5 Giai Đoạn Quản Lý Dự Án
Quản lý dự án là quá trình phát triển và thực hiện kế hoạch liên quan đến một dự án cụ thể đang được tiến hành. Quá trình này có thể được chia thành các giai đoạn rõ ràng mà bạn và nhóm của bạn sẽ trải qua khi thực hiện dự án từ đầu đến cuối.
Các giai đoạn của quản lý dự án là những quy trình bài bản, tuần tự cần được tuân theo bởi cả người quản lý và lãnh đạo để đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng cách và có thể phát triển kết quả tích cực trong tương lai.
Hiệu quả cơ bản của dự án nằm trong một số giai đoạn cụ thể để làm cho quản lý dự án tổ chức mạnh mẽ và chuyên nghiệp. Những giai đoạn này có thể được sử dụng như những hướng dẫn sơ bộ để hiểu báo cáo tiến độ của một dự án nhất định.
Nếu bạn muốn đảm bảo kế hoạch của mình diễn ra đúng hướng, bạn sẽ cần tuân theo năm giai đoạn của quản lý dự án!
Năm Giai Đoạn Quản Lý Dự Án
Theo Viện Quản Lý Dự Án (còn được biết đến là PMI), Quản Lý Dự Án là kiến thức, kỹ thuật, kỹ năng và công cụ mở rộng phạm vi tham gia và hoạt động của một tổ chức nhất định để đạt được mục tiêu của dự án cụ thể đó.
Thông thường, quá trình kiểm soát và điều hành dự án được chia thành năm giai đoạn cơ bản từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc. Dù kế hoạch của bạn là khởi nghiệp một doanh nghiệp mới hay tạo một kế hoạch marketing, mọi nhóm quản lý đều trải qua năm giai đoạn này.
Hãy xem xét năm giai đoạn này:
Khởi đầu và ý tưởng của dự án
Lập kế hoạch dự án
Thực hiện dự án
Giám sát, kiểm soát và thực hiện dự án
Tầm Quan Trọng Của Giai Đoạn Dự Án: Ý Kiến Chủ Chốt
Mỗi dự án đều mang những yêu cầu riêng và cần tuân theo một quy trình nhất định. Việc chia nhỏ dự án thành các giai đoạn giúp ban quản lý có thể xử lý từng phần một cách riêng biệt, qua đó đảm bảo hoàn thành dự án một cách hiệu quả. Các giai đoạn này cũng tạo nên một quy trình làm việc có tổ chức, giúp duy trì hiệu suất công việc của tất cả các cá nhân tham gia vào dự án.
Tôi biết bạn đang suy nghĩ, "Liệu nó có thực sự quan trọng không?"
Câu trả lời là có! Năm giai đoạn này rất quan trọng bởi vì chúng giúp:
Tạo sự liên kết chiến lược để mang lại giá trị thực sự cho doanh nghiệp hoặc dự án của bạn
Mang lại sự lãnh đạo chân thực cũng như hướng dẫn phù hợp cho dự án của bạn
Cung cấp mục tiêu và tập trung rõ ràng đối với việc quản lý của bạn
Lập kế hoạch thực tế về mục tiêu của bạn
Kiểm soát chất lượng của kết quả tổng thể
Hãy cùng tìm hiểu về năm giai đoạn này, và cách chúng giúp dự án của bạn thành công!
Bước 1: Khởi đầu
Một khởi đầu cụ thể sẽ chỉ ra con đường đem lại thành công và cũng đặt nền móng cho tất cả các giai đoạn khác trong chu kỳ sống của nó. Đầu tiên, hãy xem xét kỹ lưỡng ý tưởng và khái niệm của dự án để xác định liệu chúng có mang lại lợi ích cho tổ chức hay không.
Trong giai đoạn này, nhóm ra quyết định sẽ xác định một cách thực tế để hoàn thành toàn bộ dự án. Giai đoạn này còn được biết đến là bắt đầu chính thức, bắt đầu với việc phát hành một chỉ thị dự án. Thông thường, nó mô tả mục đích và mục tiêu chính của dự án và cũng ủy quyền cho ngân sách dự án.
Giai đoạn này bắt đầu với:
Một trường hợp kinh doanh cụ thể: nó biện minh cho nhu cầu thực sự của một dự án và sẽ thiết lập ước tính về lợi ích tiềm năng
Nghiên cứu khả thi: nó đánh giá các nguồn lực cần thiết khác nhau để đánh giá thách thức của dự án và xác định sự khởi đầu cần thiết liên quan đến lợi ích của tổ chức
Khởi đầu dự án nói chung đòi hỏi một số thành phần chính để thực hiện một Tài liệu Khởi đầu Dự án (PID), bao gồm những điều sau:
Trường hợp kinh doanh
Mục tiêu và phạm vi của dự án bạn
Tổ chức dự án
Rủi ro dự án
Ý kiến của người liên quan dự án
Khung kiểm soát và báo cáo, và nhiều hơn nữa
Sau khi bạn hoàn tất những bước này, đã đến lúc để lên kế hoạch cho dự án của bạn!
Bước 2: Lập Kế Hoạch
Giai đoạn lập kế hoạch chủ yếu tập trung vào việc xây dựng bản đồ cho các mục tiêu, ngân sách và thời gian cụ thể của dự án. Đây là lộ trình giúp bạn tiến lên phía trước và hướng dẫn đội ngũ một cách chính xác. Trong giai đoạn này, người quản lý dự án có thể phát huy kỹ năng của nhân viên để nâng cao hiệu suất làm việc cho tổ chức.
