10 Mẹo Làm Việc Nhanh Hơn và Tốt Hơn Với ClickUp

Nếu bạn đang xoay sở với hàng ngàn công việc và danh sách việc cần làm dường như không bao giờ kết thúc, nhưng bạn cảm thấy luôn bận rộn—bạn có thực sự đang làm việc hiệu quả không? 🤔

Đây không phải là một câu hỏi đánh đố!

Thực tế, nhiều người trong thế giới kinh doanh ngày nay mô tả năng suất theo cách khác nhau. Một cuộc khảo sát gần đây của ClickUp với hơn 1,000 nhân viên tại Mỹ đã hỏi họ định nghĩa năng suất trong không gian làm việc như thế nào và ba câu trả lời nổi bật:

Cuộc khảo sát cho thấy 58% người tham gia định nghĩa năng suất là hoàn thành tất cả các nhiệm vụ của họ, 51% liên quan đến cảm giác hoàn thành, và 43% so sánh với việc hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn trong danh sách việc cần làm của họ. Cho dù đó là các dự án lớn khó khăn, vấn đề với quản lý thời gian, hay quá nhiều công việc hành chính, có rất nhiều thứ có thể cản trở chúng ta cảm thấy thực sự hiệu quả.

Và nếu bạn liên tục bị mắc kẹt trong tình huống này, đã đến lúc nâng cao trò chơi năng suất của bạn. Có những cách để làm việc nhanh hơn mà không làm bạn kiệt sức. Hãy bắt đầu ngay bây giờ bằng cách tích hợp các chiến lược sau vào thói quen hàng ngày của bạn để tinh giản quy trình làm việc và hoàn thành nhiều việc hơn.

Hãy cùng khám phá bên dưới! 🏊

10 Cách Làm Việc Nhanh Hơn và Thông Minh Hơn để Hoàn Thành Nhiều Việc Hơn

Làm việc nhanh hơn là tìm các phím tắt đơn giản hoặc sử dụng các mẹo nhỏ để hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Quan trọng nhất, bạn cần áp dụng các mẹo phù hợp nhất với quy trình làm việc và quy trình của bạn. Không có cách tiếp cận nào phù hợp cho tất cả.

Thay vào đó, đó là việc thực hành thói quen làm việc tốt và học cách nhận biết nơi bạn có thể đang lãng phí thời gian hoặc thậm chí làm công việc lặp lại. Đó là lý do tại sao chúng tôi đưa ra 10 mẹo về cách làm việc nhanh hơn để bạn tiết kiệm một số băng thông tinh thần và sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả suốt cả ngày.

1. Tự động hóa quy trình làm việc của bạn với ClickUp Automations

Tạo các công thức tự động hóa tùy chỉnh hoặc sử dụng các công thức tự động hóa có sẵn để tự động hóa công việc thường xuyên và đơn giản hóa quy trình làm việc phức tạp của bạn

Bạn có biết điều gì tuyệt vời không? Tự động hóa các quy trình làm việc cá nhân của bạn. Tin chúng tôi đi, đó là một sự thay đổi lớn và là một kỹ năng quý giá để biết cách đưa công việc vào chế độ tự động. Hãy tưởng tượng tiết kiệm tất cả thời gian và năng lượng cho các công việc lặp đi lặp lại. Và thay vào đó, bạn tập trung vào những công việc thực sự quan trọng—công việc sáng tạo, chiến lược thể hiện tài năng của bạn.

Sử dụng các công cụ tự động hóa cũng có nghĩa là ít lỗi hơn vì bạn chuẩn hóa quy trình và các bước để hoàn thành dự án, do đó bạn sẽ tận hưởng sự nhất quán, chính xác và công việc chất lượng cao. Ai mà không muốn sự yên tâm như vậy?

Sử dụng các công thức tự động hóa có sẵn trong ClickUp hoặc tùy chỉnh chúng dựa trên nhu cầu của bạn, để nhóm của bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng nhất.

