TEFL Hero Quản Lý Nội Dung Với ClickUp
Giới Thiệu Về Chúng Tôi
TEFL HeroChúng tôi là một doanh nghiệp số chuyên cung cấp các khóa đào tạo và nguồn lực cho giáo viên muốn dạy tiếng Anh trực tuyến hoặc ở nước ngoài.
Nội dung là phương tiện tiếp thị chính của chúng tôi và chúng tôi sử dụng ClickUp để quản lý mọi mặt liên quan đến nội dung với một đội ngũ nhỏ.
Một hệ thống quản lý nội dung được thiết kế tốt sẽ giúp trang web của bạn thu hút lượng truy cập mục tiêu, miễn là bạn tiếp tục bảo trì nó. Ngoài việc tìm kiếm những người viết có chất lượng, thách thức lớn nhất mà các công ty gặp phải khi làm việc với nội dung là xây dựng một hệ thống giúp việc nghiên cứu, viết và duy trì nội dung trở nên dễ dàng theo thời gian.
Trong bài viết này, tôi sẽ giới thiệu hệ thống mà chúng tôi đã áp dụng trong ClickUp, giúp chúng tôi dễ dàng xuất bản và quản lý lượng nội dung lớn theo ý muốn (điều này cũng giúp blog của chúng tôi trở thành kênh tiếp thị hàng đầu).
Hệ Thống Nội Dung Của Chúng Tôi Ngắn Gọn
Cơ bản, hệ thống nội dung của chúng tôi rất đơn giản - chúng tôi muốn xuất bản càng nhiều nội dung liên quan càng tốt mà không gặp trở ngại hoặc quên cập nhật những bài viết cũ.
Thực tế, có nhiều yếu tố cần phối hợp để làm được điều này và chúng tôi cần một nền tảng có thể đáp ứng nhu cầu hiện tại cũng như hướng tới trong 3 năm tới.
Mục Tiêu
Chúng tôi đặt ra 3 mục tiêu chính cho hệ thống nội dung:
Dễ truy cập - chúng tôi cần một hệ thống mà các nhà văn và biên tập viên có thể dễ dàng quản lý nội dung mà không cần phức tạp.
Dễ hiểu - hệ thống phải đủ đơn giản để người mới tham gia có thể nắm bắt được mà không cần nhiều hướng dẫn.
Khả năng mở rộng - chúng tôi mong đợi nhu cầu nội dung sẽ tăng lên và cần một hệ thống có thể hỗ trợ điều đó.
Yêu Cầu
Linh hoạt - chúng tôi cần một nền tảng cho phép giao nhiệm vụ cho nhiều tác giả, theo dõi ngày tháng, ghi lại URL và sử dụng tự động hóa.
Khả năng mở rộng - chúng tôi cần có thể lọc nội dung, thay đổi trạng thái hàng loạt và di chuyển nội dung giữa các danh sách dù số lượng bài viết có nhiều.
Tương thích - chúng tôi cần một hệ thống có thể kết nối với các công cụ khác như email, Slack, Zapier, v.v.
Vai Trò
Hệ thống quản lý nội dung của chúng tôi bao gồm 4 vai trò:
Người Nghiên Cứu - chuẩn bị bản tóm tắt cho từng bài viết, làm cơ sở cho người viết.
Người Viết - chịu trách nhiệm viết bản nháp cho từng bài viết.
Biên Tập Viên - thường là người nghiên cứu, họ xem xét bản nháp và kiểm tra định dạng cũng như tuân thủ theo bản tóm tắt.
Người Xuất Bản - người chịu trách nhiệm đưa bài viết từ ClickUp lên blog của chúng tôi.
Vai Trò của ClickUp
ClickUp là trung tâm của hệ thống quản lý nội dung của chúng tôi.
Nó kết nối các chế độ quản lý khác nhau với các bản tóm tắt và bài viết đã xuất bản, cung cấp thông tin cập nhật dễ hiểu cho mọi người, và chứa các công việc định kỳ để hỗ trợ và quản lý tất cả bài viết.
