Phần mềm CRM Tích hợp Đa năng

Khách hàng là yếu tố quan trọng nhất đối với sự thành công của một doanh nghiệp. 🍧

Nếu không có khách hàng, doanh nghiệp sẽ mất đi ý nghĩa tồn tại của mình.

Chính vì thế, việc quản lý mối quan hệ với khách hàng (CRM) một cách hiệu quả là điều cần thiết.

CRM giúp các doanh nghiệp phát triển mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng và đối tác, từ đó tăng cường sự hài lòng và doanh số.

Nhưng bên cạnh đó, bạn còn phải quản lý dự án, ngân sách, nguồn lực và nhiều thứ khác để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.

Vậy làm sao để kiểm soát tất cả mà không bị lộn xộn?

Bằng cách kết hợp sử dụng CRM và quản lý dự án.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu sự khác biệt giữa CRM và quản lý dự án, cách thức kết hợp chúng với nhau, và những gì bạn cần tìm kiếm trong một giải pháp toàn diện. Chúng ta cũng sẽ giới thiệu những phần mềm quản lý dự án CRM tốt nhất mà bạn có thể áp dụng ngay.

Hãy cùng bắt đầu nào.

CRM Là Gì?

Quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) là quá trình quản lý các tương tác với khách hàng và đối tác. Quá trình này nhằm mục đích xây dựng mối quan hệ tốt đẹp để tăng sự hài lòng và doanh số bán hàng.

Mặc dù CRM và quản lý dự án cần phải hợp tác để đạt được mục tiêu, nhưng chúng có những điểm khác biệt:

Sự khác biệt giữa CRM và quản lý dự án là gì?

Phần mềm quản lý dự án được tạo ra để đảm bảo hoàn thành dự án đúng hạn và không vượt quá ngân sách. Trong khi đó, phần mềm CRM dùng để quản lý các mối quan hệ với khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại. Dưới đây là một bảng thông tin giúp bạn hiểu rõ hơn về những điểm khác biệt chính giữa CRM và quản lý dự án:

Quản lý dự án và quy trình CRM có những điểm khác biệt, nhưng cả hai đều hướng tới mục tiêu chung là cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ chất lượng cao, đúng hạn để làm khách hàng hài lòng và từ đó tăng doanh thu.

CRM trong quản lý dự án là gì?

Trong quản lý dự án, mục tiêu là đáp ứng nhu cầu của khách hàng kịp thời và không vượt quá ngân sách. Điều này rất quan trọng để giữ mối quan hệ tốt với khách hàng.

CRM hỗ trợ quản lý dự án bằng cách cung cấp thông tin tức thì về phản hồi của khách hàng và cải thiện sự liên lạc giữa các phòng ban. Một nghiên cứu của LinkedIn cho thấy 64% công ty thấy rằng công cụ CRM rất hữu ích.

Đặt khách hàng vào trung tâm của quản lý dự án giúp bạn cung cấp đúng sản phẩm/dịch vụ và giữ chân khách hàng.

Công cụ CRM hỗ trợ như thế nào?

Với các tính năng như theo dõi tương tác với khách hàng, lập ngân sách và quản lý quy trình bán hàng, CRM giúp doanh nghiệp:

• Quản lý chu trình của khách hàng

• Liên kết phản hồi khách hàng với dự án đang triển khai

• Thực hiện dự án trong ngân sách đã định

• Hợp tác trong các dự án và sản phẩm dành cho khách hàng

• Phối hợp công việc giữa các đội ngũ dự án, bán hàng và chăm sóc khách hàng

• Bắt đầu dự án ngay khi thỏa thuận được ký kết

• Tương tác tốt hơn với khách hàng và ứng viên khi kết hợp với hệ thống theo dõi ứng viên

Ngoài ra, hệ thống CRM còn có các tính năng như theo dõi các mốc quan trọng, xác định vai trò trong dự án, báo cáo qua bảng điều khiển và quản lý nhiệm vụ định kỳ.

