Sơ đồ Quy trình là gì? Cùng Tìm hiểu Chiến lược và Ví dụ

Nếu bạn muốn nhóm của mình làm việc hiệu quả hơn, bạn cần bắt đầu từ đâu?

Có thể bạn chưa biết đến sơ đồ quy trình - công cụ có thể bạn đang cần.

Sơ đồ quy trình giúp minh họa các hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp của bạn, từ cách thức vận hành, quản lý dự án, cấu trúc hệ thống thu mua, cho đến cách xử lý yêu cầu hỗ trợ của khách hàng.

Đây là phương tiện hiệu quả để nhận diện những điểm không hiệu quả, những thiếu sót trong quy trình, và các điểm tắc nghẽn có thể được giải quyết. Tuy nhiên, để tạo ra một sơ đồ quy trình hữu ích, bạn cần am hiểu rõ ràng về sơ đồ quy trình.

Khi bạn thành thạo việc sử dụng các ký hiệu và biết được những phương pháp tốt nhất, bạn sẽ thấy việc tạo nên những sơ đồ quy trình hữu ích từ con số không (hoặc sử dụng sẵn các mẫu có sẵn) trở nên đơn giản. Hãy cùng nhau khám phá thêm về sơ đồ quy trình ngay sau đây.

Sơ đồ Quy trình là gì?

Sơ đồ quy trình là cách biểu diễn một quy trình một cách trực quan để giúp ta nhìn nhận được các phần quan trọng và những nơi có thể còn thiếu hiệu quả. Nó cung cấp cái nhìn tổng quát về quy trình, bao gồm chuỗi các sự kiện, nhiệm vụ và các bước cần thực hiện để đạt được mục tiêu cụ thể.

Các doanh nghiệp áp dụng phương pháp này để tìm ra điểm nghẽn trong luồng công việc và cuối cùng là cải thiện hiệu suất làm việc. Sơ đồ quy trình cần phản ánh cách mà nhóm của bạn hoàn thành công việc từ đầu đến cuối.

6 Loại Sơ đồ Quy trình Phổ biến

Có nhiều cách để sử dụng sơ đồ quy trình, tùy thuộc vào mục tiêu của nhóm bạn và cấu trúc quy trình kinh doanh hiện tại. Nhưng thông thường, có sáu loại sơ đồ quy trình được sử dụng rộng rãi. Dưới đây là từng loại và cách chúng hoạt động.

1. Biểu đồ Luồng

Hãy tối ưu hóa luồng công việc của bạn bằng cách sử dụng Bảng Trắng với mẫu Biểu đồ Luồng trong ứng dụng ClickUp

Trong loại sơ đồ quy trình này, các hình dạng và biểu tượng đại diện cho các công việc và sự kiện khác nhau. Việc lập sơ đồ quy trình từ đầu đến cuối thường dựa vào biểu đồ luồng.

Khi bạn muốn mô tả toàn bộ quy trình, biểu đồ luồng là công cụ trực quan hữu ích để thể hiện chuỗi các bước thực hiện. Trong các loại sơ đồ quy trình, biểu đồ luồng giúp làm rõ các quy trình hoặc hệ thống phức tạp và giúp dễ dàng nhận diện các khu vực cần cải thiện hoặc tối ưu hóa.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng tính năng Bảng Trắng của ClickUp để thúc đẩy giao tiếp và hợp tác giữa các thành viên trong nhóm, đặc biệt khi làm việc trên các dự án đòi hỏi nhiều bước hoặc liên quan đến nhiều bên liên quan.

2. Biểu đồ Swimlane

Tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn với Bảng Trắng cùng mẫu Biểu đồ Luồng Swimlane từ ClickUp

Các làn trong bản đồ swimlane đại diện cho trách nhiệm của các cá nhân hoặc phòng ban khác nhau tham gia vào quá trình. Biểu đồ có swimlanes rất hữu ích để lập kế hoạch cho các quy trình phức tạp liên quan đến nhiều bộ phận.

Hãy sử dụng Mẫu Biểu đồ Luồng Swimlane của ClickUp để làm rõ ai trong nhóm của bạn chịu trách nhiệm cho từng bước - dù là cá nhân hay toàn bộ nhóm. Bằng cách tổ chức thông tin theo làn, biểu đồ luồng swimlane giúp bạn dễ dàng nhận ra các điểm nghẽn hoặc chậm trễ để bạn có thể cải thiện quy trình kinh doanh của mình với một bản đồ quy trình chi tiết.

