10 Phương Pháp Nâng Cao Hiệu Suất Làm Việc
Bạn có bao giờ tự hỏi làm thế nào để làm việc hiệu quả hơn không? Chúng ta luôn theo đuổi cảm giác thành tựu sau một ngày làm việc đầy năng su ất.
Những ngày bạn cảm thấy mình xứng đáng với số tiền lương kiếm được và nhận ra rằng mình thực sự phù hợp với công việc - những ngày như vậy thật sự làm bạn hài lòng! Hơn nữa, bạn sẽ cảm nhận được những lợi ích từ việc làm việc hiệu quả của mình kể cả khi bạn đã tan ca.
Khi bạn tận dụng triệt để ngày làm việc, bạn sẽ có thêm thời gian cho các sở thích cá nhân và sống trọn vẹn trong khoảng thời gian nghỉ ngơi của mình.
Vậy làm sao để duy trì mức độ làm việc hiệu quả này như một thói quen hàng ngày? Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn!
Tuy nhiên, đây không phải là bài viết thông thường về cách làm việc hiệu quả. Chúng tôi biết bạn đã hiểu rằng làm nhiều việc cùng lúc không bao giờ mang lại hiệu quả. Điều khó khăn nhất có lẽ là bắt đầu và có thể bạn cần phải giới hạn thời gian sử dụng TikTok.
Trong bài viết này, chúng tôi đã phát triển các bí quyết tăng năng suất thông thường và đi sâu vào từng mẹo để giúp bạn tạo ra những thay đổi bền vững và có ý nghĩa trong cách làm việc của mình. Chúng tôi sẽ giải thích tại sao việc tăng cường hiệu quả làm việc là quan trọng và giới thiệu 10 chiến lược đã được kiểm chứng để bạn áp dụng và đối mặt với mỗi ngày làm việc một cách tự tin.
Vì sao Năng suất lại Quan trọng?
Năng suất có vai trò vô cùng quan trọng trong đời sống của chúng ta.
Chúng ta không nói đến loại năng suất độc hại khiến bạn phải làm việc liên tục 12 tiếng mỗi ngày và đánh giá giá trị bản thân qua số cuộc điện thoại bán hàng bạn thực hiện.
Cảnh báo: đó không phải là năng suất thật sự!
Năng suất thực thụ là khi bạn nhấn mạnh vào việc cân đối giữa công việc và cuộc sống cá nhân, đặt ra những Mục tiêu SMART (Mục tiêu thông minh), và xác định rõ ràng ranh giới lành mạnh với công việc của mình. Điều này có nghĩa là trong giờ làm việc, bạn tập trung hoàn toàn vào công việc mà không bị phân tâm. Và khi kết thúc một ngày làm việc, bạn có thể gấp laptop lại (không cần lo lắng phải kiểm tra công việc sau bữa tối) và thực sự nghỉ ngơi, thư giãn.
Kéo và thả các nhiệm vụ trong Chế độ Xem Bảng của ClickUp để tổ chức công việc một cách dễ dàng
Năng suất lành mạnh giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Nó mang lại cho bạn kiến thức cần thiết để sử dụng nguồn lực chuyên nghiệp, giảm bớt công sức không cần thiết và ra quyết định nhanh chóng trong quy trình làm việc.
Mục tiêu là những mẹo tăng năng suất mới này sẽ trở thành bản năng thứ hai của bạn—và qua thời gian, các khái niệm như ưu tiên công việc, quản lý thời gian, và quản lý stress sẽ không còn là rào cản trong tuần làm việc của bạn.
Tác động chung của điều này không thể xem nhẹ! Thực tế, Viện Stress Mỹ đã phát hiện ra rằng 41% nhân viên cảm thấy ít hiệu quả hơn khi họ căng thẳng, gây ra tổn thất hàng tỷ đô la doanh thu trên nền kinh tế Mỹ. 😳
Nhưng nhìn vào mặt tích cực, việc duy trì thói quen làm việc có ý nghĩa đã được chứng minh là cải thiện sức khỏe tâm thần và giúp bạn kiểm soát công việc của mình. Điều này cũng gắn liền với sự phát triển cá nhân, sự hài lòng trong công việc và khả năng đổi mới tăng lên!
