Tối Ưu Hóa Quy Trình: 10 Phương Pháp để Tối Ưu Hóa Hoạt Động Kinh Doanh Của Bạn

Ý tưởng về việc không ngừng cải thiện công việc một cách đều đặn và bài bản được áp dụng rộng rãi. Toyota đã phát triển phương pháp Kaizen, Motorola đã sáng tạo ra Six Sigma, và các đội ngũ kỹ thuật Agile thì áp dụng cải tiến không ngừng.

Mục tiêu chính là luôn cải thiện để tránh sự đình trệ trong doanh nghiệp của bạn.

Các biện pháp cải thiện này có thể xuất hiện dưới nhiều hình thức khác nhau. Có thể chỉ là việc di chuyển một số sản phẩm đến quầy hàng mua sắm ngẫu hứng tại siêu thị hoặc thay đổi cách bố trí dây chuyền lắp ráp để giảm bớt sự lãng phí.

Dù là cách nào, luôn có cơ hội để làm tốt hơn. Bạn có thể tăng cường hiệu suất đáng kể cho doanh nghiệp bằng cách theo dõi và cải tiến quy trình làm việc một cách thường xuyên.

Hãy đọc tiếp để hiểu rõ hơn về cách áp dụng các nguyên tắc và phương pháp tối ưu hóa quy trình nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của bạn.

Tối Ưu Hóa Quy Trình Là Gì?

Tối ưu hóa quy trình là việc liên tục theo dõi, hiểu rõ, cải thiện, kiểm tra và điều chỉnh các quy trình kinh doanh để tối đa hóa các kết quả mong muốn như tăng lượng sản phẩm, hiệu quả, năng suất, lợi nhuận hoặc giảm chi phí và lãng phí.

Các Phương Pháp Tối Ưu Hóa Quy Trình

Tùy thuộc vào loại quy trình, quy mô, ảnh hưởng, các bước thực hiện và mục tiêu kinh doanh, có nhiều phương pháp tối ưu hóa quy trình khác nhau. Một số phương pháp thông dụng nhất bao gồm:

Tối Ưu Hóa Cục Bộ

Đôi khi, một số vấn đề cần được giải quyết nhanh chóng—nhận diện những thiếu sót và áp dụng các biện pháp ngay lập tức để khắc phục. Chẳng hạn, nếu một quản lý dự án nhận thấy có công việc bị bỏ qua, họ có thể lập ra một danh sách kiểm tra để đảm bảo không sót việc nào.

Tạo ra những danh sách công việc đơn giản từ các nhiệm vụ trong không gian làm việc của bạn để dễ dàng theo dõi các ưu tiên, tình trạng và ngày quan trọng.

Cải thiện hệ thống

Đôi khi, chúng ta cần phải áp dụng một cách tiếp cận chiến lược hơn. Ví dụ, một quản lý kỹ thuật triển khai nhiều dịch vụ micro lên đám mây có thể muốn xem xét kỹ lưỡng toàn bộ quá trình để hiểu rõ cách thức các bước liên quan đến nhau và từ đó có thể cải thiện một cách toàn diện.

Xây dựng quy trình hỗ trợ của bạn trong công cụ Sơ đồ tư duy của ClickUp để hình dung rõ ràng toàn bộ luồng công việc

Tối ưu hóa theo phương pháp Lean

Phương pháp Lean, nổi tiếng qua phương pháp Kaizen, chú trọng vào việc cắt giảm lãng phí. Điều này thường được thực hiện thông qua việc tự động hóa, hợp tác và làm cho các quy trình làm việc trở nên mạch lạc hơn..

Automations tự động kích hoạt các kết quả khi có hành động nào đó được thực hiện trong ClickUp

Tối ưu hóa khai thác quy trình

Ứng dụng trong lĩnh vực kỹ thuật phần mềm và phát triển, phương pháp này sử dụng dữ liệu và giám sát liên tục để tìm ra những điểm nghẽn và bất cập.

