Quy Trình Đào Tạo Nhân Viên Mới Sử Dụng ClickUp Của Chúng Tôi

Có lẽ bạn đã từng nghe về trường hợp của một người nào đó trong ngày đầu tiên đi làm: được chào đón tại sảnh, sau đó dành cả buổi để đọc quyển cẩm nang, rồi cuối cùng phải tự mình tìm hiểu và làm quen với công việc.

Mọi người (kể cả những người có kinh nghiệm nhất mà bạn biết) đều cần một quá trình làm quen với công việc mới (onboarding) thú vị tại nơi làm việc của họ. Điều này rất quan trọng và có ảnh hưởng lớn đến sự hài lòng, tự tin và hiệu suất làm việc của nhân viên.

Quá trình làm quen với công việc mới luôn là một phần không thể thiếu trong mọi ngành nghề. Tuy nhiên, phần lớn các tổ chức không thích nghi được với yêu cầu của đội ngũ lao động hiện đại: các lựa chọn con đường sự nghiệp linh hoạt, khả năng làm việc từ xa, chú trọng đến sức khỏe thể chất và tinh thần, cùng việc tiếp cận những công cụ onboarding và công nghệ phù hợp để thực hiện công việc.

Đặc biệt, trong ngành công nghệ thông tin, các tổ chức đang cạnh tranh để thu hút cùng một nhóm nhân tài, và mọi thứ cuối cùng đều phụ thuộc vào chất lượng của đào tạo nhân viên và phát triển sự nghiệp.

Đội Onboarding của ClickUp luôn nỗ lực hướng tới chất lượng và liên tục thành công trong việc đưa vào làm việc hơn một trăm nhân viên mới mỗi tháng. 🚀

Sarah Kendrick, một Huấn luyện viên Onboarding tại ClickUp, cho biết điều này là nhờ vào quy trình: “Chúng ta cần phải linh hoạt trong quy trình của mình, vì vậy chúng ta không ngừng phát triển để làm cho trải nghiệm của nhân viên mới tốt hơn lần trước.”

Để làm được điều này, đội ngũ sử dụng các tính năng của ClickUp để tổ chức và mở rộng chương trình làm quen với công việc mới cho nhân viên của chúng tôi.

Đã đến lúc ngành công nghiệp của chúng ta bỏ qua những phương pháp làm quen với công việc mới lạc hậu.

Ai đã từng phải đọc qua một cuốn sổ tay dày cộm? 🙋‍♀️

Liệu Có Ai Đọc Qua Cuốn Sổ Tay Dày Cộm Không?

Nếu bạn từng trải qua một quá trình làm quen với công việc mới một cách nhanh chóng chỉ với một cuốn sổ tay dày cộm, nhiều giấy tờ cần ký kết, và bữa trưa đầu tiên với quản lý...

Chúng tôi cảm thông với bạn, và điều đó khiến chúng tôi cảm thấy không thoải mái.

Xin hãy nhớ rằng bạn không cần phải chờ đợi đến quý sau hay năm sau mới xem xét lại quy trình làm quen với công việc mới của mình và bắt đầu thực hiện những thay đổi. Các công ty bỏ ra thời gian và tiền bạc để thu hút (và trong một số trường hợp, đẩy lùi) những người phù hợp.

Tại ClickUp, mỗi cá nhân từ tất cả các nhóm làm quen với công việc mới đều được coi là quan trọng. Điều này được thể hiện qua sự chuẩn bị cẩn thận và chăm sóc từ trước ngày đầu tiên.

Nói một cách ngắn gọn: luôn là thời điểm thích hợp để làm cho quy trình trở nên hiệu quả hơn.

Dưới đây là cái nhìn nhanh về những gì diễn ra sau khi một người nộp đơn ứng tuyển vào ClickUp.

Sau khi một Biểu mẫu Ứng tuyển ClickUp được gửi đi, nó sẽ được chuyển đến một Danh sách riêng tư có tên là Ứng viên để các quản lý tuyển dụng, bộ phận Nhân sự, Tuyển dụng và Pháp lý có thể xem xét.

