15 Ví Dụ Về Tự Động Hóa Quy Trình Kinh Doanh (Kèm Theo Mẫu)

Bạn có biết rằng một startup nhỏ của Na Uy sắp ra mắt quy trình phát hiện hư hại xe hơi nhanh nhất trong lịch sử vào thời điểm bài viết này được công bố không? 

Trung bình, quy trình này mất 15 phút để hoàn thành, nhưng nhờ vào công nghệ AI và tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA), Wenn đã giảm con số đó xuống còn 6 giây—đó là 99.33% ít hơn so với tiêu chuẩn hiện tại của ngành.

Mặc dù có vẻ như là điều gì đó từ một bộ phim khoa học viễn tưởng, những đột phá như thế này đang trở nên phổ biến nhờ vào tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA).

Tuy nhiên, mối quan hệ giữa tự động hóa và quy trình kinh doanh không phải lúc nào cũng rõ ràng, và một trong những cách tốt nhất để hiểu nó là thông qua việc xem xét các ví dụ, đó chính xác là những gì chúng ta sẽ làm trong bài viết này. Bạn sẽ thấy các ví dụ thực tế về tự động hóa quy trình kinh doanh được hỗ trợ bởi công cụ quản lý quy trình kinh doanh mà bất kỳ ai cũng có thể triển khai trong vài phút.

Bây giờ, hãy cùng định nghĩa tự động hóa quy trình kinh doanh để chúng ta có cùng một trang thông tin trước khi đi sâu vào các ví dụ!

Tự Động Hóa Quy Trình Kinh Doanh Là Gì?

Nói chung, tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) ám chỉ việc sử dụng công nghệ để tự động hóa và tối ưu hóa quy trình kinh doanh nhằm tăng cường hiệu quả hoạt động, giảm sai sót của con người và chi phí, và cải thiện năng suất tổng thể.

Tạo tự động hóa tùy chỉnh hoặc sử dụng các công thức tự động hóa có sẵn để tự động hóa công việc thường nhật và đơn giản hóa quy trình làm việc phức tạp của bạn

Tóm lại, mục tiêu chính của BPA là hiệu quả. ⚡️

BPA là một nỗ lực có kế hoạch, cấp cao nhằm tự động hóa nhiều tác vụ thủ công trong quá trình để cải thiện năng suất và hiệu quả. Đó là ngôi sao bắc cực của mọi chiến lược BPA, là động lực chính đằng sau mọi nỗ lực tự động hóa quy trình trong doanh nghiệp.

Tự động hóa Quy trình Kinh doanh Giúp Ích cho Tổ chức như thế nào?

Bằng cách cải thiện hiệu quả của quy trình kinh doanh, BPA tăng năng suất, giảm chi phí và cho phép mọi người tập trung vào các hoạt động có giá trị cao đòi hỏi chuyên môn và sự sáng tạo của con người.

Điều này dẫn đến nhiều lợi ích như:

• Giảm chi phí vận hành

• Giảm sự phụ thuộc vào nguồn nhân lực đòi hỏi vốn đầu tư lớn

• Khả năng mở rộng quy trình

• Ít lỗi từ nhập liệu thủ công

• Dịch vụ khách hàng tốt hơn

• Hoạt động kinh doanh được tổ chức gọn gàng hơn

• Và nhiều hơn nữa

Ngoài những lợi ích cụ thể, đo lường được này, BPA còn cải thiện sự hài lòng của nhân viên bằng cách loại bỏ những công việc lặp đi lặp lại khỏi tay họ và để họ đảm nhận những trách nhiệm đòi hỏi tư duy phản biện, sự sáng tạo và kỹ năng giải quyết vấn đề.

Nhìn chung, lợi ích của BPA rất rõ ràng: Giúp các tổ chức đạt được hiệu quả, độ chính xác và sự nhất quán cao hơn trong hoạt động của họ, đồng thời giảm chi phí và cải thiện sự hài lòng của khách hàng và nhân viên.