Khi nói đến nội dung, chúng tôi có một danh sách riêng biệt với 2 chế độ xem chính List views.
Nội dung được sắp xếp theo từng giai đoạn và chuyển đến danh sách 'Live' khi đã hoàn thành.
Những Điều Cần Thiết Trong ClickUp
Có một số tính năng mà chúng tôi coi là "phải có" trong ClickUp để vận hành hệ thống nội dung của mình.
Mỗi tính năng đều quan trọng trong việc giữ cho quy trình của chúng tôi nhất quán và hiệu quả.
Mẫu
Mẫu rất quan trọng đối với chúng tôi; chúng tôi dựa vào chúng để tạo bản tóm tắt dễ dàng và đảm bảo tính nhất quán cho sản phẩm cuối cùng.
Chúng tôi đã tạo ra các mẫu cho các loại nội dung khác nhau và sử dụng trạng thái tùy chỉnh để theo dõi chúng trong chế độ xem nội dung chính của mình.
Sử dụng mẫu trong ClickUp để tối ưu hóa quy trình làm việc và bảo đảm sự đồng nhất
Các Nhiệm Vụ Phụ Thuộc Lẫn Nhau
Mỗi mẫu chứa các nhiệm vụ phụ thuộc lẫn nhau để đảm bảo các bước từ nghiên cứu, soạn thảo đến xuất bản nội dung được tiến hành theo đúng trình tự.
Nhiệm vụ phụ thuộc giúp chúng ta phân công các phần việc khác nhau cho các thành viên trong nhóm và tự động thông báo cho họ khi đến lượt họ thực hiện. Mỗi nhiệm vụ phụ thuộc đều có ít nhất một hạng mục kiểm tra cần hoàn thành trước khi được coi là đã xong.
Trường Dữ Liệu Tùy Chỉnh
Chúng tôi rất trông cậy vào Trường Dữ Liệu Tùy Chỉnh để theo dõi và hiển thị các thông tin quan trọng như tên tác giả, số lượng từ, đường link tóm tắt, và trạng thái công việc.
Sự kết hợp của các trường dữ liệu này được tích hợp trong cả hai giao diện xem Danh sách của chúng tôi, giúp chúng tôi dễ dàng theo dõi, đánh giá và phân loại nội dung. Việc này đã làm cho việc quản lý tổng quan tiến độ nội dung trở nên vô cùng thuận tiện, đồng thời cung cấp cho các nhà văn và nhân viên những thông tin cần thiết để họ có thể hoàn thành công việc của mình một cách hiệu quả.
Trước khi áp dụng ClickUp, các nhà văn cần phải tìm kiếm liên kết tài liệu tham khảo trong Trello (hoặc thậm chí là trong email cá nhân!) và sau đó nhóm xuất bản sẽ cập nhật các ngày tháng vào một Bảng tính Google. Giờ đây, với Trường Dữ Liệu Tùy Chỉnh, tất cả thông tin đều được quản lý tập trung tại một nơi và hiển thị một cách tối ưu nhất cho từng người dùng.
Loại Trường Tùy Chỉnh trong ClickUp
Giao Diện và Bộ Lọc
Giao Diện là nơi mà tôi thường xuyên sử dụng nhất và chúng tôi áp dụng hai kiểu bố trí chủ yếu:
Nội dung đang được lên kế hoạch hoặc đang viết
Nội dung đã được đăng tải
Hai kiểu bố trí này giúp chúng tôi có cái nhìn tổng quát tốt nhất về tiến độ lịch trình nội dung của mình và thuận tiện trong việc phân loại tất cả nội dung theo các trường tùy chỉnh khác nhau.
Sử dụng tính năng Lịch trong ClickUp để quản lý nội dung
Từ Ý Tưởng đến Đăng Tải
Bạn đã biết cách thiết lập, nhưng quá trình một ý tưởng trở thành bài viết trên blog diễn ra như thế nào?
