7 Cách Xây Dựng Niềm Tin và Cải Thiện Giao Tiếp trong Nhóm Làm Việc Từ Xa

Bạn có cảm nhận được không?

Sự tĩnh lặng đến phát chán trong các cuộc họp Zoom của bạn?

Tiếng vang của sự thiếu hứng thú từ các thành viên trong nhóm?

…🦗🦗🦗…

Nếu vậy, có lẽ đã đến lúc bạn nên xem xét lại chiến lược giao tiếp của nhóm làm việc từ xa. 👀

Khi làm việc từ xa trở thành xu hướng chính, các nhà lãnh đạo cần áp dụng những cách thức mới mẻ và sáng tạo để tạo dựng một môi trường làm việc hợp tác tốt hơn.

Làm việc từ xa đặt ra nhiều thử thách cho cả nhân viên và quản lý, từ rào cản trong giao tiếp, cảm giác mệt mỏi với công việc, đến những khó khăn liên quan đến công nghệ, và nhiều vấn đề khác.

Một nghiên cứu của Harvard Business Review được tiến hành trong thời kỳ COVID-19 đã chỉ ra rằng hầu hết các nhà lãnh đạo của nhóm làm việc từ xa gặp khó khăn trong việc giao tiếp hiệu quả và tạo dựng lòng tin với nhóm của mình.

Dù bạn muốn hay không, hai yếu tố này - niềm tin và giao tiếp - có ảnh hưởng rất lớn đến năng suất, động lực làm việc và kết quả công việc của nhân viên. Và nếu bỏ qua, hậu quả không chỉ là việc làm không hiệu quả mà còn nhiều sai sót có thể xảy ra.

Vậy làm thế nào để xây dựng lòng tin và sự hợp tác hiệu quả trong các nhóm làm việc từ xa, và chúng ảnh hưởng như thế nào đến hiệu suất làm việc của nhân viên?

Hãy cùng tìm hiểu.

Bạn đã sẵn sàng xua tan sự im lặng? 🧨

Vai Trò Của Giao Tiếp Trong Việc Tăng Cường Hiệu Suất Làm Việc

Chúng ta có thể đã từng làm việc trong môi trường tiêu cực, nơi đồng nghiệp không đáng tin cậy, xa cách và không phản hồi.

Trong những tình huống như vậy, nhân viên thường giữ lại năng lượng, kỹ năng, đam mê và động lực của mình bởi họ cảm thấy thiếu sự tin tưởng, hỗ trợ và kết nối với đội nhóm của mình.

Vậy, xây dựng lòng tin giúp ích như thế nào?

1. Lòng tin nhiều hơn = Xung đột ít hơn

Lòng tin là siêu năng lực giải quyết vấn đề giao tiếp trong các đội ngũ làm việc ảo. 💪

Sự tin tưởng giữa nhân viên và quản lý giúp giảm bớt và giải quyết hiểu lầm một cách mượt mà hơn.

Hãy chia sẻ tinh thần tin cậy để tăng tốc quá trình đàm phán cũng như xây dựng mối quan hệ cá nhân chặt chẽ hơn trong các đội ngũ ảo. Mặc dù bạn nên giữ mức độ chuyên nghiệp, hãy nghĩ đến việc xây dựng một nền tảng tin tưởng vững chắc theo thời gian để tránh xung đột trong tương lai càng nhiều càng tốt.

Nó hoạt động như thế nào? 🤔

Khi mọi người chia sẻ sự chắc chắn lẫn nhau đối với đồng nghiệp và quản lý, họ sẽ cảm thấy an toàn trong môi trường làm việc của mình.

Do đó khiến họ mở cửa hơn cho việc đàm phán, thảo luận và đối thoại lành mạnh với đội nhóm.

2. Lòng tin tạo ra khí chất “Bạn có tôi đây!”

Một trong những yếu tố cốt lõi của hiệu suất làm việc xuất sắc của nhân viên là sự hợp tác tốt hơn nữa trong đội nhóm. Đặc biệt với công việc từ xa khi giao tiếp trực tiếp giảm xuống mức thấp nhất, việc quản lý một đội ngũ hợp tác từ xa trở nên càng thách thức hơn.

Mối quan hệ làm việc không rõ ràng dẫn đến sự hợp tác kém, trong khi những mối liên kết tin cậy có thể dễ dàng xây dựng mối quan hệ đối tác mạnh mẽ hơn giữa nhân viên và lãnh đạo. ✊

Nghiên cứu từ Harvard Business Review cho thấy những người làm việc trong môi trường tin cậy cao có năng suất làm việc tăng 50%. Điều này khẳng định lòng tin là yếu tố quan trọng nhất để xây dựng các đội nhóm làm việc từ xa chắc chắn. 🥗

Một cách ngắn gọn, giao tiếp dựa trên lòng tin giữa các thành viên sẽ thúc đẩy họ cùng nhau nảy sinh nhiều ý tưởng sáng tạo hơn.

