Bí Quyết Tiết Kiệm Thời Gian 1 Ngày Mỗi Tuần
Bạn muốn tiết kiệm được 1 ngày mỗi tuần không?
Trong quá trình làm việc để đạt được mục tiêu, đáp ứng deadline và có thể thay đổi thế giới, cuộc sống công việc của bạn có thể rất bận rộn. Tuy nhiên, không phải lúc nào cuộc sống công việc cũng phải là một lỗ đen hấp thụ thời gian không ngừng.
Và chúng tôi nói thật đấy, không đùa đâu!
Muốn tiết kiệm được một ngày trong tuần, bạn chỉ cần sắp xếp công việc một cách có tổ chức để quản lý mọi thứ trôi chảy và làm việc nhóm hiệu quả.
Vậy phải bắt đầu từ đâu?
Đừng lo lắng, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết từng điều bạn cần làm để có thể tiết kiệm một ngày mỗi tuần qua hướng dẫn dễ hiểu này.
Chúng tôi sẽ chỉ ra 3 khía cạnh mà hầu hết các doanh nghiệp thường mất thời gian oan và cũng giới thiệu cách để tiết kiệm một ngày mỗi tuần nhờ vào việc áp dụng một quy trình quản lý dự án đơn giản.
Hãy cùng nhau bắt đầu tiết kiệm thời gian nào!
Thời Gian Bị Lãng Phí Như Thế Nào?
Trước khi học cách tiết kiệm một ngày trong tuần, chúng ta hãy xem xét xem thời gian của các doanh nghiệp thường "trôi đi" ở đâu.
Bạn cần biết rõ vấn đề của mình trước khi có thể giải quyết nó, đúng không nào?
Dưới đây là ba vấn đề thường gặp khiến thời gian bị lãng phí:
1. Giao Tiếp Không Hiệu Quả
Theo một nghiên cứu, các công ty mất khoảng $11K/nhân viên mỗi năm chỉ vì giao tiếp không hiệu quả.
Vậy nguyên nhân của giao tiếp không hiệu quả là gì?
Nó có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân như:
A. Việc phân công và quyền sở hữu công việc không rõ ràng
Một nguyên nhân lớn gây lãng phí thời gian là việc phân công và quyền sở hữu công việc không minh bạch.
Cuối cùng, bạn chỉ có thể hoàn thành công việc khi bạn biết chính xác mình cần làm gì, phải không nào?
Tuy nhiên, đôi khi, các thành viên trong nhóm không nhận được thông tin rõ ràng và đầy đủ về mục tiêu và nhiệm vụ của họ kịp thời.
Khi họ không biết cần phải làm gì (hoặc không chắc chắn liệu mình có phải là người được giao nhiệm vụ đó không), họ sẽ mất thêm thời gian để làm rõ hoặc phải làm lại công việc vì:
Và chúng tôi nói thật đấy, không đùa đâu!
Muốn tiết kiệm được một ngày trong tuần, bạn chỉ cần sắp xếp công việc một cách có tổ chức để quản lý mọi thứ trôi chảy và làm việc nhóm hiệu quả.
Vậy phải bắt đầu từ đâu?
Đừng lo lắng, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết từng điều bạn cần làm để có thể tiết kiệm một ngày mỗi tuần qua hướng dẫn dễ hiểu này.
Chúng tôi sẽ chỉ ra 3 khía cạnh mà hầu hết các doanh nghiệp thường mất thời gian oan và cũng giới thiệu cách để tiết kiệm một ngày mỗi tuần nhờ vào việc áp dụng một quy trình quản lý dự án đơn giản.
Hãy cùng nhau bắt đầu tiết kiệm thời gian nào!
Thời Gian Bị Lãng Phí Như Thế Nào?
Trước khi học cách tiết kiệm một ngày trong tuần, chúng ta hãy xem xét xem thời gian của các doanh nghiệp thường "trôi đi" ở đâu.
Bạn cần biết rõ vấn đề của mình trước khi có thể giải quyết nó, đúng không nào?
Dưới đây là ba vấn đề thường gặp khiến thời gian bị lãng phí:
1. Giao Tiếp Không Hiệu Quả
Theo một nghiên cứu, các công ty mất khoảng $11K/nhân viên mỗi năm chỉ vì giao tiếp không hiệu quả.