Tối ưu hóa Six Sigma

Phương pháp này chủ yếu nhằm vào việc duy trì sự nhất quán, sử dụng dữ liệu để phát hiện ra các sai sót và sự chênh lệch.

Mô hình hóa và mô phỏng quy trình

Đây là bước thường xuyên được áp dụng trong hầu hết các chương trình tối ưu hóa quy trình, qua đó ta có thể hình dung và thử nghiệm thực tế các phiên bản cải tiến của quy trình để tìm ra phương án tốt nhất.

Dù là loại hình nào, những bước cơ bản để thiết kế một quy trình tối ưu hóa hiệu quả vẫn không thay đổi. Chúng ta sẽ cùng nhau xem xét chi tiết hơn ngay sau đây.

Kỹ thuật Tối Ưu Hóa Quy Trình

1. Xác định và ưu tiên các quy trình cần tối ưu hóa

Mọi quy trình đều có khả năng được cải thiện. Một nhà phân tích doanh nghiệp giỏi sẽ biết cần tối ưu hóa cái gì và vào thời điểm nào. Bắt đầu bằng việc đặt ra các câu hỏi sau cho các nhóm dự án:

• Quy trình kinh doanh nào mất quá nhiều thời gian?

• Quy trình nào hay gặp sự cố?

• Lãng phí thường xảy ra ở đâu?

• Nhóm nào thường xuyên phải chờ đợi thông tin hoặc sự phê duyệt?

• Quy trình nào không mang lại kết quả đạt chuẩn của tổ chức?

Những câu hỏi này sẽ giúp bạn liệt kê được danh sách các quy trình cần cải thiện. Khi đã có danh sách, hãy bắt đầu sắp xếp ưu tiên. Trong quá trình này, hãy cân nhắc ba yếu tố: công sức cần thiết, mức độ gián đoạn có thể xảy ra và kết quả mong đợi.

Nếu bạn mới chỉ bắt đầu quá trình tối ưu hóa các quy trình kinh doanh trong tổ chức, bạn nên ưu tiên những quy trình đòi hỏi sức lực vừa phải, ít gây rối loạn và có khả năng mang lại kết quả từ khá đến cao.

Ma trận đánh giá tác động và nỗ lực của ClickUp được tạo ra để bạn có thể đánh giá một cách nhanh chóng và chính xác về mức độ ảnh hưởng và chi phí liên quan, giúp bạn xác định được công việc nào cần được ưu tiên hàng đầu.

Việc này giúp bạn thay đổi mà không gây xáo trộn lớn, đồng thời cho thấy được kết quả rõ ràng.

Nếu bạn đã có một hệ thống tối ưu hóa quy trình làm việc hiệu quả, bạn có thể lựa chọn những quy trình công việc yêu cầu nhiều nỗ lực và có thể gây gián đoạn lớn nhưng lại mang lại hiệu quả cao. Việc chấp nhận rủi ro gián đoạn có thể xứng đáng với những kết quả mà nó mang lại.

2. Phân tích và vẽ đồ thị quy trình hiện tại

Trong quá trình thực hiện bước trước, bạn có thể đã nắm bắt được những thông tin cơ bản về quy trình đang xét đến. Bây giờ là lúc để phân tích nó một cách tỉ mỉ hơn.

Ghi chép lại từng bước của quy trình một cách chi tiết nhất có thể. Trao đổi với các đội ngũ dự án. Nếu họ cần phải làm việc cùng với các phòng ban khác, hãy nói chuyện và thu thập thông tin từ họ nữa.

Hãy tưởng tượng xem các nhiệm vụ được phân chia như thế nào vào từng giai đoạn của dự án và sắp xếp chúng theo mục tiêu, hoạt động và các công việc cần làm cụ thể bằng cách sử dụng Mẫu Sơ đồ Quy trình của ClickUp.