Thật sự, bất kỳ mẹo nào để tăng năng suất cũng tốt hơn là không có mẹo nào cả—vậy nên bạn không mất gì khi thử nghiệm và mắc sai lầm để tìm ra chiến lược phù hợp với cách làm việc của bạn.
10 Lời Khuyên Tăng Năng Suất Làm Việc
Quan trọng là—việc chỉ tải xuống một Ứng Dụng Hẹn Giờ Pomodoro không đủ.
Thay vào đó, hãy khám phá nhiều công cụ tăng năng suất được thiết kế để cải thiện hiệu quả công việc và mang lại cảm giác mãn nguyện trong công việc. Có thể là thông qua một ứng dụng lịch, một Tiện ích mở rộng Chrome, phần mềm bảng trắng, hoặc một ứng dụng theo dõi thói quen để đánh giá năng suất của bạn.
Hoặc nếu bạn đang sử dụng ClickUp, bạn có thể tận hưởng tất cả những tiện ích trên! ⬆️
Theo dõi các cập nhật dự án, quản lý quy trình làm việc và cộng tác với đội nhóm của bạn, tất cả trong không gian làm việc ClickUp
Sau khi bạn đã lựa chọn phần mềm ưu tiên của mình, đã đến lúc bắt đầu công việc, và chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn với 10 chiến lược hàng đầu để xây dựng thói quen làm việc hiệu quả.
1. Phát huy tối đa các buổi thảo luận ý tưởng
Dù bạn ngồi nhìn vào tờ giấy trắng bao lâu đi nữa, ý tưởng xuất sắc kế tiếp của bạn cũng không thể tự nhiên hiện ra. Đây không phải là lời nói từ kinh nghiệm hay gì cả. 😅
Khó khăn này thường gặp phải trong giai đoạn đề xuất ý tưởng cho một khái niệm mới hoặc trong bất kỳ buổi thảo luận ý tưởng nào. Và không chỉ có trong quản lý dự án đâu nhé!
Các nhà văn nội dung cũng cảm thấy áp lực khi tìm kiếm cái nhìn mới mẻ về các chủ đề đang được quan tâm, các đội ngũ marketing cảm nhận điều này khi bắt đầu chiến dịch, và các nhà thiết kế cảm nhận mỗi khi có yêu cầu thiết kế mới! Tất cả chúng ta đều có cuộc hành trình riêng biệt và đầy gian nan để phá vỡ rào cản sáng tạo của mình - đó là lúc các kỹ thuật đề xuất ý tưởng được áp dụng.
Những phương pháp như sơ đồ tư duy, round robins, storyboarding và brainwriting được phát triển để giúp bạn nhanh chóng tiếp cận với những ý tưởng tốt nhất. Hầu hết các phương pháp này đều hiệu quả hơn khi có sự hỗ trợ của công cụ hỗ trợ thảo luận ý tưởng như phần mềm bảng trắng số với các tính năng:
Vẽ phác thảo
Chèn phương tiện để cung cấp thêm bối cảnh
Tạo ví dụ về biểu đồ
Những công cụ tốt nhất còn cung cấp sẵn một kho mẫu có sẵn để bạn có thể áp dụng lên bảng làm việc của mình và hướng dẫn bạn theo chiến lược đề xuất ý tưởng mà bạn lựa chọn.
Sử dụng Bảng Trắng ClickUp để thúc đẩy sự sáng tạo, phân công công việc, đánh dấu người thực hiện và cải thiện hiệu suất làm việc của bạn
Bảng Trắng ClickUp là một công cụ tuyệt vời cho mục đích này. Với hàng nghìn mẫu giúp tăng năng suất có sẵn để kích thích sự sáng tạo cùng với đội nhóm của bạn, Bảng Trắng được thiết kế để bạn có thể ghi lại và chia sẻ ý tưởng ngay khi chúng xuất hiện.
