Ưu tiên Dự án: Mẹo và Mẫu để Thành công

Ưu tiên công việc ở mức tốt nhất nghĩa là mỗi người trong nhóm của bạn dành thời gian và năng lượng cho các dự án có hiệu suất cao.

Rất dễ bị cuốn vào các nhiệm vụ và cố gắng hoàn thành càng nhiều càng tốt. Nhưng càng đánh giá dự án từ góc độ giá trị công ty, bạn càng đưa ra quyết định tốt hơn để xây dựng văn hóa làm việc đầy cảm hứng.

Và trong thế giới quản lý dự án nhanh chóng, công việc đầy cảm hứng dẫn đến giải quyết vấn đề sáng tạo và kết quả thành công. Đến năm 2027, các nhà tuyển dụng sẽ khó tìm được 87,7 triệu nhân viên chuyên về vai trò quản lý dự án! 🌐

Trong tinh thần minh bạch dự án toàn diện, việc ưu tiên dự án không dễ như nói. Các nhà lãnh đạo dự án, đặc biệt là các nhóm không có quản lý dự án, không có thời gian liên tục trong lịch trình để xem xét các yêu cầu dự án mới so với công việc hiện tại.

Vậy làm thế nào để chúng ta tập trung thời gian và năng lượng của nhóm vào các nhiệm vụ đúng đắn?

Chúng ta sẽ xem xét các mẹo tốt nhất như nhóm các dự án tương tự để tối đa hóa thời gian, điều hướng các cuộc trò chuyện khó khăn với các bên liên quan chính, và cân bằng lại quá trình phân công công việc.

Sử dụng hướng dẫn này như nguồn cảm hứng cho tài nguyên và mẫu. Hoặc như một khởi đầu cuộc trò chuyện với nhóm của bạn để thực hiện các bước đi chiến lược trong quá trình ưu tiên dự án của nhóm!

Ưu tiên Dự án là gì?

Project prioritization là quá trình lựa chọn những dự án quan trọng nhất để tổ chức tập trung vào, dựa trên các nguồn lực và thời gian sẵn có. Quá trình này bao gồm việc đánh giá từng dự án tiềm năng dựa trên các tiêu chí như đáp ứng mục tiêu tổ chức, lợi ích dự kiến, chi phí và rủi ro.

Sau khi mỗi kế hoạch dự án được đánh giá, những người ra quyết định sẽ xếp hạng các dự án theo thứ tự ưu tiên và so sánh chúng với các nguồn lực sẵn có. Sự so sánh này giúp làm nổi bật bất kỳ sự đánh đổi tiềm năng nào giữa các dự án và giúp ưu tiên các nhiệm vụ có khả năng cao nhất để thực hiện tầm nhìn chiến lược của công ty. Nó cũng lọc ra các nhiệm vụ không liên quan để bảo vệ băng thông của nhóm bạn. 👥

Khám phá thêm mẹo quản lý thời gian!

Ưu tiên dự án và nhiệm vụ bằng cách sử dụng bốn mức độ ưu tiên trong ClickUp

Hệ thống xếp hạng dự án cung cấp một cấu trúc dự đoán để phân tích và so sánh mức độ ưu tiên, tầm quan trọng và tác động tiềm năng của từng dự án. Điều này đảm bảo rằng các nguồn lực được hướng tới việc hoàn thành các nhiệm vụ mang lại lợi ích lớn nhất cho doanh nghiệp.

Xếp hạng dự án cũng giúp các nhóm đặt ra các mục tiêu thực tế cho từng dự án, theo dõi tiến độ của từng dự án và đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm đang làm việc trên những nhiệm vụ quan trọng.

Tại sao Ưu tiên Dự án lại Quan trọng?

Có một kế hoạch và đặt ra các ưu tiên là điều cần thiết cho sự thành công của doanh nghiệp. Khi chúng ta ưu tiên các dự án, chúng ta có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất trước và đảm bảo rằng không có gì bị bỏ sót.

Nó cũng giúp chúng ta duy trì sự tổ chức và hiệu quả! Chúng ta tránh được sự trì hoãn, phân tâm và làm nhiều việc cùng lúc, cho phép chúng ta làm việc thông minh hơn và hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.

Ưu tiên dự án có thể khó khăn. Nhưng với nỗ lực hợp tác và lập kế hoạch chiến lược, chúng ta có thể đảm bảo rằng các dự án của chúng ta được hoàn thành đúng thời hạn và đạt kết quả tốt. 📈

Tìm hiểu thêm về cách quản lý nhiều dự án!

Quản lý tất cả các mốc thời gian và giai đoạn sản xuất của bạn ở một nơi với chế độ xem Danh sách của ClickUp

Xem qua các ví dụ và mẫu quản lý dự án!