Biểu mẫu sẽ được chuyển đổi thành một công việc có trạng thái ĐÃ NHẬN.

3. Sau khi hoàn tất quá trình phỏng vấn một cách thành công, Bộ phận Nhân sự sẽ chuyển ứng viên vào trạng thái NHÂN VIÊN MỚI, đồng thời kích hoạt việc tạo ra nhiệm vụ trong Danh sách Điều phối Nhân sự để nhóm Onboarding bắt đầu tiến hành các bước tiếp theo.

Giờ đây, khi một nhân viên mới đã chính thức được ghi vào danh sách Nhân sự của Đội Tổ chức Nhập cảnh, cuộc đua đã bắt đầu!

Đào tạo Người Đào tạo

Hãy làm quen với Kathryn Recchia, người quản lý Đào tạo & Phát triển tại ClickUp! Cô Kathryn chia sẻ về điều gì làm nên một quá trình nhập cảnh hiệu quả để giữ chân những nhân tài xuất sắc:

Sự tổ chức và khả năng mở rộng!  

Khi bạn có hơn 100 người gia nhập đội ngũ mỗi tháng, việc giữ mọi thứ được tổ chức và lặp lại các công việc một cách trơn tru, thậm chí không cần phải nhấn chuột (xin chào, tự động hóa)!

Kathryn Recchia, Quản lý Đào tạo & Phát triển

Chúng tôi hoàn toàn đồng ý với bạn, Kathryn!

Nhiệm vụ của những người hướng dẫn nhập môn cho nhân viên mới bao gồm:

• Chuẩn bị và sắp xếp công việc cho nhân viên mới

• Lập lịch các buổi đào tạo

• Kiểm tra quá trình nhập môn

• Thu thập và đánh giá phản hồi

• Cập nhật và quản lý chính sách cũng như sổ tay hướng dẫn

• Hợp tác với các phòng ban khác trong công ty để làm rõ nhiệm vụ của nhân viên mới

• Quan trọng nhất: Là người đại diện và lan tỏa văn hóa cũng như giá trị của công ty

Lời Khuyên Khi Lập Kế Hoạch Cho Quy Trình Nhập Môn

Khi nào nên bắt đầu quá trình nhập môn? ⏳

Trong thời đại chuyển đổi số hiện nay, việc nhập môn từ xa có thể khiến nhân viên mới cảm thấy cô lập.

Ngay từ khi bạn liên lạc với nhân viên mới qua email hay cuộc gọi video, bạn đã tạo ấn tượng đầu tiên. Vậy nên, hãy tận dụng thời gian trước ngày họ chính thức bắt đầu để xây dựng mối quan hệ này.

Nhân viên mới cần biết những thông tin gì trước ngày đầu tiên? 📌

Mọi thông tin bạn cung cấp trước đều có thể giúp giảm bớt hoặc tăng cảm giác hồi hộp cho "ngày đầu tiên"! Nhân viên mới luôn mong muốn nhận được bất kỳ thông tin nào bạn có thể cung cấp trước, như lịch trình cơ bản cho ngày và tuần đầu tiên, câu hỏi thường gặp, hoặc câu chuyện về thương hiệu công ty.

Hãy biết lịch trình làm việc của nhân viên mới (tại văn phòng, từ xa, hoặc kết hợp) để chuẩn bị logistics phù hợp. Đây cũng là cơ hội để thu thập thông tin không được cung cấp trong quá trình phỏng vấn.

Nhân viên mới sẽ tìm kiếm tài nguyên cụ thể cho công ty, phòng ban và vai trò của họ ở đâu? 💻

Đừng để nhân viên mới mất thời gian tìm kiếm tài nguyên. Điều này rất quan trọng trong quy trình nhập môn - không chỉ cho nhân viên mới mà còn cho người hướng dẫn nhập môn, người chịu trách nhiệm cập nhật và chia sẻ thông tin thay đổi.

