Biểu Đồ Cột Mốc Giúp Bạn Giải Quyết Tắc Nghẽn Dự Án Như Thế Nào
Bạn có tò mò về biểu đồ cột mốc và cách để tạo chúng không?
Các cột mốc là những yếu tố quan trọng của mọi dự án vì chúng giúp bạn nhìn thấy rõ ràng những gì bạn đã hoàn thành và hướng đi tiếp theo của dự án.
Cũng giống như ly rượu đầu tiên của bạn là bước tiến quan trọng đầu tiên để trở thành một chuyên gia rượu nổi tiếng thế giới 😉
Và mặc dù các cột mốc dự án có thể không thú vị như rượu, nhưng chúng chắc chắn là lý do để ăn mừng, và đó là lý do tại sao việc trực quan hóa chúng bằng biểu đồ cột mốc lại quan trọng đến vậy.
Nhưng làm thế nào để bạn tạo ra một biểu đồ cột mốc?
Có một số cách để tạo biểu đồ cột mốc, như:
đánh dấu các cột mốc trên biểu đồ Gantt trong Excel
thêm chúng vào một mẫu dòng thời gian dự án
sử dụng một công cụ quản lý dự án chuyên dụng
loại rượu nào phối hợp tốt nhất với việc lập biểu đồ cột mốc
(được rồi, có lẽ trừ cái cuối cùng)
Tuy nhiên, trước khi đi xa hơn, chúng ta sẽ giải thích các cột mốc và biểu đồ cột mốc là gì.
Chúng ta cũng sẽ xem xét hai cách thông dụng để sử dụng các cột mốc và lý do tại sao Excel không phải là lý tưởng để vạch ra chúng. Cuối cùng, chúng ta sẽ tiết lộ phương pháp bí mật của chúng tôi để dễ dàng tạo ra các biểu đồ cột mốc hiệu quả.
Chúng tôi sẵn sàng trả lời tất cả câu hỏi của bạn về Cột Mốc!
Cột Mốc Là Gì?
Các cột mốc là những thành tựu quan trọng trong chu kỳ sống của dự án của bạn.
Chúng là những điểm kiểm tra biểu thị các sự kiện chủ chốt hoặc nhiệm vụ đã được hoàn thành.
Chẳng hạn, việc hoàn thành phiên bản đầu tiên của phần mềm là một cột mốc phổ biến đối với hầu hết các đội ngũ phát triển phần mềm.
Tại Sao Cột Mốc Lại Quan Trọng?
Các cột mốc quan trọng vì chúng:
Làm nổi bật các giai đoạn dự án của bạn và tiết lộ các phụ thuộc
Giữ cho các bên liên quan được biết về tiến độ của dự án
Mang lại cho đội ngũ của bạn cảm giác thành tựu
Cho bạn biết bạn còn cách xa bao nhiêu để hoàn thành dự án, và quan trọng hơn, là lễ kỷ niệm với champagne!
Làm Thế Nào Để Chọn Cột Mốc?
Bước đầu tiên và quan trọng của việc lập kế hoạch cột mốc là chọn lựa và phân công các cột mốc cho dự án của bạn.
Cơ bản là, câu hỏi bạn cần đặt ra là:
'Điều này có đủ tầm quan trọng để trở thành một cột mốc dự án không?'
Vậy bạn làm thế nào để trả lời câu hỏi đó?
Đơn giản thôi. Một cột mốc luôn là một sự kiện quan trọng liên quan đến dự án.
Điều này có nghĩa là mặc dù quan trọng, nhưng sinh nhật của con chó của bạn không phải là một cột mốc.
Các ví dụ về mốc quan trọng là gì?
Dưới đây là một số ví dụ phổ biến về mốc quan trọng của dự án:
Ngày bắt đầu và ngày kết thúc của một giai đoạn quan trọng của dự án như 'giai đoạn thiết kế' hoặc 'giai đoạn phát triển'
Các sản phẩm chính của dự án như 'Kế hoạch dự án' và 'Nguyên mẫu sản phẩm'
Các sự kiện chủ chốt như 'phê duyệt thiết kế' hoặc 'phê duyệt của nhà tài trợ dự án'
Biểu đồ mốc quan trọng là gì?
Một biểu đồ mốc quan trọng là công cụ giúp bạn có cái nhìn tổ chức và tổng quan về các mốc quan trọng của dự án. Biểu đồ này liệt kê tất cả các mốc quan trọng của dự án và nổi bật hóa việc bạn đang tiến gần đến việc hoàn thành từng mốc đó như thế nào.