Vậy nguyên nhân của giao tiếp không hiệu quả là gì?
Nó có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân như:
A. Việc phân công và quyền sở hữu công việc không rõ ràng
Một nguyên nhân lớn gây lãng phí thời gian là việc phân công và quyền sở hữu công việc không minh bạch.
Cuối cùng, bạn chỉ có thể hoàn thành công việc khi bạn biết chính xác mình cần làm gì, phải không nào?
Tuy nhiên, đôi khi, các thành viên trong nhóm không nhận được thông tin rõ ràng và đầy đủ về mục tiêu và nhiệm vụ của họ kịp thời.
Khi họ không biết cần phải làm gì (hoặc không chắc chắn liệu mình có phải là người được giao nhiệm vụ đó không), họ sẽ mất thêm thời gian để làm rõ hoặc phải làm lại công việc vì:
D. Việc tìm kiếm thông tin
Thông thường trong các công ty, thông tin được lưu trữ ở nhiều nơi khác nhau như tài liệu, bảng tính, email và tin nhắn.
Khi bạn cần tìm một tập tin hay thông tin để làm việc, bạn phải mất công lục lọi qua hàng đống dữ liệu để tìm ra đúng cái bạn cần.
Hoặc có khi lại chẳng có tài liệu gì cả.
Các sếp phải mất công giải thích từ đầu mỗi khi có người bắt đầu làm việc mới.
Chắc hẳn ai cũng biết việc phải giải thích đi giải thích lại một việc không hề vui.
2. Công việc lặp đi lặp lại
Dù là nhập liệu đơn giản hay cập nhật tình hình công việc hàng ngày, mọi doanh nghiệp đều có những công việc lặp đi lặp lại. Việc làm thủ công những công việc này tốn rất nhiều thời gian và nguồn lực.
Hãy tưởng tượng việc bạn phải nhập thủ công 1000 bản ghi vào bảng tính mỗi ngày!
Nếu điều này không khiến bạn muốn lập một câu lạc bộ "Tôi ghét Microsoft Excel" thì chẳng có gì có thể.
Mặc dù những công việc này có thể tự động hóa được, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn giữ quan điểm "nếu nó không hỏng thì không cần sửa".
Nhưng thực tế, họ đang lãng phí rất nhiều thời gian và tiền bạc với suy nghĩ đó.
Theo một nghiên cứu gần đây, các doanh nghiệp Mỹ lãng phí tới 1,8 tỷ USD mỗi năm chỉ vì làm các công việc lặp đi lặp lại một cách thủ công!
Ngoài ra, việc làm thủ công những công việc này còn gây ra:
Nhiều lỗi do con người và rủi ro không tuân thủ quy định
Sự nhàm chán và tinh thần nhân viên giảm sút
Hiệu suất làm việc của nhân viên kém
Và cuối cùng là sự tăng trưởng kinh doanh chậm lại
Thay vào đó, bạn chỉ cần sử dụng công cụ tự động hóa quy trình làm việc workflow automation để tiết kiệm được một ngày làm việc mỗi tuần và nhiều nguồn lực khác một cách nhanh chóng
3. Thiếu sự gắn kết của nhân viên
Bạn có thắc mắc việc này làm lãng phí thời gian như thế nào không?
Đơn giản là nếu nhân viên không cảm thấy gắn kết với công việc, họ có thể không thích công việc hoặc ít nhất là không quan tâm đến nó. Điều này dẫn đến việc họ làm việc không hiệu quả, và cuối cùng là lãng phí thời gian.
Thêm vào đó, khi nhân viên không tương tác với nhau, thông tin không được chia sẻ.
Mỗi người phải tự mò mẫm để hiểu biết, có thể gây ra nhầm lẫn và xung đột về công việc - điều này làm giảm tinh thần và năng suất làm việc!
Hai yếu tố quan trọng khác để nhân viên cảm thấy gắn kết với công việc là sự rõ ràng về mục tiêu và thấy được ảnh hưởng của bản thân đối với sự tiến triển của tổ chức.
Hãy nghĩ về điều này.