Chúng tôi khuyên bạn nên tạo một wiki tài nguyên với các liên kết và hướng dẫn video, có sẵn cho mọi nhân viên vào bất cứ lúc nào.

Nhân viên mới sẽ liên hệ với ai khi có câu hỏi? 🙋‍♀️

Bên cạnh người hướng dẫn nhập môn chuyên nghiệp, có những người cố vấn trong phòng ban của nhân viên mới mà họ có thể nhờ vả để nhận lời khuyên và hỗ trợ không?

Không cần thiết cho người hướng dẫn nhập môn phải biết mọi chi tiết về mỗi vị trí trong công ty. Thay vào đó, hãy cân nhắc việc mời những người khác tham gia để khuyến khích trao đổi trực tiếp và xây dựng kinh nghiệm làm việc nhóm.

Làm thế nào để chắc chắn rằng nhân viên mới hoàn thành quá trình nhập môn? 🏆

Cách nhanh nhất để tạo ra cảm giác quá tải và bất an là đưa ra quá nhiều ưu tiên cùng một lúc. Cần phải có sự phân biệt rõ ràng giữa việc nhập môn theo quy định và nhập môn theo vai trò cụ thể.

Nhân viên mới tự nhiên sẽ muốn đạt được kết quả ngay lập tức, nhưng hãy đảm bảo rằng điều tốt nhất họ có thể làm là học hỏi.

Giờ đây, sau khi đã giới thiệu những yếu tố cần thiết cho một quy trình nhập môn hiệu quả nhằm giữ chân nhân tài, chúng ta hãy xem xét cách Đội Ngũ Onboarding của ClickUp áp dụng điều này vào thực tế!

5 Tính Năng của ClickUp Mà Đội Ngũ Onboarding Sử Dụng để Thiết Kế Chương Trình Cho Nhân Viên Mới

#1 Chế Độ Xem Danh Sách

Chế độ xem danh sách là nơi chứa các danh sách mà Đội Onboarding sử dụng hàng ngày để theo dõi các nhóm nhập môn - dù là quá khứ, hiện tại hay tương lai.

Danh sách cho phép bạn nhìn tổng quan tất cả các nhiệm vụ, được nhóm lại, sắp xếp và lọc theo sở thích cá nhân.

Dưới đây là một số ví dụ về danh sách mà Đội Onboarding đã tạo và tùy chỉnh để dễ dàng truy cập hồ sơ:

• Cập nhật trước khi nhập môn

• Thiết bị

• Theo Nhóm

• Khảo sát Cuối Tuần 1

• Hoàn thành nhập môn

• Cơ sở dữ liệu Vai trò trong Công ty

Mỗi người hướng dẫn nhập môn cũng có danh sách riêng được tổ chức theo quy trình làm việc ưa thích của họ. Họ có thể thực hiện nhiều hành động khác nhau ngay trong chế độ xem danh sách này, bao gồm:

• Theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ nhập môn của nhân viên mới

• Trả lời bất kỳ câu hỏi hoặc lo ngại nào thông qua bình luận trên nhiệm vụ (không cần qua email!)

• Phê duyệt các nhiệm vụ nhập môn mà nhân viên mới đánh dấu cần xem xét

Nhóm và sắp xếp các công việc trong chế độ xem Danh sách

#2 Các Trường Tùy Biến

Các Trường Tùy Biến nâng cao khả năng tổ chức danh sách bằng cách sắp xếp thông tin theo từng loại dữ liệu cụ thể. Chẳng hạn, bạn có thể chọn loại trường phù hợp với loại dữ liệu bạn muốn nhập, thay vì chỉ dùng một ô nhập liệu văn bản đơn giản.