Ghi lại mọi điểm không hiệu quả hoặc thiếu sót trong mỗi bước. Chẳng hạn, trong quá trình thanh toán, việc nhập hóa đơn vào hệ thống ERP có thể mất nhiều thời gian, đây là lúc cần xem xét tự động hóa. Trong phòng marketing, một số thiết kế có thể không đúng với thương hiệu, yêu cầu phải có biện pháp kiểm soát chất lượng chặt chẽ hơn.

Tìm hiểu lý do tại sao quy trình lại được thiết lập như vậy. Đôi khi, đội ngũ quản lý thay đổi quy trình mà không thực sự hiểu rõ quy trình hiện tại, điều này có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho các bước khác trong quy trình hoặc ảnh hưởng đến các quy trình liên quan.

Sau khi bạn đã ghi lại phân tích này, hãy vẽ sơ đồ quy trình một cách trực quan. Hãy bao gồm cả các quy trình liên quan để có cái nhìn tổng thể.

Dùng biểu đồ Gantt để phân bố các quy trình theo thời gian. Điều này giúp chúng ta quan sát rõ ràng các quy trình và áp dụng chúng vào nhiều tình huống khác nhau.

Chức năng Xem biểu đồ Gantt trong ClickUp giúp bạn lập kế hoạch cho các công việc, theo dõi tiến trình của dự án, quản lý hạn chót và giải quyết các vấn đề cản trở.

3. Suy nghĩ cách cải thiện quy trình kinh doanh

Hãy suy nghĩ về những cải tiến bạn có thể áp dụng để làm cho các quy trình kinh doanh hiện tại trở nên hiệu quả hơn. Hãy tham khảo ý kiến từ đội ngũ dự án - họ thường hiểu rõ nhất về những gì mình cần.

Tìm hiểu xem các phòng ban khác đã giải quyết vấn đề này như thế nào để lấy cảm hứng. Xem xét mọi giải pháp có thể.

Sử dụng bản đồ tư duy là một phương pháp hiệu quả để ghi chép lại tất cả những ý tưởng này mà không lo lắng về việc phải đối mặt với trang giấy trống hay bị giới hạn bởi hàng và cột thông thường.

Lập kế hoạch và tổ chức các dự án, ý tưởng hoặc công việc đang thực hiện trong ClickUp để có được bản đồ tư duy một cách trực quan nhất

4. Ưu tiên những điểm cần cải thiện

Khi bạn đã liệt kê được danh sách những điểm có thể tối ưu hóa trong quy trình, hãy xem xét từng điểm một cách chi tiết. Hãy chọn ra phương án nào có khả năng giải quyết vấn đề hiệu quả nhất và mang lại kết quả mong đợi, đồng thời phải phù hợp với khả năng vận hành và ngân sách của bạn.

Chẳng hạn, nếu vấn đề là sự chậm trễ do việc nhập hóa đơn giấy vào hệ thống ERP một cách thủ công, bạn có thể xem xét những giải pháp sau:

• Áp dụng một chương trình quét sử dụng AI để tự động trích xuất dữ liệu và cập nhật vào ERP. Phương án này có chi phí cao và đòi hỏi nhiều công sức, hiệu quả đầu tư (ROI) không chắc chắn.

• Tuyển thêm nhân viên để nhập liệu là giải pháp tốn kém và khó có thể mở rộng quy mô.

• Yêu cầu tất cả các nhà cung cấp gửi hóa đơn dưới dạng số qua email. Cách này ít tốn kém hơn, nhưng đòi hỏi nhiều công sức và mất thời gian để thay đổi.

Dựa vào những ưu tiên và hạn chế của bạn, hãy lựa chọn giải pháp phù hợp nhất.

5. Thử nghiệm các cải tiến quy trình

Trước khi bạn áp dụng những cải tiến vào quy trình, hãy tiến hành thử nghiệm chúng trên một quy mô nhỏ. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách áp dụng các thay đổi cho một nhóm người dùng nhỏ hoặc trong một khoảng thời gian ngắn để xem xét.