Đặc biệt, trong giai đoạn đầu của dự án, các công cụ như Mẫu Bảng Tâm Trạng của ClickUp cung cấp không gian, tính năng và cấu trúc cần thiết để bạn có thể khám phá bất kỳ ý tưởng nào.
Bạn còn có thể nhanh chóng biến ý tưởng thành hành động sử dụng Bảng Trắng trong ClickUp với khả năng độc đáo chuyển đổi bất kỳ ghi chú, văn bản hoặc hình dạng nào trên bảng của bạn thành công việc cụ thể cần thực hiện! Như vậy, bạn sẽ không lãng phí thời gian trong việc phối hợp ý tưởng mới với quy trình làm việc của mình để đạt được hiệu suất cao nhất.
Tải Mẫu này
Thêm thông tin: Xem 10 Mẫu Bảng Tâm Trạng Miễn Phí để Sắp xếp Ý Tưởng của Bạn
2. Cải thiện phương pháp giao tiếp của bạn
Khi nói đến sự hợp tác trong công việc, đã đến lúc bạn cần phải giao tiếp một cách hiệu quả, bất kể là hình thức nào của giao tiếp nhóm.
Có thể bạn chưa biết, nhưng email có lẽ không phải là cách tốt nhất để liên hệ với đồng nghiệp của bạn. 🫣
Trước khi quyết định gửi tin nhắn, h ãy cân nhắc xem thông điệp của bạn có cấp bách không, ngữ cảnh ra sao và liệu rằng việc gửi nó có thật sự cần thiết. Dưới đây là một số lời khuyên về khi nào và tại sao bạn nên sử dụng các kênh giao tiếp khác nhau:
Dùng Chat ClickUp hoặc tin nhắn tức thời khi bạn muốn liên lạc nhanh chóng với ai đó. Đây cũng là phương án tốt nếu bạn cần trao đổi những phản hồi cá nhân hoặc nhạy cảm!
Chia sẻ thông tin cập nhật, liên kết và phản hồi để tập trung các cuộc thảo luận thông qua tính năng Chat trong ClickUp
Phân công bình luận vào các nhiệm vụ, tài liệu hoặc bản nháp để cung cấp thông tin chi tiết về tiến độ của một công việc cụ thể hoặc để đưa ra nhận xét, góp ý. Điều này giúp mọi người liên quan như người giám sát, các thành viên khác được giao nhiệm vụ và quản lý dự án có cái nhìn rõ ràng và chịu trách nhiệm hơn.
Hạn chế việc sử dụng bình luận để cập nhật thông tin mà nhóm bạn đã được thông báo từ trước (chẳng hạn, không cần thiết phải bình luận lại rằng bạn đã thêm phản hồi hay hoàn thành một công việc nếu nó đã được đánh dấu là đã xong). Nếu thông điệp không mang lại giá trị, hãy tiết kiệm thời gian của bạn và không cần phải gửi nó.
Các bình luận được gán nhiệm vụ đảm bảo rằng các công việc cần thực hiện không bị lãng quên, bất kể chúng xuất hiện ở đâu trong hệ thống.
Hãy quay video màn hình cho những thông điệp mà bạn muốn truyền đạt sẽ dễ hiểu hơn qua một đoạn video ngắn 30 giây so với việc viết ra một tin nhắn dài 10 câu! Đôi khi ý nghĩa phụ của một đoạn văn bản có thể khó hiểu; thay vào đó, hãy hỗ trợ những người đồng nghiệp của bạn, những người tiếp nhận thông tin tốt hơn qua hình ảnh, bằng cách quay và thuật lại vấn đề của bạn. Điều này giúp bạn truyền đạt ý của mình một cách nhanh chóng và rõ ràng hơn. À, và ClickUp cung cấp một tính năng đặc biệt để bạn có thể làm điều này một cách dễ dàng đấy!
