10 Mục Tiêu Giao Tiếp SMART Cho Đội Nhóm Kèm Ví Dụ
Việc trở thành một người giao tiếp giỏi đến một cách tự nhiên với một số người, trong khi với những người khác, đó là cơ hội để phát triển. Một số thành viên trong nhóm chiếm ưu thế trong các cuộc trò chuyện, trong khi những người khác có thể không cảm thấy thoải mái khi chia sẻ ý tưởng của mình.
Điều bạn cần là một cách để tạo ra sự cân bằng và xây dựng một môi trường nơi mọi người có thể giao tiếp tự tin và hiệu quả. Đó là lúc các mục tiêu giao tiếp trở nên quan trọng.
Hãy cùng nhìn kỹ hơn vào các mục tiêu giao tiếp, lý do tại sao chúng luôn nên là SMART, và những mục tiêu này có thể trông như thế nào trong thực tế. Chúng tôi sẽ khám phá các ví dụ thực tế về các mục tiêu và cung cấp lời khuyên về cách đặt và theo dõi chúng một cách tốt nhất có thể.
Mục tiêu giao tiếp là gì?
Mục tiêu giao tiếp là một đích đến mà các thành viên trong nhóm của bạn có thể hướng tới để giúp họ xây dựng kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ và hiệu quả trong môi trường làm việc. Nhiều người cảm thấy khó khăn trong việc điều chỉnh cách họ giao tiếp. Có những mục tiêu rõ ràng sẽ giúp họ dễ dàng loại bỏ các rào cản giao tiếp để có thể cải thiện và phát triển.
Hầu hết các mục tiêu giao tiếp đều tập trung vào việc giúp các nhóm làm việc tốt hơn cùng nhau. Khi các thành viên trong nhóm gặp khó khăn trong việc giao tiếp những thách thức của họ, lịch trình có thể bị ảnh hưởng. Việc nâng cao kỹ năng giao tiếp của nhóm bạn tạo ra một môi trường làm việc thú vị hơn cho tất cả mọi người, nơi mà mọi người đều cảm thấy được tôn trọng, lắng nghe và có thể giao tiếp rõ ràng.
Các nhà quản lý có thể quyết định đặt ra các mục tiêu giao tiếp chung cho toàn bộ nhóm hoặc các mục tiêu cụ thể cho từng thành viên trong nhóm. Ngay cả khi bạn chọn tạo ra các mục tiêu chiến lược cho từng cá nhân, vẫn hữu ích khi có một số hướng dẫn cho toàn bộ nhóm hoặc công ty.
Sử dụng Mẫu Kế hoạch Giao tiếp của ClickUp để xây dựng một hướng dẫn nội bộ về giao tiếp. Bằng cách này, mọi người đều biết các thực hành tốt nhất trong giao tiếp trông như thế nào!
Sử dụng nhiều công cụ định dạng của ClickUp để tạo hình ảnh kế hoạch và sắp xếp thông tin một cách nhanh chóng
Tải Mẫu Này
Lợi Ích Của Việc Đặt Mục Tiêu Giao Tiếp SMART
Để làm cho các mục tiêu của bạn có thể đạt được, hãy sử dụng phương pháp SMART goal để xác định các mục tiêu giao tiếp:
Cụ thể: Tôi đang cố gắng đạt được điều gì?
Đo lường được: Làm thế nào để biết tôi đã thành công, và làm thế nào để biết mức độ thành công của tôi?
Có thể đạt được: Mục tiêu này có thực tế không?
Liên quan: Mục tiêu này có giúp tôi đạt được các mục tiêu kinh doanh rộng hơn không?
Có thời hạn: Tôi có thể đặt khung thời gian để đạt được mục tiêu này không?
Hãy xem một ví dụ về mục tiêu giao tiếp SMART:
Một quản lý nhận ra rằng các cuộc họp nhóm dự án thường bị chi phối bởi giọng nói của chính họ. Họ muốn tăng cường sự tham gia từ các thành viên khác trong nhóm và đặt ra một mục tiêu để thực hiện điều này.