Và bây giờ, hãy cùng chờ đón…🥁 lời ca diệu ngọt của Randy Man. 🎶

Gợi ý: Mẫu kế hoạch giao tiếp

3. Giảm bớt căng thẳng và cảm giác cô đơn

Hiện nay, phần lớn các công ty đã chuyển sang mô hình làm việc kết hợp giữa văn phòng và làm việc từ xa—điều này không phải ai cũng đã sẵn sàng.

Những khó khăn và rào cản khi làm việc tại nhà có thể gây ra stress và khiến nhân viên cảm thấy cô đơn hoặc làm việc biệt lập.

Tuy nhiên, mặt tích cực là… 😍

Mối quan hệ cởi mở, minh bạch và đáng tin cậy với đội ngũ làm việc từ xa giúp nhân viên giảm áp lực công việc, cảm thấy hứng thú hơn trong công việc và giảm bớt gánh nặng khi làm việc từ xa.

Gợi ý 👉 Xem danh sách những câu nói truyền cảm hứng về tinh thần đồng đội!

7 Cách Thông Minh để Cải Thiện Giao Tiếp Nhóm Ảo và Tăng Cường Lòng Tin

May mắn là có nhiều cách mà những người quản lý xuất sắc có thể tạo dựng lòng tin và giao tiếp minh bạch trong nhóm làm việc từ xa. 🥳 

Dưới đây là một số mẹo hữu ích để xây dựng một đội ngũ hợp tác, đồng lòng và tự chủ.

1. Linh hoạt trong giao tiếp với đội nhóm ảo

Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đang chấp nhận tư duy mở và quan điểm linh hoạt hơn trong cách làm việc nhóm. Đặc biệt là với các đội nhóm ảo, nơi việc xây dựng mối quan hệ xã hội hiệu quả không hề đơn giản, việc đơn giản hóa quy trình làm việc trở nên cần thiết.

Các trưởng nhóm ảo cần phải thân thiện và dễ gần để nhân viên không ngần ngại khi muốn đặt câu hỏi, thảo luận vấn đề hay chia sẻ quan điểm. 🗣️

Giữ tâm trí cởi mở với những thay đổi sẽ giúp các trưởng nhóm duy trì được sự linh hoạt và nhanh nhẹn trước những biến động. Hơn nữa, một văn hóa công ty minh bạch sẽ tạo điều kiện cho việc giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên.

2. Đặt ra mục tiêu chung cụ thể

Việc làm từ nhà đã thay đổi cách chúng ta cân bằng giữa cuộc sống cá nhân và công việc.

Điều này khiến việc xác định ưu tiên trở nên khó khăn hơn.

Chính vì vậy, các trưởng nhóm ảo cần phải rõ ràng trong việc định hình mục tiêu công ty cho từng nhân viên.

Các thành viên đôi khi cảm thấy không gắn kết chỉ vì khoảng cách địa lý. Do đó, dù bạn làm việc cho một công ty phần mềm hay một tiệm bánh, nhiệm vụ của bạn là đặt ra một hướng đi chung với các mục tiêu cụ thể và rõ ràng.

Khi mọi người đều biết rõ nhiệm vụ của mình trong ngày/tuần/tháng, các hạn chót và yêu cầu khác, việc giao tiếp trở nên thuận lợi hơn.

Hãy xác định các mục tiêu chung để tạo dựng nền tảng vững chắc cho các giá trị công ty mà mỗi thành viên có thể đóng góp. Bạn có thể làm điều này một cách đơn giản hơn với tính năng quản lý công việc đặc biệt của ClickUp.

3. Nói "Cảm ơn!" với đội ngũ làm việc từ xa

Chúng ta hãy thừa nhận điều này: Là con người, ai cũng muốn được nhìn thấy và trân trọng. 😌

Khi làm việc với đội ngũ từ xa, việc đánh giá và ghi nhận thường bị lãng quên trong dòng chảy liên tục của các cuộc gọi video, thảo luận nhanh và hàng loạt dự án không ngừng.

Đây là lý do tại sao việc sử dụng sức mạnh của sự công nhận và đánh giá chân thành mang lại lợi thế trong việc cải thiện giao tiếp với đội ngũ làm việc từ xa của bạn.

Theo Glassdoor, 53% nhân viên thừa nhận rằng họ sẽ gắn bó lâu hơn với công ty nếu họ cảm thấy được trân trọng đủ.