Nếu bạn không biết mình đang cố gắng đạt được mục tiêu gì hoặc đóng góp như thế nào, bạn sẽ dễ cảm thấy không liên quan đến công việc. Tại sao bạn phải quan tâm đến công việc nếu chính công ty của bạn không quan tâm?
Có thể bạn sẽ thích xem video mèo trong giờ làm việc hơn đấy.
Hãy luôn làm rõ mục tiêu của nhân viên và kết nối những mục tiêu lớn với các nhiệm vụ hàng ngày. Như vậy, bạn đang biến tiến độ dự án thành một trò chơi, làm cho công việc trở nên thú vị và hấp dẫn hơn cho mọi người.
Dĩ nhiên, nó không thể sánh bằng Playstation 5, nhưng việc gamification nào đó cũng tốt hơn là không có gì cả, phải không?
Quy trình làm việc với ClickUp giúp bạn tiết kiệm được 1 ngày mỗi tuần
Giờ đây, khi bạn đã nhận ra mình đang lãng phí thời gian như thế nào, chúng ta hãy đi vào vấn đề chính:
Làm cách nào để có thể tiết kiệm một ngày trong tuần?
Cách làm rất đơn giản: chỉ cần sử dụng một công cụ quản lý công việc đa năng như ClickUp!
Vậy ClickUp là cái gì?
ClickUp là công cụ quản lý dự án hàng đầu thế giới, được xếp hạng #1.
Với hơn 200,000+ đội ngũ từ các doanh nghiệp nhỏ đến các tập đoàn lớn trên toàn cầu tin dùng, ClickUp là công cụ toàn diện bạn cần để làm việc một cách có tổ chức và phối hợp hiệu quả.
Từ việc tự động hóa các công việc lặp lại cho đến việc đánh giá hiệu suất làm việc của đội ngũ làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa, ClickUp có khả năng xử lý mọi yêu cầu công việc bạn giao!
Dưới đây là một quy trình làm việc cơ bản trên ClickUp, cam kết giúp bạn tiết kiệm được ít nhất một ngày làm việc trong tuần:
Bước 1: Đặt mục tiêu
Bạn có biết rằng việc đặt ra mục tiêu rõ ràng giúp cải thiện giao tiếp và tăng cường sự tham gia của nhân viên không?
Với tính năng Mục tiêu của ClickUp, việc định ra mục tiêu và theo dõi tiến độ trở nên vô cùng đơn giản.
Nói đến chuyện bánh này, hãy tận dụng tính năng này để bạn có thêm thời gian rảnh rỗi, có thể là để tự làm một chiếc bánh cho mình!
Trong ClickUp, Mục tiêu là những phần lớn chung chứa thông tin và có thể chia nhỏ thành các Đích đến cụ thể, dễ đo lường. Bạn có thể thêm tên cho mục tiêu, viết mô tả, đặt hạn chót, và còn có thể liên kết các Đích đến với nhiệm vụ cụ thể.
Chẳng hạn, nếu Mục tiêu của bạn là "tiết kiệm một ngày trong mỗi tuần", bạn có thể đặt ra các Đích đến như "giảm bớt số cuộc họp hàng tuần" và "tự động hóa quá trình tạo nhiệm vụ". Điều này giúp mọi người trong nhóm hiểu rõ hơn về mục đích họ cần đạt được.
Vậy làm thế nào để bạn đạt được Mục tiêu?
Bạn chỉ cần hoàn thành các Đích đến!
Mỗi khi bạn hoàn thành một Đích đến, ClickUp sẽ tự động cập nhật phần trăm tiến độ chung, cho bạn biết bạn đã tiến gần đến Mục tiêu của mình đến đâu.
Thêm vào đó, tùy thuộc vào Mục tiêu cụ thể của bạn, bạn có thể sử dụng nhiều loại đơn vị khác nhau để đo lường Đích đến, bao gồm:
Số: bất kỳ con số nào như 1 hoặc 100
Đúng/Sai: đã hoàn thành hay chưa
Tiền tệ: dùng cho mục tiêu về ngân sách
Công việc: thực hiện một loạt nhiệm vụ
Nhấn đây để xem cách chúng tôi sử dụng tính năng này để ra mắt tính năng mới mỗi tuần!
