Tầm Quan Trọng Của Quản Lý Thay Đổi Trong Triển Khai Dự Án
Bạn đã bao giờ rơi vào tình huống này chưa?
Bạn là một quản lý dự án xuất sắc và dự án của bạn đã tạo ra một sản phẩm tuyệt vời. Cấu trúc phân rã công việc của bạn đã được thiết lập, và bạn đã hoàn thành dự án đúng thời hạn và trong ngân sách.
Tuy nhiên, chỉ trong vòng một năm, sản phẩm bị bỏ rơi và lãng qu ên, phủ đầy bụi. Tổ chức đã bắt đầu một dự án khác để xây dựng, cấu hình hoặc triển khai một giải pháp khác cho cùng một vấn đề kinh doanh mà dự án của bạn đáng lẽ phải giải quyết.
Chuyện gì đã xảy ra? Tại sao mọi thứ lại đi chệch hướng sau khi bạn hoàn thành dự án?
Có lẽ, khi tập trung năng lượng vào các sản phẩm hữu hình của dự án, chúng ta đã quên mất những điều vô hình: Dự án là những tác nhân của sự thay đổi.
Bản chất của một dự án là đưa một thứ gì đó từ trạng thái này sang trạng thái khác. Con người đôi khi chống lại sự thay đổi. Một số người yêu thích sự thay đổi. Nó đánh dấu sự khởi đầu mới, nâng cấp và tiến lên phía trước, trong khi những người khác lại ngại thay đổi vì nhiều lý do như liệu nó có thay đổi những gì họ đang làm hàng ngày, liệu nó có làm họ phải làm việc nhiều hơn, hay nếu họ không thể học cách mới để hoạt động.
Quản lý thay đổi giúp xác định những điểm kháng cự đó và sử dụng công cụ quản lý thay đổi và kỹ thuật để giải quyết chúng nhằm đạt được sự chấp nhận tốt nhất có thể.
Vậy câu hỏi đặt ra là: Chúng ta có đang làm những điều cần thiết trong dự án của mình để giúp chuẩn bị cho các bên liên quan đối mặt với sự thay đổi không? 🤔
Dự án của chúng ta thực sự mang lại lợi ích kinh doanh, hay chỉ tạo ra sản phẩm và dịch vụ?
Và vai trò của người quản lý dự án trong việc chuẩn bị tổ chức cho sự thay đổi là gì? Chúng ta có cần một người quản lý thay đổi để hỗ trợ nỗ lực của mình không?
Quản Lý Thay Đổi Tổ Chức (OCM) Là Gì và Nó Khác Gì So Với Quản Lý Dự Án?
OCM là gì?
OCM là một phân khúc thị trường đang phát triển và bổ trợ cho quản lý dự án. Nó là khoa học quản lý con người thông qua sự thay đổi.
Bạn có thể tự hỏi… “Quản lý thay đổi nghe có vẻ không khoa học lắm?”
Đây là một khoa học xã hội vì nghiên cứu của nó tập trung vào hành vi con người hoặc phản ứng của con người đ ối với sự thay đổi. Do đó, quản lý thay đổi liên quan đến việc hỗ trợ sự tiến hóa của tổ chức khi nhân viên chuyển sang một cách tồn tại mới.
Thay đổi tổ chức là kết quả của sự thay đổi của một tập hợp cá nhân. Các doanh nghiệp và tập đoàn không tự quyết định thay đổi, mà là các cộng sự thuộc về chúng.
Con người là những thứ sống và thở làm cho các tổ chức hoạt động—nhịp đập của cấu trúc. Chúng ta cần họ, trân trọng họ, và tôn vinh hành trình thay đổi mà họ đi qua. Mọi cải tiến (lớn hay nhỏ) đều cần sự thay đổi và OCM hỗ trợ trong việc thúc đẩy những nỗ lực này bằng cách cung cấp các đánh giá và kế hoạch kế nhiệm để đạt được kết quả kinh doanh tốt nhất.
Hãy nghĩ ở cấp độ này: Dự án của bạn có thay đổi vị trí, quy trình, hệ thống, công cụ, vai trò công việc, tư duy, cấu trúc báo cáo, tiền lương hay hành vi của một người không? Họ có sẵn sàng, muốn và có khả năng chấp nhận sự thay đổi mới này không?
Xem xét mức độ ảnh hưởng mà dự án của bạn có cùng với cách mỗi người xử lý sự thay đổi sẽ giúp bạn hiểu mức độ Quản Lý Thay Đổi cần thiết để đảm bảo dự án của bạn thành công lâu dài sau khi bạn chuyển sang dự án tiếp theo.