Mục tiêu giao tiếp mới cho nhóm là hai phần: Cân bằng thời gian nói giữa các thành viên để nó trở nên đồng đều hơn và đạt được điều này trong năm cuộc họp tiếp theo. Để đo lường điều này, họ sẽ sử dụng một ứng dụng hiển thị thời gian nói theo thời gian thực và cung cấp điểm số sau cuộc họp.
Mục tiêu có thể đạt được này có một mục tiêu rõ ràng và rất liên quan—sự tham gia lớn hơn của nhóm là một yếu tố quan trọng của giao tiếp nhóm và chuyển giao kiến thức. Mục tiêu của người quản lý nhận ra rằng sự thay đổi này sẽ không diễn ra ngay lập tức và đưa ra một khung thời gian cụ thể và thực tế. Họ cũng cung cấp một cách đơn giản để đo lường thành công bằng cách sử dụng ứng dụng. 🎯
Áp dụng phương pháp SMART này mang lại nhiều lợi ích cho giao tiếp doanh nghiệp tổng thể. Bao gồm:
Hiểu rõ hơn về mục tiêu hoặc mục đích dự định
Khung thời gian có thể đạt được để đạt được mục tiêu
Thông tin chi tiết về yếu tố quan trọng nhất của mục tiêu
Hướng dẫn về cách đo lường thành công
Bối cảnh về lý do tại sao mục tiêu này được đặt ra và tại sao đạt được nó lại quan trọng
Khi bạn làm việc qua các mục tiêu giao tiếp của mình, hãy xem xét cách bạn có thể làm cho mỗi mục tiêu phù hợp với triết lý SMART. Các mục tiêu rõ ràng, cụ thể dễ hiểu hơn cho các thành viên trong nhóm của bạn, hành động và đạt được. Để giao tiếp tốt hơn, làm cho các mục tiêu của bạn SMART sẽ giúp nhóm của bạn có cơ hội thành công cao hơn.
Phân tích các mục tiêu SMART của bạn trong ClickUp để chia sẻ với các nhóm và các bên liên quan
10 Mục Tiêu Giao Tiếp Cho Đội Nhóm Của Bạn
Xây dựng một chiến lược giao tiếp từ đầu có thể rất khó khăn. May mắn thay, chúng tôi đã nghiên cứu về những mục tiêu giao tiếp tốt nhất trong môi trường làm việc. Dưới đây là một số mục tiêu giao tiếp phổ biến mà các nhà quản lý có thể giới thiệu cho đội nhóm của mình, cùng với các ví dụ về mục tiêu SMART giúp bạn đạt được từng mục tiêu.
1. Rõ ràng và ngắn gọn
Rất khó để truyền đạt thông điệp của bạn mà không giao tiếp chính xác. Nhiều người gặp khó khăn trong việc ngắn gọn, thêm vào những từ đệm, ngắt quãng và chi tiết không cần thiết. Kết quả là thông điệp chính của bạn có thể bị mất, và khán giả của bạn có thể mất hứng thú. Thay vào đó, hãy thực hành rõ ràng và ngắn gọn.
Truyền đạt thông điệp của bạn bằng ít từ nhất có thể, cắt bỏ bất kỳ chi tiết nào không cảm thấy liên quan. Áp dụng điều này vào kỹ năng nói trước công chúng, giao tiếp viết và giao tiếp phi ngôn ngữ của bạn để đạt hiệu quả lớn nhất.
Ví dụ mục tiêu SMART: Giảm số lượng từ đệm trong các cập nhật của đội nhóm bạn xuống 20% từ giờ đến tháng sau. 💬
2. Ưu tiên thông điệp quan trọng nhất
Dù bạn đang cập nhật dự án hay dẫn dắt một cuộc họp toàn công ty, việc có nhiều thứ để thảo luận là điều bình thường. Ngay cả khi bạn chỉ có một thông điệp để chia sẻ, rất dễ tập trung vào yếu tố sai và gây ra sự nhầm lẫn. Hãy ưu tiên thông điệp chính và làm nổi bật nó.