Tải Mẫu này

3. Bản đồ hoạt động quy trình

Như cái tên đã nói lên, bản đồ này thực hiện đúng như những gì nó mô tả. Bản đồ chỉ ra những hoạt động nào trong quy trình có ảnh hưởng nhiều nhất và ít nhất đến quy trình kinh doanh của bạn. Nó rất hữu ích khi xác định những hoạt động mang lại hiệu quả đầu tư tốt nhất để bạn có thể điều chỉnh ngân sách một cách phù hợp trong giai đoạn lập bản đồ quy trình.

4. Bản đồ dòng giá trị

Hiểu biết sâu sắc về tình trạng hoạt động hiện tại để đưa ra quyết định và cải tiến quy trình làm việc

Bản đồ giá trị dòng chảy còn được biết đến với cái tên bản đồ luồng thông tin và vật liệu. Nó mô tả các bước trong một quy trình và nguồn lực sử dụng ở mỗi giai đoạn. Thực tế, bản đồ giá trị dòng chảy minh họa cách thông tin và vật liệu di chuyển qua quy trình từ đầu đến cuối.

Sử dụng Mẫu Bản Đồ Giá Trị Dòng Chảy của ClickUp để tối đa hóa hiệu quả hoạt động và phân tích kỹ lưỡng tình trạng hiện tại của bạn. Mẫu bản đồ này giúp bạn phát triển kế hoạch triển khai tối ưu, từ đó bạn có thể nâng cao quy trình làm việc và đưa tổ chức tiến lên thành công.

Tải Mẫu Này Về

Đặc biệt: Khám phá top 10 Mẫu Bản Đồ Giá Trị Dòng Chảy để Cải Thiện Quy Trình Làm Việc Nhóm

5. Sơ đồ luồng quy trình

Tối ưu hóa việc trực quan hóa dự án với cái nhìn tổng quan rõ ràng và ngắn gọn về quy trình làm việc từ đầu đến cuối

Biểu đồ này giúp quá trình ra quyết định trở nên dễ dàng hơn. Cụ thể, nó hỗ trợ các nhóm cải thiện hiệu suất bởi vì nó mô tả rõ ràng cách thức các quy trình diễn ra để đạt được kết quả mong muốn—điều này rất có ích cho quản lý dự án. Hãy coi đó như một Bản Đồ Tư Duy hoặc Bảng Trắng để chi tiết hóa dòng chảy tổng thể của bạn.

Bạn có thể làm cho việc xây dựng hoặc cập nhật dòng chảy quy trình của mình trở nên dễ dàng hơn với một mẫu sẵn có. Sử dụng Mẫu Whiteboard Quy Trình ClickUp để trực quan hóa quy trình dự án của bạn và nâng cao thủ tục lập bản đồ quy trình.

Tải Mẫu Này

6. Biểu đồ SIPOC

Phân tích mối quan hệ giữa nhà cung cấp - đầu vào - quy trình - đầu ra - khách hàng để xác định các thành phần quan trọng, kết nối hiện có và khoảng trống tiềm năng trong một quy trình

Biểu đồ này đại diện cho Nhà cung cấp, Đầu vào, Quy trình, Đầu ra và Khách hàng. Nó trình bày các yếu tố chính của một quy trình dưới dạng biểu đồ, dễ hiểu và dễ tiếp thu. Biểu đồ SIPOC là công cụ hữu ích khi bạn cần xác định phạm vi của một dự án.

Và không có gì ngạc nhiên, ClickUp cung cấp một mẫu sẵn có để hỗ trợ việc lập bản đồ quy trình. Mẫu ClickUp SIPOC Template sử dụng giao diện bảng để chi tiết hóa các khía cạnh quan trọng của quy trình, giúp việc phân tích và hiểu rõ trở nên đơn giản.

Tải Mẫu Này

Cách Tạo Bản Đồ Quy Trình

Để tạo ra một bản đồ quy trình chi tiết, bạn cần hiểu rõ về hoạt động kinh doanh của mình. Chúng tôi đã chia nhỏ quá trình này thành một số bước hữu ích, giúp bạn có được bước đầu tiên trong việc lập bản đồ quy trình.