ClickUp’s automations feature cho phép bạn thiết lập quy trình làm việc tự động để loại bỏ công việc lặp đi lặp lại. Ví dụ, bạn có thể tạo một tự động hóa để phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm dựa trên vai trò của họ hoặc chuyển một nhiệm vụ sang trạng thái khác khi được đánh dấu là hoàn thành.

Khi bạn hoàn thành nhiệm vụ với các công cụ tự động hóa, bạn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo các dự án của bạn luôn đi đúng hướng bằng cách loại bỏ tất cả các công việc nhàm chán có thể làm chậm tiến độ dự án.

2. Sử dụng mẫu để đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả

Tạo mẫu của riêng bạn hoặc sử dụng mẫu có sẵn từ Trung tâm Mẫu của ClickUp, sau đó lưu lại để tái sử dụng cho các dự án trong tương lai.

Khi nói đến việc làm việc nhanh hơn và thông minh hơn—hãy sử dụng các mẫu.

Ai mà không thích ý tưởng bắt đầu công việc một cách nhanh chóng? Với sự trợ giúp của các mẫu, bạn sẽ có một điểm khởi đầu vững chắc, để bạn có thể bắt tay ngay vào dự án của mình. Đừng lãng phí thời gian tự hỏi bắt đầu từ đâu. Thay vào đó, hãy lấy một mẫu có sẵn, chỉnh sửa nó phù hợp với nhu cầu của bạn, và bạn đã sẵn sàng.

Các mẫu cũng thúc đẩy tính nhất quán. Không còn lo lắng về việc liệu tài liệu hoặc bài thuyết trình của bạn có phù hợp với phong cách công việc trước đây hay không. Với một mẫu tùy chỉnh, bạn sẽ có một giao diện và cảm giác thống nhất, điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn trông rất chuyên nghiệp.

Dù đó là một mẫu cấu trúc phân tích công việc hay một mẫu danh sách việc cần làm, luôn có thứ gì đó bạn có thể sử dụng để giữ mọi người trên cùng một trang. Bạn đang làm việc với cùng một định dạng và sử dụng cùng một hướng dẫn. Hãy chọn từ thư viện mẫu có sẵn của ClickUp để tùy chỉnh, định dạng và chỉnh sửa theo nhu cầu của bạn.

3.Đặt Mục Tiêu SMART và theo dõi tiến độ trong ClickUp

Chế độ xem Hộp cho phép bạn thấy nhóm của bạn đang làm gì, họ đã hoàn thành những gì và khả năng của họ là bao nhiêu.

Nếu bạn cần giúp phân định các công việc không quan trọng và quan trọng, để biết cái nào cần ưu tiên, hãy xem xét việc theo dõi theo định dạng SMART goals. Đây là một từ viết tắt của Cụ thể (Specific), Đo lường được (Measurable), Có thể đạt được (Achievable), Liên quan (Relevant), và Có thời hạn (Time-bound).

Thay vì đặt ra những mục tiêu mơ hồ như “Tôi muốn tiết kiệm thời gian làm việc” hoặc “Tôi muốn làm việc hiệu quả hơn,” mục tiêu SMART cung cấp một lộ trình rõ ràng để thành công, giúp bạn biết chính xác mình đang cố gắng đạt được điều gì:

• Cụ thể: Mục tiêu nên được định nghĩa rõ ràng và cụ thể, để không có sự mơ hồ về những gì bạn muốn đạt được

• Đo lường được: Theo dõi tiến độ của bạn và biết khi nào bạn đã đạt được mục tiêu

• Có thể đạt được: Đặt ra các mục tiêu thực tế mà bạn có thể thực sự hoàn thành và phù hợp với các giá trị và mục tiêu dài hạn của bạn