Bạn cần biểu đồ mốc quan trọng khi nào?
Nếu bạn đang làm việc trên một dự án có các mốc quan trọng, bạn sẽ cần đến biểu đồ mốc quan trọng.
Tại sao?
Việc trực quan hóa luôn làm cho mọi thứ trở nên dễ dàng hơn. Bằng cách có một bản đồ trực quan rõ ràng về các mốc, nhóm của bạn có thể hình dung được tiến độ của mình và tự động viên để hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
Hơn nữa, việc cải thiện hiệu suất công việc có nghĩa là những buổi tiệc sau giờ làm việc sẽ tốt hơn!
Làm thế nào để Tạo Biểu Đồ Mốc Quan Trọng Với Mẫu Biểu Đồ Excel?
Giờ đây, khi bạn đã hiểu rõ về cơ bản của các mốc quan trọng, chúng ta sẽ đi qua cách sử dụng chúng.
Cách thông dụng nhất để thực hiện các mốc quan trọng là sử dụng mẫu biểu đồ mốc quan trọng trong Excel hoặc mẫu biểu đồ Gantt.
Hãy xem xét kỹ hơn về những mẫu này:
(Lưu ý: Chúng tôi không khuyến nghị sử dụng hai phương pháp thường được sử dụng này vì có một lựa chọn tốt hơn nhiều. Nhấn vào đây để tìm hiểu đó là gì.)
1. Sử dụng mẫu biểu đồ mốc quan trọng hoặc mẫu dòng thời gian trong Excel
Một mẫu biểu đồ mốc quan trọng trong dự án Excel cho phép bạn tạo ra một bản đồ trực quan của toàn bộ dòng thời gian dự án và đánh dấu các mốc quan trọng.
Hướng dẫn cách đọc biểu đồ đường:
Trục ngang: là thời gian (ngày hoặc tháng) của toàn bộ dự án
Các đường dọc: biểu diễn các mốc/quá trình kiểm tra kèm theo biểu đồ thời gian
Nhấn vào đây để tải xuống mẫu biểu đồ mốc thời gian này.
2. Thêm mốc vào mẫu biểu đồ Gantt
Một cách khác để quản lý dự án theo dõi các mốc là sử dụng mẫu biểu đồ Gantt trong Excel.
Cách thực hiện như sau:
Vẽ biểu đồ Gantt sử dụng mẫu
Chọn nhiệm vụ và giai đoạn làm mốc
Chèn thủ công biểu tượng vào những điểm quan trọng trên biểu đồ Gantt
Dưới đây là mẫu biểu đồ Gantt đầy đủ chức năng cho nhu cầu dự án của bạn:
Hãy nhấn vào đây để tải xuống mẫu biểu đồ Gantt cho Excel.
Tại sao Excel không phải là giải pháp lý tưởng cho quản lý dự án?
Việc sử dụng Excel cho quản lý dự án cũng giống như việc uống rượu vang trong hộp:
Nó ổn nếu bạn đang trong thế bí, và nó hoàn thành công việc.
Nhưng bạn không thể so sánh với một loại rượu ngon như Chardonnay.
Vậy thì "Chardonnay" trong quản lý dự án là gì?
Rất đơn giản. Đó chính là phần mềm quản lý dự án mạnh mẽ và chuyên nghiệp như ClickUp.
Nhưng mà, các mẫu Excel cũng lập kế hoạch các mốc quan trọng khá tốt mà, phải không?
Không hẳn đâu.
Chúng khá bất tiện và bỏ sót nhiều chức năng quan trọng bạn cần.
Ví dụ, bạn phải nhập liệu thủ công cho mẫu biểu đồ Gantt và điều chỉnh lại mọi thứ khi có sự thay đổi lịch trình.
Thêm vào đó, chỉ việc lập kế hoạch cho từng mốc dự án thôi là chưa đủ.
Bạn cần nhiều tính năng khác như:
Tích hợp với các công cụ tăng năng suất khác
Báo cáo nâng cao reporting
Các tính năng chuyên biệt cho quản lý dự án linh hoạt Agile
Vậy Excel thiếu sót ở đâu?
Thực sự là hầu như mọi nơi, để thành thật mà nói.