Bước 1: Xác định Phạm vi Quy Trình

Đầu tiên, chọn quy trình bạn muốn phân tích và đảm bảo rằng nó có ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động kinh doanh của bạn. Bạn cũng cần xem xét đến phạm vi của quy trình - quyết định liệu phân tích một bộ phận đơn lẻ, quy trình chéo chức năng, hay thậm chí là quy trình vượt qua nhiều địa điểm.

Chẳng hạn, bạn có thể muốn lập bản đồ quy trình bán hàng của mình, tập trung vào cách thức tương tác với bộ phận tiếp thị và hỗ trợ khách hàng của bạn.

Tổ chức đội ngũ bán hàng của bạn với Mẫu Quy Trình Bán Hàng ClickUp để cung cấp điểm tham chiếu cho đội nhóm trong việc nuôi dưỡng một khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự

Bước 2: Xây dựng Đội Ngũ Lập Bản Đồ Quy Trình

Hãy tập hợp một đội ngũ! Việc kết hợp nhiều trí tuệ để tạo ra một bản đồ quy trình nhất quán là cực kỳ quan trọng. Chọn lựa những người có chuyên môn ở các phần khác nhau của quy trình lập bản đồ.

Điều này đảm bảo bạn nắm bắt được bức tranh toàn diện. Ngoài ra, đây còn là cách để thu hút sự cam kết từ các bên liên quan. Khuyến khích giao tiếp và hợp tác mở cửa trong nhóm. 🤝

Bước 3: Thu Thập Thông Tin Chi Tiết

Đây là lúc để áp dụng kiến thức vào thực tế. Đã đến lúc tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng về quy trình. Công việc này có thể bao gồm việc phỏng vấn nhân viên, quan sát quy trình diễn ra, và xem xét các tài liệu liên quan như quy trình vận hành chuẩn, hướng dẫn công việc, và chỉ số hiệu suất chính. 

Mục tiêu là hiểu rõ từng bước trong quy trình, cùng với các yếu tố đầu vào, đầu ra, và nguồn lực cần thiết cho các bước của quy trình. 

Bước 4: Xác Định Điểm Bắt Đầu và Kết Thúc

Quy trình bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu? Hãy chắc chắn rằng ranh giới của quy trình được xác định rõ ràng. Thiết lập tất cả các điều kiện tiên quyết, kích hoạt, và hậu quả liên quan đến quy trình.

Lập kế hoạch cho nhiều dự án, quản lý các mối phụ thuộc và ưu tiên tất cả vào dòng thời gian dự án tùy chỉnh của bạn với chế độ xem Biểu đồ Gantt

Ví dụ, trong quá trình hoàn thành đơn hàng, điểm khởi đầu có thể là việc nhận đơn hàng, trong khi điểm kết thúc có thể là việc giao hàng hoặc chuyển hàng đến tay khách hàng.

Bước 5: Phân Tách Các Bước

Hãy phân tách quy trình thành từng bước riêng lẻ. Xác định tất cả các nhiệm vụ, quyết định và sự kiện diễn ra từ đầu cho đến cuối quy trình.

Hãy mô tả chi tiết càng nhiều càng tốt, đồng thời xem xét các quy trình phụ, các mối phụ thuộc và ngoại lệ có thể xuất hiện trong quá trình. Như vậy, bạn sẽ tạo ra một bản đồ quy trình toàn diện thực sự phản ánh sự phức tạp của quy trình kinh doanh. 💪

Bước 6: Sắp Xếp Các Bước và Xác Định Vai Trò

Bạn đã có các bước quy trình? Giờ đây là lúc để sắp xếp các bước theo thứ tự chúng diễn ra và phân công vai trò hoặc các phòng ban chịu trách nhiệm kiểm tra từng bước cho chính xác.

Chuyển đổi đối tượng thành công việc trực tiếp từ Bảng Trắng ClickUp

Ghi lại mọi sự chuyển giao hoặc điểm giao tiếp giữa các vai trò hoặc phòng ban để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ. Điều này đòi hỏi sự cộng tác.

Điều đó có nghĩa là bạn sẽ cần những công cụ hợp tác. Với Bảng Trắng ClickUp, các nhóm có thể dễ dàng vẽ sơ đồ quy trình, gắn nhãn cho các biểu tượng và chia sẻ sơ đồ của họ với toàn công ty để mọi người đều được biết.