Bước 2: Tạo và phân công nhiệm vụ
Khi bạn phân công nhiệm vụ cho ai đó, mọi người sẽ không bị nhầm lẫn về việc ai là người chịu trách nhiệm.
Và điều này có ý nghĩa gì?
Không còn những câu hỏi như:
Tôi cần làm những gì?
Nhiệm vụ này dành cho ai?
Tại sao tôi lại phải làm việc này?
Sao chiếc bánh này lại ngon thế?
(được rồi, có thể trừ câu cuối, nhưng chỉ vì nó quá hiển nhiên. Bạn là người làm nên chắc chắn nó ngon!)
Nhưng đợi đã, ClickUp giúp ích như thế nào trong việc này?
Bởi vì ClickUp cho phép bạn
Tạo và phân công nhiệm vụ cho cá nhân, nhiều người, hoặc cả một nhóm!
Chia nhỏ nhiệm vụ thành nhiệm vụ phụ để rõ ràng hơn về công việc cần thực hiện
Đặt Độ ưu tiên để nhóm có thể ưu tiên giải quyết những công việc khẩn cấp trước
Sử dụng mẫu nhiệm vụ cho các công việc thường gặp để tạo nhanh chóng
Chẳng hạn, bạn có thể tạo một nhiệm vụ viết bài, sau đó chia nhỏ thành các nhiệm vụ phụ để mô tả từng bước cần thực hiện. Nhóm của bạn sẽ không còn mất thời gian để tìm hiểu cách làm nhiệm vụ nữa!
Bước 3: Theo dõi tiến độ công việc
Không cần phải liên tục yêu cầu nhóm của bạn cập nhật tình hình công việc nữa, hãy sử dụng tính năng Trạng thái Nhiệm vụ Tùy chỉnh của ClickUp để giúp bạn theo dõi công việc một cách hiệu quả và tiết kiệm được một ngày làm việc trong tuần!
ClickUp cho phép bạn thiết lập các trạng thái nhiệm vụ theo ý muốn, phản ánh đúng nhu cầu cụ thể của dự án bạn đang quản lý. Bạn có thể tự do sáng tạo hoặc mô tả chi tiết tùy theo sở thích của mình!
Và khi chúng tôi khẳng định bạn có thể "tự do sáng tạo", chúng tôi thực sự muốn bạn thoải mái làm điều đó.
Ví dụ, bạn có thể thiết lập một giai đoạn "kiểm thử beta" cho dự án phát triển phần mềm của bạn. Tương tự như vậy, trong quá trình viết blog, bạn cũng có thể bổ sung bước "kiểm tra ngữ pháp".
Bạn và nhóm của bạn chỉ cần liếc qua là có thể biết ngay công việc đang ở giai đoạn nào!
ClickUp có khả năng tự điều chỉnh theo yêu cầu của bạn, do đó bạn có thể xem tiến trình công việc dưới dạng danh sách tại Xem danh sách hoặc dưới dạng bảng Kanban tại Kanban board nếu bạn thích.
Nếu bạn là người quản lý dự án, hãy sử dụng tính năng Box view để theo dõi công việc của mọi người và phân chia công việc một cách cân đối.
Hãy quên đi những cuộc họp cập nhật tiến độ dài dòng và những email mất thời gian!
Bước 4: Liên lạc với đội nhóm của bạn
ClickUp có thể giúp bạn tăng cường hiệu quả giao tiếp lên đến 10 lần một cách dễ dàng.
Làm sao được như vậy?
Trong ClickUp, mỗi nhiệm vụ đều có một khu vực Bình luận riêng biệt, giúp các đội nhóm làm việc cùng nhau trao đổi thông tin ngay lập tức, dù là làm việc tại văn phòng hay từ xa.
Bạn có thể sử dụng phần này để:
Hướng dẫn cách làm một nhiệm vụ
Giải quyết các vấn đề cụ thể trong bối cảnh phù hợp
Thêm các tệp liên quan hoặc đính kèm các đường link để chia sẻ thông tin
Gắn thẻ các thành viên trong nhóm để thu hút sự chú ý của họ
Nhưng chưa hết đâu nhé.