Bởi vì cuối cùng, bạn có thể đã đóng dự án “hoàn hảo” với tất cả các điểm KPI của bạn đạt điểm cao, nhưng nếu những người mà bạn đã ảnh hưởng không thay đổi cách họ làm công việc để hỗ trợ dự án của bạn, nó sẽ cuối cùng thất bại và bạn sẽ không đạt được những gì bạn đã đặt ra từ đầu.
Thay đổi tổ chức không phải là thay đổi dự án. Các quy trình quản lý dự án liên quan đến sự thay đổi trong một sáng kiến, như yêu cầu thay đổi, nhật ký, ủy ban, không phải là trọng tâm của quản lý thay đổi tổ chức.
Thay vào đó, OCM tập trung vào các can thiệp trong suốt dự án có thể thúc đẩy một sáng kiến. Nó ảnh hưởng đến truyền thông, lãnh đạo dự án, quản lý người chống đối, và nhiều thứ khác.
Sự Khác Biệt Giữa Quản Lý Thay Đổi Tổ Chức và Quản Lý Dự Án Là Gì?
Quản lý dự án tập trung vào khía cạnh kỹ thuật của sự thay đổi.
Các quản lý dự án quan tâm đến việc hoàn thành các yêu cầu về thời gian, ngân sách, phạm vi, chất lượng, và nhiều lĩnh vực khác.
Quản lý thay đổi giải quyết khía cạnh con người và nhân sự của sự thay đổi. Các nhà thực hành quản lý thay đổi cam kết chuẩn bị cho con người trong các lĩnh vực nhận thức, mong muốn, kiến thức, khả năng và củng cố.
Bạn có thể nghĩ, “Tôi quản lý các bên liên quan và đội ngũ của mình một cách chuyên nghiệp trong vai trò của một quản lý dự án mỗi ngày” vậy sự khác biệt là gì? 🤔
Mặc dù có thể có sự giao thoa về những gì quản lý thay đổi và quản lý dự án tập trung vào, chúng là hai lĩnh vực rất khác biệt và riêng biệt. Mỗi lĩnh vực có phương pháp, công cụ và kỹ thuật cụ thể, và kết quả mong muốn riêng. Mục tiêu chung của cả hai là tạo ra sự thay đổi bền vững, cải thiện sự chấp nhận, và có tác động tích cực đến nguồn lực. Quản lý thay đổi và quản lý dự án bổ trợ lẫn nhau và hiệu quả nhất khi được thực hiện đồng thời và với một nhà lãnh đạo hoặc nhà tài trợ mạnh mẽ.
Quản Lý Dự Án như là Quản Lý Thay Đổi
Giờ chúng ta đã biết sự khác biệt và tương đồng giữa Quản Lý Thay Đổi Tổ Chức và Quản Lý Dự Án, làm thế nào để kết hợp cả hai vào dự án của chúng ta?
Tôi có thực sự cần cả quản lý dự án và quản lý thay đổi không?
Lý tưởng nhất, dự án của bạn sẽ có cả quản lý thay đổi và quản lý dự án. Tuy nhiên, quản lý thay đổi và quản lý dự án phải làm việc cùng nhau như một đội để tích hợp các hoạt động của họ.
Quản Lý Thay Đổi Tổ Chức là một khoản đầu tư (thời gian và tiền bạc) để cung cấp cho lãnh đạo các công cụ hỗ trợ khía cạnh con người của sự thay đổi. Đừng để điều này làm bạn lo lắng hay ngăn cản bạn đưa OCM vào dự án của mình. Lợi ích của khoản đầu tư này lớn hơn nhiều so với “chi phí.”
Quản lý thay đổi tổ chức có thể giúp:
Tăng khả năng thành công của dự án
Hỗ trợ thông điệp rõ ràng về sự thay đổi và cải thiện giao tiếp với các đội nhóm
Thực hiện thay đổi nhanh chóng và hiệu quả hơn về chi phí
Cải thiện cuộc sống làm việc của mọi người bằng cách ưu tiên con người
Trao quyền cho nhân viên để họ chấp nhận và thoải mái với sự thay đổi
Tạo ra một vòng phản hồi cho quản lý và nhân viên để thảo luận về cơ hội
Cung cấp một hệ thống hoặc phương pháp cho sự thay đổi, tăng khả năng sẵn sàng thay đổi
Quản lý thay đổi hỗ trợ các mục tiêu tài chính và chiến lược
Tài trợ hiệu quả là yếu tố số một đóng góp vào thành công của dự án
Quản lý thay đổi tốt = ROI cao
Và nếu điều đó chưa đủ... còn nhiều hơn thế nữa:
Quản lý thay đổi hỗ trợ các mục tiêu tài chính và chiến lược
Tài trợ hiệu quả là yếu tố số một đóng góp vào thành công của dự án
Quản lý thay đổi tốt = ROI cao
Nếu chúng ta không có Quản Lý Thay Đổi thì sao?
