Tính năng mới: Quản lý Email trong ClickUp

Dù bạn có thích hay không, email vẫn là phương tiện liên lạc quan trọng trên mạng; nó giúp bạn kết nối với khách hàng, đối tác và những người khác mà bạn không thể liên hệ qua Slack.

Mặc dù email có vẻ như sẽ còn tồn tại lâu dài, nhưng không thể phủ nhận việc đọc và trả lời email mất rất nhiều thời gian của chúng ta (và ảnh hưởng đến hiệu suất công việc)! Chính vì vậy, chúng tôi đã phát triển một phương pháp mới và hiệu quả hơn để bạn sắp xếp và cải thiện việc giao tiếp qua email, giúp bạn nâng cao năng suất làm việc.

Tính năng Email ClickApp mới cho phép bạn tích hợp trực tiếp việc giao tiếp qua email vào ClickUp, giúp bạn quản lý các cuộc trò chuyện ngay cạnh công việc liên quan mà không cần phải chuyển qua lại giữa các tab!

Giới thiệu Tính năng Email ClickApp mới trong ClickUp

Tính năng Email ClickApp mới kết hợp email với ClickUp, cho phép bạn quản lý cả công việc và email ngay trong một nơi duy nhất.

Giờ đây, bạn có thể gửi và nhận email ngay lập tức trong từng nhiệm vụ trên ClickUp, cũng thuận tiện như khi bạn để lại một bình luận vậy!

Các trường hợp sử dụng của Ứng dụng Email trong ClickUp:

Gửi và nhận email ngay lập tức trong các nhiệm vụ của ClickUp
Sắp xếp và tích hợp chuỗi thư điện tử vào phần bình luận hoặc bình luận có cấu trúc
Thêm file đính kèm, biểu mẫu, câu trả lời mẫu, chữ ký và thiết lập các quy trình tự động

Những lợi ích khi tích hợp email vào ClickUp

Khi bạn đưa email và công việc vào cùng một nơi, bạn (và nhóm của bạn) sẽ tiết kiệm được thời gian, giữ cho cuộc trò chuyện diễn ra ngay cạnh nội dung công việc liên quan, và giúp nhóm bạn quản lý cũng như phối hợp giao tiếp qua email một cách hiệu quả!

Dưới đây là một số ví dụ về cách bạn và nhóm của bạn có thể sử dụng Ứng dụng Email trong ClickUp:

Phân công email cho các thành viên trong nhóm
Giữ cho các tệp tin, đơn đặt hàng và hồ sơ ứng tuyển được tổ chức gọn gàng cùng với các email liên lạc
Cùng nhau thảo luận và phản hồi email
Thiết lập các quy trình tự động hóa email dựa trên các Trường tùy chỉnh và sự kiện (như một giao dịch từ website của bạn, theo dõi lỗi, và nhiều hơn nữa)

Khả năng ứng dụng là không giới hạn.

Cách Ứng dụng Email trong ClickUp hoạt động

Khi đã kích hoạt ClickApp, bạn có thể gửi và nhận email ngay trong một nhiệm vụ. Các phản hồi sẽ được tổ chức trong cùng một chuỗi thảo luận của nhiệm vụ đó. Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa việc gửi bình luận cho đồng nghiệp trong nhóm và gửi email cho người ngoài ClickUp.

Đây là một tính năng rất hữu ích cho những ai cần liên lạc với khách hàng, ứng viên, người dùng, v.v., đồng thời muốn giữ mọi giao tiếp ở một nơi duy nhất.

Gửi email từ bên trong một nhiệm vụ

Giờ đây, bạn có thể gửi email trực tiếp cho bất kỳ ai từ một nhiệm vụ trong ClickUp. Điều này rất thuận tiện để đẩy nhanh các cuộc trò chuyện liên quan đến công việc của bạn!

Bạn có thể làm những việc sau:

Thêm file đính kèm
Liên kết email với các nhiệm vụ trong ClickUp
Gắn thẻ đồng nghiệp và phối hợp email trong các chuỗi bình luận

Việc gửi tin nhắn và phản hồi ngay trong ClickUp giúp bạn tổ chức công việc một cách có hệ thống, tạo điều kiện cho sự hợp tác và liên kết chặt chẽ với công việc liên quan.

Nhận email ngay trong nhiệm vụ

Sau khi bạn gửi một email từ nhiệm vụ trong ClickUp, các phản hồi sẽ tự động được chuyển thẳng vào phần Nhật ký Hoạt động của nhiệm vụ đó.

Lựa chọn giữa việc sắp xếp email theo chuỗi hoặc như là bình luận mới

Bạn có thể cài đặt cách thức hiển thị email trong phần Hoạt động của nhiệm vụ trên ClickUp bằng cách truy cập vào phần cài đặt ClickApp dành cho email.

Tính năng này giúp bạn quyết định là muốn tổ chức các cuộc hội thoại qua email thành từng chuỗi riêng lẻ, hoặc là để các phản hồi email xuất hiện như là những bình luận mới trong nhiệm vụ của bạn.

Mẫu Email

Nếu bạn đang dùng Gói Dịch Vụ Doanh Nghiệp, việc sử dụng mẫu email rất tiện lợi khi bạn cần gửi các câu trả lời đã được soạn sẵn một cách nhanh chóng, ví dụ như trong công việc hỗ trợ khách hàng hay quản lý thông tin ứng viên!