Chia sẻ video ghi màn hình để truyền đạt thông điệp của bạn mà không cần qua chuỗi email dài hoặc cuộc họp trực tiếp, sử dụng tính năng Clip của ClickUp
Bạn có thể tạo một Clip trong ClickUp cho bất kỳ cửa sổ duyệt web nào và lồng ghép lời giải thích của bạn ngay trong quá trình ghi. Khi hoàn tất, bạn có thể sao chép đường link của Clip để chia sẻ trong bất kỳ phần bình luận hay cuộc trò chuyện nào. Bạn cũng có thể tạo ra một nhiệm vụ riêng để theo dõi Clip đó! Hãy nhớ đến tính năng này khi bạn cần báo cáo lỗi hoặc hướng dẫn chi tiết cho đồng nghiệp qua các bước công việc phức tạp. 🏆
3. Xác định những ưu tiên hàng đầu và phân công công việc khi cần thiết
Việc xác định thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ có thể là một thách thức liên tục trong quá trình làm việc hiệu quả của bạn. Để không cảm thấy quá tải bởi số lượng công việc lớn, hãy tìm cách phân chia những công việc tốn nhiều thời gian thành các bước nhỏ hơn và bắt đầu từ những việc quan trọng nhất trong danh sách công việc của bạn!
Những nhiệm vụ cấp bách nhất có thể khiến bạn lo lắng khi bắt tay vào giải quyết, nhưng việc chia nhỏ chúng thành các bước đầu tiên hoặc các nhiệm vụ phụ sẽ giúp bạn dễ dàng hòa nhập vào quy trình làm việc một cách thoải mái.
Tính năng ưu tiên công việc trong ClickUp sẽ hỗ trợ bạn trong việc này bằng cách sử dụng các biểu tượng màu sắc để bạn dễ dàng phân biệt các công việc nhỏ từ những việc cần khẩn cấp. Sau khi bạn đã xem xét Danh sách công việc của mình, bạn có thể sắp xếp và lọc lựa chọn những nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu trong ClickUp để tiếp cận công việc một cách nhanh chóng hơn.
Ưu tiên công việc trong ClickUp chỉ ra những nhiệm vụ cần hoàn thành ngay lập tức
Tuy nhiên, việc sắp xếp ưu tiên công việc không chỉ dừng lại ở đó! Khi bạn đang xem qua danh sách công việc, hãy tìm cách loại bỏ những phần việc không cần thiết khỏi danh sách của bạn. Tự vấn bản thân:
Liệu có công việc nào trong số này có thể giao cho một đồng nghiệp khác không?
Có công việc nào có thể được kết hợp lại hoặc không cần thiết phải làm không?
Quy trình làm việc luôn có thể thay đổi, và việc đánh giá lại những công việc quan trọng nhất là bước đầu tiên hữu ích để làm cho quy trình làm việc của bạn trở nên hiệu quả hơn!
4. Giảm bớt công việc lặp đi lặp lại với tính năng Tự Động Hóa
Tính năng Tự Động Hóa trong quy trình làm việc giúp thiết lập các điều kiện và hành động tự động cho những công việc thường xuyên, nhằm mục đích chuyển tiếp mượt mà từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. Thông thường, đây là những công việc lặp lại hàng tuần, chiếm thời gian và không đòi hỏi nhiều suy nghĩ khi thực hiện. Nói cách khác, đây là những công việc "bận rộn" không hiệu quả.
Automations tự động kích hoạt các kết quả khi có hành động xảy ra trong ClickUp
Automations giúp bạn tự động hóa những công việc lặp đi lặp lại, và ClickUp cung cấp tính năng Automations để bạn có thể tùy chỉnh các hành động này theo ý muốn. Bạn có thể tự động thêm hoặc thay đổi thông tin như trạng thái công việc, người phụ trách, hoặc mức độ ưu tiên khi một công việc được gắn thẻ, được phân công, hoặc được cập nhật, giúp quy trình làm việc diễn ra nhanh chóng hơn.