LƯU Ý CHUYÊN GIA

Việc lập bản đồ quy trình là một yếu tố quan trọng trong việc thực hiện các quy trình làm việc và quy trình kinh doanh hiệu quả. Sử dụng các công cụ lập bản đồ quy trình đáng tin cậy và hiệu quả cao từ ClickUp và Mẫu Biểu đồ Luồng Quy trình của ClickUp để tạo ra biểu đồ trực quan cho quy trình của bạn. Việc tạo ra một biểu đồ luồng chi tiết trước khi thiết lập tự động hóa của bạn có thể giúp đảm bảo quy trình diễn ra trơn tru và không có lỗi.

Sử dụng Mẫu Biểu Đồ Quy Trình của ClickUp để lập bản đồ cho các quy trình và tùy chỉnh mẫu để phù hợp với nhu cầu của bạn

Tải Mẫu Này Về

Liệu BPA có liên quan đến giải pháp phần mềm không?

Câu trả lời là có. Việc tự động hóa các quy trình kinh doanh chủ yếu được thực hiện bằng sản phẩm phần mềm chuyên dụng hoặc mã nguồn riêng, thường là sự kết hợp của cả hai.

Phần mềm BPA có thể bao gồm nhiều công nghệ khác nhau, bao gồm mã lập trình, tự động hóa quy trình robot (RPA), tự động hóa luồng công việc dựa trên đám mây, học máy, trí tuệ nhân tạo và xử lý ngôn ngữ tự nhiên.

Ngoài ra, có thể sử dụng nhiều hơn một công cụ để tự động hóa các quy trình kinh doanh cùng một lúc. Ví dụ, một công ty có thể sử dụng công cụ RPA để tự động hóa các quy trình liên quan đến ứng dụng di sản hoặc tự lưu trữ và sau đó sử dụng một bộ công cụ khác để tự động hóa các quy trình và luồng công việc liên quan đến ứng dụng dựa trên đám mây hoặc API nội bộ.

Các công cụ và phần mềm cho phép các công ty tự động hóa quy trình kinh doanh bao gồm ClickUp và Make, đặc biệt nếu bộ ứng dụng của bạn dựa trên đám mây, nhưng cũng có các phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh khác mà bạn có thể xem xét tùy thuộc vào nhu cầu, các ứng dụng bạn sử dụng và các quy trình đã có.

MẸO CHUYÊN NGHIỆP

Sự tích hợp giữa ClickUp và Make có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tự động hóa bất kỳ quy trình nào giữa ClickUp và các ứng dụng công việc khác—không cần kỹ năng kỹ thuật. Khi bạn sử dụng ClickUp như một phần mềm BPA và kết nối nó với Make, bạn sẽ có thể thiết kế, xây dựng và tự động hóa các luồng công việc từ đơn giản đến phức tạp để tối ưu hóa công việc của mình. Chỉ cần thiết lập các điều kiện kích hoạt để tự động hóa hàng trăm hành động, và sử dụng các mẫu có sẵn để giúp bạn bắt đầu ngay lập tức.

Sử dụng các mẫu tự động hóa sẵn có và tạo tích hợp tùy chỉnh với Make và ClickUp

Những quy trình nào thuộc danh mục BPA?

Cần lưu ý rằng BPA bao gồm nhiều hoạt động, từ việc nhập liệu thủ công hàng ngày tại data entry cho đến tự động hóa toàn bộ quy trình, luồng công việc và nhiệm vụ. Sự khác biệt giữa chúng nằm ở độ phức tạp, số lượng nhiệm vụ hoặc bước, và các nhiệm vụ phụ liên quan.

Ví dụ, chiến lược BPA của bạn có thể hình dung việc tự động hóa toàn bộ quá trình tuyển dụng ứng viên hoặc định hướng nhân viên mới. Quá trình đó sẽ bao gồm cả luồng công việc và nhiệm vụ cụ thể. Một ví dụ về luồng công việc trong quá trình đó là phối hợp quá trình phỏng vấn.s with candidates and scheduling training sessions.  

