20 mẹo từ chuyên gia để quản lý dự án theo phương pháp Agile hiệu quả
20+ mẹo từ chuyên gia để quản lý dự án theo phương pháp Agile hiệu quả
Agile là một phương pháp quản lý dự án rất được ưa chuộng hiện nay.
Tự tin. Có hoài bão. Gây ấn tượng.
Khi áp dụng Agile, các nhóm làm việc sẽ bắt đầu dự án từ cái nhìn tổng quan và từ đó có thể nhanh chóng thích ứng với những thay đổi, thu thập ý kiến của khách hàng trong suốt quá trình phát triển, và đặt việc hợp tác lên trên cả các quy trình làm việc. 🤩
Dù bạn đã quen thuộc hay mới bắt đầu với Agile, những vấn đề thường gặp là giống nhau. Để hiểu rõ về Quản lý dự án Agile, bạn cần biết nó là gì, cách thức hoạt động và những lợi ích mà nó mang lại.
Câu hỏi quan trọng nhất có lẽ là: Agile sẽ phát huy hiệu quả như thế nào với nhóm của bạn? 🤔
Chúng tôi đã tổng hợp một số lời khuyên từ các chuyên gia có kinh nghiệm với Agile để giúp bạn tìm câu trả lời.
Hãy cùng tìm hiểu xem Quản lý dự án Agile là gì.
Quản lý dự án Agile là gì?
Quản lý dự án Agile là một quy trình linh hoạt, được thực hiện theo từng giai đoạn ngắn, giúp chia nhỏ công việc của một dự án lớn thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
Phương pháp Agile chú trọng vào:
Sự hợp tác chặt chẽ với khách hàng
Khả năng tự tổ chức của nhóm
Thích nghi với môi trường thay đổi
Sự minh bạch với đội ngũ và các bên liên quan
Việc cải thiện không ngừng trong suốt quá trình dự án
Ngày nay, bạn có thể sử dụng các phần mềm quản lý dự án miễn phí để quản lý và tự động hóa các quy trình Agile, giúp thực hiện công việc nhanh chóng hơn!
Mẹo bổ sung: Hãy tham khảo hướng dẫn này về epic trong Agile!
Khi nào bạn nên (và không nên) sử dụng Quản lý dự án Agile
Trong thời đại số hóa ngày nay, mọi tổ chức ở các ngành nghề khác nhau đều có thể áp dụng Agile để cải thiện hiệu suất công việc.
Nếu tiếp cận một cách chính xác, làm việc theo phương pháp Agile sẽ mang lại cho các nhóm làm việc sự tự do sáng tạo và khả năng chia sẻ ý tưởng, cải tiến một cách minh bạch trong suốt quá trình phát triển dự án.
Nếu thực hiện không đúng cách:
Nếu đúng
Tuy nhiên, việc xác định dự án nào thích hợp để áp dụng phương pháp linh hoạt (agile) là rất quan trọng. Nếu việc sử dụng phương pháp này lại khiến cho quy trình dự án trở nên phức tạp và khó hiểu thì chẳng nhẽ lại đi ngược lại mục đích ban đầu.
Những đặc điểm của dự án thích hợp với phương pháp linh hoạt:
Sự tham gia tích cực của các bên liên quan
Mong muốn lớn trong việc thay đổi và cải tiến
Việc thu thập phản hồi từ khách hàng là một phần không thể thiếu trong các giai đoạn phát triển
Nhóm làm việc đã có kinh nghiệm thực tế với phương pháp linh hoạt
Những đặc điểm của dự án không thích hợp với phương pháp linh hoạt:
Yêu cầu và thời hạn được đặt ra một cách cứng nhắc
Không thể chia nhỏ công việc trong khoảng thời gian ngắn một cách hợp lý
Yêu cầu của khách hàng được đáp ứng ngay từ lần đầu tiên mà không cần cải tiến sau này
Với những điều trên, đã đến lúc chúng ta cùng lắng nghe ý kiến và trải nghiệm từ những người chuyên nghiệp khác về quản lý dự án theo phương pháp linh hoạt.