Phản ánh các mục tiêu giao tiếp của bạn và điều bạn đang cố gắng truyền đạt. Xem xét đối tượng mục tiêu của bạn và cách tốt nhất để truyền đạt thông điệp. Chuẩn bị cập nhật, bài nói hoặc bài thuyết trình của bạn trước và kiểm tra với một thành viên trong đội để đảm bảo thông điệp dự định của bạn rõ ràng.
Ví dụ mục tiêu SMART: Tái cấu trúc cập nhật đội nhóm của bạn để một kết quả chính, câu chuyện thành công hoặc thách thức được làm nổi bật trong cuộc họp toàn công ty tiếp theo. Các cập nhật khác có thể được chia sẻ trong ghi chú cuộc họp. 🎉
Ghi chú, các quyết định đã đưa ra, cập nhật nhiệm vụ và những bài học từ các cuộc họp nhóm
3. Sử dụng dữ liệu và nghiên cứu để hỗ trợ thông điệp của bạn
Quá thường xuyên, chúng ta không tận dụng tối đa các nguồn lực hoặc kiến thức hiện có. Nếu bạn có dữ liệu và các chỉ số sẵn có, hãy sử dụng chúng. Dữ liệu có thể hỗ trợ lập luận của bạn, minh họa giá trị của một dự án và chứng minh sự thành công của bạn. Điều này không chỉ hữu ích cho giao tiếp nội bộ mà còn khi nói chuyện với các bên liên quan bên ngoài.
Hỗ trợ các tuyên bố, bài thuyết trình, mục tiêu và kết quả của bạn bằng dữ liệu và những hiểu biết bạn có. Sử dụng chúng để củng cố vị trí của bạn, đề xuất một hướng đi thay thế, hoặc ăn mừng sự ấn tượng của công việc nhóm của bạn.
Ví dụ mục tiêu SMART: Ghi lại điểm số trải nghiệm khách hàng để trong tương lai, bạn có thể làm nổi bật những điểm này khi nói về sự thành công của đội ngũ chăm sóc khách hàng của bạn. 💚
4. Loại bỏ các từ viết tắt và ngôn ngữ kỹ thuật cao
Trong thế giới kinh doanh, luôn có một từ viết tắt hoặc cụm từ mới. Đối với một số thành viên trong nhóm của bạn, những từ này có thể là thông dụng và dễ hiểu. Đối với những người khác, chúng gây nhầm lẫn và làm giảm giá trị của thông điệp bạn đang cố gắng truyền đạt.
Tránh các từ viết tắt và ngôn ngữ kỹ thuật càng nhiều càng tốt để hỗ trợ giao tiếp rõ ràng.
Yêu cầu các thành viên trong nhóm giữ các cập nhật của họ cho nhóm rộng hơn dễ hiểu nhất có thể. Sử dụng ngôn ngữ kỹ thuật cho các cuộc họp đứng của nhóm, nhưng chuyển sang ngôn ngữ hàng ngày hơn khi giao tiếp với đối tượng rộng hơn. Nếu một số cụm từ là cần thiết và xuất hiện thường xuyên, hãy tạo một từ điển hoặc hướng dẫn toàn công ty và làm cho nó dễ dàng truy cập.
Ví dụ mục tiêu SMART: Giảm sử dụng ngôn ngữ kỹ thuật cao và áp dụng phong cách ngôn ngữ thân thiện hơn cho các cập nhật của công ty từ cuộc họp tiếp theo. ⚒️
5. Làm cho giao tiếp của bạn bao quát hơn
Trong nhiều nơi làm việc, nhiều cập nhật quan trọng của công ty diễn ra trong các cuộc họp trực tiếp. Điều này gây ra vấn đề cho các thành viên trong nhóm không thể tham dự và cho những người gặp khó khăn khi theo dõi các cập nhật bằng lời nói. Hãy cố gắng làm cho các giao tiếp của bạn bao quát nhất có thể và phá vỡ các rào cản nếu chúng tồn tại.