5. Tìm kiếm phương pháp quản lý thời gian phù hợp với bản thân
Không có một phương pháp quản lý thời gian nào là "phù hợp với mọi người" kỹ thuật quản lý thời gian. Công việc của bạn có thể không phù hợp với mọi kỹ thuật quản lý thời gian! Ngược lại, có thể bạn sẽ tìm thấy cách quản lý thời gian hiệu quả nhất cho mình trong sự kết hợp của nhiều phương pháp khác nhau.
Dưới đây là một số phương pháp quản lý thời gian thông dụng mà bạn có thể áp dụng trong tuần làm việc:
Phương pháp 1: Phân Chia Thời Gian
Phương pháp quản lý thời gian này giúp bạn tập trung hoàn thành từng công việc một bằng cách chia ngày làm việc thành các khoảng thời gian cố định cho mỗi nhiệm vụ hoặc loại công việc. Nhờ đó, mỗi công việc sẽ được bạn dành trọn vẹn sự chú ý, thay vì phải liên tục chuyển đổi giữa các nhiệm vụ hay bị xao lạc.
Nếu bạn mới làm quen với phương pháp này, tính năng Xem Lịch trong ClickUp sẽ giúp bạn quản lý thời gian một cách hiệu quả.
Bạn có thể sử dụng tính năng Trang Chủ để xem lịch trình hàng ngày theo từng giờ, hoặc thêm tính năng Xem Lịch vào bất kỳ Danh sách hoặc Thư mục nào để có cái nhìn tổng quan về lịch trình của bạn trong tuần, tháng và thậm chí là dài hạn hơn.
Sử dụng Bản mẫu Quản lý Nội dung của ClickUp để theo dõi lịch làm việc trên nhiều kênh khác nhau
Phương pháp 2: Kỹ thuật Pomodoro
Kỹ thuật Pomodoro là một cách tiếp cận đơn giản trong việc quản lý thời gian. Nguyên tắc cơ bản của phương pháp này là bạn sẽ đặt hẹn giờ làm việc liên tục trong khoảng 20-25 phút cho một công việc cụ thể. Khi hết gi ờ, bạn sẽ có 5 phút nghỉ ngơi để tinh thần được thư giãn, nhằm tránh cảm giác mệt mỏi.
Đây không chỉ là cách sắp xếp thời gian hiệu quả mà còn là lời nhắc nhở bạn nên thường xuyên nghỉ ngơi!
Các tính năng theo dõi thời gian của ClickUp có thể hỗ trợ bạn áp dụng mẹo này một cách dễ dàng với các công cụ hẹn giờ đã tích hợp sẵn để theo dõi thời gian bạn dành cho từng công việc, ước lượng thời gian giúp bạn lập kế hoạch cho ngày làm việc, và tiện ích mở rộng Chrome Extension để quản lý thời gian bạn sử dụng trên các cửa sổ trình duyệt khác. ⏱️
Phương pháp 3: Nguyên tắc 80/20
Nguyên tắc 80/20, còn được biết đến với tên gọi Nguyên tắc Pareto, cho rằng 80% kết quả công việc thường chỉ đến từ 20% nỗ lực bạn bỏ ra. Bằng cách xác định rõ phần việc quan trọng chiếm 20% đó, bạn có thể tăng cường hiệu suất làm việc bằng cách giao phó, giảm bớt hoặc loại bỏ đi 80% công việc còn lại. Điều này giúp bạn tạo ra không gian làm việc gọn gàng, tập trung vào những hoạt động mang lại hiệu quả cao cho ngày làm việc của bạn.
Phương pháp 4: Ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower, được đặt theo tên của Dwight Eisenhower và được biết đến rộng rãi qua cuốn sách 7 Thói quen của Người Hiệu Quả của Stephen Covey, là một công cụ phân loại công việc dựa trên mức độ quan trọng và cấp bách. Ma trận này giúp bạn xác định công việc nào cần ưu tiên hàng đầu trong ngày, từ đó sắp xếp thời gian làm việc một cách hợp lý.