Chúng ta biết rằng việc để lại bình luận rất có ích, nhưng cũng có một vấn đề nan giải. Đó là tình trạng bình luận của bạn có thể bị lấp kín bởi hàng loạt bình luận khác.
Tuy nhiên, bạn đừng lo lắng, chúng tôi đã chuẩn bị sẵn một "phao cứu sinh" tạm thời để bình luận của bạn không bị chìm xuống.
Với tính năng Bình luận được gán của ClickUp, bạn có thể chuyển đổi bình luận thành công việc và gán chúng cho bất kỳ thành viên nào trong nhóm. Người đó sẽ nhận được thông báo ngay tức khắc và bình luận sẽ hiển thị trong phần bình luận và đề cập trên trang Trang chủ của họ, đảm bảo rằng bình luận không bị lãng quên.
Sau khi hoàn thành công việc, họ có thể đánh dấu bình luận là đã giải quyết để tránh những cuộc theo dõi không cần thiết!
Bước 5: Lập tài liệu quy trình
Để mọi người cùng hiểu và làm theo đúng quy trình, việc lập tài liệu quy trình một cách rõ ràng là vô cùng quan trọng.
Dù bạn đang tạo tài liệu hướng dẫn cho người mới hay bản kế hoạch dự án mới, bạn có thể dễ dàng thực hiện điều này với tính năng Tài liệu của ClickUp.
Với khả năng cộng tác, chia sẻ tệp tin và quản lý quyền truy cập ngay trong thời gian thực, đây chính là giải pháp tuyệt vời cho việc lập tài liệu quy trình!
Thêm vào đó, mỗi Tài liệu được lưu cùng với dự án của bạn, nên bạn luôn có thể truy cập nhanh chóng mà không mất công tìm kiếm.
Không còn cảnh tìm kiếm tài liệu gấp gáp vào phút chót nữa!
Bạn cũng có thể làm những việc sau:
Nhúng các liên kết URL vào Tài liệu và chỉnh sửa giao diện của chúng
Định dạng Tài liệu với các công cụ chỉnh sửa văn bản đa dạng để tăng tính dễ đọc
Xuất Tài liệu ra dạng tệp PDF, HTML hoặc Markdown
Gửi nhận xét để tham khảo khi chỉnh sửa
Cho phép Google tìm kiếm và hiển thị Tài liệu của bạn cho mọi người
Bước 6: Tự động hóa các tác vụ lặp lại
Bạn còn nhớ chúng tôi đã nói rằng các doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian để làm thủ công những công việc lặp đi lặp lại không?
Giờ đây, bạn có thể giải quyết vấn đề đó nhờ vào tính năng Tự động hóa của ClickUp.
ClickUp mang đến cho bạn hơn 50 cài đặt tự động hóa sẵn có để bạn có thể nhanh chóng tự động hóa các công việc thường nhật. Bạn cũng có thể tạo ra các quy trình tự động hóa theo ý muốn của mình!
Trong ClickUp, một quy trình tự động hóa diễn ra như sau:
Nếu một sự kiện kích hoạt xảy ra và một điều kiện được thỏa mãn, một hành động cụ thể sẽ được thực hiện một cách tự động.
Chẳng hạn, bạn có thể thiết lập một quy trình tự động hóa như sau:
Nếu mức độ ưu tiên của công việc thay đổi từ High sang Low, hãy thay đổi trạng thái của công việc thành Open.
Bước 6: Tự động hóa các tác vụ lặp lại
Bạn còn nhớ chúng tôi đã nói rằng các doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian để làm thủ công những công việc lặp đi lặp lại không?
Giờ đây, bạn có thể giải quyết vấn đề đó nhờ vào tính năng Tự động hóa của ClickUp.
ClickUp mang đến cho bạn hơn 50 cài đặt tự động hóa sẵn có để bạn có thể nhanh chóng tự động hóa các công việc thường nhật. Bạn cũng có thể tạo ra các quy trình tự động hóa theo ý muốn của mình!
Trong ClickUp, một quy trình tự động hóa diễn ra như sau:
Nếu một sự kiện kích hoạt xảy ra và một điều kiện được thỏa mãn, một hành động cụ thể sẽ được thực hiện một cách tự động.