Các tính năng này giúp đội ngũ dự án:

• Theo dõi các mốc quan trọng để xác định mục tiêu và chỉ tiêu có thể đạt được

• Xác định rõ ràng vai trò giúp mỗi thành viên quản lý trách nhiệm của mình

• Báo cáo bảng điều khiển giúp quản lý dự án theo dõi tiến độ

• Nhiệm vụ định kỳ tự động hóa các công việc lặp lại, giúp tập trung vào những việc quan trọng hơn, như kiếm tiền

Giờ đây, sau khi hiểu CRM trong quản lý dự án, hãy xem làm thế nào để chọn công cụ phù hợp với nhu cầu của bạn.

Nhưng trước tiên, chúng ta cần biết sự khác biệt giữa phần mềm CRM và phần mềm quản lý dự án truyền thống là gì:

Sự Khác Biệt Giữa Phần Mềm CRM và Phần Mềm Quản Lý Dự Án Là Gì?

Chúng ta hãy xem xét những điểm khác biệt chính giữa phần mềm CRM và phần mềm quản lý dự án miễn phí nhé:

Lưu ý: dù bạn có thể dùng hai công cụ khác nhau để quản lý từng nhiệm vụ, nhưng việc sử dụng một công cụ đa năng có tích hợp đầy đủ chức năng quản lý dự án và CRM sẽ tốt hơn, ví dụ như ClickUp.

Những Yếu Tố Nào Làm Nên Một Giải Pháp Quản Lý Dự Án CRM Hiệu Quả?

Một giải pháp quản lý dự án cho khách hàng tốt cần phải thân thiện với người dùng, linh hoạt và mạnh mẽ. Bạn có thể chọn kết hợp nhiều công cụ hoặc sử dụng một giải pháp đa năng để quản lý cả hai quy trình.

Sử dụng CRM có tích hợp quản lý dự án giúp bạn quản lý thông tin dự án và khách hàng trên một nền tảng duy nhất, giúp bạn không cần phải liên tục chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau trong ngày làm việc.

Và quan trọng là bạn cần tránh những công cụ quá phức tạp và đắt đỏ.

Dưới đây là mười điểm bạn cần xem xét khi chọn phần mềm CRM quản lý dự án:

1. Dễ sử dụng

Phần mềm bạn chọn cần có quy trình triển khai đơn giản và giao diện thân thiện, dễ dàng sử dụng cho cả nhân viên và khách hàng của bạn.

Tại sao lại cần khách hàng?

Họ cần được truy cập vào công cụ này vì vai trò của họ rất quan trọng trong việc đóng góp ý kiến và phê duyệt. Việc này cũng giúp tăng cường minh bạch, giảm số lượng email và giúp mọi người cùng hiểu rõ tình hình.

Hãy chắc chắn rằng công cụ bạn chọn không làm gián đoạn quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp bạn.

2. Khả năng tùy chỉnh

Mỗi doanh nghiệp đều có những đặc thù riêng, vì vậy không phải lúc nào một giải pháp chung cho tất cả cũng phù hợp.

Bạn cần một công cụ có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của mình.

Chẳng hạn, tính năng quản lý dự án như trạng thái công việc tùy chỉnh của ClickUp có thể giúp đội ngũ hỗ trợ của bạn tạo ra quy trình làm việc phù hợp với từng vấn đề, khách hàng và yêu cầu cụ thể.

3. Hợp tác với khách hàng

Chọn một giải pháp cho phép bạn mời khách hàng tham gia vào không gian quản lý dự án, để họ có thể theo dõi tiến độ công việc của mình. Điều này cũng giúp quá trình xác nhận và phê duyệt diễn ra nhanh chóng hơn.

Điều này rất quan trọng vì luôn phải đặt khách hàng lên hàng đầu.

Nhưng bạn không thể cho phép khách hàng truy cập vào mọi tài liệu trong hệ thống của bạn, đúng không?