Giai đoạn Lập Kế Hoạch Dự Án bao gồm:
Xác định rõ ràng nhu cầu
Định nghĩa mục tiêu và phạm vi
Hoàn thiện khung thời gian để giao kết quả hoàn chỉnh
Tổ chức lịch trình để đảm bảo dòng chảy tổ chức được thuận lợi
Sắp xếp và đánh giá yêu cầu
Giai đoạn lập kế hoạch là hết sức quan trọng trong quản lý dự án. Trong giai đoạn này, đội ngũ của bạn sẽ được cung cấp một lộ trình cụ thể về những gì mà dự án yêu cầu để cuối cùng đạt được thành công cùng nhau!
Vậy, bước tiếp theo là gì? Đã đến lúc bắt tay vào công việc!
Bước 3: Thực Hiện
Khi đội ngũ đã sẵn sàng để thực hiện hoặc triển khai kết quả, giai đoạn thực hiện dự án giúp bạn kiểm soát và quản lý mọi dự án. Sử dụng các trạng thái của dự án để giữ cho dòng công việc diễn ra một cách có tổ chức và đúng đắn. Người quản lý dự án sẽ cần phải tận dụng kỹ năng quản lý và kỹ năng mềm để động viên đội ngũ, nâng cao hiệu suất công việc và hơn thế nữa.
Quản lý dự án có thể cần những điều sau cho giai đoạn thực hiện:
Tạo ra trách nhiệm và nhiệm vụ cá nhân
Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong đội
Tiến hành thực hiện các nhiệm vụ
Cập nhật báo cáo tiến độ dự án
Cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ theo đúng hạn
Một số chuyên gia cho rằng, thực hiện và quảng bá là hai giai đoạn liên tiếp nhau trong cùng một giai đoạn.
Sau khi hoàn thành giai đoạn này, bạn cần hỗ trợ đội ngũ marketing của mình khoe những thành quả đã đạt được! Điều này có thể bao gồm việc tạo ra một bộ quảng cáo cho các dịch vụ hoặc sản phẩm của bạn để chuẩn bị cho một hội chợ thương mại. Bây giờ, đội ngũ marketing cần thu thập thông tin liên quan đến sản phẩm, giá cả và thậm chí là hình ảnh sản phẩm để quảng bá trước khách hàng.
Vậy là xong rồi phải không?
Chưa đâu! Còn hai giai đoạn nữa đấy!
Bước 4: Giám sát và kiểm soát
Trong giai đoạn này, người quản lý có thể đo lường hiệu suất, tiến độ và giải quyết các vấn đề có thể phát sinh. Giai đoạn giám sát và kiểm soát là một mốc quan trọng của dự án trong tổng thể quản lý dự án.
Có nhiều Chỉ số Hiệu suất KPI (Key Performance Indicators) khác nhau để theo dõi dự án, như duy trì ngân sách được lập kế hoạch tốt, tuân thủ lịch trình đã hứa, giao sản phẩm đúng hạn, và nhiều hơn nữa.
Điều quan trọng nhất là giai đoạn này có thể đo lường dễ dàng và thường xuyên được sử dụng bởi ban quản lý và các bên liên quan cùng nhau.
Bước 5: Kết Thúc Dự Án
Chúng ta đã đến giai đoạn cuối cùng trong quản lý dự án, nơi bạn có thể đánh giá mức độ thành công của dự án đã hoàn thành. Việc đánh giá này mang lại bài học và xem xét lại toàn bộ quy trình để nâng cao hiệu quả cho những dự án tiếp theo của bạn. Đây là giai đoạn kết thúc của chu kỳ sống của quản lý dự án của bạn.
[Mô hình quy trình quản lý dự án bước đệm]
Trong bối cảnh các thủ tục có thể khiến công tác quản lý dự án trở nên vô cùng phức tạp, việc sử dụng các công cụ quản lý dự án là giải pháp không thể thiếu. Chúng giúp bạn lên kế hoạch cho dự án một cách dễ dàng. ClickUp là một trong những công cụ như vậy, có thể hỗ trợ bạn rất nhiều.
Đây là một công cụ quản lý dự án tích hợp tài liệu, nhắc nhở, mục tiêu, lịch và thậm chí là hộp thư đến. Với các tính năng độc quyền và hoàn toàn tùy chỉnh, ClickUp phù hợp với các đội ngũ từ nhỏ đến lớn và thuộc mọi ngành nghề, cho phép mọi nhóm sử dụng cùng một ứng dụng để lập kế hoạch, tổ chức và cộng tác.
Việc tạo ra các giao diện tùy chỉnh mà bạn có thể lưu lại và chia sẻ với bất kỳ ai, cùng với các biểu đồ khối lượng công việc hiển thị công việc mà mọi người đang thực hiện, giúp việc quản lý dự án trở nên dễ dàng hơn.
Quy trình quản lý dự án có thể khác nhau giữa các tổ chức; tuy nhiên, đây là các thành phần truyền thống của một dự án thành công. Các đội ngũ quản lý trên khắp thế giới áp dụng năm giai đoạn quản lý dự án này để hoàn thành dự án của họ và thu được nhiều lợi ích.
Quản lý dự án không cần phải là một nhiệm vụ áp đảo, bất kể quy mô của dự án, miễn là bạn tuân theo năm giai đoạn của quản lý dự án.