Xem xét cách bạn có thể sử dụng các loại giao tiếp khác nhau—bao gồm giao tiếp bằng văn bản, hình ảnh và lời nói. Ghi lại các cuộc họp quan trọng của bạn và làm cho các bản ghi này có sẵn, và sử dụng một công cụ ghi chú AI để cung cấp một bản tóm tắt ngay lập tức. Cũng xem xét ngôn ngữ bạn sử dụng và chọn ngôn ngữ bao quát và không phân biệt giới tính làm mặc định.
Ví dụ mục tiêu SMART: Làm cho bản ghi video của mỗi cuộc họp toàn công ty có sẵn trong vòng 24 giờ, cùng với một bản tóm tắt bằng văn bản đáng tin cậy, bắt đầu từ cuộc họp tiếp theo. 💻
Share screen recordings để truyền tải thông điệp của bạn một cách chính xác mà không cần chuỗi email hoặc cuộc họp trực tiếp với Clip by ClickUp
6. Giao tiếp tự tin
Dù bạn đang ở vị trí lãnh đạo hay không, việc có thể giao tiếp tự tin là một kỹ năng cực kỳ quý giá. Sử dụng từ ngữ, nhịp điệu, ngôn ngữ cơ thể và phong cách viết để truyền tải sự tự tin có thể truyền cảm hứng cho các thành viên trong nhóm đưa ra quan điểm mạnh mẽ, đặt câu hỏi hoặc chốt giao dịch.
Một số người tự nhiên là những nhà lãnh đạo tự tin, trong khi những người khác có thể cần hướng dẫn để đạt được điều này. Hãy huấn luyện các thành viên trong nhóm cách tạo giao tiếp mắt, cách giao tiếp rõ ràng và cách đối phó với các câu hỏi khó từ khán giả.
Ví dụ mục tiêu SMART: Tham gia một khóa học ngắn về giao tiếp tự tin hơn trước cuối năm. 📚
7. Sử dụng kể chuyện một cách hiệu quả
Nhiều người bỏ qua giá trị của việc kể chuyện trong giao tiếp nơi làm việc, nhưng nó cũng quan trọng ở đây như trong thế giới sáng tạo. Thêm yếu tố kể chuyện vào phong cách giao tiếp của bạn làm cho các cập nhật trở nên thú vị, hấp dẫn và có tác động hơn.
Tìm cách sử dụng bằng chứng thực tế và ví dụ để tăng cường thông điệp bạn muốn chia sẻ. Chủ động thu thập các lời chứng thực của khách hàng, các nghiên cứu điển hình và hình ảnh có thể hữu ích vào một thời điểm nào đó để bạn luôn có một ngân hàng ý tưởng câu chuyện sẵn sàng.
Ví dụ mục tiêu SMART: Tìm một câu chuyện hoặc ví dụ thực tế để chia sẻ cùng với cập nhật tác động dự án tiếp theo của bạn cho bản tin công ty. 🌍
Sử dụng Mẫu Giao Tiếp Nội Bộ của ClickUp để thông báo sự kiện hoặc thay đổi cho nhân viên của bạn
8. Giữ mọi người được cập nhật
Rất dễ để bỏ lỡ thông tin nếu bạn không thể tham dự một cuộc họp hoặc không đăng nhập vào mạng nội bộ công ty trong ngày đó. Các công ty có văn hóa giao tiếp nội bộ mạnh mẽ sử dụng nhiều kênh giao tiếp để đảm bảo mọi người đều nhận được thông điệp.
Xem xét các kênh và phần mềm giao tiếp nội bộ mà bạn hiện đang sử dụng và quyết định xem chúng có hiệu quả hay không. Đề xuất các lựa chọn thay thế cho đội ngũ truyền thông của bạn, như podcast, blog và cập nhật hàng ngày trên Slack. Hãy suy nghĩ về cách bạn có thể làm cho tiếng nói của đội ngũ mình được lắng nghe thông qua các kênh này và chủ động làm việc với đội ngũ truyền thông của bạn để nâng cao nhận thức, chia sẻ thành công và yêu cầu hỗ trợ.