Mục tiêu của một dự án không chỉ đơn giản là xây dựng các sản phẩm giao hàng. Mục tiêu là mang lại giá trị: Hiện thực hóa Lợi ích. Điều này có thể được tăng cường bằng cách giải quyết khía cạnh con người của sự thay đổi. Những thứ như huấn luyện, đánh giá, sự tham gia của nhà tài trợ và lãnh đạo, và đào tạo có thể hỗ trợ thành công của dự án.
Nếu bạn không có người quản lý thay đổi, đừng lo lắng. Là một quản lý dự án, bạn có thể tích hợp các công cụ và kỹ thuật quản lý thay đổi vào thực tiễn của mình. Dưới đây là tổng quan về các công cụ, kỹ thuật và kế hoạch quản lý thay đổi phổ biến mà các quản lý dự án có thể làm quen và thêm vào kho vũ khí của mình để đạt được kết quả dự án tích cực. Một số yêu cầu rất ít thời gian nhưng có thể cung cấp thông tin vô giá.
Công Cụ và Kỹ Thuật Quản Lý Thay Đổi Tổ Chức
Các công cụ chính được sử dụng trong Quản Lý Thay Đổi Tổ Chức là đánh giá và kế hoạch.
Đánh giá: Đánh giá có thể được sử dụng trong suốt vòng đời của dự án nhưng đặc biệt hữu ích trong việc chuẩn bị cho thay đổi. Có nhiều loại đánh giá khác nhau để xác định:
Sự sẵn sàng thay đổi của cá nhân, phòng ban, và tổ chức
Rủi ro mà sự thay đổi có thể gây ra
Các thành phần của lãnh đạo, quản lý thay đổi, và tài nguyên quản lý dự án có được đặt đúng chỗ hay không
Đánh giá nhà tài trợ
Năng lực của thành viên nhóm
Kết quả của những đánh giá này được sử dụng để tạo ra các kế hoạch được điều chỉnh và mở rộng. Một vài loại đánh giá phổ biến trong quản lý thay đổi là: ADKAR, Đánh Giá Tác Động Thay Đổi, Đánh Giá Sự Sẵn Sàng Của Tổ Chức, Phân Tích Các Bên Liên Quan, và nhiều loại khác.
Không cần nói cũng biết rằng có một thành viên trong đội ngũ lập kế hoạch có kinh nghiệm trong việc chuẩn bị, thu thập, và phân tích các đánh giá là vô cùng quý giá. Để tìm hiểu thêm về các đánh giá này, vui lòng truy cập:
Kế Hoạch Quản Lý Thay Đổi
Mục đích của các kế hoạch là dạy cho các nhà tài trợ và quản lý cách trở thành những nhà lãnh đạo tốt trong suốt quá trình chuyển đổi. Những tài liệu này nêu rõ các hoạt động hoặc vai trò cần sự chú ý của quản lý trong quá trình thực hiện dự án hoặc thay đổi tổ chức. Những chiến thuật này được phát triển, và hành động phải được thực hiện để chúng có hiệu quả.
Kế Hoạch Huấn Luyện Cho Quản Lý - Các nhà quản lý thay đổi sử dụng cách tiếp cận "Huấn Luyện Các Huấn Luyện Viên" để thúc đẩy thay đổi. Các đánh giá chuyên biệt giúp xác định nhu cầu huấn luyện
Kế Hoạch Kháng Cự - Hãy đối mặt với thực tế, sự kháng cự xảy ra. Kế hoạch kháng cự có thể hỗ trợ việc xác định và quản lý những người dùng có nguy cơ "bỏ chạy"
Lộ Trình Nhà Tài Trợ - Như tên gọi, lộ trình nhà tài trợ hoạt động như một hướng dẫn hoặc con đường cho nhà tài trợ. Nó nêu rõ các hoạt động mà nhà tài trợ thực hiện để đảm bảo đội ngũ của họ nhận được sự khích lệ cần thiết trong suốt vòng đời thực hiện dự án
Kế Hoạch Đào Tạo - Kế hoạch đào tạo được điều chỉnh dựa trên kết quả của các đánh giá. Các công cụ trò chơi hóa và hoạt động giới thiệu (chiến lược đào tạo trò chơi hóa) có thể giúp hỗ trợ học tập và tạo sự tích cực trong việc học một công cụ hoặc kỹ năng mới. Ai mà không thích thêm một chút vui vẻ vào các buổi đào tạo?