Bạn có thể loại bỏ hoặc thêm các cột để làm gọn gàng không gian hiển thị

Dưới đây là một số ví dụ về các Trường Tùy chỉnh mà đội ngũ Đào tạo nhân viên mới đã thiết lập và cá nhân hóa:

• Ngày (được thiết lập riêng cho từng nhân viên mới)

  • Ngày Bắt Đầu Làm

• Danh sách lựa chọn (tạo các tùy chọn thống nhất và có màu sắc)

  • Phòng Ban

  • Loại Mẫu Vị Trí Công Việc

  • Cuộc Họp Công Ty

• Văn bản dài & ngắn (ghi lại thông tin quan trọng)

  • Chức Danh Chính Thức

• Email (theo dõi thông tin email)

  • Email Công Việc

  • Email Cá Nhân

• Nhân sự (chọn từ các thành viên trong Không gian làm việc của bạn)

  • Người Huấn Luyện Đào tạo nhân viên mới

  • Quản Lý Tuyển Dụng

  • Bạn Đồng Hành trong quá trình Đào tạo nhân viên mới

• Ô kiểm (lựa chọn đúng hoặc sai)

  • Đã Nhận Ảnh Chân Dung

  • Đã Giao Thiết Bị

  • Chữ Ký Email Đã Được Tạo

  • Đã Có Quyền Truy Cập Các Công Cụ Cần Thiết

#3 & #4 Trạng Thái và Tự Động Hóa

Giảm thiểu số lần nhấp chuột và việc trao đổi email qua lại bằng cách sử dụng các tính năng Trạng Thái và Tự Động Hóa trong ClickUp, giúp tối ưu hóa công việc chuẩn bị trước khi nhân viên mới chính thức gia nhập công ty.

Tự tạo các trạng thái cá nhân để điều chỉnh theo quy trình làm việc của bạn

Dưới đây là cách thức mà việc kết hợp các trạng thái nhiệm vụ tùy chỉnh với tự động hóa giúp giảm bớt công việc thủ công cho đội ngũ Onboarding. Khi trạng thái của một nhiệm vụ được chuyển sang...

• ĐÃ TUYỂN DỤNG: một thông báo sẽ tự động xuất hiện trong nhiệm vụ để Huấn luyện viên Onboarding và người quản lý tuyển dụng có thể liên lạc với nhau—không cần phải gửi email!

• HỢP ĐỒNG ĐÃ KÝ: một email 'Chào mừng' đã được soạn trước sẽ được gửi đến người mới để họ có thông tin cần thiết chuẩn bị cho ngày đầu tiên đi làm.

• THIẾT BỊ: một Danh sách Kiểm tra Vật phẩm cần thiết sẽ được tạo ra trong nhiệm vụ của người mới. Khi tất cả các mục trong danh sách này được kiểm tra là hoàn thành, một quy trình tự động khác sẽ được kích hoạt để chuyển trạng thái sang ĐÁNH GIÁ.

• ĐÁNH GIÁ: trạng thái này thông báo cho Huấn luyện viên Onboarding rằng tất cả các công việc chuẩn bị trước khi nhân viên bắt đầu công việc đã được hoàn tất.

• THƯ MỤC: nhiệm vụ sẽ được lưu trong Danh sách Thư mục trong suốt quãng thời gian nhân viên làm việc tại ClickUp.

#5 Mẫu Danh sách Kiểm tra

Chúng tôi đã nói ở phần trước về Danh sách Kiểm tra Vật phẩm cần thiết, được tạo ra khi trạng thái của người mới chuyển từ HỢP ĐỒNG ĐÃ KÝ sang THIẾT BỊ.

Danh sách kiểm tra công việc cần được nhắc đến riêng biệt vì cấu trúc đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích của nó:

• Các mục trong danh sách hoặc là đã hoàn thành hoặc chưa.

• Có thể chỉ định một người duy nhất thực hiện mỗi mục trong danh sách kiểm tra thay vì gán cho toàn bộ nhiệm vụ.

• Các mục có thể dễ dàng được sắp xếp lại theo ý muốn bằng tính năng kéo và thả.

Bạn cần đội IT chuẩn bị bàn phím và chuột cho nhân viên mới? Hãy thêm một mục vào danh sách kiểm tra thay vì tạo thêm nhiệm vụ mới, tránh làm rối loạn thông tin.