Quan sát và theo dõi phản hồi của người dùng về những cải tiến này. Đánh giá kết quả và thu thập phản hồi cả về mặt chất lượng lẫn số lượng từ tất cả các bên liên quan để đảm bảo rằng những thay đổi bạn thực hiện đáp ứng đúng mục tiêu đã đề ra.

Kéo và thả các trường tùy chỉnh vào giao diện Biểu mẫu để thiết kế những cuộc khảo sát chi tiết hoặc thu thập ý kiến phản hồi trong ClickUp 3.0

Tìm hiểu thêm về chức năng định dạng theo điều kiện của Biểu mẫu trong ClickUp để tạo ra các biểu mẫu thông minh hơn!

6. Áp dụng và cải tiến

Nếu thử nghiệm của bạn thành công, hãy bắt đầu áp dụng cho toàn bộ tổ chức và đồng thời chuẩn bị các biện pháp quản lý thay đổi.

• Hướng dẫn cho tất cả các bên liên quan hiểu rõ về những thay đổi bạn đã thực hiện

• Khuyến khích họ đưa ra câu hỏi và phản hồi một cách chủ động

• Xây dựng một hệ thống để giải quyết những vấn đề mà họ có thể gặp phải do việc bạn tối ưu hóa quy trình

• Lập ra các tiêu chí và phương pháp để đánh giá kết quả một cách toàn diện

Điều quan trọng nhất là theo dõi xem mỗi người dùng thích nghi với quy trình mới như thế nào. Nhận diện những cơ hội để tiếp tục cải thiện quy trình. Hãy luôn sẵn lòng tiếp nhận phản hồi.

Lợi ích và Thách thức khi Tối ưu hóa Quy trình

Việc tối ưu hóa quy trình có thể khá phức tạp. Nó đòi hỏi phải thay đổi những chi tiết nhỏ nhưng lại mang tính quyết định đối với các quy trình mà mọi người thường xuyên thực hiện một cách vô thức. Mỗi dự án tối ưu hóa quy trình đều sẽ gây ra một số xáo trộn nhất định.

Điểm khác biệt giữa những dự án thành công và không thành công là ở chỗ, những dự án thành công mang lại kết quả tốt hơn so với những xáo trộn mà chúng gây ra. Việc tối ưu hóa quy trình tốt có thể mang lại những lợi ích sau đây cho bạn.

Những lợi ích từ việc tối ưu hóa quy trình

Một ví dụ về Quy trình Bán hàng trong một tổ chức

• Giảm thiểu sự lãng phí: Thông thường, việc cải tiến quy trình giúp loại bỏ các hoạt động không cần thiết. Điều này giúp giảm thời gian, công sức làm việc thủ công và hạn chế sản phẩm bị hỏng, từ đó giúp nhóm làm việc hiệu quả hơn.

• Tiết kiệm chi phí: Các quy trình được cải tiến giúp giảm lãng phí và ngăn chặn việc mất mát năng suất. Điều này giúp tổ chức tiết kiệm được chi phí. Chẳng hạn, nếu một nhà phát triển phải chờ đợi sáu giờ để có môi trường đám mây sẵn sàng, việc rút ngắn thời gian này có thể giúp tiết kiệm chi phí và tăng năng suất.

• Cải thiện chất lượng: Một quy trình chắc chắn là nền tảng cho sản phẩm đầu ra có chất lượng tốt. Việc cải tiến quy trình đảm bảo tuân thủ các quy định về chất lượng, từ đó nâng cao giá trị của sản phẩm cuối cùng.

• Thúc đẩy sự hợp tác: Quy trình thường liên quan đến nhiều bước và cần sự phối hợp giữa nhiều người hoặc nhóm. Quy trình được cải tiến cần sự chia sẻ thông tin mượt mà và bàn giao công việc hiệu quả giữa các bên. Việc cải tiến quy trình liên tục giúp tạo điều kiện cho sự hợp tác này.