Bước 7: Thêm Biểu Tượng và Chú Thích Quy Trình

Sử dụng các biểu tượng và chú thích quy trình chuẩn để đại diện cho các yếu tố khác nhau của quy trình. Sự nhất quán là chìa khóa cho việc đọc và hiểu dễ dàng.

Một số biểu tượng thông dụng bao gồm:

• Hình Oval: Điểm bắt đầu hoặc kết thúc

• Hình Chữ Nhật: Công việc hoặc hoạt động

• Hình Thoi: Điểm quyết định

• Mũi Tên: Hướng dòng chảy

• Hình Tròn: Kết nối hoặc điểm tiếp tục

Một gợi ý: Thêm làn bơi vào sơ đồ quy trình của bạn để đại diện cho các vai trò hoặc phòng ban. Nó sẽ giúp bạn hình dung sự phân chia trách nhiệm và tương tác trong quy trình.

Bước 8: Xác Nhận Sơ Đồ Quy Trình

Xem xét sơ đồ quy trình cùng với nhóm lập sơ đồ và các bên liên quan khác. Bạn đang tìm kiếm sự chính xác ở đây để đảm bảo rằng nó mô tả chính xác quy trình mới nhất của bạn.

Khuyến khích phản hồi và tích hợp bất kỳ thay đổi cần thiết nào để làm tinh chỉnh sơ đồ. Bước này giúp tạo ra một sơ đồ quy trình mà tất cả mọi người liên quan đều đồng thuận.

Bước 9: Tối Ưu Hóa Quy Trình

Phân tích sơ đồ quy trình để xác định các khu vực cần cải thiện, như các điểm nghẽn, sự trùng lặp, hoặc không hiệu quả. Đây là lúc các nhóm có thể sử dụng sơ đồ quy trình để thảo luận, tối ưu hóa quy trình làm việc, hoặc tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại.

Tạo tự động hóa tùy chỉnh hoặc sử dụng các công thức tự động hóa có sẵn để tự động hóa công việc thường nhật và đơn giản hóa quy trình làm việc phức tạp của bạn

Lợi ích của việc Lập bản đồ Quy trình cho Đội nhóm của Bạn

Việc lập bản đồ quy trình mang lại nhiều lợi ích giúp các doanh nghiệp cải thiện hoạt động và quản lý quy trình các yếu tố then chốt.

Lập bản đồ quy trình giúp sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả hơn

Đặc biệt nếu bạn là một quản lý dự án, bạn cần đảm bảo rằng đội nhóm của bạn đang khai thác hết nguồn lực của mình. Điều này có nghĩa là giảm thời gian lãng phí và tăng cường năng lượng cho các nhiệm vụ hướng tới kết quả, mang lại lợi nhuận tốt nhất cho đội nhóm của bạn.

Kỳ vọng không rõ ràng là một cơn ác mộng cho tất cả mọi người liên quan. Đội nhóm của bạn không biết phải hướng tới mục tiêu nào và các mốc quan trọng có khả năng bị bỏ lỡ. Việc lập bản đồ quy trình giúp khắc phục điều này bằng cách đưa ra kỳ vọng rõ ràng cho các đội nhóm.

Biểu đồ luồng quy trình cải thiện giao tiếp và tài liệu hóa trong đội nhóm

Các bản đồ quy trình đảm bảo các đội nhóm làm việc từ một nguồn thông tin duy nhất. Điều này dẫn đến ít nhầm lẫn, sự hiểu lầm và hạn chót bị bỏ lỡ. Việc các đội nhóm có cùng một quan điểm về những vấn đề cơ bản như quy trình kinh doanh là rất quan trọng.

Tạo các Docs đẹp, chương trình nghị sự cuộc họp, wiki và nhiều hơn nữa—sau đó kết nối chúng với quy trình làm việc và thực hiện ý tưởng cùng đội ngũ của bạn

Tạo một tài liệu quy trình tồn tại trong một bảng điều khiển duy nhất và dễ dàng chia sẻ giúp giảm thiểu sai sót và bỏ lỡ cơ hội trong việc tạo lập bản đồ quy trình. Quy trình và luồng công việc phát triển theo thời gian khi có dữ liệu mới, một thành viên mới tham gia đội ngũ, hoặc cần tiếp cận dự án hoàn toàn mới.

Hãy xem xét việc ghi chép lại quy trình đã qua giúp ích trong việc tạo lập quy trình mới. Bạn cũng có thể giúp nhân viên hiểu rõ về vai trò và trách nhiệm của họ thông qua một bản đồ quy trình chi tiết.