Tạo và đặt tên cho các nhóm công việc cần thực hiện

Lý do Chúng Tôi Yêu Thích ClickUp: Kết Nối Mạnh Mẽ, Tiết Kiệm Thời Gian

Mọi người đều đồng ý: ClickUp có đủ tính năng quan trọng để xây dựng trải nghiệm đào tạo nhập môn tốt nhất cho nhân viên mới!

Các chị em, chúng ta có bỏ sót điều gì không?

Giao tiếp là yếu tố quan trọng ngay từ khi ai đó được tuyển dụng, và ClickUp giúp việc liên lạc trong nhóm của chúng tôi với nhân viên mới luôn rõ ràng và liên tục!  

Bằng cách sử dụng bình luận đã gán người thực hiện, đề cập thành viên, bình luận trên tài liệu, chế độ xem trò chuyện, v.v., chúng tôi có thể chắc chắn rằng từng nhân viên mới đều được hỗ trợ toàn diện từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành.  

Alyssa DiPalma, Huấn luyện viên Đào tạo ClickUp

Chúng tôi không ngừng cải tiến quy trình dựa vào những phản hồi từ các thành viên mới! Cũng giống như giá trị cốt lõi của chúng tôi là không ngừng phát triển 1% mỗi ngày, chúng tôi luôn cố gắng hoàn thiện kinh nghiệm đào tạo để những người mới sau này có thể được hưởng một quá trình đào tạo tốt hơn.

Chúng tôi đã thiết kế những biểu mẫu khảo sát để các thành viên mới điền thông tin, qua đó họ có thể cho chúng tôi biết cảm nhận của họ về quá trình đào tạo và đề xuất những điểm cần cải thiện trong chương trình.

Bảng điều khiển

Megan Ellman, Người hướng dẫn nhập môn tại ClickUp

Việc phân phối thông tin và nguồn lực cho những người mới vào là cực kỳ quan trọng! Dù là thông tin liên quan đến công việc cụ thể hay thông tin chung của công ty, chúng tôi muốn họ được trang bị đầy đủ các yếu tố giúp họ thành công.

Nhóm Onboarding đã tạo ra một danh sách riêng cho từng vị trí hoặc phòng ban và sử dụng tính năng tạo mẫu để nhân bản danh sách này cho mỗi nhóm nhân viên mới.

Lindsey Aiello, Người hướng dẫn nhập môn ClickUp

Các Mẫu là công cụ tuyệt vời ngay sau các tính năng Tự động hóa. Chúng tôi rất trông cậy vào chúng để bảo đảm mỗi nhân viên mới đều được cung cấp đầy đủ tài liệu đào tạo phù hợp với vị trí của họ trong công ty.

Tính năng này còn giúp việc mở rộng quy mô trở nên khả thi; không có nó, chúng tôi sẽ phải tự tạo mới danh sách cho quá trình nhập môn của nhân viên mới từ đầu, lên đến 30+ lần mỗi tuần, điều này thật sự không thể thực hiện được khi quy mô lớn!

Sarah Kendrick, Người hướng dẫn làm quen với ClickUp

Nếu bạn nhiệt huyết với việc giúp các đội nhóm tiết kiệm được một ngày làm việc mỗi tuần, hãy ghé thăm trang tuyển dụng của chúng tôi để tìm kiếm công việc mà bạn mơ ước. Dù bạn ở gần hay xa San Diego, chúng tôi đều rất muốn được nói chuyện với bạn!

Bài viết liên quan:

• Làm thế nào đội ngũ đảm bảo chất lượng xuất sắc của chúng tôi sử dụng ClickUp

• Làm thế nào các quản lý sản phẩm của chúng tôi sử dụng ClickUp

• Làm thế nào đội ngũ hỗ trợ khách hàng của chúng tôi sử dụng ClickUp

• Làm thế nào đội ngũ kỹ sư giải pháp của chúng tôi sử dụng ClickUp

• Làm thế nào đội ngũ tiếp thị của chúng tôi sử dụng ClickUp

• Những phương pháp tốt nhất khi bắt đầu với ClickUp

• Mẹo tiếp nhận khách hàng mới