• Có thời hạn: Đặt ra một thời hạn cho mục tiêu của bạn và tạo ra cảm giác cấp bách và động lực để hoàn thành

Lưu trữ và phân loại gọn gàng các mục tiêu tương tự vào Thư mục Mục tiêu trong ClickUp

Sử dụng tính năng Mục tiêu của ClickUp, bạn có thể tạo ra các mục tiêu SMART và chia nhỏ chúng thành các mục tiêu nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, và sắp xếp chúng để dễ dàng truy cập. Bằng cách theo dõi và tổ chức tiến độ của bạn trong nền tảng, bạn sẽ giữ được sự tập trung và động lực khi thấy mình tiến gần hơn đến các mục tiêu một cách nhanh chóng.

4.Sử dụng tính năng chặn thời gian trên lịch của bạn

Tổ chức dự án, lập kế hoạch thời gian, và hình dung công việc của nhóm bạn trên một lịch linh hoạt giúp mọi người luôn đồng bộ

Time-blocking là một kỹ thuật cơ bản nhưng mạnh mẽ có thể làm nên điều kỳ diệu cho thời gian bạn dành cho các dự án hoặc nhiệm vụ cụ thể. Thói quen tăng cường năng suất này là tất cả về việc lên lịch các khoảng thời gian dành riêng—dù là giờ hoặc nửa giờ—cho các nhiệm vụ cụ thể. Kỹ thuật quản lý thời gian này là một thay đổi hoàn toàn khi nói đến việc hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.

Đây là lý do tại sao nó tuyệt vời đến vậy. Trước tiên, time blocking giúp bạn duy trì sự tập trung sắc bén. Bằng cách dành các khoảng thời gian cụ thể cho các nhiệm vụ, bạn ít có khả năng gặp khó khăn trong việc tập trung vào các email gây xao lãng, cuộc gọi điện thoại hoặc những thông báo mạng xã hội hấp dẫn trên điện thoại của bạn.

Thêm vào đó, với một khung thời gian cố định, bạn sẽ tự nhiên làm việc hiệu quả hơn để hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian được phân bổ. Nó giống như việc tự đặt ra một thời hạn nhỏ cho mỗi nhiệm vụ, và tất cả chúng ta đều biết thời hạn có thể thúc đẩy chúng ta như thế nào dù đó là một nhiệm vụ đơn giản hay một dự án lớn.

Theo dõi các cuộc họp hoặc sự kiện hiện tại, quá khứ và tương lai với mẫu chặn thời gian của ClickUp

Time blocking cũng rất tuyệt vời để giảm sự mệt mỏi trong việc ra quyết định. Đó là lý do tại sao các nhóm dựa vào Chế độ xem Lịch của ClickUp để thực hiện time blocking và lên lịch các khoảng thời gian dành riêng cho các nhiệm vụ cụ thể. Ngoài ra, Mẫu Chặn Thời Gian của ClickUp có thể tích hợp lịch của bạn với các công cụ khác như Google Calendar hoặc Outlook. Những mẫu này giúp bạn duy trì sự tập trung, giảm thiểu sự phân tâm và đảm bảo bạn phân bổ đủ thời gian cho mỗi nhiệm vụ.

Tải Mẫu Này

5. Tận dụng sức mạnh của ClickUp AI

Các chức năng AI của ClickUp giúp các đội ngũ marketing dễ dàng tạo ra các tài liệu quan trọng như nghiên cứu điển hình

Giả sử bạn đang soạn thảo một bài viết trong bảng điều khiển của ClickUp và cần một số ý tưởng về cách bắt đầu phần mở đầu—và cần ngay lập tức! Với tính năng trí tuệ nhân tạo tích hợp của ClickUp, bạn có thể lướt qua danh sách dài các ý tưởng mà nó tạo ra cho bạn sau khi bạn yêu cầu.