Hãy sử dụng các công thức tự động hóa có sẵn trong ClickUp hoặc tùy chỉnh chúng theo nhu cầu của bạn, để đội ngũ của bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng nhất

Và trong quy trình làm việc đó, một số nhiệm vụ cụ thể cũng có thể được tự động hóa, như việc tạo cuộc họp Zoom, gửi lời mời cho những cuộc họp qua email, lưu trữ bản ghi cuộc họp để phân tích sau này, v.v. Tự động hóa quy trình kỹ thuật số sẽ đơn giản hóa và tối ưu hóa tất cả những nhiệm vụ, quy trình làm việc và quy trình này.

Những Quy Trình Kinh Doanh Nào Nên Được Tự Động Hóa?

Số lượng quy trình kinh doanh có thể được tự động hóa có thể đếm được hàng ngàn. Thực tế, hầu hết các quy trình kinh doanh đều có thể được tự động hóa, hoàn toàn hoặc một phần, không phân biệt lĩnh vực hay bộ phận.

Chẳng hạn, bộ phận nhân sự có thể tự động hóa các quy trình, như tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới và thủ tục khi nhân viên rời đi. Bộ phận Marketing có thể tự động hóa hầu như mọi quy trình thủ công, từ nghiên cứu từ khóa và sản xuất nội dung đến chiến dịch quảng cáo và quản lý truyền thông xã hội. IT, tất nhiên, là một lĩnh vực khác có thể tối ưu hóa quy trình bằng cách tự động hóa, bao gồm theo dõi lỗi, giám sát, phát triển ứng dụng, quản lý cơ sở dữ liệu và các quy trình thủ công khác.

Hầu như không có giới hạn nào cho những gì bạn có thể làm với các công cụ và nền tảng phù hợp, và đó là những gì chúng tôi sẽ chỉ cho bạn tiếp theo: các ví dụ về tự động hóa BPA mà bạn có thể áp dụng ngay lập tức với sự tích hợp của Make và ClickUp.

Để giúp bạn quyết định liệu bạn có nên tự động hóa một quy trình nào đó không, hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:

• Quy trình này có tốn nhiều thời gian của đội ngũ bạn không?

• Nó có liên quan đến các nhiệm vụ lặp đi lặp lại hoặc nhập liệu thủ công không?

• Nó có liên quan đến nhiều bước và các bên trong tổ chức của bạn không?

• Lỗi do con người có phải là yếu tố trong quy trình này không?

Nếu bạn trả lời có cho bất kỳ câu hỏi nào trong số này, thì đó là một dấu hiệu rõ ràng cho thấy BPA có thể giúp cải thiện hiệu quả và độ chính xác của quy trình đó.

MẸO CHUYÊN NGHIỆP

Tìm hiểu cách xây dựng tự động hóa trong ClickUp và xem xét 10 ví dụ về tự động hóa để giúp bạn tạo ra các quy trình làm việc tự động, tăng năng suất và sử dụng các mẫu để tiết kiệm thời gian.

15 Ví Dụ Thực Tế về Tự Động Hóa Quy Trình Kinh Doanh

Ví dụ 1: Tài Liệu Quy Trình Kinh Doanh

Ý tưởng tự động hóa: Quy trình xem xét tài liệu

Việc xem xét tài liệu là một nhiệm vụ có thể tìm thấy trong nhiều quy trình tại hầu hết các tổ chức. 

Từ hợp đồng và thỏa thuận cấp dịch vụ đến bài đăng blog và thông cáo báo chí, các công ty dành hàng giờ liền để đảm bảo rằng các tài liệu được xem xét trước khi chúng đạt được mục đích của mình. Và trong khi phần xem xét có thể nhạy cảm, tất cả các bước xung quanh nó có thể dễ dàng được tự động hóa với các công cụ như Make.