Chúng tôi áp dụng một quy trình 5 bước đơn giản, phản ánh qua các giai đoạn công việc:
Nghiên Cứu
Mọi công việc nghiên cứu nội dung đều được thực hiện nội bộ. Chúng tôi sử dụng Google Docs để sắp xếp và lưu trữ các hướng dẫn nội dung. Hướng dẫn này được gắn vào nhiệm vụ nội dung thông qua một đường link tùy chỉnh, giúp người viết dễ dàng tiếp cận mà không mất thời gian tìm kiếm.
Viết Bài
Khi hướng dẫn đã sẵn sàng chuyển cho người viết, chúng tôi hoàn thành nhiệm vụ con 'Tạo Hướng Dẫn' và thay đổi trạng thái từ 'Ý Tưởng' sang 'Bản Thảo'.
Các nhiệm vụ con liên quan đảm bảo người viết được thông báo tự động (nếu họ đã được giao việc), nhưng đôi khi chúng tôi cũng nhắc họ trong phần bình luận của nhiệm vụ chính.
Biên Tập
Khi bản thảo đầu tiên hoàn tất, người viết chuyển trạng thái sang 'Biên Tập' và đánh dấu hoàn thành cho nhiệm vụ con và các mục kiểm tra của họ.
Sau đó, bài viết được đưa vào quá trình xem xét kỹ lưỡng, nhưng mọi chỉnh sửa và thảo luận đều được giữ lại trong Google Docs để tiện theo dõi.
Nếu cần chỉnh sửa, chúng tôi sẽ thông báo cho người viết trong phần bình luận của nhiệm vụ chính.
Đăng Tải
Sau khi biên tập, trạng thái được chuyển sang 'Tải Lên' và nhiệm vụ con liên quan được mở khóa. Một thành viên khác trong nhóm sẽ được thông báo và chịu trách nhiệm đăng tải bài viết hoàn chỉnh, đồng thời đảm bảo định dạng phải khớp với hướng dẫn trong Google Docs (bao gồm hình ảnh, liên kết và khoảng cách).
Bài viết sau đó được lưu dưới dạng nháp và chuyển cho quản lý thông qua thay đổi trạng thái sang 'Xuất Bản'. Quản lý sẽ xem xét và quyết định là đăng ngay lập tức hay lên lịch đăng sau.
Cập Nhật và Duy Trì
Khi số lượng nội dung tăng lên, việc duy trì tính cập nhật và chính xác của nội dung càng trở nên quan trọng. Để quản lý mọi thứ một cách có tổ chức, chúng tôi dựa vào danh sách thứ hai hiển thị các trường ngày tùy chỉnh, ghi lại thời gian đăng bài, thời gian xem xét và cập nhật cuối cùng.
Nhờ đó, chúng tôi có thể lọc và sắp xếp nội dung một cách có hệ thống để xem xét định kỳ. Nếu cần cập nhật một bài viết, chúng tôi sẽ chuyển nó về trạng thái 'Bản Thảo' và tiến hành cập nhật các trạng thái và nhiệm vụ con cần thiết.
Lưu Ý: Chúng tôi đang cân nhắc thêm một Trường Văn Bản Dài tùy chỉnh để theo dõi chi tiết hơn về quá trình xem xét và cập nhật. Ý tưởng là càng nhiều thông tin và thay đổi được ghi chép lại qua các lần xem xét, giá trị của bài viết càng tăng lên.
Những Bài Học Kinh Nghiệm
Sau một thời gian áp dụng hệ thống này, tôi đã rút ra được một số kinh nghiệm quan trọng để bạn có thể triển khai mà không gặp nhiều trở ngại.
Xây Dựng Quy Trình Làm Việc Cho Mọi Công Đoạn
Bạn còn nhớ mục tiêu là tạo ra một hệ thống quản lý nội dung dễ sử dụng chứ?