Dưới đây là một số nhược điểm khi sử dụng Excel để lập biểu đồ các mốc:
1. Cập nhật nhiệm vụ cần theo dõi thủ công
Việc theo dõi các nhiệm vụ của dự án là điều cực kỳ quan trọng đối với bất kỳ người quản lý dự án nào.
Tuy nhiên, bạn không thể liên tục gọi điện để cập nhật tình hình nhiệm vụ.
Điều đó đã lỗi thời. (Và khác với rượu, lỗi thời là tin xấu trong quản lý dự án.)
Nói về lỗi thời, việc theo dõi bằng Excel cũng không tiến bộ hơn là mấy.
Excel không có tính năng theo dõi dự án tự động, điều này có thể gây ra sự không hiệu quả.
Để quản lý các nhiệm vụ dự án của bạn, bạn sẽ phải:
Tìm và kiểm tra các bảng nhiệm vụ của bạn một cách thủ công
Ghi chép hoặc sao chép dữ liệu trạng thái của hàng chục nhiệm vụ
Kiểm tra lại định kỳ để cập nhật thông tin và theo dõi các hạn chót
Thời gian lãng phí cho những quy trình này đủ để rượu lên men!
Giải pháp ClickUp: Cập nhật Trạng thái tùy chỉnh
Với tính năng trạng thái của ClickUp, việc cập nhật trạng thái trở nên thuận tiện hơn đến 1000%.
Làm thế nào?
Mỗi công việc trong dự án đều có một thanh trạng thái mà bất kỳ thành viên nào trong nhóm cũng có thể cập nhật. Nhờ đó, mọi người đều được cập nhật về tình hình dự án chỉ với một cú nhấp chuột.
Hơn nữa, với tính năng trạng thái tùy chỉnh của ClickUp, bạn có thể sử dụng các thuật ngữ đặc thù của ngành nghề cho các trạng thái của mình. Chẳng hạn: nếu bạn làm việc trong ngành sản xuất bia, bạn có thể sử dụng ‘bắt đầu ủ bia tuyệt vời’ thay vì một trạng thái chung chung như ‘đang phát triển’ hay ‘hoàn thành.’
2. Excel không cung cấp các tích hợp hữu ích
Công cụ quản lý doanh nghiệp và ly vodka martini có điểm gì chung?
Chúng cần được pha trộn một cách hoàn hảo.
Tương tự như vậy, để mọi hoạt động của bạn diễn ra trơn tru, phần mềm quản lý dự án của bạn cần phải tích hợp với các công cụ doanh nghiệp thường được sử dụng như:
CRM
Công cụ theo dõi thời gian
Công cụ họp trực tuyến
Thật không may, Excel lại không thể cung cấp những tích hợp hữu ích như vậy.
Giải pháp từ ClickUp: Tích hợp
ClickUp cung cấp rất nhiều tích hợp với hầu hết các công cụ năng suất hàng đầu để tối đa hóa năng suất và tiện ích.
Một số tích hợp của ClickUp bao gồm:
Công cụ họp trực tuyến: Zoom và Microsoft Teams
Công cụ theo dõi thời gian: Time Doctor và Clockify
Lưu trữ dữ liệu đám mây: Google Drive và Dropbox
3. Excel thiếu các tính năng báo cáo tiên tiến
Báo cáo là một phần vô cùng quan trọng trong quản lý dự án.
Đây không phải là đùa, các quản lý dự án đôi khi bỏ lỡ những sự kiện quan trọng trong cuộc sống chỉ vì mất quá nhiều thời gian cho việc báo cáo hơn là mục tiêu nghề nghiệp của họ.
Tuy nhiên, Excel chỉ cung cấp các khả năng báo cáo cơ bản như tính toán và biểu đồ hình tròn.
Giải pháp của ClickUp: báo cáo đội ngũ mạnh mẽ
Bảng điều khiển của ClickUp mang lại cái nhìn tổng quan cấp cao về tiến độ dự án của bạn.
Với các tiện ích sprint tùy chỉnh, bạn có thể tích hợp nhiều biểu đồ vào Bảng điều khiển của mình, như:
Biểu đồ Velocity: cho bạn biết tốc độ hoàn thành của bất kỳ nhóm nhiệm vụ nào
Biểu đồ Burndown: dự đoán lượng công việc còn lại trong dự án
Biểu đồ Burnup: hiển thị lượng công việc đã hoàn thành trong dự án
Biểu đồ Cumulative Flow: trình bày sự tiến triển của nhiệm vụ trong dự án theo thời gian
Cách Tạo Biểu Đồ Cột Mốc Là Như Thế Nào?