Bạn có thể tạo bản nháp thô, cải thiện bản nháp hiện có hoặc động não cho một nhiệm vụ với tính năng tích hợp này. ⏰

Trí tuệ nhân tạo là tương lai—nó là bước tiếp theo từ việc tự động hóa các nhiệm vụ của bạn. Việc tích hợp nó vào bảng điều khiển quản lý công việc của ClickUp có tiềm năng tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian khi bạn dần dần đưa nó vào quy trình làm việc hiện tại của mình.

Tìm kiếm thêm công cụ quản lý dự án AI? Xem các lựa chọn thay thế Copy AI này & công cụ tiếp thị AI

6. Chia nhỏ nhiệm vụ thành các phần nhỏ hơn với các nhiệm vụ con và danh sách kiểm tra

Tạo danh sách việc cần làm rõ ràng, đa chức năng để dễ dàng quản lý ý tưởng và công việc của bạn từ bất kỳ đâu, để bạn không bao giờ quên bất cứ điều gì

Trong ClickUp, bạn có thể chia các nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn hoặc tạo danh sách kiểm tra trong các nhiệm vụ. Điều này cho phép bạn theo dõi tiến độ dễ dàng hơn và thật thỏa mãn khi đánh dấu các mục đã hoàn thành.

Thêm vào đó, bạn có thể giao các nhiệm vụ con khác nhau cho các thành viên trong nhóm, thúc đẩy sự hợp tác và phân phối công việc hiệu quả. Thêm một chút tự động hóa vào và không có gì có thể ngăn cản bạn hoàn thành nhiệm vụ, hoàn thành dự án và cập nhật khi cần thiết.

7. Ưu tiên khối lượng công việc của bạn bằng cách sử dụng Trường Tùy Chỉnh và Mức Độ Ưu Tiên

Tìm số liệu chính xác ngay lập tức bằng cách sử dụng các công thức đơn giản hoặc nâng cao trong Trường Tùy Chỉnh của ClickUp

Đôi khi, bạn muốn có thêm một chút kiểm soát đối với bảng điều khiển năng suất của mình. Để làm điều đó, hãy sử dụng Trường Tùy Chỉnh của ClickUp, cho phép bạn thêm thông tin bổ sung vào các nhiệm vụ hoặc thiết lập các mức độ ưu tiên chi tiết hơn.

Các trường tùy chỉnh của ClickUp rất dễ tùy chỉnh, giúp bạn dễ dàng tạo công thức, chi tiết hóa các ưu tiên, xem và phân công nhiệm vụ, và nhiều hơn thế nữa. Các trường tùy chỉnh rất hữu ích để xây dựng các bảng điều khiển lớn khi bạn cần cái nhìn tổng quan về mọi thứ mà không cần phải đi vào chi tiết.

Ví dụ, ưu tiên các nhiệm vụ bằng cách sử dụng tính năng Ưu Tiên, cho phép bạn phân công nhiệm vụ là Khẩn cấp, Cao, Bình thường hoặc Thấp. Giải quyết các nhiệm vụ ưu tiên cao trước đảm bảo rằng bạn đang tiến bộ trong các mục tiêu quan trọng nhất của mình.

8. Giới hạn sự phân tâm với Chế Độ Tập Trung

Sử dụng chế độ Tập Trung trong ClickUp Docs để loại bỏ các phiền nhiễu từ thanh bên và làm việc từ một không gian trắng đơn giản

Chế độ Tập Trung của ClickUp giúp bạn duy trì sự tập trung bằng cách giảm thiểu các phiền nhiễu khi bạn làm việc trên một nhiệm vụ cụ thể. Khi bạn bật Chế độ Tập Trung, bạn sẽ được nhắc đặt hẹn giờ cho khoảng thời gian bạn muốn làm việc mà không bị gián đoạn.

Chế độ này sẽ ẩn các thông tin không cần thiết, cho phép bạn tập trung vào nhiệm vụ hiện tại. Thêm vào đó, bạn có thể tích hợp ClickUp với các công cụ chặn trang web hoặc sử dụng phần mềm theo dõi thời gian tích hợp sẵn để đo lường năng suất của bạn.

Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn đang cố gắng hoàn thành nội dung viết, ghi chú, blog, email, hướng dẫn và bất kỳ thứ gì khác cần viết bằng ClickUp Docs.

9. Phân công nhiệm vụ hiệu quả với các tính năng cộng tác nhóm

Sử dụng ClickUp Whiteboards để phân công nhiệm vụ, gắn thẻ người được giao, và bất cứ thứ gì cần thiết để khởi động sự hợp tác tiếp theo của bạn

Các tính năng cộng tác nhóm mạnh mẽ của ClickUp giúp bạn dễ dàng phân công nhiệm vụ và chia sẻ thông tin với đồng nghiệp trong chế độ xem Whiteboard. Tại sao phải tự làm tất cả khi bạn không cần phải làm vậy? 

Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm dựa trên chuyên môn của họ, thêm nhận xét vào nhiệm vụ để làm rõ, hoặc sử dụng tính năng Chat để giao tiếp liền mạch trong nền tảng. Điều đó giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian chuyển đổi qua lại. 🤓

Chưa kể, đó là một cách tuyệt vời để duy trì sự tập trung, vì bạn không phải chuyển đổi ngữ cảnh liên tục. Bằng cách phân công nhiệm vụ, bạn có thể tập trung vào các ưu tiên cao nhất và quản lý khối lượng công việc của mình hiệu quả hơn.

Xem hướng dẫn của chúng tôi về việc thuê ngoài dự án!

10. Xem lại thói quen làm việc của bạn với các tính năng báo cáo

Tập hợp tất cả công việc của bạn trong một cái nhìn tổng quan cao cấp với Bảng điều khiển

Ai nói rằng báo cáo và phân tích chỉ dành cho quản lý dự án và các con số khó? Các công cụ năng suất của ClickUp cho phép báo cáo chi tiết để có được những hiểu biết quý giá về thói quen làm việc của bạn.

Sử dụng các tính năng như Theo dõi thời gian, Chế độ xem Hộp và Biểu đồ Tốc độ để xác định xu hướng, phát hiện các nút thắt cổ chai và khám phá các lĩnh vực cần cải thiện. Điều tuyệt vời là tất cả đều có thể thực hiện trong bảng điều khiển của bạn—vốn rất dễ tùy chỉnh.

Tất cả thông tin, tự động hóa, báo cáo, ghi chú và nhiệm vụ của bạn đều ở một nơi. Việc tập trung tất cả các tài liệu quan trọng, nhiệm vụ và lời nhắc không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn làm cho công việc trở nên dễ dàng hơn.

Việc thường xuyên xem lại các báo cáo tự động lưu sẽ giúp bạn tinh chỉnh chiến lược, giữ đúng hướng và cuối cùng là làm việc nhanh hơn.

Cách Làm Nhiều Hơn Trong Thời Gian Ngắn Hơn

Bằng cách tích hợp 10 mẹo này vào thói quen hàng ngày của bạn và sử dụng sức mạnh của ClickUp, bạn sẽ nhanh chóng làm việc nhanh hơn và hoàn thành nhiều hơn. Chìa khóa là kỷ luật và liên tục điều chỉnh chiến lược của bạn để tối ưu hóa quy trình làm việc. Nhóm các nhiệm vụ tương tự để làm việc theo lô hoặc lên lịch các khối thời gian trên lịch của bạn để tránh lãng phí thời gian vào các nhiệm vụ không quan trọng.

Với các công cụ và tư duy đúng đắn, bạn sẽ thấy sự cải thiện đáng kể trong hiệu quả làm việc của mình, dẫn đến thành công lớn hơn trong cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp.

Vậy, bạn đã sẵn sàng để tăng cường năng suất với ClickUp chưa?