5 Mẹo Hữu Ích để Ưu Tiên Dự Án

Sử dụng các chiến lược để ưu tiên dự án là một phần quan trọng của quản lý dự án và có thể giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn theo nhiều cách cá nhân và nhóm. Ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên tầm quan trọng, tính cấp bách và tác động sẽ giúp mọi người tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất trước. ⚡️

Ngoài ra, các nhóm có thể sử dụng việc ưu tiên để xác định các nút thắt tiềm năng và lên kế hoạch trước để giải quyết chúng. Điều này sẽ làm rõ những tình huống và quy trình làm giảm năng suất. Điều này giúp các nhóm lên kế hoạch phù hợp và tránh những cuộc chạy đua vào phút chót và sự hỗn loạn.

Dưới đây là năm mẹo để ưu tiên dự án và đạt được giá trị tối đa từ dòng thời gian dự án!

Mẹo #1: Sử dụng ma trận ưu tiên

Ma trận ưu tiên là một biểu đồ hoặc sơ đồ được sử dụng để sắp xếp thứ tự các nhiệm vụ hoặc so sánh các yếu tố để ưu tiên chúng. Nó thường bao gồm hai trục: trục y dọc và trục x ngang.

Trục y thường đại diện cho các yếu tố hoặc nhiệm vụ cần được ưu tiên, trong khi trục x thường đại diện cho thang đo tầm quan trọng hoặc tính cấp bách.

Ví dụ, trục y có thể liệt kê các nhiệm vụ như Cập nhật trang đăng nhập, Làm mới logo, và Tạo mẫu thương hiệu trên mạng xã hội, trong khi trục x có thể đại diện cho thang đo từ 1 (ưu tiên thấp) đến 5 (ưu tiên cao).

Nếu bạn chưa từng sử dụng hệ thống ưu tiên dự án trước đây, hãy thử Mẫu Ma Trận Ưu Tiên của ClickUp! Mẫu Whiteboard này sẽ hướng dẫn bạn qua các ý tưởng thiết kế và chức năng để lập kế hoạch cho các dự án sắp tới của bạn. 🎨

Sắp xếp các dự án ưu tiên cao hơn trên ClickUp Whiteboard

Download This Template

Discover more matrix templates from ClickUp and PowerPoint!

Mẹo #2: Lọc tất cả các yêu cầu dự án vào một công cụ quản lý dự án

Bạn có thể đếm được số lượng công cụ trong bộ công nghệ của mình không? 

Câu hỏi tiếp theo: Có phải tất cả những công cụ đó là cánh cửa dẫn đến việc làm cho nhóm của bạn bị quá tải với các yêu cầu không?

Bỏ qua sự phân tâm, sử dụng nhiều kênh để cập nhật dự án là cách nhanh nhất để gây ra công việc trùng lặp. 🔂

Với ClickUp Forms, bạn đang tạo ra các rào chắn kỹ thuật số để bảo vệ nhóm của mình khỏi việc tham gia quá sớm vào “giai đoạn khám phá” của một dự án. Giai đoạn khám phá là khi người yêu cầu chưa đưa ra được chiến lược, mục tiêu và kết quả rõ ràng để bắt đầu công việc. 

Bonus: Công cụ Ưu tiên

Lọc tất cả các yêu cầu dự án vào một công cụ quản lý dự án

Sử dụng các câu hỏi sau để thiết kế một biểu mẫu đáp ứng nhu cầu cụ thể của nhóm bạn khi đánh giá một dự án:

• Có bất kỳ hình ảnh hiện có nào (ảnh, đồ họa thông tin, logo, v.v.) cần được sử dụng trong dự án không?

• Có bất kỳ nội dung hiện có nào (bài viết, báo cáo, khảo sát, kết quả nghiên cứu, v.v.) cần được sử dụng trong dự án không?

• Làm thế nào để đo lường thành công? Liệt kê bất kỳ OKR và KPI liên quan của công ty.

• Bạn có danh sách các thông điệp chính hoặc điểm cần được bao gồm trong dự án không?

• Có bất kỳ hạn chế kỹ thuật hoặc cân nhắc nào cần lưu ý không?

• Có bất kỳ hướng dẫn thương hiệu hoặc thẩm mỹ nào cần được xem xét không?

• Có bất kỳ quy định pháp lý hoặc tiêu chuẩn tuân thủ nào cần được đáp ứng không?

• Có nội dung hoặc hình ảnh nào cần loại trừ khỏi dự án không?

• Mục tiêu chiến lược của dự án này là gì?

• Thời gian và ngân sách cho dự án là gì?

• Đối tượng mục tiêu của dự án này là ai?

• Ai là các bên liên quan của dự án?

• Khi nào bạn cần hoàn thành dự án này?

• Đây là dự án mới hay cập nhật?