Họ cần thấy được cách mà nhiệm vụ của họ phù hợp vào bức tranh lớn hơn và hiểu cách công việc của họ góp phần vào quy trình tổng thể. Việc lập bản đồ quy trình là một cách tích cực để cải thiện giao tiếp nhóm giữa các phòng ban—kể cả đối tác hoặc khách hàng bên ngoài.

Làm Việc Với Luồng Công Việc Linh Hoạt Hơn

Việc lập bản đồ quy trình giúp doanh nghiệp trở nên linh hoạt hơn bằng cách xác định các khu vực có thể áp dụng thay đổi một cách nhanh chóng.

Với sự hiểu biết rõ ràng về quy trình, doanh nghiệp xác định được các khu vực để tinh gọn hoạt động, tự động hóa nhiệm vụ, hoặc thậm chí thuê ngoài một số hoạt động. Việc phản ứng với điều kiện thị trường thay đổi hoặc nhu cầu của khách hàng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. ⚙️

Những Phương Pháp Tốt Nhất Khi Lập Bản Đồ Quy Trình

Xem xét một số lời khuyên sẽ cải thiện các sáng kiến lập bản đồ quy trình của bạn:

• Xác định mục tiêu rõ ràng từ đầu: Trước khi bắt đầu, xác định các mục tiêu cụ thể bạn muốn đạt được với bản đồ quy trình của mình. Điều này giúp bạn duy trì tập trung vào những gì quan trọng và thúc đẩy cải tiến có ý nghĩa.

• Sử dụng các cấp độ chi tiết khác nhau: Tạo bản đồ quy trình với các mức độ chi tiết khác nhau để phù hợp với các đối tượng khác nhau. Bản đồ cấp cao cho hoạch định chiến lược và bản đồ chi tiết hơn cho cải tiến hoạt động đảm bảo bạn đáp ứng nhu cầu của toàn bộ nhóm của mình.

• Đừng ngần ngại kết hợp dữ liệu: Nâng cao bản đồ quy trình của bạn bằng cách thêm dữ liệu liên quan! Xem xét thêm các chỉ số hiệu suất quy trình, thời gian chu kỳ, hoặc thậm chí là các chỉ số sử dụng nguồn lực. Điều này cho phép quyết định thông minh và nêu bật các khu vực có thể cần sự chú ý nhiều hơn của bạn.

• Tích hợp tài liệu quy trình: Liên kết bản đồ quy trình của bạn với tài liệu quy trình hiện có, như các quy trình vận hành chuẩn hoặc hướng dẫn công việc. Điều này tạo ra một nguồn thông tin đơn nhất cho nhóm của bạn và đơn giản hóa việc quản lý thay đổi quy trình trong tương lai.

• Ghi lại tiêu chí ra quyết định: Khi lập bản đồ các điểm quyết định, bao gồm cả tiêu chí được sử dụng để ra quyết định. Đây là cách thiết lập sự nhất quán và làm rõ lý do đằng sau mỗi lựa chọn.

• Trực quan hóa tương tác chéo chức năng: Sử dụng các làn bơi hoặc các kỹ thuật trực quan khác để biểu diễn sự tương tác giữa các vai trò hoặc phòng ban. Điều này nêu bật các điểm có thể xảy ra ma sát và khuyến khích sự hợp tác.

Vượt Ra Ngoài Bản Đồ Quy Trình Với ClickUp

Bằng cách tạo ra một biểu đồ trực quan của quy trình, doanh nghiệp có thể xác định các hiệu quả không mong muốn, giảm thiểu lỗi và cải thiện chất lượng. Sử dụng một nền tảng như ClickUp giúp nỗ lực lập bản đồ quy trình của bạn thông qua các mẫu, Bảng Trắng tương tác, và công cụ Mind Mapping để mô tả mọi thứ cho nhóm của bạn.

Tạo một bản đồ quy trình sẽ cải thiện hoạt động và giúp các nhóm hình dung các khu vực cần cải thiện là đơn giản. Bản đồ quy trình của bạn không nên quá phức tạp, và phần mềm bạn sử dụng để tạo nó cũng vậy.

Với hướng dẫn chi tiết này, bạn đã sẵn sàng để tạo ra một bản đồ quy trình toàn diện giúp nhóm của bạn hiểu, phân tích và tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh quan trọng.