Sự Thay Đổi Trong Cách Hợp Tác Khi Làm Việc Không Đồng Bộ

Kể từ khi làm việc từ xa bùng nổ trong đại dịch COVID-19—từ 24% lực lượng lao động Mỹ vào năm 2019 lên đến 38% vào năm 2021—phương thức làm việc không cùng một thời điểm, hay còn gọi là “async”, đã trở thành xu hướng mới thay vì chỉ là trường hợp cá biệt.

Những ưu điểm của làm việc async bao gồm việc hoàn thành công việc theo lịch trình cá nhân, không nhất thiết phải từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều hay cùng lúc với các đồng nghiệp, giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc của mỗi người.

Nhân viên có thể chọn những khoảng thời gian yên tĩnh để tập trung giải quyết những dự án phức tạp mà không bị xao lãng bởi quá nhiều cuộc họp. Mọi người có thể làm việc từ bất kỳ đâu và vào bất kỳ thời điểm nào, miễn là họ duy trì được sự ghi chép và liên lạc hiệu quả.

Quá trình đào tạo nhân viên mới cũng trở nên tốt hơn nhờ vào việc sử dụng thông điệp ghi âm, video hướng dẫn và tài liệu có sẵn, giúp nhân viên có thể tự học bất cứ khi nào họ cần.

Tuy nhiên, giao tiếp không đồng bộ cũng mang lại một số khó khăn. Làm việc tại nhà đồng nghĩa với việc bạn có thể phải liên lạc 24/7, và điều này có thể gây ra cảm giác kiệt sức do quá tải thông tin khi liên tục nhận được thông tin ở mọi thời điểm trong ngày.

Cách làm việc async cũng làm thay đổi phương thức hợp tác giữa mọi người, vì họ không cùng chung một không gian và thời gian làm việc để có thể tổ chức những cuộc họp nhanh chóng hay kéo dài.

ClickUp đã tổng hợp một danh sách các thách thức thường gặp trong môi trường làm việc async và cách giải quyết chúng. Đọc tiếp để biết thêm một số mẹo hữu ích cho việc tổ chức cuộc họp, quản lý công việc và sắp xếp lịch trình khi nhân viên làm việc ở khắp mọi nơi trên thế giới.

HƯỚNG DẪN TOÀN DIỆN VỀ HỢP TÁC CHO ĐỘI NGŨ LÀM VIỆC TẠI CHỖ VÀ TỪ XA

Hợp tác là yếu tố quan trọng giữ cho đội ngũ luôn gắn kết. Dù đội của bạn làm việc trực tiếp tại văn phòng hay hoàn toàn từ xa, ClickUp đã chuẩn bị sẵn một hướng dẫn hợp tác đội ngũ toàn diện.

Cuộc Họp, Giao Tiếp và Luồng Thông Tin Cần Được Cải Thiện

Công việc không cần phải diễn ra cùng một lúc có thể phát triển tốt khi các mục tiêu dự án và tiến độ công việc không phụ thuộc vào việc tổ chức quá nhiều cuộc họp hay yêu cầu phản hồi ngay tức khắc từ tin nhắn. Nhưng nhiều nơi làm việc từ xa hiện nay chỉ là bản sao của văn phòng truyền thống, qua đó làm mất đi ưu điểm của việc làm không cùng thời gian.

Một sai sót thường thấy trong làm việc từ xa là cố gắng bù đắp cho sự thiếu mặt trực tiếp của nhân viên bằng cách tổ chức quá nhiều cuộc họp. Khi một người dành từ 35% đến 50% thời gian làm việc của mình cho các cuộc họp trực tuyến, họ có thể sẽ cảm thấy kiệt sức vì Zoom fatigue.

Để làm việc không đồng thời hiệu quả, cần phải thay đổi cách tổ chức cuộc họp cũng như cách nhân viên trao đổi thông tin quan trọng. Áp dụng các công cụ và hệ thống như bảng công việc giúp thông tin được truyền đạt rõ ràng và minh bạch hơn.

Nhân viên có thể cập nhật tình hình dự án và làm việc cùng nhau mà không cần phải xem xét qua những chuỗi email dài.

34 HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG TINH THẦN ĐỘI NGŨ CHO NĂM 2023

Cho dù nhóm của bạn có bao nhiêu người hay mức độ thân thiết như thế nào, chúng tôi đều có các hoạt động xây dựng tinh thần đội ngũ phù hợp để giúp mọi người gắn kết với nhau.

Việc Đào Tạo, Soạn Thảo Tài Liệu và Quản Lý Dự Án Cực Kỳ Quan Trọng

Sự hợp tác không cùng thời gian hiệu quả yêu cầu việc thiết lập các hệ thống đặc biệt nhằm nâng cao hiệu suất làm việc từ xa và giảm bớt thời gian không làm việc. Việc đào tạo cẩn thận và xác định rõ ràng những mong đợi—tránh quản lý quá chi tiết—là điều cần thiết để công việc không cùng thời gian trở nên hiệu quả và có năng suất.

Tùy chỉnh các công cụ quản lý dự án và truyền thông có thể giúp giảm bớt thời gian dành cho việc soạn thảo tài liệu hoặc những cuộc họp qua Zoom để cập nhật thông tin, đồng thời tăng cường tốc độ và khả năng tổng hợp trong công việc từ xa. Xác định các quy tắc liên quan đến email hoặc tin nhắn nhanh, ghi lại những cuộc họp quan trọng, và tạo ra các kênh dự án minh bạch có thể giúp làm cho giao tiếp trở nên mượt mà hơn và đảm bảo nhân viên được trang bị đầy đủ để đạt được thành công.