Lời khuyên cho quản lý dự án theo phương pháp linh hoạt
Đối với một quản lý sản phẩm, việc giải thích giá trị kinh doanh cần thiết để thỏa mãn khách hàng và đạt được mục tiêu của công ty là rất quan trọng.
Khi có thể, tôi chia sẻ thông tin từ Lean canvas, kết quả khảo sát và phỏng vấn khách hàng để đội ngũ phát triển cũng có cái nhìn chân thực về những phản hồi từ khách hàng.
Về phía mục tiêu của công ty, tôi giải thích cách mà việc giải quyết vấn đề của khách hàng sẽ giúp chúng ta tăng doanh thu, lòng trung thành của khách hàng hoặc thị phần, dựa trên những dữ liệu thị trường và cạnh tranh mà tôi có được.
Colleen O’Rourke, The 280 Group
Chuyên gia Tư vấn & Đào tạo Quản lý Sản phẩm
Chứng chỉ: Nhà quản lý sản phẩm Agile được chứng nhận
Lời khuyên quan trọng nhất mà tôi muốn gửi đến những ai đang tham gia vào quản lý dự án theo phương pháp Agile là hãy chú ý đến kết quả cuối cùng hơn là bám sát vào các quy định.
Trong Agile, chúng ta rất dễ mất thời gian và công sức để tranh cãi về những điều gì thuộc về Agile và những gì không, từ đó quên mất mục tiêu ban đầu khi chọn áp dụng Agile là để cải thiện hiệu suất công việc.
Khi bạn bắt đầu tích hợp quy trình này, điều quan trọng là bạn cần nắm bắt và thấm nhuần tinh thần, giá trị cốt lõi và triết lý của Agile, thay vì chỉ chăm chăm vào việc tuân thủ một cách máy móc các quy trình đã đặt ra.
Ryan Vice, Vice Software, LLC
Đồng sáng lập và Giám đốc điều hành
Nỗ lực để mọi người cùng nhau hiểu và tin tưởng vào phương pháp làm việc linh hoạt.
Để áp dụng một cách hiệu quả nhất, cả nhóm và ban lãnh đạo cần nắm rõ vì sao chúng ta lại làm việc trong một môi trường linh hoạt, và thực sự quan niệm rằng nó mang lại những ích lợi gì.
Chỉ khi mọi người thực sự tiếp nhận, chúng ta mới có thể tận dụng trọn vẹn những ưu điểm của phương pháp linh hoạt. Nếu tinh thần làm việc không hướng tới sự linh hoạt, chúng ta sẽ không thể khai thác hết được công suất của phương pháp này.
Derek Harrington, Entrision
Người sáng lập, Kỹ sư trưởng
Việc tổ chức công việc một cách rõ ràng là chìa khóa để quản lý dự án theo phương pháp linh hoạt thành công. Mọi người trong nhóm cần nắm rõ từng bước thực hiện để hoàn thành các công việc trong từng giai đoạn sprint.
Do đó, mọi người cần được tiếp cận một cách thuận tiện tới Quy trình Vận hành Chuẩn của công ty, giúp họ thực hiện công việc một cách hiệu quả và tin cậy.
Như một phần trong quy trình chuẩn của nhóm bạn, bạn cần thiết lập một quy trình giao tiếp sao cho mọi người đều biết cách thảo luận về các vấn đề hay rủi ro mà nhóm có thể gặp phải - bạn đã sử dụng Slack hay một công cụ hỗ trợ công việc như ClickUp chưa?
Càng tổ chức nhóm một cách chặt chẽ, việc hoàn thành các công việc trong mỗi sprint sẽ càng trở nên dễ dàng hơn.
Meagan Beltekoglu, New Leaf Digital
Giám đốc Điều Hành
Thu hút sự đồng lòng từ bộ phận quản lý sản phẩm và nhóm lãnh đạo để thực hiện việc giao hàng theo từng giai đoạn và nhấn mạnh tầm quan trọng của việc duy trì một vòng lặp phản hồi nhanh chóng. Việc xây dựng một nền văn hóa không ngừng cải thiện và cho phép nhóm có quyền "dừng lại dây chuyền sản xuất" để giải quyết các điểm nghẽn đã giúp chúng tôi cắt giảm công việc không lường trước được, qua đó giúp cải thiện khả năng ước lượng và nâng cao chất lượng của sản phẩm cuối cùng.