MẸO CHUYÊN NGHIỆP

Khuyến khích nhóm của bạn chuyển hướng các yêu cầu đột xuất sang một Biểu mẫu ClickUp. Bất kỳ ai có liên kết đến Biểu mẫu đều có thể gửi phản hồi tự động chuyển đến Workspace của nhóm bạn để xem xét đúng cách!

Mẹo #3: Nhóm các dự án tương tự vào một Sprint

Nhóm các dự án tương tự là một cách hiệu quả để tăng hiệu quả quy trình. Ý tưởng là tạo ra các cụm dự án nơi các nhiệm vụ và ý tưởng có thể dễ dàng được chia sẻ giữa các thành viên trong nhóm, cũng như tài nguyên và chuyên môn. 🧑‍💻

Ưu tiên các dự án trên chế độ xem Bảng kéo-thả của ClickUp

Sprint là một trong những sự kiện Agile được sử dụng để xác định khoảng thời gian mà một bộ công việc cụ thể cần được hoàn thành.

Độ dài của Sprint thường là hai tuần đối với các nhóm phát triển phần mềm, nhưng có thể là bất kỳ khoảng thời gian nào, tùy thuộc vào nhu cầu của nhóm và dự án. Trong một Sprint, các nhóm sẽ phân chia các nhiệm vụ cá nhân và giao cho những người cụ thể để hoàn thành chúng. Khi kết thúc Sprint, các nhóm sẽ xem xét tiến độ của họ và chuyển sang Sprint tiếp theo.

Một lợi ích khác là giải quyết các dự án dễ dàng—những dự án giữ cho doanh nghiệp hoạt động—để tối ưu hóa thời gian!

Mẹo #4: Nói không với các dự án ngoài phạm vi hoạt động của công ty

Tổ chức các yêu cầu dự án dựa trên giá trị kinh doanh có nghĩa là ưu tiên chúng theo ROI (Return on Investment) tiềm năng của dự án và ảnh hưởng của nó đến hoạt động của công ty.

Giá trị kinh doanh được xác định bằng cách phân tích chi phí và lợi ích của dự án về mặt thời gian, nguồn lực và lợi nhuận. Một dự án có lợi nhuận kỳ vọng cao sẽ được đặt ở vị trí cao hơn trong danh sách. Ví dụ, khắc phục các vấn đề sản xuất lớn hoặc giải quyết các khiếu nại của khách hàng.

So sánh yêu cầu dự án với danh mục dự án của công ty để xác định mức độ ưu tiên

Bằng cách xem xét các yếu tố như sự hài lòng của khách hàng, tác động ngắn hạn và dài hạn, và lợi thế cạnh tranh, doanh nghiệp có thể quyết định dự án nào có giá trị nhất đối với mục tiêu kinh doanh của mình.

Mẹo #5: Giao đúng việc cho đúng người

Đôi khi chúng ta vô thức giao tất cả các nhiệm vụ cho một lập trình viên, nhà thiết kế, hoặc điều phối viên cụ thể vì họ thực sự rất giỏi. Chất lượng công việc và thái độ tích cực của họ khiến họ trở thành điểm thu hút để hoàn thành các nhiệm vụ liên tiếp.

Nhưng chúng ta đang nói về việc ưu tiên dự án, và điều đó cũng có nghĩa là lập kế hoạch với khả năng làm việc và sự phát triển của đội ngũ trong tâm trí. 🌱

Phân công các dự án và nhiệm vụ trong tương lai bằng cách sử dụng chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp

Nhà thiết kế, lập trình viên hoặc điều phối viên đó có thể không phải là người phù hợp nhất cho nhiệm vụ. Có khả năng họ có thể dành thời gian và năng lượng của mình cho các dự án khác để phát triển kỹ năng sáng tạo, ngăn ngừa kiệt sức và tích lũy thêm kinh nghiệm hoàn thành công việc cấp cao.

Vì vậy, khi bạn phân công nhiệm vụ, hãy sử dụng tài năng của tất cả mọi người trong nhóm để tạo ra cảm giác sở hữu và xây dựng đội ngũ. Kết quả là, bạn sẽ có quy trình quản lý khối lượng công việc tốt hơn!

Make Productivity the Top Priority With ClickUp

Hãy thử ClickUp và trải nghiệm những thay đổi tích cực mà nó mang lại cho năng suất của nhóm bạn. Nền tảng của chúng tôi cung cấp cho bạn các công cụ để cấu trúc quy trình ưu tiên dự án lý tưởng. Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn có thể bắt đầu với bức tranh lớn và thu nhỏ vào chi tiết của bất kỳ nhiệm vụ nào.

Create a free ClickUp account hôm nay và duy trì năng lượng với công việc phía trước. Nếu bạn cần bất kỳ hỗ trợ nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua ClickUp Help Center hoặc tham gia bất kỳ on-demand webinars của chúng tôi.

Chúc bạn lập kế hoạch vui vẻ! 💜