Quy trình xem xét tài liệu tự động: Tạo nhiệm vụ ClickUp từ các tệp mới tải lên Google Drive và gửi tin nhắn Slack

Mẫu này bao gồm Google Drive, ClickUp, Make và Slack, cho phép bạn tự động hóa quy trình xem xét tài liệu một cách toàn diện bằng cách "theo dõi" các tài liệu Google Docs mới trong thư mục Google Drive.

Ngay khi một tệp được tải lên Google Drive, Make sẽ tạo và giao nhiệm vụ trong ClickUp, và gửi tệp đó qua Slack cho người được phân công xem xét.

Kết quả là một quy trình xem xét tài liệu linh hoạt, gửi tài liệu đến người xem xét và tạo ra dấu vết giấy tờ cần thiết, tất cả mà không cần sự can thiệp của con người.

Ưu điểm: Tái cấu trúc quy trình kinh doanh!

Ví dụ 2:  Bán hàng

Ý tưởng tự động hóa: Kích hoạt nhiệm vụ để nuôi dưỡng và chuyển đổi khách hàng tiềm năng

Các cơ hội Salesforce thường kích hoạt một loạt các nhiệm vụ liên quan, đóng vai trò quan trọng trong việc chốt một thỏa thuận tiềm năng. Những nhiệm vụ này có thể là gì từ việc gửi tài liệu với thông tin bổ sung đến việc phân công một chuyên gia, và thường thì việc kích hoạt những nhiệm vụ này đòi hỏi hành động thủ công từ người đã tạo cơ hội Salesforce ban đầu.

Điều này không lý tưởng, vì nó tiêu tốn nguồn lực và dễ gặp lỗi (thường là ai đó quên phân công các nhiệm vụ cần thiết). Tuy nhiên, điều này cũng có thể tránh được và dễ dàng tự động hóa.

Quy trình tự động hóa chăm sóc khách hàng tiềm năng: Sử dụng mẫu này để tự động tạo công việc trong ClickUp và gửi thông báo Slack khi có cơ hội mới được tạo trong Salesforce

Mẫu này, bao gồm ClickUp, Make, Salesforce, Slack và Flow Control, vô cùng hữu ích cho việc tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng tiềm năng—kích hoạt bất kỳ công việc nào bạn có thể tưởng tượng sau khi một cơ hội được tạo ra trong Salesforce.

Hãy tưởng tượng một trường hợp sử dụng đơn giản: Bạn có một eBook để tạo ra khách hàng tiềm năng và cung cấp miễn phí cho những người cung cấp thông tin liên lạc của họ.

Ngay khi có một khách hàng tiềm năng mới xuất hiện, bạn tạo cơ hội trong Salesforce và cần nuôi dưỡng nó qua email và tiếp cận lại với họ thông qua quảng cáo Facebook.

Với mẫu trên, bạn có thể tự động kích hoạt những công việc này (và nhiều hơn nữa) mỗi lần có cơ hội mới được tạo.

Ví dụ 3: Phân tích web

Ý tưởng tự động hóa: Theo dõi và tổng hợp dữ liệu hiệu suất web

Giống như việc xem xét tài liệu, theo dõi hiệu suất website là điều mà hầu hết, nếu không muốn nói là tất cả các công ty, phải làm một cách thường xuyên.

Tuy nhiên, có một vấn đề: Google Analytics không phải là một ứng dụng nhanh chóng, và việc đăng nhập hàng ngày để lấy dữ liệu là một sự lãng phí thời gian lớn.

Nhưng rồi, bạn hoàn toàn có thể tự động hóa toàn bộ quá trình và bắt đầu nhận dữ liệu thay vì tìm kiếm nó.

Phân tích tự động: Mỗi khi một báo cáo mới được tạo ra trong Google Analytics, Make sẽ tự động thêm dữ liệu vào một Google Sheet và tạo một nhiệm vụ mới trong danh sách ClickUp theo lựa chọn của bạn

Ngoài việc tổng hợp dữ liệu phân tích trên bảng tính, Make còn có thể phân công nhiệm vụ xem xét cho bất kỳ ai bằng cách tạo nhiệm vụ trên ClickUp – như vậy, không có sự kiện quan trọng nào bị bỏ qua.