Ví dụ mục tiêu SMART: Đồng ý với đội ngũ truyền thông về một quy trình để bao gồm một phần thường xuyên về đội ngũ của bạn trong bản tin công ty trước cuối năm. 📝
9. Trở thành người tham gia tích cực
Hầu hết các công ty và đội ngũ đều có những cá nhân nói to và chiếm ưu thế trong các cuộc trò chuyện, trong khi những người khác sẽ nói ít nhất có thể, ngay cả khi được khuyến khích. Không có phong cách giao tiếp nào là sai hoàn toàn, nhưng bạn nên tìm cách khuyến khích các thành viên ít nói hơn tham gia nhiều hơn—nếu họ mong muốn.
Nói chuyện với các thành viên trong đội ngũ của bạn và hiểu xem có rào cản nào khiến họ không thể lên tiếng để bạn có thể thêm một số tài nguyên đào tạo hoặc ý tưởng vào kế hoạch phát triển cá nhân của họ cùng với các mục tiêu liên quan để khuyến khích và động viên họ.
Giới thiệu phần mềm gọi video làm nổi bật thời gian nói chuyện, tạo không gian dành riêng trong lịch trình cuộc họp nhóm cho mỗi thành viên và hỗ trợ phong cách giao tiếp ưa thích của họ. Tất cả các chiến lược này giúp bạn trao quyền cho các thành viên trong đội ngũ trở thành những người tham gia tích cực hơn trong các cuộc họp, sự kiện và cuộc gọi với khách hàng.
Ví dụ mục tiêu SMART: Tạo một lịch trình cuộc họp nhóm mới có không gian cho mỗi cá nhân chia sẻ một cập nhật công việc và một cập nhật vui vẻ hoặc cá nhân trước tháng sau. 🙌
Phác thảo chương trình họp, các mục hành động, tóm tắt cuộc họp và nhiều hơn nữa trong ClickUp Docs
10. Chia sẻ thành công của bạn
Phần lớn thời gian của người quản lý được dành để xử lý các ưu tiên và giải quyết vấn đề, vì vậy không có gì ngạc nhiên khi chúng ta thường quên kỷ niệm những nỗ lực của mình và đưa ra phản hồi có giá trị. Bắt đầu làm nổi bật những thành công của bạn và khen ngợi để tăng cường sự gắn kết của nhân viên và tạo ra một môi trường làm việc tích cực.
Tìm kiếm cơ hội để tán dương công việc tuyệt vời mà đội ngũ của bạn đang thực hiện trong các cuộc họp toàn công ty, trong bản tin công ty và trên các kênh Slack toàn công ty. Tạo không gian để các thành viên trong nhóm chia sẻ thành công của họ và bao gồm lời khen ngợi bất cứ khi nào có thể. Sự tích cực là lây lan, và bầu không khí vui vẻ này có thể khuyến khích các thành viên trong nhóm tham gia và giao tiếp hiệu quả hơn.
Ví dụ mục tiêu SMART: Dành không gian vào đầu hoặc cuối mỗi buổi họp nhóm để chia sẻ thành công của bạn và khuyến khích mỗi thành viên trong nhóm tham gia ít nhất một lần mỗi tháng. 🤩
Làm thế nào để đạt được mục tiêu giao tiếp của bạn
Đặt mục tiêu là bước đầu tiên để đạt được thành công, nhưng làm thế nào để bạn thực sự theo dõi tiến trình của mình?
Chúng tôi đã tìm thấy cách tốt nhất để duy trì động lực và kiểm tra tiến độ trên các mục tiêu của bạn là sử dụng ClickUp Goals. Cách tiếp cận của chúng tôi không chỉ cung cấp cho bạn một nơi dễ sử dụng để lưu trữ các mục tiêu của bạn mà còn cho phép bạn theo dõi tiến trình của mình và ăn mừng khi bạn đạt được các mốc thời gian.