Đừng lo lắng. Hãy chắc chắn rằng công cụ của bạn cung cấp các cài đặt quyền truy cập chi tiết để bạn có thể kiểm soát ai có thể xem hoặc sử dụng thông tin gì.

Khách hàng không phải lúc nào cũng đúng, nhưng một công cụ CRM quản lý nhiệm vụ có tính năng hợp tác sẽ luôn hữu ích.

Dù bạn chọn sử dụng phần mềm trên máy tính cá nhân hay ứng dụng quản lý khách hàng và dự án trực tuyến, công cụ đó cần phải giúp bạn dễ dàng quản lý tài liệu và phân tích thông tin khách hàng.

Hãy tưởng tượng việc bạn phải mở hàng loạt các ứng dụng chỉ để tìm kiếm một tài liệu cần thiết. 😵

Thêm vào đó, phần mềm cần cho phép bạn tạo và chia sẻ các nguồn thông tin, hướng dẫn sử dụng, và tài liệu đào tạo. Như vậy, bạn có thể cung cấp thông tin cần thiết cho khách hàng khi cần.

5. Quản lý danh mục khách hàng

Một công cụ có chức năng quản lý danh mục khách hàng giúp doanh nghiệp theo dõi hoạt động của họ.

Công cụ này giúp bạn phân tích và phân loại toàn bộ danh sách khách hàng để nhận biết những khách hàng trung thành (những người mang lại nhiều lợi nhuận nhất).

Từ đó, bạn có thể xây dựng kế hoạch CRM dự án nhằm giữ chân những khách hàng quan trọng nhất. Bạn cũng có thể tìm cách để tái tạo sự hứng thú trong mối quan hệ nào đó đang có dấu hiệu suy giảm.

6. Quản lý dự án theo hình ảnh

Quản lý dự án theo hình ảnh giúp các đội nhóm dễ dàng nắm bắt được lịch trình, nhiệm vụ và thời hạn cuối cùng. Chỉ cần một cái nhìn là bạn có thể thấy rõ tiến độ của các dự án và mối quan hệ với khách hàng.

Hãy tìm kiếm phần mềm có các tính năng hình ảnh như biểu đồ Gantt, dòng thời gian, và bảng Kanban.

Điều này giúp bạn:

• Tập trung thông tin liên lạc và đảm bảo mọi người cùng hiểu rõ tình hình

• Đưa ra quyết định nhanh chóng dựa trên dữ liệu chính xác

• Phát hiện ra các vấn đề có thể cản trở quy trình làm việc CRM quy trình làm việc CRM

7. Quản lý quy trình bán hàng

Quản lý quy trình bán hàng là yếu tố cốt lõi của hệ thống CRM.

Vậy quy trình bán hàng là gì?

Quy trình bán hàng là bức tranh tổng quan về vị trí của khách hàng tiềm năng trong quá trình bán hàng. Nó giúp người quản lý dự án CRM theo dõi được dòng chảy của khách hàng tiềm năng và khách hàng qua từng giai đoạn bán hàng.

Công cụ quản lý dự án CRM bạn chọn nên có các tính năng như theo dõi khách hàng tiềm năng, quản lý quy trình, bảng điều khiển bán hàng, và nhiều hơn nữa. Đây là những yêu cầu cơ bản của phần mềm CRM, chẳng hạn cho ngành bất động sản.

Những tính năng này giúp bạn đánh giá được tốc độ chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành doanh số của nhân viên bán hàng.

Và nếu bạn muốn cải thiện hiệu suất bán hàng, việc kiểm tra kỹ lưỡng công cụ quản lý dự án CRM có thể cho bạn biết điều gì đang hiệu quả và điều gì không.

8. Giao tiếp liền mạch

Sử dụng một công cụ quản lý CRM và dự án có tính năng giao tiếp hoặc trò chuyện riêng biệt có thể giúp doanh nghiệp loại bỏ sự phân tách và khó khăn trong việc truy cập dữ liệu.