Vậy đây là một số phương pháp sáng tạo để ghi nhận công sức của nhân viên:

• Thực hiện một chương trình đánh giá nhân viên. Ví dụ, bạn có thể tặng điểm cho việc hoàn thành những nhiệm vụ nhỏ nhất hay đúng giờ. Những điểm này sau đó có thể được đổi lấy những ưu đãi như thêm thời gian nghỉ ngơi

• Ghi nhận thành tựu cá nhân để những nhân viên hiệu quả nổi bật hơn. Khi quản lý nhấn mạnh những chiến thắng nhỏ của các thành viên và cảm ơn họ qua một cuộc gọi điện thoại cá nhân, họ sẽ cảm thấy mình có giá trị và tham gia nhiều hơn

• Tôn vinh cả những thất bại của nhân viên bằng cách hỗ trợ việc mạo hiểm và quyết tâm. Hơn nữa, hãy tận dụng những thất bại để khích lệ các thành viên khác thử nghiệm những điều mới mẻ

• Chia sẻ thành tựu của đội nhóm qua mạng xã hội và các nền tảng khác. Sử dụng các hashtag Instagram đặc biệt (ví dụ: #employeeofthemonth) và bày tỏ lòng biết ơn trong một bài đăng Facebook đơn giản để làm cho các thành viên trong đội cảm thấy đặc biệt

Các thành viên trong đội ngũ làm việc từ xa thường cảm thấy tách biệt khỏi công ty, vì vậy việc cung cấp sự ghi nhận sẽ giúp họ tham gia và tạo động lực tốt hơn.

4. Các cuộc họp 1:1 tạo nên giao tiếp đội ngũ làm việc từ xa tuyệt vời

Một phần của giao tiếp thành công là cách tiếp cận cá nhân đối với các thành viên trong đội ngũ làm việc từ xa.

Tổ chức các cuộc họp thường xuyên là một cách để theo dõi tiến độ công việc và hiệu suất nhân viên, cũng như là cơ hội để kiểm tra với các thành viên làm việc từ xa.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn xây dựng một nền tảng tin cậy vững chắc và môi trường hợp tác, hãy dành thời gian cho cả những cuộc tổng kết riêng tư. 🤝

Việc trở nên thân mật khi làm việc tại văn phòng là khá dễ dàng. Một câu "Chào bạn" đơn giản hay một cuộc trò chuyện nhanh khi pha cà phê là những cách làm tan băng hiệu quả.

Dù bạn có cập nhật thông tin qua email marketing hay gửi tin nhắn hàng loạt cho hơn 100 nhân viên văn phòng, sự hiện diện trực tiếp vẫn rất quan trọng.

Mặc dù làm việc từ xa đã đem lại những thách thức trong giao tiếp giữa mọi người, chúng ta vẫn có cơ hội kết bạn trong thế giới ảo. 🧑‍💻

Dưới đây là một số mẹo nhanh để tổ chức các cuộc họp một-một thành công với nhân viên làm việc từ xa của bạn:

• Duy trì lịch trình đều đặn

• Hỏi về những khó khăn mà các thành viên đang gặp phải

• Ghi chép lại để theo dõi tiến độ

• Chắc chắn làm giảm tiếng ồn nền và loại bỏ các vấn đề kỹ thuật khác

• Chuẩn bị một số câu hỏi giao tiếp không chính thức

• Lắng nghe tốt

Những người lãnh đạo nhóm tổ chức các cuộc họp trực tiếp với từng thành viên thường xuyên sẽ có nhiều khả năng giành được lòng tin và cải thiện mối quan hệ thân thiện.

Sự chân thành và đồng cảm thể hiện sự tôn trọng và quan tâm bạn dành cho đội ngũ làm việc từ xa của mình. Điều này, đổi lại, cải thiện sự kết nối từ bên trong.

Hơn nữa, bạn nên tạo ra một môi trường thích hợp để trò chuyện và trao đổi quan điểm.

Cho dù bạn quyết định sử dụng phần mềm họp hay ứng dụng di động, hãy chắc chắn lựa chọn thời gian tốt nhất, loại bỏ tiếng ồn nền và thiết lập một không khí thân thiện.

ClickUp sẽ dễ dàng trở thành công cụ yêu thích của bạn để cải thiện mọi loại giao tiếp nhóm. Đặc biệt là đối với các đội ngũ làm việc từ xa, các công cụ và tính năng có sẵn giúp tổ chức mọi hoạt động trong công ty của bạn. Từ bản đồ dự án được hình dung hóa và theo dõi công việc theo thời gian thực đến biểu đồ sprint và danh sách ưu tiên, bạn có thể tạo, hoàn thành và quản lý nhiệm vụ từ một nơi!

5. Cho phép đội ngũ làm việc từ xa của bạn chia sẻ và đưa ra ý tưởng

Trao đổi thông tin là linh hồn của giao tiếp.