Ví dụ 4: Marketing Ảnh hưởng

Ý tưởng tự động hóa: Tạo nhiệm vụ tiếp cận người ảnh hưởng

Quá trình thủ công liên hệ với người ảnh hưởng, theo dõi phản hồi của họ và tiếp tục theo dõi có thể tốn nhiều thời gian. Tự động hóa quá trình này có thể giúp nhóm của bạn tiết kiệm một lượng thời gian và nguồn lực đáng kể.

Ví dụ 5: Hỗ Trợ Khách Hàng

Ý tưởng tự động hóa: Tự động phản hồi các yêu cầu hỗ trợ khách hàng

Tự động hóa việc phản hồi ban đầu đối với các yêu cầu của khách hàng có thể đảm bảo việc xác nhận nhanh chóng và cũng có thể phân loại các vấn đề dựa trên bản chất của chúng để giải quyết hiệu quả.

Ví dụ 6: Quản Lý Dự Án

Ý tưởng tự động hóa: Phân công vai trò và trách nhiệm

Việc tự động phân công vai trò và giao nhiệm vụ trong một dự án có thể nâng cao năng suất bằng cách loại bỏ việc phân công và theo dõi trách nhiệm thủ công.

Tìm hiểu cách tự động hóa quy trình với phần mềm quản lý dự án miễn phí!

Ví dụ 7: Kế Toán

Ý tưởng tự động hóa: Tự động tạo hóa đơn

Việc tạo hóa đơn cho các dịch vụ đã hoàn thành hoặc sản phẩm đã giao có thể được tự động hóa, giảm thiểu lỗi thủ công và đảm bảo việc gửi hóa đơn kịp thời.

Tự động hóa các quy trình như sổ sách kế toán không chỉ loại bỏ rủi ro sai sót do con người mà còn đảm bảo quản lý hồ sơ tài chính chính xác và kịp thời, góp phần vào việc ra quyết định kinh doanh tốt hơn.

Ví dụ 8: Đảm Bảo Chất Lượng

Ý tưởng tự động hóa: Kích hoạt tự động kiểm tra

Tự động hóa việc kích hoạt kiểm tra chất lượng và thử nghiệm sau mỗi cập nhật hoặc thay đổi giúp duy trì chất lượng sản phẩm một cách nhất quán.

Xem các công cụ kiểm thử QA!

Ví dụ 9: Nhân Sự

Ý tưởng tự động hóa: Thu thập phản hồi của nhân viên tự động

Có một hệ thống tự động để thu thập và phân tích phản hồi của nhân viên có thể giúp bộ phận nhân sự hiểu rõ cảm nhận của nhân viên một cách hiệu quả và kịp thời.

Tìm hiểu cách tự động hóa quy trình nhân sự với phần mềm nhân sự!

Ví dụ 10: Marketing

Ý tưởng tự động hóa: Lên lịch nội dung

Việc tự động hóa lịch trình nội dung cho các nền tảng khác nhau có thể giúp các đội ngũ marketing đảm bảo sự hiện diện và tương tác thương hiệu một cách nhất quán trên nhiều kênh.

Hãy xem qua những mẫu lịch trình nội dung này để bắt đầu tự động hóa lịch trình nội dung của nhóm bạn.

Ví dụ 11: Công nghệ thông tin

Ý tưởng tự động hóa: Báo cáo tự động

Việc tự động sản xuất và gửi báo cáo IT có thể tiết kiệm một lượng thời gian đáng kể, đồng thời đảm bảo việc theo dõi và báo cáo cơ sở hạ tầng IT một cách định kỳ.

Ví dụ 12: Vận hành

Ý tưởng tự động hóa: Quản lý hàng tồn kho

Tự động hóa quản lý hàng tồn kho có thể giúp theo dõi mức tồn kho, kích hoạt việc đặt hàng khi cần thiết và giảm thiểu nguy cơ hết hàng hoặc tồn kho quá mức.