Alex Radka, Sentient Digital, Inc.
Quản lý Kỹ thuật
Không nên quản lý quá chi tiết. Mặc dù các cuộc họp Scrum hàng ngày là cơ hội tốt để cập nhật thông tin nhanh chóng và nắm bắt tiến độ của dự án, bạn không nên biến chúng thành những buổi thẩm vấn.
Ravi Parikh, RoverPass Campground Management Software
Giám đốc điều hành
Luôn nhớ đến giá trị bạn muốn cung cấp. Điều này là trọng tâm giúp kết nối mọi thành viên trong đội ngũ của chúng ta.
Phương pháp Agile rất hiệu quả để triển khai các sản phẩm phức tạp, trong đó việc lắng nghe phản hồi từ khách hàng là vô cùng quan trọng.
Chúng tôi có nhiều khách hàng thân thiết luôn sẵn lòng đưa ra ý kiến phản hồi ngay từ những bước đầu tiên.
Lilia Gorbachik,
Intermedia Cloud Communications
Quản lý Sản phẩm
Quản lý Sản phẩm Hiệu quả
Người sáng lập
Sự phối hợp nhóm là chìa khóa thành công. Một mối quan hệ làm việc tốt giữa người chủ sản phẩm, scrum master, và quản lý sản phẩm là nền tảng vững chắc cho việc quản lý dự án theo phương pháp linh hoạt (agile).
Trong bộ ba này, mỗi người đều có vai trò cực kỳ quan trọng để đảm bảo áp dụng thành công các phương pháp linh hoạt trong tổ chức. Scrum master là người nối kết các nhóm lại với nhau và có trách nhiệm quan trọng trong việc duy trì các quy trình agile scrum trong nhóm.
Ruchi Bahadur, Tempo
Giám đốc, Sản phẩm Nghiên cứu và Phát triển
Các trưởng nhóm và thành viên trong nhóm phải hoàn toàn tin tưởng lẫn nhau.
Nhóm linh hoạt (Agile) là nhóm có khả năng thực hiện nhiều chức năng khác nhau và tự quản lý, với các thành viên thường xuyên làm việc trên các bộ phận khác nhau của một sản phẩm có thể sử dụng được.
Nếu không có sự tin tưởng, một nhóm linh hoạt sẽ không thể tự quản lý công việc của mình một cách ăn ý, sự trong suốt sẽ không được đảm bảo, và việc duy trì các quy trình linh hoạt sẽ trở nên khó khăn.
Callum Carlile, Automation Consultants
Chuyên Gia Tư Vấn Agile
Chứng chỉ: BEng, Chuyên viên Thực hành PRINCE2 Agile, Chuyên viên Scrum Chuyên nghiệp
Hãy luôn sẵn lòng đón nhận sự thay đổi.
Đây không chỉ là một trong bốn giá trị cốt lõi của phương pháp Agile, "Ưu tiên ứng phó với thay đổi hơn là bám sát kế hoạch", mà còn là kim chỉ nam cho bạn khi quản lý dự án có nhiều biến động hoặc yếu tố không chắc chắn.
Không nên xây dựng kế hoạch chi tiết cho toàn bộ công việc ngay từ đầu - hãy lập kế hoạch và điều chỉnh liên tục trong suốt quá trình dự án cho đến khi hoàn thành.
William Chin-Fook, TELUS Digital
Trưởng Phòng Quản lý Sản phẩm
Người sáng lập
Không nên tự tạo ra các quy trình linh hoạt riêng biệt. Hãy theo đúng nguyên tắc của tuyên ngôn linh hoạt, thực hiện một cách cẩn trọng tất cả các nghi thức cần thiết và cho chúng thời gian để phát triển.