Quy trình làm việc chuẩn (SOPs) (standard operating procedures) giúp giải quyết phần lớn công việc bằng cách chỉ dẫn người dùng từng bước thực hiện.
Chúng tôi lưu giữ SOPs ở hai nơi:
Một không gian làm việc trung tâm, nơi tất cả SOPs được lưu trữ theo một hệ thống đặt tên dễ hiểu.
Khi có thể, chúng tôi đính kèm liên kết đến SOP liên quan ngay trong nhiệm vụ – điều này giúp người mới không cần phải tìm kiếm hướng dẫn, vì chúng thường được gắn kèm dưới dạng URL.
SOPs của chúng tôi bao gồm một tài liệu Google Doc và một video tương ứng – tài liệu mô tả các bước và hướng dẫn cần thiết để hoàn thành công việc, còn video cung cấp cái nhìn chi tiết hơn.
Đánh Giá Nội Dung Định Kỳ
Tôi đã nhấn mạnh tầm quan trọng của việc duy trì nội dung, nhưng thật sự việc đánh giá lại nội dung cũ có thể giúp tăng lượng truy cập và doanh thu rất nhiều.
Chúng tôi xem lại nội dung mỗi ba tháng một lần (ví dụ, nếu bạn xuất bản vào tháng 1 thì bạn sẽ xem lại vào tháng 4), và nếu thấy nội dung không hiệu quả hoặc cần cập nhật thông tin mới, chúng tôi sẽ đưa nó trở lại hàng đợi biên soạn. Quy trình này rất đơn giản.
Cuối cùng, bạn không bao giờ để xe ô tô không được bảo dưỡng hoặc để nó hoạt động kém hiệu quả mà không sửa chữa. Vậy tại sao bạn không thực hiện việc đánh giá định kỳ để tối ưu hóa hiệu suất từ khoản đầu tư của mình?
Làm Việc Theo Nhóm hoặc Theo Thói Quen Định Sẵn
Để đạt được kết quả từ công việc nội dung không phải là điều dễ dàng, đặc biệt khi phải quản lý mọi thứ ở quy mô lớn. Để giải quyết vấn đề này, chúng tôi áp dụng làm việc theo nhóm và theo thói quen định sẵn càng nhiều càng tốt, bao gồm:
Tạo các đề cương nội dung theo nhóm thay vì từng cái một.
Biên tập vào sáng thứ Ba và thứ Năm.
Xem xét và xuất bản nội dung vào mỗi thứ Sáu (vâng, việc xuất bản nhiều bài trong cùng một ngày là hoàn toàn ổn!)
Nhờ vậy, chúng tôi có thể tổ chức công việc một cách có hệ thống và tiết kiệm thời gian hiệu quả hơn.
Bắt Đầu Thế Nào?
Nếu bạn mới làm quen với marketing nội dung hoặc đã quen với việc sử dụng Trello và Google Sheets, có thể bạn sẽ cảm thấy thông tin này hơi nhiều. Để giúp bạn bắt đầu, tôi xin chia sẻ hai lời khuyên:
Nếu bạn đã tạo nội dung nhưng muốn tổ chức chúng một cách có hệ thống hơn, hãy bắt đầu bằng cách tạo một danh sách tổng hợp tất cả các bài viết (giống như chúng tôi đã làm) và đánh giá chúng một cách có hệ thống để tìm kiếm cơ hội. Điều này sẽ giúp bạn đạt được kết quả tốt hơn với ít công sức hơn và xây dựng nền tảng vững chắc cho tương lai.
Nếu bạn mới bắt đầu từ đầu, hãy tập trung vào năm bài viết đầu tiên của bạn – tự mình nghiên cứu và viết, sau đó xây dựng hệ thống ClickUp dựa trên sở thích cá nhân của bạn. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng giải thích sau này và bạn sẽ hiểu rõ hơn về quá trình tạo ra một bài viết chất lượng.
Chúc bạn thành công!
Similar Articles