Cách tạo một mẫu

Nhấp vào biểu tượng mẫu ở phía dưới cùng của trang
Điền Tên mẫu
Điền Chủ đề (nếu cần)
Soạn nội dung email của bạn
Chọn quyền truy cập cho mẫu

Cách sử dụng mẫu có sẵn

Bấm vào nút "mẫu"
Những mục bạn vừa xem gần đây sẽ hiện lên
Nếu muốn, bạn có thể tìm kiếm mẫu cần dùng
Chọn mẫu để áp dụng

Tạo chữ ký

Mỗi thành viên trong Gói Dịch vụ Doanh nghiệp có thể tạo nhiều chữ ký khác nhau trên ClickUp để tùy chỉnh cách hiển thị email của họ!

Để tạo một chữ ký mới:

Trong phần bình luận của nhiệm vụ, hãy tìm đến phần chữ ký ở góc dưới bên trái màn hình
Mở phần chọn chữ ký
Chọn "+Thêm chữ ký"
Đặt tên cho chữ ký của bạn – tên này sẽ giúp bạn nhận diện chữ ký khi cần thiết
Soạn nội dung chữ ký của bạn! Nếu bạn muốn soạn chữ ký bằng mã HTML, hãy chuyển sang chế độ soạn thảo HTML bằng cách nhấp vào biểu tượng ở góc trên bên phải!
Nếu muốn, bạn có thể thiết lập chữ ký này làm chữ ký mặc định
Nhấn Lưu

Email trong ClickUp + Trường Email Tùy Chỉnh

Nếu nhiệm vụ của bạn đã điền thông tin vào trường trường email tùy chỉnh, địa chỉ email này sẽ tự động được gợi ý khi bạn bắt đầu soạn một email mới! Bạn chỉ cần nhấp vào địa chỉ email đó để nó tự động được thêm vào phần "Gửi đến" của email bạn đang viết!

Email Tự Động

Bạn có thể tự động thông báo cho những người không sử dụng ClickUp về tiến độ dự án của bạn mà không cần phải làm gì cả, chỉ bằng cách thiết lập các quy trình tự động. Hãy tạo ra các hành động tự động từ những yêu cầu của khách hàng qua email, các yêu cầu hỗ trợ, báo cáo lỗi và nhiều thứ khác!

Bổ sung nội dung tự nhiên và/hoặc nội dung có thể thay đổi vào nội dung chính của chuỗi email tự động hóa mà bạn gửi đi. Bạn có thể lựa chọn thêm các trường thông tin có thể thay đổi theo từng người nhận, chữ ký điện tử, các mẫu câu trả lời sẵn có, biểu tượng cảm xúc, và nhiều tính năng khác.

Gói ClickUp & Điều Kiện Sử Dụng Nhà Cung Cấp Email

Ứng dụng Email trong ClickUp hiện tương thích với các nhà cung cấp email sau:

Cách Thức Hoạt Động Của Ứng Dụng Email ClickApp Trên Các Gói ClickUp Khác Nhau

Gói Miễn Phí Mãi Mãi cung cấp 1 tài khoản email miễn phí với 100 lần sử dụng
Gói Không Giới Hạn cung cấp 1 tài khoản email miễn phí không giới hạn lần sử dụng
Gói Business và cao hơn cung cấp 2 tài khoản email miễn phí, kèm theo chữ ký điện tử và mẫu email

Tài khoản email có thể được sử dụng bởi nhiều người – ví dụ, bạn có thể chỉ thêm 1 tài khoản email nhưng cho phép tất cả mọi người trong Workspace của bạn truy cập miễn phí.

Bạn muốn thêm tài khoản email? Người quản trị có thể thêm vào Workspace với chi phí phụ thu!

Thanh Toán Theo Năm: Phí là $24/năm cho mỗi tài khoản email.
Thanh Toán Theo Tháng: Phí là $2/tháng cho mỗi tài khoản email.

Chú Ý: Nếu bạn thêm tài khoản email vào giữa chu kỳ thanh toán, bạn sẽ chỉ phải trả phí tỷ lệ cho đến ngày gia hạn tiếp theo.

Những Câu Hỏi Thường Gặp Về Ứng Dụng Email ClickApp

Q: Nếu tôi xóa email trong hộp thư đến thì sao?

A: Email đã được thêm vào ClickUp sẽ vẫn được giữ lại trong chuỗi thảo luận kể cả khi bạn xóa chúng khỏi hộp thư đến.

Q: Tại sao tôi không thấy tùy chọn email trong phần bình luận?

A: Email trong ClickUp là một tính năng đặc biệt ClickApp! Hãy đảm bảo rằng nó đã được kích hoạt bởi người sở hữu hoặc quản trị viên.

Q: Khách mời có thể gửi email không?

A: Chỉ có Quản trị viên, Chủ sở hữu và Thành viên mới có quyền gửi email. Hiện tại, Khách mời không có quyền sử dụng tính năng này.

Bạn có thêm câu hỏi về cách sử dụng email trong ClickUp không? Xem tài liệu hướng dẫn này!

Công nghệ Vận hành