Để tạo một biểu đồ cột mốc, bạn chỉ cần thực hiện 3 bước đơn giản:
Bước 1: Lập kế hoạch và phân công cột mốc
Bước 2: Tạo biểu đồ Gantt
Bước 3: Chia sẻ với đội ngũ và các bên liên quan
Nhưng bạn nên sử dụng công cụ nào để thực hiện việc này?
Gợi ý: chúng ta sẽ không sử dụng Excel.
Vậy tại sao lại phải làm như vậy?
Bạn có chấp nhận một loại rượu trung bình khi bạn có thể có được một chai Chardonnay hảo hạng miễn phí không?
Đúng vậy, bạn không nhìn nhầm đâu, ClickUp hoàn toàn miễn phí.
Cùng tìm hiểu lý do tại sao ClickUp lại vượt trội hơn hẳn các biểu mẫu biểu đồ cột mốc trung bình:
Bước 1: Lập kế hoạch và phân công cột mốc
Đầu tiên, bạn cần phải lập kế hoạch cho các cột mốc.
Quá trình này khá đơn giản: xem qua danh sách nhiệm vụ của dự án và xác định câu trả lời cho những câu hỏi sau:
Nhiệm vụ nào kết thúc hoặc bắt đầu một giai đoạn quan trọng của dự án?
Nhiệm vụ nào cần sự chấp thuận của các bên liên quan?
Đâu là những nhiệm vụ quan trọng?
Giờ đây, chỉ việc thêm cột mốc vào những nhiệm vụ này.
Vậy phương pháp tốt nhất để thực hiện điều này là gì?
Câu trả lời không phải là bảng tính Excel.
Chính là sử dụng tính năng ClickUp Help Center của ClickUp.
Tính năng Cột Mốc của ClickUp cho phép bạn thêm một cột mốc quan trọng vào bất kỳ Nhiệm vụ nào chỉ với hai cú click!
Để dễ dàng nhận biết các nhiệm vụ quan trọng, tên của nhiệm vụ sẽ được in đậm và đánh dấu bằng biểu tượng hình kim cương khi bạn xem trong Chế độ xem Lịch hoặc Chế độ xem Danh sách.
Thật tiết kiệm thời gian, phải không?
Đừng cảm ơn chúng tôi; hãy tận dụng thời gian đó một cách khôn ngoan và pha chế những ly cocktail thật ngon.
Bước 2: Tạo biểu đồ Gantt
Để làm điều này, bạn cần có cái nhìn tổng quan rõ ràng về toàn bộ dự án.
Tuy nhiên, việc sử dụng lịch để lập kế hoạch cho dự án không đủ.
Thêm vào đó, đối với một dự án lớn, điều này trở thành cơn ác mộng.
Vậy bạn nên làm gì?
Hãy sử dụng biểu đồ Gantt mạnh mẽ.
Biểu đồ Gantt là một công cụ trực quan hiển thị lịch trình của các nhiệm vụ cùng với thời gian biểu của dự án.
Biểu đồ Gantt giúp người quản lý dự án hình dung được nhiều thông số của dự án như:
Thời gian thực hiện và tiến độ của nhiệm vụ
Các thành viên trong nhóm được giao nhiệm vụ
Trình tự và sự phụ thuộc của các nhiệm vụ
Muốn biết thêm về biểu đồ Gantt? Tìm hiểu danh sách các phần mềm biểu đồ Gantt tốt nhất tại đây và đọc hướng dẫn chi tiết về biểu đồ Gantt của chúng tôi tại đây.
Biểu đồ Gantt mạnh mẽ với tính năng riêng, nhưng khi được sử dụng cùng với các mốc quan trọng, chúng trở thành cặp đôi hoàn hảo, giống như Rum và coke.
Nhưng chờ đã, biểu đồ Gantt có phức tạp không?
Thông thường là vậy, đặc biệt khi bạn sử dụng các mẫu từ Excel.
Nhưng với Chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp, mọi thứ hoàn toàn khác biệt.
Biểu đồ Gantt của ClickUp không chỉ mạnh mẽ; chúng còn toàn diện, tương tác và vô cùng thú vị khi sử dụng.