Thành viên trong nhóm cần có thể để lại bình luận, đính kèm tài liệu, và tham gia cuộc gọi video mà không cần thoát khỏi công cụ. Điều này giúp giao tiếp trở nên liền mạch hơn vì bạn không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng suốt ngày.

9. Hiểu biết dựa trên dữ liệu

Thông tin dựa trên dữ liệu cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan ngay lập tức về tình hình hoạt động của từng phần trong doanh nghiệp bạn.

Phần mềm CRM và quản lý dự án mà bạn chọn nên có khả năng cung cấp các báo cáo chi tiết và bảng điều khiển. Nhờ đó, bạn có thể nhận diện được những vấn đề cản trở, theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên và đảm bảo các nhóm làm việc đạt được mục tiêu của công ty.

Điều này giúp việc đưa ra các quyết định kinh doanh trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

10. Tích hợp

Hệ thống được tích hợp tốt sẽ đảm bảo dữ liệu được chuyển mạch mượt mà và quản lý công việc hiệu quả trên các nền tảng khác nhau.

Chọn một giải pháp phần mềm CRM và quản lý dự án có khả năng tích hợp với các công cụ khác trong không gian làm việc của bạn. Như vậy, bạn không cần phải từ bỏ những ứng dụng yêu thích của mình. 😌

Dưới đây là một số tích hợp bạn có thể cần:

• Công cụ họp video

• Ứng dụng nhắn tin ngay lập tức

• Phần mềm theo dõi lỗi

• Hệ thống lưu trữ trên đám mây

• Tích hợp với các dịch vụ email để quản lý dự án qua email

Xem xét những phần mềm CRM tốt nhất dành cho các startup!

Ưu và Nhược Điểm của Giải Pháp Tất cả trong Một?

Trước khi bạn quyết định lựa chọn phần mềm quản lý dự án CRM nào, hãy xem xét một số ưu và nhược điểm của việc sử dụng một công cụ đa năng:

Ưu Điểm

Dưới đây là bốn lợi ích chính khi sử dụng một giải pháp đa năng:

1. Quản Lý Dữ Liệu Hiệu Quả

Việc tập trung tất cả dữ liệu khách hàng và dự án trên một nền tảng giúp các đội ngũ dễ dàng lưu trữ, quản lý và truy xuất thông tin khi cần thiết.

Nhóm của bạn sẽ không cần phải chuyển đổi liên tục giữa các ứng dụng, giúp tránh làm mất thời gian và không làm khách hàng cảm thấy bị lơ là.

Thêm vào đó, một công cụ đa năng cung cấp một nguồn thông tin duy nhất, giúp các đội ngũ dự án và khách hàng sử dụng chung một dữ liệu để đưa ra các quyết định quan trọng, giảm thiểu sai sót và hiểu lầm.

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về việc một giải pháp tích hợp toàn diện làm thế nào để cải thiện quản lý chất lượng, dưới đây là một ví dụ.

Giả sử nhóm phát triển phần mềm của bạn đang tạo ra các tính năng mới cho một ứng dụng hẹn hò. 💘 Trong khi đó, nhóm tiếp thị đang xây dựng một cơ sở kiến thức cho những tính năng mới này.

Tuy nhiên, CRM của bạn lại cho thấy khách hàng liên tục phàn nàn về việc ứng dụng hay bị lỗi.

Mặc dù điều này rất đáng buồn 💔, nhóm dịch vụ khách hàng của bạn có thể sử dụng các tính năng của CRM như theo dõi phản hồi của khách hàng để chuyển đổi các yêu cầu thành nhiệm vụ cụ thể cho nhóm dự án. Và nhóm tiếp thị của bạn có thể phát hành nội dung liên quan đến những sửa chữa này trước khi tập trung vào các tính năng mới.

Với vấn đề quan trọng nhất được giải quyết, khách hàng của bạn giờ đây có thể trở lại việc tìm kiếm "một nửa" của mình.