Tạo các Mục tiêu rõ ràng trong ClickUp dựa trên các mục tiêu của bạn, sau đó quyết định cách bạn sẽ đo lường chúng. Thêm các giá trị số, tiền tệ hoặc đúng/sai để theo dõi tiến trình của bạn khi bạn kiểm tra các nhiệm vụ và cột mốc. Kéo các nhiệm vụ và nhiệm vụ con từ các đội và dự án khác nhau để hợp nhất chúng dưới một Mục tiêu.
Nhóm tất cả các mục tiêu giao tiếp của bạn vào một Thư mục để bạn có thể thấy tiến trình cả về mục tiêu cá nhân và như một danh mục. Sử dụng tính năng tổng hợp tiến trình để xem tiến độ mục tiêu của bạn, sau đó đi sâu vào các chế độ xem mục tiêu chi tiết hoàn chỉnh với các mô tả. Tạo các mục tiêu cá nhân, mục tiêu chuyên nghiệp cho công việc, hoặc chia sẻ chúng với đội ngũ hoặc công ty rộng hơn của bạn bằng cách thay đổi quyền.
Sử dụng tính năng Theo dõi Mục tiêu của ClickUp để luôn theo dõi và đạt được mục tiêu của bạn với các mốc thời gian rõ ràng, các chỉ tiêu đo lường được và theo dõi tiến độ tự động.
ClickUp không chỉ là một ứng dụng theo dõi mục tiêu; nó còn là nơi để tạo và chia sẻ các kế hoạch và chính sách nội bộ, hướng dẫn thương hiệu và tài liệu đào tạo. Chúng tôi thậm chí còn có một thư viện các mẫu lý tưởng để bạn tùy chỉnh—bao gồm mẫu kế hoạch giao tiếp dự án và mẫu kế hoạch giao tiếp.
Dưới đây là một số cách để sử dụng các mẫu của chúng tôi:
Nổi bật các mục tiêu giao tiếp của công ty bạn trong Mẫu Sổ Tay Nhân Viên của ClickUp
Khuyến khích các nhà quản lý sử dụng Mẫu Phân Tích Kỹ Năng của ClickUp để xác định các nhu cầu liên quan đến giao tiếp
Các nhà quản lý có thể sử dụng Mẫu Kế Hoạch Phát Triển Nhân Viên của ClickUp để tạo và theo dõi các mục tiêu giao tiếp
Nếu bạn chọn ClickUp làm trung tâm quản lý dự án và năng suất tất cả trong một, nó cũng trở thành nơi lý tưởng để thực hành kỹ năng giao tiếp của bạn. Gắn thẻ thành viên nhóm, để lại bình luận, thêm ghi chú và sử dụng Chat để giữ liên lạc với các thành viên trong dự án của bạn.
Từ tính năng Mục tiêu chuyên dụng của chúng tôi đến bộ sưu tập mẫu rộng lớn, các tính năng quản lý nhiệm vụ và công cụ quản lý tài nguyên, ClickUp có mọi thứ bạn cần để đặt, theo dõi và đạt được các mục tiêu của công ty bạn. 📈
Cải thiện giao tiếp nhóm và tạo ra một môi trường an toàn, để bạn hỗ trợ các phương pháp giao tiếp khác nhau
Đặt và Làm Chủ Mục Tiêu Giao Tiếp Của Bạn
Không ai giao tiếp hoàn hảo mọi lúc, nhưng việc đưa ra các mục tiêu giao tiếp rõ ràng cho đội ngũ của bạn sẽ thiết lập kỳ vọng và cung cấp cho họ một khung hữu ích để hướng dẫn. Sử dụng các mục tiêu giao tiếp này và các ví dụ về mục tiêu SMART để xây dựng các mục tiêu cá nhân hóa của bạn.
Nếu bạn muốn cam kết làm chủ các mục tiêu giao tiếp của mình, hãy biến ClickUp thành trung tâm theo dõi mục tiêu của bạn. ClickUp Goals giúp bạn dễ dàng đặt, theo dõi và ăn mừng thành công của mình—và tất cả đều nằm trong trung tâm năng suất và quản lý dự án của ClickUp. Bắt đầu tiến bộ hướng tới các mục tiêu của bạn, và đăng ký ClickUp ngay hôm nay. ✨