• Giảm thiểu rủi ro: Một lợi ích thường bị bỏ qua khi cải tiến quy trình là khả năng giảm thiểu rủi ro đáng kể. Trong lĩnh vực tài chính, quy trình tốt có thể ngăn chặn gian lận. Trong y tế, nó có thể cứu mạng người. Trong ngành phần mềm, nó có thể giảm thiểu các vấn đề an ninh mạng và tăng cường bảo mật.

Một sự can thiệp vào hoạt động có thể mang lại những lợi ích to lớn như vậy không tránh khỏi việc gặp phải thách thức. Hãy xem xét những khó khăn bạn có thể gặp phải trong quá trình cải tiến quy trình và cách để giải quyết chúng.

Những thách thức khi cải tiến quy trình

• Hiểu biết hạn chế về quy trình: Nhiều người vội vàng thay đổi các quy trình mà họ cho là không hiệu quả mà không hiểu rõ ảnh hưởng của chúng đến con người, quy trình và các công việc liên quan. Ví dụ, việc chuyển căng tin lên sân thượng để tiết kiệm điện mà không tính đến việc không có lối đi cho người khuyết tật có thể gây ra hậu quả ngược lại.

• Quy trình phức tạp: Không phải tất cả quy trình đều đơn giản và theo trình tự. Do đó, việc thay đổi một bước có thể làm sụp đổ cả quy trình phức tạp.

• Kháng cự với sự thay đổi: Con người thường có xu hướng không muốn thay đổi, thậm chí là tiếp tục làm theo cách cũ một cách không ý thức, gây ra sự không hiệu quả cho bản thân và người khác.

• ROI không đủ: Các chương trình cải tiến quy trình thường tìm kiếm lợi nhuận thông qua việc tăng doanh số, năng suất, tốc độ, v.v. Những quy trình không thể chứng minh được lợi ích rõ ràng có thể bị bỏ qua, mất đi cơ hội quan trọng.

• Thiếu sự ủng hộ từ ban lãnh đạo: Những thay đổi nhỏ, từng bước thường không được ban lãnh đạo chú ý đến. Điều này làm cho việc áp dụng và duy trì cải tiến quy trình trở nên khó khăn hơn.

• 
  

Như bạn thấy, những thách thức này không phải do việc cải tiến quy trình mà do việc triển khai nó. Với những công cụ cải tiến quy trình phù hợp, bạn có thể vượt qua những thách thức này và làm cho hoạt động trở nên trơn tru hơn. Dưới đây là cách làm.

Cách Sử Dụng Công Cụ để Cải Thiện Việc Tối Ưu Hóa Quy Trình

Chúng ta đang sống trong một thế giới có quá nhiều công cụ. Có rất nhiều công cụ dành cho việc hợp tác, quản lý dự án, giao tiếp, v.v. Hãy lựa chọn và sử dụng đúng bộ công cụ để cải thiện hiệu quả công việc tối ưu hóa quy trình của bạn.

Tăng cường hiệu suất làm việc nhóm với việc quản lý nhiệm vụ quản lý nhiệm vụ cùng nhau, thông qua việc phân công công việc, gắn thẻ bình luận và chia sẻ video hướng dẫn trực tiếp trên một nền tảng duy nhất.

Thu thập dữ liệu chính xác và có liên quan

Việc thu thập dữ liệu không chỉ diễn ra một lần. Vì vậy, bạn cần áp dụng một phương pháp đều đặn từ nhiều khía cạnh để đảm bảo hiệu quả trong việc thu thập dữ liệu.

Tiến hành khảo sát để nắm bắt những vấn đề mà nhóm của bạn gặp phải với quy trình mà bạn đang cố gắng cải thiện.