Sắp xếp ý tưởng và lập kế hoạch hành động sử dụng Mẫu Ma Trận Eisenhower của ClickUp
Biểu đồ ma trận 2×2 này gồm có bốn phần:
Phần một là để dành cho việc lên kế hoạch các công việc trong tương lai
Phần hai là những công việc cần ưu tiên hàng đầu
Phần ba là những công việc cần được loại bỏ khỏi danh sách của bạn
Phần bốn là cơ hội đ ể bạn giao nhiệm vụ cho người khác
Nhưng bạn không cần phải tự mình làm từ đầu! Mẫu Ma Trận Eisenhower của ClickUp sẽ tự động tạo ra một biểu đồ đã được định dạng sẵn trên bảng trắng số của bạn, giúp bạn nhanh chóng phân loại các công việc quan trọng.
Bạn có thể liên kết trực tiếp các công việc vào từng phần của ma trận để truy cập thuận tiện, thêm Thẻ Tài liệu hoặc Thẻ Web để giải thích lựa chọn của mình, rồi dễ dàng chia sẻ biểu đồ với đội nhóm. Chỉ trong chốc lát, mọi người trong dự án đều có thể thấy được danh sách những việc cần làm gấp.
Tải Mẫu này về
Và nếu bạn cần thêm sự hỗ trợ trong việc thiết lập quy trình quản lý thời gian mới—hãy bắt đầu với một mẫu theo dõi thời gian!
6. Xây dựng một khung làm việc riêng biệt phù hợp với cách làm việc của bạn
Người ta thường nói so sánh là kẻ cắp niềm vui, và hiệu suất làm việc cao nhất của bạn cũng tuân theo quy luật này! Đừng cố gắng làm việc theo một phương pháp mà người khác đã đặt ra, hãy tự tạo ra một phương pháp riêng cho mình! Việc cá nhân hóa lịch trình hàng ngày và quy trình làm việc của bạn là một trong những bí quyết mà những người hiệu quả thường sử dụng để duy trì sự năng động trong công việc.
Hãy hình dung công việc của bạn với hơn 15 cách hiển thị khác nhau trong ClickUp bao gồm Danh sách, Bảng và Lịch
Hãy tìm kiếm các tính năng như nhiều cách xem dự án trong nền tảng quản lý công việc của bạn để có thể nhìn nhận công việc và tiến độ một cách rõ ràng theo cách mà bạn cảm thấy phù hợp. Dù là danh sách tương tác, bảng Kanban, biểu đồ Gantt, hay lịch, bạn có rất nhiều phương pháp để sắp xếp công việc và quản lý thời gian hiệu quả.
7. Tận dụng trí tuệ nhân tạo để hoàn thành công việc
Xin hãy lắng nghe chúng tôi… 🙏🏻
Trí tuệ nhân tạo không phải là để thay thế bạn, mà là để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và làm cho cuộc sống công việc của bạn trở nên thuận tiện hơn!
Sự phát triển của công cụ trí tuệ nhân tạo không có dấu hiệu chậm lại, và nếu bạn không thể đánh bại chúng, hãy học cách sử dụng chúng! Bạn sẽ không cảm thấy hối tiếc đâu.
Có thể bạn đã biết, các ứng dụng tăng cường năng suất yêu thích của bạn đã tích hợp trí tuệ nhân tạo từ trước. Có thể bạn đã nhận ra điều này khi bạn chỉnh sửa bỏ phần vỉa hè khỏi một bức ảnh hoặc khi dùng nó để tạo ra một báo cáo bán hàng. Dù bằng cách nào, trí tuệ nhân tạo cũng là trợ lý ảo đắc lực giúp những người làm việc hiệu quả làm việc nhanh chóng hơn.