Điều này giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức vì bạn có thể nhanh chóng xác định điều gì quan trọng đối với khách hàng và tập trung vào việc cung cấp điều đó.

Nói về nhóm phát triển và tiếp thị, đây là một bài viết về làm thế nào nhóm phát triển và tiếp thị có thể làm việc cùng nhau tốt hơn.

3. Tiết kiệm thời gian và tiền bạc

Sử dụng một ứng dụng cho cả CRM và quản lý dự án có nghĩa là bạn sẽ không phải chi hàng ngàn đô la cho việc mua bản quyền nhiều ứng dụng khác nhau.

Hơn nữa, bạn cũng không cần phải tốn thêm thời gian và tiền bạc để đào tạo nhân viên sử dụng nhiều công cụ khác nhau. Và chúng ta đều biết việc đào tạo nhân viên có thể tốn kém đến mức nào!

4. Sự đồng nhất giữa các phòng ban

Nhớ lại rằng, một công cụ tích hợp toàn diện cung cấp cho bạn một nguồn thông tin duy nhất. Điều này giúp các nhóm dự án, tiếp thị, bán hàng và dịch vụ khách hàng tạo ra một sự hiểu biết chung về nhu cầu của khách hàng và tiến độ dự án.

Nó cũng cho phép bạn tạo ra một hệ thống quản lý nhiệm vụ và báo cáo thống nhất giúp các nhóm dễ dàng hợp tác.

Chẳng hạn, nhóm tiếp thị có thể sử dụng các báo cáo của công cụ để xác định mức độ quan tâm của khách hàng và quyết định liệu họ có thể thực hiện một giao dịch với họ hay không. Và nếu câu trả lời là có, bạn có thể khởi xướng một dự án mới nhắm đến khách hàng.

Nhược điểm

Dưới đây là hai nhược điểm khi sử dụng một công cụ để quản lý cả hai quy trình:

1. Khác biệt về mốc thời gian

Một trong những vấn đề khi kết hợp hai quy trình là chúng dựa trên các mốc thời gian khác nhau.

Một dự án quản lý mối quan hệ khách hàng tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ lâu dài vì đó là một quá trình không ngừng. Ngược lại, quản lý dự án lại mang tính tạm thời hơn vì các dự án có ngày bắt đầu và kết thúc.

Việc tách biệt thông tin khách hàng ra khỏi ứng dụng quản lý dự án là cần thiết nếu bạn không muốn thông tin không liên quan gây rối.

2. Các ứng dụng đa năng có thể có giá cao

Dùng một công cụ đa chức năng có thể tiết kiệm chi phí, nhưng một số giải pháp đa năng lại có giá khá cao.

Tuy nhiên, cũng có những công cụ đa năng như ClickUp cung cấp các gói miễn phí hữu ích!

Điều này dẫn chúng ta đến vấn đề...

Giải pháp CRM tốt nhất cho đội nhóm của bạn

Một giải pháp đa năng tốt cần phải mạnh mẽ, có giá cả hợp lý và dễ sử dụng.

Liệu có một giải pháp xuất sắc nào đó đáp ứng đủ các yêu cầu trên không?

Câu trả lời là không chỉ có... mà còn có giải pháp CRM đa năng xuất sắc từ ClickUp, đáp ứng mọi yêu cầu đã nêu và còn hơn thế nữa!

ClickUp là cái gì?

ClickUp là công cụ quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) và quản lý dự án được nhiều người đánh giá cao, phù hợp với các nhóm làm việc hiệu quả ở cả doanh nghiệp nhỏ lẫn lớn.

Công cụ này có nhiều tính năng tiện ích như Xem Lịch, Theo dõi Sự Phụ Thuộc Công Việc, và Lưu Trữ Đám Mây, giúp việc chăm sóc khách hàng và hoàn thành mục tiêu dự án trở nên thuận lợi hơn bao giờ hết.