Nếu bạn thấy rằng phương pháp Agile không giải quyết được vấn đề của mình, bạn cần tìm hiểu thêm.
Chẳng hạn, có những kỹ thuật phân nhánh như Khung Agile Tích hợp giúp mở rộng và áp dụng Agile cho các công ty lớn hơn.
Anton Yarkov, Access Softek Inc
Kỹ Sư Phần Mềm Cao Cấp, Trưởng Phòng Thư Ký
Hãy bắt đầu áp dụng phương pháp Agile cho một dự án thí điểm và sau đó, những người tham gia có thể trở thành sứ giả của Agile trong tổ chức để truyền bá phương pháp này.
Agile đòi hỏi sự giao tiếp hàng ngày và không ngừng giữa tất cả các bên liên quan - đội ngũ phát triển, chủ doanh nghiệp và người dùng - nên việc khởi đầu với một dự án thí điểm có các thành viên cam kết tuân theo các quy trình quan trọng sẽ chứng minh rằng Agile có thể được áp dụng rộng rãi trong toàn công ty.
David Bitton, DoorLoop
Giám đốc Marketing & Đồng sáng lập
Thông qua các cuộc họp hàng ngày, chu trình phản hồi không ngừng, đánh giá tiến độ công việc và tổng kết sau mỗi giai đoạn, cách tiếp cận linh hoạt giúp loại bỏ rào cản giữa các bộ phận.
Phương pháp linh hoạt này chú trọng vào việc hỗ trợ lẫn nhau và giải quyết vấn đề, không chỉ trong một nhóm riêng lẻ mà còn giữa tất cả các nhóm phát triển sản phẩm.
Ívar Haukur Sævarsson, Tempo
Kiến trúc sư công nghệ thông tin, Nghiên cứu và Phát triển
Càng thực hành, bạn càng tiến bộ. Bước đầu có thể hơi khó khăn.
Lời khuyên hàng đầu của tôi là đừng bỏ cuộc, ít nhất là cho đến sau 4 đến 6 chu kỳ làm việc nhanh hoặc các kỳ scrum.
Tinh thần chính của phương pháp Agile là không ngừng cải thiện qua mỗi lần thực hiện, tìm ra phương pháp làm việc hiệu quả nhất thông qua việc đánh giá và làm việc nhóm. Nếu bạn dừng lại quá sớm, bạn sẽ không thể nhận thấy được những lợi ích thực sự của nó.
Marcos Ortiz,
Claro
Quản Lý Dự Án
Người Sáng Lập
Chứng chỉ: Chuyên Gia ScrumMaster® (CSM®) Chứng Nhận
Quý vị cần những người luôn hướng tới mục tiêu để có thể tin tưởng rằng mọi hành động và quyết định của họ đều nhằm mục đích đạt được mục tiêu đã đặt ra.
Bên cạnh đó, quý vị cũng cần những thành viên trong đội ngũ có khả năng thích nghi cao, bởi vì công nghệ mới liên tục được phát triển, và đội ngũ của quý vị không nên ngại ngần trước việc đón nhận những thay đổi này.
Điều này sẽ giúp đội ngũ của quý vị cắt giảm được các công việc không cần thiết và tránh được những sai sót thường gặp khi áp dụng những phương pháp lạc hậu.
Andriy Bogdanov,
KeyUA Limited
Văn Phòng Quản Lý Dự Án
Ly Hôn Trực Tuyến
Đồng Sáng Lập
Chỉ nên tổ chức cuộc họp khi bạn biết mình có thể làm cho từng phút đều có giá trị. Những cuộc họp dài dòng và không cần thiết sẽ làm hỏng quá trình áp dụng phương pháp Agile một cách hiệu quả.
Những cuộc họp như vậy làm giảm động lực làm việc của nhân viên, gây trở ngại cho các sprint và thường xuyên làm mất tập trung bằng những nhiệm vụ và thảo luận không liên quan.
Quy tắc của tôi là nếu không thể làm cho mỗi phút trong cuộc họp trở nên quan trọng, thì tốt nhất là không nên tổ chức họp.