(Vui lòng thêm một số hiệu ứng âm thanh ở đây... 🙌_)_

Trải nghiệm hợp tác như việc động não sẽ giúp đội ngũ của bạn làm việc từ xa mở lòng hơn về những ý tưởng và gợi ý mà họ chưa chia sẻ, quan điểm về một chủ đề cụ thể, và giải pháp cho bất kỳ vấn đề nào đang tồn tại.

Việc trao đổi ý tưởng là một nỗ lực hợp tác, giúp xây dựng các đội nhóm mạnh mẽ và mối quan hệ sản xuất. Đặc biệt đối với người lãnh đạo đội ngũ từ xa, việc tổ chức các phiên não bão để mọi người cảm thấy được lắng nghe và trân trọng kể cả những ý tưởng 'xấu' là hết sức quan trọng. 🧠

6. Cuộc sống không chỉ có công việc!

Thảo luận về các chủ đề ngoài công việc là cách đơn giản nhất để hình thành mối quan hệ tin cậy với đội ngũ từ xa của bạn. Điều này, một lần nữa, khẳng định sự minh bạch và cởi mở của công ty đối với nhân viên từ xa. Một nghiên cứu của Gallup cho thấy 50% nhân viên rời bỏ công việc vì họ không hài lòng và không cảm thấy gắn kết với quản lý của mình. Lý do thực sự đằng sau điều này là mọi người đang tìm kiếm sự tương tác con người chân thật****. Và khi khó khăn ập đến, họ đơn giản chỉ muốn thoát khỏi căng thẳng công việc, áp lực deadline dự án và hàng loạt báo cáo. Có một người lãnh đạo mà họ có thể thảo luận về dự án công việc cũng như tình yêu với chó cưng của họ là một phước lành thực sự.

7. Đừng quên niềm vui

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, ai cũng thích vui vẻ. 💃 Ngay cả trong công việc. 🤫 Xét đến lượng căng thẳng mà nhân viên từ xa phải trải qua, các quản lý cần tạo ra thời gian giải trí cho đội ngũ từ xa. Mặc dù hoạt động xây dựng đội nhóm thường được coi là cách để ngắt kết nối với công việc, chúng giúp xây dựng mối quan hệ chặt chẽ hơn. Bạn có thể vui vẻ từ xa bằng cách nào?

• Chơi trò chơi video và trắc nghiệm trực tuyến (chắc chắn bạn có một số game thủ trong số các thành viên)

• Tham gia các bài quiz trực tuyến như Virtual Happy Hour Trivia

• Giải mã phòng thoát hiểm trực tuyến

• Tạo và giải quyết các tình huống thách thức

• Chơi trò hai sự thật và một dối: một trò chơi kinh điển

Và còn nhiều hơn nữa! Đặc biệt với các đội ngũ từ xa, việc cung cấp niềm vui giúp họ duy trì sự kết nối và cam kết. Hơn nữa, nó sẽ giúp các thành viên cô lập cảm thấy gần gũi và tin tưởng hơn vào quản lý.

Kết luận!

Việc cải thiện lòng tin và sự hợp tác như một người lãnh đạo đội ngũ từ xa không phải là điều dễ dàng, nhưng những mẹo đơn giản và thiết thực của chúng tôi ở đây để giúp bạn bắt đầu và nâng cao mối quan hệ công việc lên một tầm cao mới. ↗️ Hãy nhớ: Cuối cùng, tất cả đều xuất phát từ lòng biết ơn, sự tôn trọng và quan tâm đối với các đội ngũ từ xa.

Đánh giá của tôi về ClickUp

Chúng tôi bắt đầu sử dụng ClickUp khi làm việc từ xa trở thành xu hướng mới. Với rất nhiều công cụ mới cần phải quản lý (Zoom, TeamViewer, v.v.), ClickUp đã mang lại một sự đơn giản hóa khác biệt. Chúng tôi chủ yếu sử dụng nó để quản lý công việc. Mặc dù nhóm của chúng tôi không lớn, nhưng chúng tôi vẫn cần một cái gì đó dễ dàng để sử dụng. Với ClickUp, chúng tôi không cần phải tìm kiếm công việc hay hạn cuối. Chúng tôi cũng có thể sử dụng hệ thống mã màu đặc biệt giúp mọi thứ trở nên ít rối rắm hơn.

Cá nhân tôi rất thích các hộp công việc nơi bạn có thể di chuyển tất cả các nhiệm vụ vào các giai đoạn của chúng (Đang xử lý, Hoàn thành, Cần xác định, v.v.). Nó giúp tôi hiểu một cách trực quan về tiến độ quản lý công việc của mình, và đồng thời biết được đội ngũ của mình đang ở đâu. Vì vậy, nếu có điều gì tôi có thể hỗ trợ, tôi có thể thấy ngay từ Bảng điều khiển.