Dưới đây là một số điểm nổi bật khiến ClickUp trở thành công cụ CRM lý tưởng cho quản lý dự án:

• Các Giao Diện Xem Đa Dạng: từ Bảng Kanban, Danh Sách, đến Hình Hộp, giúp bạn quản lý mọi thứ từ quy trình bán hàng đến tiến độ dự án.

• Tài Liệu: bạn có thể tạo các tài liệu hướng dẫn khách hàng, đề xuất kinh doanh và nhiều loại tài liệu khác.

• Mốc Quan Trọng: theo dõi những thành tựu lớn như việc nhận được sự đồng ý từ khách hàng.

• Trạng Thái Công Việc Tùy Chỉnh: thiết lập quy trình làm việc riêng biệt cho từng nhóm dự án, marketing, bán hàng và chăm sóc khách hàng.

• Mẫu CRM: sử dụng sẵn các mẫu CRM của ClickUp để thiết lập nhanh chóng cho quản lý dự án.

• Trường Dữ Liệu Tùy Chỉnh: tạo ra các trường thông tin cụ thể cho từng nhiệm vụ như thông tin liên lạc của khách hàng, ghi chú, v.v.

• Danh Mục Dự Án: quản lý tất cả các dự án của khách hàng trong một nơi và chia sẻ thông tin với các bên liên quan.

• Bảng Điều Khiển và Widget: cung cấp cái nhìn tổng quan về tiến độ dự án, các vấn đề cần giải quyết và hiệu suất của nhóm.

• Ứng Dụng Email: tập trung mọi giao tiếp với khách hàng thông qua việc gửi và nhận email trực tiếp từ nhiệm vụ trong ClickUp.

• Phân Công Nhiệm Vụ: phân công nhiệm vụ cho cá nhân, nhóm hoặc nhiều người thực hiện.

• Biểu Mẫu: thu thập thông tin phản hồi từ khách hàng và biến chúng thành công việc cần thực hiện.

• Quyền Riêng Tư và Quyền Hạn: bạn có thể mời khách hàng tham gia vào dự án với tư cách khách mời và kiểm soát quyền truy cập của họ.

• Tích Hợp: ClickUp có thể kết nối với nhiều công cụ khác như Zoom, Basecamp, Jira để mở rộng chức năng.

Thêm Nữa: Công Cụ CRM Cho Người Dùng Mac!

Quản lý khách hàng tiềm năng, mối quan hệ với khách hàng và doanh số bán hàng của bạn ngay tại một nơi với bộ mẫu CRM từ ClickUp

Nếu nhóm của bạn đang phụ trách việc quản lý mối quan hệ với khách hàng, bạn sẽ thấy bộ mẫu CRM của ClickUp này rất có ích. Bộ mẫu cung cấp 30 trạng thái tiến độ công việc chi tiết và bốn kiểu hiển thị khác nhau giúp bạn dễ dàng sắp xếp và theo dõi công việc một cách có hệ thống.

Sử dụng bộ mẫu, bạn có thể xem thông tin khách hàng trong Lịch, Tài liệu ClickUp hoặc Bảng Kanban, và cũng có thể dễ dàng kéo và thả các mục theo nhu cầu. Nó còn giúp phân loại thông tin chi tiết về tài khoản và các giao dịch đã hoàn thành vào các danh sách riêng biệt, giúp bạn không bị nhầm lẫn về trạng thái của khách hàng trong quy trình bán hàng.

Tải xuống bộ mẫu này

Phát triển Doanh nghiệp và Khách hàng của bạn với ClickUp

Việc giữ chân khách hàng không chỉ đòi hỏi sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao mà còn cần có sự quản lý dự án hiệu quả.

ClickUp là công cụ hỗ trợ bạn quản lý công việc và duy trì mối quan hệ với khách hàng một cách thuận tiện, với các tính năng như Công việc Định kỳ, Mối quan hệ Công việc và Bình luận được Gán cho người thực hiện.

Hãy đăng ký ClickUp ngày hôm nay!