Kế Hoạch Truyền Thông - Cách chúng ta truyền thông thay đổi rất quan trọng. Kế hoạch truyền thông chi tiết là chìa khóa cho việc gửi thông điệp trong các giai đoạn khác nhau của một dự án. Các nhà quản lý thay đổi tập trung vào nội dung, thời gian gửi thông điệp, định dạng gợi ý (cuộc họp trực tiếp, email, cuộc gọi điện thoại), người gửi ưu tiên của các thông điệp cụ thể, người nhận, và nhiều hơn nữa
Kế Hoạch Hành Động Khắc Phục - Khi một thành viên trong nhóm không xử lý thay đổi tốt, một kế hoạch hành động khắc phục giúp hỗ trợ quá trình chuyển đổi. Loại kế hoạch này giúp xác định thách thức và tạo ra các bước hướng tới giải pháp
Ăn Mừng Thành Công - Có một chiến lược để khen ngợi sự thay đổi của cá nhân và đội ngũ là chìa khóa cho tinh thần. Thay đổi có thể khó khăn. Điều quan trọng là phải khen ngợi thành công và ghi nhận những điều tốt đẹp đang diễn ra
Sự Thật Về Nhà Tài Trợ Dự Án
Tầm quan trọng của sự hiện diện của nhà tài trợ là gì?
Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng sự tài trợ mạnh mẽ quan trọng không kém (nếu không muốn nói là quan trọng hơn) so với giao tiếp. Nhà tài trợ thường nghĩ rằng họ chỉ cần thiết ở giai đoạn đầu của dự án hoặc chỉ để đưa ra các quyết định lớn.
Thực tế là nhà tài trợ cần tham gia suốt vòng đời của dự án, đưa ra quyết định và tham gia vào các hoạt động như truyền thông thay đổi và xây dựng liên minh. Sự hiện diện của nhà tài trợ có thể tạo ra bầu không khí hỗ trợ và phấn khích, dẫn dắt đội ngũ tiến lên.
Vậy nhà tài trợ có phải là người lãnh đạo duy nhất trong dự án không?
Câu trả lời cho câu hỏi này là một câu trả lời mạnh mẽ, dứt khoát, KHÔNG!
Nhà tài trợ chính nên xây dựng một liên minh để hỗ trợ sự thay đổi.
Điều này rất quan trọng nếu sự thay đổi diễn ra trên toàn doanh nghiệp hoặc trải rộng qua nhiều phòng ban. Khôn ngoan là nên mời các lãnh đạo của các đơn vị kinh doanh khác để nhận được sự hỗ trợ từ lãnh đạo và nhân viên bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi. Huy động một đội ngũ tài năng có thể cổ vũ cho dự án trên toàn công ty.
Kết Luận
Một sự thật cần nhớ là bất cứ khi nào một tổ chức thực hiện chuyển đổi liên quan đến con người****, việc giải quyết các yếu tố ảnh hưởng đến họ cả về cá nhân và tổng thể là rất có lợi.
Có rất nhiều lý do khiến mọi người không muốn tham gia. Đội ngũ của bạn có thể có những nỗi sợ hãi, bực bội và có thể đã quen với thói quen cũ, danh sách này còn kéo dài.
Hãy chú ý đến các thành viên trong nhóm chống lại sự thay đổi và những người thích thú với ý tưởng về sự biến đổi (vâng, những người đó cũng tồn tại).
Truyền đạt tầm quan trọng của sự điều chỉnh, lắng nghe và hành động theo những mối quan tâm và phản hồi của nhân viên. Dành một chút thời gian để tập trung vào những điều vô hình. Đặt câu hỏi được nêu ra ở đầu bài viết này, “Chúng ta có đang làm những điều cần thiết trong dự án của mình để giúp chuẩn bị cho các bên liên quan đối mặt với sự thay đổi không?”
Nếu câu trả lời là “không,” hãy thực hiện những điều đó****. Bắt đầu ngay hôm nay. Bạn có thể thấy rằng sức khỏe dự án, kết quả và tính bền vững của công việc được cải thiện đáng kể khi chăm sóc con người của bạn.
Kolme Group đã giúp khách hàng với các Đánh Giá Quản Lý Thay Đổi miễn phí và lập kế hoạch cấp cao để họ có thể tập trung vào giá trị của Quản Lý Thay Đổi cho tổ chức của mình.
Các chuyên gia tư vấn giàu kinh nghiệm của chúng tôi thấy giá trị lớn trong việc sử dụng tất cả các công cụ trong hộp công cụ của chúng tôi để làm cho dự án của bạn phát triển mạnh mẽ!
Để tìm hiểu thêm về Dịch Vụ Quản Lý Dự Án và Thay Đổi của chúng tôi, vui lòng truy cập trang web của chúng tôi. Hãy chắc chắn theo dõi chúng tôi trên Twitter, LinkedIn , và YouTube và sử dụng #KolmeGroup trên các bài đăng chia sẻ!
Similar Articles