Sử dụng công cụ đo thời gian để xác định thời gian cần thiết cho từng bước trong quy trình. Công cụ đo thời gian của ClickUp rất hiệu quả để thực hiện việc này. Bạn có thể bắt đầu/dừng hoặc nhập thủ công thời gian đã sử dụng. Việc này có thể thực hiện mọi nơi—trên điện thoại di động, trình duyệt web hoặc ứng dụng máy tính.

Xem xét các hồ sơ dự án đã hoàn thành để hiểu rõ hơn về cách thức thực hiện các nhiệm vụ. Đọc lại các bình luận và danh sách kiểm tra để phân tích quy trình hiện tại.

Hợp tác hiệu quả

Không có quy trình nào có thể được cải thiện một cách thành công nếu thiếu sự hợp tác, dù là trong giai đoạn thu thập dữ liệu, đưa ra ý tưởng, triển khai thay đổi hay đánh giá kết quả. Hãy thực hiện điều này một cách chính xác với những công cụ hợp tác tiên tiến.

Dùng ClickUp Notepad để ghi chép và chia sẻ thông tin với nhóm. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng công cụ AI để kiểm tra lỗi chính tả và tóm tắt nội dung ghi chép.

Hãy sử dụng whiteboard ClickUp để mô phỏng quá trình kinh doanh của bạn. Bạn có thể kéo và thả các bước, thêm các yếu tố liên quan và cho phép mọi người cùng nhau xem xét và đóng góp ý kiến. Điều này giúp mọi thông tin được hiển thị rõ ràng, giúp tất cả mọi người cùng hướng tới một mục tiêu chung!

Cũng có thể dùng ClickUp Mind Maps để thử nghiệm và đề xuất các cải tiến, đồng thời cho phép nhóm của bạn ghi chú lên đó.

Thảo luận về các ý tưởng. Hãy đưa ra các đề xuất thay đổi trong tài liệu, ví dụ như ClickUp Docs, và mời các thành viên trong nhóm cùng xem xét và phản hồi. Sử dụng tính năng bình luận để thảo luận về các đề xuất cải tiến của bạn, cân nhắc ưu điểm và nhược điểm một cách linh hoạt.

Lập Kế Hoạch và Trình Bày Quy Trình Tốt Hơn Cho Các Nhóm Của Bạn

Những khó khăn liên quan đến việc kháng cự thay đổi và sự ủng hộ từ ban lãnh đạo có thể được giải quyết thông qua việc lập kế hoạch, trình bày và giao tiếp một cách hiệu quả hơn. Chúng tôi có những công cụ hỗ trợ cho điều này!

Sử dụng Biểu đồ Gantt của ClickUp để biểu diễn quy trình theo thời gian. Tạo ra hình ảnh so sánh trước và sau khi tối ưu hóa để thấy rõ sự khác biệt. Điều này giúp các nhóm hình dung được lợi ích khi chấp nhận thay đổi.

Tối ưu hóa các quy trình liên quan với Phụ thuộc ClickUp. Liên kết các nhiệm vụ, khách hàng, đơn hàng, giao dịch, người dùng, báo cáo lỗi, tài liệu, v.v. Xem tất cả mối quan hệ và phụ thuộc trong một nơi để đưa ra quyết định chính xác.

Sử dụng Tự động hóa ClickUp để tự động hóa những công việc lặp đi lặp lại. Tự động thay đổi người phụ trách, ưu tiên công việc, và gắn thẻ để quá trình tối ưu hóa diễn ra nhanh chóng. Thiết lập các nhiệm vụ tự động dựa trên các hành động hoặc điều kiện cụ thể.

ClickUp là nền tảng duy nhất giúp bạn quản lý tất cả công việc trong một không gian làm việc. Với nhiều tính năng được tích hợp sẵn giúp bạn kiểm soát quy trình làm việc, đây chính là nơi lý tưởng để bạn bắt đầu dự án tối ưu hóa quy trình của mình.