Công cụ như ClickUp AI rất dễ sử dụng với hàng trăm lựa chọn thông minh và được nghiên cứu kỹ lưỡng, phù hợp với mọi vai trò và nhu cầu sử dụng khác nhau. Bạn có thể tóm tắt ghi chú cuộc họp, soạn email quảng cáo, tìm kiếm ý tưởng viết blog theo SEO, lập đề cương cho bài thuyết trình, và nhiều hơn thế nữa. Hơn nữa, với các tính năng giúp bạn cá nhân hóa, định dạng, chỉnh sửa và cải thiện bài viết của mình, bạn chắc chắn sẽ không muốn quay lại cách làm cũ!
8. Lập kế hoạch và danh sách công việc cần làm
Không có kế hoạch tức là bạn đang chuẩn bị cho sự thất bại! Dù công việc hay dự án của bạn có vẻ nhỏ nhặt đến đâu.
Việc xây dựng một kế hoạch làm việc hiệu quả cho ngày làm việc của bạn là bước đầu tiên trong việc xác định ưu tiên công việc và phân chia thời gian một cách cơ bản. Khi lập kế hoạch từ trước, bạn có thể nhận biết trước những khó khăn, sự chậm trễ hay rào cản có th ể ảnh hưởng đến tiến độ công việc của mình. Điều này cũng giúp bạn có thêm thời gian để chuẩn bị cho những công việc quan trọng trước khi mọi thứ trở nên quá muộn!
Bạn không cần phải lập ra những kế hoạch chi tiết từng ngày, nhưng việc đặt ra mục tiêu làm việc hiệu quả sẽ giúp bạn luôn đi đúng hướng với các mục tiêu cấp bách của nhóm và tầm nhìn lâu dài của tổ chức.
Sử dụng mẫu Kế hoạch Hành động của ClickUp để lập kế hoạch, theo dõi và sắp xếp công việc
Có một kế hoạch hành động giúp bạn có thể nhìn nhận công việc từ một góc độ khác, từ đó phân bổ năng lượng làm việc một cách hiệu quả hơn, tránh tình trạng quá tải hay căng thẳng
Những công vụ như Mẫu Kế hoạch Hành động của ClickUp có thể được tái sử dụng hàng tuần để kiểm soát các nhiệm vụ quan trọng đang chờ đợi, đang thực hiện, hoặc đã hoàn thành.
Tải Mẫu này về
9. Dành thời gian nghỉ ngơi để suy ngẫm
Nhà triết học John Dewey từng nói: "Chúng ta không học từ kinh nghiệm, chúng ta học từ việc suy ngẫm về kinh nghiệm."
Điều này có nghĩa là việc nhìn lại quá khứ cũng quan trọng như việc lên kế hoạch cho tương lai. Điều này quan trọng đến nỗi một nghiên cứu đã chỉ ra rằng những nhan viên dành 15 phút để suy ngẫm về ngày làm việc của họ đã tăng 23% hiệu suất công việc so với những người không làm vậy trong vòng 10 ngày.
Học hỏi từ những thành công lẫn thất bại sẽ giúp bạn luôn tiến bộ trong công việc. Dù gặp phải khó khăn hay thử thách, những người làm việc hiệu quả luôn coi đó là cơ hội để phát triển và không lặp lại sai lầm.
Sử dụng bản mẫu Whiteboard của ClickUp để quản lý và cộng tác hiệu quả hơn trong các buổi đánh giá phương pháp làm việc linh hoạt (agile retrospectives)
Trên cấp độ cá nhân, bạn nên dành thời gian vào cuối ngày hoặc đầu tuần để suy ngẫm về những phương pháp làm việc đã áp dụng có hiệu quả hay không. Bạn có thể tự mình làm điều này ở một nơi yên tĩnh tại nhà hoặc văn phòng để đánh giá lại hiệu suất công việc của mình. Giống như việc tìm kiếm một chiến lược sáng tạo hiệu quả, có một số phương pháp đơn giản để tự suy ngẫm có ý nghĩa mà bạn có thể áp dụng và xem xét lại hàng tuần.