Công Việc Không Cùng Thời Gian Đòi Hỏi Phải Xem Xét Lại Sự Chậm Trễ Trong Giao Tiếp và Lịch Trình

Làm việc tại nhà đòi hỏi phải xác định rõ ràng giới hạn công việc và cá nhân, điều này cực kỳ quan trọng nhưng không hề dễ dàng trong môi trường làm việc không cùng thời gian. Để chuyển đổi từ khung giờ làm việc thông thường 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều sang môi trường ảo, chúng ta cần phải thiết lập các kỳ vọng rõ ràng với đồng nghiệp của mình.

Tuy nhiên, việc theo dõi lịch làm việc linh hoạt và tổ chức các cuộc họp trực tiếp có thể gây ra những khó khăn.

Sử dụng Slack hoặc các phương tiện liên lạc tức thì khác như Microsoft Teams giúp giảm bớt những hiểu lầm khi làm việc không đồng bộ, bằng cách cho phép bạn tùy chỉnh thời gian phản hồi và cài đặt thông báo, đồng thời giúp nhân viên có thể xem lại những cuộc trò chuyện đã qua để không bỏ lỡ thông tin.

Đồng thời, các ứng dụng lịch hiện đại giúp mọi người có thể nhìn thấy lịch làm việc của nhau, từ đó tôn trọng thời gian riêng tư và thói quen làm việc của đồng nghiệp. Đối với những thông tin và cuộc họp cần xử lý ngay lập tức, hãy chọn ra một số khung giờ cố định để toàn bộ nhóm có thể tham gia các cuộc họp chung hoặc thảo luận những vấn đề cần giải quyết kịp thời.

CỘNG TÁC THỜI GIAN THỰC LÀ GÌ VÀ TẠI SAO NÓ QUAN TRỌNG?

Trong một thế giới làm việc từ xa, vượt qua ranh giới quốc gia và không theo một lịch trình cố định, việc cộng tác thời gian thực trở nên cần thiết. ClickUp giải thích cộng tác thời gian thực là gì, tại sao nó lại quan trọng, và cách thức xây dựng môi trường cộng tác này trong nhóm của bạn.

Công Việc Hàng Ngày và Dự Án Dài Hạn Cần Sự Sắp Xếp Kỹ Lưỡng—và Nên Thông Tin Liên Tục

Các công việc hàng ngày và dự án lớn cần được sắp xếp một cách có trật tự. Để đạt được mục tiêu của nhóm khi làm việc không cùng một thời gian, chúng ta cần có kỹ năng quản lý dự án tốt và giao tiếp rõ ràng.

Thay vì tụ họp mỗi ngày tại văn phòng, chúng ta có thể thiết lập các cuộc họp qua Zoom, Teams hoặc Slack. Nhân viên có thể cập nhật tình hình công việc, ưu tiên và thông tin dự án mà không cần phải đồng bộ thời gian qua những nền tảng này. Các cuộc họp sáng tạo cũng có thể được lên lịch riêng biệt.

Nhu cầu thông tin chi tiết có thể khiến chúng ta giao tiếp quá nhiều. Việc cá nhân hóa công cụ như sử dụng hashtag, emoji hay biểu tượng khác giúp tránh giao tiếp thừa và lặp lại, vì chúng giúp truyền đạt thông tin một cách hiệu quả hơn.

Tăng Hiệu Quả Làm Việc Nhóm với Giao Tiếp Không Đồng Bộ

Dù ban đầu có thể khó khăn để làm quen với cách làm việc không đồng bộ, nhưng đây lại là phương pháp tốt để nâng cao năng suất. Tuy nhiên, điều này yêu cầu công cụ và phương pháp phù hợp để đảm bảo nhóm bạn giao tiếp hiệu quả với nhau.

Khi sử dụng đúng công cụ quản lý dự án và giao tiếp, các nhóm có thể dễ dàng liên kết với nhau mà không cần phải ở cùng một địa điểm. Sử dụng phần mềm quản lý dự án, hệ thống chat và tin nhắn để hỗ trợ giao tiếp, cùng với ứng dụng ghi hình màn hình giúp giải thích những ý tưởng phức tạp.

May mắn là có những công cụ như ClickUp cung cấp đầy đủ các tính năng đã nêu trên và nhiều hơn nữa, giúp nhóm của bạn có được tất cả những gì cần thiết để làm việc không đồng bộ hiệu quả hơn - tất cả trong một nơi. Sử dụng Chat view đã tích hợp sẵn, email, Docs, Whiteboards, công cụ ghi hình màn hình và các công cụ hợp tác khác để cải thiện giao tiếp nhóm.

ClickUp có thể sử dụng trên nhiều thiết bị và kết hợp với hơn 1,000 công cụ làm việc khác, giúp kết nối tất cả các ứng dụng bạn thường xuyên sử dụng, giữ cho nhóm luôn được cập nhật kể cả khi di chuyển, và tạo ra một quy trình làm việc mượt mà phù hợp với mọi người.

Hãy thử ClickUp miễn phí và bắt đầu làm việc cùng nhau một cách hiệu quả từ bất cứ nơi đâu.