Chẳng hạn, bạn có thể thiết lập một quy trình tự động hóa như sau:
Nếu mức độ ưu tiên của công việc thay đổi từ High sang Low, hãy thay đổi trạng thái của công việc thành Open.
Bước 7: Đánh giá năng suất làm việc
Nếu bạn làm việc hiệu quả, đó là điều tốt.
Nhưng bạn không phải là người duy nhất trong nhóm.
Cả nhóm cần phải cùng nhau hợp tác để có thể tiết kiệm được một ngày làm việc mỗi tuần.
Bạn biết đấy, ngay cả Người Sắt cũng cần có đội Avengers bên cạnh, đúng không?
Vậy làm thế nào để biết nhóm của bạn làm việc hiệu quả đến đâu?
Hãy sử dụng tính năng Báo cáo Nhóm của ClickUp!
Công cụ này giúp quản lý công việc và cung cấp cho bạn sáu loại báo cáo để bạn có thể phân tích hiệu suất làm việc của nhóm mình.
Các báo cáo bao gồm:
Báo cáo Công việc Hoàn thành: xem các công việc mà mỗi thành viên đã hoàn thành.
Báo cáo Công việc Đang Thực Hiện: theo dõi chi tiết công việc mà mỗi người đã làm trong ngày, tuần hoặc tháng.
Báo cáo Điểm Không Gian Làm việc: tạo sự hứng thú cho công việc và khích lệ thành viên nhóm thông qua việc "gamify" (biến công việc thành trò chơi).
Báo cáo Ai Đang Tụt Hậu: xác định ai đang có công việc chưa hoàn thành hoặc đang trong quá trình thực hiện.
Báo cáo Thời Gian Theo Dõi: tổng kết thời gian mà mỗi thành viên đã dành cho từng công việc.
Báo cáo Thời Gian Ước Lượng: so sánh thời gian dự kiến với thời gian thực tế đã dành cho công việc để có thể đưa ra ước lượng chính xác hơn trong tương lai.
Nhưng ClickUp còn nhiều tính năng hơn thế!
Để giúp bạn tiết kiệm được một ngày làm việc mỗi tuần, ứng dụng này còn cung cấp các tính năng khác như:
Theo dõi Thời gian Tích hợp: giúp bạn theo dõi thời gian bạn bỏ ra cho từng công việc và dự án.
Pulse: biểu đồ trực quan hoá mức độ hoạt động của nhóm bạn trong một khoảng thời gian cụ thể.
Phụ thuộc: giúp bạn xác định và thực hiện các công việc theo đúng trình tự.
Sổ tay: cho phép bạn ghi chú ý tưởng nhanh chóng và sau đó có thể chuyển đổi thành công việc cụ thể.
Bảng Điều khiển: tạo bảng điều khiển cá nhân để quản lý dự án một cách dễ dàng.
Tích hợp Nội bộ: sử dụng ClickUp kết hợp với Google Drive, Slack, Toggl, Zoom và nhiều dịch vụ khác.
Ứng dụng di động mạnh mẽ cho Android và iOS: giúp bạn cộng tác và làm việc mọi lúc mọi nơi.
Kết luận
Chúng ta đều biết.
Với lượng công việc ngày càng nhiều và sự thay đổi trong cách thức làm việc, việc tiết kiệm thời gian có vẻ như chỉ là một ước mơ.
Nhưng chỉ cần bạn sắp xếp công việc một cách thông minh và cải thiện giao tiếp, bạn hoàn toàn có thể tiết kiệm được một ngày làm việc mỗi tuần - điều này chúng tôi cam kết!
(Chúng tôi không hề nói đùa đâu!)
Thật không may, bạn không thể tự mình làm tất cả mọi việc 🙁
Nhưng may mắn thay, điều này không hề khó 🙂
Bạn chỉ cần một công cụ như ClickUp!
Từ hơn 50 tính năng tự động hóa công việc đến các báo cáo năng suất chính xác, ClickUp có đủ mọi thứ bạn cần! Và nó hoàn toàn MIỄN PHÍ!
.jpg){kind=small}