Ví dụ 13: Logistics

Ý tưởng tự động hóa: Tối ưu hóa lộ trình tự động

Tự động hóa việc lập kế hoạch và tối ưu hóa lộ trình giao hàng có thể giúp các công ty logistics giảm thời gian và chi phí nhiên liệu trong khi tăng hiệu quả. Ví dụ 14: Tương tác Khách hàng

Ví dụ 14: Tương tác Khách hàng

Ý tưởng tự động hóa: Nội dung cá nhân hóa tự động

Tự động hóa việc cá nhân hóa giao tiếp với khách hàng có thể đảm bảo trải nghiệm được cá nhân hóa hơn cho khách hàng, tăng cường sự tương tác và lòng trung thành.

Ví dụ 15: Tài chính

Ý tưởng tự động hóa: Báo cáo Tài chính Tự động

Tự động hóa việc tạo báo cáo tài chính có thể giúp các đội ngũ tài chính tiết kiệm một lượng thời gian đáng kể, đồng thời giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi trong báo cáo tài chính.

Cách Sử Dụng Phần Mềm Tự Động Hóa Quy Trình Kinh Doanh

Có hai cách đơn giản để bắt đầu tự động hóa các quy trình trong ClickUp.

Lựa chọn đầu tiên là dựa vào ClickUp Automation, một loạt các giải pháp tự nhiên được cung cấp bởi ClickUp.

Bạn sẽ thấy rất nhiều giá trị trong ưu đãi này nếu bạn dựa vào ClickUp để vận hành và theo dõi các quy trình kinh doanh cốt lõi.

Automation được sử dụng để kích hoạt các kết quả tự động khi một hành động nào đó diễn ra. Chẳng hạn, sử dụng automation "khi trạng thái thay đổi", chúng tôi áp dụng một template cho task để đảm bảo không có thông tin quan trọng nào bị mất trong quá trình bàn giao khách hàng.

Phương án thứ hai là triển khai một nền tảng automation như Make, cho phép bạn thiết kế, xây dựng và tự động hóa bất cứ thứ gì trên một nền tảng trực quan.

Nếu bạn có một bộ ứng dụng đám mây đang phát triển và muốn mở rộng chiến lược tự động hóa của mình, bạn sẽ tìm thấy trong Make một giải pháp độc đáo có khả năng xử lý mọi loại quy trình.

Tối Ưu Hóa Quy Trình Làm Việc với Tự Động Hóa Quy Trình Kinh Doanh

Một trong những điều thú vị nhất về tự động hóa là theo báo cáo State of SaaSOps 2023, 7 trong số 10 doanh nghiệp đã tự động hóa ít nhất một quy trình chủ chốt, và 4 trong số 10 có vai trò tự động hóa chuyên biệt.

Điều này nói lên rất nhiều về tự động hóa quy trình kinh doanh: Nó không chỉ là một khả năng, tức là điều gì đó có thể xảy ra hoặc không.

Thay vào đó, đó là điều đã được triển khai tại các công ty hàng đầu. 

Trong bối cảnh này và với việc các công cụ tự động hóa ngày càng thân thiện với người dùng, chỉ là vấn đề thời gian trước khi mỗi công ty bắt đầu loại bỏ những công việc nhàm chán, lặp đi lặp lại và chuyển sang các hoạt động mang lại sự thỏa mãn để thúc đẩy doanh nghiệp phát triển và giảm thiểu rủi ro do lỗi con người.

Và cách tốt nhất để khởi đầu những nỗ lực đó là sử dụng hai phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh mạnh mẽ cùng nhau: ClickUp và Make. Với những công cụ này, bạn sẽ dễ dàng tạo ra các quy trình kinh doanh tự động với sự can thiệp và nỗ lực của con người tối thiểu.

Đã đến lúc nâng cấp doanh nghiệp của bạn. Bắt đầu chuyển đổi số với phần mềm BPA ngay hôm nay—tự động hóa các quy trình thủ công để làm việc nhanh hơn và thông minh hơn bao giờ hết. ⚡️