Các PM Agile mới thường muốn khẳng định mình và tổ chức nhiều cuộc họp để thể hiện rằng họ đang làm việc chăm chỉ.
Tôi lại khuyên bạn nên làm ngược lại: hãy chứng tỏ bạn đang làm việc hiệu quả bằng cách chỉ tổ chức họp khi thực sự cần thiết để công việc tiếp tục diễn ra mượt mà.
Daivat Dholakia, Mojio
Giám đốc Sản phẩm
Lập kế hoạch chuẩn xác và toàn diện sẽ có những tác động lâu dài: nó quyết định đến tốc độ và chất lượng của các tính năng mà bạn sẽ giới thiệu cho khách hàng.
Thỉnh thoảng, việc lùi bước khỏi kế hoạch ban đầu và thích ứng linh hoạt với sự thay đổi trong công việc hoặc thứ tự ưu tiên sẽ mang lại hiệu quả cao hơn.
Mục tiêu quan trọng nhất là cung cấp một trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng.
Vitaliy Vashchuk,
Relokia
Help Desk Migration
Quản lý Sản phẩm
Khi lựa chọn phương pháp làm việc nhanh nhẹn phù hợp nhất (chẳng hạn như Scrum, Kanban), bạn cũng đừng quên xây dựng một quy trình giao tiếp hiệu quả với các đội ngũ khác, như đội ngũ chăm sóc khách hàng và kinh doanh.
Hãy tìm một chuyên gia Scrum để hỗ trợ bạn và đội của bạn thiết lập quy trình làm việc. Việc này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và cho phép đội ngũ của bạn tập trung vào những công việc thực sự quan trọng—xử lý các vấn đề cốt yếu.
Simon Edwardsson, V7
Đồng Sáng Lập & CTO
Nên cân nhắc kết hợp Agile và Lean trong quá trình phát triển sản phẩm. Khi áp dụng các phương pháp Agile, chúng ta cần nhớ rằng chỉ có sự nhanh nhẹn thôi là không đủ.
Phương pháp này chỉ dạy bạn cách để xây dựng sản phẩm một cách nhanh chóng và an toàn, nhưng lại không hướng dẫn bạn nên xây dựng cái gì hoặc lý do tại sao bạn cần xây dựng sản phẩm đó.
Đó là lúc Lean giúp ích. Lean tập trung vào việc tìm ra bộ tính năng tối ưu nhất để đạt được hiệu quả đầu tư cao nhất.
Thilo Huellmann, Levity
Giám Đốc Công Nghệ
Hãy chắc chắn rằng bạn đã sở hữu một phần mềm đúng đắn để theo dõi các dự án của bạn. Phương pháp Agile thực sự đã giúp ích cho chúng tôi rất nhiều.
Nói một cách chân thành, có lẽ chúng tôi sẽ không thể hoạt động hiệu quả nếu không có nó ở thời điểm hiện tại. Nó giúp chúng tôi quản lý được sự kỳ vọng về tiến độ hoàn thành công việc một cách toàn diện.
Khả năng xem xét lại tình hình của chúng tôi sau mỗi chu kỳ sprint cũng vô cùng quan trọng, bởi vì nhờ đó chúng tôi có thể tìm ra những phương pháp làm việc hiệu quả hơn và định hướng ưu tiên công sức của mình một cách tốt hơn.
Ronen Yemini, Eyedo
Người Sáng Lập & Quản Lý Sản Phẩm
Tổng thể
Phương pháp quản lý dự án linh hoạt Agile được xây dựng dựa trên một hệ thống giao tiếp hiệu quả, những nguyên tắc chỉ đạo cốt lõi và tinh thần không ngừng cải tiến.
Nó được ưa chuộng bởi Agile cho thấy việc thay đổi liên tục có thể mang lại giá trị gia tăng cho khách hàng.
Nếu quý vị đang tìm cách áp dụng phương pháp quản lý dự án Agile vào việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức mình, ClickUp là công cụ Agile rất hiệu quả mà bạn có thể sử dụng.
.png){kind=small}