Với tính năng xem biểu đồ Gantt của ClickUp, bạn cũng có thể:
Tự động điều chỉnh lại các mối quan hệ phụ thuộc công việc sau khi thay đổi lịch trình của các nhiệm vụ liên quan
Tự động tính toán tỷ lệ hoàn thành dự án
Tự động tính toán đường dẫn quan trọng mà bạn cần tuân theo khi bạn đang chậm tiến độ trong lịch trình gấp gáp
Vậy làm thế nào để kết nối các cột mốc với những điều này?
ClickUp sẽ tự động làm điều đó cho bạn.
Bạn chỉ cần chuyển sang xem biểu đồ Gantt, đơn giản vậy thôi!
Sau đó, bạn sẽ thấy các cột mốc được hiển thị dưới dạng biểu tượng kim cương màu vàng, đại diện cho tất cả các hạng mục quan trọng trong dòng thời gian của dự án.
Dưới đây là một ảnh chụp màn hình:
Bước 3: Chia sẻ với đội ngũ và các bên liên quan
Cái gì giống nhau giữa một bộ sáu lon bia và dự án của bạn?
Chúng đều cần được chia sẻ.
Dưới đây là những điều bạn có thể mong đợi:
Biểu đồ tiến độ dự án luôn phải được mở cho các thành viên trong nhóm để hợp tác hiệu quả
Các bên liên quan có thể cần xem biểu đồ Gantt (kèm theo các mốc quan trọng) để cập nhật thông tin
Nhưng làm thế nào để bạn đảm bảo rằng không ai vô tình xóa hoặc chỉnh sửa nhãn dữ liệu quan trọng từ biểu đồ quản lý dự án của bạn?
Thật đơn giản, chỉ cần sử dụng tính năng Quyền Truy Cập Tùy Chỉnh của ClickUp.
Tính năng này cho phép bạn chia sẻ một cách có chọn lọc thư mục, đối tượng, tệp dự án và danh sách công việc với bất kỳ ai trong hoặc ngoài nhóm của bạn.
"Chọn lọc" ở đây có nghĩa là gì?
Bạn sẽ có quyền kiểm soát hoàn toàn việc họ có thể làm gì hoặc không thể làm gì trong ClickUp.
Hiểu ClickUp hoạt động như thế nào?
Chức năng Quyền hạn của ClickUp cho phép bạn thiết lập các quyền truy cập khác nhau cho mọi người.
Dưới đây là các loại quyền bạn có thể cài đặt:
Xem: có thể xem chi tiết dự án nhưng không thể tương tác
Bình luận: có thể thêm bình luận vào công việc
Chỉnh sửa: có thể chỉnh sửa công việc nhưng không thể tạo công việc mới
Tạo và chỉnh sửa: có thể tạo công việc mới và công việc con
Xóa: có thể xóa bất kỳ công việc nào mà họ không phải là người tạo
Nhưng chúng ta vẫn chưa khám phá hết.
ClickUp vẫn còn rất nhiều tính năng đang chờ bạn khám phá.
Dưới đây là một loạt tính năng khác:
Phụ thuộc: để thực hiện các công việc theo đúng thứ tự
Tài liệu: tạo tài liệu dự án và chia sẻ với đội nhóm của bạn
Ưu tiên: ưu tiên công việc dựa trên mức độ khẩn cấp
ClickUp Help Center: xem báo cáo hoạt động và xác định nơi đội nhóm của bạn hoạt động nhiều nhất
Nhiều góc nhìn: xem không gian làm việc dự án của bạn theo cách phù hợp nhất, lựa chọn từ góc nhìn Danh sách, Kanban-style Bảng, Lịch, Hộp, và Chế độ Cá nhân
Kết luận
Vậy, bạn sẽ chọn rượu vang đóng hộp hay một ly Chardonnay tuyệt hảo?
Câu trả lời rõ ràng.
Nói một cách nghiêm túc hơn, biểu đồ cột mốc rất quan trọng đối với dự án của bạn, và việc sử dụng mẫu có thể là được.
Nhưng tại sao bạn lại chấp nhận điều 'tạm được' khi bạn có thể có được 'tuyệt vời' miễn phí?!
Thay vì sử dụng hàng tá mẫu cho biểu đồ thời gian, kế hoạch quản lý nguồn lực và lịch trình dự án, tại sao không sử dụng một công cụ để thay thế tất cả?
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và giữ cho tinh thần đội nhóm của bạn luôn vui vẻ và năng suất cao.
.jpg){kind=small}