Một số phương pháp tốt nhất cho việc tự suy ngẫm bao gồm:
Ghi chép suy nghĩ của bạn trên giấy hoặc sử dụng ứng dụng ghi chú số để lưu lại chi tiết và xử lý suy nghĩ của bạn.
Sử dụng biểu đồ Start-Stop-Continue để phân tích hành vi làm việc của bạn và điều chỉnh chiến lược khi cần thiết. Hãy coi đây như một cuộc họp tổng kết cá nhân để nhận ra những thành tựu và xác định những điểm cần cải thiện.
Tiến hành một phân tích SWOT cá nhân để nhận diện những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức lớn nhất đối với hiệu quả công việc của bạn.
Và quan trọng không kém, đừng bỏ qua lợi ích của việc viết nhật ký theo phong cách truyền thống!
10. Tắt bỏ những phiền nhiễu và nghỉ ngơi
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng - hãy nhớ rời xa màn hình và thường xuyên nghỉ ngơi! Việc có ý thức trong việc nghỉ ngơi sẽ mang lại ảnh hưởng tích cực lớn đến năng suất làm việc của bạn.
Để nhìn nhận công việc với một tâm trạng mới mẻ, kích thích các phần khác nhau của não bộ hoặc chỉ đơn giản là cảm nhận sau khi vận động cơ thể vài phút. Nghiêm túc mà hỏi, bạn đã đứng dậy khỏi ghế làm việc của mình hôm nay chưa?
Dành thời gian rảnh rỗi để lướt mạng xã hội hay xem các dịch vụ phim trực tuyến có thể rất hấp dẫn, nhưng chỉ mang lại niềm vui nhất thời. Thay vào đó, thay vì xem phim trong giờ ăn trưa, bạn có thể dành thời gian đó để đi dạo quanh khu phố, nghe podcast, chơi với chó cưng, hoặc thử thiền trong năm phút.
Thiết lập nhắc nhở dễ dàng với lệnh “R” của ClickUp
Nếu bạn là người thường quên không rời bàn làm việc cho đến tận 5 giờ chiều, hãy sắp xếp thời gian nghỉ ngơi hàng ngày bằng cách tạo Nhắc nhở trong ClickUp để giúp tâm trí được tái tạo năng lượng!
Khởi Động Sự Hiệu Quả Công Việc Của Bạn
Khi bạn muốn cải thiện hiệu suất làm việc và mang lại những thay đổi tích cực, bền vững cho thói quen làm việc của mình, việc chỉ loại bỏ những yếu tố gây xao lạc là chưa đủ.
Thêm vào đó, không phải mọi phương pháp nâng cao năng suất đều có hiệu quả như nhau đối với mọi người trong các đội nhóm hay giữa các đồng nghiệp! Bạn cần dành thời gian để thử nghiệm, phạm sai lầm và tự phản ánh để tìm ra những mẹo phù hợp nhất với bản thân. Và quan trọng là, khả năng nâng cao hiệu suất công việc của bạn sẽ có hạn nếu không có sự hỗ trợ từ các phần mềm chuyên biệt giúp theo dõi tiến độ.
ClickUp là nền tảng tăng cường hiệu suất duy nhất có đủ sức mạnh để tổng hợp mọi công việc của bạn từ các ứng dụng khác nhau vào một Không gian Làm việc chung. Bộ công cụ đa dạng đã tích hợp sẵn của ClickUp giúp bạn kiểm soát hiệu suất làm việc, từ việc phát triển ý tưởng, theo dõi danh sách công việc, cá nhân hóa quy trình, tự động hóa công việc lặp đi lặp lại và nhiều hơn nữa.
Và bạn có thể sử dụng ClickUp mà không mất phí! Hãy truy cập vào vô số tính năng tăng cường hiệu suất, Thư viện Mẫu đa dạng và hơn 1,000 tích hợp khi bạn đăng ký ClickUp ngay hôm nay.
.jpeg){kind=small}
