lúc nào và số lượng ra sao, sau đó mới cung cấp cho họ.

Dù bạn có đủ nguồn lực để thực hiện công việc trước, hãy điều chỉnh dòng chảy dự án dựa trên khả năng của bạn. Giới hạn số lượng công việc đang tiến hành là một cách làm hiệu quả.

5. Khuyến khích cải tiến liên tục trong hành trình tìm kiếm sự hoàn hảo

Dù nguyên tắc Lean này nghe có vẻ như một lời khích lệ, bạn không thể áp dụng nó chỉ bằng cách ngồi thiền.

Trước khi đi sâu vào hiểu về nguyên tắc này, hãy tự hỏi một câu:

Bạn có thể đạt được sự hoàn hảo không?

Không. Luôn luôn có chỗ để bạn cải thiện mình hơn.

Vậy nên, bạn sẽ luôn phải nỗ lực hướng tới sự hoàn hảo, qua việc liên tục kiểm tra và cải tiến những gì cần thiết (điều này còn được gọi là cải tiến không ngừng.)

Đó chính là tinh thần của nguyên tắc này!

Hãy thường xuyên rà soát và nâng cao hiệu quả công việc của bạn để chúng trở nên gọn nhẹ và hiệu quả nhất có thể.

Tuy nhiên, bởi đây là một quá trình không bao giờ kết thúc, bạn cần phải tích hợp phương pháp Lean vào văn hóa tổ chức của mình.

Cuối cùng, hãy tập trung vào những điều mang lại giá trị và tìm cách để mỗi ngày cải thiện ít nhất 1%.

Chú ý: Năm nguyên tắc chúng ta đã bàn đến đều xoay quanh việc cải thiện quy trình. Mặc dù chúng có những điểm tương đồng về mặt lý thuyết, nhưng còn có một bộ bảy nguyên tắc khác tập trung nhiều hơn vào con người.

3 Phương Pháp Quản Lý Dự Án Lean Được Ưa Chuộng

Sử dụng phương pháp Lean trong quản lý dự án giống như việc bạn làm một quả trứng. 🍳

Có vô số cách để bạn thực hiện!

Dưới đây là ba phương pháp quản lý dự án được nhiều người ưa chuộng mà bạn có thể áp dụng để thực hành theo phương pháp Lean:

1. Vòng Tròn Deming

Vòng Tròn Deming là cách áp dụng cơ bản nhất của phương pháp Lean.

Nếu còn nói về trứng, đây chính là món trứng luộc truyền thống.

Thích hợp cho các dự án thường xuyên lặp lại, Vòng Tròn Deming mô tả một quy trình bốn bước lặp đi lặp lại để cải thiện liên tục quy trình làm việc của dự án.

Bốn bước này bao gồm:

• Lập Kế Hoạch: xem xét các vấn đề hiện tại trong quy trình làm việc và tìm ra giải pháp. Đồng thời, dự đoán kết quả mà những cải tiến này có thể mang lại.

• Thực Hiện: áp dụng các giải pháp đã chọn cho một dự án thử nghiệm.

• Đánh Giá: kiểm tra kết quả của dự án thử nghiệm và so sánh với dự đoán ban đầu.

• Hành Động: thực hiện thêm các cải tiến nếu cần và tiêu chuẩn hóa quy trình.

2. Lean Six Sigma

Lean Six Sigma là phương pháp tiếp cận kết hợp giữa hai phương pháp quản lý dự án: Lean và Six Sigma.

So với Chu trình Deming, Lean Six Sigma có thể hơi phức tạp hơn.

Giống như việc nấu một quả trứng chần đến độ hoàn hảo.

Bạn cần thực hiện năm bước để tìm ra nguyên nhân chính gây ra sự kém hiệu quả và khắc phục chúng:

• Định rõ phạm vi, mục tiêu của dự án và giá trị mang lại cho khách hàng.

• Xác định cách bạn sẽ đo lường và đánh giá thành công của dự án.

• Tìm hiểu các phương pháp khác nhau để hoàn thành dự án nhằm tìm kiếm cơ hội cải thiện quy trình.

• Lập một kế hoạch dự án chi tiết sau khi đã phân tích nhu cầu của khách hàng.

• Áp dụng kế hoạch để đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Trong quá trình này, bạn sẽ sử dụng các công cụ của Lean và Six Sigma như biểu đồ luồng giá trị, biểu đồ Gantt, phân tích nguyên nhân gốc, v.v., để không ngừng cải tiến.

Gợi ý: Tham khảo Top 10 Mẫu Six Sigma

3. Kanban

Kanban là một phương pháp trực quan hóa quy trình làm việc được nhiều nhóm làm việc yêu thích không kém gì món trứng đánh đều. Nó áp dụng các nguyên tắc quản lý từ Agile và Lean để:

• Sắp xếp quy trình làm việc một cách có hệ thống qua các danh sách công việc chuẩn như "Cần làm," "Đang làm," "Hoàn thành."

• Cải thiện giao tiếp trong nhóm, đảm bảo mọi người đều hiểu rõ về dự án.

Để làm được điều này, Kanban sử dụng hệ thống bảng Kanban để hình dung các nhiệm vụ, giống như trò chơi Solitaire. 🃏

Dưới đây là ví dụ về bảng Kanban trong ClickUp, một trong những phần mềm quản lý dự án hàng đầu thế giới:

Giới hạn công việc đang tiến hành - điều chỉnh nhiệm vụ trong giao diện Bảng

Tìm hiểu sâu hơn về quản lý dự án Kanban.

So sánh nhanh giữa Lean và Agile

Nhiều đội nhóm thường phân vân giữa Lean và Agile, và có lý do cho điều này.

Cả hai phương pháp quản lý này đều bao gồm:

• Sự cải thiện không ngừng

• Tăng cường giá trị cho khách hàng

• Dòng chảy kết quả liên tục

• Lịch trình hiệu quả

Tuy nhiên, Lean và Quản lý dự án Agile giống như anh em sinh đôi không cùng trứng.

Dù có những điểm chung, nhưng chúng là hai phương pháp rất khác biệt. 🧑‍🤝‍🧑

Đúng là bạn có Tuyên ngôn Agile, trong khi không có một tài liệu chính thức nào cho phương pháp Lean. Nhưng quan trọng hơn, phương pháp Agile tập trung vào việc tạo ra sản phẩm tốt một cách nhanh chóng. 

Phương pháp Agile cũng khuyến khích sự giao tiếp mở cửa giữa khách hàng và đội ngũ phát triển thông qua quá trình phản hồi lặp đi lặp lại.  

Mặt khác, Lean chủ yếu tập trung vào việc cải thiện quy trình làm việc bằng cách loại bỏ lãng phí.  

Thêm vào đó, các đội ngũ Lean luôn ưu tiên khách hàng bằng cách xây dựng các quy trình làm việc hiệu quả để hỗ trợ họ tốt nhất. 

Để hiểu rõ hơn, bạn có thể đọc thêm về so sánh giữa Lean và Agile trong quản lý dự án.

Cách Quản lý Dự án Lean vào năm 2024

Với các nguyên tắc và kỹ thuật Lean như Kanban, bạn nghĩ mình đã sẵn sàng để quản lý dự án?

Hãy dừng lại một chút! ✋

Nếu bạn không muốn mắc kẹt trong "địa ngục" của các bảng tính, bạn sẽ cần đến phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt nhất để áp dụng phương pháp Lean hiệu quả.

Hãy thử ClickUp - phần mềm quản lý dự án được đánh giá cao nhất hiện nay!

ClickUp được trang bị đầy đủ các tính năng giúp bạn tổ chức quy trình quản lý dự án một cách thông minh và nâng cao hiệu suất làm việc.

Dưới đây là một số tính năng nổi bật mà chúng tôi yêu thích:

• Sơ đồ tư duy: Lập sơ đồ giá trị dự án của bạn một cách tự do với Mind Maps 🖌️

• Bảng Kanban: Trực quan hóa công việc của bạn qua giao diện kéo và thả tiện lợi

• Quản lý nguồn lực: Loại bỏ sự lãng phí và quá tải trong công việc với các tính năng quản lý công việc xuất sắc của ClickUp. Rất phù hợp cho các Scrum master hoặc quản lý dự án theo phương pháp Lean!

• Bình luận được giao: Đảm bảo rằng những bình luận của bạn không bị lẫn vào các thông tin liên lạc khác trong dự án

• Tài liệu: Tạo và lưu trữ mọi tài liệu liên quan đến dự án ngay cùng với các công việc để quản lý dễ dàng

• Xem biểu đồ Gantt: Theo dõi tiến độ dự án một cách trực quan với biểu đồ Gantt trong ClickUp

• Bảng điều khiển: Thiết lập trung tâm điều khiển riêng cho dự án Lean của bạn

• Độ ưu tiên công việc: Nhận biết các công việc quan trọng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng đúng hạn ⌛

• Danh mục dự án: Theo dõi từng khía cạnh của doanh nghiệp để quản lý danh mục dự án một cách hiệu quả

• Tích hợp: Kết nối và đồng bộ hóa quy trình làm việc giữa nhiều ứng dụng như GitHub, Google Drive, Zoom, và nhiều hơn nữa

Đừng chỉ nghe lời chúng tôi, hãy xem phản hồi từ khách hàng của ClickUp. 🤩

Cải Thiện Quy Trình Và Dự Án Với Phương Pháp Lean

Hiệu quả công việc cao hơn, sản phẩm chất lượng, tiết kiệm chi phí... Phương pháp Lean mang lại nhiều lợi ích đáng kể.

Nếu bạn cảm thấy đã đến lúc áp dụng phương pháp này, hãy sử dụng các nguyên tắc quản lý dự án Lean để đánh giá và cải thiện quy trình hiện tại của bạn.

Và đừng quên, một phần mềm phù hợp là yếu tố quan trọng cho việc quản lý dự án Lean hiệu quả.

May mắn thay, ClickUp là lựa chọn bạn không thể bỏ qua!

Từ chức năng Bảng Kanban đến Bảng điều khiển tuyệt vời và nhiều tính năng khác, ClickUp cung cấp đầy đủ công cụ cần thiết cho các nhóm làm việc theo phương pháp Lean.

Đăng ký sử dụng ClickUp miễn phí và bắt đầu hành trình áp